Aus Tradition zu neuen Wegen.

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1 Aus Tradition zu neuen Wegen. Westfalen Gruppe 2014 Seite 1

2 ECM-Kongress Wir in Westfalen, September 2014, Münster Westfalen Gruppe Westfalen Way to Win. Von der automatisierten Beleglesung über die papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung. Ingo Köster, Leiter IT-Applikationsmanagement Seite 2

3 Agenda Die Westfalen Gruppe Gründe für DMS DMS-Historie seit 1998 So sieht das Gesamtsystem bei der Westfalen Gruppe aus Das sagen die Anwender Fazit Seite 3

4 Einleitung Technologieunternehmen der Energiewirtschaft 1923 als Sauerstoffwerke AG gegründet Hauptsitz in Münster, Westfalen Inhabergeführtes Familienunternehmen Seite 5

5 Einleitung Internationalität die acht Tochtergesellschaften und Beteiligungen der Westfalen Gruppe: Westfalen Austria GmbH, Österreich Westfalen BVBA-SPRL, Belgien Westfalen France S.á.r.l., Frankreich Westfalen Gassen Nederland BV, Niederlande Westfalen Medical BV, Niederlande Westfalen Gas Schweiz GmbH, Schweiz Westfalen Gas s.r.o., Tschechien Baltykgaz Sp. z o.o., Polen Seite 6

6 Einleitung Die Westfalen Gruppe ist in drei Geschäftsfeldern tätig: Westfalen Gruppe Bereich Gase Bereich Energieversorgung Bereich Tankstellen Seite 7

7 Bereich Gase Gase, Service und Know-how. Seite 8

8 Bereich Energieversorgung Energie, mit der Sie rechnen können! Seite 9

9 Bereich Tankstellen Erfolgreiche Experten für Mobilität. Seite 10

10 Westfalen investiert in die Zukunft Eröffnung des Westfalen Towers Einweihung Mai 2014 Investition: 13 Mio. 160 Arbeitsplätze 10 Etagen á 200 m² Offene Bürowelten Ergonomie am Arbeitsplatz Seite 11

11 Gründe für DMS Seite 12

12 Warum ECM schon 1998? Ziele der Einführung Räumlich dezentrales Unternehmen mit Niederlassungen und Tochtergesellschaften Zentrale IT in Münster Belegtourismus : Papierbelege wurden aufwendig hin und her geschickt Lange Bearbeitungs- und Transportzeiten, verbunden mit Skontoverlusten Belege sind auf dem Postweg verloren gegangen Zentraler Zugriff auf Dokumente ohne aufwendiges Verschicken Reduktion von Bearbeitungszeiten Enge Integration in SAP bei gleichzeitiger Unabhängigkeit von SAP Stabiles, zentrales System mit vielseitigen Ausbaumöglichkeiten Partnerschaftliche Geschäftsbeziehung zu einem Hersteller mit direkter Erreichbarkeit Seite 13

13 DMS-Historie seit 1998 Seite 14

14 DMS-Historie seit 1998 einige ausgewählte Meilensteine / / Rechnungsprüfung 2001 / 2002 Finanzen (insb. Drucklisten) 2004 Kundenakten für verschiedene Abteilungen 2005 Personalakten 2007 Automatisierte Rechnungslesung 2010 Lieferantenakten für den Einkauf 2012 Anbindung an das INTREXX-basierte ServicePortal 2013 / 2014 Migration des Gesamtsystems auf Doxis4 Seite 15

15 Das Gesamt-DMS der Westfalen Gruppe Seite 16

16 Das Gesamt-DMS der Westfalen Gruppe Back Office Front Office Server Inbound Center SAP Doxis4 wincube Doxis4 Validierung SAP GUI Outlook Exchange Server INTREXX Portal Browser / Portal Doxis4 webcube Doxis4 mobilecube Seite 17

17 Zentrale Archivierung // Poststelle Einkauf Kundenakten Zählerkarten Lieferscheine Eingangsrechnungen Personal Materialwirtschaft Inventur Materialakte Datenblätter Bestellungen Angebote Bedarfsanforderungen Personalakten Kundenakten Faktura Lieferscheine Gase / Energieversorgung Tankstellen Tankstellenpartner Verträge Instandhaltung Grundbuch Grundstück / Gebäude Verträge Endverbleibserklärungen Analysen Fertigungsaufträge Reorganisation Rechnungen Gutschriften Abschlagszahlungen Mahnungen Kassenbeleg Drucklisten SAP-Datenbank Standortmanagement Produktion Rechnungswesen Rechnungswesen Seite 19

18 Das sagen die Anwender Seite 20

19 DMS in der Scan Station Können Sie uns zeigen, wie Sie eingehende Dokumente heute verarbeiten? Seite 21

20 DMS in der Scan Station Seite 22

21 DMS in der Scan Station die Highlights Dokumente werden in der zentralen Scanstelle vorbereitet und mit Hochleistungsscannern digitalisiert So werden bis zu Dokumentseiten pro Tag gescannt und den Fachabteilungen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt Hohe Bildqualität bei geringem Einstellungsaufwand Sehr gemischtes Beleggut: Vom Bon - über Verträge bis zu Lieferscheinen als Durchschlagspapier Automatisierte Realtime-Verschlagwortung durch Barcodes oder 2D-Codes und Informationen aus SAP Schnelle Verarbeitung und Vernichtung der Eingangsdokumente Seite 23

22 DMS im Rechnungswesen Wie sieht die Anwendung im Rechnungswesen aus? Welche Vorteile haben Sie durch die elektronische Bearbeitung von Rechnungen? Seite 24

23 DMS im Rechnungswesen Seite 25

24 DMS im Rechnungswesen die Highlights Verarbeitung von rund Belegen pro Jahr Rechnungsrelevante Daten werden aus gescannten Rechnungen und PDF- Rechnungen (Eingang per ) automatisch ausgelesen Automatische Übergabe der ausgelesenen Daten an SAP zur weiteren Verarbeitung und Freigabe der Rechnung Deutliche Beschleunigung der Rechnungsfreigabe, da Rechnungen sofort und überall verfügbar sind und direkt gebucht werden können Erzielen von Skontovorteilen dank entfallender Transportzeiten Minimierung von Fehlerrisiken, da Rechnungsdaten nicht mehr manuell in SAP eingegeben werden müssen Auch Rechnungen, die nicht automatisch verarbeitet werden können, werden für die Vorerfassung in SAP vorbereitet. Seite 26

25 DMS in der Kundenbetreuung Was genau kann die Anwendung in der Kundenbetreuung und wie hat sie den Arbeitsalltag verändert? Welche Vorteile haben die Kunden der Westfalen Gruppe und welche Vorteile hat die Westfalen Gruppe selber? Seite 27

26 DMS in der Kundenbetreuung Seite 28

27 DMS in der Kundenbetreuung die Highlights Direkte Anbindung des Portals an das SER-Archiv Kunden können im Portal die für sie relevanten Sicherheit- und Produktdatenblätter sowie die Lieferscheine ansehen Künftig auch für Rechnungen und Gutschriften möglich Sehr positives Feedback und häufige Nutzung der Kunden, denn: Kunden müssen nicht lange nach relevanten Dokumenten suchen, sondern haben in ihrem Login-Bereich einen schnellen Zugriff und können eigenständig ohne Support seitens der Westfalen Gruppe Informationen herunterladen Vorteile für die Westfalen Gruppe: Erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für die Mitarbeiter in der Kundenbetreuung, da die Informationen den Kunden direkt zur Verfügung stehen und die Dokumente nicht an jeden einzeln übermittelt werden müssen Erheblich weniger Papierverbrauch, kein Druck, kein manueller Versand Seite 29

28 Fazit Doxis4 ist unabhängig von SAP, kann aber tief integriert werden Das System ist flexibel und bietet umfassende Möglichkeiten für neue Anwendungen In allen Phasen der Zusammenarbeit haben wir mit SER-Mitarbeitern mit klaren Zuständigkeiten zu tun Die SER- Geschäftsstelleneröffnung in Münster im Februar 2011 bietet auch räumlich sehr kurze Wege Zufriedene Anwender sprechen für sich! SER ist größter deutscher ECM- Hersteller mit einer soliden wirtschaftlichen Basis Erfolgreiche Geschäftsbeziehung seit mehr als 15 Jahren Seite 30

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