IT-Systeme als kritischer Erfolgsfaktor für das unternehmensweite Projektmanagement. Heiko Schüßler Carmeq GmbH, Berlin

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1 IT-Systeme als kritischer Erfolgsfaktor für das unternehmensweite Projektmanagement Heiko Schüßler Carmeq GmbH, Berlin

2 Inhalt Merkmale des softwarebasierten Projektmanagements Erfahrungsbericht Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 2 Carmeq Leistungsspektrum bei der Einführung von softwarebasiertem Projektmanagement

3 Kennzahlen des IT-gestützten Projektmanagement Prozentsatz der Unternehmen, die davon ausgehen, dass der Einsatz von Projektmanagement-Software in den nächsten Jahren zunehmen wird 1 : 56% Geschätzte Anzahl der auf dem Markt befindlichen Projektmanagement- Softwaresysteme Prozentsatz der Unternehmen, die spezifische Softwareprodukte zur Unterstützung des Portfolio- und Programmmanagements nutzen 1 : 20% Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 3 Von Gartner im Jahr 2006 bewerte Portfoliomanagement-Systeme 3 24 davon nur die Systeme, welche mit hoher Ability to Execute eingestuft wurden Meyer Mey M. (2005), Stand und Trend von Softwareunterstützung für Projektmanagement-Aufgaben, IPMI, Bremen 2 Ahlemann Frederik (2005), Projekt Management Software ist mehr als nur Netzplantechnik, Computerwoche, IDG, Ausgabe 26/ Light Matt, Stang Daniel B. (2006), Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management Applications, Gartner, Inc.

4 Aspekte des Projektmanagements in projektorientierten Unternehmen Projektmanagement im Kontext der Unternehmensorganisation Kernaspekte des Projektmanagements Mensch & Organisation Strategie Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 4 Multiprojektmanagement Programmmanagement Einzel-Projektmanagement Zulieferer Prozesse Systeme & Werkzeuge Operative Anwendung

5 Typen von PM-Software-Systemen Single-Project- Management-Systeme Fokus auf das Planen und Steuern eines Projektes aus Projektleitersicht. Im Schwerpunkt werden folgende Aspekte unterstützt: Projektstrukturierung Terminierung Enterprise-Project-Management Systeme Fokus auf das Planen und Steuern der Projekte aus Unternehmenssicht. Im Schwerpunkt werden folgende Aspekte unterstützt: Projektstrukturierung und Terminplanung Unternehmensweite Ressourcenplanung (inkl. Integration in das Skills-Management) Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 5 Ressourcenplanung (in der Regel bezogen auf das Projekt) Aktivitätenplanung und Rückmeldungen Kollaborative Szenarien Aktivitätenplanung und Rückmeldungen Abbildung von Anhängigkeiten zwischen Projekten Integration in kaufmännische und logistische Unternehmensprozesse Portfoliobewertungen Schnittstellen zu Executive Management Informationssystemen

6 Kritische Erfolgsfaktoren Die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung eines Enterprise-Project- Management Systems sind: Herstellung einer stimmigen Balance zwischen der Abbildung von unternehmensweiten Prozessen (Unternehmenssicht) und der Unterstützung der Abläufe zur Einzelprojektsteuerung (Projektleitersicht) Abgleich der vom Software-System unterstützten und geforderten PM-Prozesse mit dem allgemeinen Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen Top Management Support und Einsatz eines Project Champions Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 6 Auswahl einer inhaltlich passenden und technisch ausgereiften Softwarelösung Fokussierung auf die Förderung der Benutzerfreundlichkeit (Bedienbarkeit, Schulung, Anwendersupport, etc.) Kontinuierlicher Abgleich der operativen Nutzung mit den Sollabläufen und Nutzungsprämissen des Systems. ( Supervisions-Ansatz )

7 Inhalt Merkmale des softwarebasierten Projektmanagements Erfahrungsbericht Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 7 Carmeq Leistungsspektrum bei der Einführung von softwarebasiertem Projektmanagement

8 Projektsteckbrief Projektauftrag: Anwender: Projektziele: Auswahl und Implementierung einer Projektmanagement Software welche die Prozesse Einzelprojektmanagement und Projekt- Portfoliomanagement unterstützt 25 Projektleiter / 85 Projektmitarbeiter Realisierung einer unternehmensweiten, integrierten IT- Umgebung zur Abbildung des primären Geschäftsprozesses im projektorientiertem Dienstleistungs-Unternehmen Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Ressourcenauslastung, frühes Erkennen von Projektabweichungen und Minimierung von Mehrfacheingaben Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 8 Bereitstellung einer integrierten Projektmanagementlösung zur Vermeidung von Informationslücken, inkonsistenter Datenhaltung und multipler Dateneingabe Bereitstellung einer effektiven Unterstützung für Mitarbeiter bei der Durchführung des Projekt- und Kundenauftrags-Abwicklungsprozesses Bildung einer Grundlage für die Erreichung von höheren SPICE Level

9 Funktionaler Umfang Abrechnung Angebote Rechnungen Gutschriften Termine Projekttermine Fakturierungstermine Plan-/ Ist-Termine Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 9 Zeiterfassung Zeiterfassung Freigaben Abgleich Soll/ist SAP Teilweise Schatten Kosten & Erlöse Kostenplanung Erlösplanung Istkosten / Isterlöse Ressourcen Kapazitätsplanung Ressourcenfreigaben

10 Technologie Komponente SAP R/3 Enterprise SAP Projektsystem SAP Controlling SAP Finanzbuchhaltung Bereitstellung der Anwendungsbasis und Laufzeitumgebung Projektstrukturierung Terminplanung Kosten- und Umsatzplanung Fortschrittserfassung Funktionen Integration in die Kostenstellenrechnung Verbuchung von Sachkosten (Reisen, Fremdleistungen, etc.) auf Projekte Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 10 SAP Human Resources SAP Sales und Distribution Bereitstellung Personalressourcen und Zeitdaten Rechnungsstellung Umsatzbuchungen

11 Vorgehensmodell Sammlung des Anwenderfeedbacks Planung der 2. Ausbaustufe 400 einzelne Requirements definiert (über DOORS) 6 Anbieter evaluiert SAP ausgewählt Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 11 Datenmigration Hilfe-Portal für User eingerichtet 25 Abteilungs- und Projektleiter geschult 75 Stundenerfasser geschult 40 Einzelprozessbeschreibungen erstellt und umgesetzt 80 Testfälle erstellt und getestet

12 Beispiele Zielerreichung s pro Jahr Buchungen pro Jahr vor SAP 200 mit SAP Anzahl der gesendeten s zur Genehmigung von Projektstunden pro Jahr. vor SAP Anzahl der vom Controlling manuell erfassten Stundeneinbuchungen pro Jahr. 50 mit SAP Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 12 manuelle Rechnungen vor SAP mit SAP vor SAP mit SAP Anzahl der Datenerfassungen (jeweils eine Anzahl der manuell erstellten Rechnungen pro Jahr. Person) die notwendig sind, bis geleistete Stunden in Rechnung gestellt werden können.

13 Inhalt Merkmale des softwarebasierten Projektmanagements Erfahrungsbericht Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 13 Carmeq Leistungsspektrum bei der Einführung von softwarebasiertem Projektmanagement

14 Leistungsspektrum Unser Leistungsspektrum für die Etablierung praxistauglicher und nachhaltiger softwarebasierte PM-Lösungen: modular aufgebaute Beratungsleistungen: - Anforderungsanalyse - Unterstützung bei der Anbieterauswahl - Implementierungskoordination - Roll-out im Unternehmen Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 14 eine ganzheitliche Betrachtung und schrittweise Umsetzung des Lebenszykluses von softwarebasierten PM-Lösungen. das Verbindungselement zwischen dem Softwarelieferanten und den betriebswirtschaftlichen Anforderungen sowie Projektsteuerungsbedürfnissen des Kunden.

15 Unsere Kompetenzen Praxiserprobtes Vorgehensmodell zur Implementierung von softwarebasiertem Projektmanagement Erfahrung im Umgang mit den genannten kritischen Erfolgsfaktoren SPiCE Wissen und Erfahrung im Entwicklungsumfeld softwarebasierter Systeme Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 15 Praktische Erfahrung bei der Implementierung von PM-Systemen auch aus Anwendersicht Kompetente Mitarbeiter mit mehrjähriger PM- und Softwareentwicklungserfahrung

16 Fragen und Diskussion????? Kontakt Carmeq GmbH, Berlin - 5. Februar Folie 16 Carmeq GmbH Berlin Heiko Schüßler heiko.schuessler@carmeq.com