Willkommen. Folie. Amtsgericht Hannover, HRB Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

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1 Willkommen binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Telefon [0511] Telefon [0511] info@binner-ims.de 1

2 Geschäftsprozessanalyse und optimierung für die Geschäftsbereiche Finanzen, Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung Grundlagenworkshop 21./ binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Telefon [0511] Telefon [0511] info@binner-ims.de 2

3 Agenda Begrüßung und Zieldefinition Projektziele und Aufgabenverteilung Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise I Beispielhafter Prozessmodellaufbau Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise II Beispielhafte Prozessanalyse Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise III Beispielhafte Schwachstellenanalyse Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise IV Ausblick und weiterer Nutzen Zusammenfassung/Feedback + Fragen und Diskussion! 3

4 Ziel des Grundlagenworkshops Die Vorgehensweise im Projekt ist bekannt Die Grundlagen des Prozessmanagement sind bekannt Die Methoden und Werkzeuge sind bekannt Fragen der Mitarbeiter können beantwortet werden Alle offenen Fragen sind (derzeit) beantwortet ES KANN LOSGEHEN! 4

5 Unser Unternehmen Anschrift Binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Über Uns Nachfolgeregelung der Dr. Binner CIM-house GmbH Gesellschafter und Geschäftsführer: Marco Idel und Frank Schroeder Software und Beratung unter einem Dach Kernkompetenzen im Bereich Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement Intensive Zusammenarbeit mit der Prof. Binner Akademie 5

6 Unsere Dienstleistungen Rechnergestützte Geschäftsprozessoptimierung Prozessorientierte Einführung von z.b. Qualitätsmanagement (ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO/IEC 17025) Integrierten Managementsystemen (z.b. OHSAS 18001, ISO 14001) DV-Systemen (PPS, BDE, CAQ...)/SAP R3-Einführung Organisationsberatung Business-Process-Reengineering Umsetzung der Prozesserneuerung Potenzialanalyse Durchführung von Selbstbewertungen (IFS, KTQ, EFQM usw.) Strategieberatung Aufbau von einer Balanced Scorecard/Kennzahlenmanagementsysteme Software-Entwicklung Seminare und Schulungen 6

7 Ausgewählte Referenzen Beratung Fachhochschule Hannover FB Information und Kommunikation Fachhochschule Hannover FB Maschinenbau Verwaltung der Fachhochschule Hannover IFU (Institut für Fabrikbetriebslehre und Unt.-forschung der TU-BS) Zentral Gewerbeschule Buchen BBS Neustadt a. Rgb. Berufsakademie Weserbergland e.v. Zentrum für Qualitätsmanagement (ZQ), Ärztekammer Nds. DLR (Braunschweig, Köln etc.) REFA Gesamtverband Krankenpflegeschule der Harzer Kliniken Statistische Landesamt Sachsen, sächsische Staatskanzlei über 20 weitere Schulen 7

8 Projektorganisation Lenkungsausschuss Projektleitung Projektkoordinator/ -manager (intern/extern) Projektmanager Projektmanager GB2 GB3 SIP Abt-Leiter Teilprojektmanager Abt-Leiter Teilprojektmanager Abt-Leiter Teilprojektmanager 8

9 Rollen der beteiligten Bereiche Aufgaben Abteilungsleiter: Unterstützung des Projektes Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen Freigabe und Bewertung der Ist-Analyse Entwicklung des Soll-Konzepts Bewertung der Umsetzbarkeit des Soll-Konzepts Teilprojektmanager (pro Abteilung): Promotor in der Abteilung Planung der abteilungsbezogenen Workshops Organisation (Termine, Aufgaben usw) 1. Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilungen Workshopteilnehmer (Sachbearbeiter): Aufnahme der Ist-Analyse Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten Entwicklung des Soll-Konzepts 9

10 Projektziele I Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen bessere Akzeptanz der Verwaltung Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen Schnittstellenoptimierung eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit 10

11 Projektziele II Quantifizierung der Prozesse Erhebung des Mengengerüstes Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten Trendaussagen Verbesserung der Mitarbeitermotivation Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten Effizienzsteigerung Abbau von Stressfaktoren 11

