Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen

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1 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen Workforce Management Systeme im Rahmen einer Standardsoftware als wesentlicher Bestandteil der IT zur Unterstützung der Prozesse im Netzbetrieb 1. Einleitung Die Anforderungen an die Versorgungswirtschaft sind hoch. Parallel dazu wächst der Druck, die Kosten zu reduzieren und eine effiziente Betriebsführung zu gewährleisten. Gleichzeitig nimmt der Druck durch den Wettbewerb zu. In vielen Unternehmen macht man sich daher Gedanken über die verbliebenen Möglichkeiten zur Kostensenkung. Hierbei spielt die optimierte Personalressourcenplanung und die Personaleinsatzeffizienz eine entscheidende Rolle. Besonderes Potential dafür liegt in der Effizienzsteigerung der Prozesse und der IT Unterstützung. Diese Optimierungsmöglichkeiten haben viele Netzbetreiber in den letzten Monaten erkannt und sich mit der Einführung von Workforce Management Systemen beschäftigt. Die Vielfalt der Systeme ist groß. Die Anforderungen an die Systeme sind sich jedoch sehr ähnlich. Zur Unterstützung der Mitgliedsunternehmen des DVGW bei der Auswahl eines Systems wurden die Anforderungen in einer Empfehlung des Arbeitskreis Organisationsfragen der DVGW Landesgruppe NRW zusammengestellt und werden den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Für die Mitgliedsunternehmen des DVGW s ergeben sich mit diesem Schreiben folgende Vorteile: Das Empfehlungsschreiben kann als Leitfaden zur Einführung eines Workforce Management Systems genutzt werden. Es werden gewisse Standards definiert, die sowohl für das EVU als auch für den Softwarehersteller die Einführung eines Systems erleichtern. Die Auswahlkriterien können für ein mögliches Ausschreibungsverfahren genutzt werden. Die Mitgliedsunternehmen können von den Erfahrungen anderer Unternehmen profitieren. usw. Das Empfehlungsschreiben erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Ergänzungs- und Verbesserungswünsche werden gerne entgegengenommen und entsprechend eingearbeitet. Seite 1

2 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 2. Workforce Management (WFM) Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit der Definition des Begriffs WFM sowie mit der aktuellen Situation der Energieversorgungsunternehmen im Zusammenhang mit den Personalund Ressourcenplanungsmöglichkeiten. 2.1 Definition WFM WFM dient zur Unterstützung der planbaren und nicht planbaren Aktivitäten bei Baumaßnahmen, Betrieb, Instandhaltung und Störungsbeseitigung in Versorgungsnetzen und - anlagen zur kostenoptimalen Ressourcensteuerung (Eigenleistung, Fremdleistungen und Material) und Ergebnisdokumentation. 2.2 WFM der Status Quo bei den EVU s Die Art, wie WFM heute in der Versorgungswirtschaft umgesetzt wird, ist durch einen eher geringen Grad an IT-Unterstützung geprägt. Monteure, die im Außendienst tätig sind, werden je nach Anzahl der zu steuernden Mitarbeiter überwiegend auf Magnet-Tafeln oder einfachen Tabellen am PC geplant und vom Arbeitsvorbereiter/Disponenten/Meister manuell optimiert, das heißt um größere und sofort erkennbare Auslastungslücken zu bereinigen. Ein gewöhnlicher Arbeitstag eines Monteurs beginnt in diesem Szenario mit einem Besuch des Mitarbeiters in dem Werk, wo er sich seine für den Tag ausgedruckten Aufträge abholt. Da er sein Einsatzgebiet gut kennt, beginnt er anhand von vorgegebenen Prioritäten und Rahmenzeiten mit der Abarbeitung seiner Aufträge. Die Kommunikation mit dem Betriebsbüro/Leitstelle z.b. beim Eintreffen von Störungsaufträgen läuft über das Mobiltelefon. Rückmeldungen wie Arbeitsund Rüstzeiten sowie Materialverbräuche notiert der Monteur vor Ort auf den Auftragsbögen, und gibt sie nach Dienstschluss im Betriebsbüro/Leitstelle ab. Hier pflegt ein Mitarbeiter die Daten in das Auftragsmanagement-System ein, schließt den Auftrag ab und gibt ihn zur Abrechnung frei. Seite 2

3 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 3. Bestandteile eines WFM Systems Eine wesentliche Randbedingung bei der Einführung eines IT-gestützten WFM Systems ist die Durchgängigkeit der Software. Damit ist eine möglichst schnittstellenfreie Verbindung zu einem kaufmännischen ERP System gemeint. Die damit verbundenen Vorteile sind die schlanke Datenpflege und die systemübergreifende Verfügbarkeit der benötigten kaufmännischen und technischen Daten. Darüber hinaus muss eine zukunftsorientierte Software die Entwicklung eines kommunalen Energieversorgers zu einem Energiedienstleister berücksichtigen und mehrmandantenfähig sein. Dies schließt auch die Möglichkeit der mandantenübergreifenden Fakturierung von Leistungen ein. 3.1 Auftragsmanagement Als Basis für ein WFM System ist zunächst der Auftrag als wesentlicher Bestandteil zu nennen. Der Auftrag dient als Kostensammler. Es werden alle anfallenden Plan- und Istkosten für eine durchzuführende Aktivität gesammelt. Dies können z.b. Eigenleistungen, Fremdleistungen und Material sein. Alle Aufträge werden in einem Auftragsmanagement verwaltet. 3.2 Instandhaltung Ein weiterer Bestandteil eines WFM Systems ist ein Instandhaltungsmodul, in dem alle instandhaltungsrelevanten Objekte mit Ihren Sachmerkmalen (z.b. Baujahr, Dimension, Eingangsdruck, usw.) verwaltet werden können. Die zyklisch, wiederkehrenden Arbeiten an diesen Objekten sind zuordenbar. Sinnvoll ist eine Ablagemöglichkeit von Dokumenten an den jeweiligen Objekten. Zur einfachen Bedienung und guten Übersicht empfiehlt es sich die Objekte in Form einer Baumstruktur abzubilden. Die Objekte sind über eine Schnittstelle mit dem GIS zu verbinden. Hier kann auch eine Unidirektionale Schnittstelle ausreichend sein. Seite 3

4 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 3.3 Kapazitätsplanung / Arbeitsvorbereitung In einer Kapazitätsplanung sind alle Aufträge (Instandhaltung-, Investition- und Zähleraufträge) mit ihren dazugehörigen Planleistungen wie Lohn, Material oder Fremdleistungen zu verwalten. In einer zentralen Ansicht ist es möglich Lohnleistungen den Leistungserbringern zuzuordnen, Fremdleistungen über ein zentrales Bestellwesen zu bestellen und Material zu reservieren. Unterstützende Bestandteile der Kapazitätsplanung sind folgende: Fachverantwortung Qualifikation Bereitschaftsplan Urlaubsplan Visuelle Unterstützung (wie z.b. farbliche Hervorhebung bei Überlastung, Arbeitsrückstände, usw.) Anwenderbezogene Planungsansichten (wie z.b. Kalenderansicht, Gantt Diagramm, usw.) Flexible Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten Kolonnenplanung Statusverfolgung der Aufträge usw. 3.4 Mobile Workforce Die Aufträge sind aus der Kapazitätsplanung auf die mobilen Endgeräte übertragbar. Die geleistete Arbeitszeit kann den Aufträgen auf den Endgeräten zugeordnet werden (sog. Stundenzettel). Ebenso sind Statusmeldungen erfassbar und an das System zurückübertragbar. Weitere wichtige Bestandteile die im mobilen Bereich abgedeckt werden könnten sind: Unterschriften Erfassen von Betriebszuständen Ausdruck von Belegen für Zählerwechsel Erfassung von Zeiten für Add-hoc-Aufträge Plausibilitätsprüfungen Mobile Unterstützung für Material- und Lagervorgänge z. B. Materialentnahme, -rückgabe, Inventuren Seite 4

5 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 3.5 Störungsmanagement Alle relevanten Störungen sind zentral erfassbar und dokumentierbar. Insbesondere hinsichtlich der Dokumentation sind die Anforderungen der DVGW Arbeitsblätter G und W 1000 zu berücksichtigen. Die zu einer organisationssicheren Dokumentation erforderlichen Bearbeitungsschritte sollten stufenweise abzuarbeiten sein. Darüber hinaus sind die Anforderungen an die Auswertemöglichkeiten, die Dokumentation und der Weiterleitung der BNetzA zu berücksichtigen. Dabei sollte aufgrund der vorhandenen Daten ein automatischer Bericht zur Weiterleitung an die BNetzA generiert werden können und über die Standard Web Service Schnittstelle übermittelt werden können. Eine Zuordnung der Störungen zu den Instandhaltungsobjekten zur Ableitung von Instandhaltungsstrategien ist anzustreben. 3.6 Elektronische Formulare Die Möglichkeit elektronische Formulare anlegen zu können, vereinfacht die Erfassung der objektspezifischen Daten für wiederkehrende Wartungsarbeiten. Die Erstellung und Bearbeitung der Formulare sollte möglichst durch den Anwender selber erfolgen. Es sollte möglich sein, dass die elektronischen Formulare abhängig von der Vorbelegung automatisch bei der Auftragsgenerierung ausgewählt werden. 3.7 Zählermanagement Alle Zählerbewegungen sind analog zu den normalen Aufträgen bearbeitbar. Das bedeutet, dass Zähleraufträge im Auftragsmanagement bearbeitet werden können, in der Kapazitätsplanung /Arbeitsvorbereitung einzuplanen sind und die Montagedaten (Zählerstände, Zählernummer, usw.) über die mobilen Endgeräte erfassbar sind. Folgende Auftragsarten sollten abgedeckt werden können: Turnuswechsel Einbau Ausbau Ablesung Sperrungen und Entsperrungen Zählerüberprüfungen Seite 5

6 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 4. Zieldefinition Entscheidendes Augenmerk bei der Einführung eines WFM Systems sollte man im Vorfeld auf die Beweggründe und Ziele legen. Je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens kann es unterschiedliche Beweggründe für die Einführung eines Systems geben. Die Beweggründe sind aber entscheidend für den Umfang des Projekts und die Ausgestaltung der Software. Nachfolgend sind einige Gründe bzw. Ziele exemplarisch aufgeführt. Das Unternehmen möchte Insellösungen abschaffen um möglichst schnittstellenfrei die Prozesse umzusetzen. Das Unternehmen möchte die Effizienz erhöhen und Prozesse verschlanken. Es soll eine zentrale Betriebsmittelverwaltung eingeführt werden. Die Organisationssicherheit soll erhöht werden. Es soll Papierdokumentation reduziert werden. Es soll die Transparenz im technischen Betrieb erhöht werden. Das Unternehmen möchte eine möglichst einheitliche Datenhaltung. Es sollen Störmeldungen einheitlich bearbeitet und dokumentiert werden. Es werden neue Prozesse durch den Gesetzgeber gefordert (z.b. WIM, MSB, MDL) usw. Erfahrungsgemäß dauert die Einführung eines solchen Systems, abhängig von der Zieldefinition, bis zu zwei Jahre und je nach Anforderung auch länger. In diesem Zeitraum kommt es ggf. zu erheblichen Veränderungen in den Ablaufprozessen und Verschiebungen von Aufgaben und Zuständigkeiten. Während diesen Veränderungen ist eine gute Kommunikation unter den handelnden Personen erforderlich. Dies beinhaltet eine klare Kommunikation der Ziele, gemeinsame Beobachtung der Anwendung der Software und fortwährender Austausch bzgl. des Sachstands des Projekts. Ebenfalls ist eine ständige Schulung der Mitarbeiter am System erforderlich. Da sich während der Einführung des Systems die Software weiterentwickelt, müssen auch die neuen Funktionalitäten den Mitarbeiter nahe gebracht werden um das System optimal zu nutzen. Eine entscheidende Grundlage für die erfolgreiche Einführung und die anschließende Nutzung ist der entsprechende Rückhalt durch die Unternehmensführung. Seite 6

7 Empfehlungsschreiben der DVGW-Landesgruppe NRW "AK Organisationsfragen 5. Projektplanung Nach der Festlegung der Ziele des Projekts erfolgt die Projektplanung. Hierbei sind die Randbedingungen des Projekts zu definieren. Die wichtigsten zu berücksichtigenden Festlegungen sind nachfolgend zusammengestellt: Projektmanagement Zeitrahmen (Einführungsdauer) für die definierten Ziele Festlegung einer Einführungsstrategie(z.B. modulweise Einführung, spartenweise Einführung, prozessweise Einführung, usw.) Festlegung der Projektorganisation (Lenkungskreis, Projektleitung, Key User, usw.) Projektdokumentation (z.b. Protokollführung) Festlegung der Dokumentation der organisatorischen Veränderungen (z.β. Prozessdokumentation) Frühzeitige Einbindung des Betriebsrates Abteilungsübergreifende Abstimmung, insbesondere mit den kaufmännischen Bereichen Festlegung und Bereitstellung der Ressourcen (z.b. Personal, Budget, usw.) usw. Spezifische Systemausgestaltung Festlegung der führenden Systeme und Datenbasis für die Datenquelle(z.B. ERP System, GIS, Straßenverzeichnis, Artikelstammdaten, usw. ) Festlegung welche Daten wo gepflegt werden (z.b. Materialverwaltung im ERP System, Lagerbestand im WFM System) Tiefe der Objektstruktur usw. 6. Auswahlkriterien Mögliche Auswahlkriterien sind im Anhang des Empfehlungsschreibens exemplarisch zusammengestellt. Je nach Zielsetzung können die einzelnen Kriterien im Katalog festgelegt und für die Produktauswahl genutzt bzw. ergänzt werden. Seite 7

8 Nr. Anforderung 1. Allgemeine Systemanforderungen 1.1. Hardwarevorraussetzungen Welche Hardwareanforderungen gibt es? Ist eine Server/Client Architektur möglich? Ist das System eine Mehrschichtanwendung (Client, Applikation, Datenbank)? Kann das System über mehrere Server verteilt werden? 1.2. Betriebssysteme Ist das System betriebssystemunabhängig? Werden alle aktuellen Windowsbetriebsysteme unterstützt? 1.3. Datenbankmanagementsystem Welches Datenbankmanagementsystem wird unterstützt (z.b. Oracle, MS-SQL-Server, Access)? Wird das Löschen von verknüpften Datensätzen verhindert (Referentielle Datenintegrität)? Existieren Indices zur Vermeidung von Doppelnennungen? 1.4. Schnittstellen Existiert eine standardisierte GIS-Schnittstelle für den Import von Sachdaten und Geometriedaten? Existieren Schnittstellen zu ERP-Systemen? Existieren Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen? Existieren Schnittstellen zu Verbrauchsabrechnungssystemen? Existieren Schnittstellen zu GIS-Systemen? Können die Programmfunktionen von außen aufgerufen werden? Existieren Schnittstellen zu Archivsystemen? 1.5. Mandantenfähigkeit Können im System mehrere Mandanten verwaltet werden? Können die gleichen Benutzer in mehreren Mandanten arbeiten? Können die Benutzer in verschiedenen Mandanten unterschiedliche Berechtigungsprofile haben? Ist die mandantenübergreifende Arbeitsweise möglich? 1.6. Benutzeroberfläche Entsprechen die Masken dem Windows-Standard? Entsprechen die Funktionstasten dem Windows-Standard? Ist eine einheitliche Benutzeroberfläche gegeben? Werden Mussfelder bei der Eingabe gekennzeichnet? Entspricht die Tab-Reihenfolge der Reihenfolge der Eingabefelder? Sind Datensuchmasken vorhanden? Ist eine direkte Suche in der Datenmaske möglich? Kann direkt nach allen Datenfeldern gesucht werden? Kann das Suchergebnis gefiltert, sortiert und gruppiert werden? Kann nach Teilstrings gesucht werden? Ist die Suche intuitiv erlernbar? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 1 von 8

9 1.7. Datensicherheit Kann die Datenbank mit systemeigenen Funktionen vollständig gesichert werden Kann nur über das Programm auf die Daten zugegriffen werden? 1.8. Benutzer- / Rechteverwaltung Erfolgt eine Zugangskontrolle beim Programmstart? Können einzelne Datenbereiche(z.B. Objekttypen) für bestimmte Benutzer gesperrt werden? Kann zwischen lesenden und schreibendem Zugriff unterschieden werden? Können Funktionsrechte definiert werden? 1.9. Archivierung / Historie Erfolgt eine Protokollierung aller Programmaktivitäten? Werden alle Datenänderungen zentral dokumentiert? Erfolgt eine Versionsverwaltung? Wird die Versionsprüfung beim Programmstart durchgeführt? Import / Exportmöglichkeiten Besteht eine für den Benutzer konfigurierbare Standardschnittstelle für den Import von Daten aus verschiedenen Formaten (DB, Excel, Test, ) Können gespeicherte Daten für den Export durch Abfragen ermittelt und exportiert werden? Zentrale Stammdatenverwaltung Gibt es eine zentrale Stelle, an der die Stammdaten für alle Bereiche gepflegt wird? Können die Zugriffsrechte für die Erstellung und Pflege der Stammdatenbereiche beschränkt werden? Sind die Stammdaten in logische Bereiche untergliedert? Elektronische Formulare Können benutzerdefinierte Attribute z.b. zu den Objekten, Aufträge, Störmeldungen, Fahrzeuge, Tätigkeiten eigenständig vom Benutzer definiert, erstellt, erfasst und werden? Können verschiedene Datenformate (alphanumerisch, numerisch, kalendarisch, boolean) verwendet werden? Können für die Benutzung der Attribute Vorgabewerte hinterlegt werden? Kann der Benutzer das Layout der elektronischen Formulare beeinflussen? Können die elektronischen Formulare mobil und hostgebunden genutzt werden? Sonstige Systemanforderungen Kann das System von eigenen Mitarbeitern gepflegt (Update / Patch) werden? Kann der Benutzer eigene Abfragen/Auswertungen erstellen? Gibt es umfassende Benutzerhandbücher? Gibt es Online-Handbücher in der Software? Ist die Online-Hilfe kontextsensitiv? Können benutzerdefinierte Ansichten zu einzelnen Masken definiert werden? Stehen Standardreport / Druckvorlagen für die einzelnen Programmfunktionen zur Verfügung? Können die Druckvorlagen vom Benutzer verändert und angepasst werden? Ist eine freie Formulargestaltung durch den Benutzer möglich? Ist eine direkte Anbindung an MS Office (Word, Excel) möglich? Gibt es Assistenten, die den Benutzer bei der Durchführung von Standardtätigkeiten unterstützen? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 2 von 8

10 2. Betriebsmittelmanagement Können Einzelobjekte verwaltet werden? Können Objekte in Objekttypen / -klassen eingeteilt werden? Gibt es mehrdimensionale Objektstrukturen (regionale, technische, postalische Struktur)? Können die Objekte in einem integriertem GIS graphisch visualisiert werden? Können Bilder und andere Dokumente an die Objekte gebunden werden? Können die Objekte Kostenstellen zugeordnet werden? Können benutzerdefinierte Attribute zu den Objekten erfasst werden? Können alle Objektinformationen(Aufträge, Verträge, Kunden, Bilder, Sachdaten usw.) im integrierten GIS aufgerufen werden? Können Fahrzeuge (Fuhrpark) im System verwaltet werden? Können Werkzeuge im System verwaltet werden? Können Objekte verschoben werden (Technische Historie)? 3. Instandhaltungsmanagement Können Wartungsintervalle und periodische Maßnahmen definiert werden? Können automatisch bei Erledigung von Terminen Folgetermine angelegt werden? Erfolgt eine automatische Erinnerung bei Wartungsfälligkeit? Existiert eine kalendarische Ansicht aller Wartungsintervalle? Wird zwischen Terminarten unterschieden werden (z. B. Fixtermin, dyn. Termin etc.)? Können unterschiedliche Vorlaufzeiten für Termine und Intervallfälligkeiten hinterlegt werden? Können Objektzustände generiert und abgearbeitet werden? Können Folgeaktivitäten ausgelöst werden? 4. Auftragsmanagement Wird zwischen Haupt- und Teilprozessen unterschieden? Können die Prozesse einer oder mehreren Organisationseinheiten zugeordnet werden? Können Arbeitspläne mit Hauptprozessen oder Auswahllisten verknüpft werden? Können die Arbeitsplanpositionen Entnahmestücklisten zugeordnet werden? Können Qualifikationen berücksichtigt werden (Teilprozesse / Mitarbeiter)? Können Anlageverantwortliche / Arbeitsverantwortliche hinterlegt und überprüft werden? Kann man Aufträge Objekten, Fahrzeugen und Werkzeugen zuordnen? Haben Aufträge Bezug zu einer Kostenstelle / Budget? Kann dieses Statussystem angepasst werden? Können Systemfunktionen dieses Statussystem automatisch ansprechen? Können an einem Auftrag mehrere Auftragspositionen angelegt werden? Kann eine Analyse Plankosten / Istkosten pro Kostenart (Eigenleistung, Fremdleistung, Material) erstellt werden. Kann die Anzahl der Durchführungen am Auftrag und an der Auftragsposition erfasst werden? Können Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Auftragspositionen erstellt werden? Können Fremdleistungen im System erstellt, angefragt, bestellt und abgerechnet werden (Gutschriftsverfahren)? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 3 von 8

11 Können Aufträge zu Projekten zusammengefasst werden? Können Materialien auf Aufträge gebucht und zurückgegeben werden? Können Zusatzleistungen gebucht werden? Können Aufträge gegen festgelegte Budgets abgeglichen werden? Können Materialreservierungen vorgenommen werden? Können Auftragsvorbelegungen/Arbeitspläne hinterlegt werden? Können unterschiedliche Auftragsarten abgebildet werden z. B. Zählerprozesse. Können Aufträge WiM-konform und automatisiert von der Marktkommunikation erzeugt werden? 5. Kapazitätsplanung/Arbeitsvorbereitung Können Mitarbeiter zu Organisationseinheiten zusammengefasst werden? Können Mitarbeiter einer Organisationseinheit zugeordnet werden? Können organisationsübergreifende und zeitlich beschränkte Teams gebildet werden? Können die Organisationseinheiten Kostenstellen zugeordnet werden? Können automatisch Materialreservierungen / -anforderungen ausgelöst werden? Sind die Materialbestände bei der Planung sichtbar? Kann die sogenannte Mitarbeiterpoolsteuerung mit dem System durchgeführt werden? Können Wochen/Monatspläne mit automatischer Kapazitätsüberwachung für die einzelnen Organisationseinheiten generiert werden? Können die generierten Pläne graphisch visualisiert werden? Wird die Planerstellung mit graphischen Werkzeugen unterstützt? Ist eine Überplanung möglich? Wird die Mitarbeiterqualifikation bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt? Können Bereitschaften geplant und verwaltet werden? Können Kapazitätsprofile hinterlegt werden? Können unterschiedliche Planungssichten (z.b. Tabelle, Kalender) dargestellt werden? Können Auftrags- /Positionsstatus verfolgt und überwacht werden? Können Reihenfolgen für die Zuteilung und Abarbeitung definiert werden? Kann sowohl eine zentrale wie dezentrale Arbeitsvorbereitung gewährleistet werden? Können Datensichteinschränkungen vorgenommen werden? Können Beschäftigungsnachweise je Team/ Mitarbeiter generiert und ausgedruckt werden? Können Grob- und Feinplanungen vorgenommen werden? Können Daten und Planpositionen auf Plausibilität geprüft werden? Können auch Notizen angelegt und auf mobile Geräte übertragen werden? Können Arbeitszeiten erfasst werden? 6. Mobile Workforce Welche Gerätetypen werden für die Mobilen Geräte unterstützt (PDA, Notebook, etc.)? Welche Betriebssysteme werden auf den mobilen Geräten unterstützt? Welche Datenmanagementsysteme werden unterstützt? Wie ist der sichere Datenaustausch zwischen Hauptsystem und mobilen Endgeräten realisiert? Ist die Synchronisation der Offline-Bearbeitung über eine Konfliktsteuerung gewährleistet? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 4 von 8

12 Werden die Zugangsdaten auf den mobilen Endgeräten überprüft? Werden die Berechtigungen auf den mobilen Endgeräten überprüft? Können einer Orgaeinheit alle zugeordneten Aufträge zur Verfügung gestellt werden? Können mobil Aufträge angelegt werden? Können die Mitarbeiterstunden mobil erfasst werden? Können Fremdleistungen (z.b. Aufmaße) mobil erfasst werden? Können Schäden mobil erfasst werden? Können Sachmerkmale (elektronische Formulare) mobil erfasst werden? Werden alle mobil erfassten Daten entsprechend protokolliert? Sind alle GIS-Daten mobil verfügbar? Ist das mobile GIS eine integrierte Lösung? Können Zählerwechselaufträge (z.b. Zählerdaten, Montagedaten) mobil bearbeitet werden? Können sonstige Leistungen mobil erfasst werden (z. B. Baggerarbeiten, Gaswarngerät)? Können Objektzustände Vorort und mobil erfasst werden? Können Reservierung mobil bearbeitet werden? Können Inventuren mobil durchgeführt werden? Können Material Entnahmen und Rückgaben mobil gewährleistet werden? Können Bedarfsmeldungen mobil erstellt werden? 7. Störungsmanagement Gibt es eine zentrale Eingabemaske für die Erstaufnahme aller Störmeldungen? Können für die detaillierte Eingabe für die spezielle Sparte (z.b. Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Fernwärme) eigene Informationsbereiche definiert und abgespeichert werden? Können Störmeldungen Betriebsmitteln zugeordnet werden? Können aus den Meldungen konkrete Aufträge erstellt werden? Kann ein organisationsorientierter Workflow für die Abarbeitung der Meldungen eingerichtet werden? Können die Meldungen individuell ausgewertet werden? Können die Meldungen rechtssicher und BNetzA-konform erfasst werden? Können Störungen abgenommen bzw. quittiert werden? Kann das Reporting für den Gesetzgeber automatisiert erstellt werden? Können aus der Meldungen die geforderten Statistiken für FNN und DVGW erstellt werden? Gibt es einen Störungsmonitor, der benutzerbezogen konfigurierbar ist? Gibt es einen Anschluss an einen bestehenden Bereitschaftsplan? Kann über das Störungsmanagementsystem der betroffene WiM-Prozess abgebildet werden? Gibt es eine PopUp-Meldung für neu relevante Störungen/VU? Besteht die Möglichkeit der Weiterleitung von erfassten Meldungen (z.b. per bzw. Fax) an weitere interne oder externe Stellen unmittelbar bei der Erfassung? 8. Arbeitszeiterfassung Existieren Arbeitszeitmodelle für die Mitarbeiter? Können betriebliche und tatsächliche Abwesenheiten verwaltet werden? Können mehrere Lohnarten definiert werden? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 5 von 8

13 Ist die Stundenrückmeldung mitarbeiterbezogen? Existiert für die Stundenrückmeldung ein Genehmigungsverfahren? Ist dieses auf den betriebsinternen Workflow anpassbar? Können Zeitzuschläge gem. individuellen Arbeitszeitmodellen automatisch generiert werden? Können Zulagen definiert und erfasst werden? Können Abwesenheiten geplant und gebucht werden? Können Bereitschaften geplant und verwaltet werden? 9. Projektverwaltung Können mehrere Aufträge in einem Projekt zusammengefasst werden? Gibt es eine übersichtliche Darstellung der Projektplanung (z.b. Gantt) Können Projektanpassungen an zentraler Stelle durchgeführt werden? Haben zeitliche Anpassungen im Gesamtprojekt unmittelbare Auswirkungen auf Aufträge und damit auf Kapazitätsplanung und Materialreservierungen? Können Projektschritte definiert werden? Können Meilensteine festgelegt werden? Gibt es ein Benachrichtigungssystem? Können unterschiedliche Projektrollen vergeben werden? Können Projekte hierarchisch gegliedert werden? Können Projekte budgetiert werden? 10. Reporting Können auf Teil- und Hauptprozessebene Durchschnittswerte gebildet werden? Können zur Durchschnittsbewerteung zusätzliche Kriterien (z. B. Anzahl der Durchführungen) herangezogen werden? Gibt es Gruppierfunktionen in den Abfragemasken? Können in den Masken Gruppen- und Fußzeilen eingefügt werden (mit Funktionen wie Anzahl-, Summen-, Durchschnittsfunktionen) Können die Benutzer individuelle Abfragen erstellen (DB -Abfragen oder grafische Realisierung)? Können Abfrageergebnisse nach Standardofficeprogrammen (z.b. Excel) exportiert werden? Können die erstellten Abfragen auf Benutzer/Benutzergruppen beschränkt werden? Können kundenindividuelle Reports angeschloßen werden? 11. Wirtschaftsplan Kann der Wirtschaftsplan im System erstellt werden? Können geplante Aufträge mit den zugehörigen Planwerten in verschiedene Wirtschaftspläne übernommen werden (z.b. verschiedene Wirtschaftsjahre, Alternativpläne vor Verabschiedung) Können Wirtschaftsplanpositionen ohne zugehörige Aufträge erstellt werden? Können Wirtschaftsplanpositionen aus Vergangenheitswerten von Prozesswerten erstellt werden? Können aus Wirtschaftsplanpositionen Aufträge generiert werden? Können die Wirtschaftspläne nach Kostenstellen, Objektarten, und Prozesse ausgewertet werden? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 6 von 8

14 12. Zählermanagement Können Zähler und Zählerstände mit Bezug auf einzelne Objekte erfasst werden? Können Zählerwechsellisten erstellt und Aufträgen zugewiesen werden? Ist die Pflege eines Zählerlagers mit den zugehörigen Zählernummern möglich? Werden bei der Zählerablesung Plausibilitäten abgeprüft (Zählerstand > alter Zählerstand, erwarteter Zählerstand (min/max.), alle Zählwerke aufgenommen) Ist eine mobile Zählerablesung möglich? Können die Daten aus Verbrauchsabrechnungssystemen importiert werden? Können die Daten an Verbrauchsabrechnungssysteme weitergeleitet werden? Können die nachgelagerten WiM-Gerätewechselprozesse abgebildet werden? 13. Integrierte Lösungen Materialwirtschaft Können Materialien erfasst und verwaltet werden (Lagerhaltung)? Kann Material nach Bezeichnung und / oder Dimension gesucht werden? Können Materialstücklisten erstellt und Aufträgen zugeordnet werden? Können sämtliche Aufträge inkl. Materialzuordnung übersichtlich dargestellt werden? Kann Material für Aufträge reserviert werden? Können Materialscheine von verschiedenen Nutzern ausgedruckt werden? Können Materialbuchungen (Zu- und Abgänge, Bestand) in einer Maske dargestellt werden? Kann Material von einem Auftrag auf einen anderen Auftrag einfach umgebucht werden? Können Materialrückgaben einfach gebucht werden? Können die aktuellen Materialnummern übernommen und weiter verwendet werden? Können Reservierungen und Buchungen übersichtlich dargestellt werden? Können beliebige Lagerorte angelegt werden (Hauptlager, Mobile Läger, etc.) Sind Umlagerungen in der Software einfach zu bedienen? Können Inventurlisten (pro Lagerort) erzeugt werden Kann eine Inventur pro Lagerort durchgeführt werden? Kann die Inventur mit mobilen Geräten durchgeführt werden? Können Inventurkorrekturen durchgeführt werden (mengen- und wertmäßig) Können Melde-, Sicherheitsbestände hinterlegt werden? Können Unterscheidungen zwischen verfügbaren und vorhanden Bestände berücksichtigt werden? Kann eine Bestandsüberprüfung mit automatisierter Bedarfsmeldung durchgeführt werden? Beschaffung/Bestellwesen Können aus den Bedarfsanforderungen aus den Aufträgen automatisch Lieferantenanfragen erstellt werden? Können aus Bedarfsanforderungen und Angeboten einfach Bestellungen erzeugt werden? Können Lieferantenkataloge im System hinterlegt und bearbeitet werden? Kann bei Lieferantenkatalogen neben der Materialbezeichnung noch eine interne Infozeile mitgeführt werden (z.b. Zeugnisse mit Preis, Verpackung-/Versandkosten)? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 7 von 8

15 Können an den Angeboten und Bestellungen Konditionen hinterlegt werden (Skonto, Rabatte, Frachtzuschläge, ) Können Eingangsrechnungen im System erfasst und geprüft werden? Können für Bestellung und Eingangsrechnungsprüfungen Berechtigungen hinterlegt werden? Kann vom Beschaffungsmodul auf elektronische Kataloge von Lieferanten zugegriffen werden? Können unterschiedliche Genehmigungsverfahren hinterlegt werden? Gibt es ein Genehmigungsportal? Gibt es Benachrichtigungen zur Genehmigung? Können Lieferantenbewertungen vorgenommen werden? Können Contrakte/Jahresverträge verwaltet werden? Faktura Können globale Zuschlagssätze für alle Belegarten hinterlegt werden? Können verschiedene Abrechnungsschemata hinterlegt werden? Können Preislisten für Kunden und Kundengruppen hinterlegt werden? Können aus den gebuchten Werten der Aufträge für Lohn-, Material- und Fremdleistungen automatisch Lieferscheinpositionen ermittelt werden? Können aus den Lieferscheinpositionen automatisch Ausgangrechnungen erstellt werden? Werden die Ausgangrechnungen unveränderbar in der Datenbank abgespeichert? Anhang zum Empfehlungsschreiben der Landesgruppe NRW Seite 8 von 8