TachoSelect. Die Archivsoftware im Web. Auslesen, Auswerten, Archivieren

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1 TachoSelect Die Archivsoftware im Web. Auslesen, Auswerten, Archivieren

2 All you can Tacho als EU Flatrate Die Komplettlösung für Ihre digitalen Fahrtenschreiber Funktionsschema TachoSelect TachoRemoteDownload tägliches automatisches Fernauslesen des digitalen Fahrtenschreibers Auslesen von Fahrzeug- und Fahrerdaten (Massenspeicher, Fahrerkarte) automatisierte Einhaltung gesetzlicher Fristen (28 / 90 Tage) vollständige.ddd Dateien zur Archivierung bei YellowFox (optional) oder in anderer Archivsoftware DriverDataTerminal als optionale Erweiterung für TachoDownload und Führerscheinkontrolle im Unternehmen Tacho Select S / M LiveDispo Lenk- und Ruhezeiten live überwachen verbleibende Tages-, Wochen- und Doppelwochen-Restlenkzeit Arbeitszeiten, Pausen, Bereitschaft und Schichtverlauf Kontrolle der Schichtzeiten Darstellung für Einzelfahrzeuge und als Flottenübersicht Doppelwochenreport mit Fehleranalyse Fahrer- und Beifahrer-ID via Fahrerkarte Tacho Select M Archivierung, Verstoßkontrolle und Arbeitszeiterfassung Automatisierte Archivierung von Fahrer- und Fahrzeugdaten (alle EU-Tachographen, herstellerübergreifend) 100 %ige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (EWG 3821 / 85 und VO (EG) 561 / 2006) Führerscheinkontrolle und Fahrerkartenverwaltung Verstoßübersicht (mit Belehrungsprotokollen) Tätigkeitsübersicht inkl. Bescheinigungsvorlage für Tätigkeitsnachweise Arbeitszeiterfassung inkl. Exportfunktion, optional Übernahme der Tachobuchungen in die YellowFox Zeiterfassung (gemäß ArbZG und MiLoG) Tarifoption S / M 2 3

3 Drahtlose Datenübertragung Immer und überall Ohne Stillstand Lesen Sie Ihre Fahrzeugdaten jederzeit aus. Über unseren sicheren Remote Download können Sie die Daten des digitalen Fahrtenschreibers jederzeit über das mobile Datennetz auslesen, auswerten und archivieren. So halten Sie die gesetzlichen Vorgaben problemlos ein, auch wenn Ihre Fahrzeuge unterwegs sind. Gesetzeskonform In kurzen Intervallen wird der Fahrtenschreiber (Fahrerkarte und Massenspeicher) termingerecht oder bei Bedarf ausgelesen. Damit halten Sie geforderte Fristen ein und haben stets Zugriff auf tagesaktuelle Daten. Nutzen Sie auch das voreingestellte Löschen, um Tachodaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch zu entfernen. TachoRemoteDownload Digitale Tachographen täglich vollautomatisch auslesen Bessere Organisation, weniger Stress. Reduzieren Sie den Aufwand für den Download und die Archivierung von Tachograph-Daten auf ein Minimum. Sämtliche manuellen Arbeitsvorgänge zum Auslesen der Daten von Fahrerkarte und Massenspeicher werden ersatzlos gestrichen und durch einen vollautomatischen Remote Download von YellowFox ersetzt. Selbst Ihre PC-Maus hat Pause. Ganz nebenbei sparen Sie jede Menge Nerven, halten ab sofort problemlos alle Fristen ein und minimieren mögliche Fehlerquellen. Die vollständig heruntergeladenen Daten des digitalen Fahrtenschreibers stehen sofort zur Archivierung bereit. Wir übernehmen für Sie die Verwaltung Ihrer Fahrerkarten, überwachen Fristen und protokollieren alle Aktivitäten. Seit Mai 2006 ist das digitale EG- Kontrollgerät, der sogenannte digitale Tachograph Pflicht in allen Lkw über 3,5 Tonnen. Die damit aufgezeichneten Daten geben Aufschluss über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie beispielsweise tägliche und wöchentliche Lenkzeiten. Sämtliche aufgezeichneten Daten (Fahrzeugdaten und Fahrerkarte) müssen in regelmäßigen Abständen ausgelesen und für ein bzw. zwei Jahre archiviert werden. Gesetzlich vorgeschriebene Fristen für das Auslesen und Archivieren: Fahrerkarte mind. alle 28 Tage DigiTacho mind. alle 90 Tage Eine Lösung für 4 Gesetze: Fahrpersonalverordnung EG561 / 2006 Fahrpersonalgesetz EWG 3821 / 85 Arbeitszeitgesetz ArbZG Mindestlohngesetz MiLoG 4 5

4 LiveDispo Lenk- und Schichtzeitenüberwachung Doppelwochenreport Da wir die Daten Ihres digitalen Tachographen live für Sie auslesen, ist es ein Leichtes, diese auch nach behördlichen Formeln in eine entsprechende Übersicht zu pressen. Wir nennen das Doppelwochenreport. Um für Berufskraftfahrer einheitlich in ganz Europa Arbeitszeiten zu regeln, hat die EU 2006 eine wunderbare Lösung gefunden. Die Doppelwochenlenkzeit! Sie haben ab sofort zwei Möglichkeiten. A) Sie statten Ihre Disponenten mit erstklassigen Taschenrechnern aus und sorgen täglich für Motivation oder B) Sie überlassen YellowFox das Rechnen. Wir sind für B). Und Sie? Info Recherche Vereinfachte Dispo weniger Verstöße Die durch YellowFox gelieferten Live-Informationen zu Lenk- und Ruhezeiten sowie Pausen und Arbeitszeiten Ihrer Fahrer versetzen Sie in die Lage, effektiver und vorausschauender zu disponieren. Die Flottenübersicht aktueller Tageslenkzeiten, verbleibender Tagesrestlenkzeiten und Schichtdauer schafft maximale Aussagekraft für Ihre interne Planung sowie gegenüber Auftraggebern und Kunden. Wichtige Fakten wie die verbleibende Lenkzeit bis zur nächsten Pause und die Dauer der anstehenden Fahrtunterbrechung helfen Ihnen, in der Kommunikation mit Ihren Fahrern präventiv auf die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten einzuwirken. Sämtliche Daten des digitalen Fahrtenschreibers werden weiterführend als Doppelwochenreport berechnet und ausgewertet. Ab sofort haben Sie die volle Kontrolle über Ihr Fahrerpersonal und dessen Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gemäß EWG 3821 / 85 und EG 561 / Sparen Sie sich Lenkzeitüberschreitungen, verkürzte Pausen und die daraus resultierenden Strafzahlungen. Ab sofort schauen Sie Ihrem Fahrer über die Schulter und haben den gleichen Blick auf die Anzeigen des digitalen Tachographen wie er. Die Buchungen am Tacho sowie automatische Statusänderungen werden analog der Anzeige am Tacho in unserer Info Recherche tabellarisch dargestellt. Filterfunktionen erleichtern die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. 6 7

5 TachoArchivierung und Zeiterfassung Was für (k)ein Aufwand! Sicher und vollständig archivieren ohne manuellen Aufwand Nie war es einfacher, den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung der Daten von Fahrerkarte und Massenspeicher des digitalen Tachographen gerecht zu werden. Unsere TachoArchivierung übernimmt für Sie sowohl den Aufwand der Archivierung als auch alle damit in Zusammenhang stehenden internen Prüfungen zur Vollständigkeit der Daten, Archivierungsdauer bis hin zum automatisierten Löschen gemäß gesetzlicher Vorschriften. Automatische Archivierung von Fahrzeug- und Fahrerdaten Die YellowFox ProLogistics TachoArchivierung ist eine günstige Online-Archivierungslösung für Ihre digitalen Fahrtenschreiber. Unsere webbasierte Komplettlösung zur sicheren Archivierung Ihrer Fahrzeugund Fahrerdaten gemäß gesetzlichen Vorschriften ist kompatibel mit allen auf EU-Standard basierenden digitalen Tachographen. TachoArchivierung von YellowFox Die Archivsoftware im Web ohne versteckte (Einzel-)Lizenzkosten. Tacho Flatrate: minimale Kosten maximaler Nutzen Archivierung von Fahrerkarte und Fahrzeugdaten (Massenspeicher) Ereignisprotokoll Report zur Prüfung der Datenvollständigkeit Arbeitszeiterfassung inkl. Exportfunktion optional Übernahme der Tachobuchungen in YellowFox Zeiterfassung Tätigkeitsübersicht grafisch und tabellarisch Verstoßkontrolle für Fahrer und Unternehmen mit Detailansicht Führerscheinkontrolle und Fahrerkartenverwaltung mit Erinnerungsfunktion Erstellen von Belehrungsprotokollen und Tätigkeitsnachweisen per Mausklick BAG-Exportfunktion automatische Datenlöschung gemäß gesetzlicher Vorgaben und Fristen herstellerübergreifende Lösung für alle digitalen Tachographen Importfunktion für die Daten von nichtdownloadfähigen Fahrtenschreibern Ihre neue Archivsoftware Ohne einen Mausklick laden wir für Sie Stück für Stück dauerhaft Fahrerkarten- und Tachodaten aus Ihren Fahrzeugen. Alle Downloaddateien werden im Archiv nach Fahrer bzw. Fahrzeug geordnet und sinnvoll zusammengefügt. TachoSelect ist Ihr sicheres und vollständiges Archiv im YellowFox-Rechenzentrum und jederzeit erweiterbar zur professionellen Telematiksoftware. 8 9

6 Ereignisübersicht / Fristen / Warnungen In den Tachographen Ihrer Fahrzeuge werden nicht nur die Tätigkeiten und Fahrdaten gespeichert. Hier werden auch wichtige Ereignisse festgehalten, die wir Ihnen direkt auf Ihren Bildschirm liefern und entsprechend optisch aufbereiten. Ab sofort wissen Sie auf einen Blick Bescheid, wo es Handlungsbedarf gibt, Dinge nicht so laufen wie sie sollen oder technische Störungen vorliegen. Geschwindigkeitsüberschreitungen werden als Fakt festgehalten. Auf einen Kartenbedienfehler wird hingewiesen, wenn beispielsweise ein Fahrzeug bewegt wird, ohne dass eine Fahrerkarte im Tacho steckt, diese zu spät gesteckt wurde oder die Fahrerkarte ungültig ist. Der Punkt Sicherheitsverletzung ist besonders kritisch, da es sich hier um Ereignisse wie Manipulation, Sabotage oder unerlaubtes physisches Öffnen des Tachos handelt. Als Störungen werden technische Ausfälle erfasst, die den einwandfreien Betrieb einschränken: Der Drucker funktioniert nicht, der Kartenleser ist ohne Funktion, die Stromversorgung ist gestört. Unter Sonstiges werden vor allem herstellerspezifische Fehler aufgeführt. Hier sollte ein Tachodienst oder der Hersteller des Tachographen kontaktiert werden. Sämtliche Ereignisse können detailliert nachvollzogen und eingegrenzt werden. Wir liefern hier auch den Verlauf, was unmittelbar davor und danach geschah. Seien Sie gewarnt vor anstehenden Terminen und auslaufenden Fristen. Wir informieren Sie über Tachoprüfungen, Unternehmenssperre, Ablaufdatum von Ausweisdokumenten und Fahrerkarten sowie ausstehende Führerscheinkontrollen. Im positiven Falle markieren Sie den Vorgang als zur Kenntnis genommen. Auf Wunsch können Sie eine persönliche Bemerkung hinzufügen

7 Tätigkeitsübersicht und Buchungslisten Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Tätigkeiten Ihrer Fahrer sowie den Status der Fahrerkarten. Lenkund Ruhezeiten, Arbeits- und Bereitschaftszeiten, Pausen, Verstöße, Out of Scope sowie Mehrfahrerbetrieb werden für Sie grafisch und tabellarisch aufbereitet. Das Stecken der Fahrerkarte und die Entnahme der Karte aus dem Tacho sind auf einen Blick erkennbar. Verstoßübersicht und Belehrung Passiert ist passiert, aber nicht vergessen. Verstöße gegen Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten sind unumkehrbare Fakten, zu denen die BAG einen umfangreichen Strafkatalog erstellt hat. Wir listen Ihnen in unserer Verstoßübersicht alle Ereignisse mit Strafmaß gemäß Bußgeldkatalog auf und geben Ihnen die Möglichkeit zur Detailansicht mit Kalenderfunktion und Grafik zum Verstoßzeitraum. Erstellen Sie Belehrungsprotokolle für Ihre Fahrer direkt aus der Verstoßübersicht. Vermeiden Sie hohe Strafzahlungen oder Abmahnungen für Ihr Unternehmen. Aktivitäten im Detail Wer? Wann? Was? Die Antworten auf diese Fragen liefern wir Ihnen als detaillierten Tätigkeitsnachweis sowohl in einer Grafik als auch in Tabellenform. Wählen Sie einfach den Namen des Fahrers und den gewünschten Auswertungszeitraum. Und los geht s. Die Buchungslisten sind wahlweise in kalendarischer Form oder als Schichtverlauf darstellbar. Ein Spalteneditor versetzt Sie in die Lage, Ihren gewünschten Informationsgehalt festzulegen. Verstoßübersicht mit Bußgeldhöhe / Belehrungsprotokoll Nicht erfreulich aber Fakt: die Übersicht der Verstöße aller Ihrer Fahrer. Mit TachoSelect wissen Sie, wo die Probleme liegen und worauf Sie sich einstellen müssen, wenn Sie durch die BAG kontrolliert werden. Wussten Sie, dass Ihr Unternehmen ein Vielfaches der Höhe des Bußgeldes im Vergleich zur persönlichen Strafe des Fahrers zahlen muss? Wussten Sie, dass Sie zur Belehrung Ihrer Fahrer verpflichtet sind? 12 13

8 Verstoßdetails und Belehrungsprotokolle Fehler finden leicht gemacht Mit der interaktiven Kalenderansicht recherchieren Sie schnell und gezielt alle relevanten Fakten. Details werden wie gewohnt tabellarisch und grafisch aufbereitet. So wird selbst die Bearbeitung von unschönen Dingen komfortabel und geht schneller von der Hand. Die Auswertung und Archivierung der Lenk- und Ruhezeiten ist benutzerfreundlich und schließt sogar die Belehrungsprotokolle für die Fahrer bei eventuellen Verstößen gegen die Sozialvorschriften ein. Erforderliche Belehrungsprotokolle können direkt aus der Verstoßübersicht erstellt und ausgefüllt werden

9 Tätigkeitsnachweise Belege elektronisch erstellen Um dem Gesetzgeber Genüge zu tun, müssen alle Tätigkeiten Ihrer Fahrer, die nicht vom digitalen Tachographen aufgezeichnet werden können, dokumentiert werden. Diese Nachweise für andere Tätigkeiten sind vom Unternehmen zu erstellen und vom Fahrer mitzuführen. Um Ihnen die Erfüllung der Nachweispflicht zu erleichtern, haben wir auch zu diesem Thema die passende Funktion in unsere Software integriert, mit der Sie Ihren Verwaltungsaufwand bequem und schnell erledigen können. Erstellen von Tätigkeitsnachweisen Ein Klick auf den markierten Bereich für Zeitraum ohne Zuordnung und schon können Sie erforderliche Belege über die Eingabemaske (inkl. Vorschlagsliste) erstellen. So geht s einfach schneller. Sparen Sie Nerven, Zeit und Papier mit TachoSelect von YellowFox

10 Arbeitszeiterfassung auf Basis Ihrer Tachodaten Export von Buchungsdaten Als Unternehmer sind Sie gemäß Arbeitszeitgesetz ArbZG und Mindestlohngesetz MiLoG verpflichtet, Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, zu kontrollieren und für zwei Jahre zu archivieren. Fast alle notwendigen Fakten zur Tätigkeit Ihres Fahrpersonals sind bereits Inhalt der Tachobuchungslisten. Was liegt also näher, als Ihnen diese Daten nach dem Download zum Export in eine Zeitmanagementsoftware zur Verfügung zu stellen oder optional direkt in der YellowFox Zeiterfassung zu verarbeiten? Wieder ein Problem weniger: Tachoarchivierung und Arbeitszeiterfassung aus einem Guss, in einer Plattform. Die Buchungslisten aus dem digitalen Tachographen beinhalten die Daten zu den Tätigkeiten Ihres Fahrpersonals und bilden die Basis für die weiterführende Nutzung innerhalb Ihrer Zeitmanagementsoftware oder optional direkt in der YellowFox Zeiterfassung. Die Buchungsliste Ihres Fahrpersonals enthält alle notwendigen Fakten für die weiterführende Verarbeitung bis hin zur Lohnabrechnung. TachoSelect bietet mit der Exportfunktion der Buchungsliste ein simpel zu bedienendes Werkszeug. In der Detailansicht werden die im Tachographen erfassten Aktivitäten Ihres Fahrpersonals für Sie aufbereitet und wahlweise tabellarisch oder grafisch dargestellt

11 Führerscheinkontrolle / Fahrerkartenverwaltung Im Grunde ist es eine komplette Stammdatenverwaltung zum Fahrpersonal Ihres Unternehmens. Sie erfassen Führerschein, Personalausweis oder Reisepass und die Daten der Fahrerkarte. Wir überwachen für Sie die Gültigkeit der Dokumente und erinnern Sie gegebenenfalls an notwendige Aktualisierungen. Die Fahrerkartennummern werden chronologisch fortlaufend geführt, um den Wechsel auch im Nachgang belegen zu können. Einmal gepflegt, immer unter Kontrolle Den einmaligen Aufwand zur Stammdatenerfassung können wir Ihnen nicht nehmen, aber die fortlaufende Kontrolle der darin enthaltenen Termine und Fristen. Sie legen die Basis für unsere exakte Arbeit. YellowFox kontrolliert, verwaltet, belegt und erinnert. Die laufenden Führerscheinkontrollen in Bezug auf Gültigkeit und als Nachweis, dass dieser auch am Mann ist, erfolgt berührungslos via NFC direkt im Fahrzeug und / oder an einem Terminal in Ihrem Unternehmen

12 Hardwareübersicht Diese Produkte können TachoSelect YellowTracker 600 TachoSelect S YellowTracker 600 TachoSelect M TachoRemote Download TachoRemoteDownload täglich, automatisches Auslesen von Fahrerkarte und Massenspeicher Datenspeicherung im YellowFox Rechenzentrum gemäß gesetzlicher Vorschriften alle 12 / 24 Monate Benutzerverwaltung, Administration, Rechtevergabe, Personalverwaltung, Stammdaten Fahrzeugverwaltung, Fahrzeuggruppen, Fahrzeugstammdaten Fahrerkartenmanagement, Termin- und Fristenkontrolle, Folgekartenverwaltung Schnittstelle für Datenübergabe an vorhandene, externe Archivierungssoftware Download von Fahrerkarten- und Massenspeicherdaten am YellowFox DriverDataTerminal / mit Terminal / mit Terminal Führerscheinkontrolle am YellowFox DriverDataTerminal / mit Terminal / mit Terminal Führerscheinkontrolle im Fahrzeug mit YellowFox Driver NFC-Reader / mit NFC-Reader / mit NFC-Reader Live-Dispo Live-Dispo, aktueller Status auf Basis der Infoschnittstelle des digitalen Tachographen Restlenkzeiten und Schichtverlauf als Einzel- oder Flottenansicht verbleibende Lenkzeit bis zur nächsten Pause, Art der Pause Doppelwochenreport mit Verstoßanzeige Fahrer- und Beifahrer-ID, Fahrerkartenstatus gesteckt / gezogen Archivierung und Verstoßkontrolle* Archivierung der TachoDaten inkl. Verstoßkontrolle gemäß gesetzlicher Vorschriften Datenimport aus Fremdsystemen (bisher verwendete Tachoarchivsoftware) Dashboard mit allen wichtigen Fakten und aktuell kritischen Themen Buchungslisten als Tages-, Wochen- oder Monatsansicht Fahrzeugaktivitäten, Fahrzeugstatus Archivstatus, Recherche, Exportfunktion für Ausgabe an die BAG Kalenderübersicht, Reporte, Auswertungen, Analysen Erstellen von Belehrungsprotokollen und Tätigkeitsnachweisen automatische Datenübernahme in die YellowFox Zeiterfassung mit Nachtzuschlägen Schnittstelle für Datenübergabe an vorhandene, externe Zeiterfassungs- und Lohnsoftware Telematik + TachoComplete Preise Hardwareinvestition (netto / Einheit) 359,00 359,00 Tarifkosten: Portal-Flat EU (netto / Monat / Fahrzeug; Vertragslaufzeit 24 Monate) 7,95 9,95 Tarifoption: Archivierung und Verstoßkontrolle (netto / Monat / Fahrzeug) 5,00 5,00 22 inklusive optional nicht verfügbar *Tarifoption 23

13 YellowFox Staffelpreisliste Für Tarifoptionen Anzahl der Fahrzeuge Rabattstaffel Archivierung / Verstoßkontrolle (netto / Monat / je Fahrzeug) % 5, % 4, % 4, % 3, % 3,00 Ihr Weg zu TachoSelect Jetzt unverbindlich testen Servicecenter: +49 (0) info@yellowfox.de Web: vor Ort: Bei Ihrem YellowFox-Fachhändler 24 25

14 Telematik-Produkte Weitere Broschüren TachoComplete Die Archivsoftware im Web: Auslesen, Auswerten, Archivieren Fahrerbewertung und Fahrstilanalyse Spesenabrechnung Schon erledigt ohne Aufwand. Endlich Entlastung für Fahrer und Buchhaltung Hardware- und Tarifübersicht Impressum HERAUSGEBER YellowFox GmbH Am Wüsteberg Wilsdorf OT Kesselsdorf GESTALTUNG UND BILDBEARBEITUNG minze aufs papier m.a.p. GmbH Am Wüsteberg Wilsdorf OT Kesselsdorf FOTOS Titel: lassedesignen / Fotolia.com; S. 2: Krivosheev Vitaly / Shutterstock.com; S. 4: photoff / Shutterstock.com (oben), Dmitry Rukhlenko / Shutterstock.com (Computer), Andrey Pavlov / Shutterstock.com (Lkw); S. 5: ArvydasKniukšta / Fotolia.com (Hintergrund), Nastco / istockphoto.com (Hand), Kraftfahrt-Bundesamt (Fahrerkarte), Ministr-84 / Shutterstock.com (Lkw); S. 6: mpfphotography / Fotolia.com; S. 7: Ivan Kruk / Fotolia.com (oben), stoffies / Fotolia.com (unten); S. 8: Kichigin / Shutterstock.com; S. 9: mpfphotography / Fotolia.com; S. 13: nullplus / istockphoto.com; S. 14: mpfphotography / Fotolia.com; S. 15: lassedesignen /Fotolia.com; S. 17: Kzenon / Shutterstock.com, mpfphotography / Fotolia.com; S. 18: mpfphotography / Fotolia.com; S. 20: baranq / Shutterstock.com; S. 24: Krivosheev Vitaly / 26 Shutterstock.com; S. 26: laszlolorik / Fotolia.com 27

15 YellowFox Deutschland YellowFox GmbH Am Wüsteberg 3 D Wilsdruff OT Kesselsdorf Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info@yellowfox.de YellowFox Österreich YellowFox GmbH Silberzeile 14 A-4780 Schärding Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0) info@yellowfox.at YellowFox Schweiz autohauser GmbH Äussere Luzernerstrasse 12 CH-4665 Oftringen Tel.: +41 (0) Fax: +41 (0) info@yellowfox.ch YellowFox Benelux bv Televisieweg 26 NL-1322 AL Almere Tel.: +31 (0) Fax: +31 (0) info@yellowfox.nl Änderungen und Irrtümer vorbehalten