Strategisches Informationsmanagement im Kontext der öffentlichen Verwaltung

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1 Kay-Uwe Goetze Strategisches Informationsmanagement im Kontext der öffentlichen Verwaltung Ein Leitfaden zur strategischen IT-Planung von Kommunen Verlag Dr. Kovac Hamburg 2010

2 INHALT Abkürzungen Abbildungen Tabellen XXIII XXV XXIX 1 Einleitung Gegenstand und Motivation der Arbeit Zielsetzung und Fragestellungen Forschungsansatz und Forschungsmethode Erwartungen an die Resultate der Arbeit und Methodik des Vorgehens Abgrenzung des Untersuchungsfeldes 9 2 Theoretischer Rahmen - Begriffliche Abgrenzung Vom Strategieverständnis Clausewitz' zur IT- Strategie Strategie, strategische Planung und strategisches Management Ansätze des Informationsmanagements Personal Information Management (PIM) Information Ressource Management (IRM) Prozessorientierter Ansatz des Informationsmanagements Informationsmanagement als betriebliches Leitungshandeln Fazit Strategisches Informationsmanagement IT-Governance Strategische IT-Planung IT-Strategieerstellung öffentliche Verwaltung System der öffentlichen Aufgaben Kommunale Selbstverwaltung 30 XIII

3 2.2.3 Aufgabenbestand der Kommunen Formen der öffentlichen Aufgabenerfüllung Besonderheiten von öffentlicher Verwaltung im Vergleich zu privaten Unternehmen Wirtschaftsprinzip und Finanzierung Rechtliche Restriktionen des Handelns Zieldefinition Gebietsgebundenheit und lokales Monopol Wettbewerb und Konkurrenz Quasi-marktlicher, nicht-marktlicher und marktlicher Wettbewerb in der Verwaltung Die Konkurrenz zwischen Kommunen als interkommunaler Wettbewerb Wettbewerbskräfte in der Branche" Verwaltung Rolle der Mitarbeiter Verwaltungsidentität und Verwaltungskultur Personalbereich Wertewandel Modernisierung Strategisches Management und strategische Planung von Kommunen Fazit: Ist eine Kommune ein Dienstleistungsunternehmen oder nicht? 62 3 Strategische IT-Planung in Kommunen? Eine empirische Untersuchung zur strategischen IT-Planung in bundesdeutschen Kommunen Gang der Untersuchung Forschungsschwerpunkte und -hypothesen Methodik des Vorgehens Aufbau der Untersuchung Ergebnisse der empirischen Erhebung Relevanz der Thematik Strategische IT-Planung in Kommunen Kommunale Gesamtstrategie und IT-Strategie 75 XIV

4 Einfluss der Größe und der Organisationsform der kommunalen IT Gründe für das Vorgehen Ausgewählte Kriterien zur Qualitätsmessung Interpretation der Ergebnisse Rückkopplung der Ergebnisse Folgerungen für das Vorgehen Anwendbarkeit der strategischen IT-Planung in Kommunen Strategische Situationsanalyse Bewertung der Informationsintensität Allgemeines Vorgehen bei der Bewertung der Informationsintensität Bewertung der Informationsintensität im Kontext der öffentlichen Verwaltung Bestimmung der strategischen Rolle der Informationsfunktion Allgemeines Vorgehen bei der Bestimmung der strategischen Rolle der Informationsfunktion Bestimmung der strategischen Rolle der Informatidrfsfunktion im Kontext der öffentlichen Verwaltung Verhältnis zwischen Informationsfunktion und Informationsinfrastruktur Analyse der Erfolgsfaktoren Allgemeines Vorgehen bei der Analyse der Erfolgsfaktoren Analyse der Erfolgsfaktoren im Kontext der öffentlichen Verwaltung Bildung einer Arbeitsgruppe Suche möglicher erfolgsrelevanter Einflussgrößen Identifizieren und konkretisieren der Erfolgsfaktoren Planung der Befragung Durchführung der Datenerhebung 123 XV

5 Auswertung der Erhebungsdaten und Darstellung der Erhebungsergebnisse Interpretation der Erhebungsergebnisse Präsentation der Ergebnisse Ist-Analyse der Informationsinfrastruktur Allgemeines Vorgehen bei der Ist-Analyse der Informationsinfrastruktur Ist-Analyse der Informationsinfrastruktur im Kontext der öffentlichen Verwaltung Identifizieren der Diagnoseobjekte, der Objekteigenschaften und der Messmethoden Weitere Schritte der Ist-Analyse der Informationsinfrastruktur Die Analyse der Wettbewerbssituation und Alternativen zu dieser Analyse Umweltanalyse Technologieanalyse Gegenwartsbezogene Umfeldanalyse Allgemeines Vorgehen bei der Gegenwartsbezogene Umfeldanalyse Interne Technofogieanalyse Analyse der technologischen Wirkungsbeziehungen Analyse der nicht-technologischen Einflussumfelder Auswertung der Technologieanalyse Gegenwartsbezogene Umfeldanalyse im Kontext der öffentlichen Verwaltung Technologische Zukunftsanalyse Konkurrenzanalyse Allgemeines Vorgehen bei der Konkurrenzanalyse Festlegung Informationsbedarf Projektplanung und -Organisation Datenerhebung Datenaufbereitung und Informationsauswertung 157 XVI

6 Verbreitung und Verwendung von Informationen Konkurrenzanalyse im Kontext der öffentlichen Verwaltung Festlegung Informationsbedarf Projektplanung und -Organisation Verbreitung und Verwendung von Informationen Ergebnisse der Mitbewerberanalyse und Fazit für deren Anwendung Strategische Zielplanung Zielsysteme im öffentlichen Bereich Ziele als Bausteine des Zielsystems Zieldimensionen Das Beziehungsgeflecht im Zielsystem Vorgehen beim Aufbau eines öffentlichen Zielsystems Übertragung des öffentlichen Zielsystems auf die Erfordernisse des strategischen Informationsmanagements Strategische Ziele im Informationsmanagement Strategische-Zielplanung unter Beachtung der Besonderheiten der Kommunalverwaltungen Identifizieren der Teilziele, die durch die IT unterstützt werden können Identifizieren des für die Unterstützung der Teilziele notwendigen Erfolgspotentials der Informationsinfrastruktur Vergleichen des Sqll-Erfolgspotentials der Informationsinfrastruktur mit dem Ist- Leistungsspotential Ableiten des Zielsystems Zielsuche und -formulierung Zielordnung Operationalisierung der Ziele Zielbewertung Revision des Zielsystems Strategieentwicklung 212 XVII

7 Charakter der IT-Strategie Strategietypen IT-Teilstrategien Struktur der IT-Strategie Vorgehensweise bei der Strategieentwicklung Szenariotechnik Aufgabenanalyse Einflussanalyse Trendprojektionen Alternativenbündelung Szenario-Interpretation Konsequenzenanalyse Störereignisanalyse : Szenariotransfer Strategieentwicklung im Kontext der öffentlichen Verwaltung Charakter der IT-Strategie Strategietypen IT-Teilstrategiejr Struktur der IT-Strategie Die Szenariotechnik Vorgehensweise bei der Strategieentwicklung Strategische Maßnahmenplanung IT-Plan IT-Rahmenkonzept Vorgehensweise bei der strategischen Maßnahmenplanung Evaluating and choosing IT nach Bawden & Blakeman Manage the IT Investment gemäß CobiT Vorgehensmodell zur strategischen Maßnahmenplanung nach Heinrich & Lehner Evaluation der Projektideen 269 XVIII

8 3.2.5 Abschließende Implikationen zur Anwendbarkeit der strategischen IT-Planung in Kommunen Leitfaden für die strategische IT-Planung von Kommunen Ausgestaltung einer Methode zur strategischen IT-Planung von Kommunen Allgemeine Anforderungen an eine Methode zur strategischen IT-Planung Temporale Aspekte eines IT-Strategie-Projekts Verantwortlichkeiten der Akteure Spezielle Aspekte der Ausgestaltung eines Leitfadens zur strategischen IT-Planung von Kommunen Vorbereiten IT-Strategie-Projekt (VP) Strategische Situationsanalyse (SA) Bewerten der Informationsintensität (SA1) Bestimmen der strategischen Rolle der Informationsfunktion (SA2) Feststellen des Verhältnisses zwischen Informationsfunktion und Informationsinfrastruktur (SA3) Erfolgsfaktorenanalyse (SA3.1) Bilden einer Arbeitsgruppe (SA3.1.1) Suchen möglicher erfolgsrelevanter Einflussgrößen (SA3.1.2) Identifizieren und konkretisieren der Erfolgsfaktoren (SA3.1.3) Planung der Befragung (SA3.1.4) Durchführen der Datenerhebung (SA3.1.5) Auswerten der Erhebungsdaten und Darstellen der Erhebungsergebnisse (SA3.1.6) Interpretieren der Erhebungsergebnisse (SA3.1.7) Präsentieren der Befunde (SA3.1.8) Ist-Analyse der Informationsinfrastruktur (SA3.2) XIX

9 Identifizieren der Diagnoseobjekte, der Objekteigenschaften und der Messmethoden (SA3.2.1) Festlegen der Standardwerte (SA3.2.2) Messen der Ist-Werte (SA3.2.3) Vergleichen von Standard- und Ist-Werten (SA3.2.4) Interpretieren der Abweichungen (SA3.2.5) Umweltanalyse (SA4) Gegenwartsbezogene Umfeldanalyse (SA4.1) Interne Technologieanalyse (SA4.1.1) Analysieren der technologischen Wirkungsbeziehungen (SA4.1.2) Analysieren der nicht-technologischen Einflussumfelder (SA4.1.3) Auswerten der Technologieanalyse (SA4.1.4) Technologische Zukunftsanalyse (SA4.2) Technologiepotentialanalyse (SA4.2a) Projektion der zukünftigen technologischen, Entwicklung (SA4.2b) Planen der Szenarioanalyse (SA4.2b.1) Aufgabenanalyse (SA4.2b.2) Einflussanalyse (SA4.2b.3) Trendprojektionen (SA4.2b.4) Alternativenbündelung (SA4.2b.5) Szenario-Interpretation (SA4.2b.6) Konsequenzenanalyse (SA4.2b.7) Störereignisanalyse (SA4.2b.8) Szenariotransfer (SA4.2b.9) Konkurrenzanalyse (SA4.3) Festlegung Informationsbedarf (SA4.3.1) Projektplanung und -Organisation (SA4.3.2) Datenerhebung (SA4.3.3) Datenaufbereitung und Informationsauswertung (SA4.3.4) 356 XX

10 Verbreitung und Verwendung von Informationen (SA4.3.5) Strategische Zielplanung (ZP) Ableiten der IT-Ziele aus den kommunalen Zielen mithilfe des CobiT-Rasters (ZP1a) Identifizieren der Teilziele, die durch die IT unterstützt werden können (ZP1b) Identifizieren des für die Unterstützung der Teilziele notwendigen Erfolgspotentials der Informationsinfrastruktur (ZP2b) Vergleichen des Soll-Erfolgspotentials der Informationsinfrastruktur mit dem Ist- Leistungspotential (ZP3b) Ableiten des Zielsystems (ZP4b) Zielsuche und -formulierung (ZP4b.1) Ordnen der Ziele zu einem Zielsystem (ZP4b.2) Operationalisierung der Ziele (ZP4b.3) Zielbewertung (ZP4b.4) Revision des Zielsystems (ZP4b.5) Strategieentwicklung (SE) Strategieentwicklung ohne Anwendung der Szenariotechnik (SEa) Identifizieren der Strategieobjekte (SEa1) Beschreiben der Strategieobjekte (SEa2) Review Entwurf Informatik-Strategie (SEa3) Strategieentwicklung unter Anwendung der Szenariotechnik (SEb) Generieren alternativer IT-Strategien (SEb1) 385, Planung der Szenarioanalyse (SEb1.1) Aufgabenanalyse (SEb1.2) Einflussanalyse (SEb1.3) Trendprojektionen (SEb1.4) Alternativenbündelung (SEb1.5) Szenario-Interpretation (SEb1.6) Konsequenzenanalyse (SEb1.7) 397 XXI

11 Störereignisanalyse (SEb1.8) Szenariotransfer (SEb1.9) Evaluieren und Bestimmen der optimalen IT- Strategie (SEb2) Abstimmen der IT-Strategie mit der Gesamtstrategie der Kommune (SEb3) Ableiten von Teilstrategien (SEb4) Strategische Maßnahmenplanung (MP) Feststellen strategischer Lücken (MP1) Generieren von Projektideen für strategische Lücken (MP2) Durchführen der Projektplanung (MP3) Evaluieren der generierten Projektideen (MP4) Projektklassifizierung (MP4.1) Kosten- und Nutzenbewertung der Projekte (MP4.2) Projektpriorisierung (MP4.3) Schlussbetrachtung Ergebnisse der Arbeit Offene Probleme und Ansätze zur Weiterentwicklung 423 Literatur Anhang XXXI LXXVII XXII