ESt: Elektronische Datenübermittlung (ELSTER)

ESt: Elektronische Datenübermittlung (ELSTER) 1. Elektronische Datenübermittlung (ELSTER) 2. ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung 3. Automatischer Bescheidabgleich 4. Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung 5. Weitere Informationen 1

1. Elektronische Datenübermittlung (ELSTER) Mit ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) bietet die Finanzverwaltung seit 1999 die Möglichkeit, Steuererklärungsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Die Finanzverwaltung bietet dazu zwei Verfahren an: Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung: Bei diesem Verfahren wird neben der elektronischen Datenübermittlung eine vom Steuerpflichtigen unterschriebene komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung eingereicht. Sobald diese komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung vorliegt, kann der Sachbearbeiter mittels einer auf der komprimierten Erklärung gedruckten Telenummer auf den elektronisch übermittelten Datenbestand zugreifen. Für Veranlagungszeiträume ab 2017 sieht die Finanzverwaltung dieses Verfahren nur noch für Fälle vor, in denen die Steuererklärung ohne Mitwirkung eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe erstellt wird. Das Verfahren wird daher von DATEV für VZ ab 2017 nicht mehr unterstützt. Verfahren mit elektronischer Authentifizierung: Bei diesem Verfahren auch vollelektronisches Verfahren genannt wird auf die Abgabe der Papiererklärung komplett verzichtet. Anders als beim Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung muss der Steuerpflichtige keine komprimierte Erklärung einreichen und damit auch keine Unterschrift leisten. Das Verfahren setzt allerdings voraus, dass der Einreicher der Steuererklärung eindeutig identifiziert werden kann. Mit der elektronischen Datenübermittlung über das DATEV- Rechenzentrum ist dies automatisch gewährleistet: Es ist daher anders als bei einer Einreichung über das ELSTER Online-Portal der Finanzverwaltung kein weiteres persönliches Zertifikat zur Authentifizierung erforderlich. 2

2. ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung Erfassen 1. Aktivieren Sie im Kopfbereich des Erfassungsformulars des Mantelbogens ESt 1 A die Kontrollkästchen Elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt ohne Einreichung des Freizeichnungsdokuments / der Komprimierten Erklärung und ohne Einreichung bzw. mit Einreichung im Bereich Einreichung von Belegen/Anlagen und optional Übertragung der Bescheiddaten vom Finanzamt Sie können diese Einstellung auch unter Extras Einstellungen auf der Registerkarte Elektronische Datenübermittlung vorbelegen: Damit werden diese Angaben bei der Neuanlage von Datenbeständen automatisch berücksichtigt. 3

2. Wählen Sie in Zeile 3 des Mantelbogens ESt 1 A über das Symbol und das anschließende Dialogfenster Finanzamtsverbindung aus den Zentralen Stammdaten auswählen das zutreffende Finanzamt aus. Ist die Finanzamtsverbindung in den Zentralen Stammdaten nicht hinterlegt, wählen Sie das Finanzamt anschließend über Finanzamt aus Institutionen auswählen aus. Notizen: 4

Berechnen Im Rahmen der Berechnung werden zahlreiche Plausibilitätsprüfungen für die elektronische Datenübermittlung durchgeführt. Auf der Berechnungsliste Fehler und Hinweise finden Sie Informationen, wenn zwingende Eingaben fehlen. Klicken Sie auf den angebotenen Link, um direkt zur fraglichen Erfassungsstelle zu gelangen. Erst nach dem Ergänzen der fehlenden Eingaben kann die Steuererklärung elektronisch übermittelt werden. Drucken Beim ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung ist kein Druck der Erklärung für die Finanzverwaltung erforderlich. Für den Mandanten ist der Druck eines Freizeichnungsdokuments möglich. Das Dokument enthält eine Aufstellung der elektronisch übermittelten Daten. Auf dem Freizeichnungsdokument kann der Mandant für kanzleiinterne Zwecke unterschreiben, die elektronisch zu übermittelnden Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft zu haben. Sie finden das Freizeichnungsdokument in der Dokumentenübersicht im Ordner Elektronische Steuererklärung. Notizen: 5

