Navision 2009 im Wirtschaftsunterricht

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1 Navision 2009 im Wirtschaftsunterricht Skript: Pflegen der Personalstammdaten und Erstellen von Entgeltabrechnungen (Verfasser: Günter Hellmers, Januar 2015) Inhalt: Info-Text 1: Hinweise zur Handhabung des Navision-Moduls Lohn/Gehalt 2 Info-Text 2: Rechtliche Bestimmungen zu Entgeltabrechnungen (Version 2015) 3 Ausgangssituation, Arbeitsauftrag 1: Erkundung von Mitarbeiterdaten 5 Musterabrechnung für Frau Lisa Sauer 6 Arbeitsauftrag 2: Analysieren, Erstellen und Buchen von Entgeltabrechnungen 7 Entgeltabrechnungsformular 8 1

2 Info-Text 1: Hinweise zur Handhabung des Moduls Lohn/Gehalt Programm-Start: Benutzer-ID Standard, ohne Kennwort bestätigen Voreinstellung Datum: Extras -> Arbeitsdatum Für Lohn/Gehalt unbedingt erforderlich: des aktuellen Jahres Rücksicherung eines Datenbestands: Um einen Mandanten zu öffnen, muss er sich in der Datenbank database.fdb befinden. Soll ein bereits vorhandener Mandant zurück gesichert werden: Datei -> Mandant -> Löschen Über Extras -> Datensicherung importieren den Pfad zur Datei (zum Beispiel NBueroLGV00.fbk) auswählen und öffnen. Damit wird der Mandant in die Datenbank eingelesen. Mit Datei -> Mandant -> Öffnen den rückgesicherten Mandaten anwählen. Sicherung eines Datenbestands: Mandant evtl. umbenennen: Datei -> Mandant -> Umbenennen Über Extras -> Datensicherung erstellen Benutzerdefiniert, Mandant auswählen Daten gemeinsam für alle Mandanten : Nein Applikationsobjekte : Nein im Feld Dateiname auf das Dreipunkte-Symbol klicken, den Ordner anwählen und Dateinamen vergeben, dann Speichern Mitarbeiterdaten pflegen: Lohn/Gehalt -> Mitarbeiter Verdienstdaten: Im unteren Teil der Mitarbeiterkarte, Lohnart muss erfasst sein Probeberechnungen durchführen: Funktion -> Probeberechnung -> Optionen: Monat auswählen (in der Regel 1 ), dann Seitenansicht Funktion -> Hinweis-,Fehlerliste -> dann Seitenansicht Mitarbeiter geringfügig beschäftigt: Soz.-Vers.:Personengruppencode: 109, Beitragsgruppe 6500, Krankenkassennr: KBS Soz.-Vers. zus. :Umlagekrankenkasse: KBS, Pauschsteuerberechnung: AG-gezahlt Abrechnungen erstellen und buchen: 1. Lohn/Gehalt -> Lohnabrechnungsbuchungsblätter Monatnr. 1, Jahr: 2015, Mitarbeiternr (sonst alle), Blatt: LOHNABR, Datum: , Text: Gehalt 1/2015, Lohnzahlungstag: , W-Art: fix, W-Rate: 1M Über Buchen -> Buchen einstellen in das Buchungsblatt Lohnabrech der Fibu Übernahme in die Fibu: Finanzmanagement -> Fibu -> Fibu-Buchungsblätter -> Lohnabrech, dann Buchen -> Buchen 2. Lohn/Gehalt -> Buchungsnachweisbuchungsblatt Monatnr. 1, Jahr: 2015, , Text: Gehalt 1/2015, W-Art: fix, W-Rate: 1M Dann Buchen -> Buchen 3. Erstellen der Belege: Lohn/Gehalt -> Berichte -> Lohnbelege - Lohn/Gehaltsabrechnung (Monat , Filter Pers-Nr., kein Filter: alle Mitarbeiter) - Lohnsteueranmeldung - Beitragsnachweis für die Krankenkassen (Filter: AOK, BEK, ) 4. Buchen der Abrechnungen: Übergabe der erzeugten Buchungen an die Finanzbuchhaltung 2

