E-Vergabe jetzt geht s los!

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1 E-Vergabe jetzt geht s los! Praxisbeispiel: Landkreis Osterholz

2 Agenda 1. Vorstellung 2. Die Auswahlentscheidung 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung 4. Der elektronische Vergabeprozess 5. Vorteile für die öffentlichen Auftraggeber 6. Vorteile für die Bieter 7. Fragen

3 1. Vorstellung Osterholz Quelle: Niedersächsische Landesregierung; Landkreis Osterholz Fläche: 651 qkm Einwohner: Sieben kreisangehörige Kommunen Kreisverwaltung Mitarbeiter/innen Kreisverwaltung: 500 ZVSt seit 2012 Jährliche Vergaben: 100 (ab )

4 1. Vorstellung E-Vergabelösung seit 2010 (für VOB, VOL und VOF) Deutsche evergabe Anbieter: Healy Hudson, Wiesbaden Vergabeportal und Vergabemanagementsystem (modularer Systemaufbau möglich)

5 1. Vorstellung Kosten der eingesetzten Lösung für die Vergabestellen Kosten Portallösung Vergabemanagement Einmalig Keine Kosten Auf Anfrage Laufend 70 Euro* pro Vergabeverfahren (nur bei Übernahme der Kosten für die Unternehmen) Jährliche Kosten für Wartung, Hosting, Updates Rund 120 Euro pro Vergabeverfahren * zzgl. der gesetzl. MwSt

6 2. Die Auswahlentscheidung Ziele der Einführung der E-Vergabe Rechtssichere und effiziente Gestaltung des gesamten Vergabeprozesses (Prozessoptimierung) Anforderung an die Systemlösung Elektronische, medienbruchfreie und rechtssichere Abwicklung des gesamten Vergabeprozesses von der Feststellung des Beschaffungsbedarfs bis zum Zuschlag Vergabemanagementlösung

7 2. Die Auswahlentscheidung Anforderungskriterien bzw. was beinhaltet die Lösung? Benutzerfreundliche Lösung (für den öffentlichen Auftraggeber und für die Bieter) Webbasierte Anwendung (keine Installationen) Elektronischer Workflow zur medienbruchfreien Einbindung aller Beteiligten (Rechnungsprüfungsamt, Verwaltungsführung) Aktuelle dynamische Formblätter (u.a. VHB) Alle Schnittstellen zum TED und zu bund.de XVergabe Standard wird unterstützt

8 2. Die Auswahlentscheidung Automatisierte elektronische und transparente Dokumentation (dynamische elektronische Vergabeakte, Pflichtvermerke) Unterstützung des Mantelbogenverfahrens Fragen- und Antwortenforum (Bieterkommunikation) Unterstützung des GEAB-Standards Unterstützung bei der Bewertung (verschiedene Bewertungsmethoden z.b. UfAB) Plausibilitätsprüfungen Umfangreiche Statistik

9 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung Zentrale Vergabestelle Führungsunterstützung Einführungs- prozess Interkommunale Kooperation Einführungsstrategie Change Management Bieterakzeptanz

10 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Zentrale Vergabestelle Führung Change IKZ Strategie Bieter Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten fördern die Einführung der E-Vergabe (Projektkoordination, Softwareadministration, Anwenderbetreuung) Vorteile einer Zentralen Vergabestelle Rechtssichere Abwicklung der Vergabeverfahren Zentralisierung/Bündelung des komplexen Rechtswissens Einheitlicher Standard Korruptionsprävention Strategische/Wirtschaftlichere Beschaffung

11 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Führungsunterstützung Führung Change IKZ Strategie Bieter Die Verwaltungsführung muss die Einführung der E-Vergabe aktiv unterstützen und dies auch gegenüber den Mitarbeiter/innen und Außenstehenden (z.b. Unternehmen, Politik, Presse) positiv kommunizieren Beispiele: Einbindung der Verwaltungsführung in die Projektgruppe E-Vergabe Teilnahme der Verwaltungsführung an der Bieterinformationsveranstaltung Öffentlichkeitsarbeit

12 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Change Management Führung Change IKZ Strategie Bieter Mitarbeiter/innen in den Fachämtern bei der Einführung der E-Vergabe mitnehmen (Information, Kommunikation und Partizipation) Beispiele: Einbindung von Mitarbeitern aus den Fachämtern in die Systemauswahl (Projektgruppe E-Vergabe ) Anregungen und Probleme der Fachleute ernst nehmen Auf mögliche Ängste und Widerstände reagieren Support und Schulungen (geringer Aufwand)

13 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Interkommunale Kooperation Führung Change IKZ Strategie Bieter Umliegende Verwaltungen in der Region (Nachbarlandkreise) Kreisangehörige Kommunen Eigenbetriebe, Stiftungen, sonstige kommunale Betriebe Gemeinsam erarbeitetes Serviceangebot: Die Zentrale Vergabestelle des Landkreises wickelt die Vergabeverfahren der Kommunen/Eigenbetriebe über die E-Vergabe gegen Kostenerstattung ab (inkl. Softwareadministration und Systempflege).

14 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Führung Change IKZ Strategie Vorteile der interkommunalen Kooperation: Es muss sich nicht jede Kommune mit der Einführung der E-Vergabe beschäftigen! Alle Vorteile, die durch die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zum Tragen kommen, gelten auch für die interkommunale Kooperation mit den kreisangehörigen Kommunen Einheitliches Vergabeportal für die Unternehmen Wirtschaftsförderung in der Region Einfacher Austausch von Leistungsbeschreibungen / Gemeinsame Beschaffungen Bieter

15 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Einführungsstrategie Führung Change IKZ Strategie Bieter Projektplanung (finanzielle, zeitliche und personelle Ressourcen) Systemauswahl (Anforderungskriterien definieren) Einbindung Verwaltungsführung, Mitarbeiter/innen, Rechnungsprüfungsamt, Interessenvertretungen, Datenschutzbeauftragte/n Schrittweise Einführung der E-Vergabe (z.b. Ämterweise, nach Vergabeart, VOB/VOL, Festlegung von Wertgrenzen) Auswahl des Kostenmodells (Übernahme der Kosten für die Bieter)

16 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Bieterakzeptanz Führung Change IKZ Strategie Bieter Software (kostenlos, benutzerfreundlich, webbasiert, rechtssicher) Einbindung IHK, Handwerkskammern, Kreishandwerkerschaft, Wirtschaftsförderung, Auftragsberatungsstellen Öffentlichkeitsarbeit (Internet, Informationsflyer) Bieterinformationsveranstaltung Einführungsstrategie (elektronische Vergabeunterlagen / Angebote)

17 3. Erfolgsfaktoren für die Einführung ZVSt Führung Change IKZ Strategie Bieter Regelmäßige Bieterworkshops Schulungen Serviceorientierter und verbindlicher Ansprechpartner beim öffentlichen Auftraggeber Kompetente, freundliche und kostenlose Bieterhotline (mit schnellen Reaktionszeiten) Podcasts Leitfäden FAQs Steigerung der Bieterakzeptanz

18 4. Der elektronische Vergabeprozess Welche Auswirkungen hat die E-Vergabe auf den Vergabeprozess? Sachbearbeiter Fachamt Beschaffungsbedarf feststellen/dokumentieren/melden Vergabeunterlagen -Leistungsverzeichnis -Formulare etc. -Unterstützung ZVSt Fachtechnische Prüfung und Bewertung Vergabevorschlag erstellen Zentrale Vergabestelle Projekt anlegen (bei Bedarf Eignungsprüfung) Prüfung und Genehmigung der Vergabeunterlagen Veröffentlichung der Vergabeunterlagen Bieter(fragen) (Frage- und Antwortenforum) Submission/ Angebotseröffnung Eröffnungsprotokoll Nacherfassen der konventionellen Angebote Rechnerische und formale Prüfung der Angebote Ggf. Nachforderung von Nachweisen Prüfung und Genehmigung des Zuschlags Zuschlags- und Absageschreiben/ Ggf. Ex-Postveröff. Ggf. Sitzungsvorlage für nachträgliche Information Politik Amtsleitung des Fachamtes Prüfung und Genehmigung der Vergabeunterlagen Prüfung und Genehmigung der Vergabeunterlagen Bieter Arbeitsschritt = Prozessschritt erfolgt elektronisch im VMS / Veröffentlichungsportal Anmeldung E-Vergabe/ Elektronische Angebotsabgabe

