BIZCOMM AUFTRAGSERFASSUNG BATCH EDI - SCHNITTSTELLE. Benutzerhandbuch. Stand: Fon Fax Mobil

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1 BIZCOMM AUFTRAGSERFASSUNG BATCH EDI - SCHNITTSTELLE Benutzerhandbuch Stand: Frank Müller Tennenbacher Str Freiburg Germany Fon Fax Mobil +49 (0) (0) (0) frank.mueller@2con.de Ralf Kulitz Sonnenäckerweg Freiburg Germany Fon Fax Mobil +49 (0) (0) (0) ralf.kulitz@2con.de

2 Inhalt: Einleitung Stammdaten Sachbearbeiter Partnerdaten Verarbeitung Auftragserfassung Ausgangsnachrichten Auswertungen Logbuch Protokoll Verarbeitungsliste Weiterverarbeitung in COMET AEBHB007.doc Seite: 2

3 Einleitung Mit Hilfe der nachfolgend beschriebenen Leistungserweiterung kann eine automatisierte Auftragserfassung realisiert werden. Die Anwendung ist eine Anpassung zur COMET Auftragsbearbeitung und kann in die Standardprogramme der Auftragsbearbeitung eingebunden werden. Aus Gründen der Ablaufsicherheit empfiehlt es sich jedoch, die Module als eigenständige Programme einzubinden (s. Implementation). Die Quelldaten der zu erfassenden Aufträge werden als Textdateien in einem Eingangsverzeichnis (z.b. von einem EDI Konverter) abgelegt. Von dort aus werden diese in eine Eingangs LU kopiert. Ein permanent am Bildschirm laufender Erfassungsprozess liest diese Dateien ein, arbeitet sie ab und archiviert diese anschließend in einer Archiv LU. Der Prozess belegt eine Nutzungslizenz Ihrer COMET -Auftragsbearbeitung. Je nach voreingestellten Parametern können Erfassungs- oder Fehlerprotokolle gedruckt bzw. dem UNIX Mail / NetBasicMail übergeben werden. In einer Parameterdatei wird der Satzaufbau der Eingangsdateien beschrieben. So können Sie Eingangsdaten von verschiedenen Partnern verarbeiten. Mit AE-BATCH und vorgeschaltetem Konverter sind Sie also auch in der Lage den EDI Nachrichtentyp ORDERS zu verarbeiten. Folgende Ausgangsnachrichten können Sie verarbeiten: Bestellungen Lieferavis Rechnungen ORDERSP DESADV INVOIC AEBHB007.doc Seite: 3

4 1.0 Stammdaten 1.1 Sachbearbeiter Für die Batchverarbeitung werden keine zusätzlichen Stammdaten benötigt. Die Vorbelegung der Erfassungsfelder entspricht mit Ausnahme der BATCH - Vorgabewerte der COMET - Auftragserfassung. Mit Einführung der Mail Funktion wurden die Felder des Sachbearbeiterstammes genutzt. In den Stammdaten der Vertreteradressen wurden bisher die zuständigen Sachbearbeiter hinterlegt. In de Feldern Name 2 kann nun die erste Mailadresse, im Feld Strasse die zweite Mailadresse erfasst werden. Werden diese nicht genutzt, gelten die Default-Werte aus Ihrer Parameterdatei. Maske Sachbearbeiter: AEBHB007.doc Seite: 4

5 1.2 Partnerdaten Für In den Partnerdaten hinterlegen Sie, welche Nachrichtentypen ein Kunde bei einem Partner erlaubt sind. Maske Partnerdaten: AEBHB007.doc Seite: 5

6 2.0 Verarbeitung 2.1 Auftragserfassung Über den entsprechenden Selektoreintrag starten Sie die BATCH Erfassung. Wenn Sie mit mehreren Partnern die Eingangsdateien senden arbeiten, sehen Sie zusätzlich die Bezeichnung des gerade gestarteten Partners! Maske Programmstart: Nach Eingabe Y wird die erste Eingangsdatei aufbereitet und anschließend verarbeitet. Nach der Verarbeitung werden die gewünschten Protokolle gedruckt und im Anschluss daran ggf. (Parameter 22) die Auftragsbestätigung. Während der Verarbeitung erscheint in einem Anzeigefenster der aktuelle Verarbeitungsschritt. Während der Kopf- Positions- und Fusserfassung wird die COMET-Erfassungsmaske ausgegeben. Bei fehlerhaften Vorbelegungen wird für diese Buchung in den Eingabemodus umgeschaltet. Vor Verarbeitung der nächsten Datei werden die Abbruchparameter geprüft. Die Verarbeitung wird bei Eintreten eines der folgenden Ereignisse abgebrochen: - Eingabe von CTRL-B- während der Verarbeitung - Setzen des Abbruchflags (Parameter 11) von externem Anwender - Erreichen der Endzeit (Parameter 13) AEBHB007.doc Seite: 6

