Mit Microsoft Excel können sehr viele alltägliche Aufgaben im beruflichen und privaten Bereich bereits gut bewältigt werden.

Transkript

1 Kapitel 1 Einführung In diesem Kapitel lernen Sie erste VBA-Makros kennen. Sie erfahren, wie sie aufgebaut sind und wie man sie verändern kann. Außerdem wird die Entwicklungsumgebung für VBA erläutert. Die Abkürzung VBA steht für Visual Basic for Applications. Es handelt sich dabei um die Programmiersprache Visual Basic, mit speziellen Ergänzungen für die verschiedenen Anwendungen in Microsoft Office. VBA Mit Microsoft Excel können sehr viele alltägliche Aufgaben im beruflichen und privaten Bereich bereits gut bewältigt werden. Es gibt jedoch Aufgaben, die man nur durch zusätzliche Programmierung mit VBA lösen kann, und Probleme, die durch zusätzliche Programmierung mit VBA schneller gelöst werden können. In diesem Buch werden Sie anhand von leicht verständlichen Beispielen erlernen, wie man VBA als Ergänzung zu Excel sinnvoll einsetzt. Eigene Übungen (mit den Lösungen im Anhang) dienen dazu, Ihren Wissensstand zu testen. Für die Hilfe bei der Erstellung dieses Buches bedanke ich mich beim ganzen Team von Galileo Press, ganz besonders bei Anne Scheibe. 1.1 Was wird besser durch Makros und VBA? Ein einfaches Makro ist nur eine Reihe von Anweisungen, die nacheinander ausgeführt werden. Durch eine solche Anweisung wird in Excel ein bestimmter Vorgang ausgeführt, z.b. eine Zahl in eine Tabellenzelle geschrieben. Die Anweisungen sind in der Sprache VBA geschrieben. VBA- Programme können weit über einfache Makros hinausgehen und komplexe Abläufe steuern. Makro 17

2 1 Einführung In der Praxis sieht es häufig so aus, dass es zwei Gruppen von Anwendern gibt: Entwickler Entwickler, also erfahrene Excel-Anwender, die sich mit der Entwicklung von komplexen Excel-Anwendungen befassen Benutzer Benutzer, also Einsteiger in Excel, die sich nur mit einfachen Themen, z.b. der Dateneingabe und dem Aufruf der Excel-Anwendungen, befassen Die Entwickler sind die Auftragnehmer der Benutzer. Die Entwicklung kann in einer anderen Abteilung des gleichen Unternehmens stattfinden. Es kann sich aber auch um externe, eingekaufte Excel-Anwendungen handeln. Schneller Eine schnellere Problemlösung durch VBA ergibt sich, weil der Entwickler durch die Programmierung mit VBA schneller mit der Entwicklung seiner Excel-Anwendung fertig sein kann, die Ergebnisse für den Benutzer schneller berechnet werden können. Es folgen einige typische Szenarien, die Ihnen zeigen sollen, wozu man VBA nutzen kann und welche Vorteile sich daraus ergeben: Große Datenmengen Es sollen große Mengen an Daten aus einer Textdatei eingelesen werden. Nur der Aufbau der Daten ist bekannt, nicht aber die Menge. Außerdem sollen, abhängig vom aktuellen Inhalt der Textdatei, nur bestimmte Daten gelesen werden. Nach dem Einlesen sollen die Daten verarbeitet, formatiert, zusammengefasst und zur Verdeutlichung grafisch dargestellt werden. Diagramme Es soll ein Diagramm aus einer Tabelle erstellt werden. Die aktuelle Größe und der Inhalt der Tabelle sollen die Art des Diagramms und seine Darstellung bestimmen. Dialogfelder Der Benutzer soll nach Aufruf der Excel-Anwendung ein Dialogfeld vor sich haben. Darin nimmt er, abhängig von der aktuellen Situation, bestimmte Einstellungen vor, trifft die gewünschte Auswahl der Daten und startet dann deren weitere Verarbeitung. Wiederkehrende Daten Es ergeben sich regelmäßig (z.b. jede Woche oder jeden Monat) Daten, die auf ähnliche (nicht identische) Art und Weise weiterverarbeitet werden müssen. 18

3 1.2 MS Office 2013 Die Verarbeitung bestimmter Daten ist komplex und muss in mehreren Schritten erfolgen. Mit VBA kann man die Koordination und die Durchführung der einzelnen Schritte vereinfachen. Dem Benutzer sollen nach Aufruf von Excel nur bestimmte Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Sein Excel kann durch VBA gleichzeitig eingeschränkt werden, wodurch es im Idealfall zu weniger Fehlbedienungen kommt, und erweitert werden, wodurch ihm spezielle Funktionen und Abläufe zur Verfügung stehen, die über Excel hinausgehen. Es sollen bereits vorhandene (von anderen Entwicklern im Unternehmen erstellte oder eingekaufte) Excel-Anwendungen geändert werden. Diese werden zur Bewältigung der laufenden Geschäftsprozesse bereits regelmäßig eingesetzt. Da sich diese Prozesse geändert haben, müssen auch die Excel-Anwendungen erweitert und angepasst werden. Schrittweise Bearbeitung Excel anpassen Anwendungen erweitern In diesem Buch sollen verschiedene Möglichkeiten zur Problemlösung mit VBA anhand von Beispielen aus der Praxis gezeigt werden. Es erhebt nicht den Anspruch, alle Bestandteile von VBA (also alle Objekte der Objektbibliothek mit all ihren Eigenschaften und Methoden) aufzulisten und zu erläutern. Dazu gibt es zu viele, und Sie würden schnell den Überblick verlieren. Es wird jedoch eine umfangreiche Auswahl getroffen, die es Ihnen ermöglicht, selbstständig mit VBA zu arbeiten. Bei den Beispielen im Buch wird eher Wert auf Verständlichkeit als auf Komplexität gelegt. Sie sollen schnell den aktuell neuen Aspekt der Programmierung verstehen und nicht durch umfangreiche, komplizierte Beispiele verwirrt werden, in denen sich nur eine kleine Neuigkeit verbirgt. Verständliche Beispiele 1.2 MS Office 2013 Das Paket MS Office 2013 setzt als Betriebssystem mindestens Windows 7 voraus. Für dieses Buch und die darin gezeigten Abbildungen wurde MS Office 2013 unter Windows 8 eingesetzt. MS Office 2013-Dateien können mit Web-Apps aus dem Office Store erweitert werden. Diese Web-Apps haben Zugriff auf die Daten innerhalb einer Office-Datei. Entwickler können diese Web-Apps mithilfe von Webtechniken (HTML, JavaScript, jquery, CSS...) programmieren und im Office Store 19

4 1 Einführung anbieten. In diesem Buch wird nur die Entwicklung von Anwendungen mithilfe von VBA beschrieben. 1.3 Arbeiten mit Makros Zu Beginn erstellen wir ein einfaches Makro. Dieses Makro soll anschließend ausgeführt werden. Hinterher betrachten wir den Code, um einen ersten Blick auf VBA werfen zu können. Schädliche Makros Das Thema Makrosicherheit, also die Sicherheit vor fremden Makros, die schädlichen Code enthalten können, spielt eine große Rolle. Diese Thematik wird in Abschnitt 1.3.5,»Makrosicherheit ändern«, erläutert. Excel-Dateien können seit Excel 2007 sowohl mit als auch ohne Makros gespeichert werden. Darauf wird in Abschnitt 1.3.4,»Makro speichern«, eingegangen. Die in diesem Kapitel erläuterte Bedienung gilt für Excel Unter Excel 2010 bzw. Excel 2007 gibt es jeweils leichte Abweichungen in der Bedienung, darauf wird an den entsprechenden Stellen jeweils gesondert hingewiesen. In den Excel-Versionen vor Excel 2007 gibt es größere Abweichungen in der Bedienung, die in einem eigenen Abschnitt (1.10,»Arbeiten mit Excel vor der Version 2007«) erläutert werden. Die weitaus meisten Beispiele in diesem Buch laufen auch unter den älteren Excel-Versionen. Falls einzelne Beispiele anders oder gar nicht laufen, wird dies an der betreffenden Stelle erläutert. Sämtliche Beispiele finden Sie getrennt für die Versionen vor und ab 2007 auch auf der Buch-CD Makro aufzeichnen Mithilfe der folgenden Beschreibung erstellen Sie ein Makro, um den Inhalt der Zelle A1 in die Zelle C1 zu verschieben. Dazu benötigt man natürlich kein VBA, es dient aber der ersten Verdeutlichung der Abläufe. Makro erstellen Nun geht es los: 1. Starten Sie Excel Sie haben eine leere Arbeitsmappe (Mappe1) vor sich. Tragen Sie in der Zelle A1 einen beliebigen Inhalt (Zahl oder Text) ein (siehe Abbildung 1.1). 20

5 1.3 Arbeiten mit Makros Abbildung 1.1 Zelle, deren Inhalt verschoben werden soll 3. Klappen Sie das Menü über den nach unten weisenden Pfeil am Button Makros auf der Registerkarte Ansicht auf. 4. Wählen Sie den Menüpunkt Makro aufzeichnen. Es erscheint das Dialogfeld Makro aufzeichnen (siehe Abbildung 1.2). Abbildung 1.2 Makro mit dem Namen»Makro1«5. Der vorgeschlagene Makroname lautet Makro1, diesen können Sie beibehalten. 6. Betätigen Sie den Button OK. Ab jetzt werden alle Aktionen, die Sie ausführen, aufgezeichnet. 7. Wählen Sie die Zelle A1 aus. 8. Schneiden Sie die Zelle A1 aus. 9. Wählen Sie die Zelle C1 aus. 21

6 1 Einführung 10. Fügen Sie die Zelle A1 ein. Aufzeichnung beginnt 11. Der Inhalt der Zelle A1 wurde nach C1 verschoben (siehe Abbildung 1.3). 12. Klappen Sie wiederum das Menü über den Pfeil am Button Makros in der Registerkarte Ansicht auf. 13. Wählen Sie den Menüpunkt Aufzeichnung beenden. Damit wird die Aufzeichnung Ihrer Aktionen beendet. 14. Hinweis: Speichern Sie die Datei an dieser Stelle noch nicht. Sie haben damit soeben Ihr erstes Makro erfolgreich erstellt. Abbildung 1.3 Zellen nach der Verschiebung Symbol zum Aufzeichnen Das Aufzeichnen geht etwas schneller, wenn Sie in der Excel-Oberfläche das entsprechende Symbol in der Statusleiste betätigen (siehe Abbildung 1.4). Abbildung 1.4 Symbol zum Starten einer Makro-Aufzeichnung Nach Beginn der Aufzeichnung erscheint an der gleichen Stelle das Symbol zum Beenden der Aufzeichnung in der Statusleiste (siehe Abbildung 1.5). Abbildung 1.5 Symbol zum Beenden einer Makro-Aufzeichnung 22

7 1.3 Arbeiten mit Makros Übung 1 A Tragen Sie eine Zahl oder einen Text in die Zelle E3 ein. Zeichnen Sie ein Makro auf, das den Inhalt der Zelle E3 in die Zelle E5 kopiert. Nennen Sie das Makro KopieE3E Makro ausführen Das soeben erstellte Makro soll nun ausgeführt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Makro starten 1. Tragen Sie in der Zelle A1 einen beliebigen Inhalt ein (Zahl oder Text). 2. Klappen Sie das Menü über den Pfeil unten am Button Makros auf der Registerkarte Ansicht auf. 3. Wählen Sie den Menüpunkt Makros anzeigen. 4. Es erscheint das Dialogfeld Makro mit einer Liste der bisher erstellten Makros. Wählen Sie in der Liste das Makro Makro1 aus. 5. Betätigen Sie den Button Ausführen. 6. Der Inhalt der Zelle A1 wurde wiederum nach C1 verschoben. Damit haben Sie Ihr erstes Makro dann auch erfolgreich ausgeführt. Übung 1 B Tragen Sie einen neuen Inhalt in die Zelle E3 ein. Führen Sie das Makro KopieE3E5 aus, und überprüfen Sie das Ergebnis auf Richtigkeit. Hinweis Ein Makro sollte einen möglichst sprechenden Namen haben, der etwas über seine Arbeitsweise aussagt. Es kann dann beim Aufruf leichter aus der Liste der Makros ausgewählt werden. Name des Makros Makro ansehen Sie können sich den VBA-Code des soeben erstellten Makros ansehen, um einen ersten Eindruck von typischem VBA zu erhalten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: VBA-Code 1. Klappen Sie das Menü über den Pfeil am Button Makros in der Registerkarte Ansicht auf. 23

8 1 Einführung 2. Wählen Sie den Menüpunkt Makros anzeigen. 3. Es erscheint das Dialogfeld Makro mit einer Liste der bisher erstellten Makros. Wählen Sie in der Liste das Makro Makro1 aus. 4. Betätigen Sie den Button Bearbeiten. Visual Basic Editor Es erscheint der Visual Basic Editor (VBE), die eigentliche Entwicklungsumgebung. Auf seine einzelnen Elemente wird in Abschnitt 1.4,»Entwicklungsumgebung Visual Basic Editor «, eingegangen. Zunächst ist im rechten Fenster der Code des Makros zu sehen (siehe Abbildung 1.6). Abbildung 1.6 VBA-Code des Makros»Makro1«Es folgt eine kurze Erläuterung der einzelnen Zeilen. Es macht nichts, wenn Sie noch nicht alles genau verstehen, die einzelnen Code-Elemente werden später noch ausführlicher erläutert. Sub... End Sub Der Code des Makros Makro1 ist innerhalb einer Sub-Prozedur zwischen Sub und End Sub notiert. Kommentar Ein Apostroph dient dazu, eine ganze Zeile bzw. den Rest einer Zeile zu einem Kommentar zu machen. Der Text hinter einem Apostroph dient nur der Erläuterung des VBA-Codes. Er wird nicht ausgeführt. Range("A1").Select bedeutet: Es wird die Zelle A1 ausgewählt. Cut Selection.Cut bedeutet: Der Inhalt der aktuellen Auswahl, also der Inhalt der Zelle A1, wird ausgeschnitten und befindet sich anschließend in der Zwischenablage. 24

9 1.3 Arbeiten mit Makros Range("C1").Select bedeutet: Die Zelle C1 wird ausgewählt, siehe oben. ActiveSheet.Paste bedeutet: Der Inhalt der Zwischenablage wird in das aktuell aktive Tabellenblatt eingefügt. Paste Der Inhalt der Zelle A1 wurde nach C1 verschoben. Übung 1 C Interpretieren Sie den VBA-Code des Makros KopieE3E5: Sub KopieE3E5() Range("E3").Select Selection.Copy Range("E5").Select ActiveSheet.Paste End Sub Listing 1.1 Sub KopieE3E5 in Mappe1.xlsm, Modul 2 Schließen Sie den Visual Basic Editor über das Menü Datei Schliessen und zurück zu Microsoft Excel. Es erscheint die Excel-Oberfläche Makro speichern Excel-Dateien können seit Excel 2007 sowohl mit Makros als auch ohne Makros gespeichert werden. Rufen Sie in Excel 2013 das Menü Datei auf und darin den Menüpunkt Speichern. Auf der rechten Seite wählen Sie nacheinander die Buttons Computer und Durchsuchen. Es erscheint das Dialogfeld Speichern unter. Dateiendung xlsx In Excel 2010 erscheint das Dialogfeld Speichern unter direkt nach Auswahl des Menüpunktes Speichern im Menü Datei. In Excel 2007 erscheint das Dialogfeld Speichern unter nach Auswahl der Schaltfläche Office und des Menüpunktes Speichern. Als Dateityp ist im Dialogfeld Speichern unter angegeben: Excel- Arbeitsmappe mit der Dateiendung.xlsx (siehe Abbildung 1.7). Falls Sie nun den Button Speichern betätigen, erscheint der Hinweis, dass die in dieser Datei enthaltenen Makros bei diesem Dateityp nicht mitgespeichert werden (siehe Abbildung 1.8). Sie würden also verloren gehen. 25

10 1 Einführung Abbildung 1.7 Speichern als Arbeitsmappe ohne Makros Abbildung 1.8 Warnung, dass enthaltene Makros nicht mitgespeichert werden Dateiendung xlsm Zur Speicherung mit Makros sollten Sie daher den Button Nein betätigen, im Dialogfeld Speichern unter als Dateityp die Option Excel-Arbeitsmappe mit Makros mit der Dateiendung.xlsm auswählen und anschließend mit dem gewünschten Namen im gewünschten Verzeichnis speichern, z.b. C:\Temp\Mappe1.xlsm (siehe Abbildung 1.9). Abbildung 1.9 Speichern als Arbeitsmappe mit Makros Nachdem die Datei erfolgreich mit Makros gespeichert wurde, können Sie Excel jetzt schließen Makrosicherheit ändern Starten Sie Excel erneut. Falls Sie nun die soeben gespeicherte Datei erneut öffnen, stoßen Sie unweigerlich auf das Thema Makrosicherheit. Was bedeutet das? Sicherheitswarnung Excel 2013 (wie auch die Vorgängerversionen) möchte Sie davor bewahren, möglicherweise schädlichen VBA-Code auszuführen. Unterhalb der Multi- 26

11 1.3 Arbeiten mit Makros funktionsleiste erscheint daher eine Sicherheitswarnung mit dem Hinweis, dass die in dieser Datei enthaltenen Makros deaktiviert wurden (siehe Abbildung 1.10). Abbildung 1.10 Sicherheitswarnung»Makros wurden deaktiviert.«diese Reaktion erfolgt aufgrund der folgenden Standardeinstellung für die Makrosicherheit in Excel: Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren. Falls Sie versuchen, ein Makro auszuführen, erscheint die Information, dass dies nicht möglich ist (siehe Abbildung 1.11). Makros deaktiviert Aktivieren von Makros Abbildung 1.11 Hinweis: Makro-Ausführung nicht möglich Sie haben die Möglichkeit, die in dieser Datei enthaltenen Makros zu aktivieren. Damit wird seit Excel 2010 die Datei in die Liste der vertrauenswürdigen Dokumente aufgenommen, unter Excel 2007 werden die Makros in dieser Datei einmalig aktiviert. Dazu führen Sie Folgendes durch: 1. Schließen Sie die Datei. 2. Öffnen Sie sie erneut. 3. Unter Excel 2013 bzw betätigen Sie den Button Inhalt aktivieren (neben der Sicherheitswarnung, siehe Abbildung 1.10). 4. Unter Excel 2007 betätigen Sie den Button Optionen und wählen anschließend die Option Diesen Inhalt aktivieren. 27

12 1 Einführung Anschließend verschwindet die Sicherheitswarnung, und Sie können Makros ausführen. Unter Excel 2007 erscheint die Sicherheitswarnung allerdings beim nächsten Öffnen der Datei wieder. Man kann auch alle Excel-Dateien in einem Verzeichnis für dauerhaft vertrauenswürdig erklären, siehe Abschnitt 1.3.7,»Makrosicherheit dauerhaft ändern« Registerkarte»Entwicklertools«Excel-Optionen Die Registerkarte Entwicklertools bietet weitergehende Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung von Makros. Daher sollten Sie sie dauerhaft in Excel einblenden. Unter Excel 2013 und Excel 2010 rufen Sie dazu das Menü Datei auf und betätigen die Schaltfläche Optionen. Im Dialogfeld Excel-Optionen betätigen Sie die Schaltfläche Menüband anpassen. Auf der rechten Seite markieren Sie die Hauptregisterkarte Entwicklertools (siehe Abbildung 1.12). Unter Excel 2007 betätigen Sie die Schaltfläche Office und dort den Button Excel-Optionen. In der Kategorie Häufig verwendet aktivieren Sie Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen. Abbildung 1.12 Registerkarte»Entwicklertools«einblenden 28

13 1.3 Arbeiten mit Makros Anschließend ist die Registerkarte dauerhaft aktiviert (siehe Abbildung 1.13). Entwicklertools Abbildung 1.13 Registerkarte»Entwicklertools«1.3.7 Makrosicherheit dauerhaft ändern Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools den Button Makrosicherheit an (siehe Abbildung 1.14). Abbildung 1.14 Button»Makrosicherheit«Unter Excel 2013 öffnet sich anschließend das Dialogfeld Trust Center. Unter Excel 2010 heißt dieses Dialogfeld Sicherheitscenter, unter Excel 2007 heißt es Vertrauenscenter. Nach Auswahl der Kategorie Makroeinstellungen bzw. Einstellungen für Makros sehen Sie die Standardeinstellung: Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren (siehe Abbildung 1.15). Außerdem sehen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Einstellung. Die folgende Möglichkeit ist allerdings besser geeignet: Nach Auswahl der Kategorie Vertrauenswürdige Speicherorte (siehe Abbildung 1.15 für Excel 2013) sehen Sie eine Liste der vertrauenswürdigen Verzeichnisse. Die Makros in den hier gelisteten Verzeichnissen können immer ausgeführt werden. Trust Center Vertrauenswürdiger Speicherort 29

14 1 Einführung Abbildung 1.15 Trust Center Eigener Speicherort Falls Sie also in Zukunft alle Ihre Excel-Dateien mit Makros in einem bestimmten Verzeichnis (gegebenenfalls inklusive dessen Unterverzeichnisse) speichern, dann können Sie dieses Verzeichnis zu der Liste hinzufügen. Dazu betätigen Sie den Button Neuen Speicherort hinzufügen. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die gewünschten Eingaben vornehmen können (siehe Abbildung 1.16). Abbildung 1.16 Vertrauenswürdiges Verzeichnis Anschließend ist die Liste der vertrauenswürdigen Speicherorte um ein Element ergänzt (siehe Abbildung 1.17). Abbildung 1.17 Liste der vertrauenswürdigen Verzeichnisse 30

15 1.4 Entwicklungsumgebung Visual Basic Editor 1.4 Entwicklungsumgebung Visual Basic Editor Es gibt mehrere Wege, den Visual Basic Editor (VBE), die Entwicklungsumgebung, aufzurufen, in der man den VBA-Code schreibt. Wie bereits erläutert, gelangen Sie über den Button Makros auf der Registerkarte Ansicht oder der Registerkarte Entwicklertools dorthin. Außerdem können Sie den VBE von der Excel-Oberfläche mit der Tastenkombination (Alt)+(F11) aufrufen. Mit der gleichen Tastenkombination können Sie auch wieder vom VBE zur Excel-Oberfläche zurückwechseln. Dies wird in der Praxis häufig durchgeführt. Tasten Alt + F Menüleiste und Symbolleiste Im oberen Teil des VBEs befinden sich eine Menüleiste und die Symbolleiste Voreinstellung. Nützlich für die Programmierung ist auch die Symbolleiste Bearbeiten, die Sie über das Menü Ansicht Symbolleisten einblenden können. Beide Symbolleisten sehen Sie in Abbildung Symbolleiste»Bearbeiten«Abbildung 1.18 Symbolleisten»Voreinstellung«und»Bearbeiten«Nehmen Sie zu Beginn bitte eine Voreinstellung vor, die für die VBA-Programmierung wichtig ist: Im Menü Extras Optionen Registerkarte Editor setzen Sie ein Häkchen bei Variablendeklaration erforderlich (siehe Abbildung 1.19). Deklaration erzwingen Verbesserung des Programms Abbildung 1.19 Einstellung»Variablendeklaration erforderlich«31

16 1 Einführung Option Explicit Dies sorgt ab dem nächsten Öffnen von Excel dafür, dass in jedem Modul oberhalb des VBA-Codes die Zeile Option Explicit steht und alle Variablen deklariert werden müssen. Damit wird in Ihrem VBA-Code automatisch darauf geachtet, dass Sie alle Variablen explizit deklarieren. Dies kann zur Verminderung von Fehlern und zur Verbesserung der Performance Ihrer Programme beitragen. Variablen dienen der Speicherung von Zahlen, Daten und Texten, die im späteren Verlauf eines Programms noch benötigt werden. Dazu mehr in Kapitel 3,»Grundlagen der Programmierung mit VBA« Projekt-Explorer und Eigenschaften-Fenster Auf der linken Seite des VBEs befinden sich der Projekt-Explorer und das Fenster Eigenschaften (siehe Abbildung 1.20). Abbildung 1.20 Projekt-Explorer und Eigenschaften-Fenster Projekt-Explorer Im Projekt-Explorer werden die Elemente der aktuell geöffneten Dateien angezeigt, in denen man mit VBA programmieren kann. Dies sind: Modul eigene Codemodule, wie z.b. das Modul1, das durch die Aufzeichnung eines Makros automatisch erzeugt wurde. Ein eigenes, leeres Modul kann auch über das Menü Einfügen Modul erzeugt werden. 32

17 1.4 Entwicklungsumgebung Visual Basic Editor vorhandene Klassenmodule, wie DieseArbeitsmappe und Tabelle1 bis Tabelle3, also die gesamte Arbeitsmappe und die aktuell vorhandenen Tabellen. Hier kann VBA-Code notiert werden, der bei Eintritt bestimmter Ereignisse, wie z. B. Öffnen einer Arbeitsmappe, automatisch ausgeführt wird. eigene Klassenmodule zur objektorientierten Programmierung, die Sie über das Menü Einfügen Klassenmodul erzeugen können UserForms, also eigene Dialogfelder zur komfortablen Programmsteuerung, die sich über das Menü Einfügen UserForm erzeugen lassen Klassenmodul UserForm Für uns sind zunächst nur die eigenen Codemodule wichtig. Die VBA-Beispiele in diesem Buch werden in Codemodulen gespeichert, falls kein anderslautender Hinweis erfolgt. Falls Code in UserForms oder eigenen Klassenmodulen gespeichert wird, so ist dies explizit angegeben. Der VBA- Code in Klassenmodulen bezieht sich normalerweise nur auf das jeweilige Klassenmodul. Per Doppelklick auf ein Element im Projekt-Explorer wird der VBA-Code des betreffenden Moduls eingeblendet. Übung 1 D Blenden Sie den VBA-Code der verschiedenen Elemente ein. Im Fenster Eigenschaften werden die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Moduls bzw. die Eigenschaften des ausgewählten Steuerelements eines eigenen Dialogfeldes aufgelistet. Die Werte dieser Eigenschaften können verändert werden. Ein Modul wird durch einen einfachen Klick im Projekt-Explorer ausgewählt. Zunächst ist das Fenster Eigenschaften für uns nicht wichtig. Eigenschaften und Werte Codefenster Auf der rechten Seite des VBEs befindet sich das bereits bekannte Codefenster mit dem VBA-Code. Sie können eines der Makros von hier aus direkt ausführen. Setzen Sie dazu den Cursor in die betreffende Prozedur. Anschließend können Sie entweder Code ausführen im Menü Ausführen den Menüpunkt Sub/UserForm ausführen aufrufen oder die Taste (F5) betätigen oder Taste F5 33

18 1 Einführung in der Symbolleiste Voreinstellung das Symbol mit dem grünen Pfeil, der nach rechts weist, betätigen (siehe Abbildung 1.21). Abbildung 1.21 Symbol»Sub/UserForm ausführen«(taste F5) Übung 1 E Testen Sie auf diese Weise die beiden vorhandenen Makros. Das Ergebnis sehen Sie natürlich nur in der Excel-Oberfläche. Sie müssen also (z.b. mithilfe der Tastenkombination (Alt)+(F11)) zwischen Excel-Oberfläche und VBE hin- und herwechseln. Zur Erinnerung Ein Apostroph im VBA-Code dient dazu, eine ganze Zeile bzw. den Rest einer Zeile hinter dem Apostroph zu einem Kommentar zu machen. Übung 1 F Fügen Sie Ihren beiden Makros jeweils eine Kommentarzeile hinzu mit dem Text: Dieses Makro wurde von [Ihr Name] erstellt. Testen Sie Ihre Makros erneut. 1.5 Makrocode verstehen und ändern Im nächsten Schritt sollen Sie Ihre eigenen Makros verändern. Dazu müssen wir ihren Code etwas näher betrachten, zunächst am Beispiel von Makro1: Sub Makro1() Range("A1").Select Selection.Cut Range("C1").Select ActiveSheet.Paste End Sub Listing 1.2 Sub Makro1 in Mappe1.xlsm, Modul 1 34

19 1.5 Makrocode verstehen und ändern Zur Erläuterung: Der Code der Makros ist jeweils innerhalb einer Sub-Prozedur zwischen Sub und End Sub notiert. Die einzelnen Zeilen werden der Reihe nach durchlaufen und ausgeführt. Range("A1").Select bedeutet: Für einen (Zell-)Bereich (engl. range) wird etwas durchgeführt. In diesem Fall wird der Bereich ausgewählt (engl. select). Der Bereich umfasst hier nur die Zelle A1. Er kann auch mehrere Zellen umfassen. Selection.Cut bedeutet: Für die vorher getroffene Auswahl (engl. selection) wird etwas durchgeführt. In diesem Fall wird die Auswahl ausgeschnitten (engl. cut). Es wurde also der Inhalt der Zelle A1 ausgeschnitten. Dieser Inhalt befindet sich nun in der Zwischenablage. Im anderen Makro (KopieE3E5) wird auf ähnliche Art und Weise mit Selection.Copy die vorher getroffene Auswahl in die Zwischenablage kopiert. Range("C1").Select erklärt sich nun von selbst. ActiveSheet.Paste bedeutet: Für das aktuell aktive Tabellenblatt (engl. sheet) wird etwas durchgeführt. In diesem Fall wird der Inhalt der Zwischenablage eingefügt (engl. paste). Dies wird an der vorher ausgewählten Stelle (Zelle C1) vorgenommen. Sub... End Sub Range Cut Paste Hinweis Mit dem Präfix»Active«wird immer das aktuell aktive Element bezeichnet, wie z.b. ActiveCell (Zelle), ActiveSheet (Tabellenblatt) oder Active- Workbook (Arbeitsmappe). Active... Durch den Eintrag von D1 statt C1 als Zielzelle können Sie den Code leicht verändern. Anschließend wird der Inhalt der Zelle A1 zur Zelle D1 verschoben. Übung 1 G Verändern Sie das Makro KopieE3E5 aus Übung 1 A (siehe Abschnitt 1.3.1,»Makro aufzeichnen«). Es soll der Inhalt der Zellen E3 bis G3 sowohl in die Zellen E5 bis G5 als auch in die Zellen E10 bis G10 kopiert werden. Nennen Sie das geänderte Makro KopieE3E5Neu. 35

20 1 Einführung Hinweise dazu: Ein Zellbereich aus mehreren Zellen wird genau wie in Excel notiert, also z.b. E3:G3. Für eine Zielangabe reicht die Angabe einer einzelnen Zelle aus; die weiteren Zellen des kopierten Bereichs werden, wie aus Excel gewohnt, in die Nachbarzellen eingefügt. Aus der Zwischenablage können beliebig viele Kopien eingefügt werden. Hinweis Aktivieren und selektieren In den genannten Beispielen werden Quellbereiche selektiert und Zielbereiche aktiviert. Dadurch erhält man als VBA-Neuling einen leicht verständlichen Einstieg, weil der Code die gleichen Schritte ausführt wie der Benutzer in der Excel-Oberfläche. Es wird aber mehr Code als notwendig erzeugt. Die Wartung solchen Codes dauert länger, und die Ausführung ist langsamer. Im weiteren Verlauf dieses Buches werden Sie lernen, wie man besseren Code erstellt. 1.6 Makro per Schaltfläche ausführen Button einfügen Sie können als Entwickler dem Benutzer das Starten eines Makros erleichtern, indem Sie ihm eine Schaltfläche (engl. button) zur Verfügung stellen. So können Sie ein übersichtlich zu bedienendes Tabellenblatt mit Daten, Formeln und Programmen zur Verfügung stellen. Zur Erzeugung eines Buttons gehen Sie wie folgt vor: 1. Auf der Registerkarte Entwicklertools betätigen Sie den Button Einfügen. 2. Es erscheint eine Sammlung von Steuerelementen; darin wählen Sie das Symbol links oben: Schaltfläche (Formular-Steuerelement). 3. Platzieren Sie den Mauscursor an der gewünschten Stelle auf dem Tabellenblatt. Es erscheint ein kleines Kreuz. Drücken Sie die linke Maustaste, halten Sie sie gedrückt, und ziehen Sie die Schaltfläche in der gewünschten Größe auf. Makro und Button verbinden 4. Es erscheint das Dialogfeld Makro zuweisen (siehe Abbildung 1.22). Suchen Sie das gewünschte Makro heraus, und bestätigen Sie mit OK. 36

21 1.7 Relative Aufzeichnung Abbildung 1.22 Makro einem Button zuordnen Anschließend erscheint der Button im Bearbeitungsmodus. Klicken Sie einmal neben den Button; anschließend können Sie durch Klick auf den Button das Makro ausführen (siehe Abbildung 1.23). Abbildung 1.23 Neu eingefügter Button Hinweis Sie können einen Button nachträglich bearbeiten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Button, dann sind Sie wieder im Bearbeitungsmodus. Sie können nun Größe und Ort verändern. Über das Kontextmenü (wiederum Rechtsklick) können Sie ein anderes Makro zuweisen oder den Text auf dem Button verändern. Button bearbeiten 1.7 Relative Aufzeichnung Beim Aufzeichnen der Makros ist Ihnen sicherlich schon der Begriff Relative Aufzeichnung aufgefallen. Dabei handelt es sich um einen Schalter, den Sie an zwei Stellen betätigen können: in dem Menü, das über den Button Makros auf der Registerkarte Ansicht erreicht werden kann auf der Registerkarte Entwicklertools 37

22 1 Einführung Schalter Falls dieser Schalter eingeschaltet wird, werden nachfolgende Makros relativ aufgezeichnet. Bei den bisher erstellten Makros war dieser Schalter nicht eingeschaltet, diese Makros wurden daher absolut aufgezeichnet. Absolut aufzeichnen Relativ aufzeichnen Absolute Aufzeichnung bedeutet, dass im Makrocode absolute Zellangaben stehen (Beispiel: A1, C1). Bei der Ausführung eines solchen Makros ist es egal, welche Zelle in Excel aktiv ist, es wird immer mit den Zellen A1 und C1 gearbeitet. Relative Aufzeichnung bedeutet, dass im Makrocode relative Zellangaben stehen. Bei der Ausführung eines solchen Makros werden die Aktionen relativ zu der Zelle ausgeführt, die in Excel aktiv ist. Zur Verdeutlichung soll ein Makro aufgezeichnet werden, in dem das Gleiche gemacht wird wie im ersten Beispielmakro: Der Inhalt der Zelle A1 wird nach C1 verschoben. Allerdings wird das Makro relativ aufgezeichnet. Führen Sie folgende Schritte durch: 1. Aktivieren Sie in Excel die Relative Aufzeichnung. 2. Tragen Sie in der Zelle A1 einen beliebigen Inhalt ein (Zahl oder Text). 3. Wählen Sie die Zelle A1 aus. 4. Beginnen Sie mit der Aufzeichnung des Makros (Name Makro2). 5. Schneiden Sie den Inhalt der Zelle A1 aus. 6. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in der Zelle C1 ein. Der Inhalt der Zelle A1 wurde nach C1 verschoben. 7. Beenden Sie die Makro-Aufzeichnung. Relative Verschiebung Soweit ist noch kein sichtbarer Unterschied aufgetreten. Falls Sie nun allerdings das Makro ausführen, so wird jeweils der Inhalt der aktuell ausgewählten Zelle um zwei Zellen nach rechts verschoben (z.b. von D10 nach F10) und nicht immer der Inhalt der Zelle A1 nach C1. Die aktive Zelle ist nun der Ausgangspunkt. Betrachten wir den Code: Cut Selection.Cut: Es geschieht das Gleiche wie bei der absoluten Aufzeichnung, also der Inhalt der aktiven Zelle wird ausgeschnitten. Er liegt nun in der Zwischenablage. Offset ActiveCell.Offset(0, 2).Range("A1").Select: Ausgehend von der aktiven Zelle wird ein Offset (also ein Versatz) ausgewählt. Die Angaben in Klammern stehen für Zeile und Spalte des Versatzes. Es wird also eine Zelle in der gleichen Zeile (Offset-Zeile 0) und zwei Spalten weiter rechts 38

23 1.8 Persönliche Makroarbeitsmappe (Offset-Spalte 2) ausgewählt. Falls die aktive Zelle D10 ist, dann wird demnach die Zelle F10 ausgewählt. Zu diesem Versatz wird der Bereich A1 ausgewählt. Dies ist nicht die absolute Zelle A1 des Tabellenblattes, sondern die oberste linke Zelle des Versatzes. Diese Zelle (gleiche Zeile, zwei Zellen nach rechts) wird ausgewählt. ActiveSheet.Paste: Es geschieht das Gleiche wie bei der absoluten Aufzeichnung, also der Inhalt der Zwischenablage wird eingefügt. Paste Dieses Makro zeigt ein ganz anderes Verhalten als das Makro, das absolut aufgezeichnet wurde. Beide Makro-Aufzeichnungsarten haben ihre Vorteile, je nach Situation. Hinweis Nach dem Schließen und erneuten Öffnen von Excel steht der Schalter immer auf absolute Aufzeichnung. Sie können während einer Aufzeichnung über den Schalter zwischen relativer und absoluter Aufzeichnung wechseln, falls dies notwendig sein sollte. Übung 1 H Erstellen Sie ein Makro, das den Inhalt von drei nebeneinanderliegenden, markierten Zellen um zwei Zeilen bzw. um sieben Zeilen nach unten kopiert. Es entspricht dem Makro aus der Übung 1 G (siehe Abschnitt 1.5,»Makrocode verstehen und ändern«), allerdings mit relativer Aufzeichnung. Nennen Sie das Makro RelKopie. Testen Sie es, und interpretieren Sie den VBA-Code. 1.8 Persönliche Makroarbeitsmappe Die bisher aufgezeichneten Makros wurden in der aktuell aktiven Arbeitsmappe gespeichert. Daher stehen sie nur dort zur Verfügung. Falls Sie bestimmte Makros für den universellen Einsatz immer zur Verfügung haben möchten, so sollten Sie sie in der Persönlichen Makroarbeitsmappe speichern. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsmappe, die immer zusammen mit Excel geöffnet wird, sobald sie existiert. Makros überall benutzen Zum Speichern eines Makros in der Persönlichen Makroarbeitsmappe muss beim Aufzeichnen eines Makros im Dialogfeld Makro aufzeich- 39

24 1 Einführung nen der entsprechende Eintrag in der Liste Makro speichern in ausgewählt werden (siehe Abbildung 1.24). Abbildung 1.24 Speichern in Persönlicher Makroarbeitsmappe Datei personal.xlsb Nach der Aufzeichnung erscheint ein weiterer Eintrag im Projekt-Explorer des VBEs, die Datei personal.xlsb (siehe Abbildung 1.25). Ihr Standardspeicherort ist seit Windows Vista das (eventuell versteckte) Verzeichnis C:\ Benutzer\[ Benutzername ]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart und unter XP C:\Dokumente und Einstellungen\[ Benutzername ]\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart. Abbildung 1.25 Persönliche Makroarbeitsmappe im Projekt-Explorer Makros immer verfügbar Falls diese Datei verändert wurde, indem z.b. ein Makro hinzugefügt oder geändert wurde, werden Sie bei jedem Schließen von Excel gefragt, ob Sie diese Änderungen speichern möchten. Nach jedem Öffnen von Excel stehen die Makros in dieser Datei zur Verfügung. 40

25 1.9 Code schreiben, einfache Ausgabe Übung 1 I Erstellen Sie das gleiche Makro wie in der letzten Übung, 1 H, speichern Sie es aber diesmal in der Persönlichen Makroarbeitsmappe. Schließen Sie Excel. Testen Sie das Makro nach dem erneuten Öffnen von Excel in einer beliebigen Arbeitsmappe. 1.9 Code schreiben, einfache Ausgabe In diesem Abschnitt wird erstmalig VBA-Code nicht durch eine Makro-Aufzeichnung, sondern durch Schreiben des Codes in einer eigenen Sub-Prozedur erstellt. Es entsteht also das erste richtige VBA-Programm. Außerdem werden drei Möglichkeiten zur Ausgabe von Ergebnissen oder Kontrollwerten genannt, die häufig in der VBA-Programmierung benutzt werden: Selbst programmieren Ausgabe in einer Zelle Ausgabe in einer Nachrichtenbox Ausgabe im Direktfenster des VBEs Eigene Sub-Prozedur Zunächst zur Erstellung einer eigenen Sub-Prozedur. Wechseln Sie mit den Tasten (Alt)+(F11) zum VBE. Schreiben Sie unterhalb des letzten Makros die folgende Zeile: Sub AusgabeZelle Sobald Sie mit der Taste ( ) die Zeile wechseln, stellen Sie fest, dass der Editor Sie bei der VBA-Programmierung unterstützt (siehe Abbildung 1.26): Unterstützung durch Editor Am Ende der Zeile werden Klammern angefügt. Es wird die Zeile mit End Sub erzeugt. Der Cursor steht in der Zeile dazwischen, bereit zur Eingabe Ihres VBA- Codes. Es wird eine Trennzeile zwischen den einzelnen Makros erzeugt. Der Editor bietet dem Programmierer noch umfangreiche weitere Unterstützung, aber dazu später. 41

26 1 Einführung Abbildung 1.26 Neue eigene Sub-Prozedur Prozedurname (...) Hinter dem Namen einer Sub-Prozedur (oder kurz Prozedur) stehen immer Klammern, wie auch bei Ihren bisherigen Makros. Diese Klammern sind zunächst leer. Später werden wir sehen, dass man innerhalb der Klammern Aufrufparameter notieren kann, die eine Prozedur flexibler machen können Ausgabe in Zelle Geben Sie in der Prozedur AusgabeZelle() folgende Codezeile ein: Range("A1").Value = "Hallo" Damit sieht Ihre Prozedur wie folgt aus: Sub AusgabeZelle() Range("A1").Value = "Hallo" End Sub Listing 1.3 Sub AusgabeZelle in Mappe1.xlsm, Modul 1 Bei Ausführung dieser Prozedur, z. B. mithilfe der Taste (F5), wird der Text Hallo in der Zelle A1 ausgegeben (siehe Abbildung 1.27). Abbildung 1.27 Ergebnis der eigenen Sub-Prozedur Eigenschaft»Value«Sie haben bereits gesehen, dass Sie einen Bereich, der eine oder mehrere Zellen umfasst, über Range ansprechen können. Wir haben bereits die Methode Select aufgerufen, um diesen Bereich auszuwählen. Diesmal wird die Eigenschaft Value mit einem Eigenschaftswert versehen, dem Text Hallo. Über Value erhält die Zelle einen Wert. 42

27 1.9 Code schreiben, einfache Ausgabe Hinweis Eine Prozedur sollte einen möglichst sprechenden Namen haben, der etwas über ihre Arbeitsweise aussagt. Außerdem muss der Name innerhalb der Anwendung eindeutig sein. Es darf also kein Prozedurname doppelt vorkommen Ausgabe in Nachrichtenbox Schreiben Sie eine weitere Prozedur mit folgendem Code: Sub AusgabeBox() MsgBox "Hallo" End Sub Listing 1.4 Sub AusgabeBox in Mappe1.xlsm, Modul 1 Nach dem Aufruf erscheint eine kleine Nachrichtenbox mit dem Text Hallo (siehe Abbildung 1.28). Abbildung 1.28 Ausgabe in Nachrichtenbox Eine solche Nachrichtenbox können Sie u. a. benutzen zur: MsgBox Kontrollausgabe während der Programmierung Information des Benutzers bei einem Fehler Information des Benutzers am Ende eines Programms Bei MsgBox handelt es sich um eine vorgefertigte Funktion, bei der Sie eine Zeichenkette, z.b. einen Text in Anführungsstrichen, als Aufruf-Parameter notieren müssen. Die Funktion MsgBox kann allerdings wesentlich mehr, wie Sie in Abschnitt 8.3,»Einfacher Dialog mit dem Benutzer«, sehen werden. 43

28 1 Einführung vbcrlf Bei längeren Ausgaben wird häufig ein Zeilenumbruch benötigt. Dieser wird über die Konstante vbcrlf bereitgestellt. Ein Beispiel: Sub AusgabeBoxZeilenumbruch() MsgBox "Hallo" & vbcrlf & "Welt" End Sub Listing 1.5 Sub AusgabeBoxZeilenumbruch in Mappe1.xlsm, Modul 1 Die Ausgabe sehen Sie in Abbildung Abbildung 1.29 Ausgabe mit Zeilenumbruch Den Namen dieser Konstanten kann man sich leicht merken, denn es handelt sich dabei um ein Relikt aus der Urzeit: In vbcrlf steht das Cr für Carriage Return, den Wagenrücklauf der Schreibmaschine zum Zeilenanfang. Das Lf steht für Line Feed, den Zeilenvorschub. Operator & Hinweis Der Operator & dient der Verkettung von Zeichenfolgen. Er wird häufig benötigt, um Ergebnisse anschaulich zusammen mit Text darzustellen Ausgabe im Direktfenster des VBEs Schreiben Sie eine weitere Prozedur mit folgendem Code: Sub AusgabeKontrolle() Debug.Print "Hallo" End Sub Listing 1.6 Sub AusgabeKontrolle in Mappe1.xlsm, Modul 1 Debug.Print Nach dem Aufruf erscheint zunächst gar nichts, da das Direktfenster des VBEs nicht eingeblendet ist. Zeigen Sie es über das Menü Ansicht 44

