Empfehlungen zu Falldokumentation und Statistik in der Schulsozialarbeit

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1 Empfehlungen zu Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit 1. Vrwrt In der Schulszialarbeit bestehen bezüglich der Falldkumentatin und dem Führen vn Statistiken grsse Unterschiede. Die Fachgruppe Schulszialarbeit vn AvenirScial hat sich daher vertieft mit der Datenerfassung, mit dem Ziel allgemeine Empfehlungen zu erarbeiten, auseinandergesetzt. Damit sllen einerseits den Schulszialarbeitenden Hinweise zur Erfassung vn Daten gegeben werden und andererseits auch ein Grundraster zur Verfügung gestellt werden, welches eine grössere Einheitlichkeit ermöglicht. Die Verwendung desselben der eines ähnlichen Grundraster dient dazu, dass die Vergleichbarkeit zwischen Schulen, Schulszialarbeitsdiensten, Reginen, Kantnen und Gemeinden erhöht wird. Steuerung und Planung des schulszialarbeiterischen Angebts kann s vermehrt der Nachfrage entsprechend erflgen. Statistische Daten erlauben auch, dass Entwicklungen nachvllziehbar werden. Die Verwendung vn einheitlichen Grundrastern lassen vergleichende Aussagen zu und erleichtern zudem wissenschaftliche Auswertungen. Die vrliegenden Empfehlungen basieren auf der Gesetzgebung (eidgenössischem Datenschutzgesetz 1 ), auf entsprechender Literatur (s. Literaturverzeichnis am Schluss dieses Dkumentes), auf den Berufskdex vn AvenirScial, auf bestehenden angewendeten Praktiken und Rastern und auf grundlegenden Überlegungen zu Zielen, Sinn und Zweck vn Falldkumentatin und Statistik. Je nach institutinellen Vrgaben und Grössen der Dienste sind unterschiedliche Handhabungen sinnvll. Diese Empfehlungen richten sich in erster Linie an Schulszialarbeitende, aber auch an Verantwrtliche und Interessierte aus Schule, Gemeinden und Plitik swie an Anbieter vn Datenerfassungssftware im Bereich Schule und Schulszialarbeit. 2. Allgemeines zu Daten, Falldkumentatin und Statistik Gemäss dem Artikel 4 des eidgenössischen Datenschutzgesetzes muss die Bearbeitung vn besnders schützenswerten Persnendaten bzw. die Datenerhebung verhältnismässig sein und zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung angegeben wurde. In diesem Sinn muss die Bearbeitung der Erfüllung des Auftrags dienen und die Angebtssteuerung ermöglichen. Schulszialarbeitende reflektieren daher die Ntwendigkeit des Erfassens und Aufbewahren vn Daten und deren Relevanz. Daten dienen grundsätzlich der Planung und Steuerung der gesamten Arbeit, der einzelnen Aufgaben und Situatinen, der Dkumentatin der Leistungen, der Evaluatin und Qualitätssicherung und der Angebtsplanung swie dazu, die Arbeit gegen Aussen auszuweisen (Statistik). Beim Erfassen vn Daten sll zwischen denjenigen Kategrien, die zum Zweck der Dkumentatin und Steuerung der Arbeit erfasst werden (intern) und slchen die der Beschreibung und Darstellung der Arbeit nach Aussen (extern) dienen, unterschieden werden. 1 Bundesgesetz über den Datenschutz (BDS), SR 235.1, 1992.

