KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für die innovative öffentliche Beschaffung

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1 KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für die innovative öffentliche Beschaffung Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar,

2 Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 2

3 Was ist genau gemeint? Definition Innovative öffentliche Beschaffung Beschaffung von innovativen Produkten: Das bedeutet Nachfrage von innovativen Produkten und Dienstleistungen als Ergebnis des Beschaffungsvorgangs. Innovatives Beschaffungswesen: Das bedeutet innovative Gestaltung der Beschaffungsprozesse und -organisation selbst. Beschaffung von Innovationen Innovatives Beschaffungswesen Ziele: - Effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (Kosten- und Nutzengröße) - Erreichung strategisch-politischer Ziele wie Innovationsförderung, Förderung von KMUs, umweltpolitische und sozialpolitische Ziele (hauptsächlich Nutzengrößen) - Wirtschaftlichkeit (unter Einbeziehung aller Kosten- und Nutzengrößen) 3

4 Was ist genau gemeint? Beginn der innovativen Beschaffung Die innovative öffentliche Beschaffung stellt uns vor Herausforderungen, für deren Überwindung wir Ideen, Konzepte und Hilfsmittel nutzen müssen. Art der Problemlösung durch die Anbieterseite sich materialisierende Problemstellung antizipierte / prognostizierte Problemstellung Neu Innovative öffentliche Beschaffung Hoch-Innovative öffentliche Beschaffung Spezielle innovative ÖB (PCP, Inno-Partn.) Nicht-existierender Markt für eine Problemlösung Bereits (in Teilen) existierender Markt für eine Problemlösung Alt Traditionelle Beschaffung Innovative öffentliche Beschaffung (1) Notwendiger Funktionsumfang? (2) Ausmaß an Unbekannten, an Unsicherheit und spezifischen Investitionen (Risiken)? (3) Wirtschaftlichkeit vor dem Hintergrund zahlreicher Ziele? Alt Neu Art der Problemstellung auf der Abnehmerseite 4

5 Was ist genau gemeint? Startpunkt der innovativen Beschaffung Reifegradmodell der öffentlichen Beschaffung nach Harland et al (2007): Ansatzpunkt der innovativen Beschaffung Vorrangige Beschaffungsziele Nachrangige Beschaffungsziele Strategische öffentliche Beschaffung Unterstützung strategischer Politik-Ziele Innovation, Wirtschaftsförderung, Nachhaltigkeit (soziale und ökologische Ziele) Gleichbehandlung und Förderung von KMUs, grüne Beschaffung Strategische/ Politische Ziele Wirtschaftlichkeit Verantwortung Effizienter Ressourceneinsatz Value for Money (Objekt-wirtsch., bestes Kosten-Leistungs-Verhältnis, Lebenszykluskosten) Transparenz, Nichtdiskriminierung, Faire Zusammenarbeit, Eignung der Bieter Prozesswirtschaftlichkeit, Wettbewerb, Niedrige Preise Ethische Werte Wirtschaftl. Ziele Rechtliche Ziele 2. Vergaberechtskonformität Einhaltung von Gesetzen und Normen 1. Bedarfsdeckung Fundament der innovativen Beschaffung Bereitstellung von Gütern und Dienstleistung zur Erbringung öffentlicher Aufgaben Grundlegendes Beschaffungs-Ziel 5

6 Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage nach Verwaltungsebene (440 Angaben) Verteilung der Umfrageteilnehmer nach Beschaffungsbereich (872 Angaben, Mehrfachnennung möglich) Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage nach Funktion (439 Angaben) 90 (20%) 50 (11%) 197 (23%) 250 (30%) 99 (23%) 14 (3%) 31 (7%) 109 (25%) 127 (29%) 191 (43%) 395 (47%) 168 (38%) Bund Land Kommune Sonstige VOB VOL VOF Behörden- / Einrichtungsleiter Leiter zentrale Dienste / Zentrale Verwaltung Leiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Mitarbeiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Sonstige Haben Sie in der Vergangenheit schon innovative Produkte beschafft? (440 Angaben) 50,5% 49,5% Ja Nein Existiert eine Beschaffungsstrategie in ihrer Einkaufsabteilung? (440 Angaben) 48,2% 51,8% Quelle: KOINNO-Umfrage 2016 Ja Nein 6

