Dokumenten-Management: Endlich alle Informationen an einem Ort

Transkript

1 WISO Mein Geld: Dokumenten-Management: Endlich alle Informationen an einem Ort Mit WISO Mein Geld verknüpfen Sie Ihre Zahlungsvorgänge, Geldanlagen, Kredite und Vermögensbestandteile mit den dazugehörigen Unterlagen. Ob die Dokumente bereits in elektronischer Form vorliegen oder als gedruckte Verträge, Rechnungen oder Briefe, spielt keine Rolle: Die komfortable Dokumentenverwaltung ist das "Missing Link" zwischen PC und Aktenordner! Die Überwachung der laufenden Bankgeschäfte und die Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden sind bekanntlich kein Selbstzweck: Oft ergibt sich Handlungsbedarf - mal soll eine zweifelhafte Lastschrift überprüft werden, ein andermal ein überflüssiges Zeitungsabo gekündigt oder auch die Versicherungssumme einer Hausratversicherung rung angepasst werden. In all diesen Fällen benötigen Sie Informationen - angefangen bei Namen, Anschriften, Kunden- und Vertragsnummern über Konditionen und Kündigungsfristen bis hin zu den Inhalten von Briefen und Gesprächen aus der Vergandie Finanzsoftware noch so komfortabel sein: Bislang hieß es in solchen Fällen: "Ein Griff - und die Sucherei geht los!" Das liegt nicht nur daran, dass es vielen Menschen schwerfällt, für eine geordnete Papierablage zu sorgen: Selbst wenn alle wichtigen Papierdokumente fein säuberlich in Aktenordnern und Hängemappen einsortiert sind, fehlt immer noch der Zugriff auf all die Daten, die sich in elektronischer Form an unterschiedlichen Stellen auf der Festplatte oder anderen Datenträgern genheit. Da mag befinden. Denken Sie nur an Word-Texte, Excel-Tabellen und PDF-Dokumente Dokumente in den Untiefen der "Eigenen Dateien", die Kontaktdaten aus Ihrer Adressverwaltung, Termine, Aufgaben und Notizen im Terminkalender sowie s und die dazugehörigen Dateianhänge im programm oder -Archiv. Jede einzelne dieser Ablagen mag noch so gut sortiert sein: Es fehlt einfach das einende Band! Und genau dieses Bindeglied stellt Ihnen WISO Mein Geld in Form der genialen Dokumentenverwaltung zur Verfügung: Wie gründlich Sie bei der Verzahnung von Finanzprogramm, Dateien und Papierdokumenten vorgehen, bestimmen Sie selbst. Sie selbst legen fest, welche Informationen Sie hinterle- gen und in welcher Form das geschieht: So füttern Sie Ihre Infozentrale wahlweise mit manuellen Anmerkungen und Kommentaren zum jeweiligen Vorgang, mit elektronischen Dokumenten aller Art - im Volltext mit allen Tabellen, Grafiken etc., mit gescannten Papierdokumenten (bei Bedarf über die eingebaute Scanner-Schnittstelle sogar direkt aus dem Programm heraus!), mit Verknüpfungen zu externen elektronischen Dokumenten (damit sparen Sie Speicherplatz und greifen garantiert auf die aktuellste Dateiversion zu) oder auch mit Hinweisen auf die Fundstellen von Papierdokumenten.

2 Obendrein geben Sie bei Bedarf Schlagworte ein, um über die eingebaute Suchfunktion später gezielt auf bestimmte Dokumente zugreifen zu können. Ab der Version 2009 bietet die Dokumentenverwalzudem die Möglichkeit, Dokumente mit Kennzeichnungen und Erinnerun- tung von WISO Mein Geld gen zu versehen. Auf diese Weise richten Sie sich eine perfekte Wiedervorlage ein. Erster Schritt: Zentrale einrichten Die beste Nachricht gleich vorweg: Ihr zentrales Dokumenten-Management erfordert keinen langen Verwaltungsvorlauf! Sie bestücken Ihr neues Dokumentenarchiv einfach nach und nach mit den gean, die sich an der Sys- wünschten Informationen. Am besten legen Sie vorweg eine Ordnerstruktur tematik Ihres Papierarchivs und / oder der Ihrer Eigenen Dateien orientiert. Über Programmbereiche > Verwaltung > Dokumente rufen Sie die Dokumentenzentrale auf. Standardmäßig hat die Dokumentenverwaltung tung von WISO Mein Geld folgende Einteilung: Gut sortiert: So richten Sie Ihre Informationszentrale ein Per Mausklick auf die Plus- und Minus-Symbole blenden Sie Unterverzeichnisse der vorbereiteten Ordnerstruktur ein und aus. In der Symbolleiste finden Sie unter diesem Symbol die Funktionen Ordner erstellen / umbenennen / löschen mit denen Sie die Struktur im Handumdrehen an Ihre eigenen Vorstellungen anpassen. Der Befehl Ordner > Erstellen sorgt dafür, dass im jeweils markier- ten Ordner ein neues Unterverzeichnis angelegt wird.

3 Zweiter Schritt: Dokumente erfassen Auf hundertprozentige Trennschärfe müssen Sie dabei zum Glück keinen Wert legen: Denn anders als bei Aktenordnern, Hängemappen und klassischen Dateiverzeichnissen auf der Festplatte können Sie beim Dokumentenmanagement mit WISO Mein Geld ein und dasselbe Dokument gleichzeitig in mehreren "Schubladen" einsortieren. Die Prämienrechnung der Hausratversicherung, die von Hause aus in den Ordner "Versicherungen" gehört, kann also auch unter "Steuerbelege" auftauchen - Sie setzen einfach bei allen inhaltlich passenden Ordnern ein Häkchen. Wenn Sie auf der Suche nach einer Unterlage sind, brauchen Sie sich also nicht mehr daran erinnern, wo Sie das Dokument einsor- tiert haben: Sie finden es immer im passenden Kontext wieder! Das Aufnehmen neuer Dokumente und Verknüpfen mit vorhandenen Zahlungs- und Buchungsvor- gängen kann auf ganz unterschiedlichen Wegen vonstattengehen: Variante A: Unter Programmbereiche > Verwaltung > Dokumente per Mausklick auf in der Symbolleiste.. Variante B: : direkt in den meisten Arbeitsbereichen - zum Beispiel in der kompletten Buchungslis- te. Dabei markieren Sie die Buchung, der Sie ein Dokument zuordnen wollen und klicken in der Symbolleiste auf und dann auf Dokument erfassen. Variante C: per Ziehen & Ablegen von Dateien aus dem Windows-Dateiverzeichnis (Arbeitsplatz) in das Register Dokumente..

4 Das finden Sie in der Detailansicht jedes Kontos, Depots, Kontoauszugs und jeder einzelnen Buchung. Angenommen, Sie haben bei der letzten Abbuchung Ihrer Hausratversicherung festgestellt, dass die Versicherungsprämie schon wieder erhöht worden ist und daraufhin den Vertrag gekündigt. Dann ziehen Sie die Word-Datei mit dem Kündigungsschreiben einfach per Maus in das Register Dokumente und lassen sie dort fallen: Unabhängig von der gewählten Variante können Sie zwischen einer reinen Verknüpfung zum Doku- ment oder der echten Einbindung wählen. Bei einer echten Einbindung werden Ihre Dokumente bei der Datensicherung der Software gespei- chert. Die Speicherkapazität beträgt 2 Gigabyte.

5 Dritter Schritt: Dokumente finden Sinn des Dokumenten-Managements ist es, die benötigten Informationen auf einen Blick zu sehen oder sich innerhalb von Sekunden am Bildschirm anzeigen zu lassen. sen. Dazu gibt es das Register Doemente von WISO Mein Geld einblen- den können. Ein Doppelklick auf ein dort hinterlegtes Dokument öffnet automatisch die dazugehörige Anwendung in einem separaten Fenster (z. B. Word oder Acrobat-Reader). In der Dokumentenverwal- kumente,, das Sie sich in der Detailansicht der meisten Listenelemente tung gibt es zudem eine Vorschau-Ansicht mit eingebauter Zoomfunktion. Sofern Sie ein Dokument wider Erwarten nicht auf Anhieb in der Dokumentenablage finden, rufen Sie über das Symbol in der Symbolleiste eine gezielte Indexsuche auf: Nachdem Sie Ihren Suchbegriff eingegeben haben, durchforstet das Programm die automatisch gespeicherten oder von Ihnen manuell eingetragenen Metainformationen. Profitipp: Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Details" blenden Sie alle verfügbaren Datenbankfelder ein, sodass Sie bei sehr großen Dokumentensammlungen noch gezielter nach bestimmten Indie Schaltfläche "Keine Details" verkleinern Sie das Suchfenster halten forschen können. Über wieder.