Einführung der elektronischen Vergabe

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1 Einführung der elektronischen Vergabe Zentrales Vergabebüro

2 Inhalt der evergabe-lösung Der gesamte Beschaffungsprozess im Bereich oberhalb der EU-Schwellenwerte und unterhalb der Schwellenwerte ab 10 TEUR netto wird auf Seiten der elektronisch abgewickelt. Dies erfolgt für die Beschaffungen nach VOB und VOL. Auf die Einführung der VOF wurde wegen der Novellierung des GWB verzichtet. Reicht ein Bieter sein Angebot elektronisch ein, wird der gesamte Beschaffungsprozess in allen Schritten sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch auf Seiten des Auftragnehmers elektronisch abgewickelt. Die gesamte Kommunikation erfolgt elektronisch. Das elektronische Verfahren schließt die Berichts- und Statistikpflichten mit ein. Die Abwicklung der Vergaben erfolgt mit der Vergabesoftware AI Vergabemanager über die Vergabeplattform evergabe.de (betrieben durch SDV Vergabe GmbH).

3 Umsetzung der evergabe 2006: Vorhabenstart zur Einführung der elektronischen Vergabe durch das Zentrale Vergabebüro der LHD. Es erfolgte die Aufgabenbeschreibung und eine Grundsatzentscheidung durch den Verwaltungsvorstand. 2008: Entscheidung für den AI Vergabemanager mit der Vergabeplattform Vergabe24 für bis zu 200 Mitarbeiter. 2011: Pilotprojekt mit dem Amt für Stadtgrün und Abfallwirtschaft für Vergaben nach VOB und dem Haupt- und Personalamt für Vergaben nach VOL. 2012: Flächendeckende Anwendung des AI VM durch die LHD. 2013: Einführung einer Reportingdatenbank zur zuverlässigen Sicherung der Berichts- und Statistikpflichten. Umstellung auf die neue Plattform evergabe.de seit

4 Umsetzung der evergabe Investitionskosten: ca EUR Schulungsaufwand: 20 Schulungen mit je 10 Nutzern Umstellung im Beschaffungsprozess: Vor allem bei der Erstellung von LVs für die VOL- Vergaben gab es einen großen Umstellungsbedarf für die Alltagsroutine der Anwender. Für die VOL-Unternehmen wurden je nach Branche Info-Veranstaltungen durch das Zentrale Vergabebüro durchgeführt. Für die Baubranche erfolgten in Zusammenarbeit mit der Handwerkskammer Informationsveranstaltungen. X-Vergabefähigkeit: Der Softwarehersteller sitzt im X-Vergabegremium und wird Anpassungen zeitnah vornehmen. evergabe.de leitet an bund.de einen Kurztext weiter, so dass Bekanntmachungen gemäß 2 Abs. 1 VOL über die Suchfunktion von bund.de ermittelt werden können.

5 Erfahrungen Standardisierung führt zu Vereinheitlichung sowie Verschlankung von Prozessabläufen Die genaue Bezifferung der Einsparungen von Kosten durch die Einführung des AI Vergabemanagers ist mangels erhobener Daten in der LHD nicht möglich. Lückenlose und rechtssichere Dokumentation der Vergaben hilfreich gerade bei Fördermaßnahmen. Umfang des Bieterkreises hat sich nicht erhöht. Die Qualität der Angebote ist nicht besser aber auch nicht schlechter geworden.

6 Erfahrungen LHD Herkömmlich in Papierform AI VM elektronisch Einsparung Zeitaufwand pro Vergabe in min Zeitaufwand pro Vergabe in min Zeitaufwand pro Vergabe in min Bekanntmachung/Veröffentlichung über evergabe.de Vergabeunterlagen (Versandvorbereitung und Versand) Angebotsannahme Dokumentation des Verfahrens Nicht gemessen - - Vergabevorschlag Nicht gemessen - - Sämtliche Kommunikation Summe 70 Legt man die Zuschläge, die 2014 über den Vergabemanager durchgeführt wurden zu Grunde, erfolgten in der LHD mindestens 850 Vergaben nach VOB und VOL. Damit ergibt sich eine Zeiteinsparung von ca Stunden in 2014 für zuvor genannte Teilschritte in Vergabeverfahren. Das entspricht 125 Arbeitstagen im Jahr.

7 Vergabeplattform in Sachsen etablierter Vergabemarktplatz

8 Technische Umsetzung AI Vergabemanager evergabe.de AI Bietercockpit Verfahrensart Vergabeunterlagen Bekanntmachung Fristen und Termine Angebotsöffnung Prüfung, Wertung Niederschrift Veröffentlichung Bereitstellung der Vergabeunterlagen Kommunikation mit Bietern Angebotsannahme Angebotserstellung Signatur Verschlüsselung Angebotsabgabe Angebotsrückzug Bekanntmachung auch bei Vergabe24, Ausschreibungsblatt, SIMAP, bund.de

9 AI Vergabemanager Vergabeworkflow, Schritt für Schritt Vorbereitungsphase Veröffentlichungsphase Prüfungs- und Wertungsphase Dokumentation des Vergabeverfahrens (Vergabeakte, Vergabevermerk)

10 AI Vergabemanager

11 AI Vergabemanager

12 Vielen Dank!

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