erfolgreiches Projektmanagement

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1 Yvette E. Hofmann 30 Minuten für erfolgreiches Projektmanagement

2 Inhalt Vorwort 6 1. Projektmanagement Was ist das? 8 Was sich hinter dem Begriff Projektmanagement verbirgt 9 Grundgedanken des Projektmanagements 12 Vor- und Nachteile von Projektarbeit Wie Projekte organisiert werden 20 Projektspezifische Organisationsvarianten 21 Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse der Projektleitung Die Projektplanung oder: Gut geplant ist halb gewonnen? 28 Projekte und ihre Phasen 29 Welche Schritte in der Projektplanung durchlaufen werden 34 Projektziele finden, definieren und erreichen 38 Der Projektstrukturplan Zwecksetzung und Tipps zum sinnvollen Einsatz im Projekt 41 Die Erstellung von Ablauf- und Terminplänen 44 Die Erstellung von Kapazitätsplänen 49 Die Erstellung von Kosten- und Qualitätsplänen 52 94

3 4. Von der Projektgruppe zum leistungsstarken Projektteam 54 Kennzeichen von Projektteams 55 Vier Phasen der Teamentwicklung 58 Potenziale erkennen, Motivation fördern 61 Inhaltsverzeichnis 5. Was Projekte erfolgreich macht 68 Erfolgsfaktor Planung und Kontrolle 69 Erfolgsfaktor Organisation 72 Erfolgsfaktor Akzeptanzschaffung 72 Erfolgsfaktor Information und Kommunikation 73 Erfolgsfaktor Teamarbeit 75 Weiterführende Literatur 77 Register 78 Die Autorin 80 59

4 1. Projektmanagement Was ist das? Wissen Sie, wodurch sich Projekte von Arbeitsgruppen unterscheiden? Seite 9 Kennen Sie die Grundgedanken des Projektmanagements? Seite 12 Sind Sie sich der Chancen und Risiken der Projektarbeit bewusst? Seite 16

5 Projekte sind in aller Regel auf die Erarbeitung fachübergreifender, strategisch hochwirksamer Lösungskonzepte ausgerichtet. Nicht zuletzt deshalb erfreut sich Projektmanagement als Organisationsform in privatwirtschaftlichen wie öffentlichen Unternehmen zunehmender Beliebtheit, bietet es doch ein hervorragendes Instrumentarium, um anvisierte Ziele effizient zu erreichen. Diese positive Entwicklung wird jedoch mancherorts dadurch karikiert, dass eine regelrechte Projektitis ausgebrochen zu sein scheint und alle Arbeiten nur noch in Projekten verrichtet werden (dürfen), selbst wenn es sich dabei um das normale Tagesgeschäft (wie z.b. die Bearbeitung von Personalakten) handelt. Diese Entwicklung ist insofern bedauerlich, als die Vorteile des Projektmanagements nur dann in vollem Ausmaß zum Tragen kommen, wenn der ursprünglichen Philosophie des Projektmanagements Rechnung getragen wird: Ein Potpourri an aufeinander abgestimmten und ineinander greifenden Instrumenten zu liefern, welche primär auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung spezifischer Tätigkeiten gerichtet sind, und nicht auf die Steuerung von Routinetätigkeiten! Was Projektmanagement ist Was sich hinter dem Begriff Projektmanagement verbirgt Was ist ein Projekt? Neben einer projektspezifischen Organisation (siehe Kapitel 2, Seite 20) lassen sich Projekte von Arbeitsgruppen dadurch abgrenzen, dass der Gegenstandsbereich neuartig, komplex und meist auch einmalig ist. 9

6 1. Projektmanagement Was ist das? Somit dient Projektmanagement nicht zur Organisation des Tagesgeschäfts oder von Routinetätigkeiten, sondern zur Abwicklung innovativer Aufgaben (Beispiele für derartige Aufgabenstellungen sind Forschungsprojekte, Reorganisations- oder Bauprojekte). Projektarbeit stellt einen Prozess dar, in dessen Verlauf sich die Projektgruppe schrittweise mit dem neuartigen Projektauftrag vertraut macht und nach Wegen sucht, diesen zu erfüllen. Darüber hinaus zeichnen sich Projekte durch eine zeitliche Befristung der Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern aus. Es handelt sich dann um ein Projekt, wenn ein eindeutig definierter Anfangsund Endzeitpunkt vorliegen. Eine zeitliche Befristung ist aus folgenden Gründen von großer Relevanz: Zum einen bedeutet die Einrichtung eines Projekts immer auch eine Ressourcenbindung (z.b. von Personalressourcen). Informationen darüber, wie lange diese Ressourcen gebunden bleiben, sind wichtige Informationen für die Projekt- wie auch die Unternehmensleitung. Darüber hinaus bedeutet Projektarbeit für die Projektmitglieder in aller Regel eine Doppelbelastung, da nur selten eine 100-prozentige Freistellung vom sonstigen Aufgabengebiet erfolgt. Daher ist es für Projektleitung wie -mitglieder nicht zuletzt aus Motivationsgesichtspunkten wichtig zu wissen, wie lange die projektbedingte Doppelbelastung voraussichtlich anhält. Schließlich können einige Instrumente des Projektmanagements (insbesondere die Netzplantechnik) nur dann sinnvoll angewendet werden, wenn das Projektende terminiert ist. 10

7 Ein weiteres Kennzeichen von Projekten ist die Existenz einer klaren inhaltlichen Zielsetzung. Diese Forderung erscheint schlüssig und einleuchtend. In der Praxis zeigt sich aber immer wieder, dass die Projektarbeit gerade deshalb erschwert ist, weil kein eindeutiges Ziel formuliert wurde (wie Sie Ihr Projektziel auf Eindeutigkeit prüfen können, erfahren Sie in Kapitel 3.3., S. 38). Kennzeichen von Projekten 1 Das sind zentrale Kennzeichen von Projekten: Innovative, neuartige bzw. einmalige Aufgabenstellung. Komplexe Aufgabenstellung. Iterativer Prozess der Zielerreichung. Klar definierter Anfangs- und Endzeitpunkt. Eindeutige inhaltliche Zielsetzung. Checkliste Projektcharakteristika Überprüfen Sie, ob Ihr Projekt wirklich ein Projekt ist! Projektspezifische Organisation? Klar definierter Anfangs- und Endzeitpunkt? Komplexe Aufgabenstellung? Neuartigkeit, Einmaligkeit der Aufgabenstellung? Eindeutige inhaltliche Zielsetzung? Ja Wenn Sie mindestens drei Fragen mit Ja beantwortet haben, können Sie Ihr Vorhaben durch den Einsatz der Methoden des Projektmanagements sinnvoll unterstützen. 11

8 1. Projektmanagement Was ist das? Was ist Management? Hinter dem Begriff Management verbirgt sich die gesamte Bandbreite betriebswirtschaftlicher Instrumentarien. Somit beinhaltet der Managementprozess neben der Planung, Organisation und Durchführung auch die Kontrolle und führt über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen. Projektmanagement ist ein Konzept für die Führung von und mit Projekten und umfasst die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts. (Quelle: DIN-Norm 69901, Ausgabe ). 1.2 Grundgedanken des Projektmanagements Grundsätzlich gilt: Die Gestalt des Projektmanagements richtet sich nach dem Projektumfang: Während es in Ein-Mann-Projekten oftmals ausreicht, den Projektablauf mit Hilfe einer To-Do-Liste und der konsequenten Nutzung eines Kalenders (Kalendertechnik) zu planen und zu steuern, erfordern größere Projekte meist den Einsatz aufwändiger Projektmanagementmethoden (wie z.b. die Netzplantechnik). Im Hinblick auf die erfolgreiche Projektzielerreichung spielt es hingegen keine große Rolle, ob ein Projekt von einer Einzelperson durchgeführt wird oder ob mehrere hundert Personen daran beteiligt sind (wie beispielsweise bei einem internationalen Raumfahrt- 12

9 Register Register Abschlussphase 31 Anbahnungsphase 29, 31 Anfangszeitpunkt Arbeitsatmosphäre 55, 62 Arbeitspakete 26, 30, 36, 41, 43, 45, 47, 49 Arbeitsphase 59, 60 Aufgabenverteilung 17, 19, 25, 27, 72 Balkenplan 45, 47, 49 Belastungsdiagramm 49 Bindungen, sozio-emotionale 55, 74 Doppelbelastung 10, 18 Durchführungsphase 31, 32, 47 Engpässe 49, 50 Erfolgsfaktoren 61, 72, 74 Feinplanung 35, 44 Fixtermine 44, 46, 48 Formierungsphase 58 Führungskonzept, ganzheitliches 13 Führungsstil, partizipativer 14 Gesamtprojektplanung 36 Grobplanung 29, 30, 35 Gruppenkohäsion 55 Ist-Daten 47 Kapazitätsplanung 49, 50, 52 Kompetenzgerangel 25 Konfliktphase 58 Kostenplanung 23, 52, 53 Listenplan 45 Magisches Dreieck 70 Management 12 Matrixorganisation 23, 25 Meilenstein 64 Motivation 15, 17, 58, 61, 62, 64, 75, 76 Normierungsphase 59, 60 Planaktualisierung 36 Projekt- -gruppenverfügung 55 -lebenszyklus 29, 31 - organisation 16, 21, 22, 25, 69 78

10 Register - planung 6, 29, 32, 35, 37 - start 60 -strukturplan 30, 41, 43 -ziele 33, 38, 40 Qualitätsplan 53 Selbstmotivation 61, 64, 65 SOLL-Daten 47 Teamarbeit 60, 63, 64, 69, 74, 75 Teamentwicklung 13, 33, 53, 58 Teams 55, 62, 74, 76 Teamwork 55, 59 Terminplanung 44 Vorbereitungsphase 30, 31, 45, 47 Weisungsbefugnisse 23, 25, 27, 29 Zieldimensionen 40 Zielkonkretisierung 34, 37, 39, 41 79

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