KENNZAHLENBASIERTE STEUERUNG

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1 NPO Letter 1 / 2016 KENNZAHLENBASIERTE STEUERUNG Prüfung Treuhand Steuern Beratung

2 Non-Profit-Organisationen sind einem stetig wachsenden Professionalisierungsdruck ausgesetzt. Anspruchsgruppen wie die Trägerschaft, Mitarbeitende, Kunden sowie die öffentliche Hand und andere Auftraggeber verlangen ein hohes Mass an Wirtschaftlichkeit und Effektivität. Die kennzahlenbasierte Steuerung instrumenta lisiert Ihre Ziele auf allen Ebenen, schafft Transparenz und erhöht die gesellschaftliche Legitimation durch messbare Qualitätssteige rung Ihrer Leistungen. Die zunehmende Dynamik im Non-Profit-Umfeld setzt die gemeinnützigen Institutionen stark unter Druck. Gesetzesänderungen, der politische Druck zur Selbstfinanzierung und die Sparmassnahmen der öffentlichen Hand führen nicht selten zu Neuverhandlungen von Leistungsaufträgen. Um die Verhandlungen selbstbewusst in Angriff nehmen zu können, ist es von zentraler Bedeutung, das Umfeld stetig zu analysieren, bestehende Strukturen und Abläufe zu hinterfragen, gezielte Anpassungen vorzunehmen und deren Wirkung systematisch zu messen und zu steuern. Wirkungsorientierung vs. Wirtschaftlichkeit Sich an den Wirkungen der geleisteten Arbeit zu orientieren, heisst, den erbrachten Nutzen für den Adressaten zu maximieren. Diese Orientierung spielt für NPO eine zentrale Rolle, da sie ihre Existenz dadurch legitimieren, gesellschaftliche, ökologische, kulturelle oder humanitäre Wirkungen zu erzielen und nicht etwa den Gewinn oder die Rendite zu maximieren. Wir identifizieren die Wirkung folglich als primäre Messgrösse in Bezug auf die Effektivität. Effektivität: Die richtigen Dinge tun Die Wirtschaftlichkeit und Effizienz zu maximieren, spielt beim Professionalisierungsdruck im gemeinnützigen Umfeld eine wichtige Rolle. Die Zielsetzung mit möglichst geringem Input maximalen Output zu generieren, ist aus dem profitorientierten Umfeld bekannt und wird verstärkt auf die NPO übertragen. Wir klassifizieren die Wirtschaftlichkeit diesbezüglich als wichtige sekundäre Messgrösse in Bezug auf die Effizienz. Effizienz: Die Dinge richtig tun Kombiniert man den Anspruch, effektiv sowie effizient zu sein, entspricht dies der Ambition, zum einen eine maximale Wirkung bei den Adressaten der Leistungen zu erzielen und zum anderen im gewählten Bereich gleichzeitig ein hohes Mass an Effizienz zu garantieren. Kennzahlenorientierte Steuerung Wir kombinieren im Rahmen unserer Dienstleistung den Anspruch, die richtigen Dinge wirkungsorientiert und mit einem hohen Mass an Effizienz zu tun. Dafür nutzen wir das Instrument der kennzahlenorientierten Steuerung, welches sich passgenau implementieren lässt und sich grundlegend an folgenden sechs Dimensionen orientiert: D1: Sachzielerreichung Die Ebene der Sachzielerreichung bezieht sich auf die Wirkung, welche aus den erbrachten Leistungen resultiert. Diese Wirkungsmessung steht bei NPO klar im Zentrum und ist schwieriger ermittelbar als die Formalzielerreichung. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Messung nach einem klaren Verständnis von Ursache-Wirkungsbeziehungen des Umfelds verlangt und sich Wirkung oftmals nur mittel- bis langfristig messen lässt. D2: Formalzielerreichung Die Formalziel- oder auch Finanzzielerreichung bezieht sich auf die aus profitorientierten Organisationen stammenden Grössen wie der Liquidität und der Effizienzsteigerung sowie -erhaltung. Die Finanzzielerreichung repräsentiert in der Folge jene Kennzahlen, welche die Wirtschaftlichkeit der erbrachten Leistungen mess- und steuerbar machen. D3: Zufriedenheit interner Anspruchsgruppen Diese Dimension bezieht sich auf die Zusammenarbeit mit internen Anspruchsgruppen wie den Mitarbeitenden, der Trägerschaft oder den Führungsorganen. Als Teil der Umwelt, welche es im Rahmen einer kennzahlenorientierten Steuerung stetig zu analysieren gilt, kommt der gezielten Messung und Steuerung der Zufriedenheit interner Anspruchsgruppen grosse Bedeutung zu. Denn nebst der Qualität der erbrachten Leistungen tragen sie als Repräsentanten der Institution stark zur gesellschaftlichen Legitimation bei. D4: Zufriedenheit externer Anspruchsgruppen Auch die externen Anspruchsgruppen wie die öffentliche Hand, Spender und Gönner sowie die breite Öffentlichkeit sind in die kennzahlenbasierte Steuerung mit entsprechenden Kennzahlen zu integrieren. Die Messung, die wiederkehrende Analyse und die darauf basierenden Massnahmen führen dazu, dass NPO als Vertragspartner oder Spendenempfänger attraktiv bleiben und unter anderem eine zielgerichtete Koordination der Marketing- und Fundraisingaktivitäten ermöglichen. D5: Innovationskraft Eine effektiv und effizient geführte NPO zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass sie sich laufend den Ansprüchen der vorgenannten Anspruchsgruppen anpasst, um so möglichst hohe Wirkung erzeugen zu können. Da sich die Ansprüche jedoch laufend verändern, sollten die NPO ihre Leistungen stetig optimieren und ihre Innovationskraft gezielt messen und steuern.

