Inhalt. Vorwort Büro ist Informations verarbeitung Bürowerkzeuge...12

Transkript

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2 Inhalt Vorwort Büro ist Informations verarbeitung Bürowerkzeuge Posteingang Posteingangsroutine Chef-Minuten Management Posteingang...23 Das Postfach leeren Ordner kreativ benennen...25 Methoden der -Verarbeitung Management in Outlook Management in Lotus Notes Termine und Aufgaben verwalten Termine vereinbaren...52 Elektronische Kalender pflegen...57 Alle Aufgaben im Blick...64 Aufgaben und -Kennzeichnung in Outlook Aufgaben und -Kennzeichnung in Lotus Notes Gute Briefe gute s Das Hamburger Verständlichkeitskonzept...85 Schreibpraxis...88 Bausteine der Geschäftskorrespondenz...89 DIN 5008 für Geschäftskorrespondenz...95 Firmeninterne Korrespondenz

3 Serien- s Adressen aus dem Adressbuch einfügen Besprechung, Meeting, Konferenz Vorbereitung Terminfindung Agenda Raum Protokoll Telefonkonferenz, Videokonferenz, Telepräsenz, Webkonferenz Ordnungskonzepte S-Aktion Den Schreibtisch entrümpeln Kanban-Karte One-Point-Lesson Dynamische Dokumente Ordnung am Platz Einstellmappen Hängemappen Konzept für die dynamische Ablage Muster für eine dynamische Ablage Dynamische Ablage von elektronischen Dokumenten und s Statische Dokumente Die Ablage organisieren Loseblatt oder geheftet? Ordnung im Ordner DIN 5007 Alphabetische Ordnung Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Ordnerplan erstellen Umsetzung einer neuen Ordnung im Büro...155

4 10. Dienste in der Cloud Dateien immer griffbereit Sicherheitsaspekte Büroanwendungen in Web-Diensten Dokumentenmanagementsysteme Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem Worauf Sie bei der Anschaffung eines DMS achten müssen Qualität im Büro Standards setzen, Qualität sichern Ebenen der Qualität Abläufe optimieren Drei Kristallisationspunkte der Qualität in administrativen Prozessen Prozesse visualisieren Transparenz durch ein Office-Handbuch Erfolgreich sein gutes Selbstmanagement Erfolgsstrategie nach dem Pareto-Prinzip Arbeitsprotokoll Die eigene Leistung benennen Umgang mit Unterbrechungen und Störungen Hohe Ansprüche Die drei Antreiber Nein sagen ohne Kollateralschäden Gesundes Selbstmarketing Den Berufsweg planen Anhang Agenda Protokoll Aufbewahrungsfristen Stand Juni Muster: Klassischer Aktenplan Büro Flowchart Bewerbung...227

5 Literaturverzeichnis Anmerkungen Über die Autorin Stichwortverzeichnis

6 3. -Management Posteingang s, gelesene und ungelesene, sammeln sich im Posteingangs- Ordner. Der überquellende Posteingang ist für viele Menschen zum Synonym für die Überlastung im Arbeitsalltag geworden. Warum? Ähnlich einem überladenen Eingangskörbchen tragen im Posteingang verbliebene s in keiner Weise zur Übersicht bei. Ganz im Gegenteil. Unbewusst signalisiert ein volles Eingangsfach: Hier türmt sich viel mehr Arbeit, als bewältigt werden kann. Das führt schnell zu Frustration. Daher empfehle ich: Leeren Sie Ihr Postfach. Notfalls einfach, indem Sie den aufgelaufenen Bestand nach Datum oder auch nach Absender»zwischenarchivieren«. Das heißt: Erstellen Sie Ablageordner, denen die lagernden s ganz einfach zugeordnet werden können. Die Suchfunktionen greifen auch dann, solange die Elemente im Postfach verbleiben (im Gegensatz zum Auslagern aus dem Postfach, siehe Seite 41). Das Postfach leeren Schauen Sie sich Ihre»Dauergäste«einmal genauer an und fragen Sie sich: Warum liegen die überhaupt noch hier? Meist lassen sich die Gründe dafür auf diese vier Punkte eingrenzen: 1. Darum müssen Sie sich noch kümmern, können oder wollen jetzt aber nicht. 23

7 -Management 2. Das brauchen Sie vielleicht noch, wissen aber nicht, wohin damit. 3. Sie wissen nicht, ob das wichtig sein könnte. 4. Sie müssen Rücksprache halten. Kontrollieren Sie Ihre Dauergäste einmal daraufhin, was davon auf sie zutrifft. Manchmal fehlen einfach zwei oder drei Ordner. Mir fehlte beispielsweise ein»info«-ordner, in dem ich jetzt interessante Newsletter ablege. Aber: Alles, was älter als fünf Wochen ist, wird gnadenlos gelöscht! Also, wenn Sie einen bestimmten Ordner vermissen, legen Sie ihn an. Verschieben Sie geöffnete s am besten gleich mit der direkten Schaltfläche in den entsprechenden Ordner. Abbildung 4: s direkt in einen Ordner verschieben in Microsoft Outlook

8 -Ordner kreativ benennen Abbildung 5: s direkt in einen Ordner verschieben in Lotus Notes -Ordner kreativ benennen Scheuen Sie sich nicht, Ihre Ordner flexibel oder lustig zu benennen. Wichtig ist die Trennschärfe der Begriffe. Hier einige Ideen: Mach mich fertig (zu bearbeiten), alle 3 Wochen leeren, in Lauerstellung (pending), irgendwann lesen (Dinge, die nicht ganz so wichtig sind), beim Jour fixe besprechen. Die regulären Ordnernamen folgen den festgelegten Kriterien des Ordnerplans (siehe Seite 148), so Sie einen führen. Falls nicht, nehmen Sie am besten die Begriffe, die Sie auch auf den Rücken Ihrer Papierordner verwenden, und/oder legen Sie einen ganz einfachen Ablagewortschatz an (siehe Seite 154). Wenn Sie die Ordner sinnvoll angelegt und benannt haben, kommt ein einziges Mal eine Herkulesaufgabe: Leeren Sie Ihren Posteingang Schritt für Schritt komplett. Ja, komplett! Das erprobte 25

9 -Management Vorgehen: Fangen Sie ganz unten, bei der ältesten an. Stellen Sie jetzt bei jeder die Frage: Warum bist du hier? Falls es kein Fall für den Papierkorb ist, steckt sicher einer der oben genannten vier Gründe dahinter. Dann kommen die nächsten Schritte dazu: 1. Wiedervorlage oder Aufgabe daraus machen und die in den entsprechenden Ordner legen. 2. Entweder passenden Ordner erstellen oder in»wartet«-ordner verschieben. 3. Nachfragen oder»wartet«-ordner nutzen. 4. In den Ordner»Rücksprache mit X«verschieben. Es gibt ab sofort absolut keinen Grund mehr, eine , nachdem sie gelesen ist, im Posteingang zu belassen! Gönnen Sie sich das Erlebnis des gänzlich geleerten Postfachs. Denn etwas ist erstaunlich: Die gefühlte Menge der eintreffenden s sinkt rapide, wenn nur noch die gerade eingetroffenen s im Posteingang liegen. So lässt sich auch das Direkt-Prinzip leicht durcalten. Das heißt: Nehmen Sie jede nur einmal in die Hand. Treffen Sie sofort die Entscheidung über den nächsten zu unternehmenden Schritt. Methoden der -Verarbeitung Die möglichen Aktionen bei der Verarbeitung von s sind überschaubar: 26

10 Methoden der -Verarbeitung Löschen, sofort erledigen und löschen, weiterleiten und den Eingang löschen (die Weiterleitung liegt ja im»gesendet«-ordner, diese gegebenenfalls in den passenden Ordner verschieben), beantworten und den Eingang löschen, Wiedervorlage/Nachverfolgung und in passenden Ordner verschieben, Aufgabe daraus machen und in passenden Ordner verschieben, wenn nichts zu unternehmen ist, in passenden Ordner verschieben. Gewöhnen Sie sich Entscheidungsfreude an. Eine Nachricht bleibt nur dann im Posteingang, wenn sie ganz sicher heute noch bearbeitet wird. Blockabfertigung für s Wie bereits erwähnt, erledigen Sie Ihre s nicht nebenher, sondern machen Sie einen festen Arbeitsblock daraus. Deaktivieren Sie danach die Benachrichtigung über neu eingetroffene s (Anleitung unter Tipps zur Stillen Stunde, Seite 199), denn schon das Aufblinken am Bildschirmrand zieht unnütz Aufmerksamkeit ab, viel mehr noch ein Klingelton. Ausnahme: Sie arbeiten in der Kundenbetreuung, und schnelle Antwortzeiten sind das Hauptkriterium Ihrer Aufgabe. 27

11 Stichwortverzeichnis A Abkürzung 86, 97 ff. Ablagestruktur 165, 167, 169 Ablagewortschatz 154, 155 Abwesenheitsagent 49 Alpen-Technik 53, 54 Altablage 14 Anrede 89, 90, 96, 102, 106 Arbeitsablauf 17, 67, 152 Arbeitsblock 17, 18, 27, 197 Archiv 14, 42, 147, 155, 156, 221 Archivierungspflicht 41 Assistenz 20, 21, 52, 74 Aufmerksamkeit 17, 27, 88, 93, 103, 104, 124, 182, 185, 196, 198 Aufräumstrategie 171 Aufzählung 90, 97 B Bereichsablage 14, 149 Besprechungsanfrage 37, 57, 59, 60, 111 Besprechungseinladung 39, 60, 61 Betreff 80, 89, 102, 103, 172 Blind Carbon Copy (=BCC) 33, 37, 107 Blockabfertigung 27 Bringschuld 104, 181, 185 C Chefentlastung 21 Checkliste 53, 67, 68, 109, 110, 211 Cloud 159 ff. -, Private 159 -, Public 159 D Datenmenge 170 Datendiebstahl 161, 162 Datenübertragungsrate 121, 161 Direkt-Prinzip 26, 66 Doppelarbeit 12 Doodle 111, 112 Drag-and-drop 41, 77 Dropbox 160, 161 E Effizienz 18, 20, 198 Einfaceit 85, 88 Einleitung 90, 96, 189 Einmal-Prinzip 66 Eisenhower-Methode/-Matrix 55, 56, 209 Endtermin 54, 56 Erinnerung 51, 59, 63, 64, 66, 68, 72, 77, 80 F Fälligkeitsdatum 69, 72, 74, 75, 81 Fehlerfreiheit 178 Fehlerkultur 182 Fettnäpfchen 21, 102 G Gedächtnisstütze 18, 119, 141 Gliederung 85, 86, 88 Gliederungszeichen

12 Stichwortverzeichnis Grußformel 94 H Hamburger Verständlichkeitskonzept 85 Handout 109 Hauptteil 90 Headset 13, 120 Holschuld 104 I Inhaltsverzeichnis 142, 144, 149, 188 Input 9, 181, 183 J Jour fixe 25 K Kaizen 123, 183 Kalenderhoheit 52 Kommunikationsstruktur 104 Kompetenz 20, 85, 125, 205, 206 Konferenz 109, 115, 120 Kürze 85, 86, 88 L Laufwerk 41, 151, 166 Launcher 30 Layout 67 Leerzeichen 97 ff. Leerzeile 90, 97 Leinwand 114, 117 Leitung 152, 221 Link 33, 62, 101 Logo 127, 143, 144 Loseblattablage 131, 134, 141 M Medienbruch 11, 12 Multitasking 181, 196, 201 N Newsletter 24, 34, 37, 48 Notizbuch 13, 54, 119, 195 Notizen 76, 168, 194, 195 O Office-Handbuch 186 ff. Optimierung 181 Organigramm 168, 186, 187 Organisationshandbuch 186 Output 181, 183 P Papierkalender 13, 15 Papierkorb 18, 26, 78, 135, 211 Pareto-Prinzip 189 ff. Passwort 162 Perfektion 192, 201, 210 Pflichtangaben 101 Platzablage 14 Pop-up-Fenster 64, 68, 72 Posteingangsroutine 18 Post-it 15, 124 Prägnanz 85, 86, 88 Priorität 9, 17, 20, 21, 52, 55, 57, 78, 79, 199, 204, 208, 209 Professionalität 20, 21, 193 Pufferzeit 52 ff., 208 Q Qualitätszyklus 179, 180 R Routinearbeit 19 Rücksprache 24, 26, 139 S Sägezahneffekt 197,

13 Stichwortverzeichnis Salamitaktik 69 Satzzeichen 91, 162 Seitennummerierung 98 Schluss 94, 189 Schreibtischunterlagen 15 Sicherungskopie 42, 44 Signatur 101, 102 Sitzung 114 ff., 215 Smartphone 15, 51, 57, 64, 69, 76, 159, 163, 212 Sofort-Prinzip 66 Sorgfalt 102 Statusbericht 39, 60, 73, 75 ff. Stehung 114 Stempel 102 Stille Stunde 197, 198 Störprotokoll 200, 228 Suchfunktion 23, 28, 154 Synchronisation 15, 111 Systemadministrator 41, 50, 111 T Tabelle 97, 98, 143, 144, 154, 163, 193, 196, 200 Tagesablauf 17 Tagesgeschäft 12 Tagesordnung 112, 118, 213, 214 Terminkollision 61 Termintreue 178, 179 Tischvorlage 109 To-do-Liste 53, 64, 65, 203 U Überlastung 23, 57 Übersicht 12, 23, 45, 46, 58, 143, 146 Umfrage 37, 38, 111 Umgangston 102 Unterhaltungsstrang 103 Urlaubszeit 38, 48 V Verfügbarkeit 15, 20 Verknüpfung 28, 34, 35, 36, 160, 187, 188 Versammlung 115, 118 Verteilerkreis 102, 107 Vertretung 64, 68, 118, 166, 186, 194 Verwertbarkeit 179, 182, 183 Vorgangsorientierung 172 W Wiedervorlage 26, 27, 52, 68, 78 ff., 128, 132, 135 ff., 157 Wissenstransfer 104 Whiteboard 119 Workshop 114, 115 Z Zeitfenster 17, 52, 53, 110, 112 Zeitmanagement 53, 57 Zielorientierung 182 Zugriffsrecht 35, 59, 166 Zuruf 21 Zustelloptionen