M o d u l : T e r m i n e

Transkript

1 Termine und Termingruppen Jeder Termin, der an einem definierten Datum zu einer bestimmten Zeit stattfindet, gehört zu einer Termingruppe. Die Termingruppe definiert die Art des Anlasses, z.b. Jugendgottesdienst, Gebetstreffen usw. Ebenfalls definert die Termingruppe eine Start- und eine Endzeit sowie einen Raum, in dem die Termine dieser Gruppe typischerweise stattfinden. Beim Erstellen eines neuen Termins werden die oben genannten Angaben als Vorlage verwendet, können aber für jeden einzelnen Termin angepasst werden. Die einzige feste Verbindung zwischen einer Termingruppe und ihren Terminen ist der Name. Benutzerrechte Pro Benutzer können für jede Termingruppe vier verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden: 1. Betrachten 2. Bearbeiten 3. Termingruppen verwalten 4. Exportieren Dabei beinhaltet eine höhere Stufe alle darunterliegenden Rechte. Auf der ersten Stufe (Betrachten) dürfen Termine betrachtet werden, d.h. sie erscheinen in der Auflistung oder im Kalender, sie können aber weder verändert noch gelöscht werden. Die zweite Stufe (Bearbeiten) erlaubt es dem Benutzer, zu dieser Termingruppe neue Termine zu erfassen, wie auch zu bearbeiten und zu löschen. Die nächste Stufe (Termingruppen verwalten) erlaubt es dem Benutzer, Termingruppen zu bearbeiten. D.h. neue erstellen, bestehende ändern und löschen. Die letzte Stufe (Exportieren) erlaubt alles bisher genannte, hinzu kommt das Recht, die erfassten Termine als Excel- Datei oder als PDF-Datei zu exportieren. Diese Benutzerrechte können pro Login für alle Termingruppen oder auch für die einzelnen Termingruppen verschieden vergeben werden. Angewandt wird immer die höchste Berechtigungsstufe, ist also z.b. die Alle-Berechtigung auf 2 gesetzt, aber diejenige für eine einzelne Termingruppe auf 3, wird die effektive Berechtigung in dieser Termingruppe 3 sein. Die Alle-Einstellung wird auch für neue Termingruppen verwendet, wenn diese nicht manuell höher definiert werden. Als Konsequenz kann die Berechtigungsstufe einer einzelnen Termingruppe nicht unterhalb der Alle- Berechtigung liegen. Filter Die angezeigten Termine können zeitlich gefiltert werden, dadurch kann die Übersichtlichkeit deutlich gesteigert werden. Beispiele: Alle Anlässe ab dem aktuellen Monat anzeigen (d.h. alle Termine der vergangenen Monate ausblenden). Dies ist die Standart-Einstellung. Anlässe während den nächsten Sommerferien (Juli bis August) anzeigen. Wenn Sie die Berechtigungsstufe 4 (Moderator) haben, können Sie einen Filter auch als global speichern. Dies bedeutet, dass Benutzer von kool, die lediglich Termine ansehen aber keine bearbeiten dürfen (also nur Stufe 1 haben), nur noch die Termine innerhalb des definierten Zeitraumes sehen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie bereits die Termine fürs nächste Jahr erfassen wollen. Da diese aber noch nicht definitiv sind, möchten Sie nicht, dass sie schon öffentlich sind, somit können Sie einen globalen Filter bis Ende des aktuellen Jahres setzen. Sobald die Termine dann definitiv sind, können Sie den globalen Filter wieder entfernen, oder um einige Monate nach hinten verschieben. Ansichten Die Termine können als Liste angezeigt werden. Diese Liste kann nach jeder Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Daneben können die Termine in einer Kalenderansicht dargestellt werden. Dabei stehen sowohl eine Jahres-, eine Monats- wie auch eine Wochenansicht zur Verfügung. Für Details zu den einzelnen Darstellungen siehe weiter unten.

2 Zur besseren Übersicht können nur bestimmte Termingruppen angezeigt werden, z.b. nur alle Jugendanlässe. Diese Ansichtsoptionen können in Vorlagen gespeichert werden, damit schnell zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden kann. Diese Vorlagen können sowohl in der Listen- wie auch in der Kalenderansicht verwendet werden. Die Monatsansicht In der ersten Spalte (im Screenshot nicht sichtbar) wird die Kalenderwoche dargestellt, die nachfolgenden Spalten stellen die Wochentage dar. Durch Klicken auf ein solches Kalenderwochen-Feld wird sofort in die Wochenansicht dieser Woche umgeschaltet. Ein Anlass wird jeweils mit seiner Farbe auf einer Zeile dargestellt. Falls ein mehrtägiger Anlass vorkommt, wird dieser an jedem Tag dargestellt, an dem er auftritt. Durch Bewegen mit der Maus über dem Anlass-Namen, erscheinen weitere Details zu diesem Termin. Dies ist der ganze Name, die Uhrzeit und allfällige Kommentare. Um einen neuen Termin an einem Tag zu erfassen, kann das Plus-Icon in der rechten oberen Ecke des entsprechenden Tages verwendet werden. Weiter kann ein Termin durch Klicken auf das Abfalleimer-Symbol gelöscht und durch Klicken auf den Termin-Text bearbeitet werden. Alle diese Operationen sind nur durchführbar, wenn die Benutzerrechte dazu ausreichen. Der aktuelle Tag wird mit einer Farbe markiert (im Screenshot mit einem hellen Blau). Mit den zwei Pfeilen rechts oberhalb des Kalenders kann ein Monat nach vorne oder hinten gewechselt werden. Mit dem Rechteck zwischen diesen beiden Pfeilen gelangt man wieder zum aktuellen Monat (im Screenshot wäre das der Juni 2005). Zusätzlich zum monatsweisen Blättern kann über das Auswahlfeld direkt ein Monat angesprungen werden. Durch einen Klick auf das PDF-Icon mit dem Text PDF erstellen wird die Monatsansicht als PDF-Datei zum Download angeboten. Nach dem Klicken finden Sie hinter dem Text einen Link auf die PDF-Datei. Die Wochenansicht Die Wochenansicht ist der Monatsansicht in einigen Punkte sehr ähnlich, so wird der aktuelle Tag ebenfalls farbig hinterlegt dargestellt und die Details der einzelnen Anlässe können ebenfalls durch Bewegen des Mauszeigers über

3 die entsprechende Fläche angezeigt werden. Im Unterschied zur Monatsansicht ist aber hier die Dauer des Anlasses ebenfalls visuell dargestellt, in dem pro Anlass nicht fix eine Zeile verwendet wird, sondern soviele, wie der Anlass dauert. Um einen Termin zu bearbeiten, kann mit der Maus in den entsprechenden Bereich geklickt werden (einmal), und der Termin kann durch ein Klicken auf das Abfalleimer-Symbol ebenfalls gelöscht werden. Ein neuer Termin kann in der Wochenansicht gleich zu einer bestimmten Zeit erfasst werden, indem mit der Maus in das entsprechende Feld geklickt wird. Weiter ist es möglich, die Zeitspanne des Termines durch Klicken und Ziehen mit der Maus zu definieren. Möchte man z.b. am Freitag einen neuen Termin erfassen, der von 12 bis 16 Uhr dauern soll, kann mit der Maus ins Feld des Freitages geklickt werden, und die Maus mit gedrückter Taste zum Feld bewegt werden. Wenn die Taste dort losgelassen wird, erscheint das Bearbeitungsformular für einen neuen Termin, in welchem sowohl das Datum wie auch die selektierte Zeit vorausgefüllt sind. Natürlich können diese Werte immernoch von Hand angepasst werden. Durch einen Klick auf das PDF-Icon mit dem Text PDF erstellen wird die Wochenansicht als PDF-Datei zum Download angeboten. Nach dem Klicken finden Sie hinter dem Text einen Link auf die PDF-Datei. Die Jahresansicht Die Jahresansicht dient hauptsächlich dem Zweck, den grossen Überblick zu erhalten. Die Termine werden nach den Termingruppen sortiert aufgelistet, wobei die einzelnen Termine aus dieser Ansicht heraus weder bearbeitet noch gelöscht werden können. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kann eine Zeile mittels Klicken markiert werden, damit lassen sich die Anlässe einer Termingruppe besser über das Jahr hinweg verfolgen. Um aus der Jahresansicht in die Monatsansicht zu wechseln, genügt ein Klick auf den Titel des entsprechenden Monates. Um zwischen den verschiedenen Ansicht zu wechseln, stehen die Symbole 365, 31 und 7 oberhalb des Kalenders zur Verfügung. Neue Termine erfassen Mit genügenden Benutzerrechten können in den verschiedenen Termingruppen neue Termin angelegt werden. Ein Termin muss immer zu einer Termingruppe gehören, kann also nicht davon losgelöst erstellt werden. Für Termine, die in keine Termingruppe passen, kann z.b. eine Termingruppe Diverse oder Specials angelegt werden. Nach der Auswahl der Termingruppe werden die Standart-Werte für diese Termingruppe für diesen Termin vorausgefüllt: Raum, Zeit und Dienstplan. Diese Angaben können nun so übernommen werden und nach Angabe von Datum und ev. Kommentar als neuer Termin gespeichert werden, oder die Vorgabe-Daten können beliebig geändert werden. Ebenfalls werden die zu diesem Termin gehörenden Reservationen vorselektiert, aber auch diese können noch für diesen Termin nach Belieben geändert werden. Ein Termin kann in verschiedener Weise wiederholt erfasst werden, damit regelmässige Termine nicht alle einzeln eingegeben werden müssen: Täglich (jeden xten Tag, z.b. jeden 3. Tag ) Wöchentlich (jede xte Woche, z.b. jede 2. Woche ) Monatlich (jeden xten Wochentag, z.b. jeden dritten Sonntag ) Monatlich (jeden xten Monat am gleichen Datum, z.b. jeden zweiten Monat am 15. ) Bei einer Wiederholung ist die Angabe des Endmonates der Wiederholung zu machen. Nach der Erfassung der wiederholten Termine können die Termine einzeln bearbeitet oder gelöscht werden, um kleine Abweichungen zu korrigieren. Als Startdatum wird der normale Datumseintrag verwendet. Es ist auch möglich, mehrtägige Termine wiederholt zu erstellen.

4 Um einen Termin nicht zeitlich zu begrenzen, sondern als ganztägigen Termin zu definieren, können Sie Start- und Endzeit leer lassen. Moderierte Termine Falls Termine über die Typo3 Extension kool_feaddevent erfasst worden sind, sehen Sie diese als Liste, wenn Sie auf Moderationen im Termine-Submenu klicken. Ebenfalls erscheinen diese Termine im Kalender mit gestrichelter Umrandung - natürlich erscheinen diese Termine nur, wenn sie Moderator-Rechte besitzen. Um einen solchen moderierten Termin zu akzeptieren, können Sie das Häckchen-Symbol klicken. Darauf hin geht das normale Formular zum Erfassen eines neuen Termines auf, über welches Sie noch allfällige Korrekturen anbringen können. Mittels Speichern wird der Termin dann in der kool-terminliste gespeichert. Analog dazu können Sie einen solchen Terminvorschlag löschen, in dem Sie auf das Abfalleimer-Symbol klicken. Termine bearbeiten Falls die Berechtigungen ein Bearbeiten oder ein Löschen der angezeigten Termine erlauben, können diese durch einfachen Klick auf das entsprechende Symbol bearbeitet oder gelöscht werden. Diese Bearbeitungsfunktionen sind sowohl in der Listen- wie auch in der Kalenderansicht verfügbar. Falls ein Termin über verbundene Reservationen verfügt, werden diese bei einer Änderung eines Termines ebenfalls geändert. Ebenfalls werden die Reservationen gelöscht, wenn ein Termin gelöscht wird. Dies gilt aber nur für Reservationen, die über die Bearbeitung oder Neuerstellung des Termines gemacht wurden. Reservationen, die im Reservations-Modul erstellt wurden, können nicht einem Termin zugewiesen werden und sind somit isoliert. Möchten Sie eine Spalte von mehreren Terminen auf einmal bearbeiten, finden Sie unterhalb der meisten Spalten in der Listenansicht ein Bearbeitungssymbol Markierte Einträge dieser Spalte bearbeiten. Dazu müssen Sie zuerst die zu bearbeitenden Datensätze links mit der Checkbox markieren. Durch einen Klick auf die Checkbox in der Titel- Fusszeile werden alle Einträge markiert oder wieder deselektiert. Neue Termingruppen erstellen Mit genügenden Rechten können neue Termingruppen angelegt werden. Dazu können folgende Angaben gemacht werden: Name, Raum, Zeit, Beschreibung, Farbe und Verwendung im Dienstplan. Diese Angaben (ausser Beschreibung und Farbe) werden als Vorgabewerte für neue Termin verwendet, die dieser Termingruppe zugewiesen werden. Zusätzlich können Reservations-Objekte ausgewählt werden, die bei Terminen dieser Termingruppe gleich reserviert werden sollen. Durch die Option Reservationen kombiniert darstellen kann die Übersichtlichkeit im Reservations-Kalender erhöht werden. Da ein Termin viele Reservationen auslösen kann, können Sie mit dieser Option definieren, dass diese Reservationen im Kalender zusammengefasst dargestellt werden. Dazu muss aber zuerst die entsprechende Option bei den Einstellungen des Reservations-Modul gesetzt werden. Die Angaben Beschreibung und Farbe werden nur zur besseren Erkennung verwendet. So wird die angegebene Farbe beispielsweise in der Kalenderansicht verwendet um alle Termine diesr Termingruppe in der gleichen Farbe darzustellen. Als Farbwerte können Hex-Trippels verwendet werden (z.b. #FF0000 für rot). Daneben kann eine Auswahl an Farben auch über den Link Farbe wählen visuell ausgewählt werden.

5 Termingruppen bearbeiten Mit genügend Rechten können Termingruppen bearbeitet und gelöscht werden. Dabei werden nur die Änderungen des Namens auf alle Termine der geänderten Termingruppe übernommen, nicht aber die Zeiten, der Raum oder die Verwendung im Dienstplan, denn diese Angaben werden pro Termin gespeichert. Wird eine Termingruppe gelöscht, werden auch alle Termine dieser Termingruppe gelöscht, da jeder Termin einer Termingruppe zugewiesen sein muss. Deshalb sollte diese Operation gut überlegt sein. Exportieren Eine Auswahl der Termine kann als Excel-Liste exportiert werden. Dabei kann zwischen allen, den angezeigten und den markierten Terminen gewählt werden. Alle bedeutet, dass alle Termine der angezeigten Termingruppen im gewählten Zeitraum (Filter) exportiert werden. Angezeigte exportiert nur die in der Liste sichtbaren Termine. Das können je nach Einstellung verschieden viele sein. Bei Markierte werden nur die mit einem Kreuzchen versehenen Termine exportiert. Neben dem Export in eine Excel-Datei können die Daten auch als PDF exportiert werden. Dabei ist prinzipiell jedes denkbare Layout möglich. Z.B. Zeitungsinserat für einzelne Termine, Monats- oder auch Wochen-Datenblätter für gewisse oder alle Termingruppen usw. Einstellungen Ab der Berechtigungsstufe 4 können Sie unter Einstellungen folgende Eigenschaften definieren: - Zeiten im PDF-Kalender anzeigen: Der als PDF-Datei exportierte Monatskalender kann entweder die Zeiten zu den Terminen enthalten oder nicht. Werden die Zeiten nicht angezeigt, steht natürlich mehr Platz für die Anlassbezeichnung zur Verfügung. Darstellung der Daten in Webseite Mit der Typo3-Extension kool_daten können Sie die Termine aus der kool-datenbank sehr komfortabel auf Ihrer Webseite publizieren. Die Darstellung ist dabei stets aktuell und kann über Flexforms im Typo3-Backend konfiguriert werden. Zur Ausgabe stehen die folgenden Typen zur Verfügung: Monatskalender, Liste, sortierbare Tabelle, Monatsliste und Teaser. Import der Termine in Sunbird, ical oder Outlook Die Termine der kool-datenbank können über eine sogenannte ical-datei direkt in ein Kalender-Programm importiert werden. Standardmässig erhalten Sie alle Termine ab dem heutigen Datum, welche Sie auch im kool sehen würden. Wenn Sie allerdings nur gewisse Termingruppen haben möchten, können Sie sich eine Termingruppen-Vorlage im kool definieren, die den Namen ical trägt und die gewünschten Termingruppen enthält. Nun werden nur noch die Termine dieser Termingruppen exportiert. Um die ical-datei abzurufen, müssen Sie sich mit Ihren kool-logindaten einloggen. Wenn Sie beim Passwort-Dialog auf Abbrechen klicken oder ein falsches Passwort eingeben, werden die Termingruppen exportiert, die Sie im kool sehen würden, ohne eingeloggt zu sein. Die URL zum Abrufen der ical-datei lautet: (z.b. Die Unterstützung von ical in Outlook ist in älteren Version ziemlich fehlerhaft, deshalb empfiehlt es sich, mindestens Outlook 2003 oder am besten Outlook 2007 einzusetzen. Für Outlook 2003 gibt es ein einfaches Plugin, mit dem die Verwaltung von Remote Kalendern wesentlich einfacher wird: Weitere Informationen rund um ical finden Sie in Wikipedia: