Institut für Biometrie, Epidemiologie und Informationsverarbeitung IBEI. Tierärztliche Hochschule Hannover WORD Handout. von.

Transkript

1 IBEI Institut für Biometrie, Epidemiologie und Informationsverarbeitung Tierärztliche Hochschule Hannover WORD 2010 Handout von Catherina Hoes 1

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3 Inhaltsverzeichnis Die neue Benutzeroberfläche... 1 Übersicht... 1 Anpassen der Statusleiste... 1 Zoom-Regler... 1 Ausgewählte Befehle... 2 Umbruch... 2 Datumsfeld... 2 Schnellformatvorlagen... 2 Aufzählungen und Nummerierungen... 2 Rahmen und Linien... 2 Silbentrennung... 3 Screenshots... 3 Fenster teilen... 3 Hilfreiche WORD-Funktionen... 4 Navigation über Tastatur... 4 Live-Vorschau... 4 Minisymbol-Leiste... 4 Kontextmenü... 4 Schnelles Verschieben/Kopieren mit Drag&Drop... 4 Individueller Tabstopp/Tabulator... 5 Eigene Tastenkombinationen anlegen... 5 AutoText... 6 AutoText erstellen... 6 AutoText einfügen... 6 AutoText bearbeiten... 6 Der Backstage-Bereich... 8 Informationen... 8 Zuletzt verwendet... 8 Neu... 8 Drucken... 8 Sinnvolle Grundeinstellungen... 9 Optionen im Register Datei... 9 Allgemein... 9 Anzeige... 9 Dokumentprüfung... 9 Speichern Erweitert Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Einstellungen an Normal.dotm Standardschriftart und Absatzeinstellungen Seite einrichten Aus Alt mach Neu Alte Dokumente aus dem Kompatibilitätsmodus in neue Version transferieren Dokument in das neue Format konvertieren und alte Version überschreiben Dokument im neuen Format speichern und alte Version beibehalten

4 Dokumente im Kompatibilitätsmodus speichern Ex-/Import von Formatvorlagen Tastenkombinationen Dokument- und Formatvorlagen verwenden Dokumentvorlagen Eigene Dokumentvorlage abspeichern Dokumentvorlage nutzen Dokumentvorlage bearbeiten Dokumentvorlage wechseln Einstellungen am Seitenlayout Deckblatt Kopf- und Fußzeilen Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen Bestehende Formatvorlagen ändern Automatischer Seitenumbruch und Absatz zusammen halten Formatierungen anzeigen und prüfen Besondere Formatvorlagen Mit Abschnitten arbeiten Abschnitte einfügen Abschnitte gestalten Einfügen von grafischen Elementen Grafiken Grafiken positionieren Größe ändern Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten Tabellen Word-Tabellen Excel-Tabellen Beschriftungen Formeln Übersicht verschaffen Navigation Aktivieren des Navigationsbereichs Register DURCHSUCHEN DER ÜBERSCHRIFTEN Register DURCHSUCHEN DER SEITEN Register DURCHSUCHEN DER SUCHERGEBNISSE Gliederung von Dokumenten Verzeichnisse erstellen Inhaltsverzeichnis Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Das Fenster ist weitestgehend wie das zur Erstellung eines individuellen Inhaltsverzeichnisses aufgebaut (s. Seite Inhaltsverzeichnis Querverweise Dokumente in einem Zentraldokument organisieren Filialdokumente in einem Zentraldokument zusammenfassen Filialdokumente verwalten... 39

5 Dokument kontrollieren Änderungen und Kommentare Suchen und ersetzen Rechtschreibprüfung

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7 GRUNDFUNKTIONEN UND EINSTELLUNGEN Die neue Benutzeroberfläche ÜBERSICHT Menüband (Ribbon) Registerkarte (Tab) 3 Kontextbezogene Registerkarte 4 Gruppe 5 Erweiterungspfeil/Startbutton für Dialogfenster 6 Schnellstartleiste 7 Menüband minimieren 8 Ansichtsschaltflächen und Zoom 9 Statusleiste 10 Fenster teilen 9 8 Anpassen der Statusleiste Die aus alten WORD-Versionen gewohnten Angaben, wie Zeilennummer etc. werden standardmäßig nicht angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf die Statusleiste kann man diese Informationen zurückholen und weitere nützliche Angaben anzeigen lassen. Zoom-Regler Die Zoomauflösung kann mit dem Schiebregler in der Statusleiste geändert werden. Möchte man den Zoom auf 100% zurücksetzen, kann man dies durch Klick auf den Prozentwert (8) und Aktivierung des entsprechenden Kästchens im Dialogfenster (oder auch im Register Ansicht). 1

8 Die neue Benutzeroberfläche AUSGEWÄHLTE BEFEHLE Umbruch Die Schaltfläche zum Einfügen von Seiten-, Zeilen und Abschnittsumbrüchen findet man im Register Seitenlayout im Bereich Seite einrichten. Den Seitenumbruch kann man aber auch über die Schaltfläche im Register Einfügen auswählen. Datumsfeld Die Schaltfläche zum Einfügen von Datum oder Uhrzeit befindet sich im Register Einfügen im Bereich Text. Schnellformatvorlagen Vordefinierte Formatvorlagen findet man im Register Start. Dabei gibt es verschieden Stil-Sets, deren Formate für Überschriften, Standardtextkörper etc. sich u.a. bei Schriftart und farben unterscheiden. Durch Wechsel des Stil-Sets können so schnell Formatvorlagen geändert werden. Wie eigene Formatvorlagen erstellt werden können, wird ab Seite 23 beschrieben. Aufzählungen und Nummerierungen Aufzählungen und Nummerierungen können über die jeweilige Schaltfläche im Bereich Absatz des Registers Start eingefügt werden. Durch Anklicken des Pfeils neben der Schaltfläche öffnet sich eine Drop-down-Liste, aus der das gewünschte Aufzählungszeichen bzw. Zahlenformat ausgewählt werden kann. Möchte man individuellere Einstellungen, kann man diese in den Dialogfenstern vornehmen, die sich durch Klick auf die Schaltflächen NEUES AUFZÄHLUNGSZEICHEN DEFINIEREN bzw. NEUES ZAHLENFORMAT DEFINIEREN öffnen. Wie individuellere Einstellungen vorgenommen und Listen mit mehreren Ebenen erstellt werden können, steht auf Seite 2626ff. Rahmen und Linien Die Schaltfläche um Rahmen und Linien einzufügen, findet man im Register Start in der Gruppe Absatz. Nach Klick auf dem Pfeil neben der Schaltfläche öffnet sich eine Liste der verschiedenen Umrahmungsarten. Möchte man die Rahmen und Linien individuell anpassen, muss man in dieser Liste ganz unten RAHMEN UND SCHATTIERUNG auswählen und im erscheinenden Dialogfenster die Einstellungen vornehmen. 2

9 Die neue Benutzeroberfläche Silbentrennung Die Silbentrennung kann im Tab Seitenlayout im Bereich Seite einrichten aktiviert werden. Hier kann man auch zwischen automatischer und manueller Silbentrennung wählen und weitere Optionen einstellen. Bei den Optionseinstellungen empfiehlt es sich, die aufeinander folgenden Trennstriche auf max. 4 zu begrenzen. Soll die automatische Silbentrennung immer bei Start eines Dokumentes aktiviert werden, muss man die Dokumentvorlage (eigene oder auch Normal.dotm) öffnen, die gewünschte Silbentrennung einstellen und dann die Vorlage abspeichern. Screenshots Mit Word können jetzt auch direkt Bildschirmfotos angefertigt und als Grafik im Dokument eingestellt werden. Dazu muss man folgendermaßen vorgehen: Zunächst muss die abzubildende Datei bzw. Anwendung geöffnet werden. Das Programmfester darf nicht in der Taskleiste minimiert sein. Anschließend wechselt man zu Word und klickt dort im Register Einfügen auf die Schaltfläche SCREENSHOT. Zum Einfügen gibt es nun zwei Möglichkeiten: Aus der Liste das gewünschte Programmfenster auswählen, um eine Abbildung des gesamten Programmfensters in das Dokument einzufügen. Die Schaltfläche BILDSCHIRMAUSSCHNITT betätigen, dann zum gewünschten Programmfester wechseln (dazu hat man ca. 3 sek Zeit) und den Markierungsrahmen um den abzubildenden Teil ziehen. Der Screenshot wird im aktuellen Dokument eingefügt und kann nun, wie jede andere Grafik, bearbeitet werden. Fenster teilen Um sich zwei Passagen des aktuellen Dokuments gleichzeitig anzeigen zu lassen, kann man das Ansichtsfenster teilen. Dazu zieht man das kleine Minus, das sich rechts oberhalb des Bildlaufpfeils befindet (s. S. 1 Nr. 10), an die Stelle, an der das Fenster geteilt werden soll. In den Fenstern kann man sich nun unabhängig in verschiedenen Bereichen des Dokuments bewegen und diese bearbeiten Um die Teilung wieder aufzuheben, doppelklickt man auf den Teilungsbalken zwischen den Fenstern. 3

10 Hilfreiche WORD-Funktionen NAVIGATION ÜBER TASTATUR Durch Drücken von ALT werden an den Registern Tastenkombinationen angezeigt, mit denen man sich ohne Maus in den Registern und Befehlen bewegen kann. Die Auswahl erfolgt über den jeweiligen angezeigten Buchstaben. Eine Ebene höher gelangt man durch Drücken der ESC-Taste. Mit Rechts- bzw. Linkspfeil kann zwischen den Registern wechseln. LIVE-VORSCHAU Die Live-Vorschau macht die Auswirkungen verschiedener Befehle noch vor dem Anklicken im Arbeitsbereich sichtbar. Dazu muss man zunächst den gewünschten Text markieren und im Menüband die Schriftartenliste/Schnellformatvorlagenliste öffnen. Wenn man dort dann auf die verschiedenen Einträge zeigt, kann man beobachten, wie der markierte Text vorübergehend in einer anderen Schriftart/Formatierung dargestellt wird. Erst durch Anklicken wird die Schriftart bzw. das Format übernommen. MINISYMBOL-LEISTE Die Minisymbolleiste erscheint, z.b. nach dem Markieren von Text, automatisch und stellt oft benötigte Werkzeuge vor Ort zur Verfügung, so dass man lange Mauswege vermeiden kann. Nach dem Markieren des Textes muss zunächst kurz mit dem Mauszeiger auf der Markierung verweilt werden, bis die Minisymbolleiste (transparent) eingeblendet wird. KONTEXTMENÜ Durch Rechtsklick auf Teile des Dokuments öffnen sich dazugehörigen Kontextmenüs. Diese sind unterschiedlich für Text, Grafik, Tabellen etc. In ihnen finden sich Direktlinks zu den wichtigsten Funktionen/Dialogfenstern des jeweiligen Elements. So kann man z.b. durch Rechtsklick auf einen Textabschnitt im Kontextmenü die Dialogfenster zu Schriftart- und Absatzeinstellungen öffnen sowie Schnellformatvorlagen zuweisen. SCHNELLES VERSCHIEBEN/KOPIEREN MIT DRAG&DROP Mit der Maustechnik Drag&Drop kann man nicht nur Grafiken oder Tabellen im Dokument verschieben, sondern auch Text. Dazu den markierten Textteil mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen. Hält man dabei die Strg-Taste mit gedrückt, wird der Text kopiert (Beim Einfügen zuerst die Maus, dann die Strg-Taste loslassen!) Wenn man ganze Absätze verschieben möchte, muss die Absatzmarke mit markiert werden, da in der Absatzmarke die Absatzformatierungen, wie z.b. Blocksatz, gespeichert werden und sonst verloren gehen. 4

11 Hilfreiche WORD-Funktionen INDIVIDUELLER TABSTOPP/TABULATOR Standardtabstopps werden am unteren Rand des horizontalen Lineals angezeigt (kleine Striche im Abstand von 1,25cm) und werden in jedem Absatz benutzt, für den keine individuellen Tabstopps festgelegt wurden. Individuelle Tabstopps lassen sich vor oder nach der Texteingabe setzen, sowie einzeln definieren, ausrichten, verschieben und löschen. Sie werden als Absatzformatierung für den jeweiligen Absatz gespeichert. (Darüber hinaus lassen sich auch Tabstopps direkt den Absatzformatvorlagen zuweisen, s. Formatvorlage erstellen) Es werden automatisch alle Standardtabstopps links des individuellen Tabstopps gelöscht, aber auch automatisch wieder hergestellt, wenn dieses entfernt wird. Zum Setzen von individuellen Tabstopps muss der jeweilige Absatz markiert werden. Anschließend eventuell (mehrmals) auf die Schaltfläche links am horizontalen Lineal klicken, bis die gewünschte Tabstoppart (rechts, zentriert, links, etc.) angezeigt wird. Dann durch einen Klick an der gewünschten Stelle im Lineal den Tabstopp setzen. Zum Entfernen auf den jeweiligen Tabstopp doppelklicken und im erscheinenden Dialogfenster LÖSCHEN auswählen. Im gleichen Fenster können auch Einstellungen zur exakten Positionierung des Tabstopps vorgenommen werden. EIGENE TASTENKOMBINATIONEN ANLEGEN Das Dialogfenster, in dem man Tastenkombinationen ändern, zuweisen oder löschen kann, öffnet man über Rechtklick in das Menüband, dort MENÜBAND ANPASSEN auswählen, im nun geöffneten Fenster unten auf die Schaltfläche Tastenkombinationen: ANPASSEN klicken. 5

12 Hilfreiche WORD-Funktionen AUTOTEXT AutoTexte, also wiederverwendbare Bausteine, die einmal erstellt werden und dann in allen Dokumenten zur Verfügung stehen, werden unter einem Kürzel gespeichert. Dann braucht man später einfach das Kürzel einzugeben und dieses wird durch den Bausteininhalt ersetzt. In einem AutoText kann man beliebige Inhalte inklusive Formatierung speichern. AutoText erstellen Dazu das Wort oder den Dokumentteil, der gespeichert werden soll, markieren und im Register Einfügen in der Gruppe Text auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE klicken. Anschließend AUTOTEXT und dann IM AUTOTEXT-KATALOG SPEICHERN auswählen. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster unter Name das Kürzel für den AutoText eingeben (Word unterscheidet hier nicht zwischen Großund Kleinschreibung). Bei Bedarf kann auch noch eine Beschreibung hinzugefügt werden, die dann als QuickInfo für den AutoText angezeigt wird. Abschließend mit OK bestätigen. Standardmäßig wird der AutoText in der Vorlage Normal gespeichert. Möchte man ihn in einer selbst erstellten Dokumentvorlage speichern, muss man folgendermaßen vorgehen: Zunächst die Vorlage oder ein auf dieser basierendes Dokument öffnen. Wie oben beschrieben den AutoText auswählen und anschließend im Listenfeld Speichern in die persönliche Vorlage auswählen. AutoText einfügen Um einen AutoText einzufügen, gibt man das Kürzel des AutoTextes an der gewünschten Stelle im Dokument ein und betätigt dann die Taste F3. Alternativ kann man auch im Register Einfügen, Gruppe Text die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE und anschließend AUTOTEXT anklicken. In der eingeblendeten Liste wählt man dann den gewünschten AutoText aus. Es kann nützlich sein, die Liste der vorhandenen AutoTexte in die Symbolleiste für den Schnellzugriff zu integrieren. Dies erreicht man, indem man zunächst wie oben beschrieben zur Liste navigiert. Anschließend das Kontextmenü mit Rechtsklick aufrufen und ganz unten KATALOG ZUR SYMBOLLEISTE HINZUFÜGEN auswählen. AutoText bearbeiten Um den Inhalt eines AutoTextes zu ändern, fügt man zunächst den zu ändernden AutoText in das Dokument ein, nimmt die gewünschten Änderungen vor und markiert den Text anschließend. Nun wie bei einem neuen AutoText zum Dialogfenster 6

13 Hilfreiche WORD-Funktionen navigieren (s.o) und dort dem AutoText den gleichen Namen (Kürzel) wie zuvor geben. Auf OK klicken und die Rückfrage mit JA bestätigen. Im ORGANIZER FÜR BAUSTEINE können die AutoTexte verwaltet werden. Diesen findet man im Register Einfügen, Bereich Text nach Klick auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE. Im nun geöffneten Dialogfenster können AutoTexte etc. ausgewählt und durch Klick auf LÖSCHEN und Bestätigung der Rückfrage mit JA gelöscht werden. Unter EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN kann der Name oder auch der Speicherort geändert werden. 7

14 Der Backstage-Bereich Im Register Datei findet man Befehle, die nicht dem Schreiben und Gestalten von Dokumenten, sondern der Arbeit mit der Datei an sich dienen. Sie enthält daher die Schaltflächen SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, ÖFFNEN, SCHLIEßEN und BEENDEN. Ein wichtiger Befehl ist die Schaltfläche OPTIONEN. Wird sie betätigt, erhält man das Dialogfenster Word-Optionen. In ihm werden alle Einstellungen und Anpassungen für Word vorgenommen, einige davon werden weiter unten erläutert (s. S. 9ff). INFORMATIONEN Im Register Informationen sind Informationen zu der gerade geöffneten Datei aufgeführt und die Berechtigungen und Freigaben für das Dokument können hier bearbeiten werden. Außerdem findet man hier (zwischengespeicherte) frühere Versionen dieser Datei. Diese sogenannten Entwurfsversionen werden standardmäßig alle 10min angelegt und stehen auf dem Rechner für 4 Tage zur Verfügung, falls man vergessen hat, das Dokument vor dem Schließen zu speichern, aber auch während man noch an dem Dokument arbeitet. (Wie man den Speicherungsintervall verändert s. S. 10) ZULETZT VERWENDET Dient dem schnelleren Auffinden und Öffnen von Dokumenten. Hier werden alle Dateien und Ordner aufgeführt, die in letzter Zeit besucht wurden. Zuletzt verwendete Dokumente lassen sich auch direkt im linken Fensterbereich des Tabs Datei anzeigen. Dazu unter Zuletzt verwendet das Kontrollfeld SCHNELLZUGRIFF am unteren Fensterrand aktivieren und auch die Anzahl der dort zu zeigenden Dokumente festlegen. NEU In diesem Register stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, anhand derer man neue Dokumente öffnen kann. Dem Leeren Dokument ist die Vorlage Normal.dotm hinterlegt. Soll ein Dokument auf der Basis eines bereits vorhandenen Dokuments erstellt werden, muss man auf NEU AUS VORHANDENEM klicken und dann im Dialogfeld zum Speicherort des gewünschten Dokuments navigieren und dieses auswählen. DRUCKEN Hier findet man sowohl die Druckvorschau, in der man das Layout des Dokuments kontrollieren, als auch einen Bereich, in dem man die Druckeinstellungen vornehmen kann. 8

15 Sinnvolle Grundeinstellungen OPTIONEN IM REGISTER DATEI Allgemein Der Haken bei MINISYMBOLLEISTE bewirkt, dass bei Textmarkierungen eine kleine Format-Symbolleiste über dem Text eingeblendet wird. Bei der Aktivierung von LIVEVORSCHAU wird angezeigt, wie sich Änderungen am Text auswirken würden. Hier bitte auch den BENUTZERNAMEN eingeben. Dieser wird dann bei allen neuerstellten Dokumenten in den Eigenschaften als Autor mit abgespeichert. Anzeige Standardmäßig sollte LEERRAUM ZWISCHEN DEN SEITEN immer ausgewählt sein. Es kann ausgewählt werden, ob alle oder nur ausgewählte FORMATIERUNGSZEICHEN ANGEZEIGT werden sollen. Unter Druckoptionen kann man u.a. auswählen, ob Felder oder verknüpfte Daten (Excel-Tabellen etc.) vor dem Drucken automatisch aktualisiert werden sollen. Dokumentprüfung Hier lassen sich Einstellungen zur Rechtschreibprüfung vornehmen. Außerdem ist die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN wichtig. Hier öffnet sich dann ein Dialogfenster, in dem u.a. folgende Einstellungen vorgenommen werden können: Register AutoKorrektur Kein Haken bei JEDEN SATZ MIT EINEM GROßBUCHSTABEN BEGINNEN und bei JEDE TABELLENZELLE MIT EINEM GROßBUCHSTABEN beginnen, um zu verhindern, dass z.b. bei einer neuen Zeile der Text in einen Großbuchstaben am Anfang geändert wird. Der AutoKorrektur-Liste können hier auch eigene Einträge hinzugefügt werden. Register Autoformat und Autoformat während der Eingabe Folgende Einstellungen müssen in beiden Registern geändert werden, um wirksam zu werden: Ein Haken bei GERADE ANFÜHRUNGSZEICHEN DURCH TYPOGRAFISCHE bewirkt, dass die Anführungszeichen am Anfang eines Satzes unten sind und nicht oben. Wenn man nicht will, dass WORD bei der Eingabe von z.b. 1.) oder Bindestrich am Anfang der Zeile automatisch anfängt, selbst zu nummerieren, 9

16 Sinnvolle Grundeinstellungen Speichern muss man den Haken bei AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG, bei AUTOMATISCHE NUMMERIERUNG und bei LISTENFORMATVORLAGEN entfernen. Falls Word bei der Eingabe von Bindestichen (-) zwischen zwei Wörtern diese nicht automatisch in Gedankenstriche ( ) ändern soll, muss man den Haken bei BINDESTRICHE DURCH GEVIERTSTRICHE entfernen. Wenn man nicht will, dass Word bei der Eingabe von Internetadressen und E- Mail-Adressen diese automatisch blau und unterstrichen zeigt, muss man den Haken bei INTERNET- UND NETZWERKPFADE DURCH HYPERLINKS entfernen. Diese sind dann allerdings nicht mehr anklickbar. Es lässt sich der STANDARDSPEICHERORT für Dokumente einstellen. Man kann also den Ordner angeben, in dem ein Großteil der selbsterstellten Dokumente gespeichert wird. Dieser wird dann bei Aufruf von Speichern oder Speichern unter direkt vorgeschlagen, ohne dass man sich durch die gesamte Ordnerhierarchie klicken muss. Weiterhin kann man dann aber immer noch in andere Ordner wechseln. Der Zeitintervall, nach dem Word automatisch eine Entwurfsversion speichert, lässt sich hier ebenfalls einstellen. Bei der Auswahl in welchem Format Word-Dateien grundsätzlich abgespeichert werden sollen, sollte WORD-DOKUMENT (*.DOCX) ausgewählt sein. Möchte man ein (aufwendig gestaltetes) Schriftstück per verschicken, ist es eventuell sinnvoll, die verwendeten SCHRIFTEN IN DIE DATEI EINZUBETTEN. Ansonsten kann es sein, dass Word nicht beim Empfänger installierte Schriftarten durch Standard-Fonts ersetzt und somit nicht nur das optische Erscheinungsbild sondern auch Zeilen- und Seitenumbrüche zerschießt. Um die Datei dabei so klein wie möglich zu halten, sollte man nicht benutzte Zeichen sowie die Standard-Fonts von der Einbettung ausklammern Erweitert Bereich Bearbeitungsoptionen Strg und Klick zum Verfolgen eines Hyperlinks aktivieren, um Links nicht ständig aus Versehen anzuklicken. Keinen Haken bei ÜBERSCHREIBMODUS verwenden, da sonst neu eingegebener Text nicht eingefügt wird, sondern bestehenden überschreibt. Es kann ausgewählt werden ob AUTOMATISCH GANZE WÖRTER markiert werden sollen oder wie die EINFG-TASTE VERWENDET werden soll. Bereich Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Keinen Haken bei AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN, um Objekte frei zu erstellen. 10

17 Sinnvolle Grundeinstellungen Platzhalter für Grafiken, sollte nicht ausgewählt sein, da sonst Bilder nicht angezeigt werden. Bei BILD EINFÜGEN die Option Vor dem Text oder Passend auswählen, falls beim Einfügen von Bildern diese standardmäßig frei verschiebbar sein sollen, d.h. der Textfluss muss dann nicht extra verändert werde. Es kann eingestellt werden, wie beim Einfügen aus demselben bzw. anderen Dokumenten die Formate standardmäßig (also auch bei Einfügen mit Strg + v) umgesetzt werden sollen. Es kann entweder das URSPRÜNGLICHE FORMAT oder NUR TEXT eingefügt werden oder aber auch FORMATE ZUSAMMENGEFÜHRT werden Bereich Dokumentinhalt anzeigen Hier kann u.a. eingestellt werden, ob im Dokument die FELDSCHATTIERUNG zur besseren Übersicht immer angegeben werden soll. Bereich Anzeigen Die ANZAHL ZULETZT GEÖFFNETER DATEIEN kann, falls gewünscht, hoch-/ runtersetzen werden. Die BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS, der in der Entwurfs- und Gliederungsansicht eingeblendet wird, kann hier festgelegt werden. Haken sollten gesetzt sein bei HORIZONTALE BILDLAUFLEISTE, VERTIKALE BILDLAUFLEISTE und bei VERTIKALES LINEAL. Bereich Allgemein Nach einem Klick auf DATEISPEICHERORTE kann man u.a. den Speicherort für Benutzervorlagen ändern und so selbsterstellte Vorlagen leichter sichern oder auf einen neuen Computer übertragen. So kann man z.b. in den Eigenen Dateien einen Ordner Vorlagen erstellen und diesen dann hier auswählen. Die Adresse, die im Feld POSTANSCHRIFT steht, wird als Absenderadresse für Umschläge und Etiketten genommen. Der Absender muss dann nicht mehr manuell eingegeben werden. Erweiterungspfeil Layoutoptionen Das Kästchen bei ABSTAND VOR NACH SEITEN- ODER SPALTENUMBRUCH UNTERDRÜCKEN aktivieren. Durch diesen erzwungenen Abstandswechsel wird verhindert, dass der Abstand vor dem Absatz auch dann bestehen bleibt, wenn der Absatz sich ganz oben auf der Seite befindet. Menüband und Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Hier kann man u.a. ein neues Registerblatt anlegen, um auf diesem Befehle, die man sehr oft benutzt, zu bündeln. Innerhalb neuer/bestehender Registerblätter kann man Befehle auch in neuen Gruppen bündeln. 11

18 Sinnvolle Grundeinstellungen EINSTELLUNGEN AN NORMAL.DOTM Dokumente, die über die Schaltfläche LEERES DOKUMENT im Register Datei, Kategorie Neu erstellt werden, beruhen auf der Dokumentvorlage Normal.dotm. In dieser sind alle Standardformate gespeichert, die über das Menüband verwendet werden können. Da diese Vorlage auch stets im Hintergrund aktiv ist, wenn man eine andere Vorlage verwendet, können ihr Elemente hinzugefügt werden, die künftig allen Dokumenten zur Verfügung stehen sollen (z.b. Standardschriftart, AutoTexte). Wenn man mit den Standardeinstellungen nicht zufrieden ist, kann man Schrift, Absatz und Seiteneinrichtung wie im Folgenden beschrieben dauerhaft und für alle Dokumente ändern. Standardschriftart und Absatzeinstellungen Im Tab Start durch Anklicken des Erweiterungspfeils im Bereich Schriftart bzw. Absatz öffnen sich folgende Dialogfelder: Hier lassen sich nun die gewünschten Änderungen an Schriftart und Absatz vornehmen. Anschließend muss man auf die Schaltfläche ALS STANDARD FESTLEGEN klicken und im nun geöffneten Fenster ALLE DOKUMENTE BASIEREND AUF DER VORLAGE NORMAL.DOTM auswählen und mit OK bestätigen. Alle neuen Dokumente werden nun mit den vorgenommenen Einstellungen starten. 12

19 Sinnvolle Grundeinstellungen Seite einrichten Um Einstellungen an Rändern, Position der Kopfzeilen etc. zu ändern muss man im Tab Seitenlayout den Erweiterungspfeil im Bereich Seite einrichten anklicken. Im folgenden Dialogfenster können dann die Änderungen vorgenommen werden und wiederum durch Auswahl von ALS STANDARD FESTLEGEN für die Normal-Vorlage übernommen werden. 13

20 Aus Alt mach Neu ALTE DOKUMENTE AUS DEM KOMPATIBILITÄTSMODUS IN NEUE VERSION TRANSFERIEREN Ein Dokument, das in den älteren Versionen erstellt wurde, wird standardmäßig im Kompatibilitätsmodus geöffnet, was am Zusatz [Kompatibilitätsmodus] in der Titelleiste zu erkennen ist. In diesem Modus können einige neuere Funktionen nicht genutzt werden, weshalb es sinnvoll sein kann, das Dokument in das neue Format zu transferieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Dokument in das neue Format konvertieren und alte Version überschreiben Dazu im Register Datei auf die Kategorie Informationen klicken und anschließend auf die Schaltfläche KONVERTIEREN. Mit OK bestätigen. Dokument im neuen Format speichern und alte Version beibehalten Im Register Datei auf Speichern unter klicken. Im Listenfeld Dateityp dann Dateiformat WORD-DOKUMENT auswählen und auf SPEICHERN klicken. Mit OK bestätigen. DOKUMENTE IM KOMPATIBILITÄTSMODUS SPEICHERN Damit Word-2010-Dokumente auch in den älteren Versionen genutzt werden können, kann man sie in dem älteren Dateiformat (.doc) speichern. Dazu im Register Datei auf die Kategorie Speichern und Senden klicken und anschließend DATEITYP ÄNDERN auswählen. Im rechten Bereich doppelklickt man auf den Eintrag WORD DOKUMENT. Anschließend ggf. einen neuen Namen eingeben und mit Speichern bestätigen. Word führt dann eine sogenannte Kompatibilitätsprüfung durch und zeigt an, ob im Dokument Funktionen, wie bestimmte Texteffekte, vorhanden sind, die in älteren Versionen nicht verwendet werden können. Diese werden dann in einem Dialogfenster aufgeführt. Durch Betätigung der Schaltfläche WEITER werden sie ersetzt oder entfernt. Anschließend wird das umgewandelte Dokument angezeigt (Zusatz [Kompatibilitätsmodus]). Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert erhalten, wird jedoch automatisch geschlossen. 14

21 Aus Alt mach Neu EX-/IMPORT VON FORMATVORLAGEN Möchte man z.b. Formatvorlagen aus dem aktuellen Dokument auch in der globalen Vorlage Normal.dotm oder umgekehrt nutzen, kann man diese zwischen einzelnen Dokumentvorlagen austauschen. Dazu zunächst den Aufgabenbereich Formatvorlagen aufrufen, indem man im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Erweiterungspfeil klickt. Im Aufgabenbereich dann die Schaltfläche FORMATVORLAGEN VERWALTEN (Unten rechter Button) anklicken und im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche IMPORTIEREN/EXPORTIEREN betätigen. Im nun geöffneten Dialogfenster Organisieren zum Register Formatvorlagen wechseln. Hier wählt man nun die beiden Dokumentvorlagen aus, zwischen denen die Formatvorlagen ausgetauscht werden sollen. Entweder direkt aus dem Listenfeld oder indem man zunächst die angezeigte Datei schließt und dann die gewünschte öffnet. Nun wählt man in einem der Listenfelder das zu kopierende Element aus und kopiert es durch Betätigen der Schaltfläche in die Zieldatei (funktioniert in beide Richtungen). Abschließend auf SCHLIEßEN klicken und ggf. das Speichern der Änderungen in der Vorlage mit OK bestätigen. 15

22 Tastenkombinationen Umbrüche Manueller Zeilenwechsel Innerhalb einer Liste eine neue (eingerückte) Zeile ohne Aufzählungszeichen bzw. Nummerierung einfügen. Manueller Seitenumbruch Umschalt + Enter Strg + Enter Sonderzeichen Bedingter Trennstrich (Wort wird hier getrennt, falls es am Zeilenende steht, sonst im Druck nicht sichtbar) Geschützter Bindestrich (Worte werden am Zeilenende nicht getrennt) Geschütztes Leerzeichen (Worte werden am Zeilenende nicht getrennt) Strg + - Strg Strg + + Leerzeichen Datumsfeld einfügen Alt + + D Markierten Text als AutoText speichern Letzten Befehl wiederholen Markierte Verknüpfungen/Felder aktualisieren Alt + F3 F4 F9 16

23 ARBEITEN MIT GROßEN DOKUMENTEN Dokument- und Formatvorlagen verwenden DOKUMENTVORLAGEN Eigene Dokumentvorlage abspeichern Möchte man eine eigene Dokumentvorlage komplett neu erstellen, öffnet man dafür ein leeres Dokument, nimmt alle Eingaben und Formatierungen vor (s.u.) und speichert dieses Dokument anschließend als Dokumentvorlage ab, indem man im Register Datei bei Speichern unter den Dateityp WORD-VORLAGE auswählt. Möchte man, dass die Vorlage später direkt über die Schaltfläche MEINE VORLAGEN in der Kategorie Neu aufgerufen werden kann, so muss man als Speicherort Vertrauenswürdige Vorlagen auswählen. Dokumentvorlage nutzen Um später ein Dokument anhand einer eigenen Dokumentvorlage zu erstellen, wählt man die gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick aus. Das neue Dokument ist an der Endung.docx zu erkennen. 17

24 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Dokumentvorlage bearbeiten Um eine bereits vorhandene Dokumentvorlag zum Bearbeiten zu öffnen, wählt man die betreffende Vorlage im Dialogfenster mit Rechtsklick aus (wenn sie wie oben beschrieben gespeichert wurde, findet man sie unter MEINE VORLAGEN in der Kategorie Neu im Tab Datei). Anschließend wählt man im Kontextmenü ÖFFNEN aus. Dokumentvorlage wechseln Möchte man einem bereits bestehenden Dokument nachträglich eine andere Dokumentvorlage zuweisen, kann man dies auf folgende Weise erreichen: Im Register Datei auf Optionen klicken und in die Kategorie Add Ins wechseln. Hier im Listenfeld Verwalten den Eintrag VORLAGEN auswählen und mit GEHE ZU bestätigen. Im nun geöffneten Dialogfenster auf ANFÜGEN klicken und anschließend die Vorlage, zu der gewechselt werden soll, auswählen und ÖFFNEN. Wenn man möchte, dass die Formatvorlagen aus der neuen Dokumentvorlage im Dokument wirksam werden sollen, muss das Feld DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN aktiviert werden. Zum Schluss mit Ok bestätigen. 18

25 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Durch den Wechsel stehen die meisten Elemente der neuen Dokumentvorlage zur Verfügung, Formatierungen und Seiteneinstellungen des Dokuments bleiben jedoch erhalten. Bei Aktivierung von DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN werden bei gleichlautenden Formatvorlagen die Formatierungen der neuen Dokumentvorlage übernommen. Möchte man zusätzlich zu der bestehenden Dokumentvorlage Elemente, z.b. AutoText und Makros, einer anderen nutzen, kann man diese im selben Dialogfeld hinzufügen. Die hinzugefügte Vorlage ist dann für eine Word-Sitzung aktiviert. Nach dem Beenden bleibt sie zwar im Listenfeld aufgelistet, muss aber nach jedem Neustart wieder aktiviert werden. Einstellungen am Seitenlayout Im Tab Seitenlayout finden sich verschiedene Schaltflächen, um Änderungen an den Seitenrändern, Einzügen etc. schnell vornehmen zu können. Außerdem findet man hier auch den Button zum Einfügen von Umbrüchen. Möchte man erweiterte Einstellungen an der Seite oder dem Absatz vornehmen kann man dies in den Dialogfenstern, die sich öffnen, wenn man auf die Erweiterungspfeile im Bereich SEITE EINRICHTEN bzw. ABSATZ klickt. Im Dialogfenster Seite einrichten können im Register Layout auch Einstellungen zu den Kopf- und Fußzeilen vorgenommen werden. Außerdem kann ausgewählt werden, für welchen Dokumentbereich die Einstellungen übernommen werden sollen. 19

26 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Deckblatt Word stellt einige vorgefertigte Deckblätter bereit, die als neue erste Seite in das Dokument eingefügt werden. Das Deckblatt enthält standardmäßig keine Kopf- und Fußzeile, da im Register Entwurf der Kopf- und Fußzeile das Kontrollfeld ERSTE SEITE ANDERS eingeschaltet wird. Nach dem Einfügen kann das Deckblatt nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden, indem man alle benötigten Inhaltssteuerelemente ausfüllt bzw. überflüssige entfernt. Die Elemente sind mithilfe einer Tabelle platziert. Somit kann der Aufbau des Deckblattes durch Änderungen an dieser Tabelle angepasst werden. Kopf- und Fußzeilen Um eine leere Kopf-/Fußzeile einzufügen, klickt man im Register Einfügen in der Gruppe Kopf-und Fußzeile auf die Schaltfläche KOPFZEILE bzw. FUßZEILE. Man kann nun zwischen leeren oder mit Bausteinen gestalteten Kopf-/Fußzeilen auswählen. Möchte man die Kopf-/Fußzeile verlassen, doppelklickt man in den Textbereich. Um später bereits vorhandene Kopf- und Fußzeilen zu bearbeiten, aktiviert man diese wiederum durch Doppelklick im Kopf-/Fußzeilenbereich. Es öffnet sich dann auch automatisch das Kopf- und Fußzeilentool mit dem Register Entwurf. Bei längeren Dokumenten mit beidseitigem Druck empfiehlt es sich die Option UNTERSCH. GERADE UNGERADE SEITEN auszuwählen. Man kann dann z.b. die Seitenzahlen so positionieren, dass sie immer außen stehen (Buchlayout). Soll auf der ersten Seite eine andere oder keine Kopf- und/oder Fußzeile stehen, kann man hier auch ERSTE SEITE ANDERS auswählen. Dies kann nicht nur für die erste Seite des gesamten Dokuments, sondern auch für jede erste Seite eines eventuell eingefügten Abschnitts eingestellt werden. Tabstopps in Kopf- und Fußzeile anpassen In Kopf- bzw. Fußzeile sind standardmäßig ein zentrierter und ein rechtsbündiger Tabstopp vorhanden. Wurden z.b. benutzerdefinierte Seitenränder festgelegt, stimmen die Positionen dieser Tabstopps allerdings nicht mehr, da sie für die Standard-Seitenlayout-Einstellungen gelten. Um die Tabstopps anzupassen, müssen zunächst die vorhandenen Tabstopps gelöscht werden. Falls schon Text eingegeben wurde, setzt man den Cursor dann vor den Text, der ausgerichtet werden soll. Nun im Register Entwurf, Gruppe Position, die Schaltfläche AUSRICHTUNGSTABSTOPP EINFÜGEN anklicken. Im nun geöffneten Dialogfenster, den gewünschten Tabstopp auswählen, die Einstellung SEITENRAND beibehalten und mit OK bestätigen. 20

27 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Seitenzahl einfügen Für Seitenzahlen hält Word mehrere vordefinierte Optionen bereit man braucht sich nur zu entscheiden, wo die Seitenzahl erscheinen soll. Die Schaltfläche zum Einfügen der Seitenzahl findet man an zwei Stellen: Im Register Einfügen, Gruppe Kopf- und Fußzeile oder im Register Entwurf des Kopf- und Fußzeilentools. Aktuelle Überschrift in der Kopfzeile anzeigen Mit sogenannten lebenden Kolumnentiteln kann man auf allen Seiten des Dokuments den aktuellen Gliederungspunkt anzeigen lassen. Im Folgenden wird beschrieben, wie man mithilfe des Feldes STYLEREF in die Kopfzeile jeweils den Text einfügen lässt, dem die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen wurde. Zunächst die Kopfzeile durch Doppelklick aktivieren und evtl. vorhandenen Text löschen. Nun im Register Einfügen in der Gruppe Text auf SCHNELLBAUSTEINE klicken und die Option FELD auswählen. Im nun geöffneten Dialogfenster zunächst die Kategorie VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE auswählen. Unter Feldnamen nun STYLEREF und unter Formatvorlagenname ÜBERSCHRIFT 1 markieren. Anschließend Formatierung bei Aktualisierung beibehalten ausschalten und auf OK klicken. Solange in der Dokumentvorlage noch kein Text vorhanden ist, erscheint auch in der Kopfzeile kein Text. Sie wird es dann mit dem Text der betreffenden Überschriften gefüllt, wenn entsprechende Überschriften eingefügt werden. Ist die gewählt Formatvorlage auf einer Seite mehrmals vorhanden, wird der Text der zuerst vorkommenden Überschrift angezeigt. Ist die gewählte Formatvorlage hingegen auf der Seite überhaupt nicht vorhanden, wird der Text der zuletzt gefundenen Überschrift angezeigt. Bei dem Kolumnentitel handelt es sich um ein Feld. Diese sind Platzhalter für sich ändernde Informationen und sollten von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Dies kann man unter anderem durch die Taste F9 (Feld dazu zunächst markieren). 21

28 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Unterschiedliche Kopf-und Fußzeilen Möchte man in einem Dokument für einzelne Bereiche unterschiedliche Kopf- und/oder Fußzeilen einrichten, muss man das Dokument zunächst in mehrere Abschnitte unterteilen. Dies erreicht man durch Einfügen von Abschnittsumbrüchen (s. S. 2). Anschließend kann man im Register Entwurf, Gruppe Navigation, die Option MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN abwählen und so für die Abschnitte unterschiedliche Überschriften etc. in Kopf-/Fußzeile eingeben. Die Verknüpfungen von Kopf- und Fußzeilen sind unabhängig voneinander, d.h. man kann z.b. die Seitenzahlen in der Fußzeile beibehalten, während man für verschiedene Abschnitte Kopfzeilen unterschiedlich gestaltet. 22

29 Dokument- und Formatvorlagen verwenden FORMATVORLAGEN Formatvorlagen erstellen Zur Erstellung neuer Formatvorlagen gibt es zwei Wege Direkt neue Formatvorlage erstellen Durch Klick auf den Erweiterungspfeil im Bereich Formatvorlagen des Tabs Start öffnet sich der Aufgabenbereich Formatvorlagen mit den bereits vorhandenen Schnellformatvorlagen. Ganz unten links im Fenster findet man den Button zum Erstellen neuer Formatvorlagen. Durch einen Klick darauf öffnet sich nun folgendes Dialogfenster: Der Formatvorlage muss neben einem Namen auch ein Formatvorlagentyp zugeordnet werden. Man kann festlegen, ob die Vorlage eine Absatz-, Zeichen oder verknüpfte Formatierung ist. Es empfiehlt sich als Basis eine bereits bestehende Schnellformatvorlage zu wählen, deren Einstellungen der neuen Vorlage ähnlich sind, da dann weniger Änderungen vorgenommen werden müssen. Des Weiteren kann festgelegt werden, ob die Änderungen nur für dieses Dokument oder aber für die zugrundeliegende Dokumentvorlage übernommen werden sollen. Ist bei Automatisch aktualisieren ein Haken gesetzt wird die Formatvorlage angepasst, sobald ein Text/Absatz, dem diese Formatvorlage zugrunde liegt, verändert wird bzw. wird dieser Text/Absatz anpasst, wenn man die Formatvorlage verändert. 23

30 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Zusätzliche Einstellungen zur Schriftart (Kapitälchen, Großbuchstaben etc.) oder Absatz (Ebenenzuordnung, Einzug usw.) kann man unter FORMAT vornehmen. oder Abspeichern von Formatänderungen im Text als Zeichen- oder Absatzformatierung Dazu im Text die gewünschten Änderungen vornehmen und anschließend den gewünschten Absatz oder Zeichenbereich markieren. Dann im Tab Start auf die Erweiterungsschaltfläche der Formatvorlagen klicken und AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE speichern wählen Es öffnet sich dann folgendes Dialogfenster, in dem man den Namen der neuen Formatvorlage eingeben und ein Vorschau ansehen kann. Möchte man noch weiter Einstellungen vornehmen, gelangt man durch Klick auf Ändern in das gleiche Dialogfenster, wie beim direkten Erstellen der Formatvorlage (s.o.) Bestehende Formatvorlagen ändern Besonders schnell kann man eine vorhandene Formatvorlage ändern, indem man Text, dem diese Formatvorlage zugeordnet ist, wie gewünscht formatiert bzw. den Cursor in den bereits angepassten Text setzt. Anschließend im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, die zu ändernde Formatvorlage mit Rechtsklick auswählen. In dem nun eingeblendeten Menü Formatvorlagenname AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN auswählen. Außerdem kann man bestehende Formatvorlagen in dem bereits oben beschriebenen Dialogfenster ändern. Um dieses zu öffnen, wählt man im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, die entsprechende Formatvorlage im Listenfeld mit Rechtsklick aus. Anschließend im Kontextmenü ÄNDERN auswählen. Änderungen an der Formatvorlage wirken sich auf alle Absätze im Dokument aus, die mit der Formatvorlage formatiert sind. Ändert man die Formatvorlage in der Dokumentenvorlage, wirkt sich die Änderung in der Standardeinstellung nur auf alle anschließend neuerstellten Dokumente aus. Möchte man, das ein Dokument immer die aktuellen Formatvorlagen der verwendeten Dokumentvorlage nutzt, kann dies durch folgende Einstellung erreichen: Im Register Datei zunächst auf die Schaltfläche Optionen klicken und in die Kategorie Add-Ins wechseln. Hier im Listenfeld Verwalten den Eintrag VORLAGEN auswählen und mit GEHE ZU auswählen. Im jetzt geöffneten Dialogfenster das Feld DOKUMENTFORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN AKTIVIEREN und mit OK bestätigen. 24

31 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Automatischer Seitenumbruch und Absatz zusammen halten In einer Formatvorlage kann auch bereits festgelegt werden, dass z.b. vor jeder Überschrift einer bestimmten Gliederungsebene immer eine neue Seite beginnt. Dazu im Dialogfenster Absatz (geöffnet nach Klick auf den Erweiterungspfeil in der Gruppe Absatz, Register Start) das Register Zeilen- und Seitenumbruch aktivieren und SEITENUMBRUCH OBERHALB auswählen. Im gleiche Dialogfenster kann außerdem eingestellt werden, dass der ABSATZ ZUSAMMENGEHALTEN werden soll. So wird verhindert, dass z.b. innerhalb einer Überschrift ein Seitenumbruch erfolgt Um außerdem zu verhindern, dass zwischen einer Überschrift und dem darauffolgenden Absatz ein Seitenumbruch eingefügt wird, muss NICHT VON VORHERGEHENDEM TRENNEN aktiviert werden Formatierungen anzeigen und prüfen Um die Übersicht zu behalten, welchem Absatz welche Formatvorlage zugeordnet wurde, kann man sich diese in der Gliederungsansicht am linken Rand anzeigen lassen. Falls diese Randleiste noch nicht aktiviert ist, muss man zunächst im Register Datei auf Optionen klicke und in die Kategorie Erweitert wechseln. Im Bereich Anzeigen nun bei BREITE DES FORMATVORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND GLIEDERUNGSANSICHT einen Wert in Zentimeter eingeben (i.d.r. reichen 2cm) und mit OK bestätigen. Die Breite kann hinterher direkt in der Gliederungsansicht durch ziehen der Begrenzungslinie angepasst werden. Prüfen mit dem Formatinspektor Wird bei einer Änderung der Formatvorlage der Text nicht angepasst, obwohl die automatische Aktualisierung aktiviert ist, liegt häufig eine harte Formatierung vor. D.h. der Text wurde manuell statt mithilfe von Formatvorlagen formatiert. Um herauszufinden, welche Formatierungsmerkmale einer Textstelle auf Vorlagen und welche auf einer festen Formatierung beruht, kann man den Formatinspektor nutzen. Man blendet den Formatinspektor ein, indem man im Aufgabenbereich Formatvorlagen auf das Symbol Formatinspektor klickt. zeigt die Absatz- bzw. Zeichenformatierung durch die Formatvorlage an, während in die zusätzlich zugewiesenen harten Formatierungen auflistet. Mit der Schaltfläche wird das Standardformat zugewiesen und mit die harten Formatierungen gelöscht. 25

32 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Besondere Formatvorlagen Gliederungsformate erstellen Word bietet eine Gliederungsfunktion um gegliederte Aufzählungsfunktionen zu erstellen. Im Register Start, Gruppe Absatz findet man die Schaltfläche LISTE MIT MEHREREN EBENEN. Nach dem Anklicken öffnet sich die Listenbibliothek, die standardmäßig die voreingestellten Gliederungsformate enthält. Möchte man diese den eigenen Bedürfnissen anpassen, indem man beispielsweise andere Einzüge oder Nummerierungsformate festlegt, wählt man den Eintrag NEUE LISTE MIT MEHREREN EBENEN DEFINIEREN aus. Man kann Gliederungsformate sowohl für Aufzählungen als auch Nummerierungen neu anlegen. Zunächst sollte dazu im Dokument die Liste eingefügt werden, die dem gewünschten Endprodukt am ähnlichsten ist, um möglichst wenige Neueinstellungen vornehmen zu müssen. Sollte nicht das gesamte unten abgebildete Dialogfenster zu sehen sein, kann es durch Klick auf die Schaltfläche ERWEITERN angezeigt werden. 26

33 Dokument- und Formatvorlagen verwenden Zunächst im Listenfeld die Ebene bestimmen, für die die Änderungen gelten sollen. Unter Zahlenformat () kann ausgewählt werden, ob in dieser Ebene Aufzählungszeichen, römische oder arabische Zahlen genutzt werden sollen. Außerdem kann man die Schriftart ändern oder Klammern, Punkt etc. hinter das Zahlenformat einfügen. Der Ebene kann auch eine bestimmte Formatvorlage zugeordnet werden. Text, dem diese Formatvorlage zugewiesen ist, wird dann z.b. auch nachträglich noch in die Nummerierung mit aufgenommen. Unter Position können Einzüge etc. festgelegt werden. Soll jede folgende Ebene um den gleichen Einzug weiter eingerückt werden, kann man dies unter FÜR ALLE EBENEN FESTLEGEN eingeben. MIT ABSCHNITTEN ARBEITEN Wenn man in einem Dokument mit unterschiedlichen Layouts, z.b. teils im Hoch-, teils im Querformat arbeiten möchte, ist es nützlich, den Text in verschiedene Abschnitte aufzuteilen. Abschnitte lassen sich nach Bedarf u.a. mit unterschiedlichen Kopf- und Fußzeilen und/oder unterschiedlicher Seitennummerierung versehen. Abschnitte einfügen Um Abschnitte einzufügen klickt man im Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten auf UMBRÜCHE. Man kann dann unter Abschnittsumbrüche auswählen, ob der Abschnitt auf der nächsten Seite, an der aktuellen Position (ohne Seitenwechsel) oder auf der nächsten geraden bzw. ungeraden Seite anfangen soll. Bei letzteren fügt Word automatische eine Leerseite ein, falls die nächste Seite nicht die gewünschte gerade bzw. ungerade Seite ist. Diese Leerseite ist nur in der Druckvorschau zu erkennen. Abschnitte gestalten Man gestaltet jeweils den Abschnitt des Dokuments, in dem sich der Cursor befindet. Man kann nun z.b. im Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten die gewünschten Änderungen vornehmen. Möchte man unterschiedliche Fuß- bzw. Kopfzeilen verwenden oder den Abschnitt mit einer anderen Seitennummerierung versehen, muss man im Kopf-und Fußzeilentool im Register Entwurf, Gruppe Navigation die Schaltfläche MIT VORHERIGER VERKNÜPFEN deaktivieren. 27

34 Einfügen von grafischen Elementen GRAFIKEN Um Grafiken im Dokument einzufügen, zunächst den Cursor an der Stelle positionieren, an der die Grafik eingefügt werden soll. Nun im Register Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf GRAFIK klicken. Im jetzt geöffneten Dialogfenster zum Speicherort der Grafik navigieren und diese durch Doppelklick auswählen. Ist die Grafik im Text ausgewählt, wird auch automatisch das Register Format des Bildtools im Menüband eingeblendet, in dem sich Bearbeitungsfunktionen wie Zuschneiden, Position etc. befinden. Einige wichtige Funktionen werden auch im Kontextmenü aufgelistet, das sich durch Rechtsklick auf die Grafik öffnet. Grafiken positionieren Frei positionieren Standardmäßig werden Grafiken wie Zeichen in den Text integriert. Soll die Grafik z.b. am rechten Seitenrand neben dem Text platziert werden, muss man die Einstellungen ändern. Dies kann man im Register Format des Bildtools. Hier in der Gruppe Anordnen auf ZEILENUMBRUCH klicken und in der Liste z.b. QUADRAT auswählen. Anschließend kann man die Grafik markieren und an eine neue Position im Text ziehen. Exakt positionieren Die exakte Position einer Grafik kann man unter POSITION im Register Format, Gruppe Anordnen, bestimmen. Hier findet man einige voreingestellte Positionen auf der Dokumentseite. Möchte man die Grafik z.b. individueller einstellen, kann man dies unter WEITERE LAYOUTOPTIONEN vornehmen. Im nun geöffneten Dialogfenster kann man die Ausrichtung u.a. in Relation zu den Seitenrändern einstellen Größe ändern Die Größe einer Grafik kann man manuell durch ziehen der Begrenzungspunkte ändern. Möchte man dagegen eine exakte Größe zuweisen, kann man diese Änderungen wiederum im Dialogfeld Layout vornehmen. Diese Fenster kann auch durch Rechtsklick auf die Grafik und anschließende Auswahl von GRÖßE UND POSITION im Kontextmenü, aufgerufen werden. 28

35 Einfügen von grafischen Elementen Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten Grafiken ausblenden Bei Dokumenten mit vielen Grafiken kann der Bildschirmaufbau und das Scrollen sehr lange dauern, wenn die Grafiken viel Speicherplatz brauchen. Um die Bildschirmanzeige zu beschleunigen, kann man sich statt der Grafiken auch leere Platzhalter anzeigen lassen. Hierzu im Register Datei auf Optionen klicken und zur Kategorie Erweitert wechseln. Im Bereich Dokumentinhalt anzeigen das Feld Platzhalter für Grafiken zeigen aktivieren und mit Ok bestätigen. Grafiken extern speichern Wenn die Grafiken sehr viel Speicherplatz benötigen, kann man diesen verringern, wenn man die Grafiken selbst nicht im Dokument speichert, sondern nur die Verweise auf die jeweilige Grafikdatei. Dazu im Dialogfenster, das sich nach dem Klick auf GRAFIK im Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, öffnet, die Datei auswählen und anschließend auf den Pfeil neben EINFÜGEN klicken. In der Drop-down-Liste MIT DATEI VERKNÜPFEN auswählen. Änderungen an den Grafiken, z.b. zuschneiden, müssen direkt an der Originaldatei ausgeführt werden. Diese können auch nachträglich vorgenommen werden. Die Aktualisierung erfolgt dann entweder beim nächsten Öffnen des Dokuments oder manuell durch Auswahl von VERKNÜPFUNGEN MIT DATEIEN BEARBEITEN in der Kategorie Informationen im Register Datei. Damit anstelle der Verweise auch die Grafiken angezeigt oder gedruckt werden, dürfen die betreffenden Dateien nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden TABELLEN Word-Tabellen Um eine leere Tabelle einzufügen, zunächst den Cursor an der gewünschten Stelle im Text positionieren und dann im Register Einfügen in der Gruppe Tabellen auf TABELLE klicken. Im nun erscheinenden Gitternetz kann man die gewünschte Anzahl an Zeilen und Spalten durch Ziehen mit der Maus auswählen und durch Klicken dann die Tabelle einfügen. Alternativ kann man unterhalb des Gitternetzes auch TABELLE EINFÜGEN auswählen und im jetzt geöffneten Dialogfenster die Zeilen- und Spaltenanzahl eingeben. Anschließend mit OK bestätigen. Möchte man Einstellung wie Textumbruch um die Tabelle, Ausrichtung in den Zelle, Zeilenhöhe etc. vornehmen, kann man dies im Dialogfenster Tabelleneigenschaften. Diese öffnet man durch Rechtsklick auf die Zelle und Auswahl von TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü. Durch Markierung der Tabelle öffnet sich im Menüband die Register Entwurf und Layout des Tabellentools, in denen man weitere Bearbeitungsfunktionen findet 29

36 Einfügen von grafischen Elementen Die Tabellen können anschließende mit einer Vielzahl von Funktionen gestaltet werden. Z.B. gibt es voreingestellte Tabellenformatvorlagen, in denen u.a. Hintergrundfarben und Schriftart festgelegt sind. Schnelltabelle abspeichern Schattierungen, Rahmen und Schriftart können allerdings auch selber eingestellt werden und die Formatierungen anschließend als Schnelltabelle gespeichert werden, die dann jederzeit verwendet werden kann. Am schnellsten geht das Speichern mit einer bereits erstellten Tabelle, aus der man gegebenenfalls den Text entfernt (gesamte Tabelle markieren und auf ENTF drücken). Anschließend die gesamte Tabelle wieder markieren und dann im Register Einfügen auf TABELLE klicken. Unterhalb des Gitternetzes SCHNELLTABELLEN auswählen und in der nun erscheinenden Liste AUSWAHL IN SCHNELLTABELLENKATALOG SPEICHERN anklicken. Es öffnet sich das Dialogfenster Neuen Baustein erstellen, in dem der Name und die Vorlage, in der der Baustein gespeichert werden soll, eingegeben werden kann. Abschließend mit OK bestätigen. Die Tabelle kann nun über den Auswahlpunkt SCHNELLTABELLEN in den Text eingefügt werden. 30

37 Einfügen von grafischen Elementen Excel-Tabellen Excel-Tabellen erlauben die Durchführung verschiedenster Berechnungen, den Einsatz vielfältiger Formeln und Funktionen und die Erstellung professioneller Diagramme. Excel-Tabellen können entweder in Word direkt erstellt werden oder aus bereits vorhandenen Excel-Dateien eingefügt werden. Für beides muss Excel auf dem Computer installiert sein. Excel-Tabelle in Word erstellen Dazu den Cursor an der Stelle im Dokument platzieren, an der die leere Tabelle eingefügt werden soll. Jetzt im Register Einfügen, Gruppe Tabelle auf TABELLE klicken und den Eintrag EXCEL-KALKULATIONSTABELLE auswählen. Wenn die Tabelle durch Doppelklick aktiviert wurde, steht zur Bearbeitung das Menüband aus Excel zur Verfügung. Die Tabelle kann also wie aus Excel gewohnt, bearbeitet werden. Um die Bearbeitung zu beenden, einfach auf einen Bereich außerhalb der Tabelle klicken Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Vollständig einfügen Wiederum den Cursor an die gewünschte Position im Dokument setzen. Nun im Register Einfügen, Gruppe Text auf OBJEKT klicken. Im jetzt geöffneten Dialogfenster im Register Aus Datei erstellen auf DURCHSUCHEN klicken, die gewünschte Datei auswählen und EINFÜGEN betätigen. Wenn die Tabelle verknüpft eingefügt werden soll, muss außerdem noch das Kontrollfeld VERKNÜPFEN aktiviert werden. Durch die Verknüpfung wird beim Bearbeiten der Tabelle direkt der Inhalt der Quelltabelle verändert. Umgekehrt können Änderungen an der Ursprungsdatei mithilfe von Aktualisierungen auch in die Tabelle in Word übernommen werden. Ausschnitt einfügen Zunächst die Excel-Arbeitsmappe öffnen, den gewünschten Tabellenausschnitt markieren und in die Zwischenablage kopieren (z.b. mit Strg und C). Bei geöffneter Quelldatei (sonst ist eine Verknüpfung nicht möglich) den Cursor in die Einfügeposition des Word-Dokumentes setzen und den Inhalt der Zwischenablage mit Strg und V einfügen. Nach dem Einfügen wird eine Optionsschaltfläche angezeigt, in der Einfügeoptionen ausgewählt werden können. Hier kann u.a. ausgewählt werden, ob die Tabelle mit der Ursprungsdatei verknüpft werden oder nur als Grafik eingefügt werden soll. Verknüpfungen aktualisieren Standardmäßig wird beim Öffnen des Dokuments ein Dialogfeld eingeblendet, über das Verknüpfungen aktualisiert werden können. Um die Tabelle während der Bearbeitung des Dokuments manuell zu aktualisieren, zunächst die Tabelle markieren und dann F9 betätigen. Alternativ im Kontextmenü (Rechtsklick) VERKNÜPFUNG AKTUALISIEREN auswählen. 31

38 Einfügen von grafischen Elementen BESCHRIFTUNGEN Beschriftungen können z.b. für Tabellen, Grafiken oder Diagramme eingefügt werden. Die mit der Beschriftungsfunktion eingefügten Beschriftungen kann man dann auch in einem Abbildungsverzeichnis usw. auflisten lassen. Zum Einfügen einer Beschriftung zunächst das zu beschriftende Element markieren. Dann im Register Verweise, Gruppe Beschriftungen, auf BESCHRIFTUNGEN EINFÜGEN klicken. Im Dialogfenster jetzt den Beschriftungstext eingeben, eine Bezeichnung (Abbildung, Tabelle etc.) auswählen und die Position der Beschriftung angeben. Abschließend mit OK bestätigen. FORMELN Das neue Word enthält eine integrierte Unterstützung für das Erstellen und Ändern von Formeln. Daher werden die Formeln direkt in Word und nicht mehr in einem Formel- Editor bearbeitet. Um eine Formel einzufügen klickt man in der Registerkarte Einfügen und dann auf die Schaltfläche FORMEL. Mit diesem neuen Formel-Tool kann man allerdings keine Formeln bearbeiten, die man mit Hilfe des Formel-Editor 3.0 in einer früheren Word-Version erstellt hat. In diesem Fall öffnet sich immer noch der Formeleditor 3.0, wenn man auf die Formel doppelklickt. Möchte man also alte Formeln mit den erweiterten Funktionen des neuen Formel-Tools bearbeiten, muss man das gesamte Dokument in das neue Dateiformat formatieren (s. S. 14) Man kann allerdings auch weiterhin mit dem Formeleditor 3.0 Formeln in neuen Dokumenten erstellen. Man findet ihn, indem man im Register Einfügen in der Gruppe Text zunächst auf OBJEKT klickt und dann im Dialogfenster den Formeleditor 3.0 aus der Liste auswählt. 32

39 Übersicht verschaffen NAVIGATION Mit dem Aufgabenbereich Navigation kann man sich schnell in großen Dokumenten orientieren und zu gewünschten Textstellen gelangen. Der Aufgabenbereich wird an der linken Seite des Anwendungsfensters eingeblendet und zeigt die Überschriften des Dokumentes an, denen Überschrift-Formatvorlagen zugewiesen wurden. Aktivieren des Navigationsbereichs Um den Navigationsbereich zu aktivieren muss das entsprechende Kontrollfeld im Register Ansicht, Gruppe Anzeigen angeklickt sein. Der Navigationsbereich hat drei Register: Register DURCHSUCHEN DER ÜBERSCHRIFTEN Im ganz linken werden die Überschriften aufgelistet. Möchte man alle Ebenen bis auf Überschrift 1 aus- bzw. einblenden, aktiviert man mit Rechtsklick auf eine Überschrift das Kontextmenü und wählt ALLE EBENEN REDUZIEREN bzw. ALLE EBENEN ERWEITERN aus. Um einzelne Ebenen zu erweitern oder zu reduzieren, klickt man auf die Pfeilschaltfläche vor der Überschrift. Im Kontextmenü findet man außerdem Befehle um neue Überschriften einzufügen, Überschriften samt Unterebenen höher oder tiefer zu stufen oder zu löschen. Außerdem kann man einzelne Überschriften samt Unterebenen und Inhalt drucken lassen. In diesem Register des Navigationsbereichs kann auch die Reihenfolge der Überschriften geändert werden. Möchte man ein Kapitel (Überschrift mit Unterebenen und Inhalt) an eine andere Stelle im Dokument setzen, kann man diese markieren und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position in der Liste ziehen. Register DURCHSUCHEN DER SEITEN Im mittleren der drei Register werden Miniaturansichten der Seiten des Dokuments angezeigt. Man kann sich so schnell einen Überblick über das Layout verschaffen und zwischen den Seiten wechseln. Außerdem werden Suchergebnisse farbig im Text hervorgehoben. Register DURCHSUCHEN DER SUCHERGEBNISSE In diesem Register werden sämtliche Fundstellen, für einen im Suchfeld angegebenen Begriff, aufgelistet. So kann man schnell zwischen den verschiedenen Positionen wechseln. 33

40 Übersicht verschaffen GLIEDERUNG VON DOKUMENTEN Große, mehrseitige Dokumente lassen sich am Bildschirm nur schwer überblicken. Mit der GLIEDERUNGSANSICHT (Register Ansicht, Gruppe Dokumentansichten) besteht die Möglichkeit, schnell die Gliederung eines Textes zu erfassen. Die Gliederungsansicht bietet weitgehend die gleich Funktionen wie der Navigationsbereich, durch die Darstellung auf dem ganzen Bildschirm ist aber für bestimmte Funktionen eine bessere Übersicht möglich. Die Gliederungsansicht ist außerdem zur Verwaltung mehrerer Filialdokumente in einem Zentraldokument (s. Seite 39) nötig. VERZEICHNISSE ERSTELLEN Verzeichnisse sind listenförmige Zusammenstellungen bestimmter Textteile. Um ein Verzeichnis von Word automatisch erstellen zu lassen, müssen Teile die aufgenommen werden sollen, entsprechend gekennzeichnet sein. Die Art der Kennzeichnung hängt von der Art des zu erstellenden Verzeichnisses ab. Inhaltsverzeichnis Standardmäßig werden Absätze bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses berücksichtigt, die mit einer Überschriften-Formatvorlage formatiert sind und/oder denen eine Gliederungsebene zugeordnet worden ist. Word bietet drei verschieden gestaltete Inhaltsverzeichnisse für Überschriften an. Um eins von ihnen einzufügen, klickt man im Register Verweise, Gruppe Inhaltsverzeichnis auf INHALTSVERZEICHNIS und wählt anschließend die gewünschte Gestaltung für das Inhaltsverzeichnis aus. Inhaltsverzeichnis individuell gestalten Um ein Inhaltsverzeichnis nach den eigenen Wünschen zu gestalten, muss man das unten abgebildete Dialogfenster aufrufen, indem man im Register Verweise, Gruppe Inhaltsverzeichnis auf INHALTSVERZEICHNIS klickt und dann den Eintrag INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN auswählt. 34

41 Übersicht verschaffen Bei können Einstellungen für die Anzeige der Seitenzahlen und der Füllzeichen vorgenommen werden, während im Listenfeld verschiedene installierte Vorlagen aufgelistet sind. Durch Klick auf Optiononen öffnet sich das nebenstehende Dialogfenster. Hier können auch selbst definierte Formatvorlagen dem Inhaltsverzeichnis hinzugefügt und den jeweiligen Verzeichnisebenen zugeordnet werden. Inhaltsverzeichnisses orientieren sich an den Gliederungsebenen. Wird dem Inhaltsverzeichnis eine Formatvorlage zugeordnet, die keine Information zur Gliederungsebene enthält, müssen die Verzeichnisebenen hier alle manuell eingegeben werden. 35

42 Übersicht verschaffen Möchte man hingegen die Darstellung im Verzeichnis (Schriftart etc.) ändern, klickt man auf ÄNDERN woraufhin sich das nebenstehende Fenster öffnet. Hier markiert man nun eine der verwendeten Verzeichnisebenen und betätigt wiederum ÄNDERN. Im folgenden Dialogfenster kann man die gewünschten Formateinstellungen vornehmen und mit OK bestätigen. Der Vorgang wird für die weiteren Verzeichnisebenen wiederholt und abschließend die Dialogfenster Formatvorlage und Inhaltsverzeichnis durch Klick auf OK geschlossen. Verzeichnis aktualisieren Bei den Verzeichnissen handelt es sich um Felder, die durch Markierung und anschließenden Klick auf F9 aktualisiert werden können 36

43 Übersicht verschaffen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Das Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis listet alle beschrifteten Abbildungen bzw. Tabellen inklusive der Seitenzahlen auf. Die Schaltfläche zum Öffnen des unten abgebildeten Dialogfensters befindet sich im Register Verweise in der Gruppe Beschriftungen. Das Fenster ist weitestgehend wie das zur Erstellung eines individuellen Inhaltsverzeichnisses aufgebaut (s. Seite Inhaltsverzeichnis 34). Unter Beschriftungskategorie kann ausgewählt werden, ob man ein Abbildungsoder Tabellenverzeichnis erstellen möchte. Nach Betätigung von OK wird das Verzeichnis eingefügt. QUERVERWEISE Um auf Informationen hinzuweisen, die im selben Text an anderer Stelle beschrieben sind, können Querverweise verwendet werden. Querverweise können sich auf verschieden Elemente, wie z.b. Überschriften, Textmarken, Abbildungen oder Tabellen, beziehen. Der Verweistext kann dabei frei formuliert werden. Die Querverweise werden als Felder eingefügt, was den Vorteil hat, dass der Inhalt automatisch angepasst wird, wenn sich z.b. der Überschriftentext oder die Kapitelnummer ändert, auf die sich der Querverweis bezieht. Für den Querverweis zunächst den einleitenden Text ohne Bezugsangaben eingeben, beispielsweise vgl. Abschnitt oder siehe hierzu. Nun im Register Einfügen, Gruppe Hyperlinks auf QUERVERWEIS klicken. 37

44 Übersicht verschaffen Es öffnet sich das abgebildete Dialogfenster: Im Listenfeld wird ausgewählt, auf welche Art von Element sich der Querverweis beziehen soll (z.b. Überschrift, Abbildung oder Textmarke). Im Listenfeld wird dann das Ziel des Querverweises markiert, während im Listenfeld bestimmt wird, auf welches Element im Text verwiesen werden soll (z.b. gesamter Text oder nur die Seitenzahl). Am Schluss die Einstellungen mit EINFÜGEN bestätigen. Das Dialogfenster bleibt geöffnet, so dass direkt weitere Querverweise eingefügt werden können. Wenn zusätzlich die relative Position (z.b. siehe unten ) angezeigt werden soll, muss das Kontrollkästchen aktiviert werden. Querverweise werden standardmäßig als Hyperlink eingefügt, d.h. dass man durch Strg und Klicken dem Link zur verwiesenen Textstelle etc. folgen kann. Soll der Hyperlink nicht eingefügt werden, muss das Kontrollfeld ausgeschaltet werden. Im Kontextmenü kann man den markierten Querverweis aktualisieren, während man ihn mit der Entf-Taste löschen kann. Möchte man den Querverweis ändern, muss man den vorhandenen markieren und durch einen neuen Verweis überschreiben. 38