EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSABWICKLUNG... 2 EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSBEARBEITUNG... 2 AUFTRÄGE FINDEN... 4

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1 Contents EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSABWICKLUNG... 2 EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSBEARBEITUNG... 2 AUFTRÄGE FINDEN... 4 Erstellen einer Liste aller aktuellen PO s... 4 Suchergebnisliste... 4 Suche nach einer bestimmten Anfrage/ einem bestimmten Auftrag... 5 Suchkriterien speichern... 6 Schnellsuche (beta)... 7 Anfragen / Aufträge LESEN... 7 Struktur... 8 Kopfdaten und Events... 8 Artikel... 9 Lieferungen Bestätigen einer Anfrage/ eines Auftrags Ändern einer Anfrage/ eines Auftrags Teilen einer Anfrage/ eines Auftrags Anfragen/ Aufträge ablehnen Aufträge zurücksetzen Anfragen/ Aufträge drucken Auftragsart (Order mode) Initialauftrag, Wiederholungsauftrag (short-repeat& long-repeat) Lesen und Hinzufügen eines Kommentars HERUNTERLADEN DER AUFTRAGSDATEN Historie: VERSCHIEDENE VERSIONEN EINER ANFRAGE/ EINES AUFTRAGS Lieferdetails (um diese Details zu sehen, klicken Sie auf die entsprechende Liefernummer) Anhänge, Textmodule und Artikelbeschreibung... 19

2 EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSABWICKLUNG Dieses Handbuch gibt einen Überblick über alle Hauptfunktionen der neuen Hermes SCM Bestellplattform mit einer einfachen Möglichkeit Aufträge zu verwalten, einschließlich der Auftragsbearbeitung und überwachung. Es gibt folgende Möglichkeiten Bestätigen eines Auftrags Ablehnen eines Auftrags Bearbeiten eines Auftrags Daten in diversen Formaten herunterladen Aktualisieren eines Auftrags Hermes SCM Startposition Falls Sie Ihre Benutzerdaten noch nicht kennen, schicken Sie bitte eine an EINFÜHRUNG IN DIE AUFTRAGSBEARBEITUNG Nachdem Sie sich (auf hermes.log-net.com) mit Ihrem individuellen Benutzernamen und Passwort eingeloggt haben, befinden Sie sich auf der Homepage von HERMES SCM-System. Sie können jederzeit zu dieser Seite zurückkehren, indem Sie links oben auf den Schriftzug LOG-NET klicken.

3 Die Startseite bietet einen schnellen Einstieg in die operativen Aufgaben, wie die Auftragsverwaltung (linke Seite). Zudem finden Sie die sogenannte Order Negotiation Status Summary (in der Mitte), eine Zusammenfassung aller Aufträge zu diversen Stati: Nicht bestätigte Aufträge/ Anfragen Geänderte Aufträge/Anfragen Stornierte Aufträge/ Anfragen Im Falle von nicht bestätigten (unconfirmed) oder geänderten (changed) Aufträgen sind Sie aufgefordert diese zu bestätigen oder anzupassen. Achtung: Die stornierten Aufträge werden nicht mehr in der Liste aufgeführt, sobald Sie sie einmal geöffnet haben. Durch Anklicken einer der Links, z.b. UNCONFIRMED & CHANGED ORDERS öffnet sich eine Liste mit allen nicht bestätigten und geänderten Aufträgen. Die Startseite ist in drei Abschnitte unterteilt. Die Module in den Abschnitten können Sie einzeln durch Ziehen mit der Maus so platzieren, wie es für Sie operativ am einfachsten ist. Durch Anklicken der Pfeile links und rechts, können Sie Abschnitte ein-und ausblenden. Ebenso können Sie die Rahmen durch Bewegen des Cursors frei wählen. (Aktuelle Voreinstellung: es sind nur zwei Abschnitte geöffnet, der dritte Abschnitt ist verdeckt) Info: Die Startseite läd jedesmal neu, wenn Sie sich einloggen! Bitte haben Sie ein wenig Geduld um die o.a. Links nutzen zu können. Ist die Übersicht (Order Negotiation Status Summary) leer, haben Sie keine offenen Anfragen/ Aufträge.

4 AUFTRÄGE FINDEN Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Auftrag zu suchen: Erstellen einer Liste aller aktuellen PO s Um eine Liste aller aktuellen Aufträge zu erhalten, klicken Sie auf den Link Order Negotiation auf der linken Seite. Eine Suchmaske wird geöffnet. Klicken Sie auf <Search> ohne jegliche Einschränkung, wird eine Liste aller Aufträge, sowie Anfragen angezeigt. Suchergebnisliste Diese Liste stellt eine Übersicht über alle Ihnen zugewiesenen Aufträge dar. Wenn Sie links auf open klicken, können Sie direkt die einzelnen Aufträge bearbeiten. Für alle dargestellten Aufträge finden Sie folgende Informationen: Parent Order Number Request Reference Order/Request PO Status Confirming User Season

5 Buyer Department Order Mode Style number Item Number Requested/Confirmed Qty Order Date Delivery Date Vendor Name Latest Activity Date Viewed Anzeige der Daten auswählen Um eine bessere Übersicht über die Daten zu bekommen, können Sie die einzelnen Spalten sortieren, indem Sie auf die entsprechende Überschrift klicken. Suche nach einer bestimmten Anfrage/ einem bestimmten Auftrag Durch die Angabe von Kritieren können die Ergebnisse eingeschränkt werden. Für alle möglichen Suchfelder klicken Sie in der Suchmaske oben rechts auf show extended. Die Suche wird durch Klicken auf <search> gestartet. Sie erhalten eine Liste mit den Ergebnissen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Sollen die Suchkriterien für neue Suchen beibehalten werden, können diese durch Klicken auf <save> gespeichert werden. Beispiel: Tragen Sie folgende Details in die entsprechenden Felder ein, um den nicht bestätigten Auftrag von Bonprix zu öffnen: PO Number = tragen Sie die ParentOrder Auftragsnummer ein, z.b PO Status = wählen Sie den relevanten Status aus Style Number = tragen Sie die Style- Nummer ein, falls Sie danach suchen möchten Etc. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, nach denen Sie suchen möchten klicken Sie auf <Search>. Falls Sie nach einem bestimmten Auftrag gesucht haben, wird sich dieser direkt öffnen. Andernfalls

6 erhalten Sie eine Liste mit allen Anfragen/ Aufträgen, die dem eingegebenen Kriterium entspricht. Suchkriterien speichern Wenn Sie i.d.r. nach den gleichen Suchkriterien suchen, können Sie diese Abfrage der Daten auch speichern, sodass Sie sie nicht jedes Mal eingeben müssen, z.b. alle nicht bestätigten Aufträge. Es kann außerdem sehr hilfreich sein, die Suchergebnisliste kurz zu halten, da sie sonst nach einer Weile unübersichtlich werden kann je mehr Anfragen/Aufträge geschrieben werden. Mit der Funktion <saved search> können Sie auch ältere Daten, die Sie nicht mehr beachten müssen, herausfiltern, z.b. indem Sie sich nur Daten anzeigen lassen, deren Liefertermin im laufenden Monat ist.

7 Nachdem Sie alle Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf Save am oberen Rand, benennen den Filter, klicken auf OK und können nun den Filter via Drop-Down- Menü auswählen. Schnellsuche (beta) Am Oberen Bildrand gibt es eine sog. Schnellsuche. Da diese bislang leider nur begrenzt verfügbar ist, würden wir Sie bis auf weiteres bitten, nur über den o.a. order negotiation link Ihre Aufträge zu öffnen. Anfragen / Aufträge LESEN Indem Sie auf open klicken, erhalten Sie eine detaillierte Übersicht des bestimmten Auftrags. Wenn Sie nach unten scrollen, erhalten Sie die komplette Übersicht. TIPP: Klickt man auf das Symbol gelangt man in die Reiteransicht. Mithilfe der Reiter kann man einfach zu den gewünschten Spezifikationen wechseln.

8 Struktur Jede Anfrage/ jeder Auftrag besteht aus 3 Teilen: Kopfdaten und Events Diese Info gilt für den gesamten Auftrag Item Dieser Abschnitt ist eine Übersicht einer (oder mehrerer) Artikel, die in dem Auftrag gebraucht werden. Deliveries Dieser Abschnitt zeigt jede Lieferung separat, z.b. Liefermengen und Liefertermine -Dies ist ein NEUES FEATURE denn es ist nun technisch möglich mehrere Lieferungen in einen Auftrag zu platzieren- Kopfdaten und Events Dieser Abschnitt zeigt eine Zusammenfassung von Aufträgen, den jeweiligen Handelspartnern, die an dem Handel beteiligt sind, bereits erreichte Meilensteine und einen Bereich für Kommentare. Durch Klicken auf das vor der Kopfzeile, wird dieser Bereich ausgeklappt. Die Zahl hinter dem zeigt die Anzahl Bereiche an, die verdeckt sind.

9 Drei Spalten Confirmed, Request, und Response In Hermes SCM zeigen die Aufträge drei Spalten für Felder, die der Anbieter bearbeiten kann: Preis, Mengen und Liefertermin, um den Verhandlungsprozess besser verfolgen zu können. Siehe unten zur Erläuterung der Eingaben: Confirmed Wert, den beide Parteien vereinbart haben und rechtlich bindend ist Request Wert, den der Einkäufer zum Lieferanten schickt Response Wert, den der Lieferant zum Einkäufer schickt Artikel Der Abschnitt Order Items zeigt die angefragten Artikel und sollte als eine Auftragszusammenfassung verstanden werden. Sämtliche Zahlen, Mengen, Preise, Rabatte und EANs der Artikel sind aufgelistet, um leichter darauf zugreifen zu können.

10 Lieferungen Im Gegensatz zum früheren System, in dem eine Lieferung einen Auftrag dargestellt hat, beinhaltet der SCM Hermes Auftrag eine oder mehrere Lieferungen. Insgesamt sind drei Lieferungen zu erkennen, die jeweils ein Lieferdatum und gleiche Mengen haben. Die EKR parent order aller Lieferungen entspricht

11 Abwicklung Bestätigen einer Anfrage/ eines Auftrags Um einen Auftrag zu bestätigen klicken Sie am oberen Rand auf <confirm>. Bitte bestätigen Sie auch mit <OK> in dem Fenster, das sich geöffnet hat. Sollten Sie den Auftrag nicht bestätigen wollen, klicken Sie bitte auf <Cancel>. Der Status des Auftrags ist nun: confirmed. Ändern einer Anfrage/ eines Auftrags Die Preise der Artikel können Sie im Abschnitt Item verhandeln.

12 Wenn Sie die Mengen oder Lieferdaten ändern möchten, können Sie das in der detaillierten Übersicht des jeweiligen Auftrags tun. Alle Änderungen werden in dem Abschnitt Delivery vorgenommen. Info: In Anfragen kann die Menge sowohl verringert als auch erhöht werden. In Aufträgen ist nur noch eine Verringerung der Menge möglich. Um ein Lieferdatum zu aktualisieren, wählen Sie bitte das entsprechende Datum im Kalendar.

13 Um die Änderungen zu speichern und zu Ihrer Kontaktperson im Einkauf zu schicken, drücken Sie bitte <confirm> am oberen Rand. Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, sollte der Auftrag nun den Status corrected haben. Für den Fall, dass die Incoterm location von der Eingabe im Auftrag abweicht, können Sie diese mithilfe des Drop-Down-Menüs ändern. Durch das Version Management am unteren Rand der Lieferungen, können Sie die Historie durch Vergleichen mit der aktuellen Version nachvollziehen, welche Daten geändert wurden. In diesem Beispiel, das einen Ausschnitt aus dem Version Management zeigt, lässt sich erkennen, dass der Preis angepasst wurde.

14 Teilen einer Anfrage/ eines Auftrags Klicken Sie auf <Split Delivery> in der Lieferung, die Sie teilen möchten. Es wird eine weitere Lieferung (Temporary Split) hinzugefügt. Verteilen Sie die Mengen entsprechend des Auftrags. Denken Sie daran, dass Sie die Mengen in Aufträgen nicht erhöhen können.

15 Sie können die Mengen in maximal zwei verschiedene Lieferdaten zur gleichen Zeit aufteilen. Um die Mengen in weitere Lieferungen aufzuteilen, wiederholen Sie den Vorgang. Wichtige Informationen und Schritt-für-Schritt Anweisungen: Wenn Sie einen Auftrag teilen, wird beim ersten Mal die Menge der zweiten Lieferung Null sein. Sobald Sie eine Menge für die neue Lieferung eingegeben haben, wird die Gesamtmenge automatisch zur Originalmenge aufsummiert. Falls Sie die aufgeteilten Mengen danach allerdings wieder ändern möchten, müssen Sie anschließend die gesamte Verteilung selber prüfen, um die gewünschte Menge pro Lieferung zu erhalten. Der Lieferant kann die Mengen nicht erhöhen! Gesamtmengen werden immer in der Zusammenfassung gezeigt (siehe Kapitel Aufträge lesen). Anfragen/ Aufträge ablehnen Um einen Auftrag abzulehnen drücken Sie bitte auf <reject>. Nachdem Sie bestätigt haben, gelangen Sie zurück in die Auftragsliste. Der Status des Auftrags ist nun: Rejected. Aufträge zurücksetzen Wenn Sie Änderungen in einem Auftrag vorgenommen haben (z.b. Mengen oder Lieferdaten) und Sie möchten diese Änderungen zurücksetzen, können Sie jederzeit auf das Menü order negotiation klicken. Es öffnet sich ein Fenster. Bestätigen Sie mit OK, um alle Änderungen zurückzusetzen.

16 Anfragen/ Aufträge drucken Einzelner Auftrag Falls Sie einen Auftrag drucken oder herunterladen möchten, klicken Sie auf Print Order am oberen Rand der Seite. Sie können nun wählen, ob Sie einen Auftragsdruck 1-printout oder einen Lieferschein 2-Packing list/ Lieferschein erstellen möchten. Es wird eine.pdf- Datei erzeugt, die alle Lieferungen dieser Anfrage/ des Auftrags enthält. Mehrere Aufträge Möchten Sie mehr als eine Anfrage/ einen Auftrag drucken klicken Sie einfach wieder auf <Search> um in Ihre Suchergebnisliste zu gelangen. In der Spalte Select können Sie alle Anfragen/ Aufträge durch Markieren der Checkbox links auswählen, die Sie drucken möchten. Sollen alle Anfragen/ Aufträge gedruckt werden, kann dies durch markieren der Spaltenüberschrift Select erfolgen. Auftragsart (Order mode) Initialauftrag, Wiederholungsauftrag (short-repeat & long-repeat) Jeder Auftrag besitzt eine bestimmte Auftragsart auf Artikelebene. Um die Auftragsart zu finden, scrollen Sie einfach im Hauptabschnitt des Auftrags bis zum Feld order mode in dem Abschnitt für zusätzliche Informationen. Info: Sie können den order mode auch direkt im Request/ Auftrag sehen, schauen Sie hierzu in den Abschnitt Order Items. Des Weiteren kann der order mode auch in der Ergebnisliste abgelesen werden, die Sie erhalten wenn Sie auf Order Negotiation klicken.

17 Lesen und Hinzufügen eines Kommentars Im Abschnitt Order Summary Section gibt es einen Bereich für Kommentare. Sie können einfach einen Kommentar hinzufügen, indem Sie auf Add New klicken. Nach Erfassung klicken Sie auf OK. Um den Kommentar zu speichern und zu Ihrer Kontaktperson zu übermitteln, klicken Sie auf <Transfer Comment> am oberen Bildschirmrand. Wichtig: Die maximale Länge für einen Kommentar beträgt 80 Zeichen. HERUNTERLADEN DER AUFTRAGSDATEN Wählen Sie export im relevanten Bereich. Sie erhalten eine Excelversion der relevanten Auswahl.

18 FÜR FORTGESCHRITTENE Historie: VERSCHIEDENE VERSIONEN EINER ANFRAGE/ EINES AUFTRAGS Durch Ändern/ Aktualisieren der Daten entstehen mehrere Versionen. Es wird nur die aktuelle Version dargestellt. Die einfachste Möglichkeit die aktuelle Version mit einer früheren Version zu vergleichen, wird im Abschnitt Ändern einer Anfrage/ eines Auftrags beschrieben Um eine detailliertere Übersicht aller Versionen zu erhalten, können Sie die Version History nutzen. Hier können Sie alle vorhandenen Versionen miteinander vergleichen. Die Historie kann durch Klicken auf die Liefernummer geöffnet werden (siehe unten): Eine neue Maske zeigt die Lieferdaten. Um die vorhergehenden Versionen zu sehen, scrollen Sie bitte solange, bis Sie die Überschrift Version History sehen. Im tab view müssen Sie nur auf den Reiter Version History klicken (siehe unten).

19 Jetzt können Sie eine Version jeweils Left und Right markieren, die dann durch klicken auf Compare gegenübergestellt werden. Grün markierte Daten wurden kürzlich entsprechend geändert, gelb markierte Daten wurden in vorhergehenden Versionen geändert und rot markierte Daten sind gelöscht worden. Lieferdetails (um diese Details zu sehen, klicken Sie auf die entsprechende Liefernummer) Anhänge, Textmodule und Artikelbeschreibung Um zusätzliche Informationen zu den bestellten Artikeln zu finden, klicken Sie bitte auf die Artikelnummer in der entsprechenden Lieferung im Hauptabschnitt des Auftrags. Eine neue Maske öffnet sich und zeigt zusätzliche Informationen zu jeder Position, wie z.b. Textinformationen, eine Liste der Anhänge und Artikelbeschreibungen.

20 Die Order Item Sicht