SAP-R3 Zeitwirtschaft

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1 SAP-R3 Zeitwirtschaft

2 INHALTSVERZEICHNIS EINLEITUNG... 4 ÜBERBLICK... 5 METHODEN... 5 KONTAKTE... 6 THEORIE: BEGRIFFE UND FUNKTIONEN... 7 FUNKTIONSTASTEN IN SAP... 7 NAVIGATION IN SAP... 8 DIE ERSTEN SCHRITTE GRUNDKENNTNISSE LMS LMS LMS EINSTIEG IN PORTAL AUSTRIA Startschirm ANMELDUNG Eingabemaske Anmeldefehler EINSTIEG IN PM-SAP PRAXISBEISPIELE FALL 1: KRANKENSTAND Auswahl Pflegen Maske Personal stammdaten pflegen Anzeige der Personal-stammdaten Eingabe der erforderlichen Daten Was ist, wenn Sie die das Ende der Abwesenheit nicht kennen? Was ist, wenn Sie die Abwesenheitsart nicht kennen? Anzeige aller Stammdaten Aufruf der Maske Abwesenheiten anlegen Maske Abwesenheiten anlegen Daten sichern Datenkollision Wie kann es zu einer Datenkollision kommen? Was müssen Sie jetzt tun? Was tun? Was bedeutet das für unseren Fall? Korrektur des Zeitraums Warnhinweisfenster Zurück zur Maske Personalstamm pflegen Die nächsten Schritte Überblick aufrufen PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 2 von 55

3 Überblick: Liste der Abwesenheiten Markieren der Abwesenheit Maske Abwesenheiten (2001) ändern Maske Personalstammdaten pflegen Maske Abwesenheiten anlegen Zusammenfassung der Historie Vermeiden Sie Beschwerden! FALL 2: SONDERURLAUB SAP Hauptmenü Maske Personalstamm daten pflegen Daten sichern Zusammenfassung der Historie PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 3 von 55

4 Einleitung Liebe Kollen und Kolleginnen, die Bundesbesoldung (BS) mit der Personalverrechnung für Bundesbedienstete und Bundespensionisten ist eine äußerst komplexe, in über 30 Jahren gewachsene Individualentwicklung mit mehr als Lohnkonten und über 50 Schnittstellen. Die Bundesbesoldung ist seit 1972 und das Personalinformationssystem (PIS) seit 1976 bundesweit in Betrieb. Darüberhinaus bestehen diverse Insellösungen. Im Auftrag der Bundesregierung wurde am 30. Jänner 2001 beschlossen, die IT-Unterstützung in der Bundesverwaltung durch eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware (PM-SAP) zu ersetzen. Die Verwendung der Standardsoftware SAP stellt zukünftig die Besoldung der Bundesbediensteten und Bundespensionisten sowie die Versorgung der Politik und des Managements mit Steuerungs-infor mationen sicher. Das neue, zukunftssichere System ermöglicht raschere und bessere Informationen im Personalmanagement und mehr Effizienz in der Verwaltung. Für den Schulbereich bedeutet der Einsatz von pm-sap den Wegfall der Paralleleingaben der Abwesenheiten bei den Lehrern, da nur mehr in UNTIS zu pflegen ist. Das Verwaltungspersonal erfaßt Krankenstände und Sonderurlaube. Auswertungen und Abfragen sind für den für den gesamten Datenbestand an der Dienststelle möglich, es gibt keine Beschränkung mehr in PIS. Die Veränderungen durch pm-sap bewirken, dass Mehrdienstleistungen nur mehr 1x im Monat abgerechnet werden, die Reiseabrechnung wöchentlich. Die Tätigkeit im neuen System ist die Erfassung von Abwesenheiten (Krankenstände und Sonderurlaube). SC Stelzmüller PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 4 von 55

5 Überblick 'Die Schulungsunterlage enthält einen Theorieteil und einen Praxisteil. Im theoretischen Teil wird Ihnen der Zugang zum Portal Austria, die Navigation in SAP R/3, die wichtigsten Symbole in den SAP R/3 Masken sowie die einzelnen Begriffe erklärt. Im praktischen Teil erhalten Sie Fälle aus der Praxis, die dem Ablauf Ihrer zukünftigen Tätigkeit entnommen sind. Methoden Schulungsunterlage Folder KID pm-sap (Kommunikations- und Informations Drehscheibe pm-sap) PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 5 von 55

6 Kontakte Bereich Person Kontakt KundentrainerInnen LSR/SSR Noe Ooe Slbg Stmk Ktn T Vlbg Bgld W Josef Gutlederer Anton Binder Renate Hofmann Andreas Tobisch-Redl Anton Klein Anna-Maria Gruber Klaus Kastl Herbert Eisl Hermine Mösslacher Peter Schmölzer Roland Bader Herbert Beiler Herlinde Waldner Michael Rüdisser Alexandra Leeb Erwin Horvath Bernhard Schuh josef.gutlederer@lsr-noe.gv.at anton.binder@lsr-noe.gv.at renate.hofmann@lsr-ooe.gv.at andreas.tobisch-redl@lsr-ooe.gv.at anton.klein@lsr.salzburg.at anna-maria.gruber@lsr.salzburg.at klaus.kastl@lsr-stmk.gv.at herbert.eisl@lsr-stmk.gv.at hermine.moesslacher@lsr-ktn.gv.at peter.schmoelzer@lsr-ktn.gv.at r.bader@lsr-t.gv.at h.beiler@lsr-t.gv.at herlinde.waldner@lsr-vbg.gv.at michael.ruedisser@lsr-vbg.gv.at alexandra.leeb@lsr-bgld.gv.at erwin.horvath@lsr-bgld.gv.at bernhard.schuh@ssr-wien.gv.at KundentrainerInnen BMBWK-Zentralleitung Alexander Knapp Irmgard Freisling Maria Frings Christine Liener Albert Sommer Karl Westermayer alexander.knapp@ssr-wien.gv.at irmgard.freisling@bmbwk.gv.at maria.frings@bmbwk.gv.at christine.liener@bmbwk.gv.at albert.sommer@bmbwk.gv.at karl.westermayer@bmbwk.gv.at PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 6 von 55

7 Theorie: Begriffe und Funktionen Begriffe PORTAL AUSTRIA ID PAT-ID SignOn PW Maske Symbole Erklärung Webportal mit Zugangskontrolle für den Bund (= PAT) Benutzerkennung zur Indentifikation beim Anmelden im Webportal Ihre Benutzerkennung für das Portal Austria Mit einem Anmeldevorgang Zugriff auf alle PAT-Anwendungen Ihr persönliches Passwort Bildschirmbild = die Ansicht auf Ihrem Bildschirm Symbolbilder zum Anklicken am oberen Bildschirmrand (= Icons) Funktionstasten in SAP Tastenbelegung F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Erklärung Hilfetext Ohne Funktion Zurückspringen auf die vorherige Bildschirmseite Ohne Funktion Neuanlegen eines Infotyps Ändern eines Infotyps Anzeigen eines Infotyps Ohne Funktion Ohne Funktion Ohne Funktion Ohne Funktion Abbrechen der Bearbeitung Datenbearbeitung Erklärung Abgrenzen Anlegen Ändern Kopieren Anzeigen PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 7 von 55

8 Navigation in SAP Symbole Erklärung der Navigationsfunktionen Enter Übergabe der vorgenommenen Eingaben an das System. Keine Sicherung. Übernehmen Übergabe der vorgenommenen Eingaben an das System. Sichern Speicherung der Daten im System. Zurück Einen Schritt zurück. Die Transaktion wird nicht abgebrochen. Beenden Abbrechen der Transaktion. Abbrechen Die Verarbeitung des aktuellen Bildschirms wird abgebrochen. Drucken Für Listen, Reports, Tabellen; nicht für Bildschirm-Drucke. Suchen Sucht nach Texten in Listen, Reports, Tabellen. Erste Seite Springt an den Anfang von Listen, Reports, Tabellen. Vorige Seite Springt eine Seite nach oben. Nächste Seite Springt eine Seite nach unten. Letzte Seite Springt an das Ende von Listen, Reports, Tabellen. Ausführen Eine Transaktion oder Maßnahme bzw. ein Programm oder Report wird gestartet. Vorwärts Springt zum nächsten Infotyp. Rückwärts Springt zum vorigen Infotyp. Überblick Zeigt eine Übersicht an. Enter Übergabe der vorgenommenen Eingaben an das System. Es erfolgt keine Sicherung. Übernehmen Übergabe der vorgenommenen Eingaben an das System. Löschen Sichern Speicherung der Daten im System. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 8 von 55

9 Die ersten Schritte PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 9 von 55

10 Die ersten Schritte Grundkenntnisse Die Bildschirmelemente Übersicht Das SAP-Fenster enthält eine Reihe von Bildschirmelementen: Menüleiste Kommandofeld Systemfunktionsleiste Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste Statusleiste Menüleiste Die hier angezeigten Menüs sind von der jeweiligen Anwendung abhängig, in der Sie gerade arbeiten. Nur die Menüs System und Hilfe sind immer gleich vorhanden. In diesen Menüs werden Ihnen Menüpunkte angeboten, die Sie durch Klicken auswählen. In den pm-sap Kursen wird die Auswahl nach folgendem Muster beschrieben: "Wählen Sie den Menüpunkt System» Status." Kommandofeld Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol, um das Kommandofeld ein- bzw. auszublenden. Durch direkte Eingabe in das Kommandofeld können Sie spezielle Befehle ausführen und Transaktionen starten. Für eine Übersicht über den Befehlsumfang klicken Sie in das Kommandofeld und drücken Sie <F1>. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 10 von 55

11 Systemfunktionsleiste Die Drucktasten der Systemfunktionsleiste sind auf jedem SAP Bildschirmbild vorhanden. Die jeweils zur Verfügung stehenden Tasten erscheinen in hellen Farben, die nicht zur Verfügung stehenden sind "ausgegraut". Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einer Drucktaste verweilen, ohne zu klicken, erscheint ein Textfeld - die Quick-Info - mit der Bedeutung der Drucktaste. Hier sehen Sie auch die Tastaturbelegung der entsprechenden Funktion, z.b. <F3> für Zurück. Beachten Sie den Unterschied zwischen Enter und Sichern in pm-sap! Mit Klicken auf die Drucktaste Enter bestätigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Dieselbe Funktion hat die Taste <Enter> auf der Tastatur. Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern! Sichern (speichern) Sie Ihre Arbeit durch Klicken auf die Taste Sichern. Den gleichen Effekt hat die Tastaturkombination <Strg>+S Die Drucktasten Zurück, Beenden und Abbrechen erfüllen ähnliche Funktionen: Mit Zurück gehen Sie in der Anwendung eine Stufe zurück. Falls dabei Daten verloren gingen, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie die Daten noch sichern können. Mit Beenden beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zur vorigen Ebene zurück. Mit Abbrechen brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Klicken Sie auf Drucken, um die auf dem Bildschirm angezeigten Daten auszudrucken. Klicken Sie auf Suchen, um auf dem aktuellen Bildschirmbild nach bestimmten Daten zu suchen. Klicken Sie auf Weiter suchen, um eine Suche mit gleichen Suchkriterien zu wiederholen oder fort zu setzen. Mit den Blättern- Tasten navigieren Sie innerhalb einer angezeigten Information nach vor PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 11 von 55

12 oder zurück: Klicken Sie auf Erste Seite bzw. Letzte Seite, um rasch zum Beginn bzw. zum Ende zu springen. Mit den Drucktasten Vorige Seite und Nächste Seite blättern Sie jeweils um eine Bildschirmseite. Klicken Sie auf die Drucktaste Neuen Modus erzeugen, um ein weiteres SAP- Fenster (Modus) zu öffnen. Klicken Sie auf die Drucktaste Verknüpfung auf dem Desktop erstellen, um ein Icon (Verknüpfung) auf dem Windows- Desktop zu erstellen (siehe auch Kapitel 3.5 Erstellen einer Verknüpfung auf dem Desktop ). Klicken Sie auf die Drucktaste Hilfe, um die Hilfe zu dem Feld anzuzeigen, in dem Sie den Cursor positioniert haben. Klicken Sie auf die Drucktaste Anpassung des lokalen Layouts, um Einstellungen am SAP- GUI vorzunehmen. Titelleiste Die Titelleiste benennt die Funktion, die Ihnen im jeweiligen Bild zur Verfügung steht. Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste bietet Drucktasten an, die in der aktuellen Anwendung zur Verfügung stehen. Zeigen Sie die Quick- Info an, um die Funktion einzelner Drucktasten zu erfahren. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 12 von 55

