XT-LIEFERANTENPFLEGE. XT-Lieferantenpflege

Transkript

1 XT-Lieferantenpflege

2 Inhalt XT-LIEFERANTENPFLEGE... 2 PROGRAMMSTART UND STARTBILDSCHIRM... 3 ALLGEMEINE FUNKTIONSTASTEN... 4 DARSTELLUNG DER LIEFERANTENPFLEGE... 6 Stammdaten... 7 Touren...15 Vereinbarungen...16 Einkaufswerte...24 Statistiken...25 Monatsergebnis...27 Buchungen...29 Listen und Analysen...30 GH-Zuordnung

3 XT-Lieferantenpflege Mit dem Programm XT-Lieferantenpflege können Sie die Lieferanten Ihrer Apotheke auf einfache und übersichtliche Weise verwalten. Es besteht die Möglichkeit lieferanteneigene Daten wie Anschrift, Außendienst, etc. sowie Touren und eine Vielzahl individueller Vereinbarungen und Konditionen zu pflegen. Des Weiteren können Sie: Ihre aktuellen Einkaufswerte mit den Einkaufswerten vergangener Jahre (max. 4) monatsweise gegenüber stellen, aktuelle Statistikdaten mit den Daten vergangener Monate vergleichen, Monatsergebnisse zu Einkaufssummen aufgeschlüsselt nach Pauschalen, Rabatt- und Skontobeträge je Auftragsart, für die letzten 12 Monate anzeigen, Einkaufsauswertungen mit individuell zusammengestellten Auswertekriterien erstellen und diese in regelmäßigen Abständen auch automatisch erzeugen, ausdrucken und sich die Ergebnisse per zusenden lassen (gesonderte -Freischaltung durch PHARMATECHNIK -Servicetechniker erforderlich) Die Adress- und Tourdaten Ihrer bisherigen Lieferanten aus dem alten Programm Lieferantenpflege werden bei Umstellung auf das neue Programm übernommen. Die bisher eingetragenen Konditionen der Lieferanten sind bei Umstellung auf das neue Programm neu zu vergeben. Die Lieferantennummern wurden von 3-stelligen auf 5-stellige Nummern erweitert. Damit kann eine ausreichend große Anzahl an Lieferanten verwaltet werden. Lieferanten, mit denen Sie (vorübergehend) nicht mehr zusammenarbeiten, können Sie deaktivieren und bei Bedarf wieder aktivieren. Das Programm arbeitet mit der XT Warenlogistik und den Programmen XT Listen und Analysen, Kalkulationsmodelle (XT Preise und Kalkulationen) und XT-Großhandelsangebote zusammen. 2

4 Programmstart und Startbildschirm Sie öffnen das Programm über Sortiment Lieferantenpflege. Beispiel: Startfenster des Programms XT-Lieferantenpflege Der Fokus steht im Feld Lieferant für die Lieferantensuche. Geben Sie Suchkriterien ein. Der Filter Lieferantentyp erlaubt eine Einschränkung Ihrer Suche auf: Alle: keine Einschränkung; es werden alle Lieferanten, die zu Ihrem eingegebenen Suchbegriff passen, angezeigt. Direktlieferant: es werden nur die Direktlieferanten, die zu Ihrem Suchbegriff passen, angezeigt. Großhändler: es werden nur die Großhändler, die zu Ihrem Suchbegriff passen, angezeigt. Partner/Filiale: Es werden nur Ihre Partner (Filialen), die zu Ihrem Suchbegriff passen, als Lieferanten angezeigt. Wählen Sie aus den Suchergebnissen einen Lieferanten durch Anklicken aus und drücken Sie F8 Details oder Enter. Die Lieferantenpflege des Anbieters öffnet sich. 3

5 Allgemeine Funktionstasten F2 Suchen öffnet das Suchfenster für Lieferanten. Nach der Auswahl eines Lieferanten über F8 Details oder Enter öffnet sich der zugehörige Eintrag zum Lieferanten. F3 Neu öffnet eine Abfrage, ob Sie einen Anbieter aus dem Programm Anbieterpflege als Lieferanten übernehmen oder selbst einen Direktlieferanten oder Großhändler anlegen möchten. Bei Nein öffnet sich der Navigationseintrag Stammdaten. Die Lieferantennummer ist vorgegeben, der Status steht auf aktiv und als Lieferantentyp ist Direktlieferant voreingestellt. Alle anderen Felder sind leer. Der Fokus steht im Feld Name. Bei Ja öffnet sich die Anbieterauswahl. Hier können Sie den gewünschten Anbieter mit F12 OK übernehmen. Der Navigationseintrag Stammdaten öffnet mit den vorbelegten Adressdaten des gewählten Anbieters. Eine freie Lieferantennummer ist eingetragen. Als Lieferantentyp ist Direktlieferant ausgewählt. F6 Info öffnet das Fenster Informationstexte. Beispiel: Fenster Informationstexte mit eigenen Anmerkungen zum Lieferanten Die Bedienung des Fensters verhält sich analog zu dem Informationstextedialog in der Artikelverwaltung. 4

6 F8 Details öffnet den Eintrag des ausgewählten Lieferanten. Die einzelnen Navigationseinträge sind im folgenden Kapitel Darstellung der Lieferantenpflege beschrieben. Beispiel: Stammdaten 5

7 Darstellung der Lieferantenpflege Nach Auswahl eines Lieferanten aus der Trefferliste oder drücken von F3 Neu öffnet sich als Startseite der Navigationseintrag Stammdaten. Beispiel: Startseite - Stammdaten In den Navigationseinträgen Stammdaten, Touren und Vereinbarungen finden Sie lieferantenbezogene Informationen. Unter Einkaufswerte, Statistiken und Monatsergebnis werden Details zu den von Ihnen getätigten Einkäufen der Lieferanten aufgelistet. Die restlichen Navigationseinträge verzweigen in andere Programme der XT- Warenwirtschaft und geben Auskunft über Ihre bisherigen Bestellungen (Buchungen), erlauben individuelle Einkaufsauswertungen (Listen und Analysen) und ermöglichen die Zuordnung von Angeboten zu Lieferanten (GH - Zuordnung). Die Funktionen der Tasten F2 Suchen, F3 Neu und F6 Info sind wie oben beschrieben. Die grau unterlegte Zeile im oberen Bildschirmbereich zeigt den aktuellen Lieferanten mit dessen Detaildaten im unteren Bildschirmbereich. Über das Scroll- -Symbol können Sie durch die Details anderer Lieferanten blättern. Es sind die Lieferanten der Trefferliste, aus der Sie dieses Detail- Fenster geöffnet haben. Damit können Sie sehr einfach die Daten der anderen Lieferanten Ihrer Trefferliste einsehen, vergleichen und ggf. übernehmen. 6

8 Stammdaten Unter Stammdaten können Sie die Anschrift sowie Angaben zu Außendienst, Buchhaltung, Überweiser und Serielles Senden bzw. die von den Lieferanten mitgeteilten MSV3-Zugangsdaten pflegen. Beispiel: Stammdaten Beschreibung der Eingabefelder: Nummer Status aktiv inaktiv Lieferantennummer wird automatisch vergeben (aufsteigend) Sie können eine andere freie Nummer eingeben. Ist die Nummer bereits vergeben, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Die Daten dieses Lieferanten werden von den Programmen der Warenlogistik verwendet. Der Lieferant wird in der Warenlogistik und Retourenverwaltung nicht mehr angeboten. Die Umsätze werden weiterhin im Archiv angezeigt. Vorhandene Bestell- und Retourenaufträge können noch gelöscht oder verbucht werden. In der Trefferliste der Lieferantensuche wird der Lieferant kursiv und ausgegraut dargestellt. 7

9 Anschrift Lieferantentyp Direktlieferant Großhändler Anbieter ist Lieferant Lieferant ist Großhändler Partner/Filiale Der Lieferant ist mein Partner/meine Filiale. Lieferanten-IDF Name Straße Land/PLZ Kennzeichnung des Lieferanten ist für elektronische Auftragsübermittlung erforderlich (Sendeparameter) Name des Lieferanten Straße des Lieferanten Land und Postleitzahl des Lieferanten Die Dropdown-Liste für das Land zeigt die Länderkennzeichen, die im Programm Beratung - Adressverwaltung angelegt wurden. Ort Telefon Fax Anbieter Meine Kundennummer Außendienst Name Telefon Fax Mobil Ort des Lieferanten Festnetznummer des Lieferanten Faxnummer der Lieferanten Auswahlfeld für die Wahl eines Anbieters aus dem Programm Anbieterpflege. Der Anbieter ist automatisch eingetragen, wenn er aus dem Programm Anbieterpflege als Lieferant übernommen wurde. Ihre Kundennummer bei diesem Anbieter/Lieferanten Name des Außendienstmitarbeiters Telefonnummer des Außendienstes Faxnummer des Außendienstes Mobilnummer des Außendienstes des Außendienstes 8

10 Buchhaltung Adressnummer Suchen Sie über das Auswahlfeld in der Adresskartei nach der Adressnummer des Lieferanten. Die Adressnummer wird zur Erstellung einer Überweisung beim Buchen des Wareneingangs benötigt. Kreditorennummer Kreditorennummer des Lieferanten; Konto wird ggf. beim Buchen des Wareneingangs bei Profin/Treuhand verwendet. i.g. Erwerb Innergemeinschaftlicher Erwerb, wird ggf. beim Buchen des Wareneingangs bei Profin/Treuhand verwendet. ja Lieferant unterliegt dieser umsatzsteuerlichen Regelung. nein Lieferant unterliegt nicht dieser umsatzsteuerlichen Regelung. Überweiser Rabattvereinbarung, Überweiser-Geschäft, gibt an, auf welchen GH die Überweiser gebucht werden sollen; nur für Direktlieferanten relevant. Überweiser Das Auswahlfeld öffnet ein Suchfenster zur Auswahl Großhandel des GH, wird beim Buchen des Wareneingangs berücksichtigt. Serielles Senden: Einrichten der MSV3 Zugangsdaten Öffnen Sie über das Auswahlfeld Serielles Senden das Fenster Sendeparameter einstellen. Wählen Sie aus der Auswahlliste Sendeprotokoll das Sendeprotokoll MSV3. Die Eingabefelder für die MSV3-Sendeparameter werden aktiv. Beispiel: Einstellungsfenster für die MSV3-Daten 9

11 Online- Dienstanbieter Niederlassung Benutzerkennung Passwort Übertragen Melodie Online-Anfrage aktiv Online-Anfrage Prio Verbindungstest Öffnen Sie über das Auswahlfeld im Feld Online- Dienstanbieter das Suchfenster mit Ihren zugeordneten Anbietern. Suchen Sie im Suchfeld nach dem umzustellenden Dienstanbieter und übernehmen Sie diesen mit Enter. Tragen Sie die zugehörigen Login-Daten, die Sie vom jeweiligen Anbieter erhalten haben, im Feld Benutzerkennung / Passwort und ggf. eine Niederlassung ein. Checkbox aktiviert: Beim Speichern erhalten alle Lieferanten mit derselben IDF die Zugangsdaten dieses Lieferanten und werden automatisch auf das neue Sendeprotokoll MSV3 umgestellt. Checkbox aktiviert: Es wird 5 Minuten vor der eigentlichen Bestellzeit eine Melodie eingespielt. Diese wird zur eigentlichen Bestellzeit nochmals wiederholt. Das Einspielen dieser Melodie weist Sie auf MSV3- Aufträge hin, die noch nicht zum Senden bereitgestellt wurden. Checkbox aktiviert: Dieser Anbieter ist für die Online- Anfrage aktiv geschaltet und in der Priorität eingegliedert. Sie können einen Lieferanten mit denselben Zugangsdaten nur einmal für die Online-Anfrage aktiv schalten. Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie diesen Anbieter für die Online-Anfrage aktiv schalten möchten. Die Großhandelsreihenfolge bei Online- Anfrage/Bestellung kann wie gewohnt in den Kassenparametern über Strg+F7 Online-Anfrage geändert werden. Sind alle erforderlichen Daten eingetragen, müssen Sie einen Verbindungstest starten. Ein Beenden der Sendeparametereinstellungen per F12 - OK ist nicht möglich, solange kein erfolgreicher Verbindungstest durchgeführt wurde. 10

12 Serielles Senden, MSV2 Zuletzt gesendet am Sendetelefonnummer Standard- Auftragsart Normal Sonder Stapel Vorrat 10-er SBL-A. Zeit-A. Dispo Überweis Strecken Direkt Rücklauf Verbund Anzeige Nachrufzeit Sendetelefonnummer zum Bestellen beim Lieferanten. Wenn Sie Aufträge an den Lieferanten elektronisch übermitteln möchten, ist diese Angabe verpflichtend. Zeigt das Datum und die Uhrzeit Ihres letzten (Bestell-) Anrufs (gilt auch für MSV3-Sendeprotokoll). Wählen Sie die gewünschte Auftragsart. Die möglichen Auftragsarten sind im Programm Variablenpflege festgelegt und werden ggf. beim Erstellen eines Bestellauftrags berücksichtigt. Die Bedeutung des Eintrags ist abhängig vom verwendeten Sendeprotokoll: MSV2-Sendeprotokoll: Zeitangabe in Minuten, wie lange nach der regulären Bestellzeit Artikel nachgesendet werden können um trotzdem noch in der Lieferung zu landen MSV3-Sendeprotokoll: Wird zur Ermittlung der Bestellendezeit herangezogen (Bestellzeit + Nachrufzeit = Bestellendezeit) Zur Ermittlung der Hauptbestellzeit (Bestellendezeit abzüglich Nachrufzeit = Bestellzeit) 11

13 Belegung der Funktionstasten F1 Speichern speichert Ihre Änderungen am aktiven Datensatz. Der Button wird erst aktiv, wenn eine Änderung vorgenommen wurde. F5 - Daten übernehmen öffnet ein Suchfenster für den Lieferanten, dessen Daten Sie übernehmen möchten. Beispiel: Lieferantenauswahl Geben Sie den Namen des Lieferanten in das Suchfeld Eingabe ein. Starten Sie die Suche mit Enter. Wählen Sie aus der Trefferliste einen Lieferanten mit F12 OK oder Enter aus. Es öffnet sich folgendes Kopierfenster: Beispiel: Lieferant kopieren 12

14 Die grau unterlegten Zeile unter Lieferant kopieren von: zeigt den Lieferanten, dessen Daten Sie kopieren möchten. Der Lieferant in Zeile kopieren auf: wird mit den Daten des oberen Lieferanten überschrieben. Über die beiden Checkboxen Stammdaten / Touren und die Dropdown-Liste Vereinbarungen bestimmen Sie, welche Daten Sie übernehmen möchten. Checkbox Stammdaten aktiviert: Kopiert alle Stammdaten, außer dem Eintrag im Feld Name. Checkbox Touren aktiviert: Kopiert alle Terminvereinbarungen im Navigationseintrag Touren. Dropdown-Liste Vereinbarungen: o Nein: o Keine Vereinbarung des Lieferanten wird übernommen. Alle: Alle Vereinbarungen in allen Auftragsarten des Lieferanten werden übernommen. Vorhandene Vereinbarungen werden überschrieben. o Teilweise: Der Eingabebereich für die jeweiligen Auftragsarten wird aktiv. Sind unterschiedliche Vereinbarungen in den jeweiligen Auftragsarten eingetragen, wird für jede Auftragsart eine eigene Zeile angezeigt. Sie können für jede Auftragsart entscheiden, ob Sie alle oder nur Teile der Vereinbarungen dieser Auftragsart übernehmen möchten. Die Funktion der Checkboxen ist wie folgt: Alle Teile Alle Vereinbarungen dieser Auftragsart werden übernommen. Die anderen Checkboxen Rezept, Sichtwahl und Freiwahl dieser Zeile bleiben inaktiv. Soll nur ein Teil der Vereinbarungen dieser Auftragsart übernommen werden, ist zuerst die Checkbox Teile zu markieren. Die Checkboxen Rezept, Sichtwahl und Freiwahl dieser Zeile werden aktiv und Sie können die gewünschten Teilvereinbarungen auswählen. F12 OK schließt das Fenster und kopiert die gewählten Daten in den Ausgangslieferanten. 13

15 Sind bereits Daten eingetragen, werden Sie gefragt, ob Sie diese Daten überschreiben möchten. Beispiele: Überschreiben vorhandener Daten Wurden von einem Lieferanten Vereinbarungen übernommen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis im Reiter Vereinbarungen des neuen Lieferanten. Die Checkbox Daten vorhanden ist ausgegraut - die übernommenen Vereinbarungen können nicht mehr geändert werden. 14

16 Touren Im Navigationseintrag Touren legen Sie die Bestell- und Lieferzeiten eines Lieferanten fest. Beispiel: Touren Stellen Sie den Fokus auf das Eingabefeld Bestellzeit und tragen Sie die Bestellzeit im Format SS:Min (Stunde:Minute) ein. Die Bestellzeiten haben direkte Auswirkung auf die Warenkorb-Funktion der Warenlogistik. Für jede hier eingetragene Bestellzeit wird dort automatisch ein Warenkorb für diesen Lieferanten generiert. Wechseln Sie mit der Tabulatortaste oder Maus auf das Eingabefeld Lieferzeit. Tragen Sie dort, wenn gewünscht und bekannt, eine Lieferzeit im Format SS:Min ein. Markieren Sie die Checkboxen der Wochentage, an denen die Bestellung verfügbar sein soll. Speichern Sie Ihre Termine mit diesem Lieferanten mit F1 Speichern. 15

17 Vereinbarungen Unter Vereinbarungen tragen Sie Ihre getroffenen Vereinbarungen mit diesem Lieferanten ein. Sie können Vereinbarungen für alle Auftragsarten gemeinsam (Auftragsart: Alle) oder für jede Auftragsart einzeln eintragen. Die möglichen Auftragsarten sind im Programm Variablenpflege hinterlegt. Beispiel: Vereinbarungen Wählen Sie unter Auftragsart Alle oder eine andere Auftragsart aus der Dropdown-Liste und markieren die Checkbox Daten vorhanden. Die Eingabefelder werden aktiv und können beschrieben werden. Die Vereinbarungen sind in die Bereiche Allgemein, Rezept, Sichtwahl und Freiwahl aufgeteilt. Ergänzen Sie Ihre Einträge in diesen Reitern. Gelten für unterschiedliche Auftragsarten verschiedene Vereinbarungen tragen Sie diese je Auftragsart in den jeweiligen Reitern ein. Speichern Sie jedes geänderte Eingabefenster mit F1 Speichern. 16

18 Reiter Allgemein Mindesteinkaufssumme Mindestpackungsanzahl pro Monat Mindestauftragshöhe Mindestpackungsanzahl je Auftrag berücksichtigen für Fehleinkauf Ja Nein berücksichtigen für Lieferantenoptimierung ja nein Skonto Tourpauschale BTM-Pauschale Angebotsliste Einkaufssumme zum Lieferanten die mindestens pro Monat erreicht werden soll. Diese Summe wird für die Fehleinkaufsermittlung herangezogen. Packungsanzahl von diesem Lieferanten die mindesten pro Monat erreicht werden soll Mindestauftragshöhe, die mindestens je Auftrag in dieser Auftragsart erreicht werden soll. Packungsanzahl, die mindestens je Auftrag in dieser Auftragsart erreicht werden soll Einstellung Ja berücksichtigt diese Auftragsart von diesem Lieferanten für die Fehleinkaufssummenermittlung. Einstellung Ja berücksichtigt diese Auftragsart von diesem Lieferanten für die Lieferantenoptimierung. Skontowert in % wird ggf. beim Buchen des Wareneingangs berücksichtigt Pauschale die je Tour berechnet wird Pauschale die je BTM-Beleg berechnet wird Anzeige des zugeordneten Angebotes (GH-Zuordnung: Lieferant-Angebotsliste) Einkaufskalkulation Das Auswahlfeld Einkaufskalkulation öffnet ein Suchfenster, dort werden die von Ihnen angelegten Kalkulationsmodelle angezeigt, die Sie dann zur Ermittlung der Preise heranziehen können. Dies ist nur möglich, wenn die Kalkulationsmodelle mit dem Programm XT-Preise und Kalkulation erstellt wurden. Mit den alten Kalkulations-Modellen ist dies nicht möglich. 17

19 Bonus/Malus Bonus- /Malusberechnung Nein Malus vor Rabatt Malus nach Rabatt Bonus/Malus vor Rabatt Bonus/Malus nach Rabatt Handelsspanne Retourenvorgaben Retournieren möglich mit folgenden Bedingungen Retourenpauschale Retourenquote Rückgabe ohne Abzug Hochpreis berücksichtigen Bonus-/Malusberechnung wird bei der Berechnung des eff. EK berücksichtigt. Wählen Sie über die Dropdown-Liste nach welcher Regelung eine Bonus-/Malusberechnung erfolgen soll. Prozentwert für die Ermittlung eines Bonus-/Malus-Wertes, Begrenzung auf einen max. Wert, freie Eingabe möglich, ansonsten 15,57%; bis max. 684,76 Wenn Sie die Bedingungen für eine Retoure festlegen/ändern möchten markieren Sie diese Checkbox. Die zugehörigen Eingabefelder werden aktiv. Pauschale, die je Retourenauftrag berechnet wird Retourenquote pro Monat die nicht überschritten werden sollte (dient nur zur Information!) Zeitraum in dem eine Retournierung ohne Abzug möglich ist (dient nur zur Information!) Wählen Sie Ja wenn Hochpreisartikel zur Ermittlung der Retourenquote berücksichtigt werden sollen. 18

20 Reiter Rezept, Sichtwahl und Freiwahl Die Eingabefelder für Rezept, Sichtwahl und Freiwahl sind identisch. Die Bedeutung der Felder ist wie folgt: Basis-EK ABDA-EK HAP (Herstellerabgabepreis) rabattf. EK Angebotsartikel Angebotsrabatt Grundrabatt Max-Rabatt Beide Rabatte Untermengen Preis von dem ausgehend die Konditionen errechnet werden; Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gewünschten EK = Anbieterpreis Apothekeneinkaufspreis abzüglich Festzuschlag von 70 Cent Wählen Sie aus der Dropdown-Auswahl, welcher Rabatt für Angebotsartikel verwendet wird. Rabatt auf GH-Angebotsliste Grundrabatt ist der im Eingabefeld Grundrabatt eingetragene Wert (siehe Bereich Grundrabatt unten). Max-Rabatt ist der beste Rabatt für den Artikel. Das bedeutet wenn Angebot größer Grundrabatt Angebot; wenn Grundrabatt größer Angebot Grundrabatt Angebot + Grundrabatt Wählen Sie aus der Dropdown-Auswahl, welcher Rabatt für Untermengen verwendet wird. 19

21 Rabattausschluss/ Skontoausschluss Die Auswahlfelder öffnen ein Fenster Ausschlüsse mit den Reitern Allgemein, Artikel, Warengruppen und Anbieter um einen Rabatt bzw. ein Skonto auszuschliessen. Reiter Allgemein Checkbox-Liste mit Artikelkategorien; Markieren Sie die Checkboxen der Artikel, die von einem Rabatt/Skonto ausgeschlossen sind. Mit F4 Löschen können Sie Ihre gesetzten Häkchen entfernen. Reiter Artikel Das Auswahlfeld öffnet das Fenster Artikelauswahl um einzelne Artikel von einem Rabatt/Skonto auszuschliessen. Suchen und übernehmen Sie diesen Artikel mit F12 OK. 20

22 Reiter Warengruppen Das Auswahlfeld öffnet das Fenster Warengruppen- Auswahl um ganze Warengruppen von einem Rabatt/Skonto auszuschließen. Öffnen Sie im Warengruppenbaum die Warengruppe, die ausgeschlossen werden soll, und übernehmen Sie die Gruppe mit F12 OK. Reiter Anbieter Das Auswahlfeld öffnet das Fenster Anbieterauswahl um einzelne Anbieter von einem Rabatt auszuschliessen. Suchen Sie diese Anbieter und übernehmen Sie diese mit F12 OK. 21

23 Wurden einzelne Kategorien der Reiter Allgemein, Artikel, Warengruppen oder Anbieter vom Rabatt ausgeschlossen, trägt das Programm im Feld Rabattausschluss bzw. Skontoausschluss vorhanden ein. Grundrabatt Staffelrabatt Markieren Sie die Checkbox Grundrabatt, wenn der Lieferant einen Grundrabatt für Ihre Apotheke, unabhängig von Stückzahl o. ä. gewährt und füllen Sie die Felder Grundrabatt bzw. Hochpreisrabatt (Rabatt auf Hochpreisartikel) entsprechend aus. Gewährt der Hersteller einen Staffelrabatt, markieren Sie die Checkbox Staffelrabatt. Der Rabatt kann sich auf den EK oder den Zeilenwert beziehen. Wählen Sie die entsprechende Dropdown-Option und tragen Sie den Staffelrabatt in der Tabelle ein. Belegung der Funktionstaste F7 Vereinbar.-zuordn. öffnet folgendes Fenster: Nach Eingabe eines Sternchen* werden Ihnen alle Lieferanten mit Konditionen (Vereinbarungen) angezeigt. F12 OK übernimmt die Konditionen des gewählten Lieferanten. 22

24 Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis im Navigationseintrag Vereinbarungen von welchem Lieferanten die Konditionen übernommen wurden. Die Checkbox Daten vorhanden ist ausgegraut - die übernommenen Vereinbarungen können nicht mehr geändert werden.! wird bei dem Lieferanten von dem die Konditionen übernommen wurde eine Änderung durchgeführt, dann wirkt sich das auch auf den Lieferanten aus, auf den die Vereinbarung zugeordnet wurde. Strg + F7 Vereinbarungen lösen Es erscheint folgende Abfrage: Ja mit kopieren: zugeordnete Vereinbarung ist weiterhin vorhanden, die Checkbox Daten vorhanden ist nicht mehr ausgegraut, Hinweis von welchem Lieferanten die Vereinbarung übernommen wurde erscheint nicht mehr, es ist alles editierbar Ja ohne kopieren: die zugeordnete Vereinbarung ist nicht mehr vorhanden, daher auch kein Hinweis mehr Abbruch: bricht die Auswahl ab 23

25 Einkaufswerte Unter Einkaufswerte können Sie Ihre aktuellen Einkaufswerte (linke Seite) mit den Werten aus früheren Jahren (rechte Seite) monatsgenau vergleichen. Wählen Sie dazu das Vergleichsjahr aus der Dropdown-Liste. Sie können Vergleichsdaten der letzten vier Jahre abrufen. Das Feld Retoure (bereits retourniert, noch nicht vergütet) zeigt den Wert noch nicht gutgeschriebener Retouren dieses Lieferanten, falls vorhanden. Beispiel: Einkaufswerte Belegung der Funktionstaste F9 Drucken öffnet das Fenster der Druckerauswahl. Sollte der Haken bei Vorschau anzeigen gesetzt sein, wird Ihnen nach Betätigen von F12 Drucken die Druckvorschau angezeigt. 24

26 Statistiken Der Navigationseintrag Statistiken zeigt auf der linken Bildschirmseite die Sende- und Buchungsstatistik des ausgewählten Lieferanten im aktuellen Monat. Diese aktuellen Statistikdaten können Sie mit den Statistikdaten eines gewählten Vormonats der rechten Bildschirmseite vergleichen. Wählen Sie den Vergleichsmonat aus der Dropdown-Liste gewählter Vormonat. Diese Statistikdaten sind ein Jahr zurück verfolgbar. Beispiel: Vergleich monatlicher Statistikdaten Sendestatistik Anzahl Aufträge Anzahl defekte Zeilen/Packungen Defekte Bestellsumme Netto Anzahl der gesendeten Aufträge des gewählten Lieferanten Anzahl defekter Zeilen/Packungen Summe der defekten Zeilen/Packungen, wie sie vom Lieferanten jeweils in den Großhandelsrückmeldungen beim Senden gemeldet werden. Einkaufssumme der vom Großhandel in der Rückmeldung defekt gemeldeten Artikel. Wird beim Senden jeweils um die Bestellsumme erhöht. 25

27 Buchungsstatistik Anzahl Zeilen/Packungen Einkaufssumme Durchschnittlicher Zeilenwert Wert Hochpreis/Packung Wert Rx/Packungen davon BtM/Packungen Wert FW/Packungen Wert SW/Packungen Retouren Soll Retouren Ist Wird beim Buchen eines Wareneingangs jeweils erhöht. Wird beim Buchen um den jeweiligen Buchungswert erhöht. Der durchschnittliche Zeilenwert, bezogen auf die Eingangssumme Netto. Zeigt den Wert der gebuchten Hochpreis Artikel an (Wert aus RX Kondition berücksichtigen) Ø-Wert (Hochpreis): Zeigt den durchschnittlichen Einkaufswert/je Hochpreis Packung (Gesamt EK Hochpreis/Gesamt Packungen Hochpreis) im betrachteten Zeitraum Wert und Anzahl gebuchter Artikel mit Abgabebestimmung RX (rezeptpflichtig= ja) RX-Ø-Wert: durchschnittlicher EK je Packung RX (rezeptpflichtig=ja) Wert davon BtM: Wert und Anzahl gebuchter BtM (rezeptpflichtig = ja, BtM = ja) davon BTM-Ø-Wert: durchschnittlicher EK je Packung Packungen BtM (rezeptpflichtig=ja, BtM=ja) Wert und Anzahl gebuchter Artikel mit Abgabebestimmung FW (rezeptpflichtig = nein, apothekenpflichtig = nein) FW-Ø-Wert: durchschnittlicher EK je Packung mit Abgabebestimmung FW (rezeptpflichtig=nein, apothekenpflichtig=nein) Wert und Anzahl gebuchter Artikel mit Abgabebestimmung SW (rezeptpflichtig = nein, apothekenpflichtig = ja) SW-Ø-Wert: durchschnittlicher EK je Packung mit Abgabebestimmung SW (rezeptpflichtig=nein, apothekenpflichtig=ja) Wird nach dem Buchen einer Retoure um den jeweiligen Retourenwert (EK) erhöht. Entspricht dem Gesamtgutschriftwert, also dem tatsächlich gebuchten Wert der Retoure Ret. Ist/Soll Ret Soll bzw. Ret.Ist/EKSumme Quotient Retouren Ist / Retouren Soll in Prozent Entspricht der Retourenquote Quotient aus Retouren Soll / Einkaufssumme Netto bzw. Retouren Ist / Einkaufssumme Netto, jeweils in Prozent 26

