Produktbeschreibung Symbio Web. das effiziente und moderne webbasierte BPM-System

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1 Produktbeschreibung Symbio Web das effiziente und moderne webbasierte BPM-System Stand: Januar Ploetz + Zeller GmbH

2 Produktbeschreibung Symbio Web 2 1 Einführung 1.1 Produkt Symbio Web Die angebotene Standard-Software Symbio Web wird als Miet- oder Kauflizenzmodell angeboten. Die Investitionen werden im separaten Angebot aufgeführt. 1.2 Inhalt des Dokumentes Im folgenden Kapitel werden die wichtigsten Funktionalitäten mit Bildschirmkopien dargestellt. Aufgrund der Weiterentwicklung können sich diese verändern. 1.3 Aktuelles Release Untenstehende Punkte sind in der aktuellen Version 5.5 vom 25. November hinzugekommen: Link Service Massendatenpflege Distributionsmodel Spracheinstellung Erweiterung BPMN Importer

3 Produktbeschreibung Symbio Web 3 2 Funktionsübersicht Viewer, Autoren, Architekten & Approver 2.1 Eine Oberfläche für alle Symbio-Anwender Alle Anwender (Administrator, Architekt, Autor, Approver, Analyst und Viewer) arbeiten mit derselben Benutzeroberfläche, in der BPM-Funktionalitäten wie u. a. die Unternehmensdatenerfassung, Modellierung, Freigabe und Publizierung stattfinden. Einzig ein Browser wird zum Arbeiten benötigt. Selbstverständlich kann Geschäftsprozessmanagement mit Symbio auch auf portablen Endgeräten betrieben werden. Abbildung 1 Individualisierbare Home-Seite 2.2 Prozesse definieren Die Prozessmodellierung erfolgt grafisch über die Weboberfläche und ist hochautomatisiert und - effizient. Die Standard-Methoden sind EPK und BPMN 2.0, wobei auch kundenspezifische Methoden abgebildet werden können. Bei der Prozessdefinition wird einfach das Vorgänger- oder Nachfolgerelement ausgewählt und der grafische Ablauf wird automatisiert aufgebaut. Prozessablaufelemente können verschoben und kopiert werden und an einer anderen Stelle samt verknüpfter Unternehmensdaten eingefügt werden. Ebenfalls können komplette Pfade in einer Verzweigung selektiert und verschoben werden.

4 Produktbeschreibung Symbio Web 4 Abbildung 2 Effiziente grafische Modellierung Ein Prozessablauf kann mit Tasks aus dem Repository angereichert werden. Sobald ein Task (Prozessschritt) selektiert ist kann über den Detail Content ein Task aus dem Task Repository in den Ablauf eingefügt werden. Ebenfalls kann ein neu erstellter Task (Prozessschritt) in das Task Repository überführt werden und danach, sofern freigegeben, von anderen Autoren verwendet werden. Abbildung 3 Tasks aus dem Repository in den Prozessablauf einfügen Über den Detail Content können Prozesse detailliert werden mit u. a. Systemen, Rollen, Kennzahlen aus dem Repository, etc. Es besteht auch die Möglichkeit die Prozesse tabellarisch zu pflegen.

5 Produktbeschreibung Symbio Web 5 Abbildung 4 Tabellarische und grafische Modellierung parallel Der Prozessfluss kann durch verschiedene Funktionen einfach durch den Autor optimiert werden. Verschieben von Pfaden (siehe Abbildung) Mehrfachselektion mehrerer Objekte zum Löschen, Kopieren & Ausschneiden Abbildung 5 ein kompletter Pfad wird nach links innerhalb der Verzweigung geschoben 2.3 Views/Einstiegsmodelle modellieren Mit dem grafischen Editor in Symbio Web können die Autoren wie in PowerPoint in das Prozessmodell/Prozess-Repository verschiedenste Grafiken und Views gestalten. Auch Bilder lassen sich einfach integrieren und mit der nötigen Interaktion versehen.

6 Produktbeschreibung Symbio Web 6 Abbildung 6 Designte Einstiegsmodelle Abbildung 7 Editor zum Kreieren von modernen Einstiegsgrafiken

7 Produktbeschreibung Symbio Web 7 Mit dem grafischen Editor können auf Prozessgrafiken in der Darstellung beeinflusst werden. Dabei stehen einem die bereits automatisch erstellten Komponenten (Ablaufelemente, Repository Elemente etc.) zur Verfügung. Die im Grafischen Editor erstellte Grafik wird automatisch für den Prozess übernommen und überschreibt sozusagen den automatisch erstellten Symbio Prozess. Abbildung 8 Prozessmodellierung mit dem Grafischen Editor 2.4 Prozessdiagramme berechtigen Durch das Managen von Berechtigungen können Prozessinhalte nur dezidierten Benutzergruppen zur Betrachtung, zur Editierung und zur Freigabe zugeteilt werden. Im Admin Bereich können Benutzergruppen vom Admin definiert werden und vom Architekten über den Detail Content ausgewählt werden. Bspw. würde man die Benutzergruppe HR, die aus 20 Personen besteht, den Personalprozessen zuordnen.

8 Produktbeschreibung Symbio Web 8 Abbildung 9 Berechtigungen über den Detail Content managen 2.5 Prozessvarianten erstellen Zu Sub Prozessen lassen sich Varianten erstellen und versionieren. Die Anwender erstellen die Varianten zu Prozessen mit globalen/lokalen Definitionen. Alle Prozessinhalte sind initial gesperrt und können nur durch die Funktion Variante lokalisieren verändert werden. Veröffentlicht werden spezifische Prozesshäuser aus Sicht der globalen Definitionen z. B. verschiedene Länder- Prozessportale aus einer Datenbank.

9 Produktbeschreibung Symbio Web 9 Abbildung 10 Professionelle Abbildung von Prozessvarianten 2.6 Prozesse und Objekte freigeben Nach Fertigstellung der Prozess- oder Objektdefinition können die Prozesse/Objekte von dem Prozessautor in die Freigabe geschickt werden. Der Verantwortliche (Approver) erhält daraufhin in seinem Taskboard einen Task und kann den Prozess/das Objekt nach Einsicht/Prüfung freigeben oder ablehnen (parallel wird eine versendet). Die Freigabe für Objekte erfolgt nach dem gleichen Prinzip. Abbildung 11 Flexibles und integriertes Freigabeverfahren mit Taskboard

10 Produktbeschreibung Symbio Web Massendatenpflege via Excel Prozessdaten wie Rollen, Inputs, Systeme etc. können aus Symbio heraus in Excel exportiert werden. In Excel können dann bspw. Attribute (bspw. Gültigkeiten) als Massenupdate per copy paste aktualisiert werden und danach wieder in Symbio importiert werden. Für Übersetzungen oder Massenfreigaben kann der Excel Export/Import ebenfalls verwendet werden. Abbildung 12 Export aus Symbio von Inputs/Outputs in Excel Abbildung 13 Bearbeitung von Objektattributen in Excel

11 Produktbeschreibung Symbio Web Weitere Management Sichten organisieren/verwalten Über verschiedene Sichten können die unterschiedlichen Anwender navigieren und die Inhalte managen/pflegen. So können das Organigramm, die IT-Architektur, Demands/Ideen, Risiken, Richtlinien, etc. organisiert und gemanagt werden. Symbio beinhaltet die Versionierung von Management-Sichten wie Organigrammen oder Risiken. Damit können Sie Änderungen über Diagramme und Objekte zurückverfolgen. Dabei ist auch ein Freigabe-Workflow integriert. Damit wird Symbio Web zum integrierten Management-System. Weitere Sichten aufzubauen ist mit geringen Aufwand über die Konfiguration möglich. Abbildung 14 Hierarchie-Einstieg in die Organisation (auch grafisch möglich) Die verschiedenen Hierarchien werden auch automatisiert als Grafik dargestellt. Abbildung 15 Grafischer Einstieg automatisierte Generierung Organigramm

12 Produktbeschreibung Symbio Web 12 Abbildung 16 Systemstruktur mit einem freigegeben System 2.9 Moderne Auswertungen Im Betrachtungsmodus bietet Symbio hochmoderne Auswertungsmöglichkeiten wie u. a. verschiedene grafische Sichten, vernetzte Daten, verknüpfte Dokumente, diverse Handbücher mit Tabellen und Matrizen und Dashboards. Abbildung 17 Prozesskostenrechnung mit integrierten Auswertungen

13 Produktbeschreibung Symbio Web 13 Abbildung 18 Auswertungen Rollen und deren Mitwirkungspflichten in den Prozessen 2.10 Handbücher erzeugen Diverse Prozess- und Organisationshandbücher können von allen Anwendern erzeugt, betrachtet und ausgewertet werden. Aufgerufen werden die Handbücher im Detail Content des Info- Bereichs, in den sie nach Erzeugung in einer Liste abgelegt werden. Abbildung 19 diverse Prozess- und Organisationshandbücher können erstellt werden

14 Produktbeschreibung Symbio Web Feedback abgeben Betrachter können auf Prozess- und Task-Ebene Kommentierungen (z. B. einen Optimierungsvorschlag) machen. Daraufhin erhält der Prozessautor in seinem Taskboard eine Info (parallel wird eine versendet) und kann den Vorschlag in den Prozess einbauen. Abbildung 20 Strukturierte Kommentierung/Feedback aller Prozessinformationen 2.12 Dokumente hochladen und einfach verlinken In Symbio Web kann der Anwender Dokumente verlinken und hochladen. Somit können hochgeladene Dokumente durch den Betrachter vom Server geöffnet und heruntergeladen werden. Abbildung 21 Dokumente hochladen per Drag-and-Drop

15 Produktbeschreibung Symbio Web Suche Jeder Symbio Web Anwender kann die Inhalte durchsuchen. Von der Suchseite aus kann der Anwender dann auf alle Inhalte springen. Abbildung 22 Volltextsuche mit Filterung und ODER-/UND-Suche

16 Produktbeschreibung Symbio Web 16 3 Funktionsübersicht für Administratoren Der Bereich für die Administratoren, um wichtige Systemeinstellungen vorzunehmen. Abbildung 23 Admin Bereich 3.1 Symbio Web konfigurieren Das Meta-Modell der Methode lässt sich in Symbio Web konfigurieren. Damit kann jeder Kunde seine eigene Methode (Modelle, Objekte und Attribute) definieren. Eine bestehende bekannte ARIS-Methode lässt sich bspw. einfach abbilden und dann beim Erstellen einer Datenbank auswählen. Verschiedene Konfigurationen lassen sich im Admin-Bereich hinterlegen. 3.2 Benutzer und Benutzergruppen anlegen Im Admin-Bereich können bspw. Benutzergruppen definiert werden, die in der Prozessarchitektur mit Prozessen verknüpft werden können und somit nur die Berechtigung haben bestimmte Prozesse zu bearbeiten und zu betrachten. 3.3 Einstellung der Lokalisierungsinformation für das Variantenmanagement Für die Lokalisierung von Varianten können Einstellungen vorgenommen werden in Bezug auf die Standorte und Produkte, für die Varianten angelegt werden sollen.

17 Produktbeschreibung Symbio Web Einstieg berechtigen Berechtigungen für diverse Einstiege in Symbio für verschiede Benutzergruppen können definiert werden. 3.5 Neue Handbuch Templates hochladen Handbücher mit eigener Corporate Identity oder geänderten Begriffen, Grafiken, etc. können integriert werden. Somit hat der Anwender bei der Erzeugung mehrere Handbuch-Templates zur Auswahl. 3.6 Import Einstellungen vornehmen Einstellungen für diverse Import-Schnittstellen wie BPMN, Dokumente, Excel oder Visio können definiert und verwaltet werden. 3.7 Systemeinstellungen vornehmen Über die Systemeinstellungen kann u.a. die Corporate Identity in die Oberfläche eingebettet werden, Einstellungen vorgenommen werden und Standardinhalte für Benachrichtigungen und Feedback definiert werden. 3.8 Log Dateien und Versionsnummer abrufen Log-Dateien und die Versionsnummer der Symbio Version können aufgerufen und analysiert werden. 3.9 Schnittstellen zu Fremdsystemen konfigurieren Die Konfiguration von Schnittstellen zu Fremdsystemen (SAP, ARIS etc.) kann definiert und verwaltet werden.

18 Produktbeschreibung Symbio Web Schnittstelle zum SAP Workforce Performance Builder Über Einstellungen im Admin-Bereich kann die Verbindung zum SAP Workforce Performance Builder wie bspw. die Server URL etc. definiert werden. Mit dem SAP WPB können Sie Ihre Detailprozesse (Systemprozesse) abfilmen und mit Symbio Prozessen automatisiert verknüpfen. Abbildung 24 Verbindung mit dem SAP WBP herstellen 3.11 Schnittstelle zum SAP Solution Manager Die bestehende Schnittstelle synchronisiert den kompletten Business BluePrint und die Sichten der Solar02. Die Synchronisation erfordert nur geringe administrative Aufwände und ist hoch automatisiert. Abbildung 25 Schnittstelle zum SAP Solution Manager

19 Produktbeschreibung Symbio Web Spracheinstellung vornehmen Deutsch und Englisch sind als Datensprache standardmäßig definiert. Der Admin kann bspw. Deutsch als einzige Datensprache definieren und dabei die Englische löschen Distributionsmodell managen Es besteht die Möglichkeit Prozessdaten zwischen verschiedenen Datenbanken auszutauschen. Eine Masterdatenbank kann Prozessmodelle und Repository Daten in verlinkte Datenbanken übertragen Systemumgebung Symbio Web BPM-Aktivitäten wie die Prozesserfassung, - Modellierung, - Freigabe, - Betrachtung, - Kollaboration u.a. finden in einer einheitlichen Web-Oberfläche statt. Das BPM-System wird in Datenbanksystemen wie bspw. SQL abgelegt und kann in der Cloud oder On Premise gehostet werden. Symbio Web ist kompatibel mit allen gängigen Browsern und somit auch mit portablen Endgeräten. Detaillierte Systemvoraussetzungen können Sie unter folgendem Link aufrufen: Abbildung 26 Symbio Web Systemumgebung

20 Produktbeschreibung Symbio Web 20 4 Anhänge Name Beschreibung Link Systemvoraussetzung Die Systemvoraussetzungen sind die Basis für dieses Angebot. Hier werden die notwendigen technischen Voraussetzungen beschrieben, welche beim Kunden durch den Kunden zu gewährleisten sind. files/pdf/systemrequirements. pdf

21 Produktbeschreibung Symbio Web 21 Herausgeber Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring München Tel.: Fax: info@p-und-z.de Impressum Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Darstellung/Abbildung im Dokument übernimmt Ploetz + Zeller GmbH keine Haftung. Die beschriebenen und möglichen Funktionalitäten der Software beziehen sich auf den jeweiligen Versionsstand. Kundenspezifische Anpassungen sind nicht enthalten. Die Informationen in diesem Dokument können sich zu jeder Zeit ändern. Ploetz + Zeller GmbH ist nicht verpflichtet über die Aktualisierungen des Dokumentes zu informieren. Diese Dokumentation sowie alle enthaltenen Beiträge, Darstellungen und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen betrachtet Ploetz + Zeller GmbH als ihr alleiniges Eigentum. Die Dokumentation bzw. die darin enthaltenen Informationen, Kenntnisse und Darstellungen dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung durch Ploetz + Zeller GmbH weder vollständig noch auszugsweise, direkt oder indirekt Dritten zugänglich gemacht, veröffentlicht oder anderweitig verbreitet werden. Die Geltendmachung aller diesbezüglichen Rechte, insbesondere für den Fall der Erteilung von Patenten, bleibt der Ploetz + Zeller GmbH vorbehalten. Die Übergabe der Dokumentation begründet keinerlei Anspruch auf eine Lizenz oder Benutzung. Technische Änderungen vorbehalten. Verwendete Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Symbio ist eine eingetragene Marke der Ploetz + Zeller GmbH, München.

22 Produktbeschreibung Symbio Web 22 Produktbeschreibung Symbio Web Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring Aschheim bei München Telefon: Fax: info@p-und-z.de 2015 Ploetz + Zeller GmbH