3 Info-Text 2: Rechtliche Bestimmungen zu Entgeltabrechnungen In allen Betrieben, die Mitarbeiter beschäftigen, müssen Entgeltabrechnungen erstellt werden. Der Begriff Entgelt beinhaltet sowohl den Lohn, der an Arbeiter als auch das Gehalt, das an Angestellte gezahlt wird. In vielen Tarifverträgen wird allerdings nicht mehr zwischen Lohn und Gehalt unterschieden. Es gilt ein Entgeltstarif für alle Mitarbeiter. Die Aufgaben in den Personalabteilungen der Betriebe umfassen die Pflege der Personalstammdaten, die Erfassung oder Berechnung der Bruttoentgelte und die Erstellung der Belege für die Mitarbeiter und für die Stellen, an die die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Für diese Arbeiten werden in der betrieblichen Praxis in der Regel Lohn- und Gehaltsprogramme eingesetzt. Diese Programme müssen aktuell sein (regelmäßiges Update notwendig), damit die sich häufig ändernden Vorgaben des Gesetzgebers korrekt berücksichtigt werden. Kleinere Betriebe geben die gesamte Entgeltsabrechnung und -buchung häufig an Steuerberater ab. Ermittlung und Abführung der Lohnsteuer Grundlage für die Ermittlung der Höhe der Lohnsteuer sind die Lohnsteuerklasse, die Konfession und der Lohnsteuerfreibetrag des Arbeitnehmers. Diese Daten werden den Betrieben auf elektronischem Wege nach dem ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) zur Verfügung gestellt. Jeder Betrieb, der Arbeitnehmer beschäftigt, muss die ELStAM-Daten als Personalstammdaten erfassen. In die Lohnsteuertabelle eingearbeitet sind Grundfreibeträge (Alleinstehende ab ; Verheiratete der doppelte Betrag) und weitere Freibeträge wie die Werbungskostenpauschale (1.000 jährlich ab dem Jahr 2011). Der Steuersatz liegt zwischen 14 % und 42 %. Für Einkommen über (Ledige) beträgt er 45,0 %. In Abhängigkeit von der Lohnsteuer werden der Solidaritätszuschlag (5,5 %) und die Kirchensteuer (8 % in Bayern und Baden-Württemberg, 9 % in den anderen Bundesländern) ermittelt. Für Steuerpflichtige mit Kinderfreibeträgen werden für die Berechnung des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer Freibeträge berücksichtigt. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer aller Mitarbeiter werden für den Anmeldezeitraum (in der Regel ein Monat) in einer Summe an das Finanzamt des Arbeitgebers abgeführt. Die Lohnsteueranmeldung, die alle Beträge und den Gesamtbetrag enthält, muss dem Finanzamt spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraumes online übermittelt werden. Ermittlung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge Alle Arbeitnehmer sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. Für sie muss der Arbeitgeber die Beiträge ermitteln und abführen. Für die Entgeltabrechnung sind die vier Versicherungszweige Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung zu berücksichtigen. Die Beiträge für die Unfallversicherung zahlt der Arbeitgeber allein. Sie spielen deshalb bei der Erstellung der Entgeltabrechnungen keine Rolle. Die Beiträge werden mit Hilfe eines bundesweit einheitlichen Prozentsatzes berechnet, wobei grundsätzlich (Ausnahme Kranken- und Pflegeversicherung) Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils die Hälfte tragen. Neben dem Beitragssatz ist die Beitragsbemessungsgrenze von Bedeutung: Es handelt sich um die Obergrenze, bis zu der die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Übersteigt das Bruttoentgelt die Beitragsbemessungsgrenze werden die Sozialversicherungsbeiträge von der Beitragsbemessungsgrenze ermittelt. Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen werden im Rahmen eines Bundesgesetzes festgelegt. Vermögenswirksame Leistungen Arbeitnehmer können eine staatliche Sparzulage erhalten, wenn sie Sparbeträge für mindestens 7 Jahre vermögenswirksam anlegen (Bausparverträge, Beteiligungen am Produktivkapital). Die Sparzulage wird vom Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt beantragt. Der Sparbetrag muss vom Arbeitgeber an das Anlageinstitut überwiesen werden. Viele Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen vor, dass der Arbeitgeber einen Anteil an den vermögenswirksamen Leistungen übernimmt. Dieser Arbeitgeberanteil ist Bestandteil der Personalkosten des Arbeitgebers und ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt des Arbeitnehmers. 3

