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1 PSE ACTION ITEM Soft ware Qualität steigern. Zeit und Kosten sparen. Die PSE Action Item Software als Teil der Project System Engineering Software ist Voraussetzung für den optimalen Überblick und Reaktionsfähigkeit in Projekten und Unternehmen. Sie ist ein Schlüsselfaktor für die Entscheidungsfindung, die effiziente Unternehmensführung und für ein erfolgreiches Projektmanagement

2 Seite 2/7 PSE ACTION ITEM Software Kurzbeschreibung Terminverschiebungen, veränderte Verantwortlichkeiten, Outlookeinträge und Notizzettel häufen sich im Verlaufe eines Projektes. Verschiedenste Excel-Tabellen mit offenen oder geschlossenen Pendenzen und den Inputs dazu aktuell zu halten, ist zeitintensiv. Je grösser das Projekt ist, desto höher ist die Gefahr den Überblick zu verlieren. Sobald Sie an verschiedenen Projekten arbeiten, multiplizieren sich diese Faktoren und es ist nicht verwunderlich, dass manches nicht weitergeleitet oder aber gleich doppelt erledigt wird. All dies passiert mit der PSE Action Item Software nicht mehr. Sie standardisiert das Pendenzen-Management. Das erlaubt Ihnen, sich der Analyse und periodischen Überwachung der Pendenzen (Action Items), der Umsetzung der Massnahmen zur Zielerreichung sowie der Kommunikation mit den Stakeholdern zu ihrer Zufriedenstellung zu widmen. Mit der PSE Action Item Software wird jede Pendenz anhand einer Referenznummer identifiziert, kategorisiert und die Verantwortung für ihre Überprüfung und die laufende Überwachung einer Person zugeordnet. Den Status der Pendenzen aufzudatieren, benötigt wenige Klicks, was Zeit spart. Die erfassten Pendenzen sind von allen beteiligten Mitarbeiter einzusehen. Jeder Mitarbeiter kann Pendenzen eintragen und sich selbst oder anderen verantwortlichen und stellvertretenden Mitarbeitenden zuweisen. Die Pendenzen werden mit einer Gewichtung und einem Meilenstein des Projektes versehen. Mit der Funktion Progress erfassen Sie den Status einer ausgewählten Pendenz. Ein Statusbericht der einzelnen Pendenzen und des gesamten Projekts ist jederzeit abrufbar. Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit einen Report der Pendenzenliste entsprechend der gewünschten Kategorisierung und Filtrierung zu erstellen. Dieser Report dient in Teamsitzungen zur Kontrolle des Projektverlaufes. Änderungen in der Pendenzen-Kategorisierung, Meilenstein-Konflikte oder andere Diskrepanzen und Engpässe, werden sofort erkannt und können frühzeitig behoben werden. Dank der zentralen Verwaltung überblicken Sie als Action Item Manager jederzeit alle Pendenzen in Ihrer Unternehmung und den Projekten, erkennen Risiken sofort und können bei Abweichungen frühzeitig eingreifen. Kurzbeschreibung der Funktionen Action Item (Pendenzen) identifizieren, analysieren und bewerten Alle Pendenzen werden von den Mitarbeitenden mit einem standardisierten Pendenzen-Management-Prozess in der zentralen Datenbank erfasst, analysiert, bewertet und priorisiert. Pendenzen Tracking, Monitoring und Review Die Pendenzen werden erfasst und ihr Verlauf wird in regelmässigen Zeitabständen überwacht und neu bewertet. Pendenzen-Portfolio Mit der Kategorisierung der Pendenzen entsteht ein Pendenzen-Portfolio. Dies erlaubt eine bessere Übersicht und lässt Sie die Problemherde frühzeitig entdecken.

3 Seite 3/7 Planung Alle erfassten Pendenzen sowie die benötigten Ressourcen und Kosten zu ihrer Minimierung und zur Umsetzung der Massnahmen müssen in die Kostenplanung des Projektes oder des Unternehmens einfliessen. Stakeholder Management / Kommunikation In jeder Phase des Pendenzen Prozesses muss die Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern zwingend sichergestellt sein. Die Project System Engineering Software erfüllt dies mit dem automatisierten Kommunikationsplan. Statistik Mit der Statistikfunktion legen die Nutzer Statistiken nach ihrer Wahl fest aufgrund der bereits bestehenden Daten in der Datenbank der Project System Engineering Software. Cockpits Die Cockpits beruhen auf übersichtlichen Standard- Reports im A4-Format, die alle relevanten Kennzahlen für dieses Modul enthalten. Trendanalyse Die standardisierten Trendanalysen zeigen den zeitlichen Erfahrungsverlauf der Vergangenheit, die IST-Situation sowie den Trend für die Zukunft. Glossar Das implementierte Glossar sorgt für ein einheitliches Verständnis der Begriffe. Sie haben die Möglichkeit, neue Begriffe zu definieren und mit Ihren Projektmitarbeitern abzustimmen. Damit ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten unter einem Begriff dasselbe verstehen. Dokumentation Die Project System Engineering Software erstellt automatisch die für dieses Software-Modul notwendigen Dokumentationen (Pendenzen Report, Risikotrendanalyse, Trendreport, Statistikreport, Analysereport usw.). Skill Management In der Action Item Software ist die PSE Skill Management Software als Basispaket enthalten. Sie erlaubt den optimalen Einsatz Ihrer Mitarbeiter. Alle weiteren Details zu diesem Paket entnehmen Sie dem Factsheet PSE Skill Management Software. Die PSE Action Item Software als Teil der Project System Engineering Software ist Voraussetzung für den optimalen Überblick und Reaktionsfähigkeit in Projekten und Unternehmen. Sie ist ein Schlüsselfaktor für die Entscheidungsfindung, die effiziente Unternehmensführung und für ein erfolgreiches Projektmanagement.

4 Seite 4/7 Skill Mgmt Stakeholder Mgmt Risk Mgmt AIL Meetings&AIL Einzelprojekt Portfolio Mgmt Projekt Setup Projektantrag erstellen Projektantrag bewilligen und Projektauftrag erstellen MITARBEITER Skill Management Mitarbeiter kategorisiert erfassen und verwalten Curriculum Vitae der Mitarbeiter erfassen und verwalten Skills der Mitarbeiter erfassen und verwalten IPMA-Massstab auf Mitarbeiter- Skills anwenden PMI-Standard auf Mitarbeiter-Skills anwenden Personalentwicklung Ressourcenmanagement Führung Projektführung Projektabwicklung (Methoden&Tools) Planung Projektplanung (Organisation) Projektstrukturplan Terminplanung Kostenplanung Leistungsplanung Kommunikationsplan Sitzungsplan Ressourcenplanung Stakeholder Management Erstellen / Zuweisen und Bewerten von Stakeholdern Stakeholder Tracking Risk Management Erstellen / Zuweisen und Bewerten von Risiken Massnahmen zur Risikominimierung definieren Risk Tracking Action Item List Erstellen und Zuweisung von Action Items Action Item Tracking Koordination / Meeting Progress Meetings inkl. Briefing / Debriefing / MoM Review Meetings inkl. Briefing / Debriefing / MoM Reportings inkl. Briefing / Debriefing / MoM

5 Seite 5/7 Skill Mgmt Stakeholder Mgmt Risk Mgmt AIL Meetings&AIL Einzelprojekt Portfolio Mgmt Controlling / Reporting Standardisiertes Projekt-Reporting Finance & Costs Cockpit Skill Management Cockpit Stakeholder Cockpit Risk Cockpit Action Item Cockpit Meeting Cockpit Finance & Costs Cockpit Project Cockpit Trendanalyse Skill-Management-Trendanalyse Stakeholder-Trendanalyse Riskmanagement-Trendanalyse Action Items-Trendanalyse Meetings-Trendanalyse Meilenstein-Trendanalyse Cost-Trendanalyse Statistik Skill-Analyse Stakeholder-Analyse Risk-Analyse Komplexitätsanalyse Betroffenheitsanalyse Beteiligungsanalyse Management Qualitätsmanagement Dokumentenmanagement Changemanagement Configurationmanagement Vertragsmanagement Engineering Change Proposal / Request Standardisierte Aufnahme von neuen Requirements Change Control Board ECP reviewen und freigeben ECP Tracking Automatische Einbringung der Kosten und Termine im Projekt Glossar Zentrale Erfassung und Verwaltung von Fachbegriffen VerbesserungsManagement Verbesserungsinput Verbesserungsantrag

6 Seite 6/7 Skill Mgmt Stakeholder Mgmt Risk Mgmt AIL Meetings&AIL Einzelprojekt Portfolio Mgmt ProjektporTfoliomanagement Projektkategorisierung Projektportfoliomanagement Portfoliomanagement Controlling Funktionen in PSE Software Projektleiter Teilprojektleiter System Engineer Projektmitarbeiter lenkungsausschuss (Steering Committee) bewilligungsgremium (Decision Committee) Projektmanagement-Office Project Office Human Resources Board of Management Programm Manager Stakeholder Manager Risk Manager Lessons Lernd Manager Glossar Manager Project Controller Customer User Administrator Aufgaben / Verantwortung / Kompetenzen gemäss User Manual Aufgaben / Verantwortung / Kompetenzen anpassbar Dokumentation Modulspezifische Berichte Projektinput Projektantrag Projektauftrag Glossar Projektmanagementplan Projektstatusbericht Projektfortschrittsbericht Controllingkonzept Projekt Cockpit Projektabschlussbericht

7 Seite 7/7 Systemanforderungen SERVER-Betriebssystem Windows Linux Novell client-betriebssystem Windows XP Windows Vista Windows 7 Bildschirmauflösung optimal 1280 x 1024 Harddisk Installation 1 GB Programm abhängig von Datenbankgrösse Arbeitsspeicher minimal 2 GB RAM optimal 4 GB RAM APPLIKATIONEN MS Office 2010 LIZENZIERUNG Anzahl Skill Mgmt Stakeholder Mgmt Risk Mgmt AIL Meetings&AIL Einzelprojekt Portfolio Mgmt DEMOVERSION Einzelplatz Lizenz 1 PAKET 1 Einzelplatz Lizenz 1 PAKET 2 Server Lizenz 1 inkl. Floating Lizenz 3 PAKET 3 Server Lizenz 1 inkl. Floating Lizenz 3 1) 1) unbeschränkte Anzahl zusätzlicher Floating Lizenzen zu Paket 2 & 3 Floating Lizenz 1) Auf Anfrage

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