Handbuch für Studium und Praxis. von. Prof. Dr. oec. Hanspeter Gondring FRICS. und. Dipl.-Kfm. Thomas Wagner MRICS CIWM

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1 Facility Management Handbuch für Studium und Praxis von Prof. Dr. oec. Hanspeter Gondring FRICS und Dipl.-Kfm. Thomas Wagner MRICS CIWM 3., vollständig überarbeitete Auflage Verlag Franz Vahlen München

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Abbildungsverzeichnis V XIX 1 Entwicklung des Facility Managements Einführung Die historische Entwicklung des Facility Managements Erste Ansätze Die Ursprünge des Facility Managements Die Funktion des Facility Managers Lehre und Ausbildung Die Entwicklung des Facility Managements - ein internationaler Vergleich Facility Management in den USA Facility Management in Europa Facility Management in Deutschland Facility Management in Großbritannien Facility Management in Frankreich und den Niederlanden 11 2 Begriff und organisatorische Einordnung des Facility Managements Einführung Begriffsbestimmung Facility Management" Ansätze der Begriffsbestimmung Definition DIN (DIN EN ) Definition GEFMA (GEFMA 100-1) Definition IFMA Definition VDMA Definition Gebäudemanagement (DIN 32736) Vergleich und Bewertung der verschiedenen Ansätze Die Funktionsbereiche des Facility Managements Strategisches und operatives Facility Management Kaufmännisches Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Flächenmanagement Einordnung des Facility Managements im Real Estate Management Definition und Zielsystem des Real Estate Managements Abgrenzung der verschiedenen Funktionen des Real Estate Managements Portfolio Management Asset Management Corporate Real Estate Management Facility Management Gebäudemanagement 29

3 X Inhaltsverzeichnis 2.4 Ziele und Erfolgsfaktoren im Facility Management Unterschiedliche Funktionen und Interessen im Facility Management- Prozess Ziele von Non Property Companies (Eigennutzern) Ziele von Property Companies (Eigentümern) Ziele von Mietern (Nutzern) Ziele von Facility Management-Dienstleistern Zielkonflikte und mögliche Lösungsansätze 34 3 Der normative Rahmen des Facility Managements Einführung Normgebende Institute im Facility Management German Facility Management Association - Deutscher Verband für Facility Management e.v. (GEFMA) RealFM e.v. Association for Real Estate- and Facility Managers Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.v. (VDMA) Deutsches Institut für Normung e.v. (DIN) Ebenen der Normungsarbeit Bedeutung der Normnummern Weitere wichtige Regelsetzer im Facility Management Überblick der Normen und Richtlinien Gegenüberstellung DIN EN , DIN und GEFMA Normen und Regelwerke Facility Management (Allg. Definitionen/Grundlagen) Technisches Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Flächenmanagement Sonstige Aspekte des Facility Managements Gesetze und rechtliche Aspekte im Facility Management Das Betreibermodell im Facility Management Verträge des Betreibermodells Betreiberverantwortung im Facility Management Die speziellen Pflichten des Gebäudebetreibers Voraussetzungen und Grundlagen des Arbeitsschutzrechts Das Arbeitsschutzrecht Das Arbeitsschutzgesetz Die Arbeitsschutzverordnungen Arbeitsstättenverordnung Baustellenverordnung Gefahrstoffverordnung Lastenhandhabungsverordnung PSA-Benutzungsverordnung Die Betriebssicherheitsverordnung Die Bauordnungen und das Brandschutzrecht der Länder Das Produktsicherheitsgesetz Die Unfallverhütungsvorschriften Unternehmenspflichten gegenüber der Umwelt 66

4 Inhaltsverzeichnis Der Immissionsschutz Der Klimaschutz Der Bodenschutz Der Gewässerschutz Kaufmännisches Gebäudemanagement 1.1 Einführung 1.2 Objektbuchhaltung Allgemeine Grundlagen der Objektbuchhaltung Prozessablauf Objektbuchhaltung Miete/Nebenkosten Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten Grundlagen Verteilungsschlüssel der Nebenkostenumlage Fallbeispiel Nebenkostenabrechnung 1.3 Vertragsmanagement Gewerbemietvertragsmanagement Einpflege in die EDV Elemente des Mietvertragsmanagements Vertragsmanagement von Dienstleistungsverträgen Methoden und Werkzeuge der Vertragsarbeit Vertragsdauer Haftung und Versicherung während der Vertragslaufzeit Vertragsbeendigung 1.4 Kosten- und Leistungsrechnung im Facility Management Grundlagen der Kostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Vollkostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Teilkostenrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Teilkostenrechnung auf Basis relativer Einzelkosten Prozesskostenrechnung/Activity Based Accounting Prozesskostenstellenrechnung Kostenträgerstückrechnung/Kalkulation Spezifische Aspekte des Facility Managements.5 Controlling und Reporting im Facility Management Ziele des Controllings im Facility Management Aufbau des Controllings im Facility Management Strategisches Controlling Operatives Controlling Controlling in der Entstehungsphase einer Immobilie

5 XII Inhaltsverzeichnis Controlling in der Nutzungsphase einer Immobilie Controllingprozesse Controlling von Betriebskosten/Betriebskostenmanagement Reporting im Facility Management Grundlagen des FM-Reporting Balanced Scorecard Benchmarking Benchmarking im Facility Management Arten des Benchmarkings Der Benchmarking-Prozess Benchmarking als Instrument des Betriebs- und Nebenkostenmanagements OSCAR (Jones Lang LaSalle/CREIS) Immobench (TREUREAL) Key-Report Office (BNP Paribas Real Estate Germany) ATGA fm.benchmarking Benchmark-Studie: Leistungsumfang und Vergütungsstruktur im KGM Vorgehensweise Ergebnisse zum KGM-Leistungsspektrum Ergebnisse zum KGM-Vergütungsspektrum Ausblick auf zukünftige Entwicklungen Einfluss des Facility Managements auf die Immobilienrendite Renditeorientierte Ausrichtung im Facility Management Fallbeispiel Büroimmobilie Ausgangssituation Fall 1: Anschlussvermietung ohne Mietsteigerung Fall 2: Anschlussvermietung mit Flächenoptimierung Fall 3: Einsparung von Bewirtschaftungskosten durch Investition Auswirkungen der Facility Management-Maßnahmen auf Rendite, Cashflow und Bilanz und Erfolgsrechnung Treiber der Immobilienrendite Technisches Gebäudemanagement Einführung Ziele und Methoden des technischen Gebäudemanagements Begriffsbestimmung/Ziele Die Methodik des technischen Gebäudemanagements Inhalte des technischen Gebäudemanagements Leistungsbereiche des technischen Gebäudemanagements Betreiben Instandhalten Definition Instandhaltung Ziele der Instandhaltung Instandhaltungsprozess Instandhaltungsmanagement Dokumentation 159

6 Inhaltsverzeichnis H XIII Energiemanagement Definition Energiemanagement Ziele und Aufgaben des Energiemanagements Instrumente des Energiemanagements Optimales Betreiben Finanzierungsmodelle für Energieeinsparungen Informationsmanagement Modernisierung des Gebäudebestandes Definition und Ziel der Modernisierung Abgrenzung Modernisierung/Sanierung Verfolgen der technischen Gewährleistung Infrastrukturelles Gebäudemanagement Einführung Definition und Grundlagen des infrastrukturellen Gebäudemanagements Definition des infrastrukturellen Gebäudemanagements gem. DIN Inhalte des infrastrukturellen Gebäudemanagements gem. DIN Inhalte des infrastrukturellen Gebäudemanagements gem. GEFMA Ausgewählte Leistungsbereiche des infrastrukturellen Gebäudemanagements Verpflegungsdienste Gebäudereinigung Umzugsdienste Umzugs-Projektteam Raumplanung Objektbegehung Logistisches Konzept Nacharbeiten Sicherheitsdienste Personalanforderungen Ausarbeiten eines Sicherheitskonzepts Einzelne Sicherheitsdienstleistungen Gebäudesicherheit Rechtliche Aspekte Bürodienste Telefonzentrale DV-Dienste Postdienste Kopier- und Druckdienste Sekretariatsdienste Reisedienste Zentralarchiv Gebäude- und Servicedienste Gärtnerdienste Empfangs- und Pförtnerdienste 197

7 XIV H Inhaltsverzeichnis Parkraummanagement Entsorgungsdienste Geld- und Wertdienste Fuhrparkmanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement auf Flughäfen Funktion von Flughäfen Gebäudemanagement an Flughäfen Aufgaben des IGM an Flughäfen Flugzeugabfertigung Sicherheitsdienst Loungeservices Pushback Boarding Support Non-Aviation und Airport Retailing Flächenmanagement Einführung Eingliederung und Grundlagen des Flächenmanagements Eingliederung des Flächenmanagements im Facility Management Grundlagen des Flächenmanagements Leistungen des Flächenmanagements Internes Mietmodell als Werkzeug im Flächenmanagement Ziele des Flächenmanagements Ziele aus der Sicht des Nutzers oder Mieters Ziele aus der Sicht des Vermieters Ziele aus der Sicht des Investors Flächendefinitionen Allgemeine Flächendefinitionen Grundflächendefinition nach DIN Mietflächenrichtlinien nach gif (MF-G) Büroarbeitsplatzflächen nach DIN Flächenbestimmung nach GEFMA Büroformen im Hinblick auf das Flächenmanagement Historie Büroformen Büroflexibilität Kennzahlen im Flächenmanagement (Flächencontrolling) Kennzahlengruppen Mögliche Kennzahlenbildung Büroflächenkennzahlen in der Praxis Prozessablauf eines effizienten Flächenmanagements Hauptprozesse des Flächenmanagements Nebenprozesse des Flächenmanagements 238

8 Inhaltsverzeichnis H XV 8 Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus Einführung Grundlagen des Life-Cycle-Cost-Ansatzes (LCCA) Wesentliche Inhalte des LCCA Ziele und Fragestellungen des Life-Cycle-Cost-Ansatzes Elemente des Life-Cycle-Cost-Ansatzes Ansätze zur Lebenszyklusbetrachtung der Immobilie Entstehungsphase Nutzungsphase Verwertungsphase Investitionsrechnung und Lebenszykluskostenermittlung Investitionsrechnung Statische Investitionsrechenverfahren Dynamische Investitionsrechenverfahren Vollständiger Finanzplan (VoFi) Berechnung der Lebenszykluskosten Prognosemethoden zur Ermittlung von Nutzungskosten Kritische Betrachtung der Lebenszykluskostenermittlung Facility Management im Immobilienlebenszyklus Einflussmöglichkeiten in der Entstehungsphase Facility Management während der Planung Facility Management während der Realisierung Facility Management in der Nutzungsphase Instandhaltung/Modernisierung/Umbau Einflussmöglichkeiten in der Verwertungsphase Facility Management im Verkauf Facility Management beim Abriss Fallbeispiel: Facility Management im Immobilien-Lebenszyklus Ausgangssituation Fragestellung Lösungsansatz Nachhaltige Immobilien zwischen Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit Einleitung Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft Dimensionen der Nachhaltigkeit Ökologische Nachhaltigkeit Ökonomische Nachhaltigkeit Soziale Nachhaltigkeit Immobilienwirtschaftliche Begriffe für Nachhaltigkeit Unterstützer der nachhaltigen Entwicklung Die EU Der Staat Die Energieeinsparverordnung (EnEV) Das Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz (EEWärmeG) Das Gebäude-Energie-Gesetz (GEG) Unternehmen und Investoren 289

9 XVI H Inhaltsverzeichnis Corporate Social Responsibility Socially Responsible Investment Responsible Property Investment Bemessungsgrundlagen der Nachhaltigkeit BREEAM LEED DGNB Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit von nachhaltigen Immobilien Anforderungen an nachhaltige Immobilien Vorteile von nachhaltigen Gebäuden Einfluss der Nachhaltigkeit auf die Rendite einer Immobilie Immobilieninvestments und Nachhaltigkeitsaspekte Der Markt für nachhaltige Immobilieninvestments Strategien für nachhaltiges Immobilieninvestment Grüne" Immobilienfonds Green Bonds Chancen und Risiken nachhaltiger Immobilieninvestments Organisatorische Aspekte des Facility Managements Einführung Einführung von Facility Management im Unternehmen Konzept und Projektplanung zur Einführung von FM Rahmenbedingungen Strategische Zielsetzung von Projektmanagement im FM Die Organisation des FM-Projekts Die Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements im FM Zeitplanung und Terminüberwachung Das Prozessmanagement Erfolgsfaktoren für die Einführung von FM Aspekte der Aufbauorganisation Vorbemerkung Funktionalorganisation Divisionalorganisation Matrixorganisation Aspekte der Prozessorganisation Abgrenzung zur Ablauforganisation Instrumente und Ziele der Prozessorganisation Outsourcing Ziele und Inhalt des Outsourcings Die Make-or-Buy-Entscheidung Formen des Outsourcing Internes Outsourcing Bestandteile von Outsourcing-Verträgen Vorbemerkungen Besetzung der Clearingstelle Pflichten der Vertragspartner Vergütung 343

10 Inhaltsverzeichnis H XVII Vertragsdauer und Kündigung Rückabwicklung und Vertragsende Vor- und Nachteile des Outsourcings Erfolgsfaktoren zur Abwicklung einer Outsourcing-Maßnahme Ausschreibung und Vergabe von Facility Management-Leistungen Einführung Vergabeprozess bei Facility Management-Dienstleistungen Festlegung der Vergabestrategie Leistungsvergabe nach Losen Einzel-/General vergäbe Grundlagen der Ausschreibung Rechtliche Grundlagen Vergabeverfahren für öffentliche Leistungen Ausschreibungsbasis Erstellung der Ausschreibung für FM-Dienstleistungen Ausschreibungsformen Bieterauswahl Angebotsauswertung und Zuschlagerteilung Vertragsgestaltung von FM-Dienstleistungen Vertragsarten Verträge auf Basis des BGB Verträge auf Basis VOB, VOL und VOF Verträge besonderer Art Vertragskonstellationen im Facility Management Der Markt für Facility Management Einführung Struktur des Marktes für Facility Management in Deutschland Marktvolumen, Anbieter, Nachfrager Konsolidierung des Anbietermarktes Marktrisiken Aktuelle Entwicklungen auf dem FM-Markt Ausblick auf neue Geschäftsfelder DV-Unterstützung im Facility Management Einführung Inhalte und Ziele des Datenmanagements Inhalte des Datenmanagements Ziele des Datenmanagements Anforderungen an Datenerhebung, Datenpflege und Datenauswertung Analyse der Systemanforderung Datenstandards Vernetzung mit anderen Datenbeständen Integration ergänzender Softwarelösungen Umsetzung in ein Informationsmanagement Building Information Modeling (BIM) 414

11 XVIII Inhaltsverzeichnis 13.5 CAFM-Systeme Erstellung eines Anforderungsprofils Wahl der richtigen Module Spektrum der FM-Prozesse, die eine CAFM-Unterstützung erfordern Vorteile und Potenziale im CAFM Nachteile und aktuelle Problemstellungen im CAFM Vorgehensweise bei einer CAFM-Einführung im Unternehmen Bewertung der Kosten-/Nutzen-Relation von FM-Systemen 433 Literaturverzeichnis 437 Stichwortverzeichnis 447