13 Statusleiste Auf der linken Seite der Statusleiste befindet sich der Bereich zur Anzeige von Systemmeldungen. Auf der rechten Seite befinden sich drei Statusfelder. Diese können wie das Kommandofeld ein- oder ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu auf das Pfeil- Symbol. Im ersten Statusfeld können das System, der Mandant, die aktuelle Transaktion u.a. angezeigt werden. Klicken Sie auf die kleine Drucktaste am rechten Feldrand, um die Informationen anzuzeigen. Im zweiten Statusfeld sehen Sie den Namen des Servers, mit dem Sie verbunden sind. Im dritten Statusfeld sehen Sie, in welchem Tastaturmodus Sie gerade arbeiten. Klicken Sie auf das Feld, um zwischen Überschreibmodus (OVR) und Einfügemodus (INS) zu wechseln. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 13 von 55

14 Navigation im SAP Easy Access Schritt 1 Falls nicht Ihr persönliches Benutzermenü angezeigt wird, sondern das SAP Standardmenü, rufen Sie zunächst Ihr persönliches Menü auf. Umgekehrt können Sie zum Standardmenü wechseln, wenn Sie Funktionen benötigen, die nicht in Ihr Benutzermenü aufgenommen wurden. Das SAP Standardmenü enthält alle Menüeinträge, die es im System gibt. Klicken Sie auf eine der Drucktasten Benutzermenü bzw. SAP Menü, um zwischen diesen Anzeigen zu wechseln. Klicken&Ziehen Sie den Trennbalken, um das Menü bei Bedarf zu verbreitern. Schritt 2 Klicken Sie auf den Pfeil links neben einem Ordner, um die nächste Menüebene auf zu klappen. Mit einem weiteren Klick klappt das Menü wieder zu. Sie erkennen die ausführbaren Einträge im Menü an ihrem speziellen Symbol. Schritt 3 Um Systemeinstellungen für das SAP Easy Access vorzunehmen, wählen Sie den Menüpunkt Zusätze» Einstellungen. Wenn Sie die Option Technische Namen anzeigen aktivieren, werden die so genannten Transaktionscodes im Menü eingeblendet. Die Bedeutung dieser Transaktionscodes wird im Kapitel 3.3 "Aufrufen und Beenden von Anwendungen" dieses Kurses erklärt. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 14 von 55

15 Persönliche Favoriten anlegen Im SAP Easy Access können Sie ein Menü mit persönlichen Favoriten erstellen. Nehmen Sie dazu in das Menü Favoriten Ihre am häufigsten benötigten pm-sap Anwendungen (Transaktionen), Dateien und Web-Adressen auf. Favoriten anlegen Wählen Sie auf dem Bild SAP Easy Access den Menüpunkt Favoriten» Transaktion einfügen. Geben Sie im Dialogfenster den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein und bestätigen Sie mit <Enter>. Der neue Eintrag erscheint in der Favoritenliste und wird automatisch nach dem Namen der Transaktion benannt. Um Dateien oder Web-Adressen in die Favoriten aufzunehmen, wählen Sie den Menüpunkt Favoriten» Sonstige Objekte einfügen. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie Web Adresse oder Datei. Sie gelangen in ein weiteres Dialogfenster. Geben Sie in das Feld Text eine beliebige Bezeichnung für den neuen Favoriten ein. In das Feld Web- Adresse o. Datei geben Sie eine Web- Adresse oder einen Dateipfad ein. Ein gültiger Dateipfad lautet z.b.: C:\Daten\info.doc. Bestätigen Sie mit <Enter>. Ordner anlegen Wählen Sie den Menüpunkt Favoriten» Ordner einfügen. Geben Sie statt des Vorschlags Neuer Ordner einen beliebigen Namen ein. Bestätigen Sie mit <Enter>. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 15 von 55

16 Favoriten und Ordner verschieben Markieren Sie den Favoriten oder Ordner. Klicken Sie auf die Drucktaste Favoriten nach unten verschieben oder Favoriten nach oben verschieben. Klicken&Ziehen Sie einen Eintrag mit der Maus, um diesen in einen Ordner zu verschieben. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger über dem Zielordner steht. In der Abbildung sehen Sie das Ergebnis. Favoriten und Ordner umbenennen Markieren Sie den Favoriten oder Ordner. Klicken Sie auf die Drucktaste Favoriten ändern. Geben Sie im folgenden Dialogfenster im Feld Text einen neuen Namen ein. Bestätigen Sie mit <Enter>. Favoriten und Ordner löschen Markieren Sie den Favoriten oder Ordner. Klicken Sie auf die Drucktaste Favoriten löschen. Wenn Sie einen Eintrag aus Ihrer Favoritenliste entfernen, löschen Sie nicht die entsprechende Datei oder Transaktion, sondern nur den Verweis darauf. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 16 von 55