29 1.10 Arbeiten mit Excel vor der Version 2007 Direktfenster im VBE an. Anschließend sehen Sie die soeben erzeugte Ausgabe (siehe Abbildung 1.30). Abbildung 1.30 Ausgabe im Direktfenster Das Direktfenster (= Direktbereich) können Sie ebenfalls zur Kontrollausgabe während der Programmierung nutzen Arbeiten mit Excel vor der Version 2007 Zunächst das Wichtigste: Excel-Dateien werden in den Versionen vor Excel 2007 einheitlich mit der Dateiendung.xls gespeichert, unabhängig davon, ob sie Makros enthalten oder nicht. Die weitaus meisten Beispiele in diesem Buch laufen auch unter Versionen vor Excel Auf dem Datenträger, der diesem Buch beiliegt, stehen die Dateien zusätzlich im xls-format für Versionen vor Excel 2007 zur Verfügung. Als Beispiel für die Arbeit mit den Versionen vor Excel 2007 (genauer Excel 97 bis Excel 2003) soll in diesem Abschnitt Excel 2002 dienen. Es werden nur die Unterschiede zu Excel 2013 erläutert, in Anlehnung an die Reihenfolge der bisherigen Abschnitte Makro aufzeichnen Zum Starten einer Aufzeichnung wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro, darin den Menüpunkt Aufzeichnen. Zum Beenden der Aufzeichnung wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro, darin den Menüpunkt Aufzeichnung beenden. Nach dem Start einer Aufzeichnung erscheint die kleine Symbolleiste Aufzeichnung beenden. Sollte sie nicht von selbst erscheinen, so kann sie 45

30 1 Einführung auf die übliche Art eingeblendet werden: rechte Maustaste im Bereich der Symbolleisten klicken und Häkchen vor der betreffenden Symbolleiste setzen. Sie beinhaltet zwei Symbole: Mit Betätigung des linken Symbols können Sie die Aufzeichnung ebenfalls beenden. Mit Betätigung des rechten Symbols können Sie auf relative Aufzeichnung umschalten. Diese Einstellung gilt auch für nachfolgende Makro- Aufzeichnungen Makro ausführen Zum Ausführen des Makros wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro und darin den Menüpunkt Makros. Wählen Sie im Dialogfeld Makro das gewünschte Makro aus, und klicken Sie auf den Button Ausführen Makro ansehen Zum Ansehen des Makros wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro und darin den Menüpunkt Makros. Wählen Sie im Dialogfeld Makro das gewünschte Makro aus, und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Es erscheint der Visual Basic Editor. Sie können ihn über den Menüpunkt Schließen und zurück zu Microsoft Excel im Menü Datei wieder schließen Makro speichern Wie bereits erwähnt, werden Excel-Dateien in diesen Versionen einheitlich gespeichert, unabhängig davon, ob sie Makros enthalten oder nicht. Zum Speichern der Datei wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Speichern. Es erscheint das Dialogfeld Speichern unter. Als Dateityp ist Excel-Arbeitsmappe mit der Dateiendung.xls angegeben. Wählen Sie den gewünschten Dateinamen und das gewünschte Verzeichnis aus, und klicken Sie auf den Button Speichern. Dateityp ändern Falls Sie an einem externen PC Excel 2013 bzw. Excel 2010 oder Excel 2007 zur Verfügung haben und eine dort erstellte Excel-Datei auf Ihrem PC unter 46

31 1.10 Arbeiten mit Excel vor der Version 2007 Falls sich in der Datei VBA-Code befindet, der nicht unter älteren Excel-Versionen ausgeführt werden kann, so erscheint das Dialogfeld Kompatibilitätsprüfung. Darin wird das Problem genauer erläutert. einer Version vor Excel 2007 haben wollen, rufen sie auf dem externen PC das Dialogfeld Speichern unter auf und wählen den Dateityp Excel Arbeitsmappe mit der Dateiendung.xls. Kompatibilitätsprüfung Makrosicherheit Beim Öffnen einer Datei, die ein Makro beinhaltet, kommt es darauf an, welche Sicherheitsstufe in Excel eingestellt ist: Hoch: Die Ausführung von nicht signierten Makros wird abgelehnt. Mittel: Es wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, die Makros in dieser Datei einmalig zu aktivieren oder zu deaktivieren. Niedrig: Die Ausführung von nicht signierten Makros wird generell erlaubt. Zum Ändern der Sicherheitsstufe wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro und darin den Menüpunkt Sicherheit. Es erscheinen die drei genannten Möglichkeiten. Eine Änderung wird erst beim nächsten Öffnen einer Excel-Datei wirksam Symbolleiste»Visual Basic«Nach Einblenden der Symbolleiste Visual Basic haben Sie schnelleren Zugriff auf die wichtigsten Befehle im Zusammenhang mit Makros und der Entwicklung mit Visual Basic Entwicklungsumgebung Visual Basic Editor Zum Aufruf des VBEs wählen Sie im Menü Extras das Untermenü Makro, darin den Menüpunkt Visual Basic-Editor oder die Tastenkombination (Alt)+(F11). Das Symbol zum Starten eines Makros aus dem Codefenster heraus ist ein grüner Pfeil. Alternativ können Sie das Menü Ausführen (Menüpunkt Sub/ UserForm ausführen) oder die Funktionstaste (F5) nutzen. 47

32 1 Einführung Persönliche Makroarbeitsmappe Die Persönliche Makroarbeitsmappe heißt personal.xls, und ihr Standardspeicherort ist seit Windows Vista das (eventuell versteckte) Verzeichnis C:\ Benutzer\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart und unter XP C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel\XLStart. 48

33 Kapitel 7 Diagramme und Grafiken Die Automatisierung des Aufbaus von Diagrammen und Shapes hilft Ihnen beim Aufbau professioneller Anwendungen. In diesem Kapitel lernen Sie diverse Möglichkeiten zur Programmierung verschiedener Arten von Grafiken kennen: Diagramme Shapes WordArt (seit Excel 2007) bedingte Formatierungen (seit Excel 2007) Sparklines (seit Excel 2010) SmartArt (seit Excel 2007) Diagramme können in Excel per Knopfdruck schnell erzeugt werden. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Diagramme per VBA-Programmcode erstellen und verändern. Damit haben Sie die Möglichkeit, zusammen mit Ihren Programmierfähigkeiten, spezielle Diagramme zu erstellen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein Diagramm mit besonderer Datenauswahl oder spezieller Diagrammform handeln, das automatisch aus einer Textdatei, abhängig von aktuellen Bedingungen erstellt wird. In Abschnitt 7.5,»Shapes«, werden einige Möglichkeiten von Shapes erläutert. Shapes sind Zeichnungsobjekte, z.b. die Autoformen. Sie teilen zahlreiche Eigenschaften mit Diagrammen. Zellen können, in Abhängigkeit von Bedingungen, mithilfe von Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen unterschiedlich formatiert werden. Mehr zu diesen bedingten Formatierungen lesen Sie in Abschnitt 7.7,»Bedingte Formatierungen«. In Excel 2010 wurden die Möglichkeiten der bedingten Formatierungen erweitert. Automatisierung Zeichnungsobjekte Bedingte Formatierung 205

