S/4HANA Enterprise Management - Greenfield-Implementierung bei der BKW AG

Transkript

1 S/4HANA Enterprise Management - Greenfield-Implementierung bei der BKW AG Ein Erfahrungsbericht aus einer der weltweit ersten Einführungen Q_PERIOR

2 Agenda 1. Kurzvorstellung BKW Gruppe 2. Ausgangslage und Projektmotivation 3. Projektorganisation und -vorgehen 4. Besondere Herausforderungen 5. Zusammenfassung der Lessons learned 6. Fragen Seite 2

3 Die BKW Gruppe Die BKW Familie als Netzwerk Eine Unternehmensgruppe mit über 5000 Mitarbeitern Seite 3

4 Die BKW Gruppe Ein wachsendes Unternehmen Akquisitionen 2016: neue Firmen - > 1000 neue Mitarbeitende (Total: >5000 MA) Seite 4

6 Die Energiebranche hat ein Problem vor allem in der Schweiz Kurs CHF/ 1.32 Strompreis 60 /MWh 1.09 CHF/ 20 /MWh Eine Erholung der Strompreise ist nicht in Sicht im Gegenteil. Seite 6

7 Ausgangslage und Projektmotivation Die neue BKW Strategie auf einen Blick Wir entwickeln uns von der klassischen Stromproduzentin zur führenden Anbieterin von Energie- und Infrastrukturdienstleistungen Dienstleistungen ausbauen ca. 2 Milliarden CHF ca. 1 Milliarde CHF Energie stärken Netze entwickeln ca. 1 Milliarde CHF Seite 7

8 Ausgangslage und Projektmotivation Neue strategische Ausrichtung verlangt nach angepasster finanzieller Führung Strategisch Dynamischer Markt Starker Wandel vom bestehenden Kerngeschäft zu neuen Geschäftsfeldern Grosses anorganisches Wachstum Fachlich Veränderte strategische Ausrichtung führt zu massiven Anpassungen in der finanziellen Führung Anforderung an Prozessoptimierungen / Kostenreduktionen steigen Technologisch Grundstrukturen überarbeiten Altlasten bereinigen (Stamm-, Bewegungsdaten) Funktionsumfang erweitern Anforderungen an flexibles Reporting (speziell operatives Reporting) Einsatz mobiler Applikationen auf Basis ERP Seite 8

10 Ausgangslage und Projektmotivation Ein mehrstufiger Entscheidungspfad zur S/4HANA Implementierung Ausgangslage Brownfield vs. Greenfield Etappierungsvarianten der Einführung ERP war 14 Jahre im Einsatz SAP Organisationsstrukturen über die Jahre komplett verbaut Altlasten bei Stamm- & Bewegungsdaten Viele Eigenentwicklungen Entscheid zur ERP-Neuausrichtung: Modernisierung und Verschlankung des Systems Anpassung an veränderte Bedürfnisse Brownfield: Releaseupgrade inkl. Redesign der Org.strukturen und Stammdaten Greenfield: Neuimplementierung des ERP- Systems Entscheid Greenfield: Redesign der Systemstrukturen in neuem System einfacher Hohe Kosten & Risiken bei Brownfield-Migration mit SLO «Alte Zöpfe abschneiden» Variante 1 nur Finanzen Geringer Mehrwert Neues SAP-Finanzsystem für BKW Energie AG und relevante legale Einheiten Komponenten: FI, FI-AA, CO, Treasury, CM / Liq.mgt., Planung, Finanzreporting, Konsolidierung Variante 2 Fundament Entscheid Integriertes ERP-System, inkl. Abbildung bereits bestehender Prozesse und Umsetzung von Quick Wins Komponenten: Variante 1 + Logistik (Beschaffung, EAM, Vertrieb), Projektsystem, Immobilien, HR und Reporting Variante 3 Vollausbau Hohe Risiken Zusätzlich Integration heutiger Non-SAP Unternehmen sowie Umsetzung neuer Prozesse und weiterer Module Seite 10

