Freie Universität Berlin

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1 Freie Universität Berlin SAP basierte CAFM Einführung mit graphischer CAD-Integration Dr. Christoph Wall Leiter elektronische Administration und Services

2 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 2

3 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin FU Berlin Campusbereiche Wikipedia-User: TUBS Die Stadtteil Karte von Berlin 3

4 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Hauptcampus Berlin-Dahlem Technische Abteilung Administrative IT Services (eas) 4

5 FU Berlin in Zahlen Gründungsjahr 1948 Zahlen: Studenten Bachelor- und Masterstudenten Doktoranden Beschäftigte Wissenschaftliche Fachbereiche und Zentralinstitute 15 Campus: Campusbereiche 4 Gebäude ca. 220 Räume ca Nettogeschossfläche ca m² Hauptnutzfläche ca m² Alle Gebäude und Liegenschaften werden zentral von der Technischen Abteilung verwaltet. IT-Organisation: CIO Gremium 4 zentrale IT-Bereiche 220 dokumentierte IT-Verfahren 5

6 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 6

7 Strategische Ziele der IT an der FUB: Umfassendes Informationsangebot Mobile Informationen Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung weltweit zugänglich Arbeitsumgebung Smarte Prozesse Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen zentrale und dezentrale Aufgaben durch redundanzarme einheitliche Prozesse und ermöglichen eigenverantwortliche Steuerung gemäß zentraler Standards Sichere Daten umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operativer Daten der Nutzer Nachhaltiger Ressourceneinsatz möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT) Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten und Hardware

8 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Ausgangssituation Kostenart Kostenart Kostenart Excel Tabellen - Energiekosten - Wartungskosten - Servicekosten -etc. Umrechnung und Verteilung SAP CO Kostenelement (PSP) AutoCAD Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Raumdatenbank (Access) Kostenelement (PSP) 8

9 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Zielsetzung Prozessintegration - Abschaffung manueller Datenübergaben - Abschaffung redundanter Systeme - dezentraler Zugang zu zentralen Daten - Realtime-Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und Controlling - Datenbereitstellung für nachlaufende 3rd party Systeme (Lehrplanung, Wegeleitsystem, Netzverwaltung) 9

10 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Zielsetzung Datenmanagement - zentrale Erfassung zentraler Daten - dezentrale Erfassung dezentraler Daten - Single Point of Truth für Flächendaten - Schaffen einer transparenten Datenbasis für internes Flächenanreizmodell (Mieter-Vermieter-Modell) - Graphische Aufbereitung der Daten 10

11 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Zielsituation Kostenart SAP PSM SAP CO Kostenart Kostenart Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenelement (PSP) Kostenverteilung Verträge SAP RE-FX (real estate) Liegenschaften Services Grafik-System für Raumdarstellung AutoCAD Kostenelement (PSP) 11

12 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 12

13 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Fachspezifische Anforderungen Flächenmanagement Mietmanagement Abfallmanagement Schließanlagenverwaltung Dienstleistungsbeschaffung Instandhaltung Meldewesen Dokumentenmanagement Sicherheitsmanagement Bauprozessabwicklung (optional) Energie- und Medienmanagement 13

14 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Lösungsarchitektur CO Controlling (KLR) SAP ERP PSM Haushaltsmittelverteilung/-verwendung FI/FI-AA Finanz- und Anlagenbuchhaltung HCM Organisations-/Personalmanagement RE-FX Flexibles Immobilienmanagement Stammdaten Bauwerke / Flächen (Architektur und Nutzung) Flächenmanagement (in Verbindung mit Grafik) Umzugsmanagement Mietmanagement (extern und intern) Betriebskosten Energie-/Medienmanagement Flächendokumentation für Umweltmanagement MM Einkauf / Materialwirtschaft Beschaffung von Dienstleistungen (und Material) Bestandsführung Material/Gerät Abfallmanagement Gewährleistungsmanagement / Mängelbeseitigung Web / Portal Web-Funktionalitäten: für verschiedene Prozesse DVS / RM Dokumentenmanagement / Records Management PM PM Instandhaltung Technische Objektdokumentation Meldewesen Instandhaltung Sicherheitsmanagement Umweltmanagement Zähler/Daten für Energie-/Medienmanagement Fuhrparkmanagement PS PS Projektsystem Bauprozessabwicklung Budgetierung (in Verbindg. PSM) / Kostenträgerstrukturen CAD / Grafik CIDEON Schließanlagenverwaltung 14

15 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 15

16 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Stammdatenstruktur für SAP RE-FX und SAP PM inklusive CAD-Integration Betriebssicht (PM) Architektursicht (RE-FX) Nutzungssicht (RE-FX) Organisation (TP) Organisation (AO) Buchungskreis Campus (TP) Campus (AO) Liegenschaft (TP) Liegenschaft (AO) Liegenschaftspläne Wirtschaftseinheit Gebäude (TP) Gebäude (AO) Schnitte Ansichten Gebäude DIN Ebene (TP) DIN Ebene (TP) DIN Ebene (TP) Techn. Anlage (EQ) Dachaufsichten Geschosspläne Etage (AO) Raum (AO) Flächenpool Teilnahmegruppe Außenanlage (AO) Visualisierung Grafik-Integration 16

17 CAD-Integration im Flächenmanagement Datenbestand ca AutoCAD Dateien - Bidirektionaler Datenaustausch zwischen AutoCAD und SAP RE-FX - Raumbezeichnung CAD SAP - Flächengröße CAD SAP - Raumnutzungsart (zeitabhängig) SAP CAD 17

18 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Hauptcampus Berlin-Dahlem 18

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20 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Integrierter Geschossplan 20