Senden Die elektronische Datenübermittlung veranlassen Sie über Mandant Daten senden.. oder unmittelbar beim Druck des Freizeichnungsdokuments über Mandant Ausgeben. Aktivieren Sie dort jeweils das Kontrollkästchen Elektronische Datenübermittlung und zusätzlich einen der beiden Schaltknöpfe an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen oder bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt. an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen Ist der Schaltknopf an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung mit dem in den ELSTER-Einstellungen hinterlegten Termin an die Finanzverwaltung übermittelt. Die ELSTER-Einstellungen können Sie über die Schaltfläche einsehen und ggf. anpassen. 6

bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt Ist der Schaltknopf bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung zunächst nur vorbereitet ( geparkt ), aber noch nicht durchgeführt. Die Bereitstellung zur späteren Übermittlung nutzen Sie insb. dann, wenn Sie die Steuererklärung fertiggestellt haben, aber die Zustimmung des Mandanten zur elektronischen Übermittlung noch aussteht. Zusätzlich können Sie in diesem Fall für Veranlagungszeiträume ab 2013 das Kontrollkästchen mit Freizeichnung online aktivieren. Freizeichnung online bietet die Möglichkeit, Steuererklärungen elektronisch durch den Mandanten freizeichnen zu lassen, wenn dieser über eine entsprechende Berechtigung (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard oder DATEV midentity) verfügt. Informationen zu diesem Verfahren finden Sie im Dokument Steuererklärungen und E-Bilanz bestätigen mit Freizeichnung online (Dok.-Nr. 1070799) in der LEXinform/Info-Datenbank. Stimmt der Mandant der Übermittlung der vorbereiteten Steuererklärung zu oder gibt er die Steuererklärung über Freizeichnung online frei, können Sie die Datenübermittlung der zunächst nur geparkten Erklärung unmittelbar aus dem DATEV Arbeitsplatz starten: Öffnen Sie dort die Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder die Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung, markieren Sie den Mandanten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Übermittlung Finanzverwaltung auf den Link Bereitgestellte Daten an das Finanzamt übermitteln. In beiden genannten Geschäftsfeldübersichten können Sie auf diese Weise auch mehrere Mandanten markieren und die gesammelte Übermittlung der bereitgestellten Daten veranlassen in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung auch gemeinsam für unterschiedliche Steuerarten. 7

Die Daten werden täglich um 18:30 Uhr und um 23:00 Uhr an die Finanzverwaltung übermittelt. Das DATEV-Rechenzentrum fungiert bei der elektronischen Datenübermittlung nur als Datendrehscheibe; es ist daher nicht erforderlich, den Datenbestand im Rechenzentrum zu sichern. Rechtliches Beim Verfahren mit elektronischer Authentifizierung muss keine Steuererklärung in Papierform beim Finanzamt eingereicht werden. Eine Unterschrift des Mandanten ist aus Sicht der Finanzverwaltung ebenfalls nicht erforderlich. Die rechtliche Grundlage zur Datenübermittlung an Finanzbehörden im Auftrag ist in 87d AO geregelt; dort heißt es u. a.: Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die Daten in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber hat die ihm zur Verfügung gestellten Daten unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen." Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, die Daten z. B. in Form des Freizeichnungsdokuments von Ihrem Mandanten unterschreiben zu lassen. Vor jeder Übermittlung werden Sie durch einen Hinweis an diesen Sachverhalt erinnert: Erst wenn Sie dort das Kontrollkästchen Die Daten werden bzw. wurden dem Mandanten zur Prüfung zur Verfügung gestellt aktivieren und den Hinweis mit bestätigen, kann die elektronische Datenübermittlung veranlasst werden. 8

Brief-Vorlage Wenn Sie sich das Freizeichnungsdokument vom Mandanten unterschreiben lassen möchten, kann Ihnen dabei die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung und Formulare an Mandanten helfen. Haben Sie die Brief-Vorlage noch nicht genutzt, aktivieren Sie diese zunächst über Extras Brief-Vorlagen Auswählen. Doppelklicken Sie im Dialogfenster Brief-Vorlagen auswählen im Bereich Mögliche Vorlagen auf die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung und Formulare an Mandanten und - für Einzelveranlagungen von Ehegatten i. S. d 26a EStG zusätzlich auf die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung und Formulare an Mandanten (Ehefrau). Die ausgewählten Vorlagen werden anschließend im Bereich Ausgewählte Vorlagen angezeigt. Verlassen Sie abschließend das Dialogfenster Brief-Vorlagen auswählen abschließend mit OK. Nach Auswahl der Brief-Vorlage finden Sie diese in jedem Mandantenbestand in der Dokumentenübersicht im Ordner Brief-Vorlagen. Sobald Sie die Brief-Vorlage öffnen oder drucken, wird sie automatisch mit den Daten des Mandanten bestückt. Bei Bedarf können Sie die Brief-Vorlagen wie alle anderen Brief-Vorlagen auch - über Extras Brief-Vorlagen Bearbeiten kanzleiindividuell anpassen. 9

Storno Möchten Sie die elektronische Datenübermittlung einer Erklärung stornieren, die noch nicht an die Finanzverwaltung übermittelt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung den entsprechenden Mandaten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Übermittlung Finanzverwaltung auf den Link Stornieren. Notizen: 10

3. Automatischer Bescheidabgleich Wird die Einkommensteuererklärung elektronisch übermittelt, können Sie auch am automatischen Bescheidabgleich teilnehmen. Aktivieren Sie dazu im Rahmen der Erfassung im Kopfbereich des Mantelbogens ESt 1A das Kontrollkästchen Übertragung der Bescheiddaten vom Finanzamt. In diesem Fall werden die Bescheiddaten bei Bescheiderstellung von der Finanzverwaltung an das DATEV-Rechenzentrum übertragen. DATEV informiert Sie bei der nächsten Anschaltung an das DATEV-Rechenzentrum über den Dateneingang durch eine Meldung über das Programm DATEV Mitteilungen. Die eingehenden Bescheiddaten werden im Rechenzentrum den von DATEV berechneten Werten gegenübergestellt. In einer gesonderten Spalte können Sie Abweichungen auf einen Blick erkennen. Neben den Abweichungen enthält der Bescheidabgleich auch die zugehörigen Erläuterungstexte des Sachbearbeiters, Teilvorläufigkeiten und Vorauszahlungen. Den Bescheidabgleich können Sie sich über die Komponente Post, Fristen und Bescheide am Bildschirm anzeigen lassen. Die Komponente Post, Fristen und Bescheide ist Bestandteil von Eigenorganisation compact, Eigenorganisation classic und Eigenorganisation comfort. 11

4. Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung Im DATEV Arbeitsplatz finden Sie im Ordner Geschäftsfeldübersichten Steuern die Übersicht Elektronische Übermittlung. Dort erhalten Sie mandanten- und steuerartenübergreifend ausführliche Informationen zur elektronischen Datenübermittlung von Jahres- Steuererklärungen. Sie erkennen z. B. u. v. a. m. welches die aktuelle Telenummer des Datenbestands ist, ob bei Nutzung von Freizeichnung online der Mandant die bereitgestellte Erklärung freigezeichnet oder abgelehnt hat, ob die Daten nur zur Übermittlung an die Finanzverwaltung bereitgestellt oder bereits übermittelt wurden, ob und wann die elektronisch übermittelten Daten bei der Finanzverwaltung eingegangen sind ob für einen Mandanten die Übertragung der Bescheiddaten von der Finanzverwaltung beantragt wurde, ob die elektronischen Bescheiddaten für einen Mandanten bereits vorliegen, ob es Abweichungen zwischen den elektronischen Bescheiddaten und der DATEV-Berechnung gibt, 12

Aktualisierung Viele der angezeigten Informationen stammen aus dem DATEV-Rechenzentrum. Damit in der Übersicht aktuelle Daten angezeigt werden, ist eine Aktualisierung aus dem DATEV- Rechenzentrum erforderlich. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Veranlassen Sie bei Bedarf eine Aktualisierung über den Link Übermittlungsinformationen aktualisieren, den Sie auf der rechten Seite im Bereich der kontextbezogenen Links im Ordner Übermittlung Finanzverwaltung finden. Die Aktualisierung wird für den Mandanten durchgeführt, den Sie bei Ausführung des Links in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung markiert haben. Sie können für die Aktualisierung mehrere Mandanten gleichzeitig markieren auch steuerartenübergreifend. ODER 13

Richten Sie einen Abo-Auftrag ein, der die Daten automatisch aktualisiert. Für die Einrichtung eines Abo-Auftrags wählen Sie den Link Abo-Aufträge verwalten, den Sie auf der rechten Seite im Bereich der kontextbezogenen Links im Ordner Übermittlung Finanzverwaltung finden. Im Vorfeld muss in der RZ-Kommunikation im Bereich der kontextbezogenen Links unter Konfiguration Abosystem das Abosystem eingerichtet sein. Im Rahmen des Abosystems geben Sie Zeiten und Intervalle vor, zu denen eine Anschaltung zum DATEV Rechenzentrum stattfinden soll. Informationen zur Einrichtung des Abosystems finden Sie im Programm RZ-Kommunikation in der Hilfe unter dem Stichwort Abo-Aufträge und Abosystem (Überblick). Ist der Abo-Auftrag eingerichtet, werden zum eingetragenen Termin in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung die Daten aktualisiert, bei denen sich seit Einrichtung des Abo-Auftrags bzw. seit der letzten Ausführung des Abo- Auftrags eine Änderung ergeben hat. 14

Protokoll Elektronische Datenübermittlung Alle ELSTER-Informationen der Geschäftsfeldübersicht erhalten Sie auch im Datenbestand der jeweiligen Mandanten im Protokoll Elektronische Datenübermittlung. Sie finden dieses Protokoll in der Dokumentenübersicht im Ordner Protokolle. Anders als in der Geschäftsfeldübersicht mit den aktuellen ELSTER-Informationen, sehen Sie im Protokoll Elektronische Datenübermittlung auch historische Informationen. Notizen: 15

5. Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie in der Informations-Datenbank: Dok.-Nr. 0908641: Elektronische Datenübermittlung mit DATEV Dok.-Nr. 1034534: ELSTER: Elektronische Steuererklärung mit Authentifizierung: Informationen, Verfahrensvergleich und Steuerarten Dok.-Nr. 1000800: ELSTER: Steuererklärungen für den Veranlagungszeitraum 2017 Dok.-Nr. 1070799: Steuererklärungen und E-Bilanz bestätigen mit Freizeichnung online Dok.-Nr. 1070465: ELSTER: Übersicht Elektronische Übermittlung aktualisieren Dok.-Nr. 0908200: Datenfahrplan (Kapitel 5.3.2 ELSTER-Datenübermittlung) Dok.-Nr. 1036123: Elektronische Bescheiddatenrückübertragung (ELSTER) einrichten und Grundwerte schlüsseln Dok.-Nr. 1014648: Elektronische Bescheiddatenübermittlung in den Bundesländern: Informationen und Probleme Dok.-Nr. 1033063: Allgemeines Verwenden von Brief-Vorlagen in der Hilfe im Programm: z. B. über im Kopfbereich des Erfassungsformulars ESt 1 A in der kostenlosen Broschüre: DATEV E-Steuern: Elektronisch und einfach praktisch. (Art.-Nr. 10218) 16