11 Structure Plant Maintenance HCM Real Estate S/4HANA Implementierung bei BKW Abdeckung der breiten Kernmodul-Kompetenzen durch Q_PERIOR. FINANCE LOGISTIC PURCHASING Team Lead Team Lead Planning / Conso. Reporting Finance Interfaces Ad-On Financial Planning Finance Invoice Workflow (VERA) Order, Distribution Purchase Finan. Consolidation Finance Cash Management / Reporting Banking Interface (HanseOrga) Billing SRM Operational Reporting Asset Management IS-U Interface Management Reporting Controlling Liquidity Management Treasury Q_PERIOR Team: 9 Consultants Seite 11

12 Detailkonzept Baseline Iteration 1 Start Budgetierung Iteration 2 Iteration 3 Go/NoGo Phase 2 Go-Live Phase 1 Pre-Go-Live Planning Preparation S/4HANA Implementierung bei BKW High Level Projektplan Jan - Juli Aug-Sept Nov -Dez Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dez Jan Feb Voranalyse Board Decisions Detailkonzept Realisierung Integrationstest Go Live Etappe 1 Schulung Zentr. Stammdatenerfassung Dez. Stammdatenerfassung Budget / MFP 2017 Detailkonzept Realisierung Realisierung abgeschlossen Integrationstests Schulung Prod.- vorbereitung Go-Live Etappe Go-Live Support Seite 12

13 S/4HANA Implementierung bei BKW Vorgehen im Greenfield Approach Identifikation von S/4HANA Best Practices und Planung von Fit/Gap Workshops Einbezug neuer Möglichkeiten mit S/4HANA durch Neue Funktionen FIORI-Apps Embedded Analytics Identifikation der systemseitigen und organisatorischen Gaps (80% organisatorische Gaps) Heranführung von Design-Entscheiden in Fachausschüssen Realisierung des Blueprints "from scratch" Seite 13

14 S/4HANA Implementierung bei BKW Alte Zöpfe abschneiden führt zu einer deutlichen Vereinfachung der Strukturen Strukturen 1 Buchungskreis pro legale Einheit Reduktion von 20 Buchungskreisen Managementkonsolidierung über Segmente IFRS als Lead-GAAP für alle Gesellschaften Parallele GAAPs je nach Land (OR, HGB, ) 1 Kostenrechnungskreis für alle (vorher 61) 1 DB-Rechnung für alle (buchhalterisches COPA) 1 Kontenplan für alle Stammdaten Einführung zentraler Geschäftspartner Reduktion Profitcenter: von 400 auf 100 Reduktion Kostenstellen: von 300 auf 100 Reduktion Leistungsarten: von 1600 auf 8 Harmonisierung Projektstrukturen Reduktion Ergebnismerkmale (COPA) Funktionen Neues System + Greenfield = Einmalige Gelegenheit zur Bereinigung Seite 14

16 Herausforderungen im Projekt Stammdaten (1/2) Mit SAP S4/HANA ist der zentrale Geschäftspartner obligatorisch zu verwenden Bisher S4/HANA On-Premise 1511 Mitarbeiter Mitarbeiter Mieter Debitor Mieter Debitor Zentraler GP Kreditor Kunde Kreditor Kunde Lieferant Lieferant Redundanz bei Gleichheit der Bezugsperson (Auftraggeber gleich Abnehmer) Abbildung von Beziehungen nicht möglich Zentraler Geschäftspartner (GP) als Zugangspunkt für die Erstellung, Bearbeitung und Anzeige von Stammdaten für Geschäftspartner und Rollen (z.b. Kunden, Lieferanten) Seite 16