7 Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Welche der folgenden Ziele sind speziell für den Beschaffungsbereich in Ihrer Einrichtung wichtig? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergaberechtskonformität 16% 77% 433 5,68 Transparenz des Beschaffungsprozesses 11% 23% 63% 432 5,45 Objektwirtschaftlichkeit 10% 29% 54% 431 5,29 Versorgungssicherheit / Bedarfsdeckung 12% 23% 54% 431 Nichtdiskriminierung 5% 15% 18% 52% 432 5,24 5,10 Qualitätssicherung und -steigerung 18% 39% 36% 428 5,04 Niedrigster Anschaffungspreis / Kostenreduktion 6% 24% 38% 29% 430 Prozesswirtschaftlichkeit 5% 9% 25% 32% 25% 428 Weiterbildung der Mitarbeiter 11% 25% 33% 24% 433 Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen 15% 24% 32% 19% 430 Soziale Verantwortung / Sozialstandards 5% 12% 27% 29% 17% 6% 428 4,82 4,58 4,58 4,37 4,30 Ökologische Verantwortung / Grüne Beschaffung 6% 14% 33% 30% 13% 430 4,23 Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen 5% 10% 18% 28% 23% 10% 7% 428 Vorbildfunktion für andere Sektoren Innovationsförderung in der Wirtschaft 13% 10% 15% 14% 24% 28% 14% 20% 14% 13% 9% 5% 11% 10% ,89 3,34 3,29 völlig unwichtig (1) größtenteils unwichtig (2) eher unwichtig (3) eher wichtig (4) größtenteils wichtig (5) sehr wichtig (6) unbekannt Quelle: KOINNO-Umfrage 2016 In der aktuellen Vergabepraxis wird die Innovationsförderung bzw. die Beschaffung innovativer Produkte als nachrangiges Ziel betrachtet und kaum angewendet! 7

8 Wie sieht es in der Praxis aus? Relevanz der IÖB Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken: Bundesebene Bundesministerien und -einrichtungen Einzelpläne der Ministerien des jährlich veröffentlichten Bundeshaushalts Vollerhebung Landesebene Landesministerien und -einrichtungen Haushaltspläne der Länder; jährliche Vergabestatistik Vollerhebung Kommunalebene Große Kommunen Mittlere Kommunen Kleine Kommunen Landkreise Sonstige Gemeindeübersicht nach Zensus 2013 Bildung von Gruppen Erfassung der Haushaltsdaten der Stichprobe Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Nutzung von Daten des stat. Bundesamts zu FEUs Erfassung des durchschnittl. Materialaufwands aus den Jahresberichten Hochrechnung 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Auf Basis der KOINNO-Umfrage wurden ermittelt, dass durchschnittlich ca. 10% des Beschaffungsvolumens laut Aussage der Umfrageteilnehmer im Durchschnitt auf die Beschaffung innovativer Produkte fallen könnte. Dies ergäbe einen Innovationsimpuls von 35 Mrd pro Jahr!!! 8

9 Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 9

10 Auftrag des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung Mit dem Ziel der öffentlichen Beschaffung Hilfestellungen für die innovative Beschaffung an die Hand zu geben werden zwei Arbeitshilfen entwickelt. Die Erarbeitung von Hilfestellungen zur Anwendung der innovativen Beschaffung ist integraler Bestandteil des Leistungsspektrums von KOINNO! Arbeitshilfe 1: Lebenszyklus-Tool-Picker Arbeitshilfe 2: Werkzeugkasten innovative Beschaffung 10

