ANLAGE 7 HANDBUCH KOMPETENZVERBUND MITARBEITERJAHRESGESPRÄCHE

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1 ANLAGE 7 HANDBUCH KOMPETENZVERBUND MITARBEITERJAHRESGESPRÄCHE Arbeitsergebnisse des Kompetenzverbundes Mitarbeiterjahresgespräche in einer Blattsammlung zusammengefügt (Präsentationen, Ergebnisprotokolle, Checklisten, Arbeitshilfen etc.) Pflege plus Q - Projekt zur Fachkräftesicherung durch Personalmanagement und -entwicklung im Verbund von kleinen und mittelständischen Pflegeeinrichtungen (KMU)

2 PFLEGE plus Q Impulsvortrag Mitarbeiterjahresgespräche am 7. Oktober 2013 apm Dortmund

3 Agenda Mitarbeitergespräch als Instrument der Personalentwicklung Vorüberlegungen Ziele und Nutzen Merkmale Typen Struktur von Mitarbeitergesprächen

4 Vorüberlegungen Warum Mitarbeitergespräche? Anlässe: andere tun es Verschlechtertes Betriebsklima, Fluktuation, Krankenquote etc. Reaktion auf Mitarbeiterbefragung Neue Führungskräfte fordern es Neue Unternehmensziele sollen erreicht werden Und: gesetzliche Anforderungen erfüllen 82 (2) BetrVG (Beurteilung der Leistungen und Möglichkeit der weiteren beruflichen Entwicklung können vom MA verlangt werden)

5 Ziele und Nutzen Systematisches Beratungs- und Förderungsinstrument der Personalentwicklung Zur Verbesserung des Arbeitsklimas, der internen Kommunikation Zur Verbesserung der Führung und effektiven Zusammenarbeit Zur Klärung gegenseitiger Erwartungen Zur Förderung der Mitarbeiter und ihrer Potentiale Zur Motivation und Stärkung der Eigeninitiative, Leistungs- und Lösungsorientierung Zur Erhöhung der Arbeitszufriedenheit und qualität Zur Fokussierung auf Unternehmens- und Abteilungsziele

6 Merkmale des MAG Vertrauliches Vier-Augen-Gespräch zwischen unmittelbarer Führungskraft und MA Geplant, von beiden vorbereitet und strukturiert Jährlich bzw. halbjährlich Behandlung von Themen wie Arbeitssituation, Zusammenarbeit und berufliche Entwicklung (systematisch nach eigenem Leitfaden) Arbeitsroutine betreffende Themen werden je nach Anlass besprochen MA-Gespräch kein Ersatz!

7 Typen von MAG Fördergespräch/Entwicklungsgespräch Inhalte: Leistungsstärken und -schwächen, Qualifizierung, Kompetenzverbesserung und -erweiterung, Karriereförderung Beurteilungsgespräch Inhalte: Leistungseinschätzung des MA und -beurteilung anhand von festen Kriterien, Selbsteinschätzung und Diskussion über Veränderungsmöglichkeiten und Hilfestellungen

8 Typen von MAG Zielvereinbarungsgespräch (Quartalsgespräche) Inhalte: Abgleich und Vereinbarung über Arbeits- und persönliche smarte Ziele, unterschriebene Zielvereinbarung mit Bewertungs- und Kontrolldaten und Verbindung zu leistungsbezogenen Anreizsystemen

9 Wie und wann anfangen? Mitarbeitergespräche einführen als Prozess Ziel: Mitarbeitern Unternehmensziele kommunizieren und in die Verantwortung zur Erreichung dieser Ziele einbinden

10 Einführungsprozess 1. Strategie-Workshop 2. Rahmenkonzept erstellen (Leitfaden, Checklisten, Formulare) 3. Überprüfung des Leitfadens 4. Training der Führungskräfte (Top-down) 5. Information aller Mitarbeiter (BR, FK, MA) 6. Durchführung der Gespräche 7. Reflektion der Erfahrungen

11 Zielformulierung im WS GF Unternehmensziele AL Abteilungsziele TL Teamziele

12 Individuelle Grundsätze festlegen Zielrichtung Messgrößen und Kriterien der Bewertung Skalierungen der Zielerreichung Berücksichtigen der Zwischenziele/Meilensteine

13 Struktur eines MAG - Vorbereitung - Inhaltliche Vorbereitung Informieren der MA zum Mitarbeitergespräch Bearbeiten des Vorbereitungsbogens Relevante Informationen zum MA Organisatorische Vorbereitung Mit dem MA Termin absprechen Den Vorbereitungsbogen und Einladung an MA aushändigen Den Raum und die Zeit reservieren

14 Struktur eines MAG - Durchführung - Dauer: 1-2 Stunden Keine Störung oder Unterbrechung Phasen des Gesprächs: Gesprächseröffnung/Einstieg Gesprächsinhalte/Themen strukturieren Ist-Situation analysieren (SE/FE) Angestrebte Veränderungen in der Zukunft Ziele vereinbaren Gespräch dokumentieren und unterschreiben

