Aktenvermerke Aktenvermerke als Bilanzunterlage oder Buchführungsbeleg

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1 Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfristen gelten immer ab dem des Folgejahres, nachdem die Unterlage letztmalig geändert wurde d.h. der Jahresabschluss 2012, welcher im Jahr 2013 fertiggestellt wurde, kann ab entsorgt werden. Grundsätzlich sind Unterlagen so lange aufzubewahren, wie sie von Bedeutung sind z. B. für Rechtsstreite oder Steuerfestsetzungen. Daher empfiehlt sich für manche Unterlagen z. B. Grundstücksunterlagen die e Aufbewahrung. Des Weiteren sind alle steuerlich relevanten Unterlagen min. nach Abschluss des Jahres, in dem sie letztmalig geändert wurden aufzubewahren, dies gilt auch für entsprechende Erläuterungen z. B. EDV-Programm-Erklärungen. Haben die Unterlagen Buchungsfunktion sind sie aufzubewahren. Andere Unterlagen sollten so lange aufbewahrt werden, wie aus ihnen Ansprüche entstehen können i.d.r. 3 Jahre, bei Unfall o. ä.. Personenbezogene Daten dürfen allerdings nach dem Datenschutzgesetz nur begrenzt aufbewahrt werden und müssen auch entsprechend gesichert bzw. gesperrt sein. = Aktualisierung Dezember 2013 / Januar 2014 A Abrechnungsunterlagen/Lohn/Gehalt Abtretungserklärungen Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Aktenvermerke Aktenvermerke als Bilanzunterlage oder Buchführungsbeleg Anerkennungsbescheide Angebote (eigene und fremde mit Auftragsfolge) Angestelltenversicherung als Buchungsbelege Anlagevermögensbücher / -listen Anmeldebögen nicht aufgenommener Kinder 3 6 Monate Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitslisten Arbeitsanweisungen (auch für die EDV-Buchführung) Arbeitszeitübersichten Min. 2 Jahre bis zu n Auditberichte (nach Ende der Zertifizierung) 3 Jahre Aufnahme-/Betreuungsverträge inkl. Anlage 1 und 2 (Buchungsvereinbarung und Beitragsvereinbarung zum Bildungs- und Betreuungsvertrag) (in Anlehnung an Anlage 2 zu Art. 44 BayHO) Auftragsbestätigungen Aufzeichnungen durchgeführter pädagogischer Aktivitäten, Rahmen- und Wochenpläne Ausgangsrechnungen B Bankbelege Baupläne Bedarfsanerkennung Befragungen von Kindern und Kunden Beitragsrechnungen Sozialversicherungsträger Belegformate (z. B. Vorlagen für Verträge, Rechnungen) Belege mit Buchungsfunktion

2 Beobachtungsbögen von Kindern (insb. Perik; Seldak; Sismik) Orientierung am AMS vom ; bei der Prüfung muss schlüssig nachgewiesen werden, dass die Beobachtungsbögen geführt werden (z. B. durch eine entsprechende Prozessbeschreibung, Hinweise in der Konzeption etc.) 1 Jahr nach Vertragsende mit Einwilligung der Eltern Berichte z. B. Geschäftsberichte, Tätigkeitsbericht Beschaffungswesen Betriebserlaubnis Betriebskostenrechnung Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) Bewerbungen von nicht eingestellten Mitarbeitern 3 6 Monate Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen Biostoffverordnung: Nachweis, dass der Betriebsarzt da war und Belehrungen durchgeführt wurden Briefe (ohne Buchungsrelevanz) Buchungsbelege D Darlehensverträge nach Vertragsende 4 Jahre Dateiverzeichnisse und Beschreibungen der Dateien Datensätze (Aufbau) Regelungen zur Datensicherung Dauerauftragsunterlagen Debitorenlisten Depotauszüge E (betriebliche) EDV-Dokumentation Einfuhrunterlagen (Zollpapiere) Eingangsrechnungen inkl. Berichtigungen Einheitswert-Unterlagen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Jahresrechnung, EÜR) Entgelt- und Leistungsvereinbarungen mit dem Bezirk und dem Jugendamt Erhebungsbögen (für DiCV) Ersatzkassenunterlagen An-/Ab- und Ummeldungen bei Ersatzkassen und der AOK Erste-Hilfe-Leistungen/Verbandbuch Essensmarkenabrechnung F Fahrtkostenerstattungsunterlagen Fehler-/Mängelliste Festschriften Feuerversicherungsunterlagen nach Beendigung des Vertrages Förderunterlagen Anträge/Verwendungsnachweise (nach BayHO) Fortbildungsbescheinigungen 3 Jahre nach Vertragsende Frachtbriefe soweit Buchungsbeleg Frachtbriefe, die kein Buchungsbeleg sind