11 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 11

12 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 12

13 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Umfassender Beschaffungsprozess Beschaffungsstrategie Vergabeprozess i.e.s. Bedarfsmanagement Beschaffungsmarktforschung Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten % nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher operativem Anteil nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 13

14 Bedarfsplanung Markterkundung Ausschreibung Öffentlicher Beschaffungsprozess: Bedarfsfeststellung Produktbegründung Ausschreibungsvorbereitung Angebotsbearbeitung Lieferantenauswahlentscheidung Beschaffungsabwicklung Produktbewertung Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Beispiel: Innovative Beschaffung Bedeutung 8,16 7,94 6,73 6,31 6,70 5,39 4,31 4,54 2,86 2,90 Rang Ebene mit eher strategischem Anteil nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Operative Ebene determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben Eine frühzeitige Einbeziehung der Beschaffungsfunktion ist entscheidend für die Erreichung strategischer Ziele. Dies erfordert eine Veränderung des Fokus im Vergabeprozess und der durchführen Einkäufer. Quelle: KOINNO-Umfrage

15 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 15

16 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Inwieweit nutzen Sie die folgenden betriebswirt. Methoden im Rahmen des Beschaffungsprozesses? Verteilung Anzahl der Antworten Angebotspreisvergleich 21% 76% 429 Mittelwert 5,75 Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case) 12% 9% 7% 20% 31% 15% 6% 417 4,00 Kosten-Nutzen Analyse 10% 10% 11% 24% 30% 12% 422 3,95 Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping, Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.) 22% 32% 14% 14% 14% 14% 22% 18% 15% 11% 6% 7% 9% ,11 2,66 Prognoseverfahren (Forecast) 36% 13% 9% 15% 12% 11% 408 2,62 Technologielebenszyklus-Modell 45% 11% 10% 12% 8% 13% 405 2,21 Kapitalwertmethode 44% 13% 11% 12% 7% 13% 404 2,17 ABC-Analyse 46% 8% 7% 10% 6% 21% 404 2,08 SWOT-Analyse 51% 10% 6% 9% 19% 400 1,84 Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality) 58% 5% 7% 23% 397 1,58 SCOPE-Analyse 60% 7% 23% 396 1,45 nie (1) sehr selten (2) selten (3) gelegentlich (4) häufig (5) immer (6) unbekannt Die Lebenszykluskostenrechnung wird noch selten angewendet. Dieses komplexe Instrument bedarf einer umfangreichen Schulung der Einkäufer! 16 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016

17 Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker Der Lebenszyklus-Tool-Picker ist ein Excel-basiertes Instrument, zur bedarfsorientierten Auswahl geeigneter LZK-Berechnungs-Tools! Startseite Informationen zu Lebenszykluskosten Auswahl der Warengruppe Anzeige der verfügbaren Tools Endseite Anleitung Impressum Definition des Lebenszyklusbegriffs Kosten- & Leistungstreiber Vorteile & Nachteile Hemmnisse & Treiber Vergaberechtliche Aspekte Rechenbeispiel Weiterführende Literatur Auswahl aus insgesamt 10 Warengruppen: Beleuchtung Bürobedarf Bürogeräte Büromöbel Dienstleistungen Elektrogeräte Fahrzeuge Infrastruktur Investitionsprojekte Textilprodukte + Universelle Tools, falls keine passende Warengruppe vorhanden Anzeige der entsprechenden Tools. Insgesamt sind 54 Tools in den Picker integriert, welche einfach durch anklicken des entsprechenden Symbols/Links geöffnet werden können. Zudem werden diverse Eigenschaften in der Tabelle berücksichtigt: Unterwarengruppe Art des Tools Die Berücksichtigung von strateg. Zielen (Innovation, Umwelt, Sozial) Neustart oder Beenden des Pickers Anzeige der entsprechend genutzten Tool-Quellen und weiterführende Links Dateiart (Excel, PDF) Sprache 17