2 2.1 Datenerhebung Vrgaben und Wünsche vn Dritten (z.b. der Schulleitung und der kmmunalen Behörden) zur Erfassung vn Daten werden nur dann erfasst, wenn sie für die Erfüllung des Auftrags relevant, sachdienlich und verhältnismässig sind. Es wird bei jeglicher Art der Datenerhebung im Vrnherein bestimmt, welche der erhbenen Daten für die Fallführung (intern) und welche für statistische Zwecke verwendet werden. Die Schulszialarbeit zeichnet sich durch Niederschwelligkeit und Freiwilligkeit aus. Um diesem Auftrag gerecht zu werden, gilt es, die Dkumentatin vn Fällen entsprechend verhältnismässig zu gestalten und nur diejenigen Daten zu erfassen, die für die Arbeit und zu statistischen Zwecken ntwendig sind. Zu Beachten ist zudem, dass der Aufwand für die Dkumentatin in einem vernünftigen Verhältnis zum Gesamtaufwand steht. 2.2 Schutz der Daten Schulszialarbeitende achten darauf, dass die vn Ihnen erfassten Daten nicht unbefugten Dritten zugänglich sind. Elektrnisch gespeicherte Daten werden entsprechend mit Passwörtern geschützt und ausgedruckte Unterlagen eingeschlssen 2. Persnendaten, die schützenswerten Charakter haben, werden grundsätzlich nicht weitergegeben. Ausnahmen davn sind möglich, wenn eine autrisierte Instanz die Herausgabe verlangt. Die eigene Dkumentatin kann vr der Herausgabe aufgearbeitet werden. Ebenfalls ist den Betrffenen immer Einsicht zu gewähren. Dabei ist darauf zu achten, dass Infrmatinen über Dritte geschützt bleiben. Bei Übergaben an einen Fachdienst sind Übergabegespräche empfhlen. Im Gespräch kann der Verlauf des Hilfeprzesses dargelegt werden. Die Entbindung der Schweigepflicht ist vrgängig bei den Klienten und Klientinnen, bzw. bei den Erziehungsberechtigten, einzuhlen. Es liegt in der Verantwrtung der übernehmenden Stelle, sich Ntizen zu machen. Bei Meldungen an die Behörden des Kinder- und Jugendschutzes gelten die entsprechenden institutinellen Bestimmungen. 2.3 Grundsatz der Transparenz Bei der Bearbeitung der Daten ist vm Grundsatz der Transparenz auszugehen. Die datenbearbeitende Persn bezieht den Klienten/Nutzer der die Klientin/Nutzerin in die Bearbeitung der Daten mit ein. Die Daten sind s zu führen und aufzubewahren, dass sie jederzeit greifbar sind, um dem Auskunftsbedürfnis der betrffenen Persn nachkmmen zu können. Die Daten sind mit angemessenen Massnahmen technisch und rganisatrisch vr fremdem Zugang zu sichern (z.b. Zugangskntrllen, Datenträgerkntrlle, Änderungskntrlle etc.). Ausführliche Hinweise finden sich im Leitfaden zu den technischen und rganisatrischen Massnahmen 3 des Datenschutzes des eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten. 2 S. Art. 7 Datensicherheit des BDS. 3 Die Leitfäden des eidgenössischen Datenschutzbeauftragen sind unter flgendem Link zu finden: Dkumentatin, Datenschutz, Leitfäden Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 2

3 2.4 Aufbewahrung vn Daten Sensible Persnendaten werden immer s verwahrt, dass unbefugte Dritte keinen Zugang dazu haben. Dkumentatinen auf Papier werden eingeschlssen und elektrnische Daten passwrtgeschützt. Die Dauer der Aufbewahrung rientiert sich an Vrgaben der Institutin und des kantnalen Datenschutzbeauftragten. Daten, die nicht aufbewahrt werden müssen, werden sicher gelöscht der vernichtet. 2.5 Falldkumentatin Die Falldkumentatin wird je nach Situatin unterschiedlich gehandhabt. Kurzkntakte, Kurzberatungen und reine Infrmatinserteilung werden in der Regel nicht als Fall dkumentiert 4. Wird eine Dkumentatin vn der Schulszialarbeit benötigt, s richtet sie sich danach aus, dass sie für die Planung, Steuerung, Nachvllziehbarkeit und Auswertung dienlich ist. 2.6 Statistik Statistische Daten sind grundsätzlich immer annymisiert. Sie sllten nicht als reines Zahlenmaterial veröffentlicht, sndern kmmentiert werden, damit die entsprechenden Angaben verständlich sind. Damit statistische Daten der eigenen Stelle mit Daten anderer Stellen vergleichbar sind, empfiehlt sich es sich, die Angaben ähnlich zu erfassen und aufzuarbeiten (siehe Vrschläge weiter unten). Bei der Benützung vn Statistiken gehen die SchulszialarbeiterInnen entsprechend vrsichtig um und sind auf deren möglichen Instrumentalisierung sensibilisiert. Die Grundsätze des Berufskdexes, insbesndere der Diskriminierung, sind bei der Benützung vn statistischen Daten zu reflektieren. 2.7 Arbeitszeiterfassung Die Erfassung der Arbeitszeit kann entweder permanent der über eine bestimmte Dauer (zum Beispiel drei Mnate) erflgen. Die Auswertung der Arbeitszeit zeigt auf, welcher Aufwand für welche Aufgaben angefallen ist und kann dazu dienen, zukünftig die Schwerpunkte bewusster zu steuern und gegenüber Dritten auszuweisen, wie die Arbeitszeit eingesetzt wird. Sie zeigt auf, für welche Aufgaben mit welchem Aufwand gerechnet werden muss und smit auch, welche Aufgaben mit der bewilligten Arbeitszeit erfüllbar sind. Sie dienen daher auch Vrgesetzen und plitischen Behörden, um das schulszialarbeiterische Angebt zu steuern. 4 Sie sllten jedch statistisch erfasst werden. Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 3

