PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 1

Transkript

1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden «IKS Umsetzung in der Gemeinde» epool-info vom 11. März 2015 in Lenzburg PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 2

3 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Vorgaben und Grundlagen für ein IKS 3. Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels 4. IKS Check-up 5. Umsetzung mittels BPMN 2.0 as a Service 6. IKS-Projekterfahrung Gemeinde Hunzenschwil 7. Diskussion und Fragen 8. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 3

4 Begrüssung, Zielsetzung - Vermitteln der Grundlagen und eines Überblicks zum Thema IKS Umsetzung in der Gemeinde - Aufzeigen der Vorgehensweise in der Praxis für die Einführung von IKS - Aufzeigen der Umsetzung mittels BPMN 2.0 as a Service PUBLIS Public Info Service AG Publis epool HRM2,10. Mai 2012 Seite 4

6 IdentitätsKarte Schweiz PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 6

7 Indien Kuba - Seychellen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 7

8 Internes KontrollSystem PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 8

9 Gesetzliche Anforderungen Öffentliches Recht Gesetz über die Einwohnergemeinden (Gemeindegesetz) vom 19. Dezember 1978 (Stand 1. Januar 2014); SAR a * Gemeinderat 1 Der Gemeinderat trägt die Verantwortung für die finanzielle Führung der Gemeinde. 2 Er ist namentlich zuständig für a) die Anlage von Geldern, b) die Vermietung und Verpachtung von Gemeindeeigentum, c) die Regelung der internen Kontrolle und Unterschriftenberechtigungen d).. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 9

10 Hauptziele eines IKS bei Gemeinden Geschäftsrisiko erkennen Geschäftsrisiko minimieren Informationsfluss verbessern Arbeitsprozesse schriftlich festhalten Einhaltung des IKS periodisch überprüfen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 10

11 Das Verlangen nach IKS bleibt bestehen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 11

12 Quellverweise PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 12

13 IKS Grundlagen IKS Grundlagen Prozesse Risiken erfassen Initialisierung Konzept Realisierung Einführung IKS-Pflege PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 13

14 IKS Grundlagen (1) Protokoll «Einführung IKS» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 14

16 IKS Prozesse und IKS Risiken (1) IKS Grundlagen Prozesse Risiken erfassen Initialisierung Konzept Realisierung Einführung IKS-Pflege PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 16

17 IKS Grundlagen (3) Mögliche Prozesse und Teilprozesse 5/4_-_Uebersicht_ueber_die_moeglichen_Prozesse_und_Teilprozesse.xls Übersicht über die möglichen Prozesse und Teilprozesse Musterdorf Anhang 4 Prozess Teil-Prozess Risikobereiche pro Prozess Kernprozesse Abgaben, Entgelte Steuern Steuerregister führen Veranlagung Veranlagung erstellen Fakturierung Rechnungen fakturieren Monats-Abschluss Steuern Zahlungen verbuchen Zahlungen Monats-Abschluss Steuern verarbeiten Mahnwesen Zahlungen überwachen (Mahnwesen) Abschreibungen Abschreibungen bearbeiten Diverses Übrige Einnahmen Rechnungen fakturieren Fakturierung Debitorenrechnungen verbuchen Zahlung Zahlungen verbuchen Mahnwesen Zahlungen überwachen (Mahnwesen) Abschreibungen Jährliche Abschreibungen bearbeiten Rechnungen fakturieren Fakturierung Benützungsgebühren Debitorenrechnungen verbuchen Zahlung Zahlungen verbuchen Mahnwesen Zahlungen überwachen (Mahnwesen) Abschreibungen Abschreibungen bearbeiten "Haushaltskosten" Einkauf Rechnungserfassung/ -kontrolle Kreditorenerfassung (ohne Unterhalt und Lieferantenfakturen verbuchen Zahlung Reparaturen der Zahlungen tätigen / verbuchen Sachanlagen) Vorräte Bestände ermitteln Inventarisierung Bestände bewerten Bewertung Lagerzu- und -abgänge Lagerzu- und -abgänge Personalwesen Saläradministration Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen Eintritt Mitarbeiter Lohnabrechnungen verbuchen Austritt Mitarbeiter Rückstellungen tätigen Monatliche Lohn-Auszahlung Lohn- und Gehaltszahlungen ausführen Lohnmutationen Abr. Lohnabzüge und Rückforderungen Abrechnung Sozialversicherungen Lohnausweise erstellen Diverses Funktionentrennung einhalten Personalentwicklung Kernaufgaben Mitarbeiter definieren Pflichtenheft und Kompetenzen definieren Einarbeitungsschritte abwickeln Einarbeitung des Mitarbeiters Verlauf Probezeit Formelle Mitarbeitergespräche Mitarbeitergespräche führen Finanzielle Führung Finanzen Bestand flüssige Mittel managen Umgang mit flüssigen Mitteln Vorschüsse und Darlehen überwachen Vermögensanlage Langfristige Finanzierung planen Liquiditäts- und Finanzplanung Mehrwertsteuer abrechnen MWSt Bewirtschaften von Beteiligungen Beteiligungsmanagement Infrastruktur, Sachanlagen / Investitionen Berichterstattung Funktionentrennung einhalten Diverses (Jahresrechnung, Jahresabschluss erstellen Abschluss erstellen Monats- und Jahresabschluss mit Geschäftsbericht Reporting erstellen Quartalsreporting) abstimmen Berichterstattung Investitionen, Investitionsantrag / Genehmigung Beschaffung Unterhalt, Anlagenzugänge Anlagenzugänge Reparaturen Liegenschaften Bewerten Bewertung Unterhaltsplanung Unterhalt Kredite führen und überwachen Kreditcontrolling Verkäufe, Verkäufe tätigen Verkäufe Subventionen, Subventionen überwachen Subventionen Beiträge Beiträge einfordern Beiträge Anschlussgebühren Rechnungen fakturieren Fakturierung Debitorenrechnungen verbuchen Verbuchung Debitorenrechnung Zahlungen verbuchen Zahlungen Zahlungen überwachen (Mahnwesen) Mahnwesen Abschreibungen bearbeiten Abschreibungen IT Daten- und Programm-Verlust verhindern Räumliche Sicherung Funktionentrennung einhalten Verarbeitungs-Sicherung Daten- und Programmsicherung Zugriffs-Sicherung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 17

18 Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels (1) Analyse der Jahresrechnung Materialität Schlüsselposition der Position der Jahresrechnung Konto Betrag gem. Wesentlichkeit Fehleranfälligkeit JR Begründung Total BR Total LR 18'681' '716' % Bestandes- Rechnung BESTANDESRECHNUNG Finanzvermögen Flüssige Mittel 100 9'000' % x x Post / NAB Verfügungsmacht Guthaben 101 4'533' % x SL / Festgeld Debitoreninkasso / Verfügungsmacht Anlagen 102 1'588' % Transitorische Aktiven % Verwaltungsvermögen Sachgüter 114 2'169' % x 13 Kredite Kreditkontrolle Darlehen und Beteiligungen 115 5' % Investitionsbeiträge % Übrige aktivierte Ausgaben ' % Fremdkapital Laufende Verpflichtungen 200 4'766' % x Keine wesentlichen Konti kurzfristige Schulden % Mittel- und langfristige Schulden % Verpflichtungen für Sonderrechnungen ' % 7% Laufende Rechnung Inhärentes Risiko / Betrug Anzahl Transaktionen Einfluss von Schätzungen LAUFENDE RECHNUNG - Artengliederung Aufwand Personalaufwand 30 2'730' % x x Löhne Verw. 1,9 Mio --> Löhne Verwaltungspersonal Sachaufwand 31 5'835' % x x DL, Honorare 1,6 Mio --> Dienstleist., Honorare Passivzinsen 32 78' % Abschreibungen 33 1'843' % x 1,7 Mio. zusätzliche Abschreibungen Entschädigung an Gemeinwesen 35 1'794' % Eigene Beiträge 36 3'516' % Durchlaufende Beiträge % Einlagen in Spezialfinanzierungen ' % Interne Verrechnungen ' % x Ertrag Steuern 40 8'222' % x x EK-Steuern Halber Jahresumsatz LR Regalien und Konzessionen ' % PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 18