17 Aufrufen und Beenden von Anwendungen In pm-sap gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen: Sie wählen eine Anwendung im Menü SAP Easy Access aus. Für diese Möglichkeit brauchen Sie sich keinen Transaktionscode zu merken. Sie geben einen so genannten Transaktionscode in das Kommandofeld ein. So starten Sie eine Anwendung direkt, ohne vorher durch das Menü zu navigieren. Aufrufen über das Menü Navigieren Sie im Menü SAP Easy Access oder in Ihren persönlichen Favoriten zu der Anwendung, die Sie ausführen möchten. Doppelklicken Sie auf den Namen der Anwendung, um diese zu starten. Das System schließt dann das Menü und zeigt das Einstiegsbild der gewählten Anwendung an. Aufrufen über den Transaktionscode Der Begriff Transaktion bezeichnet eine Anwendung in pm-sap aus systemtechnischer Sicht. Für jede Anwendung in pm-sap gibt es einen Transaktionscode. Dieser kann aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Zur Anwendung (Transaktion) "Personalstammdaten pflegen" gehört beispielsweise der Transaktionscode "PA30". Geben Sie den Befehl /n und den Transaktionscode der Anwendung in das Kommandofeld ein. Um z.b. die Transaktion PA30 zu starten, geben Sie /npa30 ein und drücken Sie <Enter>. Der Befehl /n beendet die aktuelle Transaktion, bevor die neue Transaktion gestartet wird. Beachten Sie dazu den Hinweis im Punkt "Beenden von Anwendungen". Beenden von Anwendungen Klicken Sie auf die Drucktaste Beenden, um eine Anwendung zu beenden. Falls Sie Daten eingegeben und diese nicht gesichert haben, wird vor dem Verlassen der Anwendung noch eine Sicherheitsabfrage eingeblendet. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 17 von 55

18 Der Befehl /n im Kommandofeld beendet ebenfalls die aktuelle Transaktion. Beachten Sie, dass dabei ungesicherte Änderungen ohne Warnung verloren gehen. Abbrechen von Transaktionen In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Sie eine gestartete Transaktion abbrechen müssen. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn Sie irrtümlich einen Bericht gestartet haben, der eine sehr lange Laufzeit hat. Die Drucktasten Beenden und Abbrechen in der Systemfunktionsleiste sind während der Laufzeit des Berichts nicht auswählbar. Klicken Sie auf das Symbol in der linken oberen Ecke des Fensters. Wählen Sie die Option Transaktion abbrechen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 18 von 55

19 Ein- und Ausgabeelemente am Bildschirm Felder Felder sind die häufigsten Ein- und Ausgabeelemente der grafischen Benutzeroberfläche von pm-sap. "Feld" ist ein Überbegriff für verschiedene Arten von Feldern. Die meisten Felder haben eines gemeinsam: Sie bestehen aus einem Feldnamen, der beschreibt, was das Feld zum Inhalt haben soll (z.b. Personalnummer) und den Felddaten. Felddaten sind einzelne Informationseinheiten, wie zum Beispiel der Vorname oder der Nachname eines Mitarbeiters. Eingabefelder Eingabefelder sind grundsätzlich weiß gefärbt. Das ist ein Zeichen dafür, dass Sie in diese Feldern Daten eingeben bzw. vorhandene Daten ändern können. Sobald Sie den Cursor in einem Eingabefeld positionieren, erscheint dieses in gelber Farbe. Ausgabefelder Den Inhalt von Ausgabefeldern können Sie nicht verändern. Sie dienen lediglich der Anzeige von Informationen. Im Unterschied zu Eingabefeldern werden diese in grauer Farbe dargestellt. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 19 von 55

20 Mussfelder Eingabefelder werden zusätzlich in Kannund Mussfelder unterteilt. Mussfelder sind in den meisten Fällen durch ein Symbol gekennzeichnet (siehe Grafik). In diesen Feldern müssen Sie zwingend Daten erfassen. Sie können die Daten, die Sie auf einem Eingabebild erfasst haben, erst dann sichern, wenn Sie alle Mussfelder gefüllt haben. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie in der Statusleiste eine entsprechende Fehlermeldung. Es kann auch vorkommen, dass nicht gekennzeichnete Felder zwingend eine Eingabe erfordern. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie Daten in ein Kannfeld eingeben, die die Eingabe von Daten in einem weiteren Feld notwendig machen. Sie zumindest in eines von mehreren Eingabefeldern Daten eingeben müssen. Auch in diesen Fällen werden Sie vor dem Sichern durch eine Systemmeldung aufmerksam gemacht, falls Sie noch keine Daten eingegeben haben. Ankreuzfelder Mit Hilfe von Ankreuzfeldern können Sie Elemente auswählen. Wenn mehrere Ankreuzfelder vorhanden sind, können Sie eines, keines, oder auch mehrere Elemente gleichzeitig auswählen. Klicken Sie auf die gewünschten Elemente um diese zu markieren bzw. zu entmarkieren. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 20 von 55

21 Auswahlknöpfe Der Auswahlknopf ist ein Bildelement, mit dem Sie aus einer Liste von Elementen genau eines auswählen können. Auswahlknöpfe treten nie einzeln auf, sondern sind immer zu Auswahlknopfgruppen zusammengefasst. Innerhalb einer Auswahlknopfgruppe ist immer genau ein Element ausgewählt. Klicken Sie auf das gewünschte Element, um dieses zu markieren. Register Register ähneln einem Karteikartensystem und dienen der übersichtlicheren Strukturierung der verfügbaren Optionen in einem Bild. Ein Register besteht aus zwei oder mehr Registerkarten. Jede davon hat einen Registerindex ("Reiter ), der mit einem Registerkartentitel beschriftet ist. Klicken Sie auf einen Registerindex, um die zugehörige Registerkarte anzuzeigen. Bei umfangreichen Registern können nicht alle Reiter gleichzeitig angezeigt werden. Über Blätterpfeile (rechts oben am Register) blättern Sie zu den nicht sichtbaren Registerkarten. Wenn Sie auf die Drucktaste rechts neben den Blätterpfeilen klicken, wird eine Liste mit allen Kartentiteln des Registers angezeigt. Klicken Sie auf einen Titel in der Liste, um die entsprechende Registerkarte auszuwählen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 21 von 55