3 G Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltslisten Geschenknachweise Gewinn- und Verlustrechnungen (als Jahreserfolgsrechnung) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (Inventar) Gutschriften (wenn Buchungsbeleg) H Hauptabschlussübersichten soweit Buchungsfunktion Helferlisten Ende des Kiga- Jahres Hypothekenbriefe I IfSG-Nachweis über Belehrungen gemäß 35 3 Jahre IfSG-Nachweis über Belehrung für den Umgang mit Lebensmitteln gemäß 42 und 43 Solange MA in der Einrichtung arbeitet, danach bekommt es der MA Inkassobücher Inventarverzeichnisse Investitionszulagen-Unterlagen J Jahresabschlüsse Jahresberichte K Kalkulationsunterlagen soweit handels- und steuerrechtlich bedeutsam Kapitalsteuerunterlagen Kassenabrechnungen Kassenbelege, Quittungen Kassenberichte Kassenbücher Kontenpläne und ihre Änderungen Kontoauszüge Konzeption mit Aktualisierung Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Kostenvoranschläge Kreditunterlagen nach Vertragsende L Lastschrift- und Gutschriftunterlagen Leasingunterlagen Lieferantenbewertung

4 Lieferantenrechnungen Lieferantenscheine (nicht buchungsrelevant) Lohnbelege (buchungsrelevant) Lohnsteueranmeldungen Lohnsteuerunterlagen M Mahnbescheide (vollstreckbarer Titel) Mietverträge nach Vertragsende Mutterschaftsgeldunterlagen Mutterschutzunterlagen solange Arbeitsverhältnis besteht N Nachnahmekarten und belege (soweit Buchungsbelege) Nachweise über: die Gewichtungsfaktoren 1,3 und 4,5 Öffnungszeiten Elternbeiträge entsprechend der Buchungszeiten O Offene-Posten-Liste P Pachtunterlagen Personalakte (Dienstverträge/Zeugnisse) nach Ausscheiden Praktikantenverträge Preislisten wenn bewertungs- oder buchungsrelevant Presseartikel, soweit sie Entwicklungen, neue Aufgaben, Unbegrenzt grundsätzliche Fragen und Themen angehen Protokolle allgemein vergleichbar allgemeinem Briefverkehr Protokolle mit Beschlusscharakter Protokolle Dienstbesprechungen Protokolle Kindergartenbeiratssitzungen Protokolle Mitgliederversammlungen Protokolle Vorstandssitzungen Protokolle Qualitätskonferenz Prozessakten nach Abschluss (Teil der Personalakte) nach Ausscheiden Prüfberichte (des Abschlussprüfers) Prüfbericht des Betriebsprüfers (steuerliche Außenprüfung) Q Quittungen (Buchungsbelege) R Rechnungen (extern/intern) (bei Offener-Posten-Buchhaltung) Reisekostenabrechnungsunterlagen

5 Reklamationen von Eltern und anderen interessierten Parteien Revisionsberichte S Saldenbilanzen Satzungen Schadensmeldungen - Personen Schadensmeldungen - Vermögen Schließtageliste 3 Jahre Schriftwechsel Sozialversicherungsnachweise Spendenbescheinigungen Stammblätter Statistische Erhebungen Steuerunterlagen T Tätigkeitsberichte Telefonrechnung oder Einzelnachweis U Überstundenlisten, wenn Lohnbelege Unfallunterlagen Unfallversicherungsunterlagen nach Vertragsende Urlaubslisten 3 Jahre V Verbindlichkeiten-Verzeichnis Vermögensverzeichnisse Vermögenswirksame Leistungen als Buchungsbelege Versicherungspolicen nach Ende des Vertrags Verträge allgemein Verträge (externer Dienstleister) nach Beendigung W Wahlunterlagen Kindergartenbeirat Warenein- und Warenausgangsbücher Wartungsberichte aktueller und vorangegangener Bericht Widerruf einer Vollmacht Wertberichtigungsunterlagen Z Zahlungsanweisungen Zeugnisse und Zwischenbeurteilungen nach Vertragsende Zuschüsse des Arbeitgebers Zustellungsquittungen Keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben

6 Quellen: Bayrisches Staatsministerium für Arbeit, Soziales, Familie und Integration Aktenvernichtung-stenzel.de Buchhalterseite.de Ck.steuern.de Datenschutz-agentur.de Drweb.de Experta.de IHK Berlin IHK Leipzig IHK München IHK Stuttgart Kirche-datenschutz.de Sekretaerinnen-service.de Verbandbuch.de