19 Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels (2) Wesentlichkeit (Betriebsstätten) Angegliederte Institution / Betriebsstätte Umsatz Laufende Rechnung Personalaufwand Summe Bestandesrechnung Besonderer Risikoaspekt Volle Anwendung (j/n) Limitierte Anwendung (j/n) Amtsvormundschaft 113' Kriterien erfüllt? Nein Nein Feuerwehr H'schwil/Sch'heim 438' ' Kriterien erfüllt? Nein Nein ZSO Lotten 298' ' Kriterien erfüllt? Nein Nein Musikschule Hunzenschwil 258' ' Kriterien erfüllt? Nein Nein Spitexverein R'will/H'schwil/Auenstein 158' Kriterien erfüllt? Nein Nein Wasserversorgung 758' ' ' Kriterien erfüllt? Nein Nein Abwasserbeseitigung 256' ' '770' % Anteil an BR der EWG Kriterien erfüllt? Nein Ja Abfallbewirtschaftung 325' ' ' Kriterien erfüllt? Nein Ja Elektrizitätsversorgung 3'413' ' '539' % Anteil Umsatz an LR der EWG Kriterien erfüllt? Nein Ja PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 19

20 Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels (3) Prozessbestimmung Gemeinde Hunzenschwil Positionen der Jahresrechnung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 20 gewählte Positionen der Jahresrechnung P1 - Zahlungen / Flüssige Mittel P2 - Fakturierung / Debitoren / Steuer-Inkasso P3 - Fakturierung / Debitoren / Diverses P4 - Fakturierung / Gebühren / Spezialfinanzierungen P5 - Leistungsbezug / Einkauf / Kreditoren P6 - Personaladministration / Löhne IKS - Prozesse Bestandesrechnung (Bilanz) AKTIVEN Finanzvermögen Flüssige Mittel Ja X Guthaben Ja X X X Anlagen usw. Verwaltungsvermögen Sachgüter Investitionsbeiträge usw. PASSIVEN Fremdkapital Laufende Verpflichtungen Ja X X X Kurzfristige Schulden Mittel- und langfristige Schulden Verpflichtungen aus Sonderrechnungen usw. Spezialfinanzierungen Verpflichtungen Spezialfinanzierungen LR Ja X X X X Verpflichtungen Spezialfinanzierungen IR usw. Laufende Rechnung (Erfolgsrechnung) AUFWAND Personalaufwand Ja X X X Sachaufwand Ja X X X X Abschreibungen Eigene Beiträge usw. ERTRAG Steuern Ja X X X X Entgelte Ja X X X X X X Beiträge für eigene Rechnung Entnahmen aus Spezialfinanzierung usw. P7 - Kreditverwaltung / Finanzverbindlichkeiten P8 - Vermögensverwaltung / Finanzanlagen P9 - Infrastrukturverwaltung / Sachanlagen P10 - Berichterstattung / Rechnungslegung P11 - Budgetierung / Voranschlag / Nachtragskredit P12 - Kosten- und Leistungsrechnung P13 - Fondsverwaltung / Sonderrechnungen P14 - Informationstechnologie P15 - Projekte / Verpflichtungs- und Zusatzkredite P16 - Konsolidierung

21 Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels (4) Eintrittswahrscheinlichkeit Eintretenswahrscheinlichkeit sehr sicher wahrscheinlich Mutation Einwohner Abrechnung Wassereink. Stv. Leiter Finanzen möglich Schulgeldberechnung Anschlussgebühren Musikschule Kollektivunterschrift unwahrscheinlich Sold Feuerwehr SPITEX Kontrolle gering unwesentlich gering moderat wesentlich katastrophal Auswirkung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 21

22 Vorgehensweise anhand eines Praxisbeispiels (5) IKS-Grundsätze als Konzeptpapier Grundsaetze_als_Konzeptpapier.rtf PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 22

23 IKS Check-up (10) Prozessabläufe erstellen; Mustergemeinde PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 23

24 IKS Check-up (11) Prozessabläufe erstellen; auf eigene Faust Prozess Anschlussgebühren Fakturierung Prozess-Nr. 1 Beschreibung Fakturierung der Anschlussgebühren Zielsetzung Alle Anschlussgebühren werden in Rechnung Prozessverantwortung Finanzverwaltung Datum Erstellung Auswirkung auf Verantwortlichkeiten Prozess-Schritte Jahresrechnung Input Symbole (Hilfsmittel, Checklisten etc.) Risiken (H / M / T) Massnahmen Output / Reporting Termin Entscheid Ausführung Kontrolle Protokollauszug Gemeindrat Hunzenschwil (Baubewilligung) Kurzanleitung: "01_IKS Anschlussgebühren Fakturierung Kurzanleitung NEST" Baubewilligung kommt auf der Fiv nicht an. - Fehler interne Post - Baubewilligung wird durch die Kanzlei nicht ausgedruckt. Hoch Jährliche Kontrolle der Baugesuchsakten auf Vollständigkeit (Stempel Weiterverrechnung) Kanzlei Kanzlei GS Baubewilligung Zahlungsfrist? - zahlbar innert 30 Tagen - zahlbar bei Anschluss - keine Rechnung Tief laufend Fiv Fiv ALF Baubewilligung Alle Gebühren zahlbar innert 30 Tagen auf einer Einmalrechnung im Nest erf assen. Gebühren innert 30 Tagen - Baubewilligung - Kommunale Brandschutzbewilligung - Prüfung energetischer Nachweis - Aufwand Bauverwaltung - Unvollständige Erfassung - Falsche Eingabe Tief - Vier-Augen-Prinzip Einmalrechnung Nest laufend Fiv Fiv ALF PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 24

26 IKS Check-up: Schritt 1 «Grundlagen schaffen» Mit unserer Dienstleistung «IKS Check-up» erarbeiten wir die Grundlagen, damit der Gemeinderat/Stadtrat die Einführung von IKS verfügen kann. - Analyse der Jahresrechnung - Bestandesaufnahme mittels Kurzinterview und Selbstdeklaration PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 26

27 IKS Check-up: Schritt 2 «Gesamtbericht» Aufgrund der Auswertung des Check-Up wird ein individueller Gesamtbericht erstellt, wo auf die wesentlichen Risiken hingewiesen wird. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 27

28 IKS Check-up: Schritt 3 «weiteres Vorgehen» Variante 1 «Selber weiterfahren, ohne Publis AG» Der IKS Verantwortliche nimmt alles selber an die Hand und fährt ohne externe Hilfe fort. Variante 2 «Zusammen mit Publis AG» Der IKS Verantwortliche wird unterstützt durch Publis und erarbeitet zusammen mit einem externen Coach die weiteren Arbeiten für die Einführung von IKS. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 28

30 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (1) IKS Grundlagen Prozesse Risiken erfassen Initialisierung Konzept Realisierung Einführung IKS-Pflege PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 30

31 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (2) Methodik Initialisierung BPMN 2.0 Konventionen- Handbuch Konzeption BPMN 2.0 Prozesse Prozesse / IKS Mustergemeinde Realisierung Referenzbeispiele Mustergemeinde IKS / GEVER Einführung KVP IKS Controlling Analyse Reporting Organisation Prozessorganisation Rollenkonzept Freigabeverfahren Prozessorganisation Rollenkonzept Freigabeverfahren Prozessverantwortliche Berechtigungskonzept Einführung Prozessorganisation Fachlicher Betrieb System Web-Portal, Dokumente-Mgt. Workflow Spezifikation Portal, Berichte Workflow Test & Abnahme Einführung Customizing Mitarb. Customizing Daten Konzept, Datenerhebung Datenmigration Daten bereinigen Daten bereitstellen KVP Datenmigration Schulung Prozess-Schulung Prozess-Tool Schulung Prozess-Tool Schulung Schulungsunterlagen Benutzerhandbuch Informatik Software as a Service Software as a Service Software as a Service Software as a Service Zuständigkeit: blau = Publis schwarz = Gemeinde PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 31