19 4. Der elektronische Vergabeprozess Sachbearbeiter Fachamt Beschaffungsbedarf feststellen/dokumentieren/melden Vergabeunterlagen erstellen -Leistungsverzeichnis -Formulare etc. Unterstützung ZVSt Zentrale Vergabestelle Projekt anlegen (bei Bedarf Eignungsprüfung) Work flow Prüfung und Genehmigung der Vergabeunterlagen Veröffentlichung der Vergabeunterlagen Bieter(fragen) (Frage- und Antwortenforum) Amtsleitung des Fachamtes Work flow Prüfung und Genehmigung der Vergabeunterlagen Bieter Fortlaufende Dokumentation

20 4. Der elektronische Vergabeprozess Sachbearbeiter Fachamt Zentrale Vergabestelle Submission/ Angebotseröffnung Eröffnungsprotokoll Nacherfassen der konventionellen Angebote Rechnerische und formale Prüfung der Angebote Ggf. Nachforderung von Nachweisen Amtsleitung des Fachamtes Bieter Anmeldung E-Vergabe/ Elektronische Angebotsabgabe Fortlaufende Dokumentation

21 4. Der elektronische Vergabeprozess Sachbearbeiter Fachamt Fachtechnische Prüfung und Bewertung Vergabevorschlag erstellen Zentrale Vergabestelle Work flow Prüfung und Genehmigung des Zuschlags Zuschlags- und Absageschreiben/ ggf. Ex-Postveröff. Ggf. Sitzungsvorlage für nachträgliche Information Politik Amtsleitung des Fachamtes Work flow Prüfung und Genehmigung des Zuschlags Bieter Fortlaufende Dokumentation

22 5. Vorteile für die öffentlichen Auftraggeber Höhere Rechtssicherheit bei der Abwicklung der Vergabeverfahren Höhere Qualität der Vergabeunterlagen Standardisierung des Vergabeverfahrens Umfangreiche elektronische Vergabedokumentation Verknüpfung zu Veröffentlichungsplattformen ( TED) Bieterkommunikation über Frage- und Antwortenforum Unterstützung bei der Prüfung und Wertung der Angebote Höhere Qualität der Angebote (Reduzierung der Ausschlüsse aus formalen Gründen)

23 5. Vorteile für die öffentlichen Auftraggeber Einsparung von Kosten (Drucken, Kopieren, Versenden) Einsparung von Zeit (Entlastung der Mitarbeiter/innen) Interne Arbeitsabläufe werden optimiert Beschleunigte Abwicklung der Vergabeverfahren (durch elektronischen Workflow) Wirtschaftlichere Beschaffung / Erweiterung des Bieterkreises (Steigerung der Anzahl der Angebote) Korruptionsprävention (hohe Transparenz) Innovative Verwaltung Beitrag zum Umweltschutz

24 6. Vorteile für die Bieter Rechtssichere Abgabe von Angeboten (durch Angebotsassistent, Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen) Flexibilität bei der Angebotsabgabe durch webbasierte Anwendung Vereinfachte Angebotskalkulation GAEB-Format wird unterstützt Einsparung von Kosten bei elektronischer Angebotsabgabe (Druck und Versand, Upload von Anlagen) Information über Ausschreibungen in ganz Deutschland (per ) Höhere Planungssicherheit durch schnellere Zuschlagsentscheidungen

25 7. Fragen Haben Sie auch Lust auf rechtssichere und optimierte Vergabeprozesse bekommen? Überzeugen Sie sich selbst und besuchen Sie die am Stand! Doris Sonström Landkreis Osterholz Leiterin Zentrale Vergabestelle Osterholzer Straße Osterholz-Scharmbeck Tel.: / Web: Herr Zäuner - Deutsche evergabe Eine Marke der Healy Hudson GmbH Wilhelmstraße Wiesbaden Tel.: / Web:

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