28 Monatsergebnis Das Monatsergebnis eines Lieferanten für einen ausgewählten Monat sehen Sie unter Monatsergebnis. Sie können die Monatsergebnisse als Summe über alle Auftragsarten oder je Auftragsart vergleichen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Reiter Gesamt, Normal, Sonder, Stapel, Vorrat, 10-er, SBL-A, Zeit-A, Dispo, Überweis oder Strecken und den gewünschten Monat im Dropdown-Menü. Nach dem Öffnen des Fensters ist immer der aktuelle Monat und der Reiter Gesamt voreingestellt. Der Vergleichsmonat ist nur im Reiter Gesamt für alle Auftragsarten einstellbar. Beispiel: Monatsergebnis 27

29 Einkaufssumme Angebotsrabatt Einkaufssumme (Summe der ABDA-EKs) des Lieferanten im gewählten Monat abzüglich gewährtem Angebotsrabatt (Angebote Großhandel) = Buchungs-EK resultierender Buchungs-EK - Retouren abzüglich gebuchter Retouren (Retouren IST) - Grundrabatt abzüglich einem Grundrabatt dieses Lieferanten Handelsspannenausgleich Handelsspannenausgleich = Einkauf ohne Rabatt resultierende Summe ohne Rabatt - Skonto abzüglich Skonto = Netto Netto Einkauf resultierender Netto Netto Betrag + Tourenpauschale zuzüglich vereinbarter Tourenpauschale + BtM-Pauschale zuzüglich BtM-Pauschale (Gesamtwert für den Monat, wird für jeden Auftrag der ein BtM enthält berechnet) + Retourenpauschale zuzüglich Retourenpauschale (Gesamtwert aller Retourenpauschalen, Retourenpauschale wird, wenn eingetragen, für jede gebuchte Retoure berechnet) = Summe Monatsabrechnung Gesamtsumme Anzahl Zeilen / Packungen rabattberechtigt Rabattausschluss Handelsspanne Summe Einkauf Summe Herstellerpreis skontoberechtigt Skontoausschluss bisher erreichter Mindest-EK effektiver Rabatt Wert RX (ohne Hochpreis) Anzahl gelieferter Zeilen / Packungen rabattberechtigter Betrag Betrag eines Rabattausschlusses erzielte Handelsspanne in Prozent Gesamtsumme Einkauf bei diesem Lieferanten Summe Herstellerpreis davon skontoberechtigt Betrag der vom Skonto ausgeschlossen wird Prozentwert des bisher erreichten Einkaufssumme im Vergleich zur Mindesteinkaufssumme effektiver Rabatt im Vergleich zur Einkaufssumme Summe der ABDA-EKs der RX-Artikel im Vergleichsmonat Wert ohne Hochpreisartikel im Vergleichsmonat 28

30 Buchungen Der Navigationseintrag Buchungen verzweigt in das Archiv des Programms Warenlogistik. Es öffnet sich die Suchmaske Erweiterte Suche. Ihre Suche erstreckt sich damit auf das komplette Großhändler Archiv mit gebuchten und nicht gebuchten Lieferungen. Die Checkbox Suchen in Wareneingängen ist markiert, das Feld Mandant mit Ihrer Apotheke vorbelegt und der aktuelle Lieferant ist im Feld Lieferantenname eingetragen. Beispiel: Erweiterte Suche im Archiv der Warenlogistik Ergänzen/ändern Sie die Suchkriterien und bestätigen Sie Ihren Suchauftrag mit F12 OK. Es werden Ihnen alle gebuchten Wareneingänge dieses Lieferanten in dem jeweiligen Zeitraum angezeigt. Sie können die Suchkriterien beliebig verändern. Mit ESC schließen Sie die Erweiterte Suche, nach erneutem ESC kehren Sie in das Programm Lieferantenpflege zurück. Weitere Informationen zum Programm Warenlogistik finden Sie im Handbuch XT-Warenlogistik. 29