3 D6: Organisationsprozesse und -strukturen Diese Dimension bezieht sich auf die Struktur und die Effizienz der Leistungsprozesse in gemeinnützigen Institutionen. Die vom Umfeld geforderte Wirtschaftlichkeit wird vielfach an Kennzahlen gemessen, welche wir dieser Dimension zuschreiben. Problemstellung: Referenzwerte Eine der zentralen Herausforderungen bei der Implementierung einer kennzahlenbasierten Steuerung sind die objektiven Referenzwerte. Nachdem die gesammelten Daten in Form von spezifischen Kennzahlen ausgewertet wurden, sind Referenzgrössen oder Bandbreiten zur Interpretation des Ergebnisses von zentraler Bedeutung. Da diese sehr institutions- und umfeldabhängig sind, stellt deren gezielte Wahl für viele NPO eine grosse Hürde dar. Beispiele für spezifische Kennzahlen Dimension Sachziele Einsitze in politischen Gremien Kosten pro Formalziele erreichte Person in CHF Interne Fluktuationsquote Anspruchsgruppen Externe Anspruchsgruppen Innovationskraft Prozesse und Strukturen Kennzahl Anzahl verlorene Mitglieder Anzahl in Innovation investierte Stunden Überstunden pro Vollzeitstelle Berechnung Anzahl Einsitze 100 Anzahl relevante Gemeinden Total Kosten pro Projektdurchführung Anzahl erreichte Personen pro Projektdurchführung Anzahl Mitarbeiterkündigungen 100 Anzahl Beschäftigte Anzahl ausgetretene Mitglieder 100 Anzahl verbleibende Mitglieder Anzahl in Innovation investierte Stunden 100 Total Arbeitsstunden Anzahl geleistete Überstunden Anzahl Vollzeitstunden

4 Wie wir Sie unterstützen Unser Modell zur Implementierung Ihres spezifischen Steuerungsinstruments orientiert sich am ZEWO-Leitfaden für die Wirkungsmessung in NPO und ist in sechs Schritte unterteilt. Diese werden im Sinne eines iterativen Optimierungsprozesses in spezifischen Zyklen wiederholt: Strategie entwickeln Eine stringente Strategie ist von zentraler Bedeutung. Sie stellt eine übergeordnete Orientierungshilfe dar, welche sich sowohl an die internen wie auch externen Anspruchsgruppen adressiert. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Vision zu entwickeln, auszuformulieren und die daraus abgeleitete Mission, das Leitbild und schliesslich die strategischen Ziele zu definieren. Zyklus der Strategieanpassung: 3 5 Jahre Operative Ziele definieren In diesem Schritt wird erarbeitet, wie die zuvor definierten strategischen Ziele operativ umgesetzt werden. Insbesondere helfen wir Ihnen zu eruieren, in welchen Bereichen Projekte lanciert oder unterstützt werden und welche Prozesse dafür als geeignet erscheinen. Zyklus der Zieloperationalisierung: Jährlich Systemdynamik analysieren & Kennzahlen definieren Wir helfen Ihnen, Ursachen-Wirkungsbeziehungen in den zuvor definierten Bereichen zu erkennen, Hebelpunkte zu identifizieren und konkrete Kennzahlen herauszuarbeiten, welche die Wirkung wie auch die Wirtschaftlichkeit Ihrer Leistung zu messen und steuern vermögen. Zyklus der Systemanalyse: Laufend Zyklus der Kennzahlendefinition: Jährlich Daten erheben Die Erhebung der Daten, welche in die Kennzahlen einfliesst, stellt eine grosse Herausforderung dar. Wir unterstützen Sie dabei, qualitative sowie quantitative Werte zu erfassen, sicher zu archivieren und deren Verfügbarkeit zu standardisieren. Zyklus der Datenerhebung: Laufend Erkenntnisse umsetzen Schliesslich gilt es, aufgrund der erhobenen Daten wirkungsvolle Massnahmen zu definieren und diese effizient umzusetzen. Wir be gleiten Sie bei der Planung wie auch der Umsetzung der Massnahmen. Zyklus der Massnahmendefinition: Jährlich Wirkung evaluieren Wir helfen Ihnen dabei, sowohl Effektivität wie auch die Effizienz der zuvor bestimmten Massnahmen zu bestimmen und die richtigen Schlüsse aus den Kennzahlen zu ziehen. So wird sichergestellt, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess entsteht, welcher Ihnen eine fokussierte Steuerung Ihrer Leistungen ermöglicht und Ihre Zielerreichung langfristig sicherstellt. Zyklus der Wirkungsevaluation: Jährlich Strategie entwickeln Operative Ziele definieren Vision formulieren Mission formulieren Leitbild entwickeln Strategische Ziele definieren Bereichsziele formulieren Projektziele formulieren Prozessziele formulieren Wir helfen Ihnen dabei, sich langfristig auszurichten und schaffen mit Ihnen eine Orientierungshilfe für interne und externe Anspruchsgruppen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihr Tagesgeschäft zu koordinieren und die operative Umsetzung der Strategie sicherzustellen. Systemdynamik analysieren und Kennzahlen definieren Wirkungszusammenhänge erkennen Hebelpunkte identifizieren Steuerungsinstrument entwickeln Kennzahlen definieren Wir ermöglichen Ihnen, Ihre Tätigkeiten auf Hebelpunkte zu fokussieren und spezifische Kennzahlen zu implementieren. Daten erheben Personalbefragungen Unabhängige Interviews Coaching Finanzdatenerhebung Wir begleiten Sie dabei, quantitative sowie qualitative Daten zu erheben und sicher zu archivieren. Erkenntnisse umsetzen Wirkung evaluieren Entwicklungspotential analysieren Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation Interimistisches Begleiten der Massnahmen Anpassung von Führungsmodellen Finanzanalysen Organisationsanalysen Coaching von Führungs- und Fachpersonal Wir schulen Sie darin, die gewonnenen Daten zu analysieren, Massnahmen zu definieren und diese effizient umzusetzen. Wir helfen Ihnen dabei, die Wirkung der Massnahmen zu interpretieren und die richtigen Schlüsse zu ziehen, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherzustellen.

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