Wilfried Tschuppik Raiffeisen Waren GmbH, Kassel, vertreten durch die Konzerntochter quindata GmbH

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1 SAP Business Planning and Consolidation: Umstellung der Konsolidierung von MS 7.0 auf NW 10.0 inklusive Datenanbindung SAP-ERP an SAP Business Warehouse Wilfried Tschuppik Raiffeisen Waren GmbH, Kassel, vertreten durch die Konzerntochter quindata GmbH

2 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

3 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

4 Raiffeisen Waren GmbH, Kassel

5 Unsere Produkte und Tätigkeitsfelder

6 Zahlen und Fakten Handelsunternehmen Werkstätten Seit über 100 Jahren Zentrale in Kassel 16 Gesellschaften Über 210 Niederlassungen Ca Mitarbeiter Umsatz 2013: > 1,3 Mrd.

7 Quindata GmbH 100%-Tochter der Raiffeisen Waren GmbH Branchenspezifische Lösungen für Anwendungen incl. Fi / Co Hosting der SAP-Systeme Customer-Service für über User

8 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

9 Ausgangslage und Zielsetzungen 2010 wurde BPC MS 7.0 als Software zur Konsolidierung eingeführt Die BPC NW-Version war erst ab der Version 7.5. verfügbar SAP-ERP EP Download Excel Upload BPC 7.0 MS 2012 wurde der Beladungsprozess aus dem ERP-System optimiert SAP-ERP GLT3 Download Programm Upload BPC 7.0 MS NON-SAP Salden Download Excel Upload

10 Zielsetzung => Entscheidung für BPC 2010 Modernes Konsolidierungssystem, SAP-basierend Eigenständiges, flexibles System Datengleichheit SAP-ERP SAP-BPC Anwenderfreundlich => Stammdatenpflege, Mapping in BPC Excel-Oberfläche Eingabe von Fremddaten => Upload / Formular Abbildung Einzelabschluss und Konzernabschluss Reporting => Legal Reporting und Management-Reporting Möglichkeit der Planung inkl. Konzernplanung

11 Zusätzliche Zielsetzung für BPC 10.0 NW Vollständige Integration in SAP-Umfeld (insbesondere Anbindung BW) Durchgängiger Beladungsprozess Nutzen neuer Features Konsolidierungsmonitor Validierungen Zeitabhängige Hierarchien für Konten- und Gesellschaftsstruktur Verbesserung Admin-Ebene Optimierung bestehender Applikation Neuer EPM-Client

12 Zielsetzung BPC 10.0 NW auf BW 7.31 SAP-ERP Dev.System SAP-ERP Testsystem SAP-ERP Livesystem BW EBI Testsystem BW PBI Livesystem BPC 10.0 BPC 10.0 Excel-File NON-SAP Formular- Eingabe

13 Entscheidung für Implementierungspartner Die Evimcon AG unterstützt die RaiWa seit 2010 mit dem Schwerpunkt Konsolidierung Zusätzliche Unterstützung durch die Partnerschaften: Evimcon/Aleacon für SAP-ERP, FI, GLT3, BPC, Praxis der Konsolidierung Evimcon/Infomotion für SAP-BW, Extraktoren, Transporte, BPC-Planung

14 Termine und Durchführung der Migration 2014 Installation BW-EBI BW-PBI Installation BPC 10.0 CIEBI CIPBI Anbindung SAP-ERP (GLT3) Installation EPM-Cl. Installation Evimcon- Template Stammdaten Übernahme aus BPC 7 Test Funktion Nachfahren JA 12/2012 In BPC 10 In CIEBI Incl. Korr. Nachfahren JA 12/2012 In CIEBI Incl. Korr. Evimcon Ferien Prüfung und Abnahme JA 12/2012 Fachabt. Übertrag in CIPBI Load 2013 Import Non-SAP Import Non-SAP SV Prüfung E-JA Fachabt. manuelle Übernahme Journale aus BPC7 E-Abschluss 12/2013 K-Abschluss 12/2013 In BPC 10.0 KW 8 KW 10 KW 12 KW 14 KW 16 KW 18 KW 20 KW 22 KW 24 KW 26 KW 31