12 Vorgehensmodell für die Prozessanalyse und -optimierung Phase 1 Projekt- Vorbereitung Phase 2 Phase 3 Prozessanalyse Soll-Prozess- Entwicklung Phase 4 (optional nicht Bestandteil des Angebots) Umsetzung der Sollprozesse Abstimmung der Projektziele Entwicklung des Prozessmodells Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans Schulung/ Qualifikation Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung (Kick-off) Ist-Analyse der Prozesse Dokumentenanalyse Kundenbefragung Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen Entwicklung von alternativen Soll- Prozessen Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente Coaching der Maßnahmen-umsetzung Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung Begleitung von notwendigen Anpassungen 12

13 Aufbau eines integrierten Managementsystems Strategie/Vision mittel-/langfristige Ziele Jahresziele Werkzeuge Prozesse Integrierter Managementbericht QM BSC UM AS Integrierte RM Prozessaudits Satzung Selbstbewertung Gesetze EFQM Prozesse QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM 13

14 Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung Funktionsorientierung: Bereichsdenken Teiloptimum viele Schnittstellen hoher Koordinierungsaufwand Prozessorientierung: bereichsübergreifendes Denken Gesamtoptimum wenige Schnittstellen schnellere Abläufe 14

15 Das Ziel: EXCELLENCE Stufe 1 KONSENS Konsens über tatsächlichen IST- Prozesses liegt vor Stufe 2 NORMIERTUNG Gesetzliche und normative Anforderungen sind integriert und erfüllt Stufe 3 OPTIMIERUNG Prozess- Schwachstellen sind abgearbeitet, Prozess- Wertschöpfung ist optimiert Stufe 4 STABILITÄT Prozesse sind stabil, Prozess- Schwachstellen werden kontinuierlich verbessert Stufe 5 EXCELLENCE Die Prozesse werden kontinuierlich in Bezug auf excellente Leistungen für Kunden, Mitarbeiter, Partner, Gesellschaft und bezüglich Wertschöpfungssteigerung weiterentwickelt 15

16 Was ist ein Geschäftsprozess? Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender Vorgang aus einer Kette aufeinander aufbauender Funktionen, die einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat. Anfang Ende Dokumente Schnittstellen Beteiligte + Kennzahlen Ressourcen 16

17 Prozessmodell Führungsprozesse Kunde Kernprozesse Kunde Unterstützungsprozesse 17

18 Prozessdefinition Führungsprozess Bei Führungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die die Kernprozesse lenken und leiten Kernprozess Kernprozesse beinhalten die fundamentalen, wertschöpfenden Abläufe Unterstützungsprozess Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die den Kernprozessen Ressourcen zur Verfügung stellen 18

19 JA JA NEIN Prozessebenen Hauptprozess: Beschaffung Begleichen 0 6 der Rechnung Kunde Begleichen 0 7 der Rechnung Dispo Rechnung Kundenauftragsabwicklung TAS DFÜ Entgegenna 0 5 c2 Begleichen 0 56 hme und der Fakturierung Rechnung FA K_53 0 Fax 1an Lieferanten erstellen Bestell-Fax 0 Kopie 2 Bestellfax ablegen Rechnung Ware Rechnung Ware Info über abgew. Aufträge 0Bestell.mit 10 Lieferungen abgleichen Sammelrech 0 2 nung erstellen Sammelrechn ung Besch 0 Bike-ET 3 Bestellung bearbeiten e2 Händler 4 exp.? 0 9 Stat. Daten sammeln 0 12 Rechnung begleichen Lie Unterprozess: Lieferantenauswahl OPVorb OPVorb a1 1 Aufklärungsform formulare ÄD anfordern anfordern Anforderung PD Pat. b1 2 Form Formular vorbereiten Form Formulare a2 3 Patient Patient aufsuchen ÄD PD Pat. a3 4 Patient Patient aufklären aufklären u. u. beraten beraten Formulare ulare Inform formationen en c1 5 zur zur Kenntnis Kenntnis nehm nehmen en u. u. nachfragen ÄD Planung Planung der der OP OP PD a4 7 c2 6 Zustim Zustimm m ung ung zur zur OP? OP? Pat. OPVorb OPVorb Formulare Formulare (mit (mit PPat.-U a t.-unterschrift) n rift) JA PatEntl PatEntl a5 8 weiteres weiteres Vorgehen Vorgehen festlegen festlegen Formulare ulare (ohne (ohne Pat.-Unterschrift) NEIN Ärztl. Dienst ÄD Pflegedienst PD Patient Pat. Arbeitsystemprozess - Anweisungen - Arbeitsschritte -Formulare - Checklisten -Dokumente - Softwareanleitungen 19

20 Prozesslandkarte K 4 Bauantrag Bauantrag stellen stellen K 6 Raumbedarfsplanung Raumbedarfsplanung Planung Planung Bau- Bau- K 1 Baumaßnahmen Baumaßnahmen K 2 Maßnahmen Maßnahmen K 3 durchführen durchführen Gebäude Gebäude verwalten verwalten K 5 Beschaffung Beschaffung Infrastrukturplanung Infrastrukturplanung Strategieprozess Strategieprozess Genehmigungsverfahren Genehmigungsverfahren Rechnungswesen Rechnungswesen Wartung Wartung und und Instandhaltung Instandhaltung 20

21 Prozesslandkarte Führungsprozesse XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Personalmanagement Personalmanagement XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX K 5 XXXXX Strategieprozess Strategieprozess XXXXX- XXXXXXXXXX XXXXX- XXXXXXXXXX K 5 Kapazitätsplanung Kapazitätsplanung K 4 Kernprozesse Entwicklung Entwicklung Arbeitsvorbereitung Arbeitsvor- K 1 K 2 Fertigung K 3 Fertigung bereitung Versand Versand K 5 Beschaffung Beschaffung Rechnungswesen Rechnungswesen Unterstützungsprozesse Marktanalyse Marktanalyse XXXXXXXXX XXXXXXXXX xxxxxxxxxx xxxxxxxx K 5 XXXXXXXX XXXXXXXX K 5 Wartung und Wartung Instandhaltung Instand- und haltung XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX 21

22 Prozessbeispiele Beschaffung von Materialien, Geräten Vertragswesen/Beschaffung von Dienstleistungen OE / MWK / Studenten / Mitarbeiter Haushaltsplanung und -kontrolle Rechnungsbearbeitung Überlassung Wartung, Support, Betriebstechnik Baumaßnahmen Entsorgung von Abfällen OE / MWK / Studenten / Mitarbeiter Umweltbegehungen, -kommunikation Beschaffung von Dienstfahrzeugen

23 Übergreifendes Prozessmodell FH Strategische Leitung Querschnittsthemen Kommissionen Controlling Öffentlichkeitsarbeit Studenten / Industrie / MWK Lehre und Forschung Fachbereich IK Fachbereich 2 Weitere Fachbereiche Studenten / Industrie / MWK Zentralverwaltung Stabsstellen

24 Geschäftsmodell Fachbereich IK 7 FB-Ziele u. politik 8 Bewertung u. Verbesserung 9 Weiterbildung Schulung Führungsprozesse Berufungsverfahren Besetzungsverfahren Kernprozesse: 16 Ablauf der Prüfungen Kunden Akquisition u. Betreuung v. Lehrbeauftragten Planung der Lehrveranstaltungen Vordiplomorganisation Diplomorganisation Praxissemesterorganisation Kunden 15 Planung der Prüfungen 20 Evaluation des Lehrangebotes Gremienarbeit 21 Bereitst. von elektr. Medien f.d. Lehre 22 Wartung und Support 23 Beschaffung 24 Lenken von Informationen u. Dokumenten 25 Unterstützungsprozesse Nr im QuIK-Handbuch 24

25 Übung Aufbau eines beispielhaften Prozessmodells 25

26 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase Ergänzung/ Freigabe SOLL-Konzept Umsetzung SOLL IST-Aufnahme (Prozessworkshop) Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter Ehrliche Darstellung der aktuellen Abläufe Beschreibung der täglichen Routineprozesse Mitarbeiter gewinnen 26

27 Was ist SYCAT? SYCAT = Systematische CIM-house-Analyse-Tools modular aufgebaute Software für integriertes Prozessmanagement, bestehend aus: einer grafischen Komponente, MS VISIO zur grafischen Prozessdarstellung und einer Datenbank zur weiteren Detaillierung der Prozesse Berichts- und Ausgabefunktionalitäten 27

28 Die Treppe zur Business Excellence Business Excellence 1. Prozesse darstellen und im Intranet darstellen 2. Prozesse analysieren 3. Dokumente normkonform verwalten 4. Dokumentation adressiert im Intranet zur Verfügung stellen 5. Wirksamkeit mit Audits überprüfen (Durchführung der EFQM-, KTQ-Selbstbewertungen) 6. Prozesse per Workflow realisieren QMBasis Process DLV DokWeb Audit WORKflow Designer Zeit 28

