Geschäftsprozess: Finanzbuchhaltung Zilahi - Institut für Informatik, JLU-Gießen 2003

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1 Geschäftsprozess: Finanzbuchhaltung Zilahi - Institut für Informatik, JLU-Gießen 2003 Bücher führen ja TP Belege bearbeiten Belegeinreihung, Belege entgegennehmen Sortieren Prüfen, Nummerieren Belege kontieren Checklisten für - Belegbearbeitung - Verträge, Darlehen, Leasing - Vollständigkeitsprüfungen - Jahresakte (Stammdatenänderungen) Auftrag vorhanden nein Auftrag einholen TP Belege buchen - Belege - EB-Werte - Lohn - Debitoren - Kreditoren - Kasse - Bank - Umbuchungen TP Eingaben kontrollieren Auswertungen zur Prüfung anzeigen Plausibilität prüfen Checkliste für besonders eingerichtete Konten - wiederkehrende Buchungen (Versicherungsbeiträge, AfA-Pauschale) - Lohnkonten - betriebliche Darlehen - private Nutzung - Bewirtung - Reisekosten Abstimmungscheck durchführen Buchungen korrigieren Checkliste (Fibu-Fahrplan) - monatliche Checks - Quartalchecks - Dezember-Checks - Jahreschecks - BWA-Kontrolliste - Fehlerprotokolle - Bilanzvorträge - Anlagenzu- und -abgänge - Darlehensverträge - Geldkonten - unklare Posten - Lohnkonten - Steuerkonten - Personenkonten TP Auswertungen (SuSa-Listen, BWA) erstellen Auswertungen drucken Auswertungen sortieren, versenden Postausgang vermerken Auswertungen ablegen, Fertigstellungshinweis machen Checks, ob fertiggestellt, bzw. richtig - SuSa-Liste - BWA - Liste unfertiger Arbeiten - Bruttolohnliste - kalkulatorische Buchungen GP Abschluß erstellen Belege ablegen Auswertungen - BWA - Werte an USt, GewSt, KSt - Zahllast, Erstattung - SuSa - Vorjahresvergleich

2 Belege bearbeiten, buchen Belegbearbeitung vorbereiten Belege und Unterlagen beim Mandanten anfordern Belegeingang im Postbuch erfassen Belege grob vorsortieren Korrekturbuchungen des Vormonats erfassen bzw. buchen Belege und Unterlagen kopieren Belege und Verträge von allen Anlagenzugängen kopieren Rechnungen über GwG kopieren Belege über Anlagenabgänge kopieren neue Versicherungsverträge kopieren Spendenbelege kopieren Darlehenskontoauszüge kopieren Belege über sonstige betriebliche Erträge kopieren Belege über außergewöhnliche Belastungen kopieren neue Miet- und Pachtverträge kopieren neue Leasingverträge kopieren Kapitalertragsteuerbescheinigungen (von Banken) kopieren sonstige Unterlagen kopieren Kassenbelege/Kassenbuch bearbeiten Kassenbelege / Kassenbuch sortieren prüfen, ob Kassenbelege / Kassenbuch vollständig sind... wenn nein: fehlende Kassenbelege nachfordern Kassenbelege / Kassenbuch kontieren Kassenbelege / Kassenbuch erfassen bzw. buchen Kassenbelege / Kassenbuch abheften, ablegen prüfen, ob bei Kassenbelegen / Kassenbuch alle Unklarheiten gelöst sind Bankbelege bearbeiten Bank 1 bearbeiten Bankbelege (1) sortieren prüfen, ob Bankbelege (1) vollständig sind... wenn nein: fehlende Bankbelege (1) nachfordern

3 Bankbelege (1) kontieren Bankbelege (1) erfassen bzw. buchen Bankbelege (1) abheften, ablegen prüfen, ob bei Bankbelegen (1) alle Unklarheiten gelöst sind Bank 2 bearbeiten Bankbelege (2) sortieren prüfen, ob Bankbelege (2) vollständig sind... wenn nein: fehlende Bankbelege (2) nachfordern Bankbelege (2) kontieren Bankbelege (2) erfassen bzw. buchen Bankbelege (2) abheften, ablegen prüfen, ob bei Bankbelegen (2) alle Unklarheiten gelöst sind Ausgangsrechnungen bearbeiten Ausgangsrechnungen sortieren prüfen, ob Ausgangsrechnungen vollständig sind (laufende Rechnungsnummer)... wenn nein: fehlende Ausgangsrechnungen nachfordern prüfen, ob bei allen Ausgangsrechnungen Empfänger, Empfängeradresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferung/Leistung, Rechnungsbetrag (netto/brutto), USt-Betrag und Steuernummer korrekt ausgewiesen sind Abschlagszahlungen mit OPOS-Liste prüfen Verkaufsverträge prüfen Ausgangsrechnungen kontieren Ausgangsrechnungen erfassen bzw. buchen Ausgangsrechnungen abheften, ablegen prüfen, ob bei Ausgangsrechnungen alle Unklarheiten gelöst sind Eingangsrechnungen bearbeiten Eingangsrechnungen über Handelsware bearbeiten Eingangsrechnungen über Handelsware sortieren prüfen, ob Eingangsrechnungen über Handelsware vollständig sein können... wenn nein: fehlende Eingangsrechnungen über Handelsware nachfordern

4 prüfen, ob bei allen Eingangsrechnungen über Handelsware Firmenname, genaue Firmenanschrift, Rechnungsdatum, Gegenstand, Rechnungsbetrag (netto/brutto), USt-Betrag und Steuernummer korrekt ausgewiesen sind bei allen Eingangsrechnungen über Handelsware die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges ermitteln bei allen Eingangsrechnungen über Handelsware den Eigenverbrauch ausweisen bei allen Eingangsrechnungen über Handelsware Skonti und Rabatte berücksichtigen Eingangsrechnungen über Handelsware kontieren Eingangsrechnungen über Handelsware erfassen bzw. buchen Eingangsrechnungen über Handelsware abheften, ablegen prüfen, ob bei Eingangsrechnungen über Handelsware alle Unklarheiten gelöst sind sonstige Eingangsrechnungen bearbeiten sonstige Eingangsrechnungen sortieren prüfen, ob sonstige Eingangsrechnungen vollständig sein können... wenn nein: fehlende sonstige Eingangsrechnungen nachfordern prüfen, ob bei allen sonstigen Eingangsrechnungen Firmenname, genaue Firmenanschrift, Rechnungsdatum, Gegenstand, Rechnungsbetrag (netto/brutto), USt-Betrag und Steuernummer korrekt ausgewiesen sind bei allen sonstigen Eingangsrechnungen die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs ermitteln bei allen sonstigen Eingangsrechnungen den Eigenverbrauch ausweisen bei allen sonstigen Eingangsrechnungen Skonti und Rabatte berücksichtigen sonstige Eingangsrechnungen kontieren sonstige Eingangsrechnungen erfassen bzw. buchen sonstige Eingangsrechnungen abheften, ablegen prüfen, ob bei sonstigen Eingangsrechnungen alle Unklarheiten gelöst sind besondere Eingangsrechnungen bearbeiten besondere Eingangsrechnungen sortieren prüfen, ob besondere Eingangsrechnungen vollständig sein können... wenn nein: fehlende besondere Eingangsrechnungen nachfordern prüfen, ob bei allen besonderen Eingangsrechnungen Firmenname, genaue Firmenanschrift, Rechnungsdatum, Gegenstand, Rechnungsbetrag (netto/brutto), USt-Betrag und Steuernummer korrekt ausgewiesen sind bei allen besonderen Eingangsrechnungen die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges ermitteln