15 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

16 Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Herausforderungen Anzahl Belege > 2 Mio./Jahr Einstellungen Intercompanykonten Ursprünglich in jedem Sachkonto möglich Beschränkung auf ca. 50 Debi, Kredi, Sachkonten Einstellungen Bewegungsarten Eigenkapital Finanzanlagen (Sachkonten) Rückstellungen Anlagevermögen (obligat) Neuanlage von Konten Zeitabhängige Kontenstruktur in BPC

17 Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Durchgeführte Tätigkeiten Customizing Aktivierung der Summentabelle GLT3 über ECCS => Ledger 9 Customizing Bewegungsarten für Anla, Fin-Anla, EK, RS Einstellungen Belegarten PG eingebbar / PG übergreifend, Validierungen, Substitution Anlage Gesellschaften und Zuordnung der Buchungskreis Stammdaten Stammdatenpflege Partnergesellschaft A-Segment Debi, Kredi, Sako Datenübernahme Manuelle Übernahme in GLT per TA SECATT Unterjährige Übernahme 2012 per SAP-Std-Programm Manuelle Korrektur über GC41 Prüfung TA GCAC

18 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

19 Migration MS 7.0 zu NW Reine Umstellungstätigkeiten Stammdatenübernahme Export Daten und Import in BPC 10.0 Übernahme Journale Test und Abnahme Alt-Abschluss 2. Neuerungen Formulare neu aus Template Ready to Go Zeitbezogenen Hierarchien Validierungen Konsolidierungsmonitor 3. Zeitaufwand Ca. 20 Tage extern, ca. 35 Tage intern

20 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

21 Datenfluss BPC NW Erfassung direkt in BPC SAP-ERP BW BPC CSV ETL Package

22 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC 10.0 Demo

23 Laufende Tätigkeiten Monatliche Prüfung ERP-Berichte (Bew-Art und PG) Monatliche IC-Abstimmung im ERP Prüfung Anlage neue Konten, Debitoren, Kreditoren Monatliche Pflege der Sets für Validierungen Monatlicher Datenabzuge aus ERP in BW Anlage Konten in BPC Ziel: Monatlicher Upload, neuer IC-Abstimmbericht

24 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

25 Lessons learned Basierend auf den Erfahrungen der Ersteinführung von Klare Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten 2. Ausreichende Ressourcen der Fachabteilung (Berater x 2) 3. Korrekte Stammdatenpflege im ERP System sehr wichtig 4. Qualität der Daten im ERP-System (aus 3.) sehr wichtig 5. Laufende Kontrolle der Datenqualität notwendig 6. Journale sind keine Korrektur für ERP-Fehler

26 Agenda 1. Vorstellung Raiffeisen Waren GmbH/quindata GmbH 2. Ausgangslage und Zielsetzungen 3. Das Projekt im Detail Konsolidierungsvorbereitungen im ERP-System Migration MS 7.0 zu NW 10.0 Praxisbericht: Konzernabschlusserstellung mit BPC Lessons learned 5. Nächste Schritte

27 Nächste Schritte Bilanzplanung Plan-Bilanz, Plan-G&V Autom. Ermittlung von Vorschlagswerte aus VJ Cash-Flow Laufende Tätigkeiten Monatlicher Lauf der Abstimmreports, Analyse Monatlicher Datenabzug von ERP in BW Monatlicher Import in BPC Weitere Datenqualitätsverbesserungen im ERP-System

28 Fragen

29 Ihre Ansprechpartner Wilfried Tschuppik quindata GmbH Tel: Bernd Arnold Evimcon AG Tel:

30 Anhang BPC Berichte/Analysen

31 Validierung Einzelabschluss

32 Bericht Bilanz

33 IC Abstimmung Bilanz

34 Konsolidierung Ergebnisbericht I

35 Konsolidierung Ergebnisbericht II

36 Konsolidierungsüberwachung Unlocked Submitted Approved