Anleitung für das PERDIS-Modul HolidayRequest

Transkript

1 Anleitung für das PERDIS-Modul HolidayRequest Das Modul HolidayRequest ist ein Bestandteil von WebComm und InfoTerminal. Die Anleitung bezieht sich auf die Funktionen in WebComm. Das Modul HolidayRequest lässt sich in WebComm und InfoTerminal über den Button Urlaubswunsch aufrufen. Danach öffnet sich die Übersichts- und Eingabeseite für das aktuelle Jahr. Die Funktionen werden nachfolgend im Einzelnen beschrieben.

2 Systemmeldungsfeld Bearbeitungsstatus über den Urlaubswunsch Information über den Urlaubsanspruch Wunscheingaben Jahresübersicht Schalterleiste (Buttonleiste)

3 Wunscheingabe In diesem Feld macht der Anwender seine Eingaben für seine Urlaubswünsche. Die Wunscheingabe unterscheidet sich zwischen zwei Möglichkeiten, den konkreten und den unkonkreten Urlaubswunsch. Eingabe eines konkreten Urlaubswunsches: Einfach gesagt: Ich kenne genau den ersten und den letzten Tag meines Urlaubes. Ich wünsche mir z.b. vom bis Urlaub. Dann gebe ich das genauso in den Feldern Datum von/datum bis ein. Ich kann dazu auch die Kalenderhilfe neben den Feldern Datum von/datum bis benutzen. Speichern und fertig: Mein Urlaubswunsch ist im System hinterlegt. Kalenderhilfe Bei einem konkreten Urlaubswunsch darf hier nichts eingetragen werden. Optional: Eine Anmerkung für den Disponenten schreiben, max. 256 Zeichen.

4 Eingabe eines unkonkreten Urlaubswunsches: Mir ist es egal, wie der Disponent mich für meinen Urlaub einplant. Ich wünsche mir z.b. im Zeitbereich vom bis fünf Kalendertage Urlaub, diese aber bitte zusammenhängend. Dann gebe ich den Zeitbereich in den Feldern Datum von und Datum bis so ein. Zusätzlich gebe ich jetzt noch im Feld Kalendertage die Anzahl der gewünschten Kalendertage für den eingetragenen Zeitraum ein. Damit der Disponent auch weiß, dass ich die Tage zusammenhängend haben möchte, teile ich ihm das über ein Bemerkungsfeld noch mit. Speichern und fertig. Auch hierfür kann die Kalenderhilfe genutzt werden. Zeitraum meiner gewünschten Urlaubstage über die von/bis Felder angeben. Bei einem unkonkreten Urlaubswunsch muss ich hier die Anzahl meiner gewünschten Kalendertage eintragen Optional: Eine Anmerkung für den Disponenten schreiben, max. 256 Zeichen.

5 System-Meldungsfeld Im System-Meldungsfeld bekommt der Anwender Informationen darüber, ob seine Eingabe angenommen wurde, oder wenn sie nicht angenommen wurde, was die Ursache ist. Hier gibt es die unterschiedlichsten Meldungen. Zum Beispiel Wunscheingabe angenommen: Anspruch überschritten: Urlaubsquote ausgeschöpft:

6 Übersicht Bearbeitungsstatus In diesem Feld wird mein über die Wunscheingabe eingetragener Urlaub als Wunsch angezeigt. Solange der Status auf Wunsch steht, kann ich meinen eingetragenen Wunsch auch wieder löschen. Bei der Statusanzeige von Nicht freigegeben, Freigegeben und Abgelehnt kann ich meine Urlaubswünsche nicht mehr selbst über HolidayRequest löschen. In diesem Fall muss ich zu meinem Teamleiter/Disponenten gehen, damit er meinen Urlaubswunsch wieder frei gibt. Der Teamleiter/Disponent kann zwar meine Wünsche wieder aus dem Bearbeitungsstatus rausnehmen, so dass sie für mich wieder als Status Wunsch erscheinen, aber er kann meine Wünsche nicht löschen. Das kann ich nur selbst machen über HolidayRequest. Somit bleibt die Urlaubseingabe transparent und nachvollziehbar. Löschen eines Urlaubswunsches Möchte ich einen Urlaubswunsch löschen, muss ich den Eintrag markieren in der Markierungsspalte und dann den Löschen - Button unterhalb der Wunscheingabe betätigen. Das geht nur bei Einträgen mit dem Status Wunsch wie oben beschrieben. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich. Hinweis: Einen einmal gespeicherten Urlaubswunsch kann man nicht nachbearbeiten, der falsche Urlaubswunsch muss gelöscht und neu eingetragen werden. 1. Zu löschenden Urlaubswunsch markieren. 2. Den Button löschen betätigen

7 Anspruchsübersicht Urlaubsanspruch für das angezeigte Jahr Restanspruch für das angezeigte Jahr Beantragter Urlaub für das angezeigte Jahr In der Zukunft freigegebener Urlaub für das angezeigte Jahr. Erledigter Urlaub wird hier nicht angezeigt.

8 Die Jahresübersicht Die Jahresübersicht gibt mir Informationen über meine Planabwesenheiten wie Frei, VWF, DIG1 etc., über meine freigegebenen und nicht freigegebenen Urlaube sowie über die Auslastung der täglichen Urlaubsquoten. An der Quotenanzeige kann ich ungefähr erkennen, inwieweit mein Wunschzeitraum noch frei ist. Erfüllungsanzeige der Quoten in der Jahresübersicht 0 % Belegung 25 % Belegung 50 % Belegung 75 % Belegung 100 % Belegung

9 Nicht freigegebener Urlaub Freigegebener Urlaub Quotenanzeige

10 Die Buttonleiste Am unteren Rand gibt es dann noch die Buttonleiste. Die Leiste ist von der Funktion identisch wie in den anderen WebComm Fenstern. Ein Jahr zurück Ein Jahr nach vorne Info Bildschirmtastatur Beenden

11 Mögliches Beispiel für einen Ablauf der Urlaubsbearbeitung bis zur Freigabe Im Vorfeld wird für jeden/jedes Betrieb/Team im System hinterlegt, wie viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit in einem bestimmten Zeitraum in den Urlaub gehen können. Diese sogenannten Urlaubsquoten werden mit den Betriebsräten vor Ort abgestimmt. Das Modul Holiday Request kann so eingestellt werden, dass man zum Beispiel erst ab einem Stichtag, z.b. der 1. Mai des aktuellen Jahres, Urlaub für das nächste Jahr im Holiday Request eingeben kann. Solange die Urlaubswünsche noch nicht in die Planung übernommen worden sind, ist eine Eingabe ohne Einschränkung möglich. Bis zum 1. Juni des Vorjahres müssen die Mitarbeiter dann ihre Urlaubswünsche über Holiday Request angemeldet haben. Ab jetzt würde der zuständige Teamleiter die Urlaubswünsche in die Planung übernehmen. Im Holiday Request wird jetzt die Quotenregelung aktiv. Nachzügler bekommen jetzt bei einer bereits gefüllten Urlaubsquote eine automatische Ablehnung vom System. Hinweis: Die Quotenregelung ist auch schon in der Wunschphase aktiv, man kann also schon die Füllung der Quotenanzeige in der Jahresübersicht ablesen. Solange die Wünsche aber noch nicht in die Planung übernommen wurden, verhindert das System bei gefüllter Quote nicht die Eingabe. Nun erfolgt die Planung mit Unterstützung durch das System und den nötigen Absprachen. Spätestens bis zum 30. September des Vorjahres werden dann die geplanten Urlaube im System freigegeben und erscheinen in der Statusanzeige von Holiday Request mit dem Status freigegeben.