31 Listen und Analysen Der Navigationseintrag Listen und Analysen verzweigt in das Programm XT- Listen und Analysen in die Einkaufsauswertung. Sie können hier individuelle Einkaufsauswertungen mit selbst gewählten Kriterien durchführen. Sie erhalten eine Trefferliste der Lieferanten, die Ihre selbst gewählten Kriterien erfüllen. Beispiel: Einkaufsauswertung Haben Sie dort bereits Auswertungen erstellt, werden Ihnen diese angezeigt. Über das Suchfeld Name der Auswertung können Sie nach bereits erstellten Einkaufsauswertungen suchen. Tragen Sie für unbekannte Namensteile ein * (Sternchen) ein. 30

32 Mit F5 Filter können Sie die Auswertungen im Fensterbereich Einkaufsauswertung auf ausgewählte Kriterien einschränken. Beispiel: Filtern angezeigter Auswertungen Über F8 Kriterium bearbeiten ändern Sie zugeordnete Kriterien einer Auswertung, mit F7 Kriterium hinzufügen fügen Sie neue Kriterien hinzu und mit F9 Kriterium löschen entfernen sie Kriterien aus einer Auswertung. Möchten Sie eine neue Auswertung anlegen wählen Sie F3 Neu und vergeben einen Namen im aktiven Textfeld. Addieren Sie die gewünschten Kriterien mit F7 Kriterium hinzufügen. Über F11 Auswertung kopieren kann sehr einfach eine vorhandene Auswertung samt deren Kriterien kopiert werden. Ändern Sie die Kriterien der Kopie wie gewünscht und vergeben der neuen Auswertung einen geeigneten Namen. Speichern Sie neue oder geänderte Auswertungen mit F1 Speichern. 31

33 Über F6 Info können Sie eigene Notizen zu einer Auswertung hinzufügen. Auswertungen mit eigenen Anmerkungen sind in der Liste der Auswertungen mit einem -Symbol gekennzeichnet. Mit den Checkboxen der Spalte Und legen Sie fest, dass alle angekreuzten Kriterien zusammen zutreffen müssen (Kriterium 1 und Kriterium 2). Andernfalls reicht ein Kriterium aus (Kriterium 1 oder Kriterium 2). In Spalte le.durchf. sehen Sie das Datum der letzten Durchführung. Beispiel: Reiter: Listen und Analysen, Auswertungen kombinieren Die resultierende Trefferliste enthält die Lieferanten, die die Kriterien aller kombinierten Auswertungen erfüllen. Starten Sie die Auswertung mit F12 Trefferliste. 32

34 Haben Sie bei der Vergabe der Kriterien ein Kriterium nicht vergeben, sondern Frage in der Dropdown-Liste ausgewählt (z.b. beim Lieferdatum), werden Sie jetzt bei der Anwendung der Auswertung aufgefordert, diese(n) Parameter zu ergänzen. Tragen Sie den/die fehlenden Parameter nach und bestätigen Sie Ihre Ergänzungen mit F12 OK. Die Auswertung wird gestartet und die Lieferanten, die Ihren Kriterien entsprechen in einer Trefferliste aufgelistet. Erfüllt kein Lieferant Ihre eingetragenen Kriterien erhalten Sie folgende Meldung: Korrigieren Sie Ihre Kriterien entsprechend. 33

35 Über F10 Auto können Sie Auswertungen automatisch starten, und falls Sie regelmäßige Auswertungen wünschen, einen Zeitplan erstellen. Beispiel: Reiter: Listen und Analysen, Auswertungen kombinieren Über das Eingabefeld Zeit und die Auswahlfelder Wochentag, Tag des Monats und Monat legen Sie fest, wann die automatische Auswertung gestartet werden soll. Möchten Sie die Auswertungen ausdrucken, oder möchten Sie die Auswertung nur einmalig starten, markieren Sie die entsprechenden Checkboxen. Sie haben auch die Möglichkeit, sich das Ergebnis der Auswertung per zuschicken zu lassen. Dazu muss die gewünschte -Adresse von einem Techniker in der XT-Software eingetragen werden (kostenpflichtig). Wenden Sie sich bitte dazu an Ihre zuständige PHARMATECHNIK-Geschäftsstelle. Beim ersten Start einer automatischen Auswertung erhalten Sie den Hinweis, dass eine Auswertung nur dann erfolgen kann, wenn sie vorher einmal manuell durchgeführt wurde. Sie müssen vor einer automatischen Auswertungsserie die darzustellenden Spalten auswählen. Sie beenden eine automatische Auswertung, indem sie die Auswertung mit F10 Auto erneut öffnen und den Zeitplan entsprechend deaktivieren oder die Auswertung komplett löschen (F4 Löschen). Weitere Informationen zum Programm Listen und Analysen finden Sie im Handbuch XT Listen und Analysen. Sie finden das Handbuch im Briefkasten, unter Handbuch. 34

36 GH-Zuordnung Der Navigationseintrag GH-Zuordnung verzweigt in das Programm XT- Großhandelsangebote. Sie können hier Angebotslisten mit einem Großhändler/Lieferanten verknüpfen. Sie können nur die Angebote nutzten, denen ein Lieferant zugeordnet ist. Beispiel: Lieferantenpflege: GH-Zuordnung Weitere Informationen zum Programm XT-Großhandelsangebote finden Sie in der Beschreibung Großhandelsangebote. Sie finden die Beschreibung im Briefkasten. 35