"Kunden begeistern durch professionelles Angebotsmanagement

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1 6. APMP-DACH-Konferenz 17. September 2013 "Kunden begeistern durch professionelles Angebotsmanagement Wie tickt der Einkauf? Anforderungen des Einkaufs an seine Dienstleister 17. September 2013 Referent Lothar Kunkel, BME e.v. dach.org

2 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 2

3 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 3

4 Der BME Fakten und Hintergründe Einzel- und Firmenmitglieder Einkaufsvolumen i.h.v. 1,25 Billionen pro Jahr Firmenmitglieder beschäftigen Einkäufer 60 % aus Industrieunternehmen Bundessektionen Logistik öffentliche Auftraggeber Beschaffungskategorien Dienstleister 41 BME-Regionen in Deutschland 400 dezentrale Veranstaltungen pro Jahr 4

5 Der BME Fakten und Hintergründe Leistungsportfolio BME-Awards Innovationspreis für Unternehmen Excellence in esolutions Wissenschafts- und Hochschulpreis Preis für öffentliche Auftraggeber... verliehen von BME und BMWi Benchmark-Services Preisbenchmarks und Marktspiegel KPIs / Topkennzahlen BMEOpenSourcing Anbieterübersicht online E-Business-Standards BMEcat und ecl@ass Initiativen des BME Compliance... mit Code of Conduct und Leitlinien Frauen in Einkauf und Logistik... Netzwerkpflege und Events Young Professionals... Nachwuchsförderung/Karriereplanung Internationalisierung Verknüpfung von Wirtschaft und Politik Meeting-Plattform für Einkäufer und internationale Lieferanten Märkte im Fokus: China, Indien, Österreich, Portugal, Spanien, Türkei etc. Karriere-Portal Jobs, Profile, Gehaltsstudie 5

6 Der BME Fakten und Hintergründe Leistungsportfolio Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Support für öffentliche Auftraggeber; im Auftrag des BMWi Markit/BME-Einkaufsmanager-Index monatlicher Frühindikator (Deutschland) Plattform China Services für Einkäufer; Office Shanghai Service Recht Beratung, Datenbank (Urteile) Wissenschaftscommunity Wissenschaftliches Symposium Buch Supply Management Research Bücher, Studien, Leitfäden BIP Best in Procurement BME-Fachmagazin für Manager in Einkauf und Logistik 68 Seiten 6 Ausgaben pro Jahr Auflage BIP-Brief E-Paper für Mitglieder 6 Ausgaben pro Jahr Fachinfos, Regionsmeldungen 6

7 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 7

8 BME-Fachgruppen Intention hinter dem Fachgruppenkonzept Stärkung der Verbandsmitglieder durch inhaltlichen Austausch und gemeinsamer Weiterentwicklung der Einkaufsprozesse Durchdringung bestimmter Märkte und Themen Schaffung von Standards Branchen- und unternehmensübergreifender Austausch von CPO s, Einkaufsleitern, strategischen Einkäufern und ausgewählten Dienstleistern zu den Themenstellungen Treffen je nach Themendringlichkeit und Marktentwicklungen zwei bis sechsmal im Jahr. Fachgruppenkreise mit 20 bis 40 Unternehmen und durchschnittlich zwischen 15 bis 20 Teilnehmern pro Treffen. Inputgeber für BME-Publikationen, Veranstaltungen und Dienstleistungen der Verbandstöchter Innovationsträger und Marktbeobachter 8

9 Fachgruppenkonzept Trennung der Fachgruppen und Teilnehmer in Sektionen Interaktion und Austausch über die Sektionen hinweg Beschaffung Öffentliche Auftraggeber BME- Sektionen Dienstleister Logistik 9

10 Fachgruppenkonzept Sektion Beschaffung und Dienstleister spiegelbildlich aufgesetzt, um Themengebiete fundiert zu bearbeiten. Aktuelle Fachgruppen der Sektion Beschaffungskategorien: - Global Sourcing - Personal im Einkauf - Projekteinkauf - Value Management - Einkauf von Pharmaverpackungen - Stahleinkauf - Edelstahleinkauf - Einkauf von Seltene Erden - Energieeinkauf - Einkauf von Fuhrparkdienstleistungen - Einkauf von Marketing-dienstleistungen - Einkauf von Reisedienstleistungen - Einkauf bei Finanzdienstleistern - Frauen im Einkauf - Einkauf von FM-Dienstleistungen - IT- und Telekommunikationseinkauf - etc. 10

11 Ergebnisse Aktuelle Publikationen aus den Fachgruppen

12 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 12

13 Wie tickt der Einkauf? I. Einkauf nur durch den Einkauf Maverick Buying konsequent unterbinden II. III. Prozesstransparenz als Basis für effiziente Beschaffungsvorgänge Potenziale auch im Nichtproduktionsmaterial heben Komplexitätsreduktion als Basis IV. Nutzung der Einkaufskompetenz bereits in der Planung von Beschaffungsvorgängen V. Faktenbasierte Vergabeentscheidungen auf Basis von Preis-, Kosten- und Markttransparenz VI. Effektives Lieferantenmanagement erfordert bereinigte Lieferantenbasis VII. Lieferanteninnovationen durch gezielte Anreize einfordern und kanalisieren 13

14 Wie tickt der Einkauf? Preferred Supplier für bestimmte Bereiche, so z.b.: - Produktionsmaterial - Dienstleistung - Nichtproduktionsmaterial - Investitionsgüter Supplier Base Optimization / Supplier Management Availibility Einkaufsfokus Early Involvement Einbindung des Einkaufs Wettbewerb bei Projekten Rahmenvertragsbasierte Abwicklung -> RFQ für Rahmenverträge in regelmäßigen Intervallen esourcing / eprocurement Quality Markttransparenz: - Nachfrage im Unternehmen (Stakeholder) - Lieferanten-Strukturen (global / regional / lokal) - Projekt-Einzelvergaben Benchmarks (Preis- und Prozessbenchmarks) Productivity 14

15 Wie tickt der Einkauf? Vorbereitung seitens des Einkaufs mit dem internen Kunden (Fachbereich) Grundlage eines erfolgreichen Beschaffungsprojektes: klare Projektdefinition Projektstrukturplan Organisationsstruktur (Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten) Phasen und Ablaufplan Gemeinsame Planung des Projektteams: Messbare Ziele vereinbaren Aufgaben definieren Verantwortlichkeiten festlegen Aufwand abschätzen Phasen und Ablaufplan darstellen Risikobetrachtung Kosten /Nutzenabschätzung 15

16 Wie tickt der Einkauf? Vorbereitung seitens des Einkaufs mit dem internen Kunden (Fachbereich) Prozesssicherheit und Ausschreibungsbasis: Einsatz crossfunktionaler Teams Erstellung anbieterneutraler Lastenhefte Vergaberichtlinien Projektcontrolling Definition von Vertragsstandards Markttransparenz: Passende Vertragsform Aufbau eines Lieferantenmanagement Auswahl des Dienstleisterkreises Gemeinsames festlegen der Bewertungskriterien Gewichtung der Kriterien Formale Prüfung der potentiellen Anbieter Bewertung der Dienstleister nach Kriterien 16

17 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 17

18 Kriterien bei der Anbieterauswahl Trennung und Gewichtung nach qualitativen und kaufmännischen Kriterien Qualitative Kriterien Produkt- und Dienstleistungsqualität Referenzen Zertifikate / Code of Conduct Unternehmensgröße Abstimmungsaufwand in der Angebotserstellung Innovationskraft / Nebenangebote Berücksichtigung von Musterverträgen und Kalkulationsblättern Erfahrungswerte / Lieferantenmanagement Detailtreue Angebot / Zusammenhang Anforderungen aus Ausschreibung 18

19 Kriterien bei der Anbieterauswahl Trennung und Gewichtung nach qualitativen und kaufmännischen Kriterien Kaufmännische Kriterien Angebotspreis (Stückpreis, Preis pro Einheit, TCO, Dienstleistungsvergütung, ) Kreditwürdigkeit / Ausfallrisiko Zahlungsmodalitäten / Zahlungsziele Möglicher Umsatzanteil Lieferantenstrategie Rechtsform / Vertragsstandards Wechselkurse / Zölle Kalkulationstransparenz / Open-Book-Kalkulation 19

20 Kriterien bei der Anbieterauswahl Trennung und Gewichtung nach qualitativen und kaufmännischen Kriterien weitere allgemeine Kriterien Zeitpunkte und Termintreue Erreichbarkeit des Lieferanten Definition von Knockout-Kriterien Interaktion mit Fachbereichen Einbindung des Einkaufs Gewichtung der Kriterien im Vorfeld und Auswertung über eine Angebotsmatrix mit Scoringmodell Kriterien können auch über Bonus-Malus-Regelungen monetarisiert werden, um alle Kriterien in die Vergabeentscheidung einzubeziehen 20

21 Kriterien bei der Anbieterauswahl Auswertung der Angebote - Angebotsmatrix 21

22 1 Der BME - Fakten und Hintergründe 2 Vorstellung der Fachgruppen 3 Wie tickt der Einkauf 4 Kriterien bei der Dienstleisterauswahl 5 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen 22

23 Verhandlungsführung praktische Erfahrungen Angebote - vollständig - pünktlich - spezifikationsgerecht - kostenoptimierte Alternativen Vergabeverhandlung - abschlussberechtigte Verhandlungspartner - fundierte Risikobetrachtung - aussagefähige Kennzahlen - realistische Terminzusagen - nachvollziehbare Referenzen 23

24 Ihr Draht zum BME Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME e.v.) Bolongarostraße Frankfurt Telefon: 0049/(0)69/ Mail: Homepage: 24