Arbeitsgruppe Sekretäre

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1 Arbeitsgruppe Sekretäre Versammlung des Distrikts 1830 mit PETS DICO PP Bernhard Kulisch 21. März 2015 FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Manches unternimmt man nur einmal im Leben. 1

2 FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Sie haben einen Versuch. Und der muss klappen. FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Oder wie viele Amtszeiten als Sekretär schweben Ihnen vor? 2

3 FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH zu Ihrer neuen Funktion als Clubsekretär /-in im Vorstand Ihres Clubs für das rotarische Jahr 2015 / 2016 Jugenddienst Clubmeister Berufsdienst CICO Vize Präsident Int. Dienst Präsident Gemeindienst RYLA Foundation Sekretär TITLE 6 3

4 Agenda Einführung, Begrüßung, V orstellung, Organisatorisches Ziel des Workshops Rolle und Aufgaben des Sekretärs Ressourcen RO.CAS RO.WEB Relaunch RO.WEB 2.0 RDG Online Was ist das? MGV Bestellung Rotary.org - Mitgliederzutritt Q&A; FAQs B.Kulisch 8 4

5 Was macht einen talentierten Sekretär zu einem erfolgreichen Sekretär? Rolle des Sekretärs Die Teilnehmer sollen die Aufgaben des Sekretärs in ihrem Rotary Club kennen und sachgerecht wahrnehmen können. Die Arbeit des Clubsekretärs geht weit über die administrativen Tätigkeiten hinaus. Der Sekretär hat im Vorstand und im Club eine Schlüsselfunktion inne. Er berät und informiert den Präsidenten und die Clubfreunde Er hält die Verbindung zu R.I. und dem Distrikt Er gestaltet die V orhaben und Aktivitäten des Clubs mit Der Sekretär gewährleistet die Funktionsfähigkeit seines Clubs Bei dem Sekretär bündeln sich die Informationen, die den Club betreffen. Informationen aufzunehmen, umzusetzen und weiterzuleiten, ist eine seiner primären Aufgaben. 5

6 Rolle des Sekretärs Der Sekretär achtet auf das satzungs-und verfahrenskonforme Handeln des Clubs. Achtung! Fehlende Kommunikation fördert die Unzufriedenheit im Club bei fehlender Kommunikation brodelt die Gerüchteküche gute Kommunikation ist planbar, erfolgt stetig, zeitnah und unauffällig NUTZEN Sie Ihre Position und schaffen Sie eine gute Stimmung im Club! Erreichbarkeit aller Mitglieder testen aktuelle adressen? Zu V orstandssitzungen wird mit Tagesordnung eingeladen Meetings werden mit Meeting-Vorlagen vorbereitet (Geburtstage werden nicht v ergessen) Rolle des Sekretärs Wichtig sind die Kenntnisse der Grundsätze und Verfahren von R.I. und des Distrikts (Verfahrenshandbuch; Handbuch des Clubsekretärs) der Verfassung und Satzung Ihres Rotary Clubs, sowie der wichtigsten Club-Beschlüsse. Studieren Sie Ihre Clubsatzung Sie werden auch V erfahrensfragen/aufgabenbereiche klären müssen der Aufgaben, die dem Sekretär in Ihrem Club übertragen sind v on RO.CAS und v on rotary.org bzw. Computerkenntnisse.. 6

7 Wo bekommen Sie Hilfe? Distriktsekretär Distriktsekretariat Sabine Hemker Distriktberichterstatter Julia Essich-Föll, RI-Büro Zürich: Stephanie Theobald, Rotary International Witikonerstrass.e 1 5, CH-8032 Zürich Telefon , Telefax Stephanie.Theobald@rotary.org Tagesgeschäft Wochenbericht / Protokoll (verfassen und) v ersenden Termine/ Meetingtermine eingeben und pflegen, zusätzliche Infos geben Meetingunterlagen v orbereiten (Regularien, Referent, Geburtstage, Präsenzliste, Gäste, Termine, Einladungen etc.) Präsenzauswertungen (halbjährlich), Extrapräsenzübersicht (monatlich) erstellen und v erbreiten Einrichten v on V erteiler Gruppen z.b. für Ausschüsse Pflege der Mitgliederdaten Kontakt zum Distrikt (V orbereiten des Gov ernorbesuchs) 7