4 Umlageverfahren U1 Für Kleinunternehmen bis 30 Arbeitnehmern. Erstattung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Arbeitgeber können zwischen verschiedenen Erstattungssätzen wählen. Der U1-Umlagesatz z. B. der AOK beträgt 3,7 % vom lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Entgelt bei 80% Lohnfortzahlungserstattung. Umlageverfahren U2 Alle Betriebe sind U2-pflichtig. Erstattung der Mutterschaftsaufwendungen (Lohnfortzahlung während der Mutterschutzfrist) zu 100 %. Der Umlagesatz z. B. der AOK beträgt 0,27 % vom lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Entgelt. Daten für 2015 Beitragsbemessungsgrenzen, alte Bundesländer: RV und AV: (Pro Jahr) 6.05 (Pro Monat) KV und PV: (Pro Jahr) 4.125,00 (Pro Monat) Beitragssätze der Sozialversicherungen: RV: 18,7 % AV: 3,0 % KV: 14,6 % PV: 2,35 %/2,6 % Zusatzbeitragssatz kassenindividuell: Um 0,9 Prozentpunkte nur für AN (AN: 8,2 %, AG: 7,3 %) Sonderbeitrag PV: 0,25 Prozentpunkte für Kinderlose: Alter über 23 Jahre, kein Kind auf der ELSTAM, die Lebendgeburt oder Adoption eines Kindes nicht nachgewiesen, nur für AN (AN: ggf. 1,425 %; AG: Immer 1,175 %) Beitragssätze, nur Arbeitgeber: Insolvenzgeldumlage: 0,15 % Umlagen U1 (Entgeltfortzahlung) und U2 (Mutterschaftsaufwendungen): Festgelegt in der Satzung der KV Geringverdienergrenze bei Azubis: 325,00, Geringfügig Beschäftigte: max. 45 mtl. Buchungen: Bankeinzug der SV-Beiträge: Entgeltabrechnung: Arbeitgeberanteil SV-Beiträge: Überweisung der Steuerabzüge: Überweisung der Auszahlungsbeträge: Überweisung der VL-Anlagen: 2640 SV-Vorauszahlung an 2800 Bank 6300 Gehälter an 4830 Verbindl. gg. Finanzbehörden an 2640 SV-Vorauszahlung an 4850 Verbindl. gg. Mitarbeitern an 4860 Verbindl. aus VL 6400 AG-Anteil zur SV an 2640 SV-Vorauszahlung 4830 Verbindl. gg. Finanzbehörden an 2800 Bank 4850 Verbindl. gg. Mitarbeitern an 2800 Bank 4860 Verbindl. aus VL an 2800 Bank 4

5 Ausgangssituation und Erkundungsauftrag Im Rahmen Ihres Ausbildungsplanes werden Sie für drei Monate in der Personalabteilung der NordBüro KG ausgebildet. Zu Ihren Aufgaben in dieser Abteilung gehört die Pflege der Personal-Stammdaten sowie die Erstellung und Buchung der Entgeltabrechnungen. Die Abteilungsleiterin, Frau Porbst, teilt Ihnen Ihre Zugangsdaten für die Personalstammdaten mit, nachdem sie Sie auf die Pflicht, Betriebsgeheimnisse zu wahren, erinnert hat. Ihnen ist klar, dass Personaldaten besonders sensible Daten sind, die Sie ausschließlich im Rahmen Ihrer Arbeit verwenden und sonst niemandem mitteilen dürfen. Erkundungsauftrag: Mitarbeiterdaten der NordBüro KG (Datenbestand NBueroLGV00.fbk) Rufen Sie Lohn/Gehalt -> Mitarbeiter auf und bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. Rufen Sie die Personalnummer (Sauer, Lisa) auf. 1. Welche Adresse hat Frau Sauer? 2. Ist eine -Adresse oder eine Telefonnummer von Frau Sauer erfasst? 3. Unter der Lohnartennummer 1000 ist für Frau Sauer ein Gehalt eingetragen. Wie hoch ist es? 4. Vergleichen Sie Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer von Frau Sauer. Welche Übereinstimmungen stellen Sie fest? 5. Welche Ausgeübte Tätigkeit ist für Frau Sauer erfasst? (Tabelle Tätigkeitscode, Reiter: Sozial- Vers.) 6. Welche Steuerklasse hat Frau Sauer? 7. Ändern Sie eine beliebige Ziffer der Steuer-IdNr. ab (aber merken Sie sich die alte Ziffer). Was passiert? 8. Wenn Sie eine Probe-Entgeltsabrechnung für Frau Sauer erstellen (Funktion -> Probeberechnung -> Seitenansicht), welcher Auszahlungsbetrag wird angezeigt? 2. Rufen Sie die Personalnummer (Fischer, Daniel) auf. 1. Bei welcher Krankenkasse ist Herr Fischer versichert? 2. Welche Ausgeübte Tätigkeit ist für Herrn Weber erfasst? (Tabelle Tätigkeitscode) 3. Unter dem Reiter Soz-Vers. zusätzlich ist unter Art des Entgelts Stundenlohn gewählt. Welche anderen Auswahlmöglichkeiten gibt es? 4. Für Herrn Fischer ist die Steuerklasse 4 erfasst. Welche anderen sind möglich? 5. Sind die folgenden Angaben zur Anzahl der Kinderfreibeträge möglich: 4,5; 5,4; 1,0? 6. Der Personengruppencode für Herrn Fischer ist 101. Welcher Personengruppencode ist für Auszubildende zu erfassen? 7. Wie viele Krankenkassen sind neben der AOK erfasst? 8. Angenommen, Sie geben versehentlich als Geschlecht weiblich für Herrn Fischer ein. Was passiert? 9. Betrachten Sie die Eingabemöglichkeiten bei den Umlagecodes. Müssen alle Unternehmen am U1- Verfahren teilnehmen? 10. Für die Lohnart 2000 ist kein Betrag erfasst, trotzdem lässt sich eine Probeberechnung durchführen. Warum? 3. Rufen Sie die Personalnummer (Becker, David) auf. 1. Welcher Beitragsgruppe ist Herr Becker zugeordnet? 2. Welche Steuerklasse hat Herr Becker und wie viel Euro betragen sein Brutto- und sein Netto- Entgelt? 5

6 Periode Arbeitgeber Mitarbeiternr Sauer, Lisa NordBüro KG Schiffgraben Hannover Felsstraße Wunstorf LOHN/GEHALTSABRECHNUNG Krankenkasse Geburtsdatum Anstellungsdatum Datum Bes.-Ende Soz.-Vers.-Nr. Kirchensteuercode H509 Evangelisch Personengruppe 101 Krankenkasse Barmer Ersatzkasse BEK Beitragsgruppe Tätigkeitscode Steuerklasse Kinderfreibetrag Steuerfrei Monat Kostenstelle 7. Februar 2015 Seite Lohnart Bezeichnung LSt SV G.Br. Datum Tage Einheiten Satz Prozent Betrag 1000 Gehalt lfd lfd Ja 2.00 Bankverbindung Bankname BLZ/BIC Kontonr./IBAN Verw.-Zweck Volksbank Westerstede Entgelt Monatsaufrechnung Gesamt Brutto 2.00 Lohnsteuer 205,58 KV-pflichtig 2.00 KV 164,00 Lohnsteuer-pflichtig 2.00 Dav. LSt S.-Bez. RV-pflichtig 2.00 RV 187,00 Davon Sonstige Bez. Dav. LSt 5.-Reg. AV-pflichtig 2.00 AV 3 Davon 5.-Reg. Einmalzahlung PV-pflichtig 2.00 PV 28,50 Lohnsteuerfrei Steuertage 3 KV-Tage 3 KV-Freiw. Kammer Sol.-Zuschlag 11,30 RV-Tage 3 PV-Freiw. KUG Kirchensteuer 18,50 AV-Tage 3 Nettolohn 1.355,12 Ausf. Entgelt KUG Kirchenst. Eheg. PV-Tage 3 Auszahlung 1.355,12 Jahresaufrechnung Gesamt Brutto 2.00 Lohnsteuer 205,58 KV-pflichtig 2.00 KV Lohnsteuer-pflichtig 2.00 Dav. LSt S.-Bez. RV-pflichtig 2.00 RV Davon Sonstige Bez. Dav. LSt 5.-Reg. AV-pflichtig 2.00 AV Davon 5.-Reg. Einmalzahlung PV-pflichtig 2.00 PV Lohnsteuerfrei Steuertage 3 KV-Tage 3 KV-Freiw. Kammer Sol.-Zuschlag 11,30 RV-Tage 3 PV-Freiw. KUG Kirchensteuer 18,50 AV-Tage 3 Nettolohn 164,00 187, , ,12 Die Abrechnung ist eine Entgeltbescheinigung nach 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung

7 Arbeitsauftrag 2: Analysieren, Erstellen und Buchen von Entgeltabrechnungen 1. Nehmen Sie die LOHN/GEHALTSABRECHNUNG für Januar 2015 der Mitarbeiterin Frau Lisa Sauer zur Hand und bearbeiten Sie folgende Aufgaben: a) Welche der angeführten Stammdaten der Abrechnung sind den ELStAM-Daten (ehemals Lohnsteuerkarte) entnommen? b) In welcher KV ist Frau Sauer versichert? c) Warum sind unter Gehalt noch so viele Zeilen frei? d) Berechnen Sie den Kirchensteuersatz und den Solidaritätszuschlagssatz. e) Berechnen Sie die Sätze aller vier Sozialversicherungen. f) Nehmen Sie den Info-Text 2 Rechtliche Bestimmungen zur Hand und stellen Sie fest, ob die von Ihnen berechneten Sozialversicherungsbeitragssätze mit dem Text übereinstimmen. g) Erläutern Sie den Beitragsatz von Frau sauer für die Pflegeversicherung. 2. Rufen Sie einen Gehaltsrechner auf und erfassen Sie die Entgeltdaten der vorliegenden Gehaltsabrechnung für Frau Sauer. Prüfen Sie, ob alle Daten übereinstimmen. 3. Erstellen Sie mit einem Gehaltsrechner die Entgeltabrechungen und übernehmen Sie die Daten in ein Entgeltabrechnungsformular : a) Frau Sauer erhält eine Gehaltserhöhung von 20. b) Das Gehalt von Frau Sauer beträgt c) Frau Sauer teilt der Personalabteilung mit, dass sie vermögenswirksam spart. Nach dem geltenden Tarifvertrag übernimmt die NordBüro KG einen Anteil an den vermögenswirksamen Leistungen ihrer Arbeitnehmer. Für Frau Sauer gelten folgende VL-Daten: Auf das vermögenswirksame Konto werden 4 überwiesen. Der Arbeitgeberanteil zu den vermögenswirksamen Leistungen beträgt 2. Das Gehalt (ohne VL) beträgt Wie wird die Gehaltsabrechnung von Frau Sauer gebucht? a) ohne vermögenswirksame Leistungen b) mit vermögenswirksamen Leistungen Wie lautet die anschließend noch erforderliche Buchung für die Auszahlung der Beträge an Frau Sauer? 7

8 Entgeltabrechnungsformular: Name: Lohn/Gehalt AG-Anteil VL Bruttoentgelt - Lohnsteuer - Solidaritätszuschlag - Kirchensteuer Steuerrechtl. Abzüge - KV-Beitrag - PV-Beitrag - RV-Beitrag - AV-Beitrag SV-Rechtl. Abzüge = Nettoentgelt - VL-Sparbeitrag Auszahlung Personalkosten Arbeitgeber: Name: KV-Beitrag + PV-Beitrag + RV-Beitrag + AV-Beitrag + Umlage 1 + Umlage 2 = SV-Anteil AG + Bruttoentgelt = Personalkosten 8

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