ANLEITUNG Business Konferenzen

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1 ANLEITUNG Business Konferenzen

2 Inhalt 1. Anmelden und Abmelden als Benutzer Navigation Hauptnavigation Sprachnavigation Benutzernavigation Hilfemenü Breadcrumb Navigation Konferenzübersicht Konferenzen mit Termin Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen Vergangene Konferenzen Konferenz buchen Allgemeine Einstellungen Erweiterte Einstellungen Teilnehmer Konferenz beitreten Einwahl in die Konferenz Laufende Konferenz Konferenzsteuerung Teilnehmer hinzufügen Webkonferenzen Moderatoren- & Teilnehmerliste Mein Konto Persönliche Daten ändern Passwort ändern Adressbuch

3 7.1 Kontakt anlegen Kontakte importieren/exportieren Kontakt bearbeiten/löschen Gruppen Hilfe Begriffsaufzählungen Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Anmelden und Abmelden als Benutzer... 3 Abbildung 2: Startseite Konferenz Übersicht... 3 Abbildung 3: Abmelden... 4 Abbildung 4: Hauptnavigation... 5 Abbildung 5: Sprachnavigation... 5 Abbildung 6: Benutzernavigation... 5 Abbildung 7: Hilfemenü... 6 Abbildung 8: Breadcrumb Navigation... 6 Abbildung 9: Konferenzübersicht... 7 Abbildung 10: Konferenzen mit Termin Liste... 8 Abbildung 11: Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen Liste Abbildung 12: Vergangene Konferenzen Liste Abbildung 13: Konferenz buchen Abbildung 14: Konferenz buchen - Allgemeine Einstellungen Abbildung 15: Konferenz buchen - Erweiterte Einstellungen Abbildung 16: Konferenz buchen Teilnehmer Abbildung 17: Teilnehmer aus Adressbuch hinzufügen Abbildung 18: Konferenz beitreten Konferenzraum Abbildung 19: Konferenz beitreten - Einwahloptionen Abbildung 20: Konferenz beitreten - Laufende Konferenz Abbildung 21: Laufende Konferenz - Teilnehmer hinzufügen Abbildung 22: Webkonferenz starten Abbildung 23: Webkonferenzen Datei ausführen (Beispiel Mozilla Firefox) Abbildung 24: Laufende Konferenz Webkonferenzsteuerung Abbildung 25: Popup Applikation Freigabe Abbildung 26: Mein Konto Abbildung 27: Persönliche Informationen editieren Abbildung 28: Passwort ändern Abbildung 29: Adressbuch Abbildung 30: Adressbuch - Kontakt anlegen Abbildung 31: Adressbuch - Kontakte exportieren Abbildung 32: Adressbuch - Kontakte importieren - Eigenschaften zuweisen Abbildung 33: Adressbuch - Kontakte importieren Kontaktauswahl Abbildung 34: Adressbuch Kontaktliste Abbildung 35: Adressbuch - Kontakt bearbeiten Abbildung 36: Adressbuch - Gruppe anlegen Abbildung 37: Hilfemenü

4 1. Anmelden und Abmelden als Benutzer Über die Anmeldemaske können Sie sich am Konferenzsystem als Benutzer anmelden. Hierzu geben Sie Ihren Benutzernamen ( ) und Ihr Passwort ein. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Link Passwort vergessen ein Neues anfordern. Abbildung 1: Anmelden und Abmelden als Benutzer Nach erfolgreicher Anmeldung wird direkt die Konferenzübersicht aufgerufen. Abbildung 2: Startseite Konferenz Übersicht 3

5 Abmelden können Sie sich jederzeit indem Sie die Benutzernavigation (Kapitel 2.3) öffnen und den letzten Menüpunkt Abmelden klicken. Abbildung 3: Abmelden 4

6 2. Navigation 2.1 Hauptnavigation Über die Hauptnavigation gelangen Sie zu den Bereichen Konferenz Übersicht (Kapitel 3), Konferenz buchen (Kapitel 4) und Konferenz beitreten (Kapitel 5). Abbildung 4: Hauptnavigation 2.2 Sprachnavigation Sie können durch Klick auf ein Sprachkürzel die angezeigte Sprache wechseln. EN = Englisch, FR = Französisch, ES = Spanisch Abbildung 5: Sprachnavigation 2.3 Benutzernavigation Das Benutzermenü öffnet die Links Mein Konto (Kapitel 6), Adressbuch (Kapitel 7), Hilfe (Kapitel 8) und Abmelden (Kapitel 1). Abbildung 6: Benutzernavigation 5

7 2.4 Hilfemenü Über die Schaltfläche Hilfe am oberen rechten Rand wird das Hilfemenü aufgeklappt (Kapitel 8). Abbildung 7: Hilfemenü 2.5 Breadcrumb Navigation Die Breadcrumb Navigation (oder auch Brotkrümelnavigation genannt) zeigt Ihnen immer an, wo Sie sich befinden. Klicken Sie zum Beispiel auf Konferenzübersicht, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, um zurück auf die Startseite zu gelangen. Abbildung 8: Breadcrumb Navigation 6

8 3. Konferenzübersicht Unter Konferenzübersicht finden Sie eine tabellarische Übersicht der Konferenzen mit Termin, Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen sowie Vergangene Konferenzen. Falls Sie noch keine Konferenzen angelegt haben, wird Ihnen ein Link zum Buchen einer Konferenz angeboten. Abbildung 9: Konferenzübersicht 7

9 3.1 Konferenzen mit Termin Konferenzen mit Termin sind Konferenzen, die für einen konkreten Termin gebucht wurden. Falls eine zukünftige Konferenz innerhalb der nächsten 5 Tage geplant ist, wird ein Hinweis ausgegeben, wann die nächste Konferenz stattfindet. Findet die Konferenz in den nächsten 30 Minuten statt, wird neben den Minuten ein Link Jetzt beitreten ausgegeben. Abbildung 10: Konferenzen mit Termin Liste Jeder Konferenzeintrag enthält die Informationen Datum, Uhrzeit, Titel, Moderatoren-Code und Teilnehmer-Code. 8

10 Zum Bearbeiten werden die Aktionslinks Details bearbeiten", Konferenz starten, Kopieren, Teilnehmer einladen und Löschen angeboten: Details bearbeiten Alle Konferenzeinstellungen können eingesehen werden. Es gibt zudem die Möglichkeit, die Einstellungen zu editieren. Konferenz starten Die Seite Konferenz beitreten mit der zugehörigen Konferenz wird geöffnet. Kopieren Die Seite Konferenz planen wird geöffnet und das Formular mit den Daten der zu kopierenden Konferenz wird vorausgefüllt. Teilnehmer einladen Die Links Moderator einladen und Teilnehmer einladen werden aufgelistet. Bei Klick öffnet sich Ihr eingestellter Client. Löschen Löscht die zugehörige Konferenz. Bevor die Konferenz gelöscht wird, muss die Aktion in einer Dialogbox mit der Frage Wollen Sie die Konferenz wirklich löschen? und den Möglichkeiten Löschen und Abbrechen bestätigt werden. 9

11 3.2 Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen Für sich wiederholende Meetings können Sie mit Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen einen virtuellen Besprechungsraum buchen, der jederzeit für Sie verfügbar ist. So müssen Sie Ihre Teilnehmer nicht jedes Mal über neue Zugangsdaten informieren, denn diese bleiben immer gleich. Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen enthalten die Informationen Datum, Uhrzeit, Titel, Moderatoren-Code und Teilnehmer-Code. Zum Bearbeiten werden die Aktionslinks Details bearbeiten, Konferenz starten, Kopieren, Teilnehmer einladen und Löschen angeboten. (Siehe Konferenzen mit Termin Kapitel 3.1) Abbildung 11: Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen Liste 10

12 3.3 Vergangene Konferenzen Beendete Konferenzen werden unter Vergangene Konferenzen tabellarisch aufgelistet. Abbildung 12: Vergangene Konferenzen Liste Zum Bearbeiten werden die Aktionslinks Details und Kopieren angeboten: Details Eine weitere Aktionslinkliste mit den Links Teilnehmerliste herunterladen und Sprachaufzeichnung herunterladen erscheint. Sprachaufzeichnung herunterladen wird nur ausgegeben, wenn eine Sprachaufzeichnung vorhanden ist. Kopieren Die Seite Konferenz buchen wird geöffnet und das Formular mit den Daten der zu kopierenden Konferenz wird vorausgefüllt. 11

13 4. Konferenz buchen Unter Konferenz buchen können Sie eine Konferenz mit oder ohne Termin anlegen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben am Ende der Seite über den Button Konferenz anlegen. Mit dem Button Konferenz beitreten können sie der Konferenz nach dem Anlegen umgehend beitreten. Sollten Sie Ihre Eingaben nicht übernehmen wollen, können Sie die Eingabe über den Button Abbrechen abbrechen. Das Anlegen einer Konferenz ist in vier Bereiche unterteilt: 1) Allgemeine Einstellungen 2) Erweiterte Einstellungen 3) Teilnehmer (Nur sichtbar, wenn eine Konferenz mit Termin ausgewählt wurde) 4) Template Abbildung 13: Konferenz buchen In den folgenden Kapiteln sind diese Bereiche genauer beschrieben. 12

14 4.1 Allgemeine Einstellungen Abbildung 14: Konferenz buchen - Allgemeine Einstellungen Geben Sie zunächst an, unter welchem Titel die Konferenz angelegt werden soll. Dann können Sie wählen, ob Sie Ihre Konferenz ohne Termin (Konferenz einmal buchen, jederzeit nutzen) oder zu einem bestimmten Termin mit einer bestimmten Dauer führen möchten (Konferenz mit Termin). 4.2 Erweiterte Einstellungen Abbildung 15: Konferenz buchen - Erweiterte Einstellungen 13

15 Über die Erweiterten Einstellungen können Sie zusätzliche Konferenzparameter auswählen: Sprache Anzahl Teilnehmer Sicherheitscode Kostenstelle Sprachaufzeichnung Teilnehmer stumm schalten Konferenzstart bei Moderatorbeitritt Konferenz ohne Moderator fortführen Anrufoptionen Sie können die Sprache der Einladung und der Ansagen zu der Konferenz wählen. Sie können bestimmen, ob die Konferenz bezüglich einer Anzahl beschränkt werden und wenn ja wie hoch die Anzahl sein soll. Es können maximal 125 Teilnehmer ausgewählt werden. Um den Sicherheitsstandard noch weiter zu erhöhen, haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich einen vierstelligen Sicherheitscode einzugeben oder generieren zu lassen. Unter Kostenstelle sehen Sie die angelegte Kostenstelle Ihres Unternehmens/Bereichs. Die Kostenstelle wird in der Telefonrechnung aufgeführt. Setzen Sie den Haken, wenn Sie Ihre Konferenz automatisch aufzeichnen lassen wollen. Setzen Sie den Haken, wenn Teilnehmer nur zuhören dürfen. Setzen Sie den Haken, wenn die Konferenz erst beginnen soll, wenn der Moderator beitritt. Setzen Sie den Haken, wenn die Konferenz fortgeführt werden soll, wenn alle Moderatoren die Konferenz verlassen haben. Wählen Sie die Art der Benachrichtigung, wenn andere Teilnehmer Ihrer Konferenz beitreten oder diese verlassen. 14

16 4.3 Teilnehmer Abbildung 16: Konferenz buchen Teilnehmer Teilnehmer können nur Konferenzen mit Termin hinzugefügt werden. Bei Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen besteht diese Möglichkeit nicht. Sie können die Kontaktdaten (Name, , Telefonnummer) der Teilnehmer direkt in die entsprechenden Felder eintragen. Geben Sie mindestens drei Zeichen ein, um Kontaktvorschläge aus Ihrem Adressbuch angezeigt zu bekommen. Über den Aktionslink Teilnehmer hinzufügen erscheint eine weitere Zeile, um weitere Teilnehmer hinzufügen zu können. 15

17 Über den Aktionslink Aus Adressbuch können Sie vorhandene Kontakte in die Teilnehmerliste der Konferenz übertragen. Geben Sie mindestens drei Zeichen ein um Kontaktvorschläge aus Ihrem Adressbuch angezeigt zu bekommen. Abbildung 17: Teilnehmer aus Adressbuch hinzufügen Mit der Checkbox Anrufen können Sie wählen, ob der Teilnehmer vom System zu Beginn der Konferenz automatisch angerufen und verbunden werden soll (Dial-Out). Dazu müssen Sie eine Rufnummer des Teilnehmers eintragen. Sollten Sie hier kein Häkchen setzen, kann sich der Teilnehmer eigenständig mit den Zugangsdaten in die Konferenz einwählen. Mit der Checkbox Moderator haben Sie die Möglichkeit in der Teilnehmerliste zu definieren, welcher Teilnehmer Moderator Rechte besitzen soll. 16

18 5. Konferenz beitreten Unter Konferenz Beitreten finden Sie Ihren Konferenzraum. Dort sehen Sie die zugehörigen Konferenzdetails, Moderatoren, Teilnehmer und Einwahloptionen. Wählen Sie sich in den von Ihnen zum Termin gewünschten Konferenzraum ein, indem Sie einfach in der Konferenz Übersicht auf Konferenz starten klicken. Abbildung 18: Konferenz beitreten Konferenzraum 17

19 5.1 Einwahl in die Konferenz Sie haben die Möglichkeit sich in die Konferenz selbst einzuwählen oder sich vom System anrufen zu lassen. Tragen Sie dazu Ihre Telefonnummer in das Eingabefeld Telefonnummer" ein. Wenn Sie diese Telefonnummer regelmäßig für Konferenzen verwenden, können Sie das Häkchen Telefonnummer merken aktivieren. So können Sie mit einem Klick auf den Button Jetzt angerufen werden künftig ohne nochmaliges eintippen der Telefonnummer der Konferenz beitreten. Der "Matching Code" koordiniert Ihre Anmeldung per Telefon und per Webinterface. Beispiel: Sie haben eine Einladungs- erhalten und sich ohne Klick auf die URL zum Konferenzportal direkt in die Konferenz mit Einwahlrufnummer und Zugangscode eingewählt. Nun startet der Moderator eine Webkonferenz und bittet die Teilnehmer auch an der Webkonferenz teilzunehmen. Sie klicken nun auf die URL in der Einladungs- , gelangen auf die "Einwahloptionen" und wählen "Ich bin bereits in der Telefonkonferenz" - hier können Sie (optional) den angezeigten Matching Code eingeben. Durch Eingabe des Matching Codes werden Sie als Teilnehmer authentifiziert. So vermeiden Sie, dass Sie doppelt in der Teilnehmerliste aufgeführt werden. Abbildung 19: Konferenz beitreten - Einwahloptionen 18

20 5.2 Laufende Konferenz Nach erfolgreicher Einwahl sehen sie als Moderator die Konferenzdetails, die Konferenzsteuerung, die Möglichkeit weitere Teilnehmer hinzuzufügen, alle teilnehmenden Personen und die Möglichkeit eine Subkonferenz hinzuzufügen. In den Auflistungen unter Moderator und Teilnehmerliste werden Vorund Nachname angezeigt. Ist ein Vor- und Nachname nicht hinterlegt wird die Telefonnummer des Teilnehmers aufgeführt. Bei unterdrückter Rufnummer wird der jeweilige Teilnehmer mit dem Status Anonym angezeigt. Abbildung 20: Konferenz beitreten - Laufende Konferenz 19

21 5.3 Konferenzsteuerung Der Moderator hat folgende Steuermöglichkeiten: Aufzeichnung starten Bei Klick wird die Aufzeichnung gestartet oder gestoppt, je nachdem ob die Aufzeichnung gerade läuft. Teilnehmer stummschalten Bei Klick werden alle Teilnehmer stummgeschaltet oder die Stummschaltung aufgehoben, je nachdem ob schon alle Teilnehmer stummgeschaltet sind. Konferenzraum schließen Bei Klick wird der Konferenzraum geschlossen oder geöffnet, je nachdem ob der Raum bereits geschlossen ist oder nicht. 5.4 Teilnehmer hinzufügen Tragen Sie in die Felder Telefonnummer (Pflichtfeld), Vorname und Nachname ein. Der Teilnehmer wird angerufen, sobald sie Ihre Eingaben über den Button Teilnehmer anrufen bestätigen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit über den Aktionslink Aus Adressbuch vorhandene Kontakte in die Felder zu übertragen. Wenn Sie mindestens drei Zeichen eingeben, werden Ihnen passende Vorschläge aus Ihrem Adressbuch angezeigt. Abbildung 21: Laufende Konferenz - Teilnehmer hinzufügen 20

22 5.5 Webkonferenzen Sie können jederzeit zu einer laufenden Telefonkonferenz eine Webkonferenz starten. Dazu klicken Sie einfach im Konferenzraums auf den Button Webkonferenz starten. Abbildung 22: Webkonferenz starten Sofort startet ein Download für eine Datei. Diese wird mit einem Klick ausgeführt (abhängig vom Webbrowser). Die Funktion steht Ihnen und Ihren Teilnehmern nach wenigen Augenblicken zur Verfügung. Abbildung 23: Webkonferenzen-Datei ausführen (Beispiel Mozilla Firefox) 21

23 Die Webkonferenzsteuerung heftet sich rechts an Ihren Bildschirm. Mit deren Hilfe haben Sie die Möglichkeit, Ihren Bildschirm für alle sichtbar zu machen. Abbildung 24: Laufende Konferenz Webkonferenzsteuerung Dazu wählen Sie zunächst aus, wessen Bildschirm geteilt werden soll. Unter dem Menüpunkt Bildschirm finden Sie die Liste aller Teilnehmer der Webkonferenz. Ein Popup-Fenster öffnet sich beim gewählten Teilnehmer mit der Frage, welche Applikation freigegeben werden darf. (Abb. 25) Über den Reiter "Monitor" können Sie als Präsentator kontrollieren, was die Teilnehmer der Webkonferenz auf dem Bildschirm sehen können. Abbildung 25: Popup Applikation Freigabe 22

24 Danach können alle Teilnehmer z.b. eine Präsentation über ihre Bildschirme gemeinsam verfolgen. Eine Webkonferenz bietet Ihnen folgende weitere Möglichkeiten: Chatfunktion zum Austausch mit einzelnen oder allen Teilnehmer Dateiablage zum Upload und Download von Meeting-Unterlagen Videofunktion, mit Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon des Endgeräts. Diese Funktion muss vom Teilnehmer aktiviert werden. Lognachrichten, die das Programm automatisch aufzeichnet, welche sie im Anschluss an die Konferenz speichern können. Dieses Sicherheitsprotokoll notiert die wichtigsten Vorgänge während einer Konferenz wie der Beitritt von Teilnehmer, Namensänderungen, welcher Bildschirm geteilt wird, etc. Mit der Zusatzsteuerung am linken oberen Rand aktivieren Sie weitere Funktionen: Stop: Über Stop kann die Sitzung geschlossen werden. Quadrat: Per Klick auf das Quadrat minimieren Sie das Webkonferenz-Panel. Wenn Sie als Moderator die Maus über das Quadrat bewegen, erscheinen weitere Funktionen. Whiteboard-Funktion: Über das Bleistift-Symbol wird die Whiteboard-Funktion in einem neuen Fenster gestartet. Aufnahme: Per Klick auf das Aufnahme-Symbol starten bzw. stoppen Sie die Aufzeichnung einer Konferenz. Verbindungstest: Über das Werkzeug-Symbol starten Sie einen Bandbreitentest in einem neuen Fenster. Hier können Sie die Internet-Verbindung der einzelnen Teilnehmer anzeigen lassen. Farbskala: Hier können Sie die Bildübertragungsqualität einstellen. Wenn Sie als Teilnehmer die Maus über das Quadrat bewegen, erscheinen andere Funktionen Lupe: Über das Lupen-Symbol wechseln Sie den Zoom-Modus, mit dem Sie das übertragene Bild vergrößern können. 23

25 5.6 Moderatoren- & Teilnehmerliste Das Steuern der Moderatoren und Teilnehmer ist über folgende Icons möglich, welche sich hinter dem Zahnrad-Icon eines jeden Teilnehmers verbergen: Nutzer stummschalten - Das Icon hat 3 Zustände: 1) Stummgeschaltet (Icon mit durchgestrichenem Mikrofon) 2) Nutzer spricht gerade und nicht stummgeschaltet (Mikrofonicon ausgefüllt und magenta) 3) Nutzer inaktiv und nicht stummgeschaltet (Mikrofonicon nicht ausgefüllt) Bei Klick auf das Icon wird der Nutzer stummgeschaltet, bzw. die Stummschaltung aufgehoben, falls der Nutzer schon stummgeschaltet ist. Nutzer parken Bei Klick wird der Nutzer geparkt, bzw. das Parken aufgehoben, wenn dieser schon geparkt ist. Nutzer entfernen Bei Klick wird der Nutzer aus der Konferenz entfernt. Zustände Konferenzportal- und Webkonferenz-Beitritt Anzeige, dass ein Nutzer noch nicht im Konferenzportal beigetreten ist. Anzeige, dass ein Nutzer dem Konferenzportal beigetreten ist. Anzeige, dass ein Nutzer der Webkonferenz beigetreten ist, aber noch keine Bildschirmpräsentation aktiv ist. Anzeige, dass ein Nutzer der Webkonferenz beigetreten ist und derzeit seinen Bildschirm präsentiert. 24

26 6. Mein Konto Im Bereich Mein Konto können Sie Ihre Account Informationen verwalten. Dazu gehören die Zugangsdaten, die Persönlichen Informationen, die Adresse sowie Ihre Telefonnummern. Abbildung 26: Mein Konto 25

27 6.1 Persönliche Daten ändern Im Bereich Persönliche Daten haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Informationen, Ihre Firma, Ihre Privatadresse sowie Ihre Private Kontaktdaten zu ändern. Im Bereich Persönliche Einstellungen ändern Sie die Sprache und Zeitzone Ihres Accounts. Über Checkboxen können Sie VCalender-Option und Geplante Konferenzen automatisch aktualisieren aktivieren. Felder, die nicht leer gelassen werden dürfen, sind mit einem Sternchen (*) markiert. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über den Button Änderung speichern. Sollten Sie Ihre Änderung nicht übernehmen wollen, können Sie die Eingabe über den Button Abbrechen abbrechen. Abbildung 27: Persönliche Informationen editieren 26

28 6.2 Passwort ändern Über den Button Passwort ändern im Bereich der Zugangsdaten können Sie ein neues Passwort vergeben. Bei Klick öffnet sich ein Formular mit drei Eingabefeldern, in die Sie Ihr aktuelles sowie Ihr neues Passwort eingeben können. Bestätigen Sie anschließend mit Passwort speichern. Abbildung 28: Passwort ändern 27

29 7. Adressbuch Im Adressbuch können Sie Ihre eigenen Kontakte anlegen, um einen schnellen und komfortablen Zugriff auf diese beim Anlegen neuer Konferenzen zu haben. In der Übersicht werden bestehende Kontakte angezeigt. Sind keine Kontakte vorhanden, haben Sie die Möglichkeit über den Button Neuen Kontakt anlegen einen neuen Kontakt anzulegen. Zusätzlich können sie Gruppen anlegen. Abbildung 29: Adressbuch 28

30 7.1 Kontakt anlegen Klicken sie den Butten Neuen Kontakt anlegen zum Anlegen eines neuen Kontaktes. Es öffnet sich ein Formular in dem Sie Vorname, Nachname, , Land, Telefonnummer und Mobilnummer eintragen können. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über den Button Kontakt speichern. Sollten Sie Ihre Eingaben nicht übernehmen wollen, können Sie die Eingabe über den Button Abbrechen abbrechen. Abbildung 30: Adressbuch - Kontakt anlegen 7.2 Kontakte importieren/exportieren Die in Ihrem Adressbuch vorhandenen Kontakte können als CSV-Datei (Excel) über den Button Kontakte exportieren exportiert oder den Button Kontakte importieren importiert werden. Für das Exportieren des Adressbuches können Sie sich die generierte CSV-Datei direkt anzeigen lassen und lokal bei Ihnen abspeichern. Abbildung 31: Adressbuch - Kontakte exportieren 29

31 Für das Importieren eines Adressbuches können Sie eine eigene CSV-Datei zur Verfügung stellen. Achten Sie hierbei auf das korrekte Format. Nachdem die CSV-Datei importiert wurde, können Sie Ihre Spaltennamen an vorgegebene Eigenschaften zuweisen. Mindestens eine Eigenschaft aus Vorname, Nachname und muss zugewiesen werden, um die Vorschau anzeigen zu können. Abbildung 32: Adressbuch - Kontakte importieren - Eigenschaften zuweisen Die Vorschau listet Ihre Kontakte auf. Angezeigt werden nur Nachname, Vorname und . Über Checkboxen ganz rechts können sie einzelne Kontakte auswählen. Darüber finden Sie Links um alle Kontakte auszuwählen und um Ihre Auswahl wieder aufzuheben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den Button Kontakte importieren. Sollten Sie Ihre Eingabe nicht übernehmen wollen, können Sie die Eingabe über den Button Abbrechen abbrechen. Abbildung 33: Adressbuch - Kontakte importieren Kontaktauswahl 30

32 7.3 Kontakt bearbeiten/löschen Die bestehenden Kontakte werden in der Kontaktliste des Adressbuchs angezeigt. Über die Aktionslinks am Ende einer Zeile können Sie den Kontakt Bearbeiten oder den Kontakt Löschen. Abbildung 34: Adressbuch Kontaktliste Über den Aktionslink Bearbeiten öffnet sich das Bearbeitungsformular, um die Kontaktdaten eines Kontaktes bearbeiten zu können. Zusätzlich können Sie einem Kontakt Gruppen (Kapitel 6.4) zuweisen. Abbildung 35: Adressbuch - Kontakt bearbeiten 31

33 7.4 Gruppen Klicken sie den Butten Neue Gruppe anlegen zum Anlegen einer neuen Gruppe. Es öffnet sich ein Formular in dem Sie den Gruppennamen eintragen können. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über den Button Gruppe speichern. Sollten Sie Ihre Eingaben nicht übernehmen wollen, können Sie die Eingabe über den Button Abbrechen abbrechen. Abbildung 36: Adressbuch - Gruppe anlegen Die bestehenden Gruppen werden in der Gruppenliste des Adressbuchs angezeigt. Über die Aktionslinks am Ende einer Zeile können Sie die Gruppe Bearbeiten oder die Gruppe Löschen. 32

34 8. Hilfe Über die Schaltfläche Hilfe am oberen rechten Rand wird das Hilfemenü aufgeklappt. Dort finden Sie den Link zur FAQ/Kontakt, Kontaktnummern, Einwahlrufnummern und Telefontastatur-Befehle. Abbildung 37: Hilfemenü 33

35 9. Begriffsaufzählungen Dial-In Dial-Out Konferenzen mit Termin Konferenzen einmal buchen, jederzeit nutzen Als Moderator richten Sie eine Dial-In Konferenz ein, wenn die Teilnehmer sich zum vereinbarten Zeitpunkt selber mittels Zugangscode in die Konferenz einwählen sollen. Bei der Dial-Out Konferenz werden alle Teilnehmer automatisch angerufen und mit dem Moderator in den virtuellen Konferenzraum geschaltet. Dazu geben Sie vorher an, wer an der Konferenz teilnehmen soll. Fehlende oder nicht erreichbare Teilnehmer werden Ihnen zu Anfang der Konferenz genannt. Konferenzen, die zu einem konkreten Termin gebucht wurden. Für regelmäßige Telefonmeetings, wie z.b. Ihr wöchentlicher Jour fixe, können Sie mit dieser Konferenz-Art einen virtuellen Besprechungsraum buchen, der jederzeit für Sie verfügbar ist. So müssen Sie Ihre Teilnehmer nicht jedes Mal über neue Zugangsdaten informieren, denn diese bleiben immer gleich. Die Abrechnung erfolgt wie bei der Dial-In oder Dial-Out nur nach Nutzung. 34

36 Sie haben noch Fragen? Wenden Sie sich einfach an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne! Telefon: Internet: Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg Bonn