Projektplanung mit Project 2010

Transkript

1 Josef Schwab Projektplanung mit Project 2010 Das Praxisbuch für alle Project-Anwender HANSER

2 Inhalt Vorwort XIII Ein schneller Zugang XVII Wie Sie vorgehen sollten XVII... bei der Vorgangsplanung XVII... beim Terminmanagement XX... bei der Ressourcenplanung XXI... bei der Projektüberwachung XXII 1 Grundlagen Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement? Projektplanung Ihr Plan entsteht im Kopf vom Kopf in das Programm Automatische Planung Manuelle Planung und dann in die Realität! Wie werden die Termine berechnet? Der Kritische Weg Praktische Bedeutung der Terminberechnung? Viele Projekte und viele Beteiligte? Mehrprojekttechnik Den Einsatz der Ressourcen Teilprojekte und Masterplan Multi-Level-Terminplanung Dateibasiertes Arbeiten versus Project Server-Lösung Gründe für den Servereinsatz Teamkommunikation Standortübergreifendes Projektmanagement Unternehmensweiter Ressourceneinsatz Projektübergreifende Auswertungen und Portfolio-Analysen Die Kommunikationsstruktur des Project Servers 20

3 2 Arbeiten mit Microsoft Project Eine kurze Bedienungsanleitung Das Menüband -; Register Aufgabe Register Ressourcen Register Projekt Register Ansicht Register Format Mit dem Kontextmenü arbeiten Der Backstage-Bereich: Datei Der Arbeitsbereich Die Grundeinstellungen in Project Bevor Sie beginnen Anfangstermin Kalender Neuen Kalender erstellen Projektkalender bestimmen Speichern und Geltung der Kalender Was ist die Dauer? Optionen für den Umrechnungsfaktor Mit dem Project Server arbeiten Anmeldung am Server Enterprise-Projekte speichern Projekt öffnen/auschecken/einchecken Projekte zwangseinchecken Als Datei speichern Von Datei importieren Lokale Ressourcen ersetzen Ressourcen importieren Veröffentlichen Zusammenfassung 59 3 Vorgangsplanung Vorgänge Vorgangsliste bearbeiten Manuelle Planung I Dauer, Anfang, Fertig stellen Vorläufige Planung Die Anzeige der Einheiten der Dauer Vorgänge gliedern: Die Projektstruktur Manuelle Top-down-/Bottom-up-Planung Vor- und Nachteile der manuellen Planung Automatische Planung Dauer, Anfang, Fertig stellen (automatische Planung) Vorgänge gliedern: Die Projektstruktur II Automatische Top-down bzw. Bottom-up-Planung Gliederung nutzen 80

4 3.3.3 Anordnungsbeziehungen Ende-Anfang Anfang-Anfang Ende-Ende Anfang-Ende Vorgangsfolgen mit Zeitabständen Anordnungsbeziehungen vornehmen Manuelle Planung II Anordnungsbeziehungen bei manueller Planung Der Vorgangsinspektor Links berücksichtigen Automatische Planung II Meilensteine Ergebnis der Planung: Berechnete Termine Rückwärtsrechnung Spezielle Terminberechnungen: Vorgänge mit besonderen Kalendern Projekte als Prozesse methodisch erfassen Hinweise zur Projektstrukturierung und Anordnungsbeziehungen Projektprozesse - einige Beispiele Wasserfall-Ablauf Parallele Phasen Teilabschnitte definieren und verknüpfen Schleifen als weitere Abschnitte Iteratives Vorgehen Darstellungswunsch versus Ablauflogik Terminmanagement Terminziele und feste Termine Stichtage Termineinschränkungen Anfang nicht früher als Ende nicht später als Konfliktanalyse Terminplansteuerung Planungsqualität Zeitreserven Schätzen einer zu großzügigen Vorgangsdauer Zeitabstände zwischen Vorgängen Vorgang als Zeitreserve Die gekapselte Projektstruktur Projekt kapseln Ergebnisse Pufferzeiten, die sich selbst abbauen Handlungsaufforderung an die Projektleitung Stabilität der Termine Handlungsmöglichkeiten der Projektleitung 149

5 Vorgänge statt Zeitdifferenzen Projektplan kapseln mit manueller Planung Prozesse mit festen Terminen Noch ein Wasserfall Parallele Phasen Serum als Prozess Terminplansteuerung bei mehreren Projekten Teilprojekte und Masterplan Masterplan anlegen Zugriffsrechte Hierarchie der eingefügten Projekte Meilensteine und Kapselung Stichtag setzen Eingefügtes Projekt kapseln Speichern und Veröffentlichen Projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen Projektübergreifende Verknüpfungen herstellen Sonderfall: Projekt als Nachfolger Verknüpfungen bearbeiten und anzeigen Eingangstermine kapseln Multi-Level-Planung Abhängigkeiten zwischen Organisationsstruktur und Planungsstruktur Multi-Level-Planung durchführen Ressourcen anlegen und zuweisen Die Stammdaten der Ressourcen Ressourcen anlegen Projektteam zusammenstellen Informationen zur Ressource Verfügbarkeit Ressourcenkalender Vorgesehen/Zugesichert Generische Ressourcen Materialressourcen Ressourcen zuordnen In der Spalte Ressourcennamen In den Informationen zum Vorgang Im Dialogfenster Ressourcen zuweisen In den Details im geteilten Bildschirm Den Bildschirm optimal einrichten Arbeitspaket Aufwandsgesteuerte Planung Änderungen des Ressourceneinsatzes Feste Einheiten Feste Arbeit 223

6 6.8.3 Feste Dauer Leistungssteuerung Überblick Vorgangsarten Entfernen aller Ressourcen Weitere Ressourcenzuordnungen Arbeiten mit generischen Ressourcen Zuordnungen von Materialressourcen Projektleitung einplanen Ressourcenpool und Ressourceneinsatz Gemeinsame Ressourcen Ressourcenpool als Datei Ressourcenpool anlegen Ressourcenverwendung definieren Ressourcenpool mit Schreibschutz Ressourcenpool bearbeiten Der Enterprise-Ressourcenpool Ressourceneinsatz steuern Arbeiten mit dem Teamplaner Vorgänge zuordnen Abwesenheiten erkennen Ressourcengetriebene Planung Ressourcenüberlastungen beseitigen Der Teamplaner mit einem Ressourcenpool Der Teamplaner beim Servereinsatz Ansicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Grafik Vorgesehen/Zugesichert Informationen zur Zuordnung Ressourcenkonflikte und ihre Lösungen Lösungen, die weder Zeit noch Geld kosten Lösungen, die Geld kosten ' Lösungen, die Zeit kosten Ressourcen abgleichen Ressource austauschen Ressourceneinsatz ändern bei mehreren Ressourcen Gleichzeitiger Einsatz mit prozentualem Anteil Vorgänge verzögern Keine Verknüpfungen! Nicht abgleichen, nichts tun Mehrarbeit und Überstunden Automatisch abgleichen Abgleichoptionen Abgleich durchführen Kapazitätsabgleich mit Prioritäten Grundsätzliches zum Ressourcenabgleich 307

7 8 Kosten Kostenschätzung Kosten werden angelegt Arbeitsressourcen kosten pro Zeiteinheit Materialressourcen kosten pro Stück Kostenressourcen kosten pro Fall Kosten werden berechnet Kosten der Arbeitsressourcen Kosten werden angezeigt Für die Vorgänge Für die Ressourcen Kostenplanung Budget erstellen Budgetressourcen anlegen Budgetressourcen zuordnen Budget für Arbeit und Material Budgets für Masterplan und Teilprojekte Kostenbasisplan Basisplan festlegen Die Felder des Kostenbasisplanes Der Kostenmanagementplan (Zusammenfassung) Das Kostenbudget als grafischer Bericht Die richtigen Informationen: Auswählen, gestalten, mitteilen Warum Anpassungen? Grundsätzliches zu Feldern Geltung der Anpassungen Eigene Tabellen Spalten einfügen und ausblenden Eigene Tabelle erstellen Kurz und knapp Eigene Felder Nachschlagetabelle einrichten Feld dauerhaft umbenennen Nachschlagetabelle definieren Mit Formeln rechnen Beispiel: Dauer in Kalendertagen Beispiel: Relative Pufferzeit Eigene Signale Beispiel Ampel relative Pufferzeit ' Beispiel: Ampel Überwachung Eigene Filter Vergleichende Filter Interaktive Filter Eigene Gruppen Beispiel: Standort mit Ressourcengruppe 375

8 9.8.2 Beispiel Meilensteine ganz oben Eigene Ansichten Angepasste Ansicht speichern Weitere Ansichten (Tabellen) definieren Ansichten formatieren Gantt-Diagramm anpassen Einsatz-Ansichten anpassen Detail-Ansichten anpassen Formatieren mit dem Kontextmenü Die Zeitskala anpassen Menü und Symbolleiste anpassen Ansichten drucken Beispiel: Ansicht Konfliktanalyse Beispiel: Personen-Einsatzgebirge Anpassungen organisieren Kopieren von Projekt zu Projekt Die globale Vorlagendatei Global.MPT Eigene Vorlagen speichern Anpassungen unter der Herrschaft der Enterprise Global Grafische Berichte Grafischer Bericht Arbeitsbudget Grafischer Bericht Verbleibende Arbeit pro Ressource Projektüberwachung Basisplan festlegen Mehrere Basispläne Was wird wann und wie überwacht? Geplant, Berechnet, Aktuell Aktuelle Datumslinie anzeigen Termine überwachen % Abgeschlossen Aktueller Anfang und Aktuelles Ende Abweichungen Andere Dauer Aktuelle Werte Fortschrittsgrad errechnen lassen Aktuelle und verbleibende Dauer Terminlage analysieren Vorgang verschieben Einschränkungstermin aufheben Neuen Teil-Basisplan herstellen Regeln zur Terminüberwachung: kurz und knapp Arbeit überwachen % Arbeit abgeschlossen Fortschritt der Dauer und Fortschritt der Arbeit entkoppeln? Aktuelle und verbleibende Arbeit 456

9 Arbeitsüberwachung bei den Ressourcen Ressourcen melden unterschiedliche Arbeit Änderungen des Arbeitspakets Arbeitsüberwachung in den Zeitphasen Regeln zur Arbeitsüberwachung: kurz und knapp Kosten überwachen Änderung der Kostensätze in der Zeit Aktuelle Kosten der Kostenressourcen Aktuelle Kosten manuell eingeben Budget kontrollieren Neues Budget erstellen Neues Budget dokumentieren Vorgänge deaktivieren Ansicht Zeitachse Auswahl Gestaltung Speichern und verwenden Earned-Value-Analyse (Ertragswertmethode) Die Grundlagen Kosten berechnen und als geplante Kosten (Basisplan) festlegen Geplanter Wert - GW (SKBA) Ertragswert EW Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit IK Kostenabweichung KA Kostenabweichungen in Prozent KAP Die Indikatoren 491, Der Planleistungsindex PLI als Ampel Der Kostenleistungsindex KLI (CPI) KLI als Ampel Prognosewerte BK, Berechnete Kosten ANA, Abweichung nach Abschluss ALI, Abschlussleistungsindex Earned Value mit Physisch abgeschlossen (%) Beispiele mit grafischen Berichten Planmäßiger Ablauf bis zum Statusdatum Grafischer Bericht: Ertragswert über einen Zeitraum Zeitliche Verzögerung Kostenabweichung 514 Anhang: Die Voreinstellungen unter den Optionen 517 Register 533