22 Dateneingabe in Eingabefelder Sie werden in Eingabefelder alphanumerischen Text, Zahlen oder Werte in speziellen Datenformaten (z.b. Datumswerte) eingeben. Die zulässigen Werte richten sich nach dem sachlichen Zusammenhang und dem darauf abgestimmten Datentyp eines Feldes. Bei manchen Feldern werden Sie bei der Eingabe durch Listboxen oder die Wertehilfe unterstützt. Eine detaillierte Erklärung der Wertehilfe erhalten Sie in Kapitel 3.3 "Verwendung der Wertehilfe". Daten eingeben Um Daten in ein Eingabefeld einzugeben, positionieren Sie zunächst den Cursor auf diesem Feld. Die Farbe des Eingabefeldes wechselt dabei von weiß auf gelb. Geben Sie einen Wert über die Tastatur ein oder verwenden Sie die Wertehilfe (siehe Kapitel 3.3). Sie gelangen von einem Eingabefeld in das nächste, indem Sie entweder die Taste <Tab> drücken oder indem Sie mit der Maus auf ein anderes Feld klicken. Mit <Umschalten> + <Tab> wechseln Sie zurück in das vorige Feld. Wenn Sie Ihre Eingaben mit <Enter> bestätigen, werden diese vom System in vielen Fällen auf ihre Zulässigkeit und Plausibilität überprüft. Das System erkennt Eingabefehler wie Eingaben in einem ungültigen Format, unzulässige Werte oder fehlenden Angaben in Mussfeldern. In einem solchen Fall werden Sie durch eine Fehlermeldung in der Statusleiste informiert. Der Cursor wird automatisch in das fehlerhafte Feld gestellt, damit Sie entsprechende Korrekturen vornehmen können. Daten ändern Wenn Sie vorhandene Werte in einem Feld ändern, dann achten Sie auf den eingestellten Tastaturmodus. Es gibt folgende Modi: Einfügemodus Überschreibmodus Im Einfügemodus werden die Zeichen, die rechts vom Cursor stehen, bei der Eingabe nach rechts verschoben. Im Überschreibemodus werden die Zeichen, die rechts vom Cursor stehen, durch neu eingegebene Zeichen überschrieben. Welcher Modus aktiv ist, wird Ihnen im dritten Statusfeld der Statusleiste angezeigt. Das Kennzeichen für den Einfügemodus lautet INS (insert), für den Überschreibmodus OVR (overwrite). Durch Drücken der Taste <Einfg> oder durch Klicken auf das Statusfeld können Sie zwischen den beiden Modi wechseln. Eingabe von Datumswerten Bei der Eingabe von Kalendertagen in ein Eingabefeld können Sie unterschiedliche Eingabeformate verwenden: TT.MM.JJJJ (z.b ) TT.MM.JJ (z.b ) T.MM.JJJJ (z.b ) T.MM.JJ (z.b ) TTMMJJJJ (z.b ) TTMMJJ (z.b ) Unabhängig vom gewählten Eingabeformat werden Datumswerte vom SAP-System immer in das Format TT.MM.JJJJ (z.b ) umgewandelt. Dies erfolgt, sobald Sie Ihre Eingaben mit <Enter> bestätigen. Eingabe von Uhrzeiten PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 22 von 55

23 Vergleichbar mit den Datumswerten sind auch bei der Erfassung von Tageszeiten unterschiedliche Eingabeformate möglich: HH:MM:SS (z.b. 12:30:00) HHMMSS (z.b ) HH:MM (z.b. 12:30) HHMM (z.b. 1230) Unabhängig vom gewählten Eingabeformat werden Zeitangaben vom SAP-System immer in das Format HH:MM:SS (z.b. 12:30:00) umgewandelt. Dies erfolgt, sobald Sie Ihre Eingaben mit <Enter> bestätigen. Listboxen Manche Eingabefelder verfügen über Listboxen, die Sie bei der Dateneingabe unterstützen. In einer sogenannten Dropdown-Liste wird Ihnen ein vordefinierter Satz von Eingabewerten zur Auswahl gestellt, aus dem Sie einen Wert selektieren um das Eingabefeld zu befüllen. Verfügt ein Eingabefeld über eine Listbox, wird dies durch ein Symbol rechts im Feld gekennzeichnet. Klicken Sie auf das Eingabefeld oder auf das Symbol, um die Dropdown-Liste anzuzeigen. Klicken Sie auf den gewünschten Wert, um diesen in das Feld zu übernehmen. Bei einer großen Auswahl von Werten erscheint eine Blätterleiste am Rand der Listbox. Damit können Sie innerhalb der Liste navigieren. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 23 von 55

24 Verwendung der Wertehilfe Mit der Wertehilfe können Sie sich mögliche Eingabewerte für ein bestimmtes Feld in einem Dialogfenster anzeigen lassen. Aus den angezeigten Möglichkeiten können Sie den gewünschten Wert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Es gibt unterschiedliche Typen von Wertehilfen. Je nach Datentyp (z.b. Text, Kalenderdatum) und sachlicher Bedeutung eines Eingabefeldes wird vom System die jeweils passende Wertehilfe angeboten, zum Beispiel: Werteliste Kalenderhilfe (für Kalendertage) Uhrzeithilfe (für Tageszeiten) Struktursuche (für Objekte in einer Aufbauorganisation) Sonderformen (z.b. Sammelsuchhilfen, Freie Suche) Eine Wertehilfe ist nicht bei allen Feldern verfügbar. Wenn es jedoch eine Wertehilfe gibt, ist das meistens ein Hinweis darauf, dass für das jeweilige Feld nur diejenigen Eingabewerte zulässig sind, die auch in der Wertehilfe enthalten sind. Aufruf der Wertehilfe Um zu sehen, ob eine Wertehilfe verfügbar ist, positionieren Sie den Cursor auf dem jeweiligen Eingabefeld. Wird sie unterstützt, erscheint rechts neben dem Feld eine Drucktaste. Klicken Sie auf diese Wertehilfe- Drucktaste, um die Wertehilfe aufzurufen. Die Wertehilfe kann auch durch Drücken der Funktionstaste <F4> aufgerufen werden. Daher wird die Wertehilfe häufig auch als "F4-Hilfe" bezeichnet. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 24 von 55