4 3. Empfehlungen zu Daten für statistische Zwecke Die nachflgende Auflistung zur Statistikerhebung gibt übergerdnete Hinweise. Sie kann entsprechend den Gegebenheiten vr Ort angepasst und differenziert werden. Datenfelder Kategrie Untergerdnetes Element Detail Stammdaten (für interne Zwecke) Einzelfall Männlich Weiblich Schulhaus Stufe/Klasse Geburtsjahr Gruppenarbeit Schulhaus Stufe/Klasse Klassenarbeit Schulhaus Stufe/Klasse Fallart Einzelberatung Kinder/Jugendliche Eltern Lehrpersnen Andere... Gruppenberatung Kinder/Jugendliche Eltern Lehrpersnen Andere... Klassengespräche Prjektarbeit Kntaktaufnahme Datum... Grund der Kntaktaufnahme Kntaktaufnehmende Selbstanmeldung Kinder- Jugendliche Kinder- Jugendliche melden and. Kinder/Jugendliche Lehrpersn Eltern/gesetzliche Vertreter Schulleitung Plitische Behörde Schulpsychlgischer Dienst Kindesschutzbehörde Andere... Persönliche Ebene Gesundheit/Entwicklung Sziale Kmpetenz Sucht Familie/Umfeld Kritische Lebensereignisse Erziehung/Beziehung Betreuung Gewalt/Misshandlung Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 4

5 Materielle Defizite Freizeit/Ferien Schule Lernen Knflikte / Beziehungen Mbbing Gewalt Berufswahl Bearbeitete Themen Persönliche Ebene Gesundheit/Entwicklung Sziale Kmpetenz Sucht Familie/Umfeld Kritische Lebensereignisse Erziehung/Beziehung Betreuung Gewalt/Misshandlung Materielle Defizite Freizeit/Ferien Sexualität Schule Lernen Knflikte / Beziehungen Mbbing Gewalt Beruf Interventin Beratung Weiterleitung Organisatin vn Sachleistungen Klasseninterventin Invlvierte Schnittstellenpartner Abschluss Datum... Szialdienste Vrmundschaftsbehörde Vrmundschaften Kinder- und Jugendschutz Plizei / Jugendplizei Psychlgische und medizinische Dienste Jugend- und Familienberatung Erziehungsberatung Andere Beratungsstellen Suchtberatung Tagesstrukturen Aufgabenhilfe weitere Abschlussgründe Weiterleitung/Triage Zielerreichung Wegzug Abbruch Schulaustritt Anderes... Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 5

6 4. Empfehlung zur Zeiterfassung Kategrie Untergerdnetes Element Detail Interne Leistungen Administratin (Statistik, etc.) Beratung /Intervisin Team Intervisin Supervisin Weiterbildung Administratin Absenzen Krankheit Einzelfallhilfe Kinder/Jugendliche Lehrpersnen Eltern/Erziehungsberec htigte Fachgespräche Lehrpersnen Schulbehörde Gruppenberatung Klassenberatung Prjektarbeit und Angebte Vernetzung Fachaustausch Vernetzungssitzungen Prjekte und Angebte Ferien 5. Schlusswrt Die Fachgruppe Schulszialarbeit vn AvenirScial gibt mit diesen Empfehlungen Hinweise und Eckpunkte für die Führung vn Dkumentatinen und den Umgang mit Daten, insbesndere zur Erstellung vn Statistiken. Eine einheitliche Erfassung vn Daten zu statistischen Zwecken, kann die Vergleichbarkeit der schulszialarbeiterischen Angebte erhöhen. Dies trägt zur Prfessinalisierung des Berufsfeldes bei. Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 6

7 6. Ressurcen/Literaturverzeichnis AvenirScial. (2010). Berufskdex Sziale Arbeit Schweiz. Bern: AvenirScial. Brack R., Geiser K., (2009, 4. Auflage). Aktenführung in der Szialen Arbeit. Vrschläge für die klientenbezgene Dkumentatin als Beitrag zur Qualitätsicherung. Bern, Stuttgart, Wien: Haupt. Bundesgesetz über den Datenschutz (BDS), SR Datenschutzbeauftragter Kantn Zürich. (2012). Datenschutz im Szialbereich. Zürich: Kantn Zürich. Marti A., Mösch Payt P., Pärli K., Schleicher J. & Schwanzer M. (2007). Recht für die Sziale Arbeit. Grundlagen und ausgewählte Aspekte. Bern, Stuttgart, Wien: Haupt. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) - Falldkumentatin und Statistik in der Schulszialarbeit (AvenirScial, SSAV, 2013) 7

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