18 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 18

19 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Wie oft nutzen Sie folgende Technologien im Zuge Ihrer Beschaffungen? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergabeplattform 14% 5% 5% 11% 26% 36% 426 4,41 Elektronische Ausschreibung 26% 6% 5% 10% 24% 27% 426 3,85 Elektronische Angebotsabgabe 45% 8% 11% 20% 10% 424 2,82 Elektronischer Katalog 47% 6% 6% 12% 18% 6% 5% 423 2,64 Vergabemanagementsoftware 56% 5% 11% 16% 5% 420 2,56 Elektronische Bedarfsverwaltung 52% 6% 8% 12% 8% 9% 416 2,41 Elektronische Angebotsevaluation 56% 6% 5% 6% 12% 7% 8% 423 2,28 Elektronische Signatur 65% 6% 6% 8% 8% 422 2,05 Elektronische Auktion 80% 7% 424 1,34 nie (1) selten (3) häufig (5) unbekannt sehr selten (2) gelegentlich (4) immer (6) Quelle: KOINNO-Umfrage

20 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession strategischer öffentlicher Beschaffer 20

21 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Welche Ausbildung(en) haben Sie? (453 Angaben, Mehrfachnennung möglich) Sonstige betriebswirtschaftliche (bitte ergänzen) Ausbildung betriebswirtschaftliches Hochschulstudium technische Ausbildung 42 (9%) 49 (11%) (4%) (12%) 11 (2%) verwaltungswissenschaftlicher Hochschulabschluss 68 (15%) Verwaltungswirtschaftliche Ausbildung Sind die für Ihre Behörde / Einrichtung zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle explizit für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ausgebildet? (401 Angaben) 96 (31%) Ja Technischer Hochschulabschluss 90 (20%) 11 (2%) juristische Ausbildung 22 (5%) 49 (11%) 35 (8%) kaufmännischer Hochschulabschluss kaufmännische Ausbildung juristischer Hochschulabschluss Nein 212 (69%) Weitere: Steuerrechtliche Ausbildung, Beamtenausbildung, Forststudium, handwerkliche Ausbildung, Promotion in Philosophie, Fachausbildungen im Bereich behördliche Gefahrenabwehr, Koch etc. Professionalisierungsdefizit in der öffentlichen Beschaffung? Quelle: KOINNO-Umfrage

22 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Früher: Einkauf als Bestellwesen Heute: Einkauf als Wertschöpfungspartner Schwerpunkt: Einkauf von Leistungen zur Schöpfung von Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotential Schwerpunkt: Administrative Prozesse Organisation Disposition Durchführung/ Abwicklung von Bestellungen Anforderungen: Lieferantenmanagement Schnittstellen- und Prozessmanagement Wertschöpfungs- und Selbstmarketing Kompetenter Verhandlungs- und Ansprechpartner für interne sowie externe Anspruchsgruppen Professionelle Prozessabwicklung Beherrschung effizienter Systeme Quelle: BMWi (2014), Impulse für mehr Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen 22

23 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Momentane Fähigkeiten Zukünftige Fähigkeiten Technisches Verständnis (Systemebene) Technisches Know-how Business Case Development/Calculation Technisches Verständnis (Module, Teile) Betriebswirtschaftliches Know-how Strategisches Controlling (Kosten- Leistungsüberwachung) Juristisches Know-How Notwendige Fähigkeitserweiterung Haushaltsmanagement Verwaltungsmanagement Als Folge der Anforderungen der strategischen Beschaffung erweitert sich das Anforderungsprofil an öffentliche Einkäufer erhöhter Schulungsbedarf! 23

24 Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung KOINNO-Regionalkonferenz 24

25 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Motivation zur Erstellung des Werkzeugkastens 5 Thesen, 5 Problemlösungen: 1. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffungspraxis, bringt die Umsetzung der IÖB eine höhere Komplexität sowie einen höheren Zeitaufwand mit sich! Durch Nutzung von Hilfsmitteln wie dem "Werkzeugkasten innovative Beschaffung", soll sowohl Komplexität und Zeitaufwand reduziert sowie eine effiziente Anwendung sichergestellt werden. 2. Die Kenntnisse und Zusammenhänge der IÖB sind schwierig zu verstehen. Es gibt etliche Werkzeuge die schon teilweise genutzt werden, andere sind eher unbekannt. Es fehlt ein Gesamtüberblick, sowie ein schnelles Nachschlagewerk zur IÖB! Der Werkzeugkasten bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Instrumente kennenzulernen sowie Zusammenhänge der innovativen Beschaffung zu verstehen. Zudem gibt er anwendungsspezifische Informationen (Prozessbeschreibungen, Checklisten, Best-Practice-Fälle, Beispiele etc.), um die Werkzeuge schnell in die eigene Arbeit zu integrieren. 3. Es ist unklar welche Werkzeuge sich für meinen Anwendungsfall eignen bzw. welche Werkzeuge davon einfach und schnell umzusetzen sind! Je nach Art / Größe der Beschaffungsstelle, Art des Beschaffungsobjekts, der intendierten strategischen Zielrichtung oder Phase des Beschaffungsprozesses eignen sich andere Werkzeuge. Mit dem Werkzeugkasten kann auf Basis von wenigen Auswahlfragen eine personalisierte, bedarfsorientierte Werkzeugliste erstellt werden, die einen geleiteten Zugang und eine Priorisierung (Reihenfolge) zur Umsetzung bietet. 4. Die Vereinbarkeit der Werkzeuge der IÖB mit dem Vergaberecht ist fraglich bzw. durch die Umsetzung der IÖB ergeben sich Probleme/Risiken hinsichtlich der Vergaberechtkonformität! Der Großteil der Werkzeuge der IÖB unterliegt nicht dem Vergaberecht, da sie in den Beschaffungsprozessphasen vor der Vergabe, angewendet werden. Zudem wurden alle Werkzeuge einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen, Probleme bzw. Hinweise sind entsprechend vermerkt. 5. Die Umsetzung der IÖB scheitert nicht alleine an der Bereitschaft der Vergabe- / Beschaffungsstellen. Es gibt Barrieren bzw. Hemmnisse der IÖB, die von den Vergabe- / Beschaffungsstellen nicht beeinflusst werden können! Nicht nur die öffentlichen Vergabe- / Beschaffungsstellen sind hinsichtlich der Implementierung und Förderung der IÖB gefragt. Auch die politische (Leitungs-) Ebene, die Anbieter und die Bedarfsträger / Fachbereiche / Endnutzer sind hier gefragt. Auch für sie bietet der Werkzeugkasten Instrumente und Ansatzpunkte wie sie die IÖB positiv beeinflussen können.

26 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Instrumente und Ansatzpunkte zur Implementierung und Steuerung der innovativen Beschaffung lassen sich finden? 1. Erfassung aller Instrumente (Werkzeuge) der IÖB Instrumente der IÖB 1. Lebenszykluskosten 2. Technisches Wissen auf Seiten der Beschaffer 3. Berücksichtigung von Nebenangeboten 4. Beschaffungsmarktwissen auf Seiten der Beschaffer 5. Frühzeitige und klare Kommunikation von Bedarfen in den Markt Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und Angebotsabgabe (bspw. e- 7. Vergabetechnologien) Frühzeitige Kommunikation zwischen Beschaffern und Zulieferern sowie interaktives 8. Lernen 9. Kompetenz im Vergaberecht 10. Anwendung der funktionalen Leistungsbeschreibung 11. Kontinuierliche Marktbeobachtung innovativer Produkte und Lösungen 12. Anreize an Beschaffer durch leistungsorientierte Bezahlung und Erfolgsmessung Anwendung neuer Vergabeverfahren (Bspw. Wettbewerblicher Dialog, 13. Innovationspartnerschaft etc.) 14. Aufteilung der Ausschreibungen in Lose 15. Möglichkeit der Vorführung bzw. Vorab-Tests von Produkten/Prototypen 16. Innovationsfördernde Kultur innerhalb der Beschaffungsstelle 17. Bildung von interdisziplinären Teams im Zuge von Beschaffungsvorhaben > 90 Werkzeuge KOINNO-Regionalkonferenz 26

27 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Kategorien eignen sich zur Systematisierung und zu einem geleiteten Zugang zu den Werkzeugen? Fall-spezifische Werkzeuglisten Zugang: Akteur (Beschaffer, Manager, Politik, Anbieter etc.) Zugang: Strategische Zielsetzung Zugang: Beschaffungsprozess Zugang: Eignung für die Vergabe-/Beschaffungsstelle bzw. Komplexität des Werkzeugs (Wissensintensität, Zeitintensität, Kostenintensität) Zugang: Beschaffungsobjekt KOINNO-Regionalkonferenz 27

28 Geleiteter Zugang des Werkzeugkastens Filterlogik 1. Filter 2. Filter 3. Filter 4. Filter Vergabe-/ Beschaffungsstelle Leitung / Management Eignung für die eigene Vergabe-/ Beschaffungsst. Groß Klein Politische Ebene Mitarbeiter / Einkäufer Bedarfsmanagement Zulieferer / Anbieter Bedarfsträger / Fachabteilung Phase im Beschaffungsprozess Beschaffungsmarktf. Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Werkzeugliste Art des Beschaffungsobjekts Verfügbarkeit am Markt Bauleistung/Dienstleist./ Lieferl. Innovationsfördernde Prinzipien / Strategien Komplette Werkzeugliste Günstigste Lösung / angepasste Lösung / wirtschaftl. Lösung / innovativste Lösung Werkzeugliste Werkzeugliste KOINNO-Regionalkonferenz 28

29 Darstellung der Werkzeuge im Beschaffungsprozess Phasenübergreifend 6 Bedarfsmanagement 17 Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungsmarktforschung 21 vergabe 21 abwicklung 13 Frühzeitige Kommunikation von (innovativen) Bedarfen in den Markt bzw. an mögliche Anbieter Interdisziplinäre Erarbeitung einer langfristigen Bedarfs- / Investitionsplanung Eingehende Durchführung der Markterkundung Machbarkeitsstudien Innovationsworkshops mit Vertretern der öffentlichen Hand und Anbietern Recherche von Fördermöglichkeiten Zulassung von Nebenangeboten im Vergabeverfahren Anwendung des Wettbewerblichen Dialogs Nutzung von innovations-förderlichen Umweltkriterien Konstruktives Feedback an unterlegene Bieter Formulierung von Best Practices bzw. Kommunikation von erfolgreichen Beschaffungsvorhaben Vor der Vergabe 38 Während der Vergabe Nach der Vergabe Losgelöst vom Beschaffungsprozess Grundlage: Vorhandensein bzw. Schulung von betriebswirt. Wissen und Kompetenz in der Anwendung betriebswirt. Methoden Vorhandensein bzw. Schulung von technischem Wissen und Produktkompetenz Sicherstellen einer Innovationskultur Einkaufs- / Beschaffungsstrategie 32 KOINNO-Regionalkonferenz 29

30 Screenshots Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 30

31 Screenshots Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 31

32 Screenshots Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 32

33 Screenshots Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 33

34 Screenshots (Gefilterte) Werkzeugliste Liste weiter filtern / neu anordnen Weiterleitung zum entspr. Werkzeugsteckbrief 34

35 Screenshots Werkzeugsteckbrief 35

36 Screenshots Werkzeugsteckbrief 36