25 Werteliste Eine Werteliste ist die häufigste Erscheinungsform der Wertehilfe. Sie erhalten eine Liste von Eingabewerten, die für das jeweilige Feld zur Verfügung stehen. Bei einer größeren Anzahl von Einträgen erscheint am rechten Bildrand eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie innerhalb der Liste navigieren können. Im unteren Bildbereich wird Ihnen außerdem angezeigt, wie viele Einträge insgesamt vorhanden sind. Standardmäßig werden maximal 500 Einträge angezeigt. Wenn es viele Einträge gibt, verändern Sie die Selektionsparameter im Bildbereich Einschränkungen. Klicken Sie auf die kleine Pfeil-Taste (siehe Grafik), um diesen Bildbereich einbzw. auszublenden. Sie haben zwei Möglichkeiten: Setzen Sie die maximale Trefferzahl hinauf, damit alle Werte angezeigt werden. Schränken Sie die Treffermenge durch eine Vorauswahl gezielt ein, damit nur die für Sie relevanten Einträge angezeigt werden. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 25 von 55

26 Über den Wert im Feld Maximale Trefferzahl können Sie die Anzahl der angezeigten Einträge steuern. Wenn Sie das Feld leer lassen, ist die Anzahl unbeschränkt. Je nach Eingabefeld können ein oder mehrere Selektionsfelder vorhanden sein. Um die Ergebnismenge gezielt einzuschränken, geben Sie geeignete Selektionskriterien in diese Felder ein. Dabei können Sie auch die Platzhalter * bzw. + verwenden. Während * ganze Teile eines Suchbegriffs ersetzt, ersetzt + nur einzelne Zeichen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf die Drucktaste Suche starten klicken. Sie erhalten eine Liste von Werten, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Die Werte werden standardmäßig anhand des Schlüssels in der ersten Spalte aufsteigend sortiert. Dies wird durch einen kleinen roten Pfeil gekennzeichnet (siehe Grafik). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach der jeweiligen Spalte zu sortieren bzw. um zwischen auf- und absteigender Sortierung zu wechseln. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 26 von 55

27 Um einen Eintrag in das Eingabefeld zu übernehmen, klicken Sie diesen zuerst an um ihn zu markieren. Klicken Sie anschließend auf die Drucktaste Übernehmen. Der gewählte Wert wurde aus der Werteliste in das Eingabefeld übernommen. Wenn Sie nun <Enter> drücken, wird Ihre Eingabe vom System geprüft und die Bildschirmanzeige wird aktualisiert. Falls eine Textbezeichnung zum gewählten Wert vorgesehen ist, wird diese nun ebenfalls angezeigt. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 27 von 55

28 Kalenderhilfe Die Kalenderhilfe steht Ihnen bei allen Eingabefeldern zur Verfügung, die mit Datumswerten gefüllt werden müssen. Sie erhalten eine komprimierte Ansicht des Kalenders, gegliedert nach Jahren/Monaten, Wochennummern und Wochentagen. Die Anzeige des Kalenders orientiert sich immer am aktuellen Datum. Dieses wird innerhalb des Kalenders in Fettschrift und umrandet dargestellt und im oberen Bildbereich in einem eigenen Feld ausgegeben. Innerhalb des Kalenders können Sie mit Hilfe der Blätterleiste navigieren. Um einen Datumswert in das Eingabefeld zu übernehmen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag im Kalender. Struktursuche Die Struktursuche steht Ihnen bei manchen Eingabefeldern zur Verfügung, die mit der Kennung von Objekten in einer Aufbauorganisation gefüllt werden müssen. Es werden alle Objekte des betreffenden Objekttyps gemäß ihrer Zuordnung zur Aufbauorganisation in einem Strukturbaum angezeigt. Klicken Sie bei Bedarf auf die Drucktaste Auffrischen, um die Anzeige aufzufrischen. Dies empfiehlt sich z.b. dann, wenn kurz zuvor neue Objekte angelegt wurden. Expandieren Sie die Struktur bis zum gewünschten Objekt. Klicken Sie dazu auf die kleinen Pfeil- Tasten. Wählen Sie mit Doppelklick das gewünschte Objekt PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 28 von 55

29 aus. Sammelsuchhilfen Suchhilfen dienen dazu, Wertehilfen zu gestalten. Es gibt elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen. Eine elementare Suchhilfe kann z.b. als Werteliste ausgeführt sein. Eine Sammelsuchhilfe fasst mehrere elementare Suchhilfen zusammen, die für ein Feld sinnvoll sind. Der Benutzer kann also zwischen mehreren alternativen Suchpfaden auswählen. Eine wichtige Sammelsuchhilfe ist zum Beispiel die Suchhilfe für Personalnummern. Wenn Sie die Wertehilfe für das Feld Personalnummer aufrufen, stehen Ihnen in einem Register mehrere Suchhilfen zur Verfügung, z.b. Nachname Vorname Organisatorische Zuordnung Klicken Sie auf den entsprechenden Registerindex, um die gewünschte Suchhilfe auszuwählen. Freie Suche Die Sammelsuchhilfe für Personalnummern enthält unter anderem die elementare Suchhilfe Freie Suche. Die Freie Suche ist ein Werkzeug zur Definition komplexer Suchkriterien. Um zu einer anderen elementaren Suchhilfe zurück zu wechseln, klicken Sie auf die Drucktaste Andere Suchhilfe. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 29 von 55

30 Erstellen einer persönlichen Werteliste Wenn Sie für ein Eingabefeld eine Wertehilfe vom Typ Liste der Eingabewerte aufrufen, kann die Anzahl der auswählbaren Einträge mitunter recht umfangreich sein. Um sich die wiederholte Suche der selben Einträge zu ersparen, haben Sie die Möglichkeit sich je Eingabefeld eine persönliche Werteliste zu erstellen. Diese Liste enthält ausschließlich jene Einträge, die Sie zuvor ausgewählt haben. Wie Sie eine persönliche Werteliste erstellen, sehen Sie an Hand des folgenden Beispiels. Schritt 1 Rufen Sie die Wertehilfe für das Eingabefeld auf, für welches Sie eine persönliche Werteliste erstellen wollen. Schritt 2 Suchen Sie nun einen Eintrag, der in Ihrer persönlichen Werteliste enthalten sein soll. Markieren Sie den Eintrag, indem Sie ihn anklicken und klicken Sie anschließend auf die Drucktaste Einfügen in persönliche Liste. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen Einträgen, die in der persönlichen Werteliste verfügbar sein sollen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 30 von 55

