1 Organisatorische Grundlagen 2 Management der Einkaufsprozesse

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1 Vorwort V 1 Organisatorische Grundlagen Bestandsaufnahme Einkauf als Oberbegriff für Vergabe und Beschaffung Einkauf Vergabe Beschaffung Ziele des Einkaufs Bedarfsdeckung Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Sparsamkeit Wirtschaftlichkeit Ordnungsmäßigkeit Zielhierarchie und Zielkonflikte Bedarfsklassifizierung und Bedarfsbündelung Allgemeinbedarf Spezialbedarf Standardisierung/Wertanalyse Bedarfsbündelung Strukturfragen der Organisation Zur Organisation des Projektes Einkaufsoptimierung Initiative, Ziel, Verantwortlichkeit, Terminplan Analyse Konzept Implementierung Rollenkonzept von Bedarfsstelle und Vergabestelle Steuerung und Service Steuerung Service Zentraler und dezentraler Einkauf Einkaufsmandate EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN VII Anschluss- und Benutzungszwang oder überzeugende Regeln? Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Gemeinsame Einkaufsaktivitäten (Einkaufsgemeinschaft) Beurteilung aus kartellrechtlicher Sicht Strategische Ausrichtung Konzern-Modell Kooperatives Partner-Modell Kosten und Einsparungen Einkauf der und mit Zukunft Management der Einkaufsprozesse Ordnungsgrundlagen und Arbeitshilfen Einkaufs-/Vergabehandbuch als Geschäftsgrundlage Gesetze und Vorschriften, Rechtsprechung Wertgrenzen Firmendatei Formulare, Checklisten und Verträge (Textbausteine) Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Aspekte des Steuerungsprozesses Maßgebliche Wertungskriterien Interne Freigabe von Ausschreibungen dezentraler Vergabestellen Prüfung und Bestätigung von Vergabevorschlägen Einkäufer-Konferenz Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen

2 2.3 Service-Produkte des zentralen Einkaufs Artikelkataloge und Rahmenverträge Gebäudereinigung: Qualitätssicherung Aktionstelegramm Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Korruptionsprävention Vier-Augen-Prinzip Trennung von Submission und Vergabe Personalrotation? VIII EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN Information und Sensibilisierung Revision, Vorgangskontrolle und Qualitätssicherung Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Controlling Mengen, Werte und Kennzahlen Balanced Scorecard Wirtschaftlichkeitsrechnungen Erhebung des Servicegrades und Beschwerdemanagement Der kontinuierliche Verbesserungsprozess Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Durch Personalentwicklung zur Einkaufskompetenz Anforderungen an professionelle Einkäufer/-innen Aus- und Fortbildung Tipp für kleinere und mittelgroße Verwaltungen Kann Jeder einkaufen? Worauf kommt es also an? Gemeinsame Vision & Werte: Verhaltensgrundsätze des Einkaufs Anhang Elektronischer Einkauf (e-einkauf) Neue Wege für den Einkauf der Kommunalverwaltung Was ist eigentlich e-einkauf? Stand der Umsetzung des e-einkaufs in der öffentlichen Verwaltung Die Situation in den Kommunen Möglichkeiten des elektronischen Einkaufs Online-shops und Online-Kaufhäuser Virtuelle Marktplätze Handelsmodelle von virtuellen Marktplätzen Warum sollte eine Kommunalverwaltung elektronisch einkaufen? Einsparpotenziale Nutzen und Vorteile, aus der Sicht der Verwaltung EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN IX Nutzen und Vorteile, aus der Sicht der Unternehmen und Lieferanten Nutzwertanalyse Rechtliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Einkauf Vergaberechtliche Bestimmungen Signaturrechtliche Bestimmungen Qualifizierte elektronische Signatur Wie erfolgen Signatur und Verschlüsselung? BGB-Bestimmungen zum Abschluss elektronischer Verträge

3 3.5 Die konventionelle Vergabe Die elektronische Vergabe (e-vergabe) Ausschreibungsplattformen Vergabeplattformen Generelle Anforderungen an eine Vergabeplattform Integrierte Vergabemanagementlösungen Kriterienkatalog der KGSt Die konventionelle Beschaffung Probleme der konventionellen Beschaffung Missverhältnis zwischen Kosten, Bestellvolumen und Zeitaufwand Die elektronische Beschaffung (e-beschaffung) Einkauf aus Rahmenverträgen Wie erfolgt die Bestellung auf dem elektronischen Marktplatz? Einkauf als Freihändige Vergabe Einkauf aus Rahmenverträgen oder Einkauf durch Freihändige Vergabe? Anforderungen an einen katalogbasierten Marktplatz Umfang des Marktplatzes Inhalt des Marktplatzes Funktionalitäten des Marktplatzes Systemanmeldung und Nutzeridentifikation Informationsprozess X EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN Warenkorbfunktionalität Genehmigungsverfahren Archivierungsfunktion Kommunikationsfunktionalität Sicherheitskonzept Rechtekonzept Spezielle Funktionalitäten Anbindung an Haushalts- und Back-End-Systeme Beratungsleistung, Lizenzeinkauf und Betrieb eines Marktplatzes Organisatorische Lösungen für den Betrieb von Einkaufsplattformen Überblick Die Grundsatzfrage: Make or buy? Kosten für elektronische Lösungen privater Anbieter Katalogplattform Vergabeplattform Das Finanzierungsmodell des Beschaffungsamtes des BMI Inverse Auktionen Ablauf Organisationsmodelle Vorteile von inversen Auktionen Vereinbarkeit mit dem Vergaberecht Pilotverfahren im Rahmen der Experimentierklausel EU-Legislativpaket und inverse Auktionen Optimierung des Einkaufsmanagements durch e-einkauf Strategische Ausrichtung auf der Basis von Controlling Aufbau eines Qualitätsmanagements Die neue Rolle des Zentraleinkaufs Korruptionsprävention durch e-einkauf-systeme Der Umsetzungsprozess

4 Planung und Vorbereitung Einführung und Umsetzung EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN XI Interkommunale Kooperation Einsatz von Lernmodulen Zukunftsfähigkeit sichern e-einkauf-lösungen einsetzen Anhänge Kriterienkatalog für Softwarelösungen zur elektronischen Vergabe Ausschreibung Rechtliche Grundlagen des Einkaufs Rechtsgrundlagen zur Anwendung der Vergaberegeln Öffentliche Auftraggeber Öffentlicher Auftrag Auf Vergabe gerichteter Vertrag Vergabe an Dritte Funktionaler Anwendungsbereich der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen sowie der Verdingungsordnungen Anwendungsbereich der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB Anwendungsbereich der Verdingungsordnung für Leistungen VOL Anwendungsbereich der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen VOF Vorbereitung der Vergabe Abschnitte der VOL Grundsätze der Ausschreibung Keine Ausschreibung für vergabefremde Zwecke Von der Vergabe auszuschließende Personen Berechnung des Schwellenwertes Auswahl der Vergabearten Nationale Verfahren Europaweite Verfahren Aufteilung in Lose Begriff des Loses Zweckmäßigkeit der Losaufteilung Vorinformation XII EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN 4.3 Ausschreibung Bekanntmachung, Aufforderung zur Angebotsabgabe Versand der Vergabeunterlagen Teilnehmer am Wettbewerb Ausgeschlossene Bewerber Exkurs: Teilnahme von kommunalen Einkaufsgemeinschaften Zeitpunkt der Prüfung der geforderten Voraussetzungen der Bieter Inhalt der Vergabeunterlagen Anschreiben Verdingungsunterlagen Prüfung und Wertung der Angebote Angebotsfrist Inhalt und Form der Angebote Öffnung der Angebote

5 Vorgänge vor der Öffnung der Angebote Vorgänge während der Verhandlung zur Öffnung der Angebote Prüfung der Angebote Formelle Angebotsprüfung Inhaltliche Angebotsprüfung Aufklärung des Angebotsinhaltes Wertung der Angebote Ende des Vergabeverfahrens Der Zuschlag Informationspflicht bei der europaweiten Vergabe vor der Zuschlagserteilung Vergabevermerk Mitteilungspflicht über die nicht berücksichtigten Angebote nach Zuschlagserteilung bei nationaler Vergabe Die Aufhebung der Ausschreibung Allgemeines Teilaufhebung EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN XIII 4.6 Rechtsschutz gegen Vergabeentscheidungen Rechtsschutz bei nationaler Vergabe Schadensersatz bei Verletzung der Verfahrensvorschriften Haftungsumfang Rechtsschutz bei europaweiten Vergaben Rechtsschutz vor Zuschlagsentscheidung/ Antragsbefugnis Rechtsschutz des Bieters nach Zuschlagserteilung Verfahren vor dem Oberlandesgericht Sofortige Beschwerde Vorläufiger Rechtsschutz Ordentlicher Rechtsweg der Verfahrensbeteiligten Schadensersatzansprüche der Verfahrensbeteiligten bei Rechtsmissbrauch, 125 GWB Schadensersatzansprüche des Bieters, 126 GWB Schadensersatzansprüche nach bisherigem Recht, 126 Satz 2 GWB Kosten Literaturverzeichnis Herausgeber- und Autorenverzeichnis Stichwortverzeichnis XIV EINKAUFEN FÜR KOMMUNEN