Berichtswesen XXL DB Schenker Rail Automotive GmbH. DB Schenker Rail Automotive GmbH Sonja Köttgen Projektleiterin Düsseldorf,

Transkript

1 Berichtswesen XXL DB Schenker Rail Automotive GmbH DB Schenker Rail Automotive GmbH Sonja Köttgen Projektleiterin Düsseldorf,

2 Agenda TM1 bei DB Schenker Rail Automotive GmbH ReportCreator 2

3 Ausgangssituation: Berichtswesen auf Excel-Basis am Rande seiner Kapazitätsgrenzen Quelle Quelle Quelle Quelle Quelle Excel Excel Excel Excel Excel Excel Excel Excel- Berichtsvorlage Excel- Berichtsvorlage Excel- Berichtsvorlage Excel- Berichtsvorlage Excel- Berichtsmappe Probleme Kapazitätsgrenzen von Excel als Datenbank Mehrfacher Änderungsbedarf der selben Berichte mit dem Risiko von Fehlern da die gleichen Berichte in verschiedenen Berichtsmappen als Vorlagen enthalten waren Hoher manueller Aufwand, zeitaufwendig und fehleranfällig Umständliche Handhabung und Fehleranfälligkeit von untereinander verknüpften Excel-Mappen Kompliziertes System, schwierig im Vertretungsfall 3

4 Umstellung auf TM1 mit Olapline Phase 1: Basisprojekt 2012 Abbildung der meisten bestehenden Inhalte und Berichte Dauer 9 Monate Steuerung weitestgehend durch Olapline, Umsetzung fast ausschließlich durch Olapline Phase 2: Erste Erweiterung 2013 Abbildung neuer Inhalte und Berichte Dauer 3½ Monate Deutlich mehr Vorarbeiten durch DBSRA, DBSRA stärker aktiv bei der Umsetzung Phase 3: Zweite Erweiterung 2013 Abbildung weiterer Inhalte und Berichte Geplante Dauer 4½ Monate Vorarbeiten durch den DBSRA laufen bereits 4

5 Umfang des heutigen Berichtswesens mit TM1 Spediton, Agentur Geschäftsbereiche Finanzdaten, Leistungsdaten, Risikomanagement, Forderungsmanagement Beteiligungen Finanzdaten, Leistungsdaten Markt Kfz-Zulassungen Detaillierungsgrad Gesamtfirma Geschäftsbereiche Vertrieb Einzelne Geschäfte Einzelne Relationen / Tarife / Kunden Reports Reports für unterschiedliche Adressaten (Geschäftsleitung, Vertrieb, Führungskräfte) Reports für unterschiedliche Anlässe (Vertriebsberichte, Sitzungsunterlagen) Monatlich 17 Reports ein paar Zahlen Rd. 20 monatlich einzulesende Dateien > 20 Datencubes > 140 Dimensionen 1 Cube mit 16 Dimensionen Reports von 5 bis zu rd. 200 Seiten 5

6 Ausblick Sukzessive Erweiterung der Datenbank und Reports Weitere Inhalte, v.a. Nicht-Finanzdaten Zielzustand: Abbildung aller Bereiche des Unternehmens Erweiterung des Nutzerkreises Vergabe dezidierter Lese-Rechte an Mitarbeiter außerhalb des Controllings Vergabe dezidierter Schreib-Rechte für Mitarbeiter, die Daten zuliefern 6

7 TM1 bei DB Schenker Rail Automotive GmbH ReportCreator 7

8 Leistungsumfang des RC Erzeugen von Excel-Arbeitsmappen aus in TM1 definierten Templates Abfragen & Einspielen der Daten der Geschäftseinheit in das jeweilige Template Nummerieren der Reiter Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses mit Links zu den Reitern Umwandeln von TM-1-Formeln in Wertekopien Schützen der Arbeitsmappe Speichern in definierte Verzeichnisse Importieren von Dateneingaben in Export -Berichtsmappen 8

9 Notwendige Vorarbeiten zur Nutzung des RC (1/2) Anlage der Templates Identischer Aufbau des auszublendenen Bereichs von Spalten / Zeilen für TM1-Bezüge Flexible Verformelung > Nutzbarkeit für verschiedene Geschäftseinheiten, Monate und Jahre Definition von Namen: Geschäftseinheit, TM1 FUNCTIONS, TM1 WRITE/WRITEBACK Definition der Eingabe-Zellen (Aufheben der Sperre) > z.b. für Kommentierung Vergabe der Dateinamen nach System Speichern in einem definierten Template-Verzeichnis Pflege der Templates in einem Dimensionsarbeitsblatt Tipp: Speichern aller Templates in einer Datei, daraus Erzeugen der Einzeltemplates Tipp: Templates im Querformat anlegen > optimal für Präsentationszwecke 9

10 Notwendige Vorarbeiten zur Nutzung des RC (2/2) Definition von Berichtsmappen Vergabe der Mappen-Namen, Pflege in einem Dimensionsarbeitsblatt Festlegung der Seiten-Reihenfolge der Templates in den Mappen Festlegung der Geschäftseinheit je Template in der Mappe Tipp: Excel-Datei statt Pflege im Cube Definition von Verzeichnissen Speicherort Templates Speicherort erzeugte Report- und Export-Berichtsmappen Speicherort einzulesender Import-Berichtsmappen 10

11 Pflege der Mappenzusammenstellung in Excel 11

12 Vorgehensweise bei der Erzeugung eines Reports mit dem RC (1/2) Einstellungen vornehmen (Report oder Export, Berichtsmappe, Jahr, Monat) Makro ablaufen lassen, warten Dauer <1 Minute kleine Mappen mit 15 Reitern, <30Minuten große Mappen mit 200 Reitern Ergebnis: Mappe im xlsb-format Größe <500KB kleine Mappen, <5MB große Mappen Öffnen der Mappe Prüfen auf Fehler Vornahme von (noch) manuellen Abschlussarbeiten Speichern Ggf. drucken als pdf 12

13 Vorgehensweise bei der Erzeugung eines Reports mit dem RC (2/2) Berichtsmappe wählen Berichtsjahr wählen Berichtsmonat wählen Report-Art wählen 13

14 Vorteile des Systems mit Templates und RC Schnelles Erzeugen sogar großer Mappen Reduzierung der Fehleranfälligkeit Zentrale Pflege von (einigen wenigen) Templates Einfaches Zusammenstellen und Ändern von Berichtsmappen Report-Erzeugung auch für Mitarbeiter ohne TM1-Kenntnisse möglich 14

15 Haben Sie noch Fragen? 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 16

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