31 Schritt 3 Sobald Sie zumindest einen Eintrag in Ihre persönliche Liste übernommen haben, ist die Drucktaste Persönliche Werteliste aktiv. Klicken Sie auf diese Drucktaste, um in Ihre persönliche Werteliste zu gelangen. Schritt 4 Sie befinden sich nun in Ihrer persönlichen Werteliste. Wählen Sie Einträge genau so wie aus der globalen Werteliste aus. Sie können Einträge auch wieder aus der persönlichen Werteliste entfernen. Markieren Sie dazu den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste Löschen aus pers. Werteliste. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 31 von 55

32 Schritt 5 Um von Ihrer persönlichen Werteliste wieder zur Anzeige aller Einträge zu gelangen, klicken Sie auf die Drucktaste Alle Werte anzeigen. Schritt 6 Wenn Sie für das selbe Eingabefeld später wieder die Wertehilfe aufrufen, wird standardmäßig zuerst Ihre persönliche Werteliste angezeigt. Um alle Werte anzuzeigen, müssen Sie wie oben beschrieben vorgehen. Um das Verhalten der Wertehilfe zu ändern, wählen Sie den Menüpunkt Hilfe» Einstellungen. Wählen Sie im Dialogfenster die Registerkarte F4-Hilfe. Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Pers. Werteliste nicht automatisch anzeigen, damit zuerst die globale Liste mit allen Werten angezeigt wird. Um Änderungen an den Einstellungen rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Drucktaste Systemvoreinstellung übernehmen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf die Drucktaste Übernehmen klicken. Diese Einstellungen gelten für alle Wertehilfen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 32 von 55

33 Praxis PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 38 von 55

34 Praxisbeispiele Fall 1: Krankenstand Herr Kastl Klaus meldet sich am 16. August 2005 telefonisch bei der Amtsleitung bzw. bei der Direktion für voraussichtlich bis Freitag krank. Folgende Tätigkeiten sind von Ihnen durchzuführen: Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Auswahl Pflegen Pfadauswahl: Person Personalmanagement Administration Personalstamm Pflegen TIPP Den Menüpunkt Pflegen können Sie jederzeit in das eigene Favoritenverzeichnis schieben. (Übung Verschieben des Favoriten) siehe Grundkenntnisse Seite XX PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 39 von 55

35 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Maske Personal stammdaten pflegen Mit Drücken der Eingabe-Taste gelangen Sie zur Maske Personalstammdaten pflegen. Anzeige der Personalstammdaten 1. Eingabe der Personalnummer 2. Mit Drücken der Eingabe-Taste werden Ihnen unterhalb der Personalnummer alle Personalstammdaten des Mitarbeiters angezeigt. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 40 von 55

36 Eingabe der erforderlichen Daten 1. Eingabe des Informationstyps '2001' 2. Eingabe der Art = Subtyp bzw. Suche Suche aus der Wertehilfetabelle (siehe Grundkenntnisse Seite XX) 3. Eingabe des Zeitraums von bis HINWEIS 1 Was ist, wenn Sie die das Ende der Abwesenheit nicht kennen? Wenn das Ende der Abwesenheit nicht bekannt ist, müssen sie im Feld 'bis' das Datum ' ' eingeben. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 41 von 55

37 4. HINWEIS 2 Was ist, wenn Sie die Abwesenheitsart nicht kennen? Sie rufen den Wertvorrat für die Art Abwesenheit auf. Sie erhalten die Werteliste und wählen in dieser die Abwesenheitsart 0400 aus. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 42 von 55

38 HINWEIS 3 Um nicht alle 108 Einträge zu erhalten, legen Sie sich eine persönliche Liste an. 1. Auswahl der Abwesenheitsarten (persönliche Werteliste) 2. Aufruf der persönlichen Liste mit (Persönliche Warteliste) PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 43 von 55

39 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Anzeige aller Stammdaten Klick auf Enter Als Nächstes rufen Sie die Eingabemaske auf. HINWEIS Man nennt den Bereich unterhalb der Personalnummer auch Header. Aufruf der Maske Abwesenheiten anlegen Klick auf das Symbol Anlegen TIPP Die Eingabemaske können Sie auch mit der Funktionstaste F5 aufrufen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 44 von 55

40 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Maske Abwesenheiten anlegen Im nächsten Schritt kontrollieren Sie, ob die Eingaben stimmen. HINWEIS Im unteren Teil der Maske wird die Dauer der Abwesenheit in Stunden und Tagen angezeigt. Was tun Sie, wenn Sie sich in der Abwesenheitsart geirrt haben? Ganz einfach: Sie gehen mit der Funktionstaste F3 oder mit der grünen Kugel zur vorigen Maske zurück und geben die richtige Abwesenheitsart ein. Daten sichern Sind die Daten richtig, so brauchen Sie nur mehr sichern. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 45 von 55

41 TIPP Sie können auf zweierlei Arten sichern: 1. mit dem Symbol Diskette oder 2. mit der Funktionstaste Strg + S Oje, eine Datenkollision. Was ist zu tun? Datenkollision. ACHTUNG Das System prüft die gespeicherten Abwesenheiten logischerweise kann eine Person zu einem Zeitpunkt immer nur eine Abwesenheitsart gespeichert sein Zeitbindung 1. Wie kann es zu einer Datenkollision kommen? 1. Abwesenheit mit anderer Dauer erfasst 2. Abwesenheit mit offenem Ende In diesem Fall ist das konkrete Ende-Datum der Abwesenheit einzugeben. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 46 von 55

42 TIPP Was müssen Sie jetzt tun? Überlegen Sie, was falsch sein könnte! Der alte oder der neue Zeitraum? Ist der alte Zeitraum falsch, so ist dieser zu korrigieren. Erst dann kann der neue Zeitraum eingegeben werden! Ist der neue Zeitraum falsch, bessern Sie das Datum aus. Was tun? Was bedeutet das für unseren Fall? Es wurde vergessen, einen älteren Krankenstand zu beenden. Daher: Die alte Abwesenheit ist zu korrigieren. Korrigieren Sie eine Abwesenheit, wenn die Dauer falsch erfasst wurde. ACHTUNG Löschen: nur dann löschen, wenn Sie etwas falsch erfasst haben (z.b. falsche Person!). PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 47 von 55

43 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Korrektur des Zeitraums Mit Klick auf Eingabe akzeptieren oder Enter kehren Sie zur Maske Abwesenheiten 2001 anlegen zurück. Zurück zur Maske Abwesenheiten (2001) anlegen Warnhinweisfenster Klicken Sie auf JA In der Maske Abwesenheit (2001) anlegen erkennen Sie am Infofeld links unten, dass nichts eingefügt werden kann, da eine Kollision vorliegt. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 48 von 55

44 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Zurück zur Maske Personalstamm pflegen Die nächsten Schritte 1. Überblick aufrufen 2. kollidierende Abwesenheit aufrufen 3. Abwesenheit korrigieren 4. Daten speichern HINWEIS Um sicherzustellen, dass die kollidierende Abwesenheit angezeigt wird, entfernen Sie das Feld des Subtyp (Art) der Abwesenheit. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 49 von 55

45 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Überblick aufrufen Klick auf Überblick (Berg mit Sonne!!!) Auswahl Überblick: Liste der Abwesenheiten Sie gelangen zur Maske Abwesenheiten (2001) Liste. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 50 von 55

46 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Als Nächstes müssen Sie die kollidierende Abwesenheit markieren und die Abwesenheit ändern! Markieren der Abwesenheit Maske Abwesenheiten (2001) ändern Das Endedatum 15. Juli für den alten Krankenstand wird eingegeben und die Daten gespeichert. 1. Eingabe des richtigen Änderungsdatums 2. Klick auf Sichern, um automatisch in die Maske Stammdaten pflegen zurückzugelangen Als Nächstes kann der neue Krankenstand vom 16. bis 19. August eingegeben werden! TIPP Wenn Sie den Abwesenheitstyp kennen z.b. Krankenstand 0400, dann können Sie diesen sofort in das Feld Art eingeben und müssen nicht die Auswahlhilfe aufrufen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 51 von 55

47 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Maske Personalstammdaten pflegen In der Maske Personalstammdaten pflegen klicken Sie nur mehr auf das Symbol Anlegen, um die Maske Abwesenheiten anlegen zu erhalten. Klick auf Symbol Anlegen öffnet die Maske Abwesenheiten. Maske Abwesenheiten anlegen Mit der Datensicherung werden die Daten gespeichert. Mit Klick auf Sichern kehren Sie zur Maske Personalstammdaten pflegen zurück. Sie haben den Fall erfolgreich mit Hürden angelegt! Zusammenfassung der Historie 1. Meldung eines Krankenstandes von Herrn Kastl. 2. Aufruf der entsprechenden Masken und Eingabe der Abwesenheit. 3. Aufgrund eines noch nicht beendeten zurückliegenden früheren Krankenstandes wurde eine Kollision angezeigt. 4. Da keine neue Abwesenheit eingegeben werden kann, wenn eine vorherige nicht beendet wurde, haben wir das Ende-Datum korrigiert, um die neue Abwesenheit eingeben zu können. 5. Zuletzt haben wir die neue Abwesenheit eingegeben und gespeichert. Ende der Geschichte Krankenstand. ACHTUNG Vermeiden Sie Beschwerden! Vergessen Sie nicht, einen Krankenstand zu beenden, sobald der Mitarbeiter anwesend ist. Der Grund: besoldungsrechtliche Auswirkungen. Die Kürzung der Bezüge erfolgt in SAP automatisch! PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 52 von 55

48 Fall 2: Sonderurlaub Drei Wochen im Voraus hat Herr Klaus Kastl einen Sonderurlaub im Ausmaß von 1 Tag wegen Wohnungsumzugs beantragt. Der Antrag wird für 1. September 2005 genehmigt. Folgende Tätigkeiten sind von Ihnen durchzuführen: 1. Auswahl des IT Auswahl des Subtyps Eingabe des Zeitraums 4. Speichern Titel Erläuterungen/Masken Aktionen SAP Hauptmenü Pfad Auswahl Person Personalmanagement Administration Personalstamm Pflegen HINWEIS Gemäß 3 DVV 1981 darf der Dienststellenleiter Sonderurlaube im Ausmaß bis zu 3 Tagen gewähren. TIPP Den Menüpunkt Pflegen können Sie jederzeit in das eigene Favoritenverzeichnis schieben (Übung Verschieben des Favoriten). Sie können auch den Transaktionscode pa30 oben in das Kommandofeld eingeben und mit Enter bestätigen. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 53 von 55

49 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Maske Personalstamm daten pflegen 1. Klick auf das Feld Personalnummer und Eingabe der jeweiligen Personalnummer 2. Klick auf das Feld Informationstyp und Eingabe Klick auf das Feld Art und Eingabe Im Bereich Zeitraum: Klick auf Feld von und Eingabe Klick auf das Feld bis und Eingabe Klick auf Enter öffnet die Maske Personalstammdaten pflegen Klick auf das Symbol Anlegen öffnet die Maske Abwesenheiten (2001) anlegen HINWEIS Im unteren Teil der Maske wird die Dauer der Abwesenheit in Stunden und Tagen angezeigt. Mit Sabine klären: mit untertägigen SU? Klaus: bisher haben wir ganze Tage erfasst. SAP bietet aber auch stundenweise Abwesenheit bei SU an. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 54 von 55

50 Titel Erläuterungen/Masken Aktionen Daten sichern Klick auf das Symbol Sichern, zurück zur Maske Personalstammdaten pflegen. HINWEIS Bei kollidierenden Daten gehen Sie so vor wie im Beispiel Krankenstand. Zusammenfassung der Historie 1. Herr Kastl hat einen Sonderurlaub für den 1. September beantragt. 2. Der Antrag wurde genehmigt. 3. Die Daten für den 1-tägigen SU wurden eingegeben und gespeichert. PMSAP_Zeitbeauftragte_V0_13_ doc Version 0.11, Stand Seite 55 von 55