7 2.2 Ausgangsnachrichten Über eine entsprechende Auswahlmaske starten Sie das jeweilige Vorlaufprogramm. Diese legt im Zielverzeichnis eine Zwischendatei ab. Diese wird dann von Ihrem EDI Konverter oder anderen Schnittstellen weiterverarbeitet. Beispiel Maske DESADV: Folgende Nachrichtentypen sind realisiert: Aufträge ORDERS Bestellungen ORDERSP Lieferavis DESADV Rechnungen INVOIC AEBHB007.doc Seite: 7

8 3.0 Auswertungen 3.1 Logbuch Im Logbuch wird jede Eingangsdatei vor der Bearbeitung eingetragen, nach der Verarbeitung wird die COMET Auftragsnummer zusätzlich abgestellt.. Beispiel Logbuch: 15:30:29 Anwahl manuell Batch AE 15:30:33 99/A0-AUFGSTA01 60 Prüflauf Eingangsdatei 30/ asc 15:30:36 99/A0-AUFFINP01 48 Auftrag erfasst :30:44 99/A0-AUFGSTA01 60 Prüflauf Eingangsdatei 30/ asc 15:30:44 99/A0-AUFGSTA01 67 Datei ist fehlerhaft 30/ asc 15:30:58 99/A0-AUFGSTA01 90 Bedienerabbruch Ende Programm Laufzeit 0:00:31 15:31:09 Anfang Logbuch auswerten AEBHB007.doc Seite: 8

9 3.2 Protokoll Über die Parameter 23 bis 26 stellen Sie ein, in welchen Fällen Sie ein AE- BATCH Erfassungsprotokoll wünschen. Sie haben die Möglichkeit, das Protokoll an das UNIX mail bzw. NetBasicMail zu senden und/oder über einen Drucker auszugeben. Die Druckausgabe erfolgt bei UNIX über die xp-schnittstelle, also nicht über die Gerätezuordnung von CROSS BASIC. Die Defaultwerte der Drucker- und Mailadressen sind in der Datei A0-PARAMccc hinterlegt. Jedes Protokoll kann an zwei unabhängige Empfänger gesendet werden. Bei Mailversand wird die Mailadresse aus dem Sachbearbeiterstamm übernommen. Im Feld Name 2 können Sie die erste, in Feld Strasse die zweite Adresse eingeben. Beispiel Protokoll: $ pg prt Auftragserfassung BATCH :30:33 Prüflauf Eingangsdatei 30/ ASC Kunde Ferdinand Fürchtegott Sachbearbeiter nicht vorhanden Anzahl Sätze gesamt Anzahl Positionen Datei ist in Ordnung 30/ asc Auftragsnummer intern Preis Null prüfen Pos 0015 Auftrag erfasst Datei wird archiviert 31/ arc Auftrag wird gedruckt (EOF): $ pg prt Auftragserfassung BATCH :30:44 Prüflauf Eingangsdatei 30/ ASC Kunde nicht vorhanden Anzahl Sätze gesamt Anzahl Positionen Datei ist fehlerhaft 30/ asc Datei wird archiviert 31/ err (EOF): AEBHB007.doc Seite: 9

10 3.3 Verarbeitungsliste Über die Parameter 27 bis 30 stellen Sie ein, in welchen Fällen Sie eine AE-BATCH Erfassungsliste wünschen. Wie bei dem Protokoll können Sie die Liste an das UNIX mail senden oder über einen Drucker ausgeben. Die Liste ist eine aufbereitete Darstellung der Eingangsdatei und soll vor allem im Fehlerfall als Dokumentation der fehlgeschlagenen Erfassung dienen. Beispiel Erfassungsliste: $ pg lst Auftragserfassung BATCH :30:46 Erfassungsliste / Fehlerliste 31/ err folgender Auftrag wurde nicht erfasst! Kunde nicht vorhanden Auftrag Flg 0001 Kunde Referenznummer Versandart 01 Verkehrszweig 02 Einladeort (Hafen) 0003 Lieferanschrift Name 1 LA...E Name 2 LA...E Strasse LA...E PLZ LAE Ort LA...E Land LA...E Zusatztext Textzeile 2...E Pos Artikel Bezeichnung Farbe Menge xx Artikelbezeichnung 1...E FarbeE , xx Artikelbezeichnung 1...E FarbeE ,00 (EOF): 3.4 Weiterverarbeitung in COMET Die erfassten BATCH-Aufträge können wie alle anderen Aufträge weiterverarbeitet werden. AEBHB007.doc Seite: 10