15 Struktur eines MAG - Nachbereitung - Zielvereinbarung ggf. weiterleiten (Personalakte?) vereinbarte Maßnahmen einleiten ggf. an GF Information an eigene FK Nachfolgetermin abstimmen und einplanen Entscheidung der GF rückmelden an MA Vertrauensschutz: Dokumente unter Verschluss halten und nach übernächstem MA- Gespräch vernichten (bei Führungskraftwechsel/bei Ausscheiden des MA) bei Zielvereinbarungen: immer aktualisieren

16 PFLEGE plus Q Fotokoll 1. Treffen Kompetenzverbund Mitarbeiterjahresgespräche am 7. Oktober 2013 apm Dortmund

17 Tagesablauf 10:00 h Beginn, Ende 16:00 h

18 Erfahrungen der Teilnehmer mit Mitarbeitergesprächen

19 Vertiefende Bearbeitung des Themas (3 Kleingruppen)

20 Vertiefende Bearbeitung des Themas (3 Kleingruppen)

21 Frage- und Diskussionsrunde im Plenum

22 Festlegung weiterer Schritte

23 2. Treffen Kompetenzverbund Mitarbeiterjahresgespräche am :00h apm Dortmund

24 PFLEGE plus Q Fotokoll 2. Treffen Kompetenzverbund Mitarbeiterjahresgespräche am 26. November 2013 apm Dortmund

25 Tagesablauf 10:00 h Beginn, Ende 16:00 h Aller Anfang ist schwer : Weshalb überhaupt Mitarbeitergespräche? Zielfindung Leitfaden erarbeiten Gesprächsvorbereitung Organisatorisches

26 Weshalb Mitarbeitergespräche? Feststellen, ob und inwieweit Mitarbeiter den Anforderungen ihres Arbeitsplatzes sowie den Unternehmenszielen nach Eignung und Leistung entsprechen Überblick: Wo steht jeder Mitarbeiter in seiner Leistung und in seinem Verhalten Qualifikationsbedarf und -wünsche: Anstöße zur gezielten Förderung von Mitarbeitern Missverständnisse über Aufgaben und Anforderungen werden aufgedeckt Mitarbeiter erhält ein sachliches Feedback Motivationssteigerungen durch Dokumentieren von guten oder sehr guten Leistungen Abfallprodukt : Vorgesetzter bekommt vom Mitarbeiter Feedback über das eigene Führungsverhalten Ergebnisse können Grundlage für eine leistungsgerechte Entgeltbemessung sein Mitarbeiter kann berufliche Ziele, persönliche Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen darstellen

27 Welchen Schwerpunkt verfolgen Sie? Drei Aspekte, entweder isoliert oder kombiniert, stehen regelmäßig im Mittelpunkt: Die Beurteilung der Mitarbeiter Die Vereinbarung von Zielen Die Förderung und Entwicklung der Mitarbeiter

28 Arbeitseinheit 1: Zielrichtung 2 Kleingruppen bilden Gruppe 1: Ambulanter Pflegedienst Mondnacht Gruppe 2: Seniorenheim Sonnenschein Aufgabe: Warum wollen Sie Mitarbeiterjahresgespräche einführen? Welche(n) Schwerpunkt(e) wollen Sie setzen? Schreiben Sie Ihre Arbeitsergebnisse bitte auf. Präsentieren Sie diese nachher der anderen Gruppe!

29 Arbeitseinheit 1: Zielrichtung (Ergebnisse Gruppe 1)

30 Arbeitseinheit 1: Zielrichtung (Ergebnisse Gruppe 2)

31 Arbeitseinheit 2: Leitfaden 2 Kleingruppen bilden: Gruppe 1: Ambulanter Pflegedienst Mondnacht Gruppe 2: Seniorenheim Sonnenschein Aufgabe: - Erarbeiten Sie mit Hilfe der Vorlage für Ihre Einrichtung ("Mondnacht" bzw. "Sonnenschein") einen Gesprächsleitfaden für das Mitarbeitergespräch. - Streichen oder ergänzen Sie notwendige Elemente (je nach Ausrichtung bzw. Schwerpunkt) in dem Leitfaden.

