Elektronische Dokumentation (edoku) in der Qualitätssicherung. Ausfüllanleitung zur elektronischen Dokumentation Tonsillotomie

Transkript

1 Elektronische Dokumentation (edoku) in der Qualitätssicherung Ausfüllanleitung zur elektronischen Dokumentation Tonsillotomie

2 Inhalt 1. Programm Tonsillotomie 3 2. Fallakten anlegen 4 3. Reiter Programmübersicht Reiter Formulare Hilfefunktion Feedback Übersicht über Ihre Dokumentationen Zurück zur Startseite des Mitgliederportals Meine KVB Ausloggen aus dem Dokumentationsportal Weiterführende Informationen 16 2

3 1. Programm Tonsillotomie Melden Sie sich hierzu mit Ihrer Extranet-Kennung im Mitgliederportal Meine KVB beziehungsweise direkt in OPAL an. Nach der Auswahl des Menüpunkts Tonsillotomie im Navigationsmenü links, sehen Sie in der nachfolgenden Darstellung verschiedene Aktionsmöglichkeiten: Reiter Fallakten In diesem Reiter 1 können Sie neue Fallakten anlegen, offene Fallakten einsehen und nach bereits vorhandenen Fallakten suchen. Die Dokumentation erfolgt pseudonymisiert. Reiter Programmübersicht Hier 2 erhalten Sie eine Übersicht über Ihre eingereichten Dokumentationen. Reiter Formulare In diesem 3 Reiter finden Sie Blankoversionen der Dokumentationsbögen zum Ausdrucken. 3

4 Reiter Hilfe In diesem 4 Reiter finden Sie sämtliche Informationen und Erklärungen rund um den Vertrag Tonsillotomie sowie die elektronische Dokumentation. Reiter Feedback Über diesen Reiter 5 können Sie unsere elektronische Dokumentation bewerten und Verbesserungsvorschläge sowie konstruktive Hinweise einreichen. 2. Fallakten anlegen In der erscheinenden Einstiegsmaske übernehmen Sie 1 die EDV-Patientennummer Ihres Praxisverwaltungssystems, wählen 2 den Fallaktentyp der entsprechenden Krankenkasse (BKK, KKH, BARMER) aus und 3 bestätigen Ihre Auswahl über Fallakte anlegen Nachdem Sie die individuelle EDV-Patientennummer eingegeben haben, öffnet sich die Fallakte zu diesem Patienten. Da die Dokumentationsdaten aus datenschutzrechtlichen Gründen nur in pseudonymisierter Form erhoben und an die KVB übertragen werden dürfen, sind persönliche Daten wie Name und weitere Merkmale des Patienten durch die Verwendung der EDV-Patientennummer zu ersetzen. 4

5 Inhalte der Fallakte WICHTIG: Zur Zeit sind Tonsillotomie-Verträge mit den Krankenkassen KKH, BKK-Vertragsarbeitsgemeinschaft und BARMER abgeschlossen. Bitte beachten Sie, dass aufgrund von unterschiedlichen Vertragstexten auch die Inhalte der Fallakten und der Dokumentationsbögen unterschiedlich sind! Beispiel: Die späte postoperative Kontrolle zwei Jahre nach dem Eingriff und den damit verbundenen Dokumentationsbogen Tonsillotomie 3 gibt es nur bei der BKK. 2.1 Dokumentationsbögen Tonsillotomie 1, Tonsillotomie 2 (und Tonsillotomie 3 nur bei BKK-Versicherten) Tonsillotomie 1: Der Bogen Tonsillotomie 1 beinhaltet prä-, intra- und postoperative Informationen von der ersten Untersuchung vor der Operation bis zur ersten Nachbehandlung (ein bis zwei Tage nach der Operation). Tonsillotomie 2: Der Bogen Tonsillotomie 2 beinhaltet postoperative Informationen zu der zweiten Nachbehandlung (eine Woche nach der Operation) und zur dritten Nachbehandlung (vier bis sechs Wochen nach der Operation). Tonsillotomie 3: Der Bogen Tonsillotomie 3 betrifft nur BKK-Patienten (erscheint nur in der Fallakte von BKK-Patienten) und beinhaltet Informationen zur späten postoperativen Kontrolle (zwei Jahre nach der Operation). 5

6 In der zweiten Spalte Fälligkeit ist die Fälligkeit der einzelnen Nachbehandlungen gemäß Vertragsbedingungen ersichtlich. In der dritten Spalte Behandlungsdatum laut Dokumentation ist das Datum der jeweiligen Behandlung gemäß Ihrer Angaben in den Dokumentationsbögen Tonsilllotomie 1, 2 ( und 3) ersichtlich. Wichtig: Bitte geben Sie in den Dokumentationsbögen das Datum im Format tt.mmm.jjjj oder ttmmjjj an! Grund: Nur so können Sie bei der Fallaktensicht das Datum der einzelnen Untersuchungen ohne Probleme sichten (siehe Bild). Bei einem anderen Format, wie zum Beispiel Jul072009, werden die Daten nicht in die Fallaktensicht übernommen! 2.2 Weitere Unterlagen Die Fallakte beinhaltet zwei weitere Dokumente, die ausgedruckt werden können: Patientenfragebogen: Gemäß Vertrag übergeben Sie den Sorgeberechtigten des Patienten den Patientenfragebogen am Tag der Operation zusammen mit einem frankierten und adressierten Rückumschlag (wird Ihnen zur Verfügung gestellt). WICHTIG: Bitte drucken Sie den Patientenfragebogen für jeden Patienten der für ihn angelegten Fallakte aus! Grund: Der Patientenfragebogen wird von den Sorgeberechtigten des Patienten freiwillig und anonym ausgestellt und an die KVB geschickt. Um die Arzt- und Patientendaten später für Evaluationszwecke zusammenführen zu können, werden die jeweilige Fallaktennummer und EDV-Patientennummer auf dem Patientenfragebogen vom System automatisch generiert. 6

7 Papierbogen für den nachbehandelnden HNO-Arzt: Falls die zweite und dritte Nachbehandlung nicht von Ihnen selbst erbracht werden, übermitteln Sie gemäß Vertrag dem nachbehandelnden HNO-Arzt den Dokumentationsbogen Tonsillotomie 2. Der nachbehandelnde HNO-Arzt füllt diesen Bogen aus, unterschreibt ihn und schickt ihn an Sie zurück. Gemäß Vertrag übertragen Sie die von dem nachbehandelnden HNO-Arzt an Sie zurückübermittelten Daten in Ihre elektronische Dokumentation Tonsillotomie 2. Wichtig: Bitte drucken Sie den Papierbogen für den nachbehandelnden HNO-Arzt für jeden Patienten der für ihn angelegten Fallakte aus! Grund: Damit Sie nachher schnell und einfach die Daten elektronisch erfassen können, ist auf dem Papierbogen die EDV-Patientennummer des Patienten aufgeführt. Wichtig: Bitte drucken Sie den Papierbogen für den nachbehandelnden HNO-Arzt immer aus Zeile 2 der Fallakte aus (unter Papierbogen für nachbehandelnden HNO-Arzt)! 7

8 Grund: Dieser Papierbogen enthält wichtige datenschutzrechtliche Hinweise, die der nachbehandelnde HNO-Arzt bestätigen und unterschreiben muss. 8

9 2.3 Ausfüllen der Dokumentationsbögen zur Tonsillotomie In der Fallakte können Sie unter dem Feld Aktion die Dokumentationsbögen Tonsillotomie 1, Tonsillotomie 2 sowie Tonsillotomie 3 öffnen und bearbeiten. Bitte tragen Sie alle geforderten Daten Ihres Versicherten ein. Die Felder sind mit Plausibilitätsprüfungen belegt, wie zum Beispiel das Geschlecht. Sollten diese nicht erfüllt werden, erscheint nach Anklicken des Buttons prüfen oder einreichen eine Fehlermeldung. Zu jedem nicht korrekt ausgefüllten Merkmal erhalten Sie einen konkreten Hinweis, was genau geändert werden muss, damit Sie den Bogen erfolgreich einreichen können. Bei positiver Plausibilitätsprüfung sehen Sie ein grünes Hinweis-Häkchen und erhalten die Mitteilung, dass die Dokumentation valide und vollständig ist. 9

10 Wenn Sie den Bogen einreichen möchten, bestätigen Sie bitte noch einmal durch Anklicken des Buttons einreichen, dass es sich bei der Eingabe der Krankenkassennummer um die richtige Krankenkasse handelt. Sobald keine Fehlermeldungen mehr erscheinen, klicken Sie am Ende des Bogens auf den Button einreichen. Danach erhalten Sie eine grün markierte Erfolgsmeldung mit dem Hinweis, dass der Bogen eingereicht wurde. 2.4 Weitere Funktionen/Auswahlmöglichkeiten Abbrechen Über dieses 1 Feld können Sie einen geöffneten Bogen beenden. Sie gelangen direkt zur Einstiegsmaske zurück, Ihre Eingaben werden nicht gespeichert. Zwischenspeichern Mit dieser 2 Funktion können Sie Ergebnisse eines Dokumentationsbogens speichern und zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen. Hierbei findet keine Validierung der Ergebnisse 10

11 statt. Diese wird erst vor dem endgültigen Einreichen oder durch die 3 Funktion prüfen ausgeführt. Des Weiteren können Sie zwischengespeicherte Dokumentationsbögen jederzeit löschen. Prüfen Mit dieser 3 Funktion können Sie überprüfen, ob Sie alle Pflichtangaben vollständig und plausibel ausgefüllt haben. Einreichen Um den Bogen endgültig an die KVB zu übermitteln, klicken Sie bitte diese 4 Funktion an. Bitte beachten Sie: Änderungen an eingereichten Bögen sind nicht möglich! Nach dem Einreichen des Dokumentationsbogens können Sie durch Anklicken des Druckersymbols ein PDF-Dokument generieren, das Sie ausdrucken oder lokal auf Ihrem Rechner speichern können. 3. Reiter Programmübersicht In der Programmübersicht erhalten Sie über den Button Statistik anzeigen 1 eine Übersicht über alle eingereichten Dokumentationen zu jeder Maßnahme, an der Sie teilnehmen sowie zur Einreichungsfrist der Dokumentationsbögen. Es besteht die Möglichkeit, sich diese Gesamtstatistik als PDF 2 oder in Excel 3 ausgeben zu lassen

12 4. Reiter Formulare Unter dem Reiter Formulare finden Sie sämtliche Unterlagen, die Sie im Rahmen des Vertrags an Ihre Patienten weitergeben können sowie Unterlagen, die Sie für sich selbst ausdrucken oder herunterladen möchten: Teilnahmeerklärung Versicherter Versicherteninformation Brief an den nachbehandelten HNO-Arzt: postoperative Informationen Brief an den Kinder- und Jugendarzt: postoperative Informationen Merkblatt Sorgeberechtigte: post-operative Verhaltensregeln Bitte laden Sie die entsprechenden Dokumente herunter und verwenden Sie diese gemäß den Vertragsbedingungen. 12

13 5. Hilfefunktion Hier finden Sie sämtliche Informationen und Erklärungen rund um den Vertrag. 6. Feedback Hier haben Sie die Möglichkeit, uns Verbesserungsvorschläge oder konstruktive Hinweise mitzuteilen. Wichtiger Hinweis: Die Feedbackberichte in OPAL beziehen sich ausschließlich auf die Dokumentationen, die Sie über OPAL eingereicht haben. 13

14 7. Übersicht über Ihre Dokumentationen Zur Übersicht über Ihre Dokumentationen gelangen Sie, wenn Sie in der linken Navigationsleiste auf den Menüpunkt Suche und dann Dokumentationen klicken. Sie sehen alle von Ihnen angelegten Dokumentationen sowie den jeweiligen Status: neu, in Entwurf oder eingereicht. 14

15 8. Zurück zur Startseite des Mitgliederportals Meine KVB Über das Feld Mitgliederportal im linken oberen Bildschirmbereich gelangen Sie zur Startseite des Mitgliederportals Meine KVB. 9. Ausloggen aus dem Dokumentationsportal Bitte loggen Sie sich aus, wenn Sie die Anwendung beenden möchten. Klicken Sie dazu auf das Feld Abmelden im rechten oberen Bildschirmbereich. 15

16 10. Weiterführende Informationen Informationen zum Thema KV-SafeNet* und KV-Ident Plus, erhalten Sie im Internet unter: in der Rubrik Praxis/Online-Angebote Fragen zur Technik: IT in der Praxis Telefon 0 89 / Fax 0 89 / IT-Beratung@kvb.de Fragen zum Online-Angebot der KVB: Online-Dienste Telefon 0 89 / Fax 0 89 / Online-Dienste@kvb.de Fragen zu Ihren Zugangsdaten: Benutzerkennung Telefon 0 89 / Fax 0 89 / Benutzerkennung@kvb.de * Bitte beachten Sie, dass KV-SafeNet nicht mit der Firma SafeNet, Inc., USA in firmenmäßiger oder vertraglicher Verbindung steht 16

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