29 Organisationsdarstellung mit SYCAT Arbeitsorganisation Ablauforganisation JA Kaufmännische Abteilung a1 1 Budgetplan abfragen a2 7 Pläne sammeln a3 8 Genehmigung? NEIN NEIN a4 9 Budget abstimmen und genehmigen a5 12 genehmigten Plan weiterleiten KA Budetplanabfrage Budgetplan GM Gesamtbudgetplan genehmigtes Budget Aufbauorganisation Leitung b1 2 Bedarf für eigenen Bereich ermitteln b2 10 Budget abstimmen und genehmigen b3 13 Budget zur Kenntnis nehmen Ltg Budgetplan Infrastrukturleiter c1 3 Bedarf für eigenen Bereich ermitteln c2 6 gemeinsames Budget abstimmen c3 14 Budget zur Kenntnis nehmen IL Bedarfsmeldung Führungsorganisation Leiter der FA d1 4 Bedarf für eigenen Bereich ermitteln d2 15 Budget zur Kenntnis nehmen LF Service Center Personal Leitung e1 11 Budget abstimmen und genehmigen e2 16 Budget zur Kenntnis nehmen SCP L 29

30 Prozessaufnahme Schnittstellenvereinbarungen quality gates Bereichsgrenzen Prozessinput Prozessoutput Bereichsgrenzen Prozessleistungsmessung Kennzahlen 30

31 Dokumentation der Workshopergebnisse Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT) Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML Prozess-Grafik Prozess-Ablaufbeschreibung 31

32 Übung Darstellung eines Beispielprozesses 32

33 Übung Darstellung eines Beispielprozesses Die Informationsaufnahme soll nicht: die Tätigkeiten von Einzelpersonen fixieren die Stärken/Schwächen von Mitarbeitern untersuchen zur persönlichen Positionierung dienen 33

34 Übung Darstellung eines Beispielprozesses Die Informationsaufnahme soll zeigen: welche Instanzen/Personen beteilgt sind? welches die grundlegenden Funktionen sind? welche Daten ausgetauscht werden? Es geht um den Prozess! 34

35 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase Ergänzung/ Freigabe SOLL-Konzept Umsetzung SOLL Potenzial/Schwachstellenanalyse (Prozessworkshop) Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter Potenziale/Schwachstellen im Prozess Verbesserungsvorschläge für den Prozess Schnittstellen zwischen den Prozessen 35

36 Prozessoptimierung Die Definition von Maßnahmen zur Schwachstellenbeseitigung erfolgt durch: Analyse der Prozesse mit allen Beteiligten Ideenwerkstatt: Was könnte noch besser sein? Einbeziehung gesetzliche Anforderungen Rückmeldungen anderen Organisationseinheiten Nutzung des externen Blickes der Berater Diese Optimierung ist gleichzeitig die Einübung des KVP-Gedankens! 36

37 Geschäftsprozessoptimierung innerhalb des Prozessmanagements Zwei unterschiedliche Philosophien radikales Business Process Reeingineering (BPR) nach Hammer / Champy Fundamentales Überdenken und radikales Redesign 2. kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Systematische Vorgehensweise zum Erkennen und Beseitigen von prozessfremden Leistungen sowie zur Verbesserung der Arbeitsprozesse 37

38 Geschäftsprozessoptimierung innerhalb des Prozessmanagements Zwei unterschiedliche Philosophien... BPR unter Nutzung folgender Grundprinzipien KVP systematische Problemanalyse teamorientierte Problemlösung kreatives Potenzial aller Mitarbeiter nutzen grafische Aufbereitung schnelles Umsetzen von Maßnahmen kontinuierliches Monitoring 38

39 Hinterlegung von Schwachstellen und Potenzialen Unzureichende Information Doppelarbeit Unnötige Schnittstellen Unzureichende Qualifikation Lieferant a1 3 Preisverhandlung //-abstimmung -abstimmung durchführen durchführen a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten bearbeiten // bestätigen bestätigen a3 11 klären klären a4 20 klären klären a5 26 neue neue Terminzusage Terminzusage geben geben LF Preis Preis Bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung Mahnung Termin Termin JA NEIN Disposition b1 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in Ordnung? Ordnung? NEIN b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen b4 12 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 14 Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? Bestellung? b6 18 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern Lieferstatus b7 22 b8 23 überprüfen Bestätigung bezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile b9 25 LF LF mahnen mahnen b10 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? Dispo JA NEIN JA JA Anfrage Anfrage Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Info Info bestätigung bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Liste Liste bestätigte bestätigte Liste Liste Info Info NEIN Einkauf c1 1 Dispo-Liste drucken drucken c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? Lieferantenauswahauswahl c3lieferanten- 4 durchführen n. n. billigstem Angebot Angebot c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5bestellungen 6 eingeben eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen c6 13 Kenntnisnahme c7 17 Geänderte Geänderte Bestätigung akzeptieren? NEIN c8 19 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen c9 21 weiterleiten c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen c11 29 Kenntnisnahme c12 32 weiterleiten EK Auftragsabwick lung klung Medienbruch JA Zuständigkeit nicht definiert Unklare Kriterien Wartezeit d1 30 Termin Termin akzeptabel? NEIN JA d2 31 Auftrag Auftrag verschieben Arbeitsvorbereitung AV 39

40 Gewichtung von Schwachstellen Relevanz für den Prozess 3 (fallweise auftretende Schwachstellen) 2 1 (schwerwiegende Schwachstellen) (vernachlässigbare Schwachstellen) 5 4 (systematische Schwachstellen) 3 Häufigkeit des Auftretens 40

41 Übung Schwachstellen-Analyse 41

42 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase Ergänzung/ Freigabe SOLL-Konzept Umsetzung SOLL Prozessanalyse Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter Dokumentenanalyse Aufnahme/Analyse der Mengengerüste Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten Auditierung der Prozesse 42

43 Hindernisse bei der Reorganisation von Geschäftsprozessen verkrustete Strukturen und die Verteidigung von Erbhöfen Bereichsegoismus Denken und Handeln in Hierarchien unzureichende Informationsflüsse ungenaue Definition der Schnittstellen - Synergieverluste Tagesgeschäft lässt keine Freiräume für Veränderungen Führungsfehler (mangelnde Mitarbeiterbeteiligung, unklare Entscheidungssituationen etc.) 43

44 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase SOLL-Konzept Ergänzung/ Freigabe Umsetzung SOLL Ergänzung / Freigabe (z.b. durch Interviews) Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter Sortierung der Schwachstellen nach Priorität Freigabe durch Workshopbeteiligte Freigabe durch Freigabeinstanz 44

45 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase SOLL-Konzept Ergänzung/ Freigabe Umsetzung SOLL SOLL-Konzept Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter Erarbeitung von Lösungskonzepten Aufzeigen von Nutzen und Kosten Erarbeitung von einem Umsetzungskonzept Definition von Maßnahmen 45

46 Ansatzpunkte zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen Beschleunigung eliminieren Wartezeit abbauen Ansatzpunkte parallelisieren zusammenfassen Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Optimierung vereinfachen (simplifizieren) Out-Sourcing (Auslagern) Teamarbeit integrieren Informationsverfügbarkeit erhöhen Entscheidungsspielräume vergrößern Doppelarbeit verhindern Störungen reduzieren KVP ermöglichen (Mitarbeiter- Know-How) Schnittstellen reduzieren 46

47 Soll-Prozess-Entwicklung Anforderung aus Maßnahmen nach IST- Prozesskette Anforderungen aus Strategievorgaben Gesetzliche Anforderungen/ Vorgaben Integrative Bewertung der Anforderungen Soll - Prozess 47

48 Definition der Anforderungen Anforderungen Integration im Prozess QMS Umweltmanagement Arbeitsschutz RM Wirtschaftliche Anforderung 48

49 Optimierung von Prozessen Soll - Prozess Ist - Prozess 49

50 Aufzeigen der wirtschaftlichen Effekte Optimierung bzgl. Kosten und Zeiten IST SOLL Bearbeitungszeit: 2,5 Std. Bearbeitungszeit: 2,0 Std. IST Gesamtkosten: 4.870,00 Personalkosten: 3.870,00 Sachkosten: 1.000,00 SOLL Gesamtkosten: 3.540,00 Personalkosten: 2.740,00 Sachkosten: 800,00 50

51 Projektziele II zur Erinnerung Quantifizierung der Prozesse Erhebung des Mengengerüstes Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten Trendaussagen Verbesserung der Mitarbeitermotivation Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten Effizienzsteigerung Abbau von Stressfaktoren 51

52 Auftragsabwick Auftragsabwic lung klung c1 1 Dispo-Liste drucken Anfrage NEIN c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? a1 3 Preisverhandlung //-abstimmung durchführen Preis Preis JA c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5bestellungen 6 eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen Bestellung DFÜ DFÜ a2 7 Bestellung bearbeiten // bestätigen Bestätigung Bestätigung b1 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in Ordnung? Ordnung? NEIN b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen Klärung Klärung JA Info Info a3 11 klären klären c6 13 Kenntnisnahme Bestätigung Bestätigung b4 12 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 14 Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? NEIN bestätigung JA c7 17 Geänderte Bestätigung akzeptieren? b6 18 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern NEIN c8 19 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen Klärung Klärung a4 20 JA klären klären Bestätigung Bestätigung c9 21 weiterleiten Bestätigung Lieferantenauswahl durchführen n. n. c3lieferanten- 4 billigstem Angebot Auftragsabwicklung Auftrags- Lieferstatus b7 22 b8 23 überprüfen Bestätigung bezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile Liste Liste c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen bestätigte Liste Liste b9 25 NEIN LF LF mahnen mahnen Mahnung Mahnung a5 26 neue neue Terminzusage geben geben Termin Termin b10 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? JA Info Info c11 29 Kenntnisnahme d1 30 Termin Termin akzeptabel? NEIN JA c12 32 weiterleiten d2 31 Auftrag Auftrag verschieben Lieferant Disposition Einkauf Arbeitsvorbereitung Aufnahme von Zeiten LF Dispo EK AV Mitarbeiter Beteiligt in drei Prozessen + diverse weitere Tätigkeiten Für die Prozesse werden einzeln Zeitschätzungen durch die Mitarbeiter vorgenommen und abgefragt, so dass pro Prozess Tendenzaussagen möglich werden. Es werden nicht die kompletten Arbeitsplätze und -zeiten der Mitarbeiter untersucht! 52

53 Aufnahme von Zeiten Geplante Aktionen: Für die Prozesse werden Zeitschätzungen abgefragt Es werden ggf. Zeitaufschreibungen pro Prozess von den Mitarbeitern geführt Es werden Tendenzaussagen hinsichtlich der Veränderung getroffen NICHT: Umfassende Zeitstudien durchführen Arbeitsplatzbezogene Zeitanalysen durch Externe vornehmen Exakte Einsparpotenziale hinsichtlich Zeiten und Kosten benennen 53

54 Geschäftsprozessoptimierung IST-Aufnahme Analysephase SOLL-Konzept Ergänzung/ Freigabe Umsetzung SOLL Umsetzung SOLL Festlegung von Maßnahmen, Verantwortungen und Termin durch Freigabeinstanz Verfolgung der Maßnahmen (Monitoring) 54

55 Das wollen wir vermeiden! 55

56 Maßnahmenplan mit SOLL-Konzept-Umsetzung Für die Maßnahmenumsetzung bzw. SOLL-Konzept Umsetzung sind folgende Punkte von entscheidender Bedeutung: restrukturierte bzw. neue Prozesse lassen sich nur durch Mitarbeit Aller einführen festlegen von: Maßnahmen, Verantwortungen und Terminen Maßnahmenverfolgung (Status) 56

57 Geschäftsprozess-Darstellungen Schlüsselfunktion für Verstehen, Akzeptanz und Anwendung Übersichtlichkeit Visualisierung (wenig Prosa ) Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Nutzerorientierte Detaillierungsgrade Darstellung von Schnittstellen Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln 57

58 Ganzheitliches Prozessmanagement als Vision Personalmanagementsicht Verbesserungssicht (KVP) Organisationssicht Integriertes Organisationsund Prozessmodell Unternehmensprozess Hauptprozess a1 1-N Bedarfsmeld ung Organisationsprozessdarstellung (OPD) a2 2 Lieferant bekannt? Nein -N Bedarsanmeldung Ja Lieferantennamen -N FA Potenzialsicht Teilprozess b1 3-N Lieferantena uswahl b2 5-N Angebotsau swertung b3 6-N Auslösung e. Bestellung -N EK test 1 Arbeitssystemprozess Angebotsanforderung c1 4-N Ausarbeitung e. Angebotes Lieferantenangebot -N LF IuK/EDV-Systemsicht Integrierte Management System-Sicht 58

59 Transparenz durch Prozessorientierung 4. Personal Personalsteuerung Qualifikationen Motivation Perspektiven Führungsarbeit Aufbauorganisation 5. IMS Gesetzliche und normative Anforderungen sind integriert und erfüllt Standard 1. Prozesssystem kundenorientierte Abläufe angepasste IT-Landschaft Datenbankmanagement Wissensmanagement Kommunikation 3. Prozessoptimierung Zeitmanagement Schnittstellenmanagement Bereichsübergreifende Zusammenarbeit Fehleridentifikation und -behebung 2. Kostenkontrolle Messbarkeit aller Abläufe Kostentransparenz Personalaufwand optimierbar Einsparpotenziale Preiskalkulation 59

60 Beispiel IFU: Dokumentationsaufbau Handbuch Grundsätze, Aufbauorganisation, Verantwortlichkeiten, Zusammenhänge Navigationsschicht Eine intuitiv zu bedienende Navigationsschicht ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen im IPQS*. Prozessbeschreibungen Rollenbasierte Prozessdarstellung einschließlich des technischen und organisatorischen Wissens Tätigkeitsbezogene Dokumente Detailregelungen, Einzelheiten, Ausführungsunterlagen * IPQS = Integriertes Prozess- und Qualitätsmanagementsystem 60

61 Integriertes Prozess- und Qualitätsmanagementsystem online Projektakquisition Akquisition Angebotserstellung Auftragsannahme 1. Navigation Projektabwicklung Zielvereinbarung Durchführung 2. Prozessbeschreibung Abschlussbericht Projektabschluss Abschlusspräsentation Projektnachbereitung Rechnungsstellung Suchfunktion Suchfunktion Arbeitsschritte Arbeitsschritte 3. Tätigkeitsbezogenes Wissen Dokumente Dokumente und und Vorlagen Vorlagen Unterprozess Unterprozess Tätigkeiten Tätigkeiten Informationen Informationen Rollen Rollen Dokumente Dokumente 61

62 IMS-Dokumentationsaufbau QM-H UM-H IMS AS-H UM QM RM AS RM-H Prozessbeschreibungen Arbeitsanweisungen etc. 62

63 Aufbau eines integrierten Managementsystems Strategie/Vision mittel-/langfristige Ziele Jahresziele Werkzeuge BSC Integrierter Managementbericht Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung Prozesse QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM 63

64 Entwicklung und Verwendung von Kennzahlensystemen Erarbeiten der Sollvorgaben Unternehmens- Strategie und -Politik Unternehmens- Zielformulierung Ziel-Kennzahlen - Ergebnisorientierung - Kundenorientierung - Mitarbeiterorientierung - Prozessorientierung Unternehmens- Zielvereinbarung Zielsystem Rückkopplung Schlüssel-Prozesse Führungsprozesssicht Kernprozesssicht In- Out- put Put Strategische Ziele Centerziele Sub-Centerziele Mitarbeiter Vorgaben Unterstützungsprozesssicht Gruppenziele Kennzahlen- Bewertung Ist-Kennzahlen - Ergebnisorientierung - Kundenorientierung - Mitarbeiterorientierung - Prozessorientierung Prozessleistungsmessung Prozessmonitoring Messung der Unternehmens-Zielerreichung 64

65 Schwierigkeiten in der Umsetzung von IMS Abteilungs- Unternehmens- Ziele/ Kennzahlen Unternehmensführung Leiter IMS- Ziele/ Kennzahlen Prozesse IMS 65

66 BSC als Bindeglied Unternehmensführung Unternehmens- Ziele/ Kennzahlen Abteilungs- Leiter BSC IMS Abteilungs-Ziele/ Kennzahlen Prozesse IMS-Ziele/ Kennzahlen 66

67 BSC zur Operationalisierung einer Strategie Zielgrößen Kennzahlen Maßnahmen Handeln Unternehmensstrategie Balanced Scorecard Feed-Back Die BSC kann als Bindeglied zwischen Strategie und Handeln die Implementierungslücke schließen und wird somit zum kombinierten Operationalisierungs- und Controllingtool. 67

68 Balanced Scorecard Erfolgsorientierung, z.b.: Markt-Positionierung Marktanteil Umsatz Bekanntheitsgrad Finanzorientiert Gewinn Umsatzrentabilität Rentabilität Kundenorientierung, z.b.: Kundenorientiert Reklamationen Stammkundenanteil K.-zufriedenheit Gesellschaftsorientiert Umweltschutz ökologische Gesichtspunkte Soz. Verantwortung Vision Ziele Mitarbeiterorientierung,z.B.: Mitarbeiterorientiert Fluktuationsrate Krankenstand MA-Zufriedenheit Ausbildungsquote Zuliefererorientiert Partnerschaft Zuverlässigkeit Langfristigkeit Flexibilität Prozessorientierung, z.b.: Prozessorientiert Auslastung Durchlaufzeiten Produktivität Verfahrensorientiert Herstellkosten Fehlerkosten Prüfkosten 68

69 Aufbau eines integrierten Managementsystems Strategie/Vision mittel-/langfristige Ziele Jahresziele Werkzeuge BSC Integrierter Managementbericht Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung Prozesse QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM 69

70 Integrierte Prozessaudits Integrierte Anforderungen Integrierter Auditbericht RM TS OHSAS KVP BW ISO 9001 ISO

71 Aufbau eines integrierten Managementsystems Strategie/Vision mittel-/langfristige Ziele Jahresziele Werkzeuge BSC Integrierter Managementbericht Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung Prozesse QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM 71

72 Motivation Selbstbewertung Die Selbstbewertung ergänzt die nachweisbaren Fakten (BSC) um die weichen Faktoren, so dass das Unternehmen im Gesamten abgebildet wird. Selbstbewertung verkörpert das einheitlich herausgebildete Selbstbild des Unternehmens. In einem vorgegebenen Rahmen bietet die Selbstbewertung eine einheitliche Diskussionsgrundlage. Selbstbewertung ist nicht von außen gesteuert (ohne Beweispflicht). Selbstbewertung ist ein Methode zur Weiterentwicklung von Führungskräften und der internen Kommunikationskultur. Eine Selbstbewertung kann sowohl unternehmensspezifisch, als auch ein branchenübergreifender Standard (z.b. EFQM, Evaluation) sein. 72

73 Aufbau eines integrierten Managementsystems Strategie/Vision mittel-/langfristige Ziele Jahresziele Werkzeuge BSC Integrierter Managementbericht Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung Prozesse QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM 73

74 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Kundenwunsch Prozessoptimierung Qualitätsmanagement Mitarbeiterzufriedenheit Kundenzufriedenheit Verankern QMS Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Verbesserung Zeit 74

75 Vorgehensmodell für die Prozessanalyse und -optimierung Phase 1 Projekt- Vorbereitung Phase 2 Phase 3 Prozessanalyse Soll-Prozess- Entwicklung Phase 4 (optional nicht Bestandteil des Angebots) Umsetzung der Sollprozesse Abstimmung der Projektziele Entwicklung des Prozessmodells Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans Schulung/ Qualifikation Planung und Durchführung der Auftaktveranstaltung (Kick-off) Ist-Analyse der Prozesse Dokumentenanalyse Kundenbefragung Schwachstellenanalyse und Definition von Lösungsansätzen Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen Entwicklung von alternativen Soll- Prozessen Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiter in die Soll-Prozesse und neuen Dokumente Coaching der Maßnahmen-umsetzung Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung Begleitung von notwendigen Anpassungen 75

76 Nächste Schritte Kick-off am , 9:15 Uhr Prozessmodellentwicklung Prozessaufnahmen 76

77 Diskussion Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung....sollten später Fragen kommen: Dipl.-Kfm. Jens H. Siebert Sämtliche Inhalte wie Illustrationen, Darstellungen und Texte unterliegen auch auszugsweise dem Copyright der binner IMS GmbH. Veröffentlichung und Weiterleitung ist nur mit schriftlicher Genehmigung der binner IMS GmbH zulässig. Erwähnte Produkte, Dienstleitungen und Unternehmen dienen lediglich der Beschreibung eigener Leistungen. binner IMS GmbH Schützenallee Hannover Telefon [0511] Telefon [0511] info@binner-ims.de 77

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