LEITFADEN ZUR ELEKTRONSICHEN ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN MIT DEM ELSTER-MODUL

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1 STOTAX GEHALT UND LOHN Stollfuß Medien LEITFADEN ZUR ELEKTRONSICHEN ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN MIT DEM ELSTER-MODUL Stand Kurzübersicht über die lohnsteuerlichen Versandverfahren GEHALT UND LOHN kann Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen per Internet-Datenübertragung versenden und am ELStAM-Verfahren (als Nachfolgeverfahren zur Lohnsteuerkarte) teilnehmen. Die elektronische Kommunikation erfolgt über das mitgelieferte Programmmodul ELSTER, das von der Steuerverwaltung entwickelt wird. Damit GEHALT UND LOHN an den elektronischen Verfahren teilnehmen kann, benötigen Sie ein lohnsteuerliches Verschlüsselungszertifikat, das von der Finanzverwaltung kostenlos ausgestellt wird: 1) Ergänzen Sie zunächst im Arbeitnehmer-Meldemanager (Menü»Auswertungen«) die Angaben zum lohnsteuerlichen Absender und ggf. die Versandeinstellungen. Schalten Sie dann in den Arbeitgeber-Stammdaten den Arbeitgeber für die elektronische LSt-Übermittlung frei. 2) Auf dem Internetauftritt der Finanzverwaltung unter beantragen Sie im ElsterOnline-Portal kostenlos ein Software-Verschlüsselungszertifikat für Ihr Unternehmen (Organisationszertifikat). Gemäß dem dort beschriebenen Verfahren werden Sie nach einigen Tagen einen Brief und eine der Finanzverwaltung erhalten, mit deren Hilfe Sie das Software-Zertifikat aktivieren. Erst danach legen Sie in GEHALT UND LOHN im Arbeitnehmer-Meldemanager unter dem Punkt Versand-Zertifikate einen neuen Zertifikatseintrag an und importieren das Ihnen von der Finanzverwaltung ausgestellte Zertifikat. 3) GEHALT UND LOHN ist nun zum elektronischen Versand von Lohnsteuerdaten bereit. 4) Die Lohnsteueranmeldungen ermitteln Sie über den gleichnamigen Menüpunkt im Menü Auswertungen und versenden sie direkt über die Schaltfläche Internet-Übermittlung. Die Lohnsteuerbescheinigungen und die ELStAM-Arbeitgebermeldungen werden bei den Meldeermittlungsläufen im Arbeitnehmer-Meldemanager mitermittelt, über die Schaltfläche»Datensatz erstellen«in einen Datensatz gepackt und anschließend versendet. 5) Soweit eine Rückmeldung der Finanzverwaltung auf Ihre Übermittlung erfolgt, holt GEHALT UND LOHN beim automatischen Datenabruf diese Rückmeldung beim ersten täglichen Programmstart ab und wertet sie aus. Rückmeldungen gibt es für Lohnsteuerbescheinigungen und für ELStAM-Arbeitgebermeldungen, während die elektronischen Lohnsteueranmeldungen ohne gesondertes Rückmeldeverfahren auskommen. 6) Falls Sie Lohnsteuerbescheinigungen übersendet haben, drucken Sie nun noch die Bescheinigungen zur erfolgten Übermittlung aus, die Sie Ihren Arbeitnehmern aushändigen. Auf den folgenden Seiten finden Sie zu diesen Schritten ausführlichere Informationen.

