Arbeitsgruppe Sekretäre. PP Bernhard Kulisch, DICO

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1 Arbeitsgruppe Sekretäre PP Bernhard Kulisch, DICO

2 B.Kulisch 2

3 Jugenddienst Clubmeister Berufsdienst CICO Vize Präsident Int. Dienst Präsident Gemeindienst RYLA Foundation Sekretär TITLE 3

4 Agenda 1. Einführung, Begrüßung, Vorstellung, Organisatorisches 2. Ziel des Workshops Rolle und Aufgaben des Sekretärs 3. Ressourcen 4. RO.CAS (FAQs am Nachmittag) 5. RO.WEB (FAQs am Nachmittag) 6. SSO-Server (Neu!) 7. RO.APP (Rotary Club App) 8. RDG Online Was ist das? 9. SEMDA/SAR Fazit & Feedback 10. Datenschutz 11. Rotary.org - erzutritt 12. Q&A; FAQs B.Kulisch 4

5 B.Kulisch 5

6 Ziel des Workshops Rolle des Sekretärs Die Teilnehmer sollen die Aufgaben des Sekretärs in ihrem Rotary Club kennen und sachgerecht wahrnehmen können. Der Begriff Sekretär ist bei Rotary im amerikanischen Sinn zu verstehen: Sekretär = Minister! Die Arbeit des Clubsekretärs geht weit über die administrativen Tätigkeiten hinaus. Der Sekretär hat im Vorstand und im Club eine Schlüsselfunktion inne. Er berät und informiert den Präsidenten und die Clubfreunde Er hält die Verbindung zu R.I. und dem Distrikt Er gestaltet die Vorhaben und Aktivitäten des Clubs mit B.Kulisch 6

7 Ziel des Workshops Rolle des Sekretärs Der Sekretär gewährleistet die Funktionsfähigkeit seines Clubs Bei dem Sekretär bündeln sich die Informationen, die den Club betreffen. Informationen aufzunehmen, umzusetzen und weiterzuleiten, ist eine seiner primären Aufgaben. Der Sekretär achtet auf das satzungs- und verfahrenskonforme Handeln des Clubs. B.Kulisch 7

8 Ziel des Workshops Rolle des Sekretärs Wichtig sind die Kenntnisse 1. der Grundsätze und Verfahren von R.I. und des Distrikts (Verfahrenshandbuch; Handbuch des Clubsekretärs) 2. der Verfassung und Satzung Ihres Rotary Clubs, sowie der wichtigsten Club-Beschlüsse 3. der Aufgaben, die dem Sekretär in Ihrem Club übertragen sind 4. von RO.CAS und von rotary.org bzw. Computerkenntnisse.. B.Kulisch 8

9 TITLE 9

10 Wichtige Anschriften Distriktsekretär: Distriktsekretariat: Sabine Hemker, Distriktberichterstatter: Kuno Staudenmaier, RI-Büro Zürich: Stephanie Theobald, Rotary International Witikonerstrass.e 15, CH-8032 Zürich Telefon , Telefax B.Kulisch 10

11 Wichtige Anschriften Rotary Deutschland Gemeindienst e.v. RDG Im Betreff: Clubname + Verwendung angeben! rdgduesseldorf@rdgduesseldorf.de Rotary Internet-Adressen: Rotary International: Distrikt Homepage: Facebookgruppe Distrikt 1830 (geheim) Club Homepage: Club Verwaltung RO.CAS: RO.CAS Hilfe: Rotary Wiki: B.Kulisch 11

12 Wichtige Anschriften -Adresse Ihres Clubs: Bitte halten Sie die clubinternen Weiterleitungen der permanenten Clubadressen und stets aktuell über (Nutzer clubname in Kleinbuchstaben, Passwort vom Vorgänger). Rotary Schreiben Sie in die Betreffzeile der immer auch Rotary. Bsp: Rotary: RC Stuttgart: Wochenbericht Vermeiden Sie, grosse Verteiler offen zu zeigen, indem Sie die Adressen unter bcc (Blindkopie) angeben. B.Kulisch 12

13 Wichtige Anschriften Wochenberichte der Clubs: Wochenberichte werden durch RO.CAS automatisch an den Distrikt weitergeleitet, jedoch ohne Attachements. Schreiben Sie daher wichtige Informationen direkt in den Text. Präsenzberichte: Präsenzen werden durch RO.CAS automatisch berechnet. Die Club- Gesamtzahlen werden in der Distrikthomepage angezeigt (nach LOGIN). Persönliche Werte bleiben clubintern. erbewegungen und Änderungen der Clubdaten: Durch RO.CAS werden neue er, Austritte, Adressenänderungen, neues Clublokal, anderer Meetingtag an den Rotary Verlag und RDG weitergeleitet werden. B.Kulisch 13

14 Wichtige Anschriften Incoming Vorstand: Spätestens am 31. Dezember 2012 müssen alle er des Incoming Vorstands in RO.CAS eingespeichert werden. Zusätzliche Eingaben online in der RI Database unter rotary.org (erzutritt) müssen nicht mehr gemacht warden! Eine automatische Übertragung erfolgt durch SEMDA. B.Kulisch 14

15 Wichtige Anschriften Rotary erverzeichnis: Das MGV wird aus den von Ihnen in RO.CAS gespeicherten und für das MGV freigegebenen Club- und erdaten gedruckt. Prüfen Sie die Vorschau gewissenhaft! Keine Firmenadressen als Clubadresse; pro nur 1 adresse. Datenübernahme 2. April Gemeindienstprojekte: Zur Ermittlung unserer Gemeindienst- und Weltgemeindienst-Leistungen werden die Projekte jetzt in RO.CAS erfasst. Bitte sorgen Sie dafür, dass ihre Gemeindienstprojekte des Jahres bis spätestens 31. Mai eingespeichert sind. B.Kulisch 15

16 Wichtige Anschriften Zeitungsausschnitte, Bilder, Berichte zur Veröffentlichung: Bitte mit jpg-bilddateien an zur Zugangsdaten Ihres Clubs zu RO.CAS und Mailadministration: Geben Sie bei Amtswechsel die Zugangsdaten zu RO.CAS und zur Administration der -Clubadressen vertraulich Ihrem Nachfolger. Entfällt mit Einführung SSO-Server Rotary Clubhomepage: Achten Sie bitte darauf, dass diese Visitenkarte Ihres Clubs immer aktuell ist. Dazu gehören auch Impressum, Kontaktformular und Haftungsausschluss. B.Kulisch 16

17 Ressourcen für Clubamtsträger (Ressourcen für Clubamtsträger) (Verantwortlichkeiten der Clubs gegenüber RI) Handbuch für den Sekretär Webinare Sekretärs Newsletter B.Kulisch 17

18 SEMDA B.Kulisch 18

19 Datenschutz B.Kulisch 19

20 Datenschutzstrukturen bei Rotary Betroffene Person Dr. Wilma Heim - PDG 2012/13

21 Datenschutzstrukturen bei Rotary Betroffene Person Rotary Club Dr. Wilma Heim - PDG 2012/13 D 1870

22 Datenschutzstrukturen bei Rotary Betroffene Person Rotary Int. USA Vertretung Rotary Club koordiniert Distrikt: Governor Beirat Dr. Wilma Heim - PDG 2012/13 D DGR Frühjahrstagung 2014 Biberach

23 Datenschutzstrukturen bei Rotary Betroffene Person Rotary Int. USA Vertretung Rotary Club Externes Sekretariat koordiniert Distrikt: Governor Beirat Externes Sekretariat

24 Datenschutzstrukturen bei Rotary Betroffene Person Rotary Int. USA Vertretung RDG e.v. Zahlt Beitrag Rotary Club koordiniert Distrikt: Governor Beirat IT-Entwickl RZ-Betrieb Externes Sekretariat Externes Sekretariat

25 Datenschutzstrukturen bei Rotary Rotary Verlag Rotary Magazin Mitgl.verzeichnis Beauftragt im Namen der Clubs Betroffene Person Rotary Int. USA Vertretung RDG e.v. Zahlt Beitrag Rotary Club koordiniert Distrikt: Governor Beirat IT-Entwickl RZ-Betrieb Externes Sekretariat Externes Sekretariat

26 Datenschutzstrukturen bei Rotary Rotary Magazin Mitgl.verzeichnis Betroffene Person Rotary Verlag Rotary Int. USA Beauftragt im Namen der Clubs Druckerei Versender weitere IT- RZ-Betrieb RO.CAS Vertretung RDG e.v. Zahlt Beitrag Rotary Club koordiniert Distrikt: Governor Beirat IT-Entwickl RZ-Betrieb Externes Sekretariat Externes Sekretariat

27 Datenschutzstrukturen bei Rotary Rotary Magazin Mitgl.verzeichnis Betroffene Person RDG e.v. Zahlt Beitrag Rotary Verlag Rotary Int. USA Rotary Club Beauftragt im Namen der Clubs Vertretung koordiniert Distrikt: Governor Beirat Druckerei Versender weitere IT- Service RO.CAS RZ-Betrieb RO.CAS Unbefugte Dritte IT-Entwickl RZ-Betrieb Externes Sekretariat Externes Sekretariat

28 Datenschutzstrukturen bei Rotary Rotary Magazin Mitgl.verzeichnis Betroffene Person RDG e.v. IT-Entwickl RZ-Betrieb Zahlt Beitrag Rotary Verlag Rotary Int. USA Rotary Club Externes Sekretariat Beauftragt im Namen der Clubs Vertretung koordiniert Distrikt: Governor Beirat Externes Sekretariat Druckerei Versender weitere IT- Service RO.CAS RZ-Betrieb RO.CAS Datenweitergaben Auskünfte Schriftliche Einverständniserklärung Unbefugte Dritte

29 Datenschutzstrukturen bei Rotary Rotary Magazin Mitgl.verzeichnis Betroffene Person RDG e.v. IT-Entwickl RZ-Betrieb Zahlt Beitrag Rotary Verlag Rotary Int. USA Rotary Club Externes Sekretariat Beauftragt im Namen der Clubs Vertretung koordiniert Distrikt: Governor Beirat Externes Sekretariat Druckerei Versender weitere IT- Service RO.CAS RZ-Betrieb RO.CAS Datenweitergaben Auskünfte Schriftliche Einverständniserklärung Unbefugte Dritte

30 Datenschutz B.Kulisch 30

31 Datenschutz Der Sekretär soll im März anlässlich der Freigabe der Daten für den Verlag auf Folgendes hinweisen: 1. Name, Adresse, Klassifikation sind RI zu melden. 2. er entscheiden darüber, welche persönlichen Daten sie für das erverzeichnis freigeben. 3. Alle er sind haften für den Schutz fremder personenbezogener Daten in ihrem Zugangsbereich (Computer, Smartphone, erlisten usw.) 4. Sie sind verantwortlich für die Entsorgung ihres erverzeichnisses im Club (es gibt meist jemanden, dessen Betrieb einen Schredder hat). 5. Sie müssen die Daten anderer der er gegen fremden Zugriff sichern. 6. Zugang zu den internen Clubseiten über Passwort wird nur gewährt, wenn das Clubmitglied sich zum Datenschutz verpflichtet. 7. Darüber hinaus sind neue Vorstandsmitglieder mit Zugang zu RO.CAS (Präsidenten, Sekretär(e), Admin, Gemeindienst u.a.) auf der einführenden Vorstandssitzung auf den DS zu verpflichten, ggf. schriftlich (Formular) 8. Externe Sekretariate (oder andere, die gegen Entgelt für den Club arbeiten), sind schriftlich zum DS zu verpflichten. 9. Erst wenn mehr als 9 Personen Zugriff zu RO.CAS haben, muss ein Datenschutzer bestimmt werden. B.Kulisch 31

32 RO.CAS Die Software für den rotarischen Amtsträger B.Kulisch 32

33 Projekt RO.CAS 2 - Statusübersicht Q4/2016 Aktueller Projektstatus und -fortschritt Projekt status Projektfortschritt Budgetnutzung Aktueller Status und erreichte Ziele Beschreibung Projektstart ist erfolgt Analysen und Planungsarbeiten laufen Die erste Zahlung aus den Jahresgebühren für RO.CAS und RO.WEB wurde geleistet Pflichtenheft und Entwicklungsvertrag sind unterschrieben Dokumentationen sind vollständig übergeben Jira und Confluence sind als Projektierungstools eingerichtet Kopien des RO.CAS und des RO.WEB Servers wurden erstellt Isolierte Entwicklungsumgebung bei EES ist eingerichtet Milestone-Plan Q1/2017 Jan. Feb. Mar. Apr. May Jun. Jul. Aug. Sep. Oct. Nov. Dec. Kommende Milestones Analyse Quellcode RO.CAS Altsystem Analyse SSO Analyse Altsystem Analyse SSO Analyse REST Datenbankmodellierung Analyse REST-Schnittstelle Datenbankmodellierung Risikobetrachtung keine Notwendige Entscheidungen keine Project according to plan Project delayed Project highly critical, mgmt. support required 0% ~25% ~50% ~75% ~100% 0% ~25% ~50% ~75% ~100%

34 Arbeitsgruppe RO.WEB Bernhard Kulisch, DICO

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36 RO.WEB 2 Luft nach oben? kein RO.WEB 2

37 Facebook B.Kulisch 37

38 CD / CI Guidelines B.Kulisch 38

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