Arbeiten mit Entscheidungsstrukturen in EXCEL

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1 Arbeiten mit Entscheidungsstrukturen in EXCEL Jeden Tag muss der Mensch in seinem Leben private oder auch berufliche Entscheidungen in Abhängigkeit bestimmter Voraussetzungen treffen. Das gelingt ihm auf Grund der Möglichkeiten seiner komplexen Denkstrukturen auch recht gut. Bei der Umsetzung solcher Entscheidungsstrukturen in die EDV treten jedoch bei vielen erhebliche Probleme auf. Das liegt in der notwendigen, EDV-bedingten Herangehensweise, die immer ein oder ein erwartet. Schon bei dieser relativ einfachen Problemstellung haben viele Schwierigkeiten bei der Umsetzung in die entsprechende Syntax (Schreibweise der Anwendung). Was aber steht jedem bevor, wenn es sich um komplexere nstellungen handelt? Hier kommt es darauf an, diese in viele einzelne Stufen und verschachtelte Schritte aufzulösen. Auf Grund des oft wenig ausgeprägten analytischen Denkens treten hier im Wesentlichen folgende Probleme auf: 1 Es werden nicht alle Eventualitäten erfasst; 2 es wird keine effektive Lösungsvariante gefunden; 3 für den angestrebten Lösungsweg wird keine richtige Syntax gefunden. In diesem Beitrag sollen deshalb an praktischen Beispielen Lösungsmöglichkeiten und der Einsatz der entsprechenden Funktionen in EXCEL aufgeführt werden. Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Vorgehensweise Analyse der nstellung Grafische Darstellung des Lösungsansatzes Umsetzen des grafischen Lösungsansatzes in die Syntax von EXCEL 3 2 Definieren von Bedingungen 4 3 Arten der Entscheidungsstrukturen Einseitige Verzweigung Zweiseitige Verzweigung Verschachtelte Verzweigung Mehrfachverzweigungen 6 4 Lösen von Entscheidungsstrukturen mit Hilfe der WENN-Funktion Der grundlegende Aufbau einer WENN-Funktion Ein- und zweiseitige Verzweigungen Die einseitige Verzweigung Die zweiseitige Verzweigung Die verschachtelte Verzweigung Die Mehrfachverzweigung Kombination der WENN-Funktion mit anderen Funktionen Anwendung der ODER-Funktion 12 Fieting, Olaf , 14:32

2 4.5.2 Anwendung der UND-Funktion Anwendung der NICHT-Funktion Unterdrücken von Fehlermeldungen und Fehlern 15 5 Lösen von Entscheidungsstrukturen mit Hilfe der Funktionen VERWEIS, SVERWEIS, WVERWEIS, VERGLEICH und INDEX Die Funktion VERWEIS Die Funktion SVERWEIS Die Funktion WVERWEIS Die Funktion VERGLEICH Die Funktion INDEX 23 6 Nutzung spezieller WENN-Funktionen zum Summieren und Zählen Summieren von Werten Die Funktion SUMMEWENN Die Funktion SUMMEWENNS Zählen von Werten Die Funktion ZÄHLENWENN Die Funktion ZÄHLENWENNS 28 Fieting, Olaf , 14:32

3 1 Allgemeine Vorgehensweise 1.1 Analyse der nstellung Dieser Punkt ist der entscheidende Ansatz zur Lösung des Problems. Dabei müssen alle Eventualitäten herausgearbeitet werden. In diesem Zusammenhang stellt sich dann auch heraus, ob es sich um eine relativ leichte oder um eine komplexe Lösung handelt. In diesem Schritt sollte auch nicht sofort an Formeln gedacht werden, sondern es sollten nur die allgemein logischen Zusammenhänge erfasst werden. 1.2 Grafische Darstellung des Lösungsansatzes Die meistem Menschen sind grafisch orientiert. Sie können anhand einer Zeichnung Probleme besser darstellen und lösen. Deshalb sollte der Lösungsansatz grafisch dargestellt werden. In diesem Beitrag sollen zwei wesentliche Darstellungsarten (Notationen) dargelegt werden. Es handelt sich um den Programmablaufplan (PAP) und das Struktogramm. Es hat sich jedoch herausgestellt, dass für Einsteiger (Anfänger) der Programmablaufplan günstiger ist. Er kann anhand der Linienführung die Lösung des Problems am besten wiederfinden und in die Syntax von EXCEL umsetzen. Dennoch soll in diesem Beitrag auch immer parallel zum Programmablaufplan auch das entsprechende Struktogramm dargestellt werden. 1.3 Umsetzen des grafischen Lösungsansatzes in die Syntax von EXCEL Anhand des folgenden Beispiels soll kurz demonstriert werden, wie man von der grafischen Darstellung zur Syntax in EXCEL kommt. In unserem Beispiel soll der Arbeitnehmeranteil an der Rentenversicherung ermittelt werden. Dabei ist auch die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass der Beitrag vom Bruttogehalt berechnet wird, wenn das Gehalt unterhalb der Bemessungsgrenze liegt. Im anderen Fall wird der Beitrag von der Bemessungsgrenze berechnet. Zu berücksichtigen ist auch, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Beiträge je zur Hälfte tragen. Nach der Analyse liegt folgender Programmablaufplan und folgendes Struktogramm vor: Start Gehalt >= BBG? Gehalt >= BBG BBG * PS /200 Gehalt * PS /200 =BBG*PS/200 Gehalt*PS/200 Ende Fieting, Olaf , 14:32

4 Vorausgesetzt die Beitragsbemessungsgrenze steht in der Zelle A5, der Rentenbeitragssatz in der Zelle A6 und das Gehalt in der Zelle A7, würde die Lösung in EXCEL wie folgt aussehen: =WENN(A7>=A5;A5*A6/200;A7*A6/200) Die unterschiedlichen Farben zeigen, welches Element dem jeweiligen Element des Programmablaufplanes oder des Struktogramms entspricht. Der generelle Aufbau der WENN-Funktion und die Erläuterung der Vergleichsoperatoren werden in den nächsten Kapiteln erläutert. Achtung! Als Hinweis kann gelten, dass jeder Rhombus im Programmablaufplan immer einer WENN- Funktion entspricht. 2 Definieren von Bedingungen Die richtige Formulierung der Bedingung (Abfrage, Prüfung) ist entscheidend für eine exakte Auswertung und die richtige Lösung des Problems. In diesem Zusammenhang muss dem Nutzer die richtige Schreibweise der Vergleichsoperatoren bekannt sein. gleich = kleiner < größer > kleiner oder gleich <= größer oder gleich >= ungleich <> Dabei ist die o. a. Reihenfolge der Zeichen zu beachten, da es sonst zu Fehlermeldungen kommen kann. Sollten komplexere Abfragen gestellt werden müssen, muss auch auf solche Funktionen wie UND, ODER, NICHT u. a. zurückgegriffen werden. Diese Kombination mit anderen Funktionen wird in einem späteren Kapitel 4.5 behandelt. 3 Arten der Entscheidungsstrukturen Allen im Folgenden dargestellten Strukturen ist gemeinsam, dass eine gestellte Bedingung auf ihren Wahrheitswert geprüft wird und in Abhängigkeit vom Ergebnis der Prüfung entsprechende Anweisungen realisiert werden. Im klassischen Fall liegt eine Wenn-Dann-Sonst-Beziehung vor. Das bedeutet, wenn die gestellte Bedingung erfüllt (wahr) ist, dann soll er eine genau festgelegte Aktion ausführen. Im anderen Fall, eine als Alternative vorgesehene Aktion ausführen. Fieting, Olaf , 14:32

5 3.1 Einseitige Verzweigung Aus den Darstellungen ist zu ersehen, dass einer der Zweige (Dann- oder auch Sonst-Zweig) leer bleiben. Start wahr Bedingung falsch Anweisung(en) Bedingung wahr? Beispiel Ein typisches Beispiel könnte die Gewährung von Habenzinsen durch ein Kreditinstitut in Abhängigkeit von monatlichen Mindestguthaben sein. Ist das Mindestguthaben erreicht, werden Habenzinsen gewährt, ansonsten nicht. Anweisung(en) Ende 3.2 Zweiseitige Verzweigung Hier handelt es sich um eine klassische Wenn-Dann-Sonst-Verzweigung wie sie in der Einleitung des Kapitels beschrieben wurde. In diesem Fall enthält der Dann- als auch der Sonst-Zweig eine Anweisung. Start Anweisung 1 Bedingung erfüllt? Anweisung 2 Bedingung erfüllt? Anweisung 1 Anweisung 2 Ende Fieting, Olaf , 14:32

6 3.3 Verschachtelte Verzweigung In speziellen Fällen sind zwei (oder auch mehr) Bedingungen gleicher Priorität abzufragen, d.h. im Dann- und Sonst-Zweig einer ersten Abfrage erscheint jeweils eine weitere Abfrage als Anweisung. D.h. die Verzweigungen werden also ineinander verschachtelt. Begingung 1 erfüllt? Bedingung 2 erfüllt? Bedingung 2 erfüllt? Anweisung 1 Anweisung 2 Anweisung 3 Anweisung 4 Start Bedingung 1 erfüllt? Bedingung 2 erfüllt? Anweisung 1 Anweisung 2 Bedingung 2 erfüllt? Anweisung 3 Anweisung 4 Beispiel Ein typisches Beispiel dafür ist die Gewährung von Zinsen in Abhängigkeit von der Höhe der Einlagen und unter Berücksichtigung einer Mindestlaufzeit. Ende 3.4 Mehrfachverzweigungen Mehrfachverzweigungen entstehen dadurch, dass ein Zweig einer einseitigen Verzweigung selbst eine Verzweigung darstellt. Das wird insbesondere erforderlich, wenn die in der Bedingung abgefragte Größe in verschiedene Klassen aufgeteilt wird. So werden üblicherweise bei schriftlichen Kontrollen die Noten nach dem Prozentsatz der erreichten Punkte erteilt und zwar ab 92 % % Note 1 ab 81 % bis unter 92 % Note 2 ab 67 % bis unter 81 % Note 3 ab 50 % bis unter 67 % Note 4 ab 30 % bis unter 50 % Note 5 unter 30 % Note 6 Prozentsatz PS eingeben PS >= 92 PS >= 81 PS >= 67 PS >= 50 PS >= 30 Note =1 Note = 2 Note = 3 Note = 4 Note = 5 Note = 6 Note ausgeben Fieting, Olaf , 14:32

7 Start Prozentsatz PS eingeben PS >= 92 PS >= 81 PS >= 67 PS >= 50 PS >= 30 Note = 6 Note = 5 Note = 4 Note = 3 Note = 2 Note = 1 Note ausgeben Ende 4 Lösen von Entscheidungsstrukturen mit Hilfe der WENN-Funktion In diesem Kapitel soll zunächst auf den grundlegenden Aufbau einer WENN-Funktion eingegangen werden. Danach sollen die im Kapitel 3 dargelegten Grundstrukturen an Hand von Beispielen und deren Umsetzung mit Hilfe der WENN-Funktion erläutert werden. 4.1 Der grundlegende Aufbau einer WENN-Funktion In der Hilfe von Microsoft-EXCEL wird die Syntax wie folgt angegeben: =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Prüfung Anstelle des Begriffs Prüfung kann auch die Bezeichnung Bedingung genutzt werden. Die Prüfung ist ein logischer Ausdruck, dessen Ergebnis wahr (richtig, erfüllt) oder falsch (nicht richtig, nicht erfüllt) sein kann. Fieting, Olaf , 14:32

8 Dann_Wert Das ist der Wert (Ergebnis einer Berechnung, Textausgabe, weitere Verzweigung usw.), der ausgegeben wird, wenn die gestellte Bedingung erfüllt ist. Sollte für den Dann_Wert kein Wert angegeben werden, wird das Ergebnis 0 (Null) zurückgegeben. Sonst_Wert Das ist der Wert (Ergebnis einer Berechnung, Textausgabe, weitere Verzweigung usw.), der ausgegeben wird, wenn die gestellte Bedingung nicht erfüllt ist. Der Platz für den Sonst_Wert muss immer angegeben werden, d.h. es muss hinter dem Dann_Wert ein Semikolon gesetzt werden, da es sonst zur Fehlermeldung FALSCH kommen kann, wenn die gestellte Bedingung nicht erfüllt ist. Im anderen Fall (Bedingung erfüllt) bemerkt die Funktion den fehlenden Sonst_Wert nicht. Der Sonst_Wert muss jedoch nicht angegeben werden. Auch hier wird als Ergebnis 0 (Null) ausgegeben. Achtung Im Interesse dessen, dass auch umfangreichere Sachverhalte ausgewertet werden können, besteht die Möglichkeit, die WENN-Funktion zu verschachteln. In den EXCEL-Versionen bis 2003 können bis zu sieben WENN-Funktionen als Dann_Wert und Sonst_Wert geschachtelt werden. In EXCEL 2007 ist eine Tiefe der Verschachtelung bis 64 möglich. Dabei muss aber beachtet werden, in welchem Datei-Format in EXCEL 2007 gearbeitet wird. Sollten die Arbeitsmappen in einer Version bis EXCEL 2003 gespeichert werden, verringert sich die Tiefe auf sieben Verschachtelungen. Die begrenzte Zahl der Verschachtelungen bringt besonders in den Vorgängerversionen von EXCEL 2007 oft Probleme bei der Auswertung komplexer Sachverhalte. Außerdem kommt es bei einer hohen Verschachtelungstiefe zu einem komplexen und langen Formelausdruck, der oft nur schwer zu durchschauen ist. Aus diesem Grunde sollte in solchen Fällen auf VERWEIS-Funktionen zurückgegriffen werden. Diese Funktionen werden in einem späteren Kapitel betrachtet. Fieting, Olaf , 14:32

9 4.2 Ein- und zweiseitige Verzweigungen Die einseitige Verzweigung Ein Bankinstitut gewährt bei einer Mindestanlage von 3.000,00 EUR einen Zinssatz in Höhe von 4 %. Unterhalb von 3.000,00 EUR werden keine Zinsen gewährt. Es sollen die Zinsen in Abhängigkeit von der Höhe der Anlage ermittelt werden. Zur Berechnung der Zinsen nach einfacher Zinsrechnung ist folgende Formel anzuwenden: K p t Z = Start K>=3000 Z=K*p*t/100/360 Stopp Die zweiseitige Verzweigung Ein Bankinstitut gewährt bei einer Mindestanlage von 3.000,00 EUR einen Zinssatz in Höhe von 4 %. Unterhalb von 3.000,00 EUR wird ein Zinssatz in Höhe von 2 % gewährt. Es sollen die Zinsen in Abhängigkeit von der Höhe der Anlage ermittelt werden. Zur Berechnung der Zinsen ist nach einfacher Zinsrechnung zu verfahren. Start K>=3000 Z=K*p1*t/100/360 Z=K*p2*t/100/360 Stopp Fieting, Olaf , 14:32

10 4.3 Die verschachtelte Verzweigung Ein Bankinstitut gewährt in Abhängigkeit von der Laufzeit als auch in Abhängigkeit von der Höhe der Einlagen unterschiedliche Zinssätze. Dabei sollen folgende Bedingungen gelten: Laufzeit: <= 3 hre > 3 hre Kapitalanlage: <= 2000 EUR > 2000 EUR <= 2000 EUR > 2000 EUR Zinssatz: 0,5 % 3,0 % 2,0 % 4,0 % Es sollen die Zinsen in Abhängigkeit von der Höhe und der Länge der Laufzeit ermittelt werden. Start Zeit<=3 K<=2000 K<=2000 P=0,5 % P=3,0 % P=2,0 % P=4,0 % *Zeit * Kapital Stopp Fieting, Olaf , 14:32

11 4.4 Die Mehrfachverzweigung In einem Reiseunternehmen gewährt man den Mitarbeitern unterschiedliche Provisionssätze in Abhängigkeit von der Höhe des Umsatzes. Die entsprechenden Werte sind dazu in einer Provisionstabelle hinterlegt. Es sollen für die einzelnen Mitarbeiter die jeweiligen Provisionen in Abhängigkeit der Höhe des Umsatzes ermittelt werden. Start U>=F13 U>=F12 U>=F11 U>=F10 U>=F9 P=0,0 % P=3,0 % P=5,0 % P=7,0 % P=9,0 % P=11,0 % Stopp Fieting, Olaf , 14:32

12 4.5 Kombination der WENN-Funktion mit anderen Funktionen Nicht immer können Bedingungen einfacher Art sein. Sehr oft ist die Entscheidung davon abhängig, ob zwei oder mehr Bedingungen gleichzeitig eintreffen müssen. Andererseits kann es sein, dass von mehreren Ergebnissen mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss. Es kann aber auch sein, dass ein Ereignis nicht eintreffen darf. Zu diesem Zweck werden in EXCEL solche Funktionen wie UND, ODER und NICHT zur Verfügung gestellt. Bei der Anwendung der genannten Funktionen ist auf die Besonderheit der Syntax dieser Funktionen zu achten. Das soll an einem kleinen Beispiel dargestellt werden. Es sollen alle Schaltjahre abgefragt werden, damit der Energieversorger exakt rechnet. Das betrifft auch den Formeleinsatz bei der Berechnung von Zinsen nach der englischen bankmathematischen Methode, die eine exakte hreslänge von 365 oder 366 Tagen benötigt. Der Mensch spricht in der Reihenfolge das oder das oder das. In dieser Reihenfolge werden die Bedingungen auch in Programmiersprachen, z.b. Visual Basic for Application (VBA), geschrieben. Jedoch in einem EXCEL-Tabellenblatt müssen die einzelnen abgefragten Bedingungen, durch ein Semikolon getrennt, innerhalb der Klammern der ODER- Funktion angeordnet werden. Das ist etwas gewöhnungsbedürftig. Das könnte für die Abfrage der Schaltjahre wie folgt aussehen: =WENN(ODER(hr=2004;hr=2008;hr=2012);366;365) Würde also in der normalen Sprache bedeuten, dass eine 366 zur Berechnung genommen werden soll, wenn das hr 2004 oder 2008 oder 2012 ist. In allen anderen Fällen soll eine 365 zur Berechnung genutzt werden. Bemerkung In diesem Kapitel soll auf die Darstellung eines Programmablaufplanes verzichtet werden Anwendung der ODER-Funktion Im Rahmen der Ermittlung von Nettogehältern muss auch die Pflegeversicherung berechnet werden. Diese ist im Gegensatz zu den anderen Sozialversicherungsarten an das Vorhandensein von Kindern und an das eigene Alter gekoppelt. Laut Gesetzgebung müssen Arbeitnehmer einen Zusatzbeitrag leisten, wenn sie kinderlos sind und das 23. Lebensjahr vollendet haben Diesen Zusatzbeitrag muss der Arbeitnehmer selbstständig tragen, d.h. es existiert kein Arbeitgeberanteil. Für das hr 2009 gelten folgende Beitragssätze: Arbeitnehmertyp Arbeitnehmer unter 23 hre oder mit Kinder Arbeitnehmer ohne Kinder und älter als 23 hre Pflegeversicherungssatz 0,975 % 1,225 % Fieting, Olaf , 14:32

13 Es soll der Beitrag zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit der gesetzlichen Lage bestimmt werden. Die Sonderregelung für den Freistaat Sachsen soll nicht berücksichtigt werden. Außerdem sollen die Bruttogehälter so angelegt sein, dass hier Beitragsbemessungsgrenzen nicht berücksichtigt werden müssen. Zur Lösung bietet sich hier eine Frage mit der ODER-Funktion an. D.h., hat der Arbeitnehmer Kinder oder hat er das 23. Lebensjahr noch nicht beendet, dann soll der geringere Beitragssatz zur Berechnung herangezogen werden. Im anderen Fall wird der höhere Satz genommen Anwendung der UND-Funktion Im Zusammenhang mit Entlassungsabfindungen stehen dem Arbeitnehmer Steuerfreibeträge zu. Diese sind jedoch an das Alter und die Länge des Dienstverhältnisses gekoppelt. (1) Der Freibetrag beträgt , wenn der Arbeitnehmer das 55. Lebensjahr vollendet hat und sein Dienstverhältnis mindestens 20 hre bestanden hat. (2) Der Freibetrag beträgt 9.000, wenn der Arbeitnehmer das 50. Lebensjahr vollendet hat und das Dienstverhältnis mindestens 15 hre bestanden hat. (3) In allen anderen Fällen beträgt der Freibetrag Es soll der jeweilige Freibetrag in Abhängigkeit des Alters des Arbeitnehmers und dessen Betriebszugehörigkeit ermittelt werden. Zur Lösung dieser muss die UND-Funktion angewandt werden. Außerdem muss eine (zweifache) Mehrfachverzweigung erstellt werden, die in beiden Bedingungen die UND-Funktion nutzen muss. Fieting, Olaf , 14:32

14 4.5.3 Anwendung der NICHT-Funktion Diese Funktion wird genutzt, wenn ein bestimmter Sachverhalt generell ausgeschlossen werden muss, jedoch alle anderen Ereignisse erlaubt sind. Man kann auch sagen, dass alles anerkannt wird außer einem bestimmten Sachverhalt. Es soll der Beitrag zur Pflegeversicherung in Abhängigkeit der gesetzlichen Lage bestimmt werden D.h., hat der Arbeitnehmer Kinder oder hat er das 23. Lebensjahr noch nicht beendet, dann soll der geringere Beitragssatz zur Berechnung herangezogen werden. Im anderen Fall wird der höhere Satz genommen. Außerdem soll die Sonderregelung für den Freistaat Sachsen berücksichtigt werden. Diese besagt, dass auf Grund der Beibehaltung des Buß- und Bettages in Sachsen der Arbeitnehmer nicht 0,975 % (1,225 %) sondern 1,475 % (1,725 %) als Beitragssatz hat. Weiterhin sollen die Bruttogehälter so angelegt sein, dass hier Beitragsbemessungsgrenzen nicht berücksichtigt werden müssen. In Abhängigkeit des Bundeslandes soll in der Zelle C12 der Text Sachsen oder Restliche BL erscheinen. Gleichzeitig soll in den Zellen C14 und C16 der richtige Beitragssatz eingetragen werden. In diesem Beispiel soll mit der Funktion NICHT gearbeitet werden, obwohl diese auch ohne NICHT_Funktion gelöst werden kann. Die Berechnung des Beitrages soll wie im Kapitel beschrieben erfolgen. Fieting, Olaf , 14:32

15 4.6 Unterdrücken von Fehlermeldungen und Fehlern Eine wichtige besteht oft darin, dass Fehlermeldungen unterdrückt werden müssen. Fehlermeldungen können auf unterschiedliche Art und Weise erzeugt werden. So können noch Angaben fehlen, die zur Berechnung notwendig sind und eventuell die Fehlermeldung #DIV0! (Division durch Null, die ja nicht erlaubt ist) hervorruft. Weiterhin kann durch Eingabefehler eine Meldung #WERT! erzeugt werden, da ein Bestandteil der Formel auf einen Text zugreift. Zur Unterdrückung solcher Fehlermeldungen können verschiedene Möglichkeiten genutzt werden. Zu diesem Zweck stellt EXCEL solche Funktionen wie ISTFEHLER; ISTZAHL; ISTTEXT u. a. zur Verfügung. Es sollen Arbeitszeiten erfasst werden. Wie jedoch aus dem ersten Beispiel zu ersehen ist, kommt es zu fehlerhaften Ergebnissen oder der Darstellung einer Zeit mit einer Reihe von #. Das kommt daher, dass Angaben fehlen. Z. B. treten die Rauten auf, da die Endzeit mit 00:00 Uhr angenommen wird, was zu einer negativen Zeit führt. Bei der Erfassung soll darauf geachtet werden, dass eine Berechnung nur erfolgen soll, wenn beide Angaben vorliegen. Im folgenden Beispiel wurden die Funktionen UND und ISTZAHL zur Fehlervermeidung genutzt. Hier wird mit diesen Funktionen nur dann eine Berechnung gestattet, wenn in beiden Feldern eine Zeit eingetragen wurde. Der Einsatz dieser Funktion unterdrückt auch eine Berechnung, wenn in eines der Felder ein Text eingetragen wurde. Fieting, Olaf , 14:32

16 Dagegen bringt der Einsatz der Funktion ISTFEHLER kein Erfolg, da es sich hier nicht um einen klassischen Fehler handelt. Auch der Einsatz der Funktion ISTLEER bringt keinen Erfolg, da Fehlermeldungen, die durch Texteingaben entstanden, nicht unterdrückt werden. Es sollen im Rahmen der einfachen Zinsrechnung aus dem Kapital, der Laufzeit und den erzielten Zinsen die gewährten Zinssätze ermittelt werden. Auf Grund fehlender Angaben bzw. fehlerhafter Angaben werden in den Spalten Laufzeit und Zinssatz Fehlermeldungen oder unsinnige Ergebnisse ausgegeben. Im ersten Schritt wurde dann die Spalte Laufzeit einer Fehlerbehandlung unterzogen. Mit den Funktionen UND und ISTZAHL wird nur eine Berechnung zugelassen, wenn in den Zellen von und bis eine Zahl eingetragen wurde. Ansonsten soll gar nichts ( ) eingetragen werden. Das bringt wiederum eine neue Fehlermeldung in der vierten Zeile (#WERT!) hervor. Diese Fehlermeldung wird durch den Eintrag hervorgerufen. Fieting, Olaf , 14:32

17 Deshalb wurde im nächsten Schritt auch die Spalte Zinssatz einer Fehlerbehandlung unterzogen. Dazu wurde die Funktion ISTFEHLER genutzt. Diese Funktion reagiert auf die Fehler #NV, #WERT!, #Bezug!, #DIV0!, #Zahl!, #NAME! und #NULL!. Diese Funktion oder auch die Funktion ISTFEHL (reagiert auf alle Fehler wie die Funktion ISTFEHLER außer #NV) haben jedoch den Nachteil, dass die Berechnung praktisch zweimal ausgelöst werden muss. Einmal zur Prüfung und dann bei einem Wahrgehalt auch zur Ermittlung und Eintragung des Ergebnisses. Die Funktion WENNFEHLER ab EXCEL 2007 Aus diesem Grunde ist mit der Version EXCEL 2007 eine neue Funktion erschienen, die das Verfahren vereinfacht und auch bedeutend kürzer ist. =WENNFEHLER(Wert;Wert_falls_Fehler) Dabei bedeutet das Argument Wert den Ausdruck, der geprüft wird. Sollte kein Fehler festgestellt werden, wird der Wert, Ergebnis einer Berechnung usw. in die Zelle eingetragen. Sollte ein Fehler festgestellt werden, wird die Aktion ausgeführt, die im Argument Wert_falls_Fehler festgelegt wurde. Das kann ein Fehlerhinweis oder auch ein leerer Zeichenfolgenwert ( ) sein. Die Funktion WENNFEHLER reagiert auf die Fehler #NV, #WERT!, #Bezug!, #DIV0!, #Zahl!, #NAME! und #NULL!. Fieting, Olaf , 14:32

18 Wie in der oberen Ansicht zu sehen ist, wird das gleiche Resultat erreicht wie bei der Konstruktion mit Hilfe der Funktion ISTFEHLER. Der Formelausdruck ist jedoch erheblich kürzer und einfacher. 5 Lösen von Entscheidungsstrukturen mit Hilfe der Funktionen VERWEIS, SVERWEIS, WVERWEIS, VERGLEICH und INDEX Wie bereits im Kapitel 3.4 erwähnt wurde, besitzt die WENN-Funktion Nachteile, was die Staffelungstiefe und die Kompliziertheit betrifft. Aus diesem Grunde sollte bei Möglichkeit auch auf die VERWEIS-Funktionen die Funktion VERGLEICH und die Funktion INDEX zurückgegriffen werden. Auf Programmablaufpläne soll auch hier verzichtet werden. 5.1 Die Funktion VERWEIS Die VERWEIS-Funktion durchsucht einen definierten Bereich nach einem vorgegebenen Wert und ordnet diesem ein passendes Ergebnis aus einem anderen exakt zugeordneten Bereich zu. Das soll hier am Beispiel aus dem Kapitel 3.4 verdeutlicht werden. In einem Reiseunternehmen gewährt man den Mitarbeitern unterschiedliche Provisionssätze in Abhängigkeit von der Höhe des Umsatzes. Die entsprechenden Werte sind dazu in einer Provisionstabelle hinterlegt. Es sollen für die einzelnen Mitarbeiter die jeweiligen Provisionen in Abhängigkeit der Höhe des Umsatzes ermittelt werden. Dabei kann die mit Hilfe zweier Varianten gelöst werden. Die erste Variante ist die Vektorversion. =VERWEIS(Suchkriterium;Suchvektor;Ergebnisvektor) Das Suchkriterium ist der Wert nachdem im Suchvektor gesucht werden soll. Der Suchvektor ist der Bereich, in dem definierte Werte stehen, die mit dem Suchkriterium abgeglichen werden. Wenn ein passendes Ergebnis gefunden wurde, wird an der gleichen Fieting, Olaf , 14:32

19 Position des Ergebnisvektors der dort definierte Wert in die Zelle eingetragen. Daraus ist zu ersehen, dass beide Vektoren die gleiche Länge besitzen müssen. Dabei können die Vektoren in Spalten, Zeilen oder auch als gemischte Anordnung vorhanden sein. Wie die Funktion arbeitet soll am Beispiel des Herrn Werner gezeigt werden. Die Funktion sieht in die Zelle mit dem Umsatz und sucht im Bereich F8:F13 nach dem Wert, der dem Umsatz entspricht. Da es diesen nicht gibt sucht er den Wert, der höher ist als der Umsatz. Danach geht die Funktion eine Position rückwärts. Das wäre hier die Position 5 (F12, G12). Danach geht die Funktion in den Ergebnisvektor und holt den Wert der fünften Position. Das heißt, dass im Suchvektor der Wert ausgewählt wird, der kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist. Aus diesen Erläuterungen ist auch eine Gefahr zu erkennen. Der Ergebnisvektor muss nämlich aufsteigend sortiert sein. Sollte eine Sortierung nicht angebracht sein, kann auch auf die Funktionen SVERWEIS, WVERWEIS oder auch VERGLEICH zurückgegriffen werden. Eine andere Variante ist die Matrixversion. =VERWEIS(Suchkriterium;Matrix) Der Ausdruck wird etwas kürzer. Der Nachteil besteht jedoch darin, dass man beachten muss, dass die Funktion immer die erste Spalte (Zeile) und die letzte Spalte (Zeile) des angegebenen Bereiches (Matrix) auswertet. Das hat Konsequenzen für den Aufbau der Matrix. Es darf also in unserem Fall keine dritte Spalte als Bereich (z. B. F8:H13) angegeben werden. Fieting, Olaf , 14:32

20 5.2 Die Funktion SVERWEIS Die SVERWEIS-Funktion, (Das S steht für senkrecht); durchsucht in einer angegebenen Matrix die erste Spalte nach einem vorgegebenen Wert und ordnet diesem ein passendes Ergebnis aus einer anderen Spalte zu. Dabei kann es im Gegensatz zur VERWEIS-Funktion eine beliebige Spalte sein, die durch den Spaltenindex festgelegt wird. Weiterhin ermöglicht diese Funktion eine ungefähre als auch eine exakte Suche. Die exakte Suche ermöglicht deshalb auch das Suchen in nicht sortierten Listen. Dagegen erfordert die ungefähre Suche wieder eine sortierte Liste. =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Das Suchkriterium ist der Wert, nachdem in der ersten Spalte der angegebenen Matrix (Liste) gesucht wird. Die Matrix ist der definierte Listenbereich mit allen oder ausgewählten, zusammenhängenden Spalten der Liste. Der Spaltenindex gibt an, welche der Spalten der Liste das Ergebnis liefert. Bereich_Verweis kann nur auf WAHR oder FALSCH gesetzt werden. Bei der Auswahl von WAHR wird eine ungefähre Suche und bei der Auswahl von FALSCH wird eine exakte Suche durchgeführt. Bei der ungefähren Suche wird der Wert in der ersten Spalte ausgewählt, der kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist. Bei der exakten Suche muss der gesuchte Wert exakt mit dem Suchkriterium übereinstimmen, ansonsten wird die Fehlermeldung #NV ausgegeben. für die ungefähre Suche Es soll noch einmal auf die des Kapitels 3.4 zurückgegriffen werden. Hier ist in der Lösung zu sehen, dass der Bereich_Verweis auf WAHR gesetzt werden muss. für die exakte Suche Es sollen Währungsumrechnungen in einer Tabelle ermöglicht werden. Dazu soll an Hand der gewünschten Währung aus einer Währungstabelle der richtige Umtauschkurs ausgewählt werden. Dabei muss eine exakte Suche durchgeführt werden, da die Suche sonst bei Schreibfehlern oder einer unsortierten Liste zwar Ergebnisse liefert, die jedoch nicht dem richtigen Wert entspricht. Bereich_Verweis muss deshalb auf FALSCH gesetzt werden. Fieting, Olaf , 14:32

21 Im oben dargestellten Beispiel geht die Funktion mit dem Suchkriterium (E18) in die erste Spalte der angegebenen Matrix, sucht den Suchbegriff und ermittelt an dieser Position aus der zweiten Spalte (Spaltenindex=2) den entsprechenden Umtauschkurs. 5.3 Die Funktion WVERWEIS Die WVERWEIS-Funktion (Das W steht für waagerecht) durchsucht in einer angegebenen Matrix die erste Zeile nach einem vorgegebenen Wert und ordnet diesem ein passendes Ergebnis aus einer anderen Zeile zu. Dabei kann es im Gegensatz zur VERWEIS-Funktion eine beliebige Zeile sein, die durch den Zeilenindex festgelegt wird. Weiterhin ermöglicht diese Funktion eine ungefähre als auch eine exakte Suche. Die exakte Suche ermöglicht deshalb auch das Suchen in nicht sortierten Listen. Dagegen erfordert die ungefähre Suche wieder eine sortierte Liste. =WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex;Bereich_Verweis) Das Suchkriterium ist der Wert, nachdem in der ersten Zeile der angegebenen Matrix (Liste) gesucht wird. Die Matrix ist der definierte Listenbereich mit allen oder ausgewählten, zusammenhängenden Zeilen der Liste. Der Zeilenindex gibt an, welche der Zeilen der Liste das Ergebnis liefert. Bereich_Verweis kann nur auf WAHR oder FALSCH gesetzt werden. Bei der Auswahl von WAHR wird eine ungefähre Suche und bei der Auswahl von FALSCH wird eine exakte Suche durchgeführt. Bei der ungefähren Suche wird der Wert in der ersten Zeile ausgewählt, der kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist. Bei der exakten Suche muss der gesuchte Wert exakt mit dem Suchkriterium übereinstimmen, ansonsten wird die Fehlermeldung #NV ausgegeben. Fieting, Olaf , 14:32

22 Zur Berechnung von Löhnen und Gehältern soll in Abhängigkeit von der Versicherungsart und der Vorgabe der BBGO (Beitragsbemessungsgrenze Ost) oder BBGW (Beitragsbemessungsgrenze West) der richtige Wert in die Zelle C11 eingetragen werden. Damit eine Zeilensteuerung (Zeilenindex) erfolgen kann wurde das Steuerelement Kombinationsfeld eingebunden, das als Ergebnis in die Zelle die Position der Versicherung in der Liste des Steuerelements in die Zelle A11 einträgt. Aus dieser Zahl wird dann der Zeilenindex gebildet. Im oben dargestellten Beispiel geht die Funktion mit dem Suchkriterium (B11) in die erste Zeile der angegebenen Matrix (Zeile 3), sucht den Suchbegriff und ermittelt an dieser Position aus der fünften Zeile (Zeilenindex=5) den entsprechenden Wert. Da das Ergebnis des Dropdownfeldes jedoch mit 4 angegeben wird, muss dieser um 1 erhöht werden. 5.4 Die Funktion VERGLEICH Im Gegensatz zu den Funktionen VERWEIS, SVERWEIS und WVERWEIS ist das Ergebnis der Funktion VERGLEICH nicht der Inhalt der gefundenen Zelle, sondern die Position (Zahl) im angegebenen Bereich, an der sich der gefundene Wert befindet. Im Beispiel des Kapitels 5.3 wurde ein Zeilenindex benötigt um den richtigen Wert für die ausgewählte Versicherung zu ermitteln. Da dieser Index unbedingt eine Zahl sein muss, konnte hier keine Gültigkeitsprüfung (Liste) als Abfrage genommen werden, da das Ergebnis ein Wert in Textform ist. Deshalb wurde ein Kombinationsfeld genutzt, um den Zeilenindex zu ermitteln. Im Falle des Einsatzes einer Gültigkeitsprüfung kann in Zusammenhang mit der Nutzung der Funktion VERGLEICH der entsprechende Zeilenindex ermittelt werden. Sehr praktisch ist auch die Kombination dieser Funktion mit der Funktion INDEX (Kapitel 5.5). =VERGLEICH(Suchkriterium;Suchmatrix;[Vergleichstyp]) Das Suchkriterium ist der Wert nach dem im angegebenen Bereich (Matrix) gesucht wird. Die Suchmatrix ist der Bereich in dem nach dem vorgegebenen Begriff gesucht wird. Der Vergleichstyp gibt an, wie EXCEL nach dem Ergebnis suchen soll. Fieting, Olaf , 14:32

23 Der Suchtyp kann in drei Varianten angegeben werden. Ist eine 1 oder kein Typ angegeben, sucht die Funktion nach dem größten Wert, der kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist. Dabei müssen die Argumente der Suchmatrix in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein. Bei der Angabe einer 0 sucht die Funktion nach dem ersten Wert, der mit dem Suchkriterium genau übereinstimmt. Eine Sortierung der Argumente in der Suchmatrix ist nicht notwendig. Sollte eine -1 als Typ angegeben werden, sucht die Funktion nach dem kleinsten Wert, der größer oder gleich dem Suchkriterium ist. Dabei müssen die Argumente der Suchmatrix auch hier in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein. Zur Demonstration des Einsatzes der Funktion VERGLEICH soll noch einmal auf die aus dem Kapitel 5.3 zurückgegriffen werden. Hier soll für die Auswahl der Versicherung jedoch das entsprechende Feld über eine Gültigkeitsprüfung (Liste) gesteuert werden. Über die Funktion VERGLEICH wird ermittelt, dass der Begriff Pflegeversicherung 1 an der 5. Stelle der angegebenen Versicherungen steht. Das bedeutet, dass diese Funktion die Zahl 5 als Ergebnis zurückgibt. Dieses Ergebnis wird dann für den Zeilenindex genutzt. 5.5 Die Funktion INDEX Die Funktion INDEX gibt es in verschiedenen Varianten. Das ist einmal die Matrixversion und die Bezugsversion. An dieser Stelle soll jedoch nur auf die Matrixversion eingegangen werden. =INDEX(Matrix;Zeile;Spalte) Die Matrix ist ein Zellbereich, indem nach einem bestimmten Wert gesucht wird. Das Argument Zeile ist die Zeile des Bereiches in der nach einem Wert gesucht wird. Das Argument Spalte ist die Spalte des Bereiches in der nach einem Wert gesucht wird. Fieting, Olaf , 14:32

24 Der gesuchte Wert ist dann im Schnittpunkt der Argumente Zeile und Spalte zu finden. Es kann auch nur das Argument Zeile oder nur das Argument Spalte angegeben werden. Zur Demonstration des Einsatzes der Funktion INDEX soll auf eine Cross-Rate-Tabelle für die Ermittlung des Umtauschkurses zwischen zwei Währungen zurückgegriffen werden. In der Tabelle sollen zwei Kombinationsfelder eingebunden werden, die das Ergebnis in die Zelle E16 bzw. E18 ablegen. Die Ergebnisse geben die Position der ausgewählten Währungen in der Cross-Rate-Tabelle nach Zeile und Spalte an. Diese Angaben werden genutzt um mit Hilfe der Funktion INDEX den gewünschten Kurs zu ermitteln, der dann in der Zelle D20 ausgegeben wird. Im angeführten Beispiel wird also auf den Wert im Schnittpunkt der 4. Zeile und 1. Spalte zugegriffen. Fieting, Olaf , 14:32

25 6 Nutzung spezieller WENN-Funktionen zum Summieren und Zählen EXCEL bietet mehrere Funktionen, die, in Abhängigkeit bestimmter Vorgaben, Werte Zählen oder auch Summieren können. 6.1 Summieren von Werten In allen Versionen von EXCEL wird die Funktion SUMMEWENN zur Verfügung gestellt. Ab der Version EXCEL 2007 wird zusätzlich die Funktion SUMMEWENNS angeboten Die Funktion SUMMEWENN Diese Funktion summiert Werte, die einem bestimmten Kriterium in einem angegebenen Tabellenbereich entsprechen. Dabei können es konkrete (diskrete) Werte als auch Wertebereiche sein. =SUMMEWENN(Bereich;Kriterien;Summe_Bereich) Das Argument Bereich stellt den Zellbereich dar, der berechnet werden soll. Die Kriterien geben die Bedingungen für die Summierung bestimmter Zahlen vor. Dabei können, falls es sich um Textangaben handelt, diese auch über eine Zellangabe angegeben werden. Möglich ist die Angabe eines Textes in der Funktion selbst. Dieser muss jedoch in Anführungsstriche gesetzt werden. Bei Angaben von Zahlenbereichen (z.b. <2000) müssen diese ebenfalls in Anführungsstriche gesetzt werden. Ein Angabe wie 2000 < x < 3000 ist jedoch nicht möglich. Das Argument Summe_Bereich gibt den Bereich an, in dem die entsprechenden Zahlen addiert werden sollen. Es liegt eine Gehaltsliste vor, die neben den Gehältern der Mitarbeiter auch deren Abteilungszugehörigkeit enthält. Es steht die, die Summe aller Gehälter der Buchhaltung und die Summe aller Gehälter zu binden, die kleiner als 2000,00 EUR sind. Fieting, Olaf , 14:32

26 6.1.1 Die Funktion SUMMEWENNS Diese Funktion summiert Werte, die einem bestimmten Kriterium in einem angegebenen Tabellenbereich entsprechen. Dabei können es konkrete (diskrete) Werte als auch Wertebereiche sein. Die Funktion SUMMEWENNS bietet im Gegensatz zur Funktion SUMMEWENN die Möglichkeit nach mehreren Kriterien und in mehreren Bereichen zu summieren. =SUMMEWENNS(Summe_Bereich;Kriterien_Bereich1;Kriterien;1; Kriterien_Bereich2;Kriterien;2;..) Das Argument Summe_Bereich gibt den Bereich an, in dem die entsprechenden Zahlen addiert werden sollen. Diese Angabe ist zwingend erforderlich. Dieser muss im Gegensatz zur Funktion SUMMEWENN zuerst aufgeführt werden. Das Argument Kriterienbereich gibt den Bereich an, indem die entsprechenden Kriterien ausgewertet werden sollen. Der erste Bereich ist zwingend erforderlich alle weiteren Bereiche sind optional. Die Kriterien geben die Bedingungen für die Summierung bestimmter Zahlen vor. Dabei können, falls es sich um Textangaben handelt diese auch über eine Zellangabe angegeben werden. Möglich ist die Angabe eines Textes in der Funktion selbst. Dieser muss jedoch in Anführungsstriche gesetzt werden. Achtung! Es können bis zu 127 Paare aus Bereich und Kriterien angegeben werden. Fieting, Olaf , 14:32

27 Es liegt in einer Firma eine Aufstellung aller getätigten Umsätze an Möbeln und anderen Artikeln vor, in der diese nach Monat, Verkäufer, Anzahl der Artikel und nach den entsprechenden Umsätzen aufgegliedert ist. Die Geschäftsführung möchte dabei mit Hilfe der Funktion SUMMEWENNS unterschiedliche Auswertungen durchführen. In der ersten Auswertung sollen die Gesamtumsätze der einzelnen Quartale ermittelt werden. Die zweite Auswertung soll Auskunft geben über die verkauften Lampen durch die einzelnen Mitarbeiter. In der dritten Auswertung möchte die Geschäftsführung wissen, wie viel Schreibtische durch die jeweiligen Mitarbeiter in den ersten 9 Monaten des hres verkauft wurden. Die untenstehende Abbildung zeigt die entsprechenden Lösungen für die Auswertungen. Fieting, Olaf , 14:32

28 6.2 Zählen von Werten In allen Versionen von EXCEL wird die Funktion ZÄHLENWENN zur Verfügung gestellt. Ab der Version EXCEL 2007 wird zusätzlich die Funktion ZÄHLENWENNS angeboten Die Funktion ZÄHLENWENN Diese Funktion zählt Werte, die einem bestimmten Kriterium in einem angegebenen Tabellenbereich entsprechen. Dabei können es konkrete (diskrete) Werte als auch Wertebereiche sein. =ZÄHLENWENN(Bereich;Kriterien) Das Argument Bereich ist der Zellbereich, von dem Sie wissen möchten, wie viele seiner Zellen einen Inhalt haben, der mit den Suchkriterien übereinstimmt. Die Kriterien geben an, welche Inhalte gezählt werden sollen. Es soll ein Arbeitszeitnachweis für die Mitarbeiter einer Abteilung geführt werden. Es sollen die Anwesenheitstage, freie Tage, Krankheits- und Urlaubstage im jeweiligen Monat gezählt werden Die Funktion ZÄHLENWENNS Die Funktion ZÄHLENWENNS bietet im Gegensatz zur Funktion ZÄHLENWENN die Möglichkeit nach mehreren Kriterien und in mehreren Bereichen zu zählen. =ZÄHLENWENN(Kriterienbereich1;Kriterien1;[Kriterienbereich2;Kriterien2]..) Fieting, Olaf , 14:32

29 Das Argument Kriterienbereich gibt den Bereich an, indem die entsprechenden Kriterien ausgewertet werden sollen. Der erste Bereich zwingend erforderlich alle weiteren Bereiche sind optional. Die Kriterien geben an, welche Inhalte im jeweiligen Bereich gezählt werden sollen. Achtung! Es können bis zu 127 Paare aus Bereich und Kriterien angegeben werden. Es soll in einer Firma eine Altersstatistik erstellt werden. Dabei wird an Hand des Geburtstages der Mitarbeiter über die Funktion DATEDIF das Alter ermittelt. Mit Hilfe der Funktion ZÄHLENWENNS soll dann ermittelt werden wie viele Mitarbeiter in den einzelnen Altersgruppen in der Firma arbeiten. Parallel soll dazu auch die Auswertung nach Frauen und Männern vorgenommen werden. Die Auswertung eines Altersbereiches ohne Berücksichtigung des Geschlechts kann mit folgender Formel ermittelt werden: =ZÄHLENWENNS(F$4:F$23;">=31";F$4:F$23;"<=40") Dabei ist zu sehen, dass es sich um zwei Auswertepaare handelt. Diese Auswertung ist mit der Funktion ZÄHLENWENN nicht möglich. Die angegebene Formel kann aber noch um ein weiteres Paar ergänzt werden, sodass die Auswertung auch das Geschlecht berücksichtigt. =ZÄHLENWENNS(F$4:F$23;">=31";F$4:F$23;"<=40";D$4:D$23;"w") Fieting, Olaf , 14:32