21 Lokalisieren eines Raums im Plan 21

22 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Alphanumerische Daten zum Raum 22

23 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Raumbelegung (Permanente Belegung) 23

24 Prozessunterstützung Belegungsmanagement - Raumzuweisungen an Fachbereich / Abteilung erfolgt zentral durch den Kanzler, Nutzungsdauer kann befristet werden Raumnutzungsrecht - Belegungsberechtigter -> Fachbereich, Abteilung Raumzuweisung - Zugewiesener Nutzer -> Institut, Professur Raumbelegung - Belegende Person -> Raum-Nutzer (mit automatischer Abgrenzung zum Vertragsende) 24

25 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Prozessunterstützung: Flächenplanung Verknüpfung von Raumbelegendem (SAP RE-FX) und Nutzerkostenstelle (SAP PSM/CO) - Unterstützung des internen Flächenanreizsystems (Mieter-Vermieter- Modell): - Ermittlung von Mehrflächen - Kostentransparenz 25

26 Stichtagsbezogene Nutzungssicht Titel, Datum 26

27 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Reporting Graphische Berichte - Markieren von Räumen/Flächen im Grundrissplan - nach Nutzer - nach Raumnutzungsart - Ziel = schneller Überblick über - Verteilung von Nutzern - Leerständen - Effektive Raumzuweisung (räumlicher Zusammenhang) Alphanumerische Berichte - Auswertungen u.a. nach Nutzern auf unterschiedlichen Verdichtungsebenen - Fachbereich - Institut - Professur 27

28 Reporting 28

29 Herausforderung Berechtigungskonzept Herausforderung Datenschutz - Sichtbarkeitseinschränkungen auf Fachbereichsebene Herausforderung Datensicherheit - Datenpflege eingeschränkt auf Fachbereichsebene und nur durch ausgewählte Personen Titel, Datum 29

30 Herausforderung Berechtigungskonzept Lösungsansatz - Berechtigungssteuerung über Zugewiesenen Nutzer Grafikintegration - Grafische Darstellung arbeitet mit den Berechtigungen der RE-FX Umgebung Titel, Datum 30

31 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 31

32 Dezentrale Nutzung - Weboberflächen für Fachbereiche - Dezentrale Sicht auf Raumnutzungsart und Nutzerkostenstelle - Pflege von Raumattributen durch FB - Zuweisung von Raumnutzern durch FB - Nutzer qua GP aus HCM - Abgrenzung gemäß Ausscheidedatum - Stichtagsbezogene Belegungsübersicht - Nutzungsbeispiel: Planung Umzug Kleine Fächer der Geschichts- und Kulturwisenschaften) 32

33 Belegungsübersicht Kleine Fächer 33

34 Schwendener Str

35 35

36 Neubau kleine Fächer 36

37 CAD-Plan kleine Fächer 37

38 Umzugsmanagement 38

39 Mietmanagement o Langzeitanmietung und vermietung o Kurzzeitvermietungen o Elektronischer Genehmigungsworkflow bei Anmietung o Elektronische Ablage der Mietverträge o Mietbuchhaltung mit Integration an Finanzwesen (FI), Haushaltsmanagement (PSM) und Controlling (CO) o Verwendung von Mittelbindungen 39

40 Das Mietobjekt 40

41 Definition von Konditionen Titel, Datum 41

42 Simulation des Finanzstroms 42

43 Abfallmanagement o Verwaltung von Regel- und Sonderentsorgungen o Hinterlegung von Rahmenverträgen o Integration in das Beschaffungswesen (SAP MM) o Integration in die elektronische Rechnungsbearbeitung o Übersicht über die Müllstandorte (alphanumerisch und grafisch) o Integration der Abfalldatenbank in SAP (abfallstatistische Berichtspflichten) 43

44 Anzeige der Abfallstandorte Titel, Datum 44

45 Definition nach Container Titel, Datum 45

46 Überblick über Entsorgungsmengen 46

47 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Agenda 1 Freie Universität Berlin in Zahlen 12 Ausgangssituation / Zielsetzung Projektdesign Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz Nutzen und Mehrwerte 47

48 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Was wurde bislang umgesetzt Flächenmanagement Schließanlagenverwaltung Mietmanagement Dienstleistungsbeschaffung Abfallmanagement Instandhaltung Meldewesen Dokumentenmanagement Sicherheitsmanagement Bauprozessabwicklung (optional) Energie- und Medienmanagement 48

49 Was haben wir bisher erreicht Zentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse - Erstellung und Änderung der Flächendaten im CAD Plan - Vermeidung manueller Datenübergaben - Single Point of Truth für Flächendaten - Übersichtliche Information durch graphische Belegungsdarstellung Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung - Pflege von Daten dort, wo sie anfallen (Raum- Ausstattungsmerkmale) - Vermeidung redundanter Dateneingabe Integration in das SAP Rechnungswesen - Mietmanagement - Dienstleistungsbeschaffung 49

50 Lessons learned Großer Projektumfang führt zu langen Laufzeiten und kann zu Projektermüdung führen -> Kleine Projekteinheiten mit schnelleren Erfolgserlebnissen planen Die Komplexität der geplanten Lösung lässt sich vorab nicht bis ins Detail vorhersehen und im Leistungsverzeichnis durchdeklinieren -> Mittel für Change Requests müssen von vornherein eingeplant werden Neue Nutzung personenbezogener Daten kann zu unerwarteten Widerständen führen -> Frühzeitige Einbindung von Datenschutz, Personalrat und Anwendern -> Mittel für differenziertes Berechtigungskonzept einplanen Titel, Datum 50

51 CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin Nutzen und Mehrwerte Transparenz und Effizienz für Exzellenz 51