34 7 Diagramme und Grafiken Sparklines SmartArts In Abschnitt 7.8,»Sparklines«, wird die Erzeugung von Sparklines beschrieben. Dies sind kleine Diagramme, die als Zellhintergrund eingebettet werden. Sie sollen kurz und prägnant Zahlenverläufe verdeutlichen. Sparklines wurden mit Excel 2010 eingeführt. Mithilfe von SmartArts können seit Excel 2007 Beziehungen, Prozessabläufe oder Hierarchien schnell und übersichtlich dargestellt werden. Smart- Arts sind besondere Gruppen von Shapes. Sie können mithilfe von VBA allerdings nicht verändert werden. Ihre Eigenschaften können nur ausgelesen werden, siehe Abschnitt 7.9,»SmartArt«. 7.1 Diagramm erstellen Beispieltabelle Bekanntlich können Diagramme sowohl auf eigenen Blättern in einer Arbeitsmappe als auch eingebettet in einem Tabellenblatt erstellt werden. Beide Methoden werden in diesem Abschnitt vorgestellt. Ausgangspunkt soll in beiden Fällen eine Tabelle mit Temperaturwerten sein, die Sie in Abbildung 7.1 sehen. Abbildung 7.1 Beispieldaten für Diagramme Diagrammblatt erstellen Hierarchie Diagramme auf eigenen Blättern (Diagrammblätter) stehen in der Objekthierarchie auf der gleichen Ebene wie Tabellenblätter. Es gibt verschiedene Auflistungen innerhalb einer Arbeitsmappe: Sheets Sheets enthält alle Tabellenblätter und Diagrammblätter. Worksheets enthält nur die Tabellenblätter (wie bekannt). Charts Charts enthält nur die Diagrammblätter. 206

35 7.1 Diagramm erstellen Mit der folgenden Prozedur wird ein einfaches Liniendiagramm als Diagrammblatt in der Arbeitsmappe erstellt: Sub DiagrammNeuesBlattErstellen() ThisWorkbook.Charts.Add After:=Worksheets("Tabelle1") With ActiveChart.ChartType = xlline.setsourcedata Worksheets("Tabelle1").Range("A1:C8").Name = "Diagramm1" End With End Sub Listing 7.1 Sub DiagrammNeuesBlattErstellen in Mappe7.xlsm, Modul 1 Das Ergebnis zeigt Abbildung 7.2. Abbildung 7.2 Diagramm auf neuem Blatt Zur Erläuterung: Die Methode Add() des Objekts Charts erstellt ein Diagrammblatt und fügt es der Charts-Auflistung der aktiven Arbeitsmappe hinzu. Ähnlich wie beim Kopieren oder Verschieben von Tabellenblättern können Sie mithilfe von Before und After den Ort des neuen Blattes festlegen. Ohne Angabe wird das neue Blatt vor dem aktuell aktiven Blatt eingefügt. Add() 207

36 7 Diagramme und Grafiken ActiveChart Das neue Diagrammblatt ist vom Typ Chart. Es wird zum aktiven Diagrammblatt. Daher kann es mit ActiveChart angesprochen werden. ChartType Die Eigenschaft ChartType legt den Typ des Diagramms fest, hier xlline für ein Liniendiagramm. Einige wichtige Diagrammtypen werden weiter unten aufgelistet. SetSourceData() Die Methode SetSourceData() legt die Datenquelle für das Diagramm fest. In diesem Fall ist das der Bereich A1 bis C8 des Tabellenblattes Tabelle1 (mit den Temperaturdaten). Eigenschaft»Name«Mithilfe der Eigenschaft Name können Sie dem Diagramm einen Namen geben. Hinweis Die Methode SetSourceData() hat noch einen zweiten, optionalen Parameter. Damit legen Sie fest, ob das Diagramm die Tabelle nach Spalten (xlcolumns) oder Zeilen (xlrows) darstellt. Der erste Wert ist der Standard. Diagrammtypen Tabelle 7.1 stellt einige Diagrammtypen dar. Diagrammtyp gruppiertes Säulendiagramm gruppiertes Balkendiagramm Liniendiagramm Kreisdiagramm Eigenschaft»ChartType«xlColumnClustered xlbarclustered xlline xlpie Tabelle 7.1 Diagrammtypen Eingebettetes Diagramm erstellen ChartObjects Eingebettete Diagramme stehen in der Objekthierarchie unterhalb der Tabellenblätter. Die Auflistung Worksheets enthält die Unterauflistung ChartObjects, also alle Diagrammrahmen des Tabellenblattes. Ein Chart- Object ist Element dieser Auflistung ChartObjects, also ein einzelner Diagrammrahmen. Ein einzelnes Diagramm ist ein Objekt vom Typ Chart und stellt den Wert der Eigenschaft Chart eines Diagrammrahmens dar. Bis auf diese Einordnung gleichen sich beide Diagrammformen. 208

37 7.1 Diagramm erstellen Mit der folgenden Prozedur wird ein einfaches Liniendiagramm in das Tabellenblatt Tabelle1 eingebettet: Sub DiagrammEingebettetErstellen() Dim CO As ChartObject DimCHAsChart Set CO = ThisWorkbook.Worksheets("Tabelle1"). _ ChartObjects.Add(200, 10, 300, 150) Set CH = CO.Chart CH.ChartType = xlline CH.SetSourceData Worksheets("Tabelle1").Range("A1:C8") End Sub Listing 7.2 Sub DiagrammEingebettetErstellen in Mappe7.xlsm, Modul 1 Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 7.3. Abbildung 7.3 Eingebettetes Diagramm Zur Erläuterung: Zunächst wird eine Variable vom Typ ChartObject deklariert. Sie verweist später auf den neu erstellten Diagrammrahmen. Anschließend wird eine Variable vom Typ Chart deklariert. Sie verweist später auf das Diagramm des neu erstellten Diagrammrahmens. Die Auflistung ChartObjects enthält alle Rahmen der eingebetteten Diagramme auf einem Tabellenblatt. Die Methode Add() erstellt einen neuen Diagrammrahmen an einem bestimmten Ort in einer bestimm- ChartObject Chart-Variable Add() 209

38 7 Diagramme und Grafiken ten Größe. Sie liefert einen Verweis auf das neu erstellte Objekt zurück. Die vier Parameter von Add() stehen für: Abstand des Rahmens zum linken Rand des Tabellenblattes Abstand des Rahmens zum oberen Rand des Tabellenblattes Breite des Rahmens Höhe des Rahmens Eigenschaft»Chart«Die Eigenschaft Chart des ChartObjects stellt das eigentliche Diagramm innerhalb des Rahmens dar. ChartType Die Eigenschaft ChartType ist bereits bekannt; sie legt den Typ des Diagramms fest. SetSourceData() Die Methode SetSourceData() ist ebenfalls bereits bekannt. Sie legt die Datenquelle für das Diagramm fest. In diesem Fall ist das der Bereich A1 bis C8 des aktiven Tabellenblattes. 7.2 Diagramm ändern Elemente ändern Diagramme haben viele Elemente mit zahlreichen Eigenschaften, die natürlich auch im Nachhinein geändert werden können. Die Elemente stehen in der Objekthierarchie unterhalb der Diagramme. Sie unterscheiden sich je nach Diagrammtyp. Am Beispiel des soeben erstellten Liniendiagramms sollen stellvertretend einige wichtige Eigenschaften (und Methoden) erläutert werden. Seit Excel 2010 können Sie nicht nur die Erstellung eines Diagramms, sondern auch die Änderungen an einem Diagramm mithilfe eines Makros aufzeichnen. Dies kann eine Hilfe zur Nutzung der Objekthierarchie sein, deren Vielfalt hier nicht komplett beschrieben werden kann Diagrammblatt ändern Zunächst das Programm: Sub DiagrammNeuesBlattAendern() DimCHAsChart Set CH = ThisWorkbook.Charts(1) DiagrammAendern CH End Sub Listing 7.3 Sub DiagrammNeuesBlattAendern in Mappe7.xlsm, Modul 1 210