32 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (3) Umsetzung (2) Publis Cloud Eine Installation und ein Hosting für alle Gemeinde Hunzenschwil Zugang auf Repository ist Rollenbasierend pro Gemeinde Jede Gemeinde hat nur Zugang auf das eigene Repository Jede Gemeinde hat Zugriff auf ihre eigenen Daten Repository / Gemeinde Hunzenschwil Repository / Mustergemeinde Repository / Gemeinde A Repository / Gemeinde Z Publis Mustergemeinde Zugang auf Repository Mustergemeinde Kanton Aargau Informationsplattform für die Prozessmodellierung Informationsplattform für IKS und GEVER PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 32

33 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (4) Methodik zur Umsetzung von BPMN 2.0 Prozessmanagement - HERMES Projektmanagementmethode für Projekte - der Informatik, der Entwicklung von Dienstleistungen, für die Anpassung von Geschäfts-Prozessen und Organisationen - HERMES Phasenmodell - Phasen und Meilensteine PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 33

34 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (5) - Umsetzung erfolgt gemäss Phasenmodell nach HERMES IKS- Prozess- IKS-Institutionali- KVP Konzeption Modellierung, sierung (Kontinuierlicher IKS- Abstimmung, Test, Schulung & Verbesserungs- Handbuch Bereinigung Abnahme Prozess) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 34

35 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (6) - Phase 1: Initialisierung - Ausgangslage IKS Check-up - Zielsetzungen und Rahmenbedingungen verifizieren - Abstimmung Konventionen- / IKS-Handbuch und Rollenkonzept - Abstimmung relevante, zu erfassende IKS Prozesse - Erstellung BPMN 2.0 as a Service Prozessplattform Gemeinde Initialisierung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 35

36 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (7) - Phase 2: Konzeption - Festlegen IKS Prozessmanagement, -Konzeption und Projektplanung - Bestimmung der umzusetzenden IKS-relevanten Prozesse - Abgleich mit IKS Prozessen der Publis Mustergemeinde - Modellierung, Abstimmung und Bereinigung der IKS Prozesse Konzept PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 36

37 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (8) - Phase 3: Realisierung (1) - Institutionalisierung Prozessorganisation - Test und Abnahme BPMN 2.0 as a Service Prozessplattform - Schulung Prozessmanagement und Prozessplattform - IKS Prozessmanagement ist umgesetzt und ist produktiv Realisierung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 37

38 Umsetzung mittels BMPN 2.0 as a Service (9) - Phase 4: Einführung - Institutionalisierung IKS Prozessmanagement - Periodische Prüfung und Bestimmung zu optimierender Prozesse - IKS Controlling / Analyse IKS Risikokontrollmatrix / IKS Reporting Einführung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 38

39 DEMONSTRATION PROZESSPORTAL PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 39

41 Gemeindeverwaltung Hunzenschwil Frau Rahel Leu Gemeindeschreiberin-Stv. IKS Verantwortliche PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 47

42 Einführung Internes Kontrollsystem (IKS) «Wo beginne ich, wie packe ich es an und mit welchem Aufwand muss ich rechnen?» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 48

43 Unterstützung durch Publis «Der IKS Check-Up hat uns Antworten geliefert und dient uns als effiziente Grundlage für die Umsetzung von IKS» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 49

44 Umsetzung des IKS-Projektes «Die Projektmethodik von Publis führt uns schrittweise ans Ziel. Mit dem Vorgehen nach Phasen und Meilensteinen wissen wir immer wo wir im Projekt stehen.» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 50

45 Bereitstellung der Prozesse «Dank dem Prozess-Portal können wir jederzeit auf unsere Prozesse und Dokumente zugreifen! Die technische Umsetzung erledigt Publis für uns.» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 51

46 Zusammenfassung der Erfahrung «Die Dienstleistung und das Prozessportal entspricht genau unseren Anforderungen. Wir sind mit dem erreichten Resultat sehr zufrieden!» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 52

48 Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 54

50 Weitere neutrale epool Veranstaltungen - Publis epool Veranstaltung zum Thema «Nachfolgeplanung in der Verwaltung»; Durchführung im Juni 2015 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 56

51 Abschluss Informationen auf und Facebook-Seite Publis Public Info Service AG, Niederlenzerstrasse 25, 5600 Lenzburg, Mail Telefon PUBLIS Public Info Service AG Publis epool IKS, 11. März 2015 Seite 57