BRIEFING FÜR SPONSOREN & AUSSTELLER

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1 BRIEFING FÜR SPONSOREN & AUSSTELLER Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Veranstaltung gemeinsam mit Ihnen! In diesem Dokument finden Sie nützliche Hinweise, die Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihrer Aktivitäten auf der Data Analytics Konferenz helfen werden. Lesen Sie das Briefing deswegen aufmerksam und leiten Sie es gegebenenfalls betroffenen Mitarbeitern und Kollegen weiter. ZUTRITTSAUSWEISE ÖFFNUNGSZEITEN AUSSTELLUNG ANLIEFERUNG MATERIAL UND LIEFERANSCHRIFT WAS SIE VOR ORT WISSEN SOLLTEN ANSPRECHPARTNER ZUTRITTSAUSWEISE BERECHTIGUNGEN Der Ausstellerstandpass berechtigt Ihre Mitarbeiter und Hostessen zur Teilnahme an der gesamten Veranstaltung, d.h. gesamtes Konferenzprogramm, Catering. Der Ausstellerstandpass gewährt auch die Teilnahme am Abendevent African Dinner am Montagabend, den 19. März 2018 ab 19:30 Uhr im Restaurant Zambesi im Hotel Matamba. VERSAND DER AUSSTELLERSTANDPÄSSE Der Versand der Ausstellerstandpässe erfolgt erst nach der Anmeldung Ihres Personals. Sie erhalten von uns 2 Ausstellerstandpässe. Die Anmeldung Ihres Standpersonals erfolgte über die Einlösung von Gutschein-Codes, die Sie im Vorfeld per erhielten. Sollten Sie Ihre Ausstellerstandpässe noch nicht erhalten haben, können wir Ihnen diese vor Ort nochmals ausfertigen. Sollten Sie Ihr Personal noch nicht angemeldet haben oder sollten Ihnen die Gutschein-Codes nicht vorliegen, schreiben Sie uns eine an ausstellung@doag.org und nenne Sie uns: Vorname Nachname -Adresse Handy-Nummer 1

2 ÖFFNUNGSZEITEN AUSSTELLUNG Die Ausstellung ist am Montag von 12:00 bis 19:30 Uhr und Dienstag von 8:30 bis 17 Uhr für das Publikum geöffnet. MONTAG, 19. MÄRZ :00 Uhr 19:30 Uhr Der Stand sollte bis zum Ende der Happy Hour besetzt werden. DIENSTAG, 20. MÄRZ :30 Uhr - 17:00 Uhr ANLIEFERUNG MATERIAL UND LIEFERANSCHRIFT Das ist groß und Pakete können schnell verloren gehen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Pakete gut ankommen und berücksichtigen Sie beim Versand von Materialien nachfolgende Anschrift. Geben Sie unbedingt Ihren Firmennamen und Ihre Standnummer auf jedem der Pakete an. Oder nutzen Sie ganz einfach unseren vorgefertigten Lieferschein. Liefertermin ist Montag, der 19. März Die Annahme kann zu einem früheren Zeitpunkt nicht sichergestellt werden! Sollten Sie Fragen bzgl. des Liefertermins haben, wenden Sie sich bitte an ausstellung@doag.org LIEFERTERMIN 19. MÄRZ 2018 Magazin Hr. Häberer/Kai Rockelmann Quantum VA: Data Analytics, März <Firma> 2

3 WAS SIE VOR ORT WISSEN SOLLTEN GELÄNDEPLAN Zugang zum Ladebereich Quantum Ausstellung Eingang ZUFAHRT ZUM LADEHOF Die Zufahrt zum Entladen erfolgt über die Seitenstraße des s (Berggeiststraße 31-41, rechts vom Haupteingang). Um zum Ladebereich zu gelangen, fahren Sie den Lenterbachsweg bis zum Ende durch und biegen dann links in den Metzenmacherweg ein. Die Zufahrt zum Quantum zum Be- und Entladen erfolgt über das Tor 16. Die Durchfahrt ist nur für max. Sprinter möglich. Fahrzeuge dürfen nur während der Zeit des Auf- und Abbaus zum Be- und Entladen ins fahren. Equipment zur Beförderung von Materialien auf dem Gelände steht nicht zur Verfügung und muss selbst mitgebracht werden (Rollwagen). 3

4 PARKMÖGLICHKEITEN Ihnen stehen die Parkplätze am Haupteingang, beim Hotel Matamba (diese sind ausgeschildert) zur Verfügung. Das Parken ist kostenfrei. Bitte lösen Sie Ihr Parkticket an der Hotelrezeption. BUS-SHUTTLE-SERVICE Vom Flughafen Köln/Bonn und vom Bahnhof Brühl zum am Vormittags sowie vom zurück zum Flughafen bzw. Bahnhof ( ab 16:30 Uhr) bieten wir einen Bus-Shuttle-Service an. Abfahrtsort Flughafen: Busparkplatz Terminal 2 D West Abfahrtsort Bahnhof Brühl: Bahnhof Brühl Haupteingang 4

5 AUFBAU & ABBAU Sie erhalten von uns 1 Stehtisch + 2 Barhocker Stromanschluss Rollups oder weiteres Equipment bringen Sie bitte selbst mit. Weiteres Equipment für Ihren Stand (Faltstand, Infosäule) stimmen Sie bitte im Vorfeld mit uns ab. Ein Monitor kann auf eigene Rechnung bei unserem Technikdienstleister bestellt werden. Bitte geben Sie uns hier rechtzeitig Bescheid. Der aktuelle Aussteller-Standplan dem Sie Ihre Platzierung entnehmen, steht Ihnen hier als pdf zur Verfügung. Vor Ort werden wir Ihren Platz kennzeichnen. Die Aufbau- und Abbauzeiten entnehmen Sie der nachfolgenden Tabelle. MONTAG, 19. MÄRZ :00 12:00 UHR AUFBAU UND EINRICHTUNG IHRES STANDES Bitte gestalten Sie den Aufbau so geräuscharm wie möglich, da während der Aufbauzeit das Vorprogramm stattfindet. Bitte halten Sie Weg- und Laufflächen frei von Material. Bis 11:45 Uhr sollten alle Kartonagen entfernt und zwischengelagert sein. DIENSTAG, 20. MÄRZ :00 18:00 UHR (SPÄTESTENS) ABBAU DURCH IHRES STANDES ABHOLUNG ANGELIEFERTER MATERIALIEN Ordnungsgemäß angelieferte Materialien und Pakete holen Sie am Aufbautag bei Herrn Häberer / Hr. Rockelmann ab. Sollte Ihnen eine Lieferung fehlen, sprechen Sie Frau Al-Youssef an. 5

6 ZWISCHENLAGERUNG LEERGUT/KARTONS Sie haben die Möglichkeit, Ihr Leergut (z.b. Kartons, Verpackungsmaterial, Prospekte) während der Veranstaltung zwischenzulagern. Sprechen Sie vor Ort Frau Al-Youssef an. AUFBEWAHRUNG VON WERTSACHEN Lassen Sie Ihre Wertsachen nicht unbewacht am Stand oder im Lager stehen. Die DOAG und alle weiteren Organisatoren der Veranstaltung übernehmen hierfür keine Haftung. Wir empfehlen, diese nach Veranstaltungsende mit ins Hotel zu nehmen. Eventuell gemietete Monitore müssen nicht abgebaut werden. Die Räumlichkeiten werden über Nacht verschlossen. PAUSENZEITEN UND ABENDEVENT Die Veranstaltung beginnt am um 12:50 Uhr im Quantum OG Von 10:30 bis 12:00 Uhr ist ein Vorprogramm im Quantum OG geplant. Kaffeepausen sind für beide Tage im Foyer Quantum EG vorgesehen. Das Mittagessen ist im Restaurant Unter den Linden vorgesehen. Der Kaffee nach dem Mittagessen wird im Foyer Quantum EG ausgegeben. Die Happy Hour am findet zwischen 18:30 und 19:30 im Foyer Quantum EG statt Das African Dinner am ist im Restaurant Zambesi im Hotel Matamba zu finden. Die Vortragsräume für Ihre Sponsored Sessions findet alle im Bereich Quantum OG statt. RÜCKSENDUNG VON AUSSTELLERGUT Die Rücksendung muss am Abbautag (20.03.) zwischen 17 und 19 Uhr erfolgen. Der Aussteller ist dafür verantwortlich, dass seine Rücksendung ordnungsgemäß an den Kurier oder das Speditionsunternehmen übergegeben wird. Bitte beschriften Sie jedes einzelne Ausstellungsgut/Paket mit der Rücksendeanschrift, Ihrer Rufnummer und der Information zum beauftragten Versandunternehmen. 6

7 Bis 19 Uhr müssen Ihre Pakete abgeholt sein. Es besteht keine Möglichkeit von Zwischenlagerungen, da am Folgetag weitere Veranstaltungen stattfinden. ENTSORGUNG VON MATERIALIEN Bitte nehmen Sie Ihr Material im Anschluss an die Konferenz wieder mit. Die Entsorgung zurückgelassener Gegenstände wird in Rechnung gestellt. STROM/INTERNET Jeder Stand ist mit einem Stromanschluss ausgestattet. Vor Ort stellen wir Ihnen ein offenes WLAN bereit. Sollten Sie eine stabile Internetleitung benötigen, empfehlen wir Ihnen, einen LTE-Router mitzubringen. HAFTUNGSAUSSCHLUSS Die Befestigung an Hallenwänden, Säulen und Fußböden ist untersagt. Säulen, Pfeiler, Wandvorsprünge etc. innerhalb der Ausstellungsstände sind Bestandteil der zugeteilten Flächen. Das Ankleben von Werbematerialien an den Wänden, Säulen oder sonstigen Gegenständen des Veranstaltungsortes ist nicht gestattet. Für Schäden bei Zuwiderhandlungen haftet der Aussteller. Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprecher müssen frei zugänglich bleiben. Die Verwendung von offenem Feuer oder Licht, z. B. Spiritus, Heizöl, Gas, Ethanol etc., ist untersagt. Für Gegenstände, die in das Veranstaltungsgelände eingebracht werden, wird seitens der DOAG keine Haftung übernommen. Die Ausstellung wird während des Auf- und Abbaus sowie während der Ausstellung nicht gesondert bewacht. WEITERE INFORMATIONEN Die Ausstellungsflächen mit Standplan finden Sie hier als pdf. Weitere Informationen zur Anreise, z. B. die Shuttlebus-Zeiten entnehmen Sie unseren Webseiten im Bereich Praktisches. Banner zur Bewerbung des Events können Sie im Bereich Media 7

8 ANSPRECHPARTNER VERTRIEB UND PROJEKTLEITERIN DOAG Dienstleistungen GmbH Frau Carmen Al-Youssef Tel: Mobil: