Sftwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Mdule Mdul: gutwin Schulungs- und Unterweisungsmanagement (SUM) Versin 5.6.2 08.01.2018
Gutwinski Management GmbH Lhnsteinstraße 36 2380 Perchtldsdrf T: +43.1.866 32 0 F: +43.1.866 32 33 gutwin Sftware Htline: +43.1.866 32 38 supprt@gutwinski.at gutwin Recht Htline: +43.1.866 32 37 recht@gutwinski.at www.gutwinski.at Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Sftware erwähnten Prduktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen der eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Srgfalt verfasst, trtzdem können fehlerhafte Angaben und deren Flgen nicht vllständig ausgeschlssen werden und keine Haftung dafür übernmmen werden. Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wurde vn uns entweder die maskuline der feminine Frm vn persnenbezgenen Bezeichnungen gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts. - 2 -
Inhaltsverzeichnis 1. MODUL SCHULUNGS- UND UNTERWEISUNGSMANAGEMENT... 4 Schulungen... 5 Auswertungen... 12 2. FEHLERBEHEBUNG... 14 3. TIPPS / FAQ... 15-3 -
1. Mdul Schulungs- und Unterweisungsmanagement Datenerfassung: Verwaltung vn Schulungen, Schulungsterminen und Teilnehmern. Auswertungen: Listen und Statistiken Stammdaten: Themenbereiche, Zeitintervalle usw., Benutzerverwaltung, Rllen, Rechte Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rllen und Rechten (siehe Administratrenhandbuch) nch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Themenbereiche Arