BENUTZERHANDBUCH.

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1 BENUTZERHANDBUCH

2 Inhaltsverzeichnis Seite 3 REGISTRIERUNG 4 DOWNLOAD & INSTALLATION 4 SITZUNGSSTART 5 SITZUNGSENDE 6 TEILNAHME 6 HTML SITZUNGSLOGIN 6 Automatische Wiederverbindung 7 Kontoverwaltung 7 FUNKTIONEN BEI INAKTIVER SITZUNG 7 Sitzungsplaner 10 Profilverwaltung 13 Kontodaten 13 Einstellungen 15 FUNKTIONEN BEI AKTIVER SITZUNG 15 Teilnehmerliste 16 Präsentator wechseln 16 Fernsteuerung 18 Whiteboard 19 Chat 20 Applikationsauswahl 21 Datei-Transfer 22 Einstellungen 23 Pause 24 Aufzeichnung 24 Sitzung zuschließen 24 Audiokonferenz 24 Wie Sie eine Audiokonferenz starten 26 Wie Sie einer Audiokonferenz beitreten 28 Audiokonferenz-Symbole und Einstellungen 30 Sonderrechte für den Präsentator 31 Telefonkonferenz 31 Start einer Telefonkonferenz 32 Steuerung der Telefonkonferenz 33 Internationale Einwahlnummern 33 Beenden der Telefonkonferenz

3 Registrierung Mikogo ist eine einfach zu benutzende Software zur schnellen Übertragung Ihres Bildschirms. Ihre Gesprächspartner können an Sitzungen ohne Registrierung teilnehmen. Um sich zu registrieren, gehen Sie bitte auf und füllen das Formular aus. Die Zugangsdaten benötigen Sie später zum Start einer Sitzung und zum Login in die Kontoverwaltung. Mikogo Ansicht Sitzung starten Teilnehmen Sitzungsplaner Profilverwaltung Kontodaten Einstellungen 3

4 Download & Installation Um die Software zu installieren, gehen Sie bitte auf Mikogo.de, Klicken auf den Menüpunkt Download und dann auf den Download-Link. Ein Sicherheitsfenster erscheint und fragt: Möchten Sie diese Datei speichern oder ausführen? Klicken Sie auf Ausführen die Installation von Mikogo beginnt dann automatisch. Nach der Installation erscheint das Ihres Bildschirms. Symbol in der Systemablage in der rechten unteren Ecke Sitzungsstart Um eine Sitzung zu starten, klicken Sie auf das Symbol und das Start-Fenster öffnet sich: Nachfolgend klicken Sie auf das Start Symbol und klicken auf den Button Sitzung starten. Nach dem Start einer Sitzung, öffnet sich die Teilnehmerliste, in der Sie die Sitzungsnummer, die Web-Adresse für Teilnehmer und das Sitzungspasswort (sofern Sie vorher ein Sitzungspasswort festgelegt haben) sehen können. 4

5 Sie sehen ebenfalls, wie viele Teilnehmer bereits verbunden sind. Aus Sicherheitsgründen endet eine Sitzung automatisch nach 30 Minuten, wenn bis dahin nicht mindestens ein Teilnehmer verbunden ist. Sitzungsende Um eine Sitzung zu beenden, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke. Alle Teilnehmer erhalten dann eine Nachricht, dass die Sitzung beendet wurde. Sie können auch die Verbindung mit einzelnen Teilnehmern trennen (siehe Teilnehmerliste). Ihre Sitzung bleibt dann aktiv, nur die Verbindung mit den ausgewählten Teilnehmern wird getrennt. Bitte beachten Sie, dass sich diese Teilnehmer wieder mit Ihnen verbinden können, da die Sitzungsnummer immer noch gültig ist. Um das zu verhindern, schließen Sie die Sitzung zu (grauer Pfeil), bevor Sie die Verbindung trennen. 5

6 Teilnahme Sagen Sie Ihren Gesprächspartnern, dass sie auf gehen, die Sitzungsnummer und ihren Namen eingeben und auf Teilnehmen klicken sollen. Als Standardverbindungsart ist das Verbindungsprogramm ausgewählt; alternativ können sich Ihre Gesprächspartner über den HTML Viewer verbinden. Weitere Informationen zum HTML Viewer finden Sie unter dem Punkt HTML Sitzungslogin (siehe unten). Sofern Sie ein Sitzungspasswort festgelegt haben, ist dieses im nächsten Schritt von Ihren Gesprächspartnern einzugeben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Teilnehmer per einzuladen oder den Sitzungslink bzw. die Sitzungsnummer zu kopieren und zum Beispiel per Sofortnachricht zu verschicken. Mit einem Klick auf den Link verbinden sich Ihre Teilnehmer automatisch, ohne die Sitzungsnummer und das Passwort eingeben zu müssen. HTML Sitzungslogin Neben der Teilnahme über das Verbindungsprogramm bieten wir die Möglichkeit der Teilnahme an Präsentationen über eine Webseite. Damit entfällt erstmalig sogar der Download auf Teilnehmerseite; auch Java, Flash oder ActiveX werden nicht benötigt. Ein weiterer Vorteil: der HTML Viewer funktioniert auch mit Mac und Linux. Bei diesem Login werden auf Teilnehmerseite lediglich ein Internetzugang und ein Browser benötigt. Bitte beachten Sie, dass der HTML Viewer speziell für Online-Präsentationen entwickelt wurde und spezielle Funktionen nicht verfügbar sind. Daher können Teilnehmer, die durch den HTML Viewer teilnehmen, weder Präsentator werden noch die Fernsteuerung erhalten. Die Funktionen des HTML Viewers finden Sie im Dokument Mikogo HTML Viewer (PDF) im Downloadbereich auf der Mikogo Webseite. Automatische Wiederverbindung Manche Teilnehmer sind kabellos mit dem Internet verbunden, zum Beispiel über WLAN oder UMTS. Kabellose Verbindungen sind aber nicht immer stabil, so dass es zu temporären Verbindungsabbrüchen kommen kann. Mit der automatischen Wiederverbindungsfunktion erfolgt bei vorübergehender Unterbrechung der Internetverbindung die neuerliche Einwahl in die Mikogo Sitzung automatisch. Verliert ein Teilnehmer kurzzeitig die Verbindung zum Internet, versucht Mikogo die Verbindung zur Sitzung wiederherzustellen. Wenn der Teilnehmer innerhalb von 3 Minuten wieder online ist, verbindet sich Mikogo automatisch mit der Sitzung. Eine erneute Eingabe der Sitzungsdaten ist dadurch nicht notwendig. 6

7 Kontoverwaltung Um Ihr Konto zu verwalten, gehen Sie auf die Webseite klicken auf Kontoverwaltung und geben dort Ihren Benutzernamen und ihr Passwort ein. Sie können Ihr Passwort in der Kontoverwaltung ändern. Außerdem können Sie detaillierte Statistiken Ihrer Sitzungen aufrufen, die Kontodaten und die Rechnungs- und Zahlungsinformationen ändern. Unter Anpassen können Sie Ihr Logo und ein individuelles Bild für Ihren Warteraum hochladen. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, gehen Sie bitte auf klicken Sie im Menü auf Kontoverwaltung und dann auf den Link Passwort vergessen? über dem Login Button. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf den Passwort anfordern Button. Rufen Sie Ihre s ab und folgen Sie den Instruktionen. Funktionen bei inaktiver Sitzung Sitzungsplaner Mit dem Sitzungsplaner haben Sie die Möglichkeit Ihre Mikogo Sitzungen zu planen und Ihre Teilnehmer im Vorfeld einzuladen. Den Sitzungsplaner erreichen Sie bei nicht gestarteter Sitzung über die Schaltfläche. Um ein neues Meeting zu planen, klicken Sie auf das kleine Plus in der unteren linken Ecke, daraufhin öffnet sich das Sitzungsplanungsfenster. Hierüber können Sie alle Angaben zu anstehenden Meetings eingeben. Thema, Datum, Startzeit und Dauer der Sitzung sowie Ihr Name müssen eingegeben werden. 7

8 Optional können Sie ein Passwort für Ihre Sitzung festlegen, Telefonkonferenzdaten als Freitext eingeben und sich selbst eine Erinnerung an eine frei wählbare adresse schicken. Die Erinnerung erfolgt einen Tag (24h) vor Beginn der Sitzung. Sobald Sie Ihr Meeting speichern, erscheint dieses in der Übersicht des Sitzungsplaners. Um weitere Funktionen aufzurufen, klicken Sie das entsprechende Meeting bitte an (nur markieren, kein Doppelklick). 8

9 Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Sitzung zu löschen (schwarzer Pfeil), zu bearbeiten (grauer Pfeil), die Einladung zu kopieren oder direkt eine Einladung via Outlook zu versenden (über ). Um Ihre geplante Sitzung zu starten, klicken Sie bitte unter Sitzung starten Doppelklick auf die gewünschte Sitzung. mit einem In diesem Moment startet Ihre geplante Sitzung mit der vorher vom System festgelegten Sitzungsnummer. Sie können Ihre geplanten Sitzungen jederzeit ändern und somit eine einmal reservierte Sitzungsnummer wiederverwenden. Loggen sich Ihre Teilnehmer in die Sitzung ein, bevor diese gestartet wurde, sehen sie einen Warteraum mit den wichtigsten Angaben der Sitzung. 9

10 Ihre Teilnehmer werden automatisch zu Ihnen weitergeleitet, sobald Sie Ihr Meeting gestartet haben (bitte achten Sie darauf, Ihre Applikationsauswahl einzustellen, bevor Sie Ihr Meeting starten). Profilverwaltung Bei nicht aktiver Sitzung gelangen Sie über den Button zur Profilverwaltung. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, die verschiedensten Profileinstellungen zu speichern, um immer den Anforderungen entsprechend das passende Profil auswählen zu können. Über das Plus links unten in der Ecke können Sie ein neues Profil anlegen, mit dem X können Sie es löschen, mit dem Pfeil als Standard festlegen und mit dem Werkzeug-Button können Sie Ihre Profile bearbeiten. 10

11 Wenn Sie auf das Plus klicken, haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Sie haben hier die Möglichkeit durch Einstellung der Bildqualität die Übertragungsgeschwindigkeit zu ändern. Bei maximaler Bildqualität wird das Bild in True Color übertragen und bei minimaler Qualität in Graustufen und dadurch die Geschwindigkeit erhöht. Über Neue Applikationen können Sie schon vor einer Sitzung festlegen, ob Programme, die während einer Sitzung neu geöffnet werden, generell gezeigt werden sollen oder nicht. Außerdem können Sie auswählen, ob Ihr Desktop, Ihre Taskleiste & System oder Mikogo-Panel gezeigt werden sollen. Durch das Ausblenden des Desktop-Hintergrundes können Sie die zu übertragende Datenmenge reduzieren, um so eine noch bessere Performance von Mikogo zu erreichen. Der Sofortige Bildaufbau zeigt bei Ihren Teilnehmern die Änderungen am Bildschirm an, sobald diese übermittelt wurden. Das Bild ändert sich sofort nachdem die ersten Änderungen übertragen wurden. Das Bild puzzelt sich zusammen, abhängig davon welche Daten bereits übertragen wurden. 11

12 Durch den entstehenden Puzzle-Effekt sollten Sie diese Einstellung nur aktivieren, wenn Sie Fernwartung durchführen oder eine Präsentation mit vielen Bildern zeigen. Sie können weiterhin festlegen, ob immer ein Sitzungspasswort benötigt wird oder ob die Aufzeichnung der Sitzung automatisch beginnen soll. Durch die automatische Aufnahmefunktion stellen Sie sicher, dass alle Ihre Sitzungen automatisch im Hintergrund aufgezeichnet werden. Im Abschnitt Funktionen können Sie einstellen, welche Funktionen Sie dem Präsentator und den Teilnehmern erlauben wollen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmerliste bei den Teilnehmern anzuzeigen oder auszublenden. Wenn Sie Teilnehmerliste anzeigen aktiviert haben, können alle Ihre Teilnehmer sehen, welche anderen Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen. Der Zeigepfeil ermöglicht Ihren Teilnehmern durch einen Mausklick auf Ihrem Bildschirm einige Sekunden lang einen Pfeil mit dem Namen des jeweiligen Teilnehmers zu setzen. Der Zeigepfeil ermöglicht die Interaktion der Teilnehmer mit dem Präsentator auf dessen Bildschirm. Fragen können so einfacher gestellt und beantwortet werden, da der Teilnehmer direkt auf den Bildschirm des Präsentators zeigen kann. 12

13 Die Standard Startblickrichtung ist auf Zeigen eingestellt (heißt die Teilnehmer sehen Ihren Bildschirm). Die Startblickrichtung können Sie in der Profilverwaltung für jedes einzelne Profil festlegen, z.b. Sehen & Fernsteuern, wenn Sie ausschließlich Support leisten oder Zeigen, wenn Sie nur Präsentationen oder Schulungen abhalten. Nutzen Sie Mikogo für mehrere Anwendungsfälle, können Sie mehrere Profile erstellen und diese auf Ihre Anwendungsfälle anpassen. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Speichern und das Profil ist erstellt. Kontodaten Hier können Sie Ihren Benutzernamen und Passwort speichern, um eine Anmeldung bei jedem Start zu vermeiden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Link Passwort vergessen? ein neues anfordern. Einstellungen Mikogo bietet Ihnen zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, die Sie einfach aktivieren und deaktivieren können. Einige dieser Einstellungen betreffen die gesamte Sitzung und können nur vor dem Sitzungsstart geändert werden. Andere Einstellungen können Sie auch während der Sitzung ändern. 13

14 Klicken Sie vor Sitzungsstart auf das Symbol. Folgender Bereich wird aufgeklappt: Hier können Sie unter anderem die Sprache der Software einstellen, die Skalierung Ihres Bildschirmes bei der Übertragung einstellen oder einen Pausen-Text eingeben. Dieser erscheint bei den Teilnehmern auf dem Bildschirm, wenn Sie die Sitzung pausieren. Es ist auch möglich keinen Text einzugeben, so merken Ihre Teilnehmer gar nicht, dass die Übertragung gerade pausiert. 14

15 Über den Speicherort für die Aufzeichnungen können Sie festlegen, in welchem Ordner Ihre aufgezeichneten Sitzungen gespeichert werden. Als Standard-Pfad ist eingestellt: C:\Dokumente und Einstellungen \[Ihr Benutzer]\Dokumente\Mikogo\Records. Dies kann jederzeit geändert werden. Bei Bedarf können Sie die Proxy-Einstellungen manuell eingeben. Über den Button Update-Check können Sie prüfen, ob eine neue Version der Mikogo-Software verfügbar ist. Funktionen bei aktiver Sitzung Während einer Sitzung ist das folgende Fenster immer im Vordergrund so lange es nicht minimiert wird. Teilnehmerliste Über den Button kann die Teilnehmerliste aufgerufen werden. Sie sehen hier, wer Präsentator ist und wer die Kontrolle über den gezeigten Bildschirm hat. 15

16 Präsentator wechseln Durch das Öffnen der Drop-Down-Liste bei den 2 schwarzen Pfeilen ( Präsentatorrolle und die Fernsteuerung wechseln. ) lassen sich die Hierzu klicken Sie zuerst auf den Drop-Down-Pfeil und wählen anschließend den Teilnehmer aus, der Präsentator werden soll. Der Teilnehmer wird dann gefragt, ob er Präsentator werden möchte. Erst nach Bestätigung durch den Teilnehmer wird der Bildschirm des Teilnehmers sichtbar. Der Teilnehmer hat über die Applikationsauswahl die Möglichkeit zu steuern, welche Applikationen übertragen werden sollen. Als Organisator der Sitzung können Sie die Präsentationsrechte jederzeit wechseln und somit Präsentator werden oder einen anderen Teilnehmer zum neuen Präsentator ernennen. Grundsätzlich hat der Teilnehmer, der gerade seinen Bildschirm zeigt, ein rotes Symbol und derjenige, der zuschaut, ein grünes Symbol in der Systemleiste. Fernsteuerung Sie können während einer Sitzung einem Teilnehmer die Fernsteuerung Ihres Computers erlauben oder die Fernsteuerung über den Computer eines Teilnehmers übernehmen. Um den Computer einer Ihrer Teilnehmer fernsteuern zu können, muss dieser Präsentator sein. Als Organisator der Sitzung haben Sie dann die Möglichkeit, die Fernsteuerung über diesen Teilnehmer Computer zu übernehmen, indem Sie Ihren eigenen Namen in der Liste anklicken. Um die Fernsteuerung Ihres Computers zu aktivieren, klicken Sie erst auf den Drop-Down-Pfeil bei und wählen den Teilnehmer aus, der die Fernsteuerung erhalten soll. Dieser Teilnehmer hat dann die Möglichkeit, mit seiner Maus und Tastatur Ihren Computer zu steuern. Benutzen Sie bitte Ihre Maus und Tastatur nicht, solange Sie die Fernsteuerungsrechte einem anderen Teilnehmer übergeben haben, da Sie sich diese Rechte mit dem Fernsteuernden teilen. Um die Fernsteuerung zu deaktivieren, klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil und auf Abschalten oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg+F12. Wenn Sie im Supportfall den Computer Ihres Kunden fernsteuern, können Sie folgende Tastenkombinationen an den Computer Ihres Kunden per Mausklick senden, um den Befehl nicht Ihrem eigenen Computer zu geben: Strg+Shift+Esc; Alt+Esc; Win+E. 16

17 Der Präsentator kann sich über das Drop-Down-Menü verschiedene Farben zuweisen, Emoticons auswählen und umbenennen oder aber den Teilnehmer umbenennen, ihn aus der Sitzung entfernen, ihm eine URL zusenden oder ihm eine neue Farbe zuweisen. Weitere Teilnehmer einladen können Sie über den Button. Sie können die Sitzungsdaten oder nur die Sitzungsnummer kopieren und Einladungen per verschicken. 17

18 Whiteboard Das Whiteboard ermöglicht Ihnen, bestimmte Bereiche Ihres Bildschirms hervorzuheben und zum Beispiel Skizzen zur Verdeutlichung von Sachverhalten direkt in Ihrer Präsentation zu machen. Mithilfe des Markers können Sie frei zeichnen, einkreisen, verschiedene Formen auswählen, bestimmte Stellen mit dem Laserpointer hervorheben, Texte einfügen und vieles mehr. Mit der rechten Maustaste können Sie Ihre Maus wieder normal benutzen und in das eigentlich geöffnete Programm zurückkehren (zum Beispiel, um auf eine neue PowerPoint-Folie zu wechseln), ohne das Whiteboard schließen zu müssen. Über den Radiergummi wegradieren. Sie können können Sie entweder alles löschen oder einzelne Teile allen oder bestimmten Teilnehmern erlauben, das Whiteboard zusammen mit Ihnen zu benutzen. Weiterhin haben Sie noch die Möglichkeit, Textfelder setzen, um Anmerkungen zu den Zeichnungen hinzuzufügen. zu Möchten Sie von dem Ganzen einen Screenshot speichern, klicken Sie auf wo Sie diesen speichern wollen. und wählen Sie aus, Mit dem Annotation Tool können Sie halbtransparente Markierungen auf dem Bildschirm anbringen. Diese Markierungen verschwinden nach einiger Zeit automatisch. 18

19 Chat Sie können entweder allen oder nur ausgewählten Teilnehmern eine Chat-Nachricht schicken. Der Name des Teilnehmers erscheint dann in der zugewiesenen Farbe. Über den Einstellungsbutton (schwarzer Pfeil) ist es möglich den Gruppenchat auszuschalten, das heißt, die Teilnehmer können sich untereinander keine Nachrichten schicken, sondern nur an den Organisator der Sitzung. 19

20 Applikationsauswahl Die Applikationsauswahl ermöglicht dem Präsentator, nur diejenigen Applikationen über Mikogo zu zeigen, die für die Teilnehmer sichtbar sein sollen. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich das Auswahlfenster mit allen momentan geöffneten Dateien. Die Applikationen mit grünem Häkchen werden übertragen und die ohne Häkchen werden bei den Teilnehmern blau überdeckt. Im Backmonitor unter der Applikationsauswahl können Sie sofort nachvollziehen, was die Teilnehmer sehen können. So stellen Sie sicher, dass nur die Applikationen angezeigt werden, die für Ihre Präsentation wichtig sind. 20

21 Wenn Sie mehr als einen Monitor an Ihren Computer angeschlossen haben, erscheint unter dem Backmonitor in der Applikationsauswahl ein kleiner Zusatz. Hier können Sie auswählen, welchen Monitor Sie zeigen wollen oder ob Sie alle (bis zu 4 Monitore möglich) zeigen möchten. Die Mikogo Applikation wird nicht blau überdeckt, sondern ist für den Teilnehmer unsichtbar. So können Sie jederzeit auf die Funktionen von Mikogo zugreifen, ohne dass Ihre Teilnehmer jeden Ihrer Schritte mitverfolgen können. Datei-Transfer Während einer Sitzung können Sie Dateien an die Teilnehmer übertragen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol (schwarzer Pfeil). Daraufhin öffnet sich das Datei-Transferfenster unterhalb. Mit einem Klick auf den Button Hinzufügen öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, mit dessen Hilfe die gewünschten Dateien hinzugefügt werden können. Es besteht die Möglichkeit, die Dateien an alle oder nur an ausgewählte Teilnehmer zu schicken. Entfernen Sie einfach das Häkchen in der Box vor dem Namen des jeweiligen Teilnehmers und dieser erhält die betreffende Datei nicht. 21

22 Nachdem Sie die Datei verschickt haben, bekommen alle Empfänger eine Nachricht, dass sie eine Datei erhalten sollen. Jeder Teilnehmer entscheidet dann selbst, an welchem Ort die Dateien gespeichert werden oder ob der Dateitransfer abgelehnt wird. Einstellungen Während einer Sitzung können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel: Sprache, Bildqualität und Skalierung. Hier können Sie entscheiden, ob das Bedienungs-Panel immer im Vordergrund gezeigt werden soll oder auch ein Verbindungsprotokoll (nur für Supportzwecke) erstellen lassen. 22

23 Unter den Funktionen (grauer Pfeil) kann bestimmt werden, wer welche Funktionen benutzen darf (siehe hierzu auch Profilverwaltung): Pause Mit der Pausenfunktion (schwarzer Pfeil) können Sie die Übertragung Ihres Bildschirms unterbrechen, um während einer Sitzung vertrauliche Dokumente oder Applikationen zu öffnen. Um die Übertragung fortzusetzen, klicken Sie auf das Symbol und die Sitzung wird fortgesetzt. 23

24 Aufzeichnung Die Aufzeichnungsfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre komplette Präsentation aufzuzeichnen und zu speichern. Sie starten die Aufzeichnung über das Symbol einen Speicherort aus. und wählen Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Sitzung mitgeschnitten. Ein roter Punkt in dem Symbol signalisiert, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. Während einer Sitzung können Sie die Aufzeichnung jederzeit beenden und speichern. Bei der aufgezeichneten Datei handelt es sich um das revisionssichere eigene BS4-Format. Die aufgezeichnete Sitzung kann mit dem durch Mikogo bereitgestellten SessionPlayer wiedergegeben werden. Der SessionPlayer wird direkt mit der Mikogo-Installation auf Ihren Computer geladen und Ihren Gesprächspartnern steht er kostenlos auf unserer Homepage unter dem Menüpunkt Download zur Verfügung. Sitzung zuschließen Sie können Ihre Sitzung zuschließen, um weitere Personen an der Teilnahme zu hindern. Selbst mit der richtigen Sitzungsnummer kann dann kein weiterer Teilnehmer mehr an der zugeschlossenen Sitzung teilnehmen. Um die Sitzung zuzuschließen, klicken Sie auf das Symbol. Auf dieselbe Weise schließen Sie die Sitzung auch wieder auf klicken Sie einfach nochmals auf das Symbol, welches jetzt ein geschlossenes Schloss zeigt. Audiokonferenz Wie Sie eine Audiokonferenz starten Um eine Audiokonferenz zu starten, müssen Sie zunächst das Programm öffnen. Sobald das Programm geöffnet ist, müssen Sie erst auf das Start-Symbol und dann auf den Sitzung starten- Button klicken. 24

25 Nachdem Sie eine Sitzung gestartet haben, erscheint das Headset-Symbol im Panel. Bitte klicken Sie auf das Headset-Symbol, um das Audiokonferenz-Fenster zu öffnen. Wählen Sie dann Audiokonferenz starten aus, um Ihrem Online-Meeting die Audio-Funktion hinzuzufügen. 25

26 Wählen Sie hier die Option Mikrofon und Lautsprecher (VoIP). Sobald die Audiokonferenz startet, sehen Sie in der Teilnehmerliste einen grünen Telefonhörer als Symbol neben Ihrem Namen. Nun können Ihre Teilnehmer der Mikogo-Sitzung beitreten, Ihren Bildschirm sehen und Sie über Audiokonferenz hören. Wie Sie einer Audiokonferenz beitreten Bitten Sie Ihre Teilnehmer auf zu gehen, dort die Sitzungsnummer sowie ihren Namen einzugeben und auf Sitzung beitreten zu klicken. Um an einer Audiokonferenz teilzunehmen, sollte das Verbindungsprogramm gewählt werden. Alternativ können Teilnehmer auch über den HTML-Viewer einer Desktop Sharing-Sitzung beitreten, sie werden dabei aber nicht an der Audiokonferenz teilnehmen können. Nach der Teilnahme an einer Desktop Sharing-Sitzung sehen Ihre Teilnehmer ein Mikogo Audiokonferenz -Fenster. Durch Klicken auf das Dropdown-Menü können Ihre Teilnehmer auswählen, welches Mikrofon und welche Lautsprecher sie nutzen möchten. 26

27 Über Teilnehmen werden Ihre Teilnehmer mit Ihrer Audiokonferenz verbunden und können nun über die Mikogo-Software miteinander sprechen. Nach erfolgreichem Beitreten der Audiokonferenz sieht das Mikogo-Panel für den Teilnehmer so aus: Wie Sie sehen, sind sowohl Präsentator als auch alle Teilnehmer, die an der Audiokonferenz teilnehmen, in der Teilnehmerliste mit einem grünen Telefonhörer neben ihren Namen gekennzeichnet. Das bedeutet, dass sie sich in einer Audiokonferenz befinden, miteinander reden und sich gegenseitig hören können. 27

28 Audiokonferenz-Symbole und Einstellungen Wenn der Präsentator oder ein Teilnehmer das Mikrofon benutzt, ist dies an dem benutzten Telefonhörer neben dem Namen erkennbar. Teilnehmer können ihre Mikrofone stumm und wieder laut schalten, indem sie im Dropdown- Menü neben ihren Namen in der Teilnehmerliste Stummschaltung an wählen. Wenn sie das Mikrofon stumm schalten, wechselt das Symbol zu einem roten Telefonhörer. Die Stummschaltung kann auch mit einem rechten Mausklick auf den Hörer aktiviert werden. 28

29 Sind bei einem Teilnehmer verschiedene Mikrofone oder Lautsprecher am Computer angeschlossen, kann er über das Dropdown-Menü im Audiokonferenz-Fenster zwischen den verschiedenen Mikrofonen/Lautsprechern wechseln. 29

30 Sonderrechte für den Präsentator Der Präsentator kann die Teilnehmer stumm und wieder laut schalten, indem er die entsprechende Option (Stummschaltung an/aus) im Dropdown-Menü neben dem Namen des Teilnehmers auswählt. Falls nötig, kann der Präsentator die Teilnehmer während der Audiokonferenz permanent stumm schalten (Stummschaltung erzwingen). Stummschaltung an: Stummschaltung erzwungen: 30

31 Des Weiteren kontrolliert der Präsentator die Audiokonferenz für alle Teilnehmer. Wählt der Präsentator Audiokonferenz beenden, so endet die Audiokonferenz Ihres Online-Meetings augenblicklich für alle aber die Screen Sharing-Sitzung bleibt aktiv. Telefonkonferenz Start einer Telefonkonferenz Um eine Telefonkonferenz zu starten, müssen Sie den Teilnehmern der Telefonkonferenz die erforderlichen Informationen, am besten per , mitteilen. Um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen, müssen Sie (i) Datum und Uhrzeit der Telefonkonferenz, (ii) die Einwahlnummer und (iii) die Sitzungsnummer kennen. Um eine Telefonkonferenz zu starten, wählen Sie die Einwahlnummer zum vereinbarten Zeitpunkt. Sie werden aufgefordert, Ihre Sitzungsnummer und dann Ihren Namen anzugeben. Um sich als Organisator anzumelden, bestätigen Sie die Eingabe der Sitzungsnummer bitte mit * (nicht mit #wie gefordert). Somit sind Sie als Organisator aktiv und können auf die Steuerungsfunktionen zugreifen. 31

32 Steuerung der Telefonkonferenz Während einer Telefonkonferenz stehen folgende Tasten zur Steuerung zur Verfügung: * 2 = Anzahl der Teilnehmer Ermöglicht es dem Moderator, die Zahl der Gesprächsteilnehmer zu ermitteln. * 5 = Hörmodus (stumm schalten) Es gibt für Teilnehmer 3 Hörmodi. Der Standardmodus ist das offene Gespräch. Drücken Sie einmal *5, um die Teilnehmer stummzuschalten. Allerdings können Teilnehmer die Stummschaltung aufheben, indem sie *6 drücken, um Fragen zu stellen oder um Gastredner sprechen zu lassen. Drücken Sie erneut *5, um die Teilnehmer stummzuschalten, ohne dass sie dies aufheben könnten. Drücken Sie erneut *5, um zum offenen Gespräch zurückzukehren. * 6 = sich selbst stumm/laut schalten Drücken Sie *6, um Ihre Leitung stummzuschalten. Drücken Sie erneut *6, um diese Stummschaltung aufzuheben. * 7 = Konferenz zu-/ aufschließen Drücken Sie *7, um die Konferenz abzusichern, so dass keine weiteren Anrufer mehr teilnehmen können. Drücken Sie erneut *7, um die Konferenz wieder für alle Anrufer zu öffnen. * 8 = Zugangstonregelung Vorgabemäßig sind Zugangs- und Abgangstöne aktiviert. Drücken Sie erneut *8, um die Zugangs- und Abgangstöne zu deaktivieren. Drücken Sie erneut *8, um den Zugangston zu deaktivieren und den Abgangston zu aktivieren. Drücken Sie *8 zum dritten Mal, um den Zugangston zu aktivieren und den Abgangston zu deaktivieren. Wenn Sie *8 erneut drücken, verwendet die Konferenz wieder den Vorgabemodus, bei dem sowohl Zugangs- als auch Abgangstöne aktiviert sind. 32

33 Internationale Einwahlnummern Ihre internationalen Teilnehmer können sich über die internationalen Länder-Einwahlnummern in die Telefonkonferenz einwählen. Unsere internationalen Länder-Einwahlnummern können Sie im Mikogo Client einsehen. Starten Sie dafür bitte eine Mikogo Sitzung und klicken Sie Sie in Folge auf den Button Audiokonferenz. Wählen Sie nun Telefon aus und klicken Sie auf Audiokonferenz starten. Über das Dropdownfeld (siehe schwarzer Pfeil) können Sie das jeweilige Land auswählen, aus dem Sie anrufen. Die entsprechende Länder- Einwahlnummer wird Ihnen dann angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, dass Ihre Teilnehmer ebenso die entsprechenden Länder-Einwahlnummern verwenden. Ihren Teilnehmern können Sie eine Liste aller internationalen Einwahlnummern vor dem Termin mitteilen, indem Sie bei der Sitzungsplanung das Häkchen setzen bei Telefonkonferenzinformationen hinzufügen (siehe schwarzer Pfeil). Die Anleitung zum Sitzungsplaner finden Sie ab Seite 7 Ihres Mikogo Benutzerhandbuches. 33

34 Beenden der Telefonkonferenz Wenn Sie die Telefonkonferenz verlassen möchten, legen Sie den Hörer auf. Sobald der letzte Teilnehmer den Hörer aufgelegt hat, ist die Telefonkonferenz beendet. 34

35 Dieses Benutzerhandbuch ist kostenlos! Sie dürfen die Inhalte, inklusive Text und Screenshots, aus diesem Benutzerhandbuch verwenden. Sie dürfen das Benutzerhandbuch und alle Inhalte kopieren und Ihren Teilnehmern und Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Sie dürfen die Inhalte des Benutzerhandbuchs als Unterlagen für Schulungen verwenden. Sie sind nicht berechtigt, dieses Benutzerhandbuch vollständig oder auszugsweise zum Verkauf anzubieten. Falls Sie Fragen zur Verwendung dieses Benutzerhandbuchs haben, kontaktieren Sie uns unter