17 Herausforderungen im Projekt Stammdaten (2/2) Die Herausforderungen lagen in der Migration, der Stammdatenpflege sowie der Prozessintegration Bereinigung und Migration Modulübergreifende Stammdatenbereinigung Aufwendige Zusammenführung der einzelnen Rollen Grosse Anzahl Dubletten Aufwendige Nachbearbeitung zur Migration Stammdatenpflege Neuer Pflegeprozess und klare Stammdaten-Governance empfehlenswert Erhöhte Gefahr neuer Dubletten bei dezentraler Erfassung Zentrales Gremium zur Überwachung der Stammdatenqualität Prozessintegration Keine Integration alternativer BP-Adressen in die Partnerfindung der Logistikbelege Logischer Konflikt mit anderen Modulen wie RE-FX oder Treasury Seite 17

18 Herausforderungen im Projekt Fiori (1/2) Das neue User Interface spricht die Endanwender an Seite 18

19 Herausforderungen im Projekt Fiori (2/2) Unterschiedliche Reifegrade der Apps führten in Version 1511 zu einer gemischten UI-Nutzung Technologie UI5-Apps mit zusätzlichen Funktionen und deutlichem Mehrwert In manchen Bereichen noch ausbaufähig WebDynpro-Apps für SAP GUI Transaktionen In 1511 mit diversen Bugs und schlechter Usability Qualität / Reifegrad der Standard Fiori Apps sehr verschieden Nutzung Heavy-User noch auf SAP GUI, bessere Performance & weniger Bugs. Aber: Erste Funktionen nur noch in Fiori verfügbar Einige Funktionen auch sehr gut gelöst in Fiori Standardberichte wandern mehr und mehr in Fiori-Apps Daher heute bereits in mehreren Bereichen eine gemischte Nutzung von SAP GUI und Fiori Seite 19

20 Herausforderungen im Projekt - Neue / abweichende Datenmodelle und Funktionen (1/2) Technische Veränderungen, die nicht zu unterschätzen sind Grosse Anzahl an neuen oder abweichenden Funktionen in S/4HANA Reifegrade der einzelnen Module und Funktionen sind jedoch sehr verschieden Seite 20

21 Herausforderungen im Projekt - Neue / abweichende Datenmodelle und Funktionen (2/2) Neue Funktionen nutzen oder Z-Programme anpassen? Eine gute Voranalyse zahlt sich aus. Datenmodelle Zusammenführung von FI und CO Neues Hauptbuch (NewGL) als Voraussetzung Verändertes Datenmodell nun auch in der Logistik Neues Datenmodell erfordert Datenmigrationen Anpassungen notwendig an vielen Schnittstellen, Reports, Formulare und Z-Transaktionen Funktionen Standardprozesse funktionieren weiterhin Prozessoptimierung durch erweiterte Funktionen (MRP, Order Fulfillment) Neue Prozesse und Funktionen in S/4HANA frühzeitig prüfen Je Modul verschiedene Reifegrade und Roadmaps Potential, Analytics per Realtime-Reporting in Prozesse einzubinden BI Architektur/ Datenmodelle überprüfen Seite 21

23 Zusammenfassung der Lessons learned SAP S/4HANA funktioniert und wird im Wandel bleiben. Neugier bringt das Projekt voran. Technische Veränderung nicht unterschätzen Fiori, Datenmodelle, Funktionsumfang Noch über Jahre mit Änderungen in UI, Datenmodellen und Funktionen zu rechnen Neugierig bleiben Bugs: Jede Funktion muss getestet werden. Es ist nicht garantiert, dass diese funktioniert. 3rd Party Add-ons individuell zu prüfen (z.t. keine zuverlässigen Herstellerangaben) Neueinführung eignet sich perfekt zur Altlastenbereinigung und Prozessoptimierung Risiko: Erfahrene Berater sind aktuell kaum vorhanden Seite 23

24 Ihr Ansprechpartner Lokal und International für Sie tätig. Daniel Zipfel Manager Q_PERIOR Hohlstrasse Zürich Schweiz Office: Mobile: Internet: HAMBURG l FRANKFURT l MÜNCHEN l ROSENHEIM l ZÜRICH l BERN l WIEN l LONDON l NEW YORK l TORONTO l SARAJEVO Seite 24