8 Vor Amtsantritt (März, April, Mai, Juni) Informieren Sie sich durch Studium der Rotary-Literatur z.b. Handbuch des Clubsekretärs Anmeldung im Mitgliederportal v on Rotary International unter Mitgliederzutritt Treffen Sie sich mit dem abtretenden Sekretär zur Übergabe der Aufgaben und Unterlagen Teilnahme an den Sitzungen des neuen Clubv orstandes Unterstützung des zukünftigen Präsidenten bei der Aufstellung von Clubzielen, unter Verwendung der Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs Teilnahme an V orstandssitzungen Juli Ausfüllen des Halbjahresberichtes und Übersendung an das Europa/Afrika Büro des Sekretariats v on RI (Doppel an den Distriktgov ernor) Übernahme aller Clubakten sowie der V erantwortung für das V erfahrenshandbuch (035-DE) v om abtretenden Sekretär Teilnahme an der Clubv ersammlung Mithilfe bei der V orbereitung für den offiziellen Besuch des Distriktgov ernors bzw. sich daraus ergebenden Arbeiten Passwörter erneuern, Rechte überprüfen, Daten anpassen Club , Sekretariatsadresse im Wochenbericht, Adresse von Präsident und Sekretär im Wochenbericht RO.WEB: Kontakt und Impressum aktualisieren RI ( Mitgliederzutritt - Daten überprüfen 8

9 September & Oktober Zusammenarbeit mit dem Präsidenten betreffend Nominierung von Kandidaten für Clubämter im kommenden Jahr An Rotary International das Formular für alle neuen (keine Ehren-) Mitglieder, die im Juli, August und September aufgenommen wurden (Halbjahresbericht über Neuaufnahmen) einsenden. Erhalt des Formulars zur Meldung v on Incoming Präsident und Incoming Sekretär für das official directory von Rotary International Teilnahme am Webinar RO.CAS November Mithilfe am Wahlverfahren für die kommende Jahreshauptversammlung, die bis Ende Dezember abgehalten werden muss V orbereitung eines korrekten Halbjahresberichtes Mitgliederzutritt Online Mitgliederdaten überprüfen und korrigieren Anzahl, Ausgeschieden, Neuzugänge Ersatzweise auch Membership Data Form ausfüllen 9

10 Dezember Vorbereitungsarbeiten für die Jahreshauptversammlung / ggf. Spendenaufforderung per Brief an Mitglieder Zusammenarbeit mit dem Präsidenten und dem V orstand bei der Durchsicht des Tätigkeitsprogramms und der Vorbereitung des halbjährlichen Rechenschaftsberichtes Halbjahresbericht prüfen / korrigieren, bis an RI zurücksenden Alle Personen an RI melden, die bis zum 1. Januar Mitglied sind Januar Formular (Incoming Präsident und Vorstand) nach der Jahresversammlung fristgerecht an Rotary International zurücksenden für das Official Directory Tragen Sie den Incoming Vorstand auch in RO.CAS UND bei RI (Mitgliederzutritt) ein. Incoming V orstand hinweisen auf: Distriktversammlung Distriktkonferenz 10

11 Februar V orbereitung der Datenkorrektur für das MGV Ein Datenausdruck / Stammdatenblatt je Mitglied Korrektur der Daten v on Mitglied (mit Unterschrift) Eingabe korrigierter Daten in RO.CAS ev tl. weiterer Ausdruck Freigabe und Datenübermittlung an den Verlag per Knopfdruck in RO.CAS Hinweis auf Abgabe erhalten Sie im RO.CAS Forum März bis Anfang März Datenkorrektur für das MitGliederVerzeichnis Freigabe und Datenübermittlung an den Verlag per Knopfdruck in RO.CAS Hinweis darauf im Forum Bis Mitte März Bestellung MGV auslösen Über RO.CAS Menü / Administration / V erlag-rdg / Bestellformular Formular ausfüllen, erst SPEICHERN, dann absenden! Lieferung an den Ort Ihres wöchentlichen Meetings V orrat für Neuaufnahmen berücksichtigen bitte bestellen Sie auch Rotaract Verzeichnisse und mind. 3 Rotaract News Danach KEINE Änderung mehr möglich! 11

12 April Anteilmäßige Beiträge einsenden sowie Formular Halbjahresbericht Neuaufnahmen für alle neuen (keine Ehren-) Mitglieder, die im Januar, Februar und März aufgenommen wurden Beginnen Sie, Ihren Nachfolger über die Arbeit eines Sekretärs zu Informieren und arbeiten Sie ihn in Dokumente, Berichte, RO.CAS, RO.WEB ein Vernichten Sie ordnungsgemäß alte Mitgliederverzeichnisse Mai Vorbereitung der Vollmachten für die Delegierten am Jahreskongress von Rotary International. V orbereiten der Amtsübergabe durch den Präsidenten Teilnahme an Distriktkonferenz 12

13 Juni Unterstützung des Präsidenten bei den Vorbereitungen für die letztezusammenkunft des Rotary-Jahres V erfassung Ihres Jahresberichtes Unterstützung des Präsidenten beim Nachtragen der Clubgeschichte Besprechung mit Ihrem Nachfolger. Übergeben Sie ihm die Clubakten und das Clubadmin-Passwort für RO.CAS sowie die Verantwortung für alles Clubeigentum Geben Sie wichtige Unterlagen ins Archiv -Adresse Ihres Clubs: Bitte halten Sie die clubinternen Weiterleitungen der permanenten Clubadressen clubname@rotary.de und stets aktuell über (Nutzer clubname in Kleinbuchstaben, Passwort vom Vorgänger). Rotary Schreiben Sie in die Betreffzeile der immer auch Rotary. Vermeiden Sie, grosse Verteiler offen zu zeigen, indem Sie die Adressen unter bcc (Blindkopie) angeben. 13

14 Was noch? Wochenberichte der Clubs: Wochenberichte werden durch RO.CAS automatisch an den Distrikt weitergeleitet, jedoch ohne Attachements. Schreiben Sie daher wichtige Informationen direkt in den Tex t. Präsenzberichte: Präsenzen werden durch RO.CAS automatisch berechnet. Mitgliederbewegungen und Änderungen der Clubdaten Durch RO.CAS werden neue Mitglieder, Austritte, Adressenänderungen, neues Clublokal, anderer Meetingtag an den Rotary V erlag und RDG weitergeleitet werden. RI Zusätzlich muss die RI Database unter (Mitgliederzutritt) durch den amtierenden Sekretär oder amtierenden Clubpräsidenten online aktualisiert werden. Bitte überprüfen Sie im Business Portal die Mitgliederlisten vor den Stichtagen 1.6. und 1.12., damit richtige Halbjahresrechnungen/abbuchungen erstellt werden. SAR Semi Annual Report

15 Incoming Vorstand Spätestens am 31. Dezember 2012 müssen alle Mitglieder des Incoming Vorstands in RO.CAS eingespeichert werden. Zusätzlich müssen online in die RI Database unter (Mitgliederzutritt) der Incoming Club-Präsident, Club-Sekretär, Executive Secretary und Schatzmeister eingetragen werden. Eine automatische Übertragung kann noch nicht erfolgen. überprüfen Sie deren dort gespeicherte Adressen insbesondere . Bitte veranlassen Sie, dass die entsprechenden Wahlen rechtzeitig stattfinden. SEMDA Mitgliederverzeichnis Das MGV wird aus den von Ihnen in RO.CAS gespeicherten und für das MGV freigegebenen Club-und Mitgliederdaten gedruckt. Prüfen Sie die Vorschau gewissenhaft! Keine Firmenadressen als Clubadresse; pro Mitglied nur 1 adresse. Gemeindienstprojekte: Zur Ermittlung unserer Gemeindienst- und Weltgemeindienst- Leistungen werden die Projekte jetzt in RO.CAS erfasst. Bitte sorgen Sie dafür, dass ihre Gemeindienstprojekte des Jahres bis spätestens 31. Mai eingespeichert sind. 15

16 Sonstiges Zeitungsausschnitte, Bilder, Berichte zur Veröffentlichung Bitte mit jpg-bilddateien an V eröffentlichung auf der Distriktwebseite Zugangsdaten Ihres Clubs zu RO.CAS und Mailadministration: Geben Sie bei Amtswechsel die Zugangsdaten zu RO.CAS und zur Administration der -Clubadressen vertraulich Ihrem Nachfolger. Rotary Clubhomepage: Achten Sie bitte darauf, dass diese Visitenkarte Ihres Clubs immer aktuell ist. Dazu gehören auch Impressum, Kontaktformular und Haftungsausschluss. Informationen und Hilfen zu RO.CAS und RO.WEB finden Sie bei Ressourcen (Ressourcen für Clubamtsträger) (Verantwortlichkeiten der Clubs gegenüber RI) Handbuch für den Sekretär Webinare 16

17 Informationsquellen und Ansprechpartner Online Mein Rotary ) RO.WEB

18 FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Er hatte Houston. Sie haben??? Informationsquellen und Ansprechpartner Ihr erster Ansprechpartner steht vor Ihnen. Am besten gleich speichern: Bernhard Kulisch RC Stuttgart-Solitude 18

19 Informationsquellen und Ansprechpartner Nichts ist informativer als ein Treffen. Distriktkonferenz in Esslingen am 20. Juni 2015 Präsidententreffen in Bilfingen am 7. November 2015 Distriktversammlung mit PETS in Leinfelden am 1 9. März 2016 Distriktkonferenz am 1 1. Juni 2o16 Bitte merken Sie diese Termine vor und vermeiden Sie Kollisionen mit eigenen Clubveranstaltungen. Und sorgen Sie schon heute dafür, dass Ihr Nachfolger am 19. März 2016 dort sitzt, wo Sie jetzt sitzen. FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Noch Fragen vor dem Start? 19

20 FOLIENTITEL Überschrift Stichpunkte Danke und Viel Erfolg! 20