2 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 2 Inhalt des Leitfadens _BEGINNNOINDEX_ 1. Absender-Angaben im Arbeitnehmer-Meldemanager Arbeitgeber-Stammdaten a) Freischalten des elektronischen Versands b) Angaben zur Lohnsteuer/Finanzamt Lohnsteuerliche Verschlüsselungszertifikate Arbeitnehmer-Stammdaten a) Lohnsteuer b) Vortragswerte/Eigener Betrieb Lohnsteuer-Anmeldungen ELStAM-Übermittlungsverfahren a) Arbeitgeber-Meldungen b) ELStAM-Rückmeldungen c) Start des ELStAM-Verfahrens Lohnsteuer-Bescheinigungen Zusatzinformationen a) Ausfuhrbestimmungen b) Warnung zum Anwendungsgebiet _ENDNOINDEX_ 1. Absender-Angaben im Arbeitnehmer-Meldemanager Die für einen Versand von Lohnsteuerdaten über das Internet notwendigen Grundeinstellungen finden Sie im Arbeitnehmer-Meldemanager auf der Karte»Absender«. Die Angaben in der linken Spalte beziehen sich auf die Sozialversicherung, und in der Mitte der rechten Seite sind die Eingabefelder für die lohnsteuerlichen Internet-Übermittlungsverfahren. Sie hinterlegen hier den Namen und die -Adresse sowie ggf. Beraterangaben des Abrechnenden. Die Informationen werden als Absender-Informationen bei der Übermittlung an die Finanzbehörden benötigt. Falls Sie den Internetzugang über einen Proxy-Server realisiert haben, können Sie auf der Karte der Versand-Einstellungen auf der linken Seite die nötigen Proxy-Eingaben vornehmen. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie einen Proxy-Server verwenden, fragen Sie bitte Ihren Systemadministra-

3 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 3 tor. Wenn Sie keinen Computer-Systemadministrator haben, ist Ihr Internet-Zugang in der Regel nicht über einen Proxy-Server realisiert. 2. Arbeitgeber-Stammdaten a) Freischalten des elektronischen Versands In der Dialogmaske Datenübermittlung der Arbeitgeber-Stammdaten schalten Sie den jeweiligen Arbeitgeber für die lohnsteuerlichen Übermittlungsverfahren frei. Dabei wird automatisch das Freischaltedatum auf den aktuellen Tag gesetzt, so dass evtl. schon früher erzeugte Meldungen nicht versendet werden würden. b) Angaben zur Lohnsteuer/Finanzamt In der Dialogmaske Lohnsteuer/Finanzamt wird zunächst für alle elektronischen Übermittlungswege die Angabe der Steuernummer benötigt. Für die Lohnsteueranmeldungen ist die Angabe des Meldezeitraums notwendig. Wie die Finanzverwaltung in den Arbeitgeber-Hinweisen zur Lohnsteueranmeldung ausführt, ist dies i.d.r. der Monat. Nur bei Kleinstunternehmen kommt die quartalsweise oder jährliche Abgabepflicht in Frage.

4 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 4 Für die Lohnsteuerbescheinigungen wählen Sie in der Zeile Jahres-LSt-Bescheinigungen aus, in welchem Abrechnungsmonat sie ermittelt werden sollen. Sie haben die Wahl zwischen dem Dezember sowie dem Januar und dem Februar des Folgejahres. In dem ausgewählten Monat werden die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen bei einem Melde-Ermittlungslauf im Arbeitnehmer-Meldemanager erzeugt. Bei einem unterjährigen Arbeitnehmer-Austritt wird die Lohnsteuerbescheinigung immer im Austrittsmonat erzeugt, damit für den Arbeitnehmer die Arbeitspapiere möglichst bald vorliegen. Falls noch eine spätere Einmalzahlung erfolgt, wird für diese Zahlung - wie gesetzlich vorgeschrieben - eine eigenständige Lohnsteuerbescheinigung erstellt. Für das ELStAM-Meldeverfahren können Sie ein Datenübernahmedatum angeben. Falls zu diesem Datum eine Arbeitnehmer-Anmeldung abzugeben ist, wird die Anmeldung als Datenübernahme - also unverändertes Beschäftigungsverhältnis, lediglich Wechsel des Steuerberaters bzw. Lohnbüros - gekennzeichnet. 3. Lohnsteuerliche Verschlüsselungszertifikate Für den Versand der Lohnsteuerbescheinigungen und die Teilnahme am ELStAM-Meldeverfahren sowie für den Versand der Lohnsteueranmeldungen seit Januar 2013 benötigen Sie ein Verschlüsselungszertifikat der Finanzbehörden. Ein lohnsteuerliches Software-Verschlüsselungszertifikat erhalten Sie kostenlos auf dem Internetauftritt der Finanzverwaltung unter im ElsterOnline-Portal. Sie können es auf die Steuernummer Ihres Unternehmens (Organisationszertifikat), auf Ihre Steuernummer oder auf Ihre steuerliche Identifikationsnummer ausstellen lassen. Es identifiziert Sie als Absender bei den lohnsteuerlichen Datenübermittlungen und dient somit als digitale Unterschrift. Die Einzelheiten des Beantragungsverfahrens entnehmen Sie dem Internetauftritt der Finanzverwaltung. In der Regel erhalten Sie einige Tage nach der Beantragung einen Brief und eine der Finanzverwaltung, mit deren Hilfe Sie das Software-Zertifikat aktivieren. Die Art des Zertifikats (entweder Organisationszertifikat oder persönliches Zertifikat auf Steuernummer bzw. Steuer-ID) ist nur für das ELStAM-Verfahren relevant. Die Zertifikatsart bestimmt im ELStAM-Verfahren, an welchen Empfänger die monatlichen Änderungslisten für die Arbeitnehmer zurückversendet werden: Wenn beim Anmelden eines Arbeitnehmers ein Organisationszertifikat (für eine Arbeitgeber-, Steuerberater- oder Lohnbüro-Steuernummer) verwendet worden ist, kann die monatliche Änderungsliste jeder Inhaber eines Organisationszertifikat der gleichen Steuernummer abholen. Wenn bei der Arbeitnehmer-Anmeldung stattdessen ein persönliches Zertifikat verwendet worden ist, wird die monatliche Änderungsliste nur an den Inhaber dieses Zertifikats zurückgeschickt werden. Sollte dies ein Arbeitnehmer sein und dieser aus dem Abrechnungsbetrieb ausscheiden, könnte der Abrechnungsbetrieb nach dem Ausscheiden die monatlichen Änderungslisten nicht mehr abholen und müsste die Arbeitnehmer auf einen neuen Zertifikatsinhaber ummelden 1. Im Regelfall empfiehlt sich daher ausschließlich das Beantragen von Organisationszertifikaten auf die Steuernummer des Arbeitgebers bzw. des Steuerberaters oder des Lohnbüros. Es gibt allerdings folgende wichtige Ausnahme: Wenn innerhalb eines Abrechnungsbetriebs mehrere Entgeltabrechnungsprogramme für unterschiedliche Beschäftigtengruppen verwendet werden, also zum Beispiel Vorstand, Angestellte, Arbeiter oder Betriebsrentner mit unterschiedlichen Programmen abgerechnet werden, würde beim Verwenden von Organisationszertifikaten das monatlich zuerst gestartete Programm die Gesamt-Änderungsliste für alle angemeldeten 1 Zur Klarstellung möchten wir darauf hinweisen, dass eine Ummeldung der Arbeitnehmer nur dann notwendig ist, wenn die monatlichen Änderungslisten an einen anderen Zertifikatsinhaber gehen sollen. Wenn ein bestehendes Zertifikat nach den drei Jahren Lebensdauer ausläuft und der Zertifikatsinhaber einfach ein neues Zertifikat beantragt, ist keine Ummeldung notwendig, sondern er erhält selbstverständlich die monatliche Änderungsliste auch bei der Anfrage mit seinem neuen Zertifikat.

5 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 5 Arbeitnehmer abholen und die anderen Programme bekämen sie nicht mehr. In diesem Fall empfiehlt die Finanzverwaltung trotz des oben ausgeführten Problems bei persönlichen Zertifikaten, dass für die Anmeldung der größten Arbeitnehmergruppe ein Organisationszertifikat verwendet werden soll, während die Untergruppen in den weiteren Abrechnungsprogrammen mit einem persönlichen Zertifikat angemeldet werden sollen. Durch diese Aufteilung wird es dann auch getrennte monatliche Änderungslisten geben. Diese Trennung ist auch für große Filialbetriebe notwendig, die bislang für die Hauptverwaltung und die eigenständig abgerechneten Filialen mit einer Steuernummer arbeiten. Erst nach der Aktivierung legen Sie in GEHALT UND LOHN im Arbeitnehmer-Meldemanager unter dem Punkt Versand-Zertifikate einen neuen LSt-Zertifikatseintrag an. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche»Zertifikat anlegen«und füllen sie dann die Dialogmaske für den Import eines neuen Software-Verschlüsselungszertifikats aus. Bei der Authentifizierungsstufe wählen Sie das»software-zertifikat«aus. Anschließend wählen Sie die Zertifikatsdatei aus, die Sie von der Finanzverwaltung erhalten haben. Der Dateipfad sollte möglichst kurz sein und keinerlei Sonderzeichen enthalten. Schließlich können Sie als reine Anzeige-Information noch Angaben zum Eigentümer und der Ablaufzeit des Zertifikats angeben.

6 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 6 Nach dem Klick auf die Schaltfläche»Eintrag speichern«ist das Zertifikat importiert und steht für lohnsteuerliche Datenübermittlungen bereit. 4. Arbeitnehmer-Stammdaten a) Lohnsteuer In den Arbeitnehmer-Stammdaten finden Sie in der Dialogmaske Lohnsteuer die Eingabemöglichkeit für die steuerliche Identifikationsnummer und die etin des Arbeitnehmers. Die steuerliche Identifikationsnummer wird für die Identifizierung des Arbeitnehmers im ELStAM- Verfahren und bei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung benötigt. Die etin kann noch für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung notwendig sein und sollte daher erzeugt werden. Die etin lassen Sie durch das Programm ermitteln, indem Sie auf die Schaltfläche»erzeugen«klicken. Sie wird aus dem Namen und weiteren Daten des Arbeitnehmer gebildet. Beachten Sie dabei, dass sie sich bei einem Namenswechsel (z.b. durch Heirat) ändern würde. Während eines Jahres darf sie daher nicht geändert werden, wenn dadurch Korrekturmeldungen nicht als solche erkannt werden würden: Wenn Sie zwei Lohnsteuerbescheinigungen über den gleichen Zeitraum mit der gleichen etin an das Finanzamt schicken, ersetzt automatisch die zweite Lohnsteuerbescheinigung die erste. Wenn Sie natürlich inzwischen die etin geändert haben, liegen für die Finanzverwaltung zwei Lohnsteuerbescheinigungen für zwei unterschiedliche Arbeitnehmer vor. Über die Auswahlbox Beschäftigungsverhältnis wählen Sie aus, welches Beschäftigungsverhältnis für das ELStAM-Verfahren vorliegt. Für einen regulären Arbeitnehmer mit einem Beschäftigungsverhältnis ist die Hauptbeschäftigung der Regelfall. Die ELStAM-Rückmeldung wird eine der Steuerklassen I bis V enthalten. Eine Nebenbeschäftigung ist ein zweites Beschäftigungsverhältnis, für das im ELStAM-Verfahren die Steuerklasse VI zurückgemeldet werden wird. Falls der Arbeitnehmer über einen Lohnsteuer-Ermäßigungsantrag einen Hinzurechnungsbetrag für die Hauptbeschäftigung und einen Freibetrag für die Nebenbeschäftigung(en) beantragt hatte, kann nun der gewünschte Teil des Freibetrags für diese Nebenbeschäftigung abgerufen werden. Es wird in der ELStAM- Rückmeldung maximal der noch verfügbare Freibetrag zurückgemeldet werden. Für lohnsteuerlich pauschalversteuerte geringfügig Beschäftigte ist die Option ohne ELStAM- Meldeverfahren, da für diese Arbeitnehmer keine Steuerklasse und auch später keine Lohnsteuerbescheinigung benötigt wird. Die ELStAM-Sperre verwenden Sie, wenn für den Arbeitnehmer über einen bestimmten Zeitraum hinweg (Änderungszeitpunkt zu Änderungszeitpunkt) keine ELStAM-Arbeitgebermel-

7 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 7 dungen mehr erzeugt werden sollen. Dies kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn das Finanzamt eine»besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug«ausgestellt hat, weil die ihm übermittelten Meldedaten für den Arbeitnehmer fehlerhaft sind. 2 Der Arbeitgeber hat dann die LStAM gemäß der Besonderen Bescheinigung manuell zu erfassen, und eine ELStAM- Anmeldung würde für den Gültigkeitszeitraum der Besonderen Bescheinigung mit dem Fehler»keine Anmeldeberechtigung«von den Finanzbehördenserver zurückgewiesen werden. Bei einem Wechsel zwischen den Beschäftigungsarten werden Ab- und Anmeldungen im ELStAM-Verfahren erzeugt. Die Ausnahme ist die ELStAM-Sperre, während deren Auswahl unabhängig vom bisherigen ELStAM-Status keine weiteren ELStAM-Arbeitgebermeldungen mehr erzeugt werden, während ELStAM-Rückmeldungen weiterhin empfangen und verarbeitet werden. b) Vortragswerte/Eigener Betrieb Für das ELStAM-Verfahren finden Sie auf Dialogmaske Eigener Betrieb, Reiterkarte Anmeldung zudem die Möglichkeit, für einen einzelnen Arbeitnehmer eine Datenübernahme-Anmeldung zu aktivieren. Die besonderen Datenübernahme-Anmeldungen werden nur dann benötigt, wenn im laufenden ELStAM-Verfahren (also nicht zum 2013er Erstabruf) ein Steuerberater- oder Lohnbürowechsel bei einem unverändert bestehenden Arbeitsverhältnis vorliegt. Die Aktivierung dieser Meldeart für alle Arbeitnehmer eines Arbeitgebers zu einem einheitlichen Übernahmedatum finden Sie in den Arbeitgeberstammdaten unter Lohnsteuer/Finanzamt. 5. Lohnsteuer-Anmeldungen Nachdem Sie die Monatsabrechnungen erstellt haben, können Sie in der Dialogmaske Lohnsteueranmeldung (Menü Auswertungen) die Lohnsteueranmeldung ermitteln, kontrollieren und versenden. Zum Erzeugen der Lohnsteueranmeldung klicken Sie auf der linken Seite auf die Schaltfläche»Lohnsteueranmeldung ermitteln/aktualisieren«. Daraufhin werden die Lohnsteuerbeträge der Abrechnungen addiert und die Lohnsteueranmeldung erstellt. Sie sehen die erstellten Lohnsteueranmeldungen auf der rechten Seite. Durch einen Doppelklick oder über die Schaltfläche Bildschirmansicht können Sie die Anmeldung öffnen, um sie zu kontrol- 2 Die ELStAM-Datenbank der Finanzbehörden beruht sowohl auf den Meldedaten der Gemeinden als auch auf den eigenen Steuerdaten. Die Finanzbehörden dürfen zwar ihre eigenen Daten (z.b. Freibeträge) in der ELStAM-Datenbank direkt ändern, aber fehlerhafte Meldedaten müssen von den Gemeinden neu erfasst und neu übermittelt werden. Das Finanzamt kann dann nur das ELStAM-Verfahren für den Arbeitnehmer komplett sperren und eine»besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug«auf Papier ausstellen. Einzelheiten finden Sie in den BMF-Schreiben zum ELStAM-Abruf.

8 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 8 lieren. (Die Einzelposten der ermittelten Summen können Sie im Übrigen der Auswertung Lohnsteuerabrechnung im Menü Auswertungen entnehmen.) Anschließend können Sie die Lohnsteueranmeldung über die Schaltfläche Internet-Übermittlung versenden. Beim elektronischen Versand wählen Sie nun ggf. aus, mit welchem LSt-Verschlüsselungszertifikat Sie die Übermittlung signieren möchten. Anschließend geben Sie nach Aufforderung ggf. die PIN Ihres lohnsteuerlichen Verschlüsselungszertifikats ein. Im Übermittlungsverfahren der Lohnsteueranmeldungen erhalten Sie direkt beim Versandvorgang die Rückmeldung, ob die Anmeldung vom ELSTER-Server akzeptiert wurde. In der Dialogmaske wird der erfolgreiche Versand mit einem grünen Kreis dokumentiert. 6. ELStAM-Übermittlungsverfahren Über das ELStAM-Verfahren als Nachfolgesystem zu den zuletzt 2010 ausgestellten Lohnsteuerkarten erhalten die Arbeitgeber die für die Abrechnung notwendigen Informationen zu den Lohnsteuer-Abzugsmerkmalen (LStAM) der Arbeitnehmer. Sie erfahren darüber die Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Frei- und Hinzurechnungsbeträge sowie die Kirchensteuerpflicht des Arbeitnehmers und seines Ehepartners in einem elektronischen Abrufverfahren über das Internet. Bitte beachten Sie, dass die folgende Anleitung nur die Programmbedienung von GEHALT UND LOHN erläutern soll und damit nur eine kurze Einführung in das ELStAM-Verfahren darstellt. Ausführliche rechtlich-fachliche Informationen finden Sie in unserem Fachratgeber ABC des Lohnbüros sowie in den BMF-Schreiben zum ELStAM-Verfahren. a) Arbeitgeber-Meldungen Die ELStAM-Meldungen des Arbeitgebers an die Finanzbehörden werden im Arbeitnehmer-Meldemanager zusammen mit den übrigen arbeitnehmerbezogenen Meldungen im Meldeermittlungslauf erzeugt. Sie werden dann ebenfalls in Datensätze gepackt und diese an die bewährten ELSTER-Clearingserver übergeben. Der Ablauf entspricht also den üblichen Meldeverfahren. Die ELStAM-Anmeldungen werden erzeugt, wenn das ELStAM-Verfahren für den Arbeitgeber aktiviert ist und der Arbeitnehmer neu in den Betrieb eintritt, aus einer Abmelde-Fehlzeit zurückkehrt oder (z.b. wegen einer ELStAM-Sperre) bislang einfach noch nicht angemeldet war. Das ELStAM-Verfahren unterscheidet sich hier z.b. von den SV-Meldeverfahren, bei denen auf der Empfängerseite eine taggenaue An- und Abmeldeübersicht (z.b. zur Bestimmung von Rentenversicherungszeiten) aufgebaut wird. Sinn und Zweck der An- und Abmeldungen beim ELStAM-Verfahren ist lediglich zu verhindern, dass für einen Abrechnungsmonat gleichzeitig zwei Hauptbeschäftigungen z.b. mit Steuerklasse I zurückgemeldet werden könnten. Der Fall, dass ein nicht anderweitig beschäftigter Arbeitnehmer zum Monatsersten anfangen sollte, die ELStAM-Anmeldung abgesetzt und die ELStAM-Rückmeldung abgeholt wurde, und sich dann herausstellt, dass der Arbeitnehmer erst zum 10. eintritt, führt im ELStAM-Verfahren nicht zu Neumeldungen, Ummeldungen oder Stornierungen, weil der entscheidende Punkt für ELStAM ist, dass für den 10. bis zum Monatsletzten eine Anmeldung erfolgt war. Stornierungen wie im SV-Meldewesen kennt ELStAM überhaupt nicht, eine unrichtige Anmeldung wird durch Abmeldung auf den gleichen Tag zurückgenommen, die Wirkung einer unrichtigen Abmeldung durch eine Anmeldung am Folgetag wieder neutralisiert. Bei einem Wechsel zwischen Haupt- und Nebenbeschäftigung in einem laufenden Arbeitsverhältnis erfolgt z.b. eine Abmeldung der Hauptbeschäftigung und eine Anmeldung der Nebenbeschäftigung zum Folgetag. Da ELStAM ein monatsbezogenes Meldeverfahren ist, werden in GEHALT UND LOHN die Änderungen innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses (wie Beschäftigungsart oder

