Praxisbeispiel. Projekt/Thema Konsolidierung des Einkaufs. Projektträger/Institution/Firma Landschaftsverband Rheinland

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1 Praxisbeispiel Prjekt/Thema Knslidierung des Einkaufs Prjektträger/Institutin/Firma Landschaftsverband Rheinland Ansprechpartner und Kntakt Landschaftsverband Rheinland, Köln Mnika Höwing, Abteilungsleitung Zentrale Einkaufskrdinatin und Grundsatzangelegenheiten Tel.: 0221 / mnika.hewing@lvr.de Ausgangssituatin Die Knslidierung des Einkaufs beim LVR hat eine zurückliegende Histrie vn ca. 9 Jahren. Im Rahmen der LVR-Prjekte Einkauf und Beschaffungsptimierung in den Jahren 2008/2009 hat sich der LVR auf den Weg gemacht, neue Einkaufsstrukturen einzuführen. Ziel war es hierbei, den Einkauf des LVR rganisatrisch zu straffen und wirtschaftlich zu ptimieren. Entstanden sind Cmpetence Center, welche den strategischen Einkauf als Lead-Buyer wahrnehmen, s dass drt gebündelt umfangreiches fachliches Knw-hw und Kmpetenzen in Vergaberecht und Betriebswirtschaft vrgehalten werden. [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 1

2 Einkaufsstruktur Vrgehensweise Im Jahr 2010 und 2011 wurde der strategische Einkauf des LVR durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) geprüft. Inhalt dieser Prüfung war die Wirtschaftlichkeit und vergaberechtliche Knfrmität des Einkaufs mit der abschließenden Empfehlung, weitere Bündelungen im Beschaffungsbereich zu überprüfen swie mittel- bis langfristig die kmplette Zentralisierung des Einkaufs anzustreben, um eine ptimale Ressurcensteuerung sicherstellen zu können. Auf Basis dieser Prüfung wurde das Prjekt Knslidierung des Einkaufs beim LVR initiiert und im Frühjahr 2014 mit dem Vrschlag, die damaligen Cmpetence-Center (10 technische Cmpetence Center verteilt auf sieben Standrte) zu reduzieren, abgeschlssen. Das Prjekt wurde in der Zeit vn April bis September 2013 durchgeführt. Schwerpunkt der Datenerhebung waren Interviews und Gespräche mit den Verantwrtlichen der Cmpetence Center (CC) des LVR, einigen strategischen Einkäuferinnen und Einkäufern der CC, der Zentralen Einkaufskrdinatin (ZEK) des LVR und der Zentralen Einkaufskrdinatin des LWL. Daneben wurde eine Vielzahl vn Daten aus den Einkaufssystemen des LVR ausgewertet. Für den externen Benchmark wurden Gespräche mit dem BME e. V. (Bundesverband Materialwirtschaft und Einkauf und Lgistik e.v.) und dem Knzerneinkauf der Rheinisch-Westfälischen Elektrizitätswerke AG (RWE) geführt. Alle. g. prjektbegleitenden Gremien und betrffenen Entscheidungsebenen wurden kntinuierlich zeitnah über den aktuellen Stand infrmiert und erhielten in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, vllumfassend Stellung zu nehmen. Im Rahmen des Prjektes wurden drei verschiedene Mdelle auf mögliche Umsetzung und Optimierung der Wirtschaftlichkeit hin überprüft: [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 2

3 Mdell I Mdell II Mdell III Umsetzung und Wirtschaftlichkeit Nach vielfachen Abstimmungsgesprächen mit allen Beteiligten wurde die Knslidierung mit Mdell III Zug um Zug umgesetzt. Als ein Teil des Knslidierungsprjektes befindet sich ein weiteres Optimierungsergebnis in Frm der Zentralisierung der Stammdatenerfassung als eine mögliche Przesskstenreduzierung in weiteren Abstimmungen. Die Umsetzung dieses Ergebnisses ist zu einem späteren Zeitpunkt geplant. Das Prjekt ergab im Ergebnis, dass die Effizienz des Einkaufs durch knslidierte Strukturen weiter gesteigert werden kann, wie auch ein BME-Benchmark hinsichtlich der Przessksten (Einkaufsksten vm Einkaufsvlumen, Einkaufsvlumen je MA im Einkauf) belegte. Eine CCübergreifende Ressurcensteuerung durch die ZEK war durch die dezentrale Organisatin der Warengruppen erheblich erschwert. Die Organisatinsstruktur begünstigte zudem eine vermischte Ausführung vn perativen und strategischen Einkaufsfunktinen. Flgende Handlungsfelder wurden im Prjekt identifiziert: - Bündelungsaktivitäten bei Vergaben - Einkaufsksten zu Einkaufsvlumen (zu hch) - Einkaufsvlumen je Mitarbeiter (einige CC mit 1-2 MA und/der 2-3 Mi. zu klein) - Steuerung des Persnaleinsatzes - Prüfung einer knsequenten Trennung des perativen und des strategischen Einkaufs Vrteile der neuen Struktur sind: Knzentratin aller 10 CC in 3 zentrale CC und ein klinik-gebündeltes CC dadurch räumliche und persnelle Nähe vllständige Trennung zwischen perativem und strategischem Einkauf eher möglich dadurch Knzentratin auf strategische Aufgaben begünstigt dadurch Reduzierung des Persnals möglich Rtatin nach Krruptinsbekämpfungsgesetz möglich Spezialwissen bleibt an den Standrten erhalten ptimierte Steuerung der Ressurcen Kperatinsvlumen bleibt erhalten Optimierung der vergaberechtlichen Qualifikatinen langfristig sichergestellt GPA Empfehlungen werden hinreichend erfüllt [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 3

4 Im Rahmen einer Nutzwertanalyse (NWA nach Zangemeister und Bechmann) wurden zu allen drei Mdellen Bewertungsschemas erstellt, die jeweils nach aufsteigenden und absinkenden Bewertungskriterien aufgeteilt wurden. Mit der Umsetzung des Mdells III ist u.a. die Knzentratin der strategischen Einkaufsbereiche auf fünf CC verbunden. Daraus leiten sich flgende Auswirkungen ab: I. Bündelung der Verantwrtlichkeiten und Reduzierung des Aufwandes Die strategischen Aufgaben und das Persnal werden in fünf CC knzentriert. Die Reduzierung der Ansprechpartner auf fünf Verantwrtliche bewirkt eine deutlich verbesserte Ressurcensteuerung. Die Steuerung durch die ZEK ist wesentlich einfacher, die Trennung vn strategischem und perativem Einkauf ist leichter möglich und führt zu einer deutlichen Reduzierung des zu steuernden Persnals. II. Einsparung vn Persnal Bei Umsetzung des Mdells wurden kurz- bis mittelfristig Persnalksten eingespart. III. Mnetäre Einsparungen In Summe sind Einsparungen in Höhe vn ca p.a. möglich. Der Anteil der Einsparung im Persnalkstenbereich beträgt ca pr Jahr. Die Umrganisatin mit allen im Prjekt ermittelten Optimierungsmöglichkeiten wurde durch Vrlage in den Verwaltungsvrstand eingebracht und abschließend drt entschieden. Abschließend wurde die neue Struktur des Einkaufs im LVR mittels einer hausinternen Rundverfügung verbindlich umgesetzt. Mit dem Ziel der wirtschaftlichen und rechtssicheren Beschaffung vn Waren und Dienstleistungen hat der Landschaftsverband Rheinland (LVR) nunmehr seine strategische Einkaufstätigkeit mit einem Einkaufsvlumen vn ca. 160 Millinen /Jahr unter Steuerung durch die Zentrale Einkaufskrdinatin (ZEK) im Rahmen eines Lead-Buyer-Knzepts in fünf fachlich ausgerichteten Cmpetence Centern (CC) rganisiert. Diese bündeln und standardisieren die strategisch relevanten Bedarfe und führen die entsprechenden Vergabeverfahren für den gesamten LVR durch. In zahlreichen Prjekten arbeitet der LVR darüber hinaus in Einkaufskperatinen mit Mitgliedskörperschaften des LVR (z.b. den Städten Köln und Leverkusen) der weiteren öffentlichen Auftraggebern (u.a. dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe) zusammen. Der perative Einkauf wird in allen Dienststellen und Einrichtungen des LVR eigenverantwrtlich durch die drtigen Einkäuferinnen und Einkäufer wahrgenmmen. Ergänzt wird diese Struktur nch um einen Einkaufs- Help-Desk (EHD), der als erste Anlaufstelle für alle vergaberechtlichen und systemtechnischen Fragen swhl den perativen als auch den strategischen Einkäuferinnen und Einkäufer zur Verfügung steht. Der strategische Einkauf im LVR hat grundsätzlich die Aufgabe, ab den definierten Wertgrenzen, i.d.r EUR, die Anfrderungen der Dienststellen und Einrichtungen zu erheben, zu bündeln und in Ausschreibungsverfahren wirtschaftlich zu vergeben. Grundlage aller Vergabeprzesse ist die enge Abstimmung mit den betrffenen Bereichen. Dafür werden vr allen Vergaben und i.d.r. auch während der Laufzeit vn Verträgen [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 4

5 Warengruppenarbeitskreise eingeladen, in denen neben den Vertretungen der Dienststellen und Einrichtungen des LVR auch die Arbeitssicherheit, der Betriebsärztliche Dienst und der Gesamtpersnalrat vertreten sind. Hier werden die Anfrderungen definiert, die die Grundlage des Leistungsverzeichnisses darstellen. Seit 2016 erstellt die Zentrale Einkaufskrdinatin in Zusammenarbeit mit den Cmpetence Centern einen Jahresbericht über die wirtschaftlichen Erflge, vergaberechtlichen Schwerpunkte und rganisatrischen Entwicklungen im Einkauf. Einkaufsstruktur seit Knslidierung bis heute Fazit Vergabeverfahren werden zunehmend kmplexer, Nvellierungen des Vergaberechts bergen zumindest im Rahmen der ersten Einführungsschritte zusätzlichen Aufwand; einzelne Regulierungen stellen teils kaum Vereinfachungen dar. Gleichzeitig erlaubt es die knappe Persnaldecke im öffentlichen Dienst ft nicht bzw. nicht zeitgerecht, alle mit Beschaffungsvrgängen befassten Mitarbeiter flächendeckend im Umgang mit dem Vergaberecht und den hierzu ntwenigen Mitteln (insbesndere im Hinblick auf die e-vergabe) zu schulen. Des Weiteren flgt dazu der immense Druck, den Einkauf im öffentlichen Dienst grundsätzlich, aber auch gerade zu Zeiten knapper Kassen, s wirtschaftlich wie möglich durchzuführen. Angespannte Haushaltslagen und damit verbundene Sparzwänge verlangen nach einem ptimalen Einsatz der zur Verfügung stehenden Ressurcen. Die Einkaufsrganisatin im öffentlichen Dienst leistet einen wichtigen Beitrag zur Haushaltsknslidierung. Gerade als kmmunale Selbstverwaltung hat der LVR eine Verantwrtung swhl für den Menschen im Rheinland als auch für seine Mitgliedskörperschaften. [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 5

6 Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit sind hierbei drei wichtige Säulen. Die Struktur des Einkaufs trägt bei der Przesskstenptimierung hierbei eine wesentliche Rlle. Die Straffung der Zuständigkeiten schafft enrme Einsparungen durch die Bündelung vn vergaberechtlichem Knwhw und Marktkenntnisse an zentralen Stellen (Cmpetence-Centern). Durch die Bündelung vn Bedarfsmengen erzielt man mögliche Einkaufseinsparungen. Diese beiden Gründe allein betrachtet, rechtfertigen bereits die eigenen Einkaufsprzesse kritisch zu hinterfragen und sich im ptimalen Fall einem Benchmarking-Przess zu unterziehen. Weiterführende Links [Ort und Name des Prjektes siehe unter Prjekt ] (aktuelles Datum) 6