32 Einführungsprozess 1. Strategie-Workshop 2. Rahmenkonzept erstellen (Leitfaden, Checklisten, Formulare) 3. Überprüfung des Leitfadens 4. Training der Führungskräfte (Top-down) 5. Information aller Mitarbeiter (BR, FK, MA) 6. Durchführung der Gespräche 7. Reflektion der Erfahrungen

33 3. Treffen Kompetenzverbund Mitarbeiterjahresgespräche am Beginn: 10:00h Ort: Ambulanter Pflegedienst Kornharpen, Wieschermühlenstr. 28, Bochum Agenda: 1. Mitarbeitergespräche als Personalentwicklungsinstrument - Silvia Wesselmeier, Sander Pflege GmbH, Emsdetten Vortrag mit anschließender Frage- und Diskussionsrunde (10:00 bis ca. 11:00 Uhr) 2. Wie führe ich Mitarbeitergespräche? - Übungen und Rollenspiele mit Videoanalyse Ende: 16:00 Uhr

34 Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs Checkliste für Vorgesetzte Arbeitsaufgaben Wie sind Sie mit der Erfüllung der Arbeitsaufgaben durch Ihren Mitarbeiter zufrieden? Wie geht der Mitarbeiter mit Veränderungen um bzw. in wie weit engagiert sich der Mitarbeiter bei Neuerungen? Ist die aktuelle Aufgabenverteilung aus der jeweiligen Sicht in Ordnung und den gegenwärtigen Umständen angemessen? Werden Verbesserungsmöglichkeiten gesehen? Wenn ja, welche? Welche Förderung können Sie diesbezüglich anbieten? Weiterentwicklung Wie sehen Sie die beruflichen Perspektiven unter Berücksichtigung von Leistungen und Fähigkeiten des Mitarbeiters? Können Sie ihn unterstützen? Fördern Sie durch Fortbildung ausreichend? Was können Sie daran verbessern? Zusammenarbeit Was schätzen Sie an Ihrem Mitarbeiter? Haben Sie ihm das schon gesagt? Nehmen Sie sich genügend Zeit für Ihre Mitarbeiterin/ Ihren Mitarbeiter?

35 Ist die Kommunikation mit Ihrem Mitarbeiter in Ordnung? Wenn nein, warum nicht? Werden Sie genügend informiert? Informieren Sie ausreichend? Gibt es Schwierigkeiten im organisatorischen Ablauf? Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es bei der Gestaltung der Arbeitsabläufe? Wie gehen Sie in Konfliktsituationen miteinander um? Gibt es Konflikte, bei denen Sie vermitteln sollten? Kritisieren Sie angemessen? In welcher Form akzeptieren Sie Kritik an Ihrem Führungsverhalten? Lassen Sie selbständiges Arbeiten und Entscheidungsspielräume in ausreichendem Maß zu? Greifen Sie Verbesserungsvorschläge auf? Arbeitssituation Wie verhält sich die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter im Team? Unterstützt er, wird er unterstützt?

36 Allgemein Wie steht es mit den Vereinbarungen des letzten MAG? Sind Sie mit der Verfolgung der Vereinbarungen zufrieden? Was wollen Sie in dem jetzt anstehenden Gespräch erreichen?

37 Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs Checkliste für Mitarbeiter Arbeitsaufgaben Was läuft (bzw. lief) gut? Was haben wir erreicht, was haben wir nicht erreicht? Wenn nicht alles erreicht wurde, woran lag es? Wie bewerte ich die Anforderungen meiner Vorgesetzten/ meines Vorgesetzten an meine Arbeit? Fühle ich mich über- oder unterfordert? Welche Verbesserungsvorschläge kann ich machen? Kann insbesondere etwas rationalisiert werden? Kann auf etwas verzichtet werden? Weiterentwicklung Welche Vorstellungen habe ich hinsichtlich meiner beruflichen Entwicklung? Stimmen meine derzeitigen Leistungen und Fähigkeiten mit diesen Vorstellungen überein? Habe ich Wünsche bezüglich Fortbildungen oder Ihrer beruflichen Weiterentwicklung? Wie könnte ich meine Kenntnisse und Fähigkeiten besser einsetzen?

38 Zusammenarbeit Bin ich der Ansicht, meine Vorgesetzte/mein Vorgesetzter nimmt sich genügend Zeit, akzeptiert mich und erkennt meine Leistung und mein Verhalten an? Stimmt die Kommunikation mit meinem Vorgesetzten? Wie gestaltet sich der Informationsfluss durch meine/n Vorgesetzte/n? Informiere ich ausrechend? Wo gibt es Probleme im Arbeitsablauf? Sehe ich Verbesserungsmöglichkeiten? Wie wird mit Konflikten umgegangen? Wo benötige ich Unterstützung bei Konflikten? Wie erlebe ich Kritik? Konstruktiv? Verletzend? Habe ich die Möglichkeit, Kritik an meiner Vorgesetzten/ meinem Vorgesetzten zu äußern?

39 Gibt es genügend Spielraum für selbständiges Arbeiten und eigene Entscheidungen? Was wünschen Sie sich speziell für die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten? Arbeitssituation Wie empfinde ich das Arbeitsklima, den Umgangston untereinander? Wie zufrieden bin ich mit der Arbeitssituation und dem Arbeitsumfeld? Erhalte ich genügend Informationen aus dem Team? Sind alle Arbeitsmittel vorhanden, die ich benötige?