9 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 9 Betriebsstättenwechsel) nur zum Monatsersten kontrolliert und ggf. gemeldet. Ein- und Austritte sowie Fehlzeiten mit gleicher Wirkung erfolgen natürlich taggenau. Damit sind taggenaue Wechselmeldungen nur über Personalnummernwechsel realisierbar. Die An- und Abmeldungen im ELStAM-Verfahren können nur nach dem Eintritt des Meldeereignisses gemeldet werden. Das bedeutet insbesondere: ELStAM-Anmeldungen werden erst ab dem Anmeldetag erzeugt. Es ist z.b. nicht möglich, am eine Anmeldung zum 1.2. abzugeben. ELStAM-Abmeldungen werden ebenfalls erst ab dem Abmeldetag erzeugt. Gleichzeitig besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, die Abmeldungen zeitnah nach dem Beschäftigungsende zu versenden. In der Praxis soll die folgende ELStAM-Regel zeitliche Ab- und Anmeldeprobleme verhindern: Wenn für eine nicht abgemeldete Hauptbeschäftigung eine weitere Hauptbeschäftigungs- Anmeldung beim ELStAM-Server eingeht, wird automatisch die zweite Anmeldung zur Hauptbeschäftigung und das bisherige Beschäftigungsverhältnis zur Nebenbeschäftigung. Damit sollten verspätet abmeldende Arbeitgeber die Abrechnung des nachfolgenden Beschäftigungsverhältnisses nicht beeinträchtigen können. Probleme wird es voraussichtlich bei Aushilfen geben, die wöchentlich wechselnde Arbeitgeber haben; dort müssten die Arbeitgeber ggf. wöchentlich bzw. sogar täglich melden und abrechnen. Allgemein besteht die Einschränkung, dass vom 1.1. bis 28/29.2. abgegebene Anmeldungen maximal auf den 1.1. des Vorjahres zurückdatieren können, sowie ab dem 1.3. abgegebene Anmeldungen maximal die monatlichen ELStAM ab 1.1. des Anmeldejahrs abrufen können. Zeiträume, für die keine ELStAM mehr abgerufen werden können, sind i.d.r. mit der Steuerklasse VI abzurechnen. Falls zu einer verspäteten Anmeldung noch ein nicht abmeldender Vorarbeitgeber hinzukommt, können die ELStAM beim neuen Arbeitgeber sogar nur für 6 Wochen vor dem Eingang der Anmeldung abgerufen werden. Es empfiehlt sich also immer, die ELStAM-Anmeldung zeitnah durchzuführen. b) ELStAM-Rückmeldungen Die ELStAM-Rückmeldungen der Finanzbehörden werden beim allgemeinen Abruf der Rückmeldungen abgerufen, den Arbeitnehmern zugeordnet und gespeichert. Falls sie ELStAMs für zeitlich zurückliegende Monate beinhalten, weil zum Beispiel Freibeträge fehlerhaft gemeldet und nun korrigiert wurden, setzt GEHALT UND LOHN automatisch einen Rückrechnungsmerker für den entsprechenden Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der ELStAM-Rückmeldungen: Auf An- und Abmeldungen erfolgen direkte Rückmeldungen, die im Fall der Anmeldung die ELStAM-Daten zum Anmeldedatum enthalten. Zudem gibt es eine monatliche Liste pro Arbeitgeber, die nur für die Arbeitnehmer ELStAMs enthält, bei denen es seit der letzten Monatsliste Änderungen gab. Beide Rückmeldungsarten werden beim Clearingserver-Abruf automatisch abgeholt und ausgewertet. Wenn beim Erstellen einer Arbeitnehmer-Abrechnung eine ELStAM vorliegt, deren Gültigkeit ab dem Abrechnungsmonat beginnt, druckt GEHALT UND LOHN die Infolohnart 879 mit dem Text»Es werden neue ELStAM gültig ab TT.MM.JJJJ verwendet«an. c) Start des ELStAM-Verfahrens Im ELStAM-Startschreiben hat das BMF das gesamte Jahr 2013 zum ELStAM-Einführungsjahr bestimmt. Damit würde auch ein Arbeitgeber, der erstmalig für den Dezember 2013 die ELStAM für seine Arbeitnehmer abruft, seinen rechtlichen Pflichten genügen. Für GEHALT UND LOHN haben wir uns für folgenden Zeitplan entschieden:

10 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 10 Wir beginnen mit interessierten Arbeitgebern bzw. Steuerberatern/Lohnbüros ab dem Januar 2013 mit einem Pilotverfahren. Wir werden dabei mit wenigen Kunden beginnen und den Kreis der Piloten dann kontinuierlich ausweiten. Voraussichtlich ab Mitte 2013 werden wir das ELStAM-Verfahren allgemein freischalten. Wichtig wird voraussichtlich der Punkt III.7. des BMF-Startschreibens werden: Für einen Zeitraum von 6 Monaten nach dem ersten elektronischen Abruf der ELStAMs kann der Arbeitgeber mit Zustimmung des Arbeitnehmers weiterhin mit den bisher nachgewiesenen LSt-Merkmalen abrechnen. Dies wird insbesondere dann relevant werden, wenn die Finanzbehörden für einen Arbeitnehmer fehlerhafte Besteuerungsmerkmale gespeichert haben. Dennoch muss sich der Arbeitnehmer in diesen Fällen natürlich bei den Finanzbehörden um eine Änderung der fehlerhaften ELStAMs kümmern. Es ist zudem zu empfehlen, die Arbeitnehmer über den Start des ELStAM-Verfahrens zu informieren und sie zu bitten, ihre Steuermerkmale auf der ersten Abrechnung nach Verfahrensstart besonders zu prüfen. 7. Lohnsteuer-Bescheinigungen Sowohl die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen als auch die Lohnsteuerbescheinigungen nach dem Austritt eines Arbeitnehmers werden im Arbeitnehmer-Meldemanager bei den Meldeermittlungsläufen miterzeugt. Über die Schaltfläche»Meldungen ermitteln«erzeugen Sie die anstehenden Lohnsteuerbescheinigungen bzw. ermitteln Sie nach Änderungen in den Stammdaten oder Abrechnungen neu. In der Ansicht der vorhandenen Meldungen sehen Sie dann die ermittelten Lohnsteuerbescheinigungen. Falls es bei der Ermittlung bereits fehlerhafte Daten auffallen, erhalten Sie ein Ermittlungsprotokoll mit den Anmerkungen. Korrigieren Sie nun unbedingt die angemerkten Stammdaten und führen Sie einen erneuten Ermittlungslauf durch, bevor Sie mit der Datensatzerstellung fortfahren. In der Ansicht der Lohnsteuerbescheinigungen sehen Sie die ermittelten Lohnsteuerbescheinigungen. Die Symbole links neben den Lohnsteuerbescheinigungen zeigen deren Status an: noch keine Aktion mit der Lohnsteuerbescheinigung durchgeführt Manuell geänderte Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteuerbescheinigung ist versendet, aber das Protokoll noch nicht eingetroffen Lohnsteuerbescheinigung ist versendet und das Protokoll eingelesen: Die Lohnsteuerbescheinigung wurde wegen fehlerhafter Daten nicht von der Finanzverwaltung verarbeitet

11 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE 11 Die Lohnsteuerbescheinigung ist versendet und das Protokoll eingelesen: Alles in Ordnung, sie konnte verarbeitet werden Wenn Sie eine Lohnsteuerbescheinigung markieren und auf die Schaltfläche»Meldungen ermitteln«klicken, erhalten Sie eine zusätzliche Menüoption»Lohnsteuerbescheinigung bearbeiten«. Wenn Sie diese anklicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die einzelnen Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung verändern können. Gehen Sie hierbei mit Sorgfalt vor, da auch die so veränderte Lohnsteuerbescheinigung mit der nächsten Datensatz-Erstellung an die Finanzbehörden gesendet wird. Eine einmal manuell geänderte Lohnsteuerbescheinigung wird bei neuen Ermittlungsläufen nicht mehr automatisch aktualisiert, sondern bleibt mit ihrem Inhalt bestehen. Über die Schaltfläche»Bescheinigung«können Sie sich die Übermittlungsbescheinigung für das elektronische Übermittlungsverfahren ausgeben lassen. Sie sollten die Übermittlungsbescheinigungen erst dann drucken, wenn die Meldungen tatsächlich erfolgreich übermittelt wurden. Verwenden Sie aber die Funktion mit der Bildschirmanzeige schon vorher, um die ermittelten Lohnsteuerbescheinigung vor dem Versenden auf den korrekten Inhalt zu prüfen. Beim Klicken auf die Schaltfläche»Datensatz erstellen«werden die markierte und alle gleichartigen Lohnsteuerbescheinigungen an die Server der Finanzbehörden übermittelt. STOTAX GEHALT UND LOHN bündelt in einen Datensatz immer die offenen Lohnsteuerbescheinigungen des gleichen Arbeitgebers im gleichen Jahr mit dem gleichen Empfänger-Bundesland. Dadurch ist sichergestellt, dass auf jeden Versand-Datensatz eine Rückmeldung der Finanzbehörden erfolgt und die Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-Versandverfahren parallel laufen. GEHALT UND LOHN führt beim Erstellen des Datensatzes nochmals einen Plausibilitätstest durch und weist auf ggf. noch bestehende Unplausibilitäten hin. Diese sollten vor der nächsten Datensatz-Erstellung behoben werden. Wenn der Datensatz erstellt ist, wird das Dialogfenster zum Direktversand angezeigt, über das der gerade erstellte Datensatz sofort versendet werden kann. Alternativ können die unversendeten Datensätze auch immer im Arbeitnehmer-Meldemanager über die Ansicht der offenen Datensätze versendet werden. Die übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen werden anschließend mit dem Wartesymbol gekennzeichnet. Wenn die Lohnsteuerbescheinigungen übermittelt sind, werden die Datenpakete anschließend von den Server der Finanzverwaltung verarbeitet. Beim Verarbeiten werden Verarbeitungsprotokolle für das Rückmeldeverfahren erstellt. Durch das Herunterladen und Auswerten der Rückmeldeprotokolle ergibt sich, ob die übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen akzeptiert oder verworfen wurden. Die Finanzverwaltung sieht vor, dass das Abholen am Tag nach dem Absenden erfolgen kann. Besonders zum Jahresanfang können die Protokolle aufgrund der hohen Belastung auch erst nach einigen Tagen zur Verfügung stehen. Nach dem derzeitigem Stand werden die Protokolle erst nach einem Jahr endgültig von den Finanzamtsservern gelöscht. Die Rückmeldeprotokolle der Finanzverwaltung werden wie die SV-Rückmeldeprotokolle jeweils automatisch beim ersten Programmstart an jedem Arbeitstag abgeholt. Alternativ können Sie im Arbeitnehmer-Meldemanager auf der Karte»Rückmeldungen«manuell abgerufen werden. Dazu muss zu dieser Zeit eine Internet-Verbindung bestehen. GEHALT UND LOHN wertet die Rückmeldeprotokolle direkt nach dem Abholen maschinell aus. Je nach der Antwort werden die Lohnsteuerbescheinigungen entweder mit dem Symbol für eine erfolgreiche Datenübermittlung oder mit dem Symbol für eine nicht akzeptierte Lohnsteuerbescheinigung markiert. Im letzteren Fall sehen Sie im Rückmeldeprotokoll den Grund für das Abweisung der Lohnsteuerbescheinigung, so dass Sie die Daten korrigieren und den Erzeugungslauf wiederholen können, damit die dann neu übermittelte Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer akzeptiert wird.

12 ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG VON LOHNSTEUERDATEN SEITE Zusatzinformationen a) Ausfuhrbestimmungen Bitte beachten Sie, dass das Telemodul kryptographische Sicherheitsfunktionen enthält, aus denen sich Ausfuhrbeschränkungen ergeben können. Die Ausfuhr des Moduls ist grundsätzlich genehmigungsfrei gemäß 5 AWV i.v.m. der Allgemeinen Softwareanmerkung (ASA). Die Ausfuhr in Mitgliedstaaten der Europäischen Union unterliegt gemäß Anhang IV der Verordnung (EG) Nr. 1334/2000 keinen besonderen Beschränkungen. Bestehende Wirtschaftssanktionen sowie Einfuhrbestimmungen der jeweiligen Drittstaaten bezüglich Software mit kryptokraphischer Sicherheitsfunktion sind zu beachten. b) Warnung zum Anwendungsgebiet Das ELSTER-Telemodul ist nicht fehlertolerant und wurde nicht für eine Verwendung in gefahrenträchtiger Umgebung entwickelt oder hergestellt, in der störungsfreier Betrieb erforderlich ist, wie z.b. nukleartechnischen Einrichtungen, Flugzeugnavigations- oder Kommunikationssystemen, in der Flugsicherung, in Maschinen zur direkten Lebenserhaltung oder in Waffensystemen, in denen ein Ausfall der Technologie direkt zu Todesfällen, Personenschäden oder schwerwiegenden Schäden an Sachen oder Umwelt führen würde.