Sitzungen vorbereiten

Transkript

1 L5 Sitzungen vorbereiten In den meisten Unternehmen und Organisationen wird viel Zeit in Meetings investiert nach Ansicht der Mitarbeiter zu viel Zeit! Ein erster Ansatzpunkt, diesen hohen Zeitaufwand zu reduzieren, ist eine sorgfältige und effiziente Vorbereitung der Meetings: Wenn alle Beteiligten wissen, worum es bei dem kommenden Treffen geht und was dabei herauskommen soll, muss man nicht erst lange Informationen austauschen, sondern kann gezielt Ergebnisse ansteuern. Sie arbeiten in einem Verein, der sich der wirtschaftlichen Förderung der Region widmet, und Sie sollen die nächste Vorstandssitzung vorbereiten. Mit Hilfe einer Map tragen Sie alle relevanten Daten zusammen. Eine erste Hilfestellung bekommen Sie von Mindjet MindManager 8: 1 Starten Sie diese neue Map mit einem Klick auf den Auswahlpfeil im Symbol Neu (Standard-Map) und wählen Sie dann Aus Stilen und Vorlagen oder drücken Sie gleich S + n. Vorlage Meeting Abb. L5.1: Neue Map über eine Vorlage starten 2 Klicken Sie anschließend in der Dialogbox Neue Map auf das Register Map-Vorlagen, wählen Sie aus den angebotenen Vorlagen Meeting und klicken Sie auf OK. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 115

2 Abb. L5.2: Schon ein gutes Gerüst Wenn Sie mögen, können Sie noch über die Registerkarte Format und darin über das Symbol Map-Stil / Aus Vorlagen- Organizer zuweisen das Erscheinungsbild der Map ändern. Hyperlinks einfügen Nach einigen Überlegungen sieht Ihre Map so aus: Abb. L5.3: Das Gerüst für Ihre Sitzung 116 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

3 Nach dem Download finden Sie diesen Stand der Datei unter Eigene Dateien oder Dokumente / bhv Einsteigerseminar Mindmapping mit MM8 / Übungsdateien / Kapitel 5 / e.v. Vorstandssitzung Entwurf.mmap. Um nun alle Beteiligten mit den nötigen Daten vertraut zu machen, ergänzen Sie die Offenen Punkte: Sie stellen die entsprechenden Angaben als Hyperlinks bereit, d.h., wenn ein Betrachter auf einen Hyperlink klickt, wird er automatisch zu den hinterlegten Informationen geleitet. Diese Art der Weiterleitung kennen Sie aus dem Internet, wenn Sie auf einen Link klicken. Damit sie auch hier funktioniert, gibt es drei Möglichkeiten: Entweder arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen in einem Netzwerk und die verlinkten Dateien sind für alle zugänglich. Oder Sie versenden die Map mit den verlinkten Dateien an alle Beteiligten. Oder Sie betten die verlinkten Dateien in die Map ein. Um einen Hyperlink einzurichten, markieren Sie den betreffenden Zweig und klicken in der Registerkarte Start auf das Symbol Hyperlink oder drücken S + k. In der nachfolgenden Dialogbox Hyperlink hinzufügen werden fünf Varianten angeboten, die als Ziel für einen Hyperlink in Frage kommen: Vorhandene Datei oder Webseite Zweig in dieser Map Neues Dokument -Adresse Mindjet Connect: Detaillierte Informationen zu Mindjet Connect finden Sie im Kapitel MindManager & Co. Hyperlink einrichten Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 117

4 Diese Varianten werden nachfolgend ausführlicher erklärt. Hyperlink zu einer vorhandenen Datei Das Protokoll der letzten Vorstandssitzung liegt als Word-Dokument vor. 1 Markieren Sie nun den Zweig Protokoll der letzten Sitzung genehmigen und drücken Sie S + k zum Einfügen eines Hyperlinks. 2 Klicken Sie links auf den Befehl Vorhandene Datei oder Webseite und anschließend auf das Symbol Datei auswählen. Abb. L5.4: Wohin soll der Hyperlink führen? 3 Suchen Sie aus dem Dateiexplorer die gewünschte Datei heraus und klicken Sie auf Öffnen. Nach dem Download finden Sie zum Ausprobieren eine Datei Protokoll.doc unter Eigene Dateien oder Dokumente / bhv Einsteigerseminar Mindmapping mit MM8 / Übungsdateien / Kapitel Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

5 4 Im Dialogfeld Link zu werden der Name der Datei und ggf. Angaben zum Pfad eingetragen. Wenn Sie unter Diesen Hyperlinkpfad speichern als die Optionen wechseln, erkennen Sie Unterschiede im Dialogfeld Link zu. Dateien, die wahrscheinlich nur in dieser Map als Ziel eines Hyperlinks fungieren, sollten Sie mit der Option Relativ speichern. Bei Verweisen auf übergeordnete Dateien wie z.b. Logos, Fotos von Mitarbeitern, Lagepläne, Geschäftsberichte, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Umsatzstatistiken, Produktpräsentationen etc. sind Sie mit der Option Absolut besser beraten. Abb. L5.5: Ausprobieren 5 Wenn Sie nun auf die Schaltfläche OK klicken, finden Sie anschließend ein Symbol für den Hyperlink hinter dem Eintrag des Zweigs. Sobald Sie mit der Maus auf dieses Symbol zeigen, erscheint eine QuickInfo. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 119

6 Abb. L5.6: Angaben zum Ziel Mit einem Klick auf dieses Symbol wird die dazugehörige Datei im Arbeitsbereich Browser angezeigt. Hier können Sie lesen, aber das Dokument nur eingeschränkt bearbeiten, indem Sie z.b. Kommentare einfügen. Abb. L5.7: Anzeige im Arbeitsbereich Browser Um das Dokument bearbeiten zu können, deaktivieren Sie im Symbol Hyperlink den Befehl Integrierten Browser für Hyperlinks verwenden. 120 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

7 Abb. L5.8: Deaktivieren der Browser-Darstellung Wenn Sie nun auf den Hyperlink in der Map klicken, wird das Dokument geöffnet und Sie können uneingeschränkt arbeiten. Abb. L5.9: Auf Knopfdruck! Wenn die Informationen, die Sie benötigen, im Internet zu finden sind, erstellen Sie einen Hyperlink auf eine Webseite: 1 Markieren Sie den Zweig Ist der Wettbewerb der Wirtschaftsförderung für uns interessant? und drücken Sie S + k. 2 Geben Sie im Dialogfeld Link zu die Webadresse ein. 3 Wenn Sie sich bezüglich der genauen Adressierung nicht sicher sind, klicken Sie auf das Symbol Internet Explorer, suchen die gewünschte Webseite heraus und kopieren diese in das Dialogfeld Link zu. Hyperlink zu einer Webseite Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 121

8 Abb. L5.10: Hyperlink auf eine Webseite 4 Hinter dem Zweigeintrag erscheint nun ein Symbol, das auf eine Webseite hinweist. Abb. L5.11: Hier geht s zum Internet Hyperlink zu einem Zweig Oft bestehen inhaltliche Zusammenhänge zwischen einzelnen Zweigen. Optisch können Sie diese mit Verbindungen sichtbar machen. Praktisch ist es, wenn Sie einen solchen Zusammenhang mit einem Hyperlink hinterlegen. 1 Markieren Sie den Zweig TOP 1: Protokoll der letzten Sitzung und drücken Sie S + k. 2 In der Dialogbox Hyperlink hinzufügen klicken Sie auf die Option Zweig in dieser Map und markieren anschließend den gewünschten Ziel-Zweig. Beenden Sie mit OK ❸. 122 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

9 ❸ Abb. L5.12: Hyperlink auf einen anderen Zweig in dieser Map Auch dieser Hyperlink wird mit einem Symbol angezeigt. Abb. L5.13: Zu einem anderen Zweig Wenn es die Datei, auf die Sie verweisen wollen, noch gar nicht gibt, können Sie sie trotzdem aus Mindjet MindManager 8 heraus starten: 1 Markieren Sie den Zweig Ablaufplanung der Mitgliederversammlung und drücken Sie S + k. 2 Wählen Sie die Option Neues Dokument. 3 Geben Sie im Dialogfeld Name des neuen Dokuments den Namen der neuen Datei an und wählen Sie im Dialogfeld Erweiterung ❸ durch die Dateiendung die Anwendung aus. Hyperlink auf ein neues Dokument Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 123

10 4 5 Wenn Sie einen anderen Ordner als den aktuellen dieser Map für das neue Dokument wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern ❹. Mit der Option Jetzt bearbeiten ❺ und dem Klick auf OK ❻ startet dann die Anwendung und Sie können loslegen. ❸ ❹ ❺ ❻ Abb. L5.14: Die Erweiterung gibt die Anwendung vor Hyperlink auf eine - Adresse Zu guter Letzt können Sie als Hyperlink eine -Adresse hinterlegen: 1 Markieren Sie den Zweig Klaus und drücken Sie S + k. 2 Wählen Sie -Adresse und geben Sie dann direkt die -Adresse ein. Es wird vor der -Adresse automatisch mailto: ❸ ergänzt. 124 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

11 ❸ Abb. L5.15: Wohin soll die gehen? Das Ergebnis ist wiederum ein neues Symbol. Abb. L5.16: Die zuvor gemachten Angaben sind sichtbar Mit einem Klick auf diesen Hyperlink starten Sie Ihr Mail-Programm, hier Outlook 2007, mit einer neuen , die bereits die hinterlegte -Adresse enthält (siehe Abbildung L5.17). Wenn Sie alle Empfänger mit der verknüpft haben, machen Sie daraus am besten einen Map Part: Markieren Sie den Zweig Teilnehmer und speichern Sie ihn im Arbeitsbereich unter Bibliothek als Map Part ab. Dann geht es bei der nächsten Vorbereitung viel schneller. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 125

12 Abb. L5.17: Die -Adresse ist schon eingetragen Wenn Sie nur eine an alle schreiben wollen, dann müssen Sie mehrere Adressen im Feld -Adresse hinterlegen: 3 Markieren Sie in diesem Fall den Zweig Teilnehmer und drücken Sie S + k. 4 Wählen Sie -Adresse und geben Sie die erste Adresse ein, dann ein Semikolon und anschließend die zweite Adresse ohne mailto. Dann wieder ein Semikolon, Adresse, Semikolon, Adresse usw. Abb. L5.18: Ein bisschen Schreibarbeit, die sich lohnt 126 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

13 Nach dem Klick auf den Hyperlink sieht die gestartete Mail dann so aus: Abb. L5.19: Die Arbeit hat sich gelohnt: eine Mail an alle Bisher haben Sie einen Hyperlink immer direkt an den Zweig angehängt. Eine andere Möglichkeit, Hyperlinks zu definieren, sind die Notizen. Hyperlinks in Notizen Auf diese Weise können Sie auch mehr als einen Hyperlink in einen Zweig einfügen. 1 Markieren Sie den Zweig, drücken Sie S + t oder klicken Sie auf das Symbol Notizen zum Starten des Notizbereichs und geben Sie dann einen entsprechenden Text ein. 2 Markieren Sie einen Text, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie Hyperlink hinzufügen oder drücken Sie S + k. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 127

14 Abb. L5.20: Markieren und rechte Maustaste 3 Dann geben Sie wie schon zuvor die Zieladresse ein und klicken auf OK. Um einem Hyperlink in einer Notiz zu folgen, müssen Sie zusätzlich zum Mausklick auf den Hyperlink die Taste S gedrückt halten. Auf diese Weise können Sie viele unterschiedliche Hyperlinks an einen einzigen Zweig hängen. 128 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

15 Abb. L5.21: Drei Hyperlinks an einem Zweig Sollten Sie einen Hyperlink nicht mehr benötigen, können Sie ihn auf zwei Arten löschen: 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Hyperlinks und wählen Sie im Kontextmenü Hyperlink löschen. 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zweig, wählen Sie den Befehl Hyperlink bearbeiten und klicken Sie in der Dialogbox auf die Schaltfläche Link entfernen. Sollten Sie bei einem bestehenden Hyperlink ein Zieldokument verschoben, gelöscht oder umbenannt haben, dann funktioniert dieser Hyperlink nicht mehr: 3 Nach dem Klick auf den Hyperlink sehen Sie die Dialogbox Beschädigter Hyperlink. 4 Klicken Sie dann auf das Symbol Ordner, um die Verbindung zu der Datei wiederherzustellen, oder löschen Sie den Hyperlink. Löschen und Reparieren Abb. L5.22: Auf ein Neues Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 129

16 Anhänge einfügen Um ganz und gar auf Nummer sicher zu gehen, setzen Sie keinen Hyperlink, sondern fügen Sie die Datei als Anhang ein. Der Nachteil dieser Vorgehensweise: Ihre Map wird je nach Größe der Anhänge sehr groß und nimmt eventuell viel Speicherplatz in Anspruch. 1 Markieren Sie den Zweig und klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Zweigelemente auf das Symbol Anhang hinzufügen. 2 In der Dialogbox Anhang hinzufügen wählen Sie die Datei über das Symbol aus und aktivieren ggf. noch die Option Anhang jetzt bearbeiten. Dann klicken Sie auf OK ❸. ❸ Abb. L5.23: Datei anhängen 3 4 Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Dateien, die angehängt werden sollen. Wenn Sie nun in der Map mit der Maus auf das Symbol Anhänge hinter dem Zweig zeigen, zeigt Ihnen die Quick- Info alle Anhänge. Abb. L5.24: Ein Symbol viele Anhänge 130 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

17 5 Wenn Sie im Symbol Anhang hinzufügen auf den Auswahlpfeil klicken, können Sie den Befehl Anhänge verwalten anwählen. Oder Sie drücken S + H + t. Es startet die Dialogbox Anhänge verwalten. Hier öffnen Sie die Dateien, kopieren sie oder geben ihnen andere Namen ❸. Die wichtigsten Befehle finden Sie auch direkt im Kontextmenü des Symbols Anhang. ❸ Abb. L5.25: Anhänge verwalten Wenn Sie hier eine Datei umbenennen, bleibt die Originaldatei mit Originalnamen erhalten. Daran wird deutlich, dass ein Anhang keinen Bezug zum Original enthält. Map als Map exportieren Im Laufe der Bearbeitung einer Map könnte es sein, dass Sie plötzlich feststellen, dass ein Zweig Ihrer Map größer und größer wird und es eigentlich»verdient«hätte, als eigenständige Map abgespeichert zu werden. Das ist schnell realisiert: 1 Markieren Sie den Zweig, der das Hauptthema in der neuen Map werden soll, hier Unser Internet-Auftritt. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 131

18 2 Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen im Kontextmenü Senden an / Neue verknüpfte Map. Abb. L5.26: Nur über das Kontextmenü 3 In der nachfolgenden Dialogbox können Sie diese neue Map gleich über Hyperlinks mit der alten Map verbinden. Abb. L5.27: Der Hyperlink zur neuen Map und zurück wird erzeugt 4 Danach werden Sie aufgefordert, die neue Map abzuspeichern. In der alten Map sehen Sie nun einen Hyperlink, der auf die neue Map verweist. 132 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

19 Abb. L5.28: Ein Hyperlink auf die neue Map 5 6 Mit einem Klick auf diesen Hyperlink landen Sie direkt in der neuen Map Unser Internet-Auftritt. Und wenn Sie hier auf den eingefügten Hyperlink klicken, kommen Sie auch wieder zurück. Abb. L5.29: Die neue Map mit Hyperlink Und was sagen die anderen dazu? Wenn Sie nun mit Ihrer Map fertig sind, können Sie diese Datei von anderen kommentieren und ergänzen lassen. Entweder wird die Map zentral in einem Netzwerk abgelegt und die Kolleginnen und Kollegen können darauf zugreifen. Oder Sie versen- Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 133

20 den die Map-Datei als und erhalten eine kommentierte Datei zurück. Kommentar 1 2 Um einen Kommentar zu einem Zweig einzugeben, klicken Sie in der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf das Symbol Neuer Kommentar oder Sie drücken S +?. Beim ersten Mal startet die Dialogbox Benutzerdaten. Geben Sie hier die entsprechenden Informationen ein und klicken Sie auf OK. Abb. L5.30: Von wem stammt der Kommentar? Der Name wird aus den Benutzerdaten in den MindManager- Optionen übernommen. Dort können diese ergänzt oder verändert werden. 3 Dann öffnet sich das Fenster Zweigkommentare. Ihr Name sowie Datum und Uhrzeit der Eingabe sind bereits angelegt, sodass Sie nur noch Ihre Bemerkung eingeben müssen (siehe Abbildung L5.32). 134 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

21 Abb. L5.31: MindManager-Optionen / Benutzerdaten Die Pin-Nadel sorgt dafür, dass dieses Fenster ständig angezeigt wird, auch wenn Sie auf einen Zweig klicken, der keinen Kommentar enthält. Die Symbole Kommentar hinzufügen, Kommentar löschen, Vorheriger Kommentar und Nächster Kommentar erleichtern Ihnen die Arbeit in und mit den Kommentaren. Hinter dem Zweig wird ein Symbol Kommentar angezeigt ❸. Pin-Nadel ❸ Abb. L5.32: Zweigkommentare Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 135

22 7 Wenn nun der/die Nächste die Map öffnet und weitere Kommentare abgibt, kann im Kommentarfenster anhand der Benutzerdaten genau abgelesen werden, wer was wann wozu»gesagt«hat. Abb. L5.33: Wer sagt was wozu? 8 Wenn Sie das Kommentarfenster schließen, können Sie trotzdem schnell die Bemerkungen lesen, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol Kommentar zeigen. Abb. L5.34: Das sind Kommentare Überarbeitung Wenn die Map weiterentwickelt werden soll und neue Zweige hinzukommen können, ist es sinnvoller, den Überarbeitungsmodus einzuschalten: 1 Klicken Sie in der Registerkarte Überprüfung auf das Symbol Überarbeitung starten. 136 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten

23 2 3 Bevor es losgeht, machen Sie über das Symbol Einstellungen Vorgaben für die Überarbeitung. Diese Dialogbox erreichen Sie auch über die MindManager-Optionen. Hier können Sie ein Präfix für Ihre Überarbeitung eingeben und/oder ein Icon festlegen. Abb. L5.35: Vorgaben für die Überarbeitung 4 Wenn Sie nun die neuen Zweige eingeben, werden diese mit einer Farbe hinterlegt und das Präfix sofern eingegeben sowie das ausgewählte Icon werden vorangestellt. Lernen 5: Sitzungen vorbereiten 137

24 Abb. L5.36: Wer hat was hinzugefügt? Sobald Ihre Ergänzungen eingegeben sind, können Sie die Map senden. Zurück beim Urheber kann dieser nun in der Map mit Weiter zum nächsten neuen Zweig springen und die Änderung Annehmen ❸ oder Löschen ❹. Wenn alle Änderungen schon geklärt sind, können Sie auch gleich über den Auswahlpfeil ❺ Alle Änderungszweige annehmen ❻ (oder auch Alle Änderungszweige löschen über den Auswahlpfeil im Symbol Löschen). Mit einem Klick auf das Symbol Überarbeitung beenden kehren Sie zum Normalmodus zurück. ❸ Abb. L5.37: Registerkarte Überprüfen, Gruppen Nachverfolgung und Änderungen ❹ ❺ ❻ 138 Lernen 5: Sitzungen vorbereiten