5 bei allen besonderen Eingangsrechnungen den Eigenverbrauch ausweisen bei allen besonderen Eingangsrechnungen Skonti und Rabatte berücksichtigen bei allen Bewirtungsbelegen Teilnehmerangaben, Anlass und gesetzliche Anforderungen prüfen bei allen Belegen über Geschenke die gesetzlichen Anforderungen prüfen bei Strom-, Gas- und Wasserendabrechnungen Anzahl und Höhe der Abschläge prüfen bei Strom-, Gas- und Wasserendabrechnungen Privatanteile abgrenzen bei Mietzahlungen Privatanteile abgrenzen bei Telefonrechnungen Privatanteile abgrenzen bei Pkw-Kosten Privatanteile abgrenzen bei Versicherungsbeiträgen die Laufzeit und Endfälligkeit beachten besondere Eingangsrechnungen kontieren besondere Eingangsrechnungen erfassen bzw. buchen besondere Eingangsrechnungen abheften, ablegen prüfen, ob bei besonderen Eingangsrechnungen alle Unklarheiten gelöst sind Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter bearbeiten prüfen, ob Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter vollständig sind... wenn nein: fehlende Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter nachfordern prüfen, ob bei allen Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter Firmenname, genaue Firmenanschrift, Rechnungsdatum, Gegenstand, Rechnungsbetrag (netto/brutto), USt-Betrag und Steuernummer korrekt ausgewiesen sind bei allen Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter Skonti und Rabatte berücksichtigen alle neuen Wirtschaftsgüter ins Abschreibungsverzeichnis aufnehmen bei allen neuen Wirtschaftsgütern Art erfassen bei allen neuen Wirtschaftsgütern Anschaffungs- / Herstellungskosten erfassen bei allen neuen Wirtschaftsgütern Anschaffungsdatum erfassen bei allen neuen Wirtschaftsgütern BMG für die AfA, AfA-Satz, AfA-Art und Nutzungsdauer erfassen bei allen neuen Wirtschaftsgütern ggf. Kostenstellennummer(n) zuweisen Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter kontieren Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter erfassen bzw. buchen Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter abheften, ablegen Verträge über Anlagenkäufe gesondert abheften, ablegen prüfen, ob bei Eingangsrechnungen über Wirtschaftsgüter alle Unklarheiten gelöst sind

6 Lohnjournal bearbeiten prüfen, ob das Lohnjournal vollständig ist... wenn nein: fehlende Lohn- und Gehaltsbuchungen nachfordern Lohnjournal erfassen bzw. buchen Vorschüsse auf Konto "Forderungen gegen Personal" erfassen bzw. buchen gezahlte Aushilfslöhne auf Aushilfskonto erfassen bzw. buchen Lohnjournal abheften, ablegen prüfen, ob beim Lohnjournal alle Unklarheiten gelöst sind Anlagenabgänge bearbeiten prüfen, ob Verträge über Anlagenverkäufe korrekt und vollständig sind... wenn nein: fehlende Verträge über Anlagenverkäufe nachfordern bei Anlagenabgängen den Restbuchwert als sonstigen Erlös erfassen, buchen Skonti und Rabatte nicht auf automatische Erlöskonten, sondern auf Anlagekonten buchen alle Anlagenabgänge aus dem Abschreibungsverzeichnis ausbuchen Verträge über Anlagenabgänge abheften, ablegen prüfen, bei den Anlageabgängen alle Unklarheiten gelöst sind wiederkehrende Buchungen bearbeiten neue wiederkehrende Buchungen ermitteln wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Darlehensverträge erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Mietverträge erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Pachtverträge erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Leasingverträge erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Kaufverträge mit Ratenzahlungsvereinbarungen erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Versicherungsverträge erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Abschlagszahlungen für Strom, Gas, Wasser etc. erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer Vorauszahlungsbescheide erfassen wiederkehrende Buchungen aufgrund neuer sonstiger Verträge, aus denen sich regelmäßige Zahlungen ergeben, erfassen prüfen, ob bei neuen Verträgen alle Unklarheiten gelöst sind bestehende wiederkehrende Buchungen prüfen korrekte Höhe von Zinszahlungen prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe von Tilgungsraten prüfen ggf. anpassen

7 korrekte Höhe von Miet- und Pachzahlungen prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe von Leasingraten prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe von Versicherungsbeiträgen prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe von Abschlagszahlungen für Strom, Gas, Wasser etc. prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe von Steuervorauszahlungen prüfen ggf. anpassen korrekte Höhe der übrigen wiederkehrenden Buchungen prüfen ggf. anpassen prüfen, ob bei wiederkehrenden Buchungen alle Unklarheiten gelöst sind wiederkehrende Buchungen durchführen nicht mehr fällige wiederkehrende Buchungen aus der Liste löschen wiederkehrende Buchungen übernehmen bzw. buchen kalkulatorische Buchungen bearbeiten kalkulatorische Abschreibungen ermitteln und buchen kalkulatorischen Unternehmerlohn ermitteln und buchen kalkulatorischen Lohn für Familienangehörige ermitteln und buchen kalkulatorisches Urlaubsgeld / Weihnachtsgeld ermitteln und buchen kalkulatorische Versicherungsbeiträge ermitteln und buchen kalkulatorische Finanzierungskosten ermitteln und buchen kalkulatorische Zinsen ermitteln und buchen kalkulatorische Mieten ermitteln und buchen kalkulatorische Grundstückskosten ermitteln und buchen prüfen, ob bei kalkulatorischen Buchungen alle Unklarheiten gelöst sind Eingaben kontrollieren Buchungen inhaltlich und sachlich prüfen Buchungen auf seitenmäßig richtige Verbuchung (Soll/Haben) prüfen Anzahl und Höhe regelmäßig wiederkehrender Buchungen prüfen Buchungen auf richtiges Datum prüfen prüfen, ob Saldo "Durchlaufende Posten" gleich null ist "Ungeklärte Posten" prüfen prüfen, ob Saldo "Geldtransit" gleich null ist Konto "Kasse" mit Saldo des Kassenbuchs auf Übereinstimmung prüfen Konto "Bank" mit Saldo der Bankbelege auf Übereinstimmung prüfen prüfen, ob Buchungen des Anlagevermögens mit Text erfolgt sind

8 prüfen, ob Buchung im Haben des Kontos "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" Hinweis auf Fehlbuchung ist prüfen, ob Buchung im Soll des Kontos "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" Hinweis auf Fehlbuchung ist Salden der Konten "USt nicht fällig (USt aus Kundenforderungen)" auf Plausibilität prüfen Richtigkeit von Steuerzahlungen, Einzügen, Verrechnungen prüfen prüfen, ob die Konten "außerordentlicher Aufwand oder Ertrag" nicht mit kalkulatorischen Buchungen bebucht wurden Verrechnungskonten zwischen 2 Firmen vergleichen, evtl. fehlendes nachbuchen prüfen, ob bei größeren Salden auf Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" Unterkonto angelegt werden soll prüfen, ob bei größeren Salden Konto "Betriebsbedarf" Unterkonto angelegt werden soll Debitoren und Forderungen bearbeiten Summe der Ausgangsrechnungen mit Forderungen abstimmen Debitoren mit Sammelkonto "Forderungen aus Lieferungen u. Leistungen" abstimmen Debitoren einzeln abstimmen Forderungen aus Wechsel abstimmen erhaltene Anzahlungen abstimmen Anzahlungsverrechnungskonten mit den dazugehörigen Nettokonten verproben Sammelkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" abzüglich der Umsatzsteuer mit Saldo des Kontos "Umsatzsteuer nicht fällig" abstimmen prüfen, ob bei Debitoren / Forderungen alle Unklarheiten gelöst sind Kreditoren und Verbindlichkeiten bearbeiten Kreditoren mit Sammelkonto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen u. Leistungen" abstimmen Kreditoren einzeln abstimmen Sollsaldo der Lieferantensaldenliste mit dem Saldo des Kontos "Verrechnungskonto geleisteter Anzahlungen bei Buchungen über Kreditorenkonto" abstimmen Rechnungen mit Zahlungen auf Übereinstimmung prüfen prüfen, ob bei Kreditoren / Verbindlichkeiten alle Unklarheiten gelöst sind Plausibilitäten prüfen Regelmäßigkeit und Höhe Ehegattengehälter, Miet-, Zinszahlungen an Ehegatten prüfen prüfen, ob Zahlungen regelmäßig abfließen

9 Regelmäßigkeit kalkulatorischer Abschreibungen prüfen Auswertungen erstellen Summen- und Saldenliste erstellen Liste der unfertigen Arbeiten erstellen OPOS-Liste erstellen BWA/iBWA erstellen Rohgewinn auf BWA errechnen Rohgewinn I des lfd. Monats mit kumulierten Werten der Vormonate vergleichen Rohgewinn II des lfd. Monats mit kumulierten Werten der Vormonate vergleichen BWA auf Übereinstimmung mit tatsächlichen Gegebenheiten prüfen Umsätze aus USt-Voranmeldung mit den Werten der BWA/Kostenstatistik und der daraus resultierenden steuerlichen Auswirkungen (VSt-Erstattung/USt-Zahllast) abstimmen Liquidität prüfen Finanzierungsstruktur ermitteln Zinssätze ermitteln unklare Konten ausdrucken (Saldenliste erst bei Gesamtausdruck ausdrucken) prüfen, ob Antrag auf Herabsetzung der ESt, GewSt oder KSt zu stellen ist; bei sinkenden Einkünften evtl. auch Herabsetzung des KV-Beitrages USt-Voranmeldung erstellen Umsatzsteuer verproben prüfen, ob keine Differenzen vorliegen Vorsteuer auf USt-Voranmeldung prüfen bei Nachbuchungen im neuen Jahr prüfen, ob eine berichtigte USt-Voranmeldung für das alte Jahr und eine berichtigte Anmeldung der 1/11 Sonder-VZ abzugeben ist Vorsteuer berichtigen [ 17 (1) Nr. 1 u.2 UStG]; wenn Bonus Vorjahr am (Folgejahr) abgerechnet wird, Vorsteuer im Januar korrigieren Zahlungsdifferenzen bereinigen USt-Voranmeldung erstellen USt-Voranmeldung drucken Auswertungen ausdrucken Journal ausdrucken Sachkonten bzw. Kontenliste ausdrucken

10 neu bebuchte Kontenblätter ausdrucken Summen- und Saldenliste ausdrucken OPOS-Liste Debitoren/Kundenforderungen ausdrucken OPOS-Liste Kreditoren/Lieferantenverbindlichkeiten ausdrucken BWA ausdrucken mandantenspezifische Auswertungen ausdrucken Kostenstatistik ausdrucken USt-Voranmeldung ausdrucken Auswertungen sortieren, versenden Auswertungen auf korrektes Layout prüfen (Druckbild, Seitenränder, Seitenformat etc.) Auswertungen auf Zusammengehörigkeit prüfen Auswertungen auf Mandatszugehörigkeit prüfen (nicht versehentlich Auswertungen eines anderen Mandanten einsortieren!!) Unterlagen (Belege, Verträge etc.) an Mandanten zurücksenden Kontenliste an Mandanten versenden Journal an Mandanten versenden Summen- und Saldenliste an Mandanten versenden BWA an Mandanten versenden BWA mit Vorjahresvergleich (ohne Aktiva/Passiva) an Mandanten versenden Kostenstatistik an Mandanten versenden ggf. BWA an Bank versenden OPOS-Liste Debitoren an Mandanten versenden OPOS-Liste Kreditoren an Mandanten versenden Auswertungen ablegen Auswertung für Kanzlei in Unterschriftenmappe ablegen Liste mit Korrekturen bzw. Korrekturbuchungen für Folgemonat ablegen bei Nachbuchungen: aktuelle Auswertungen abgelegen Fertigstellung der Fibu bestätigen / unterzeichnen Leistung abschließend erfassen diese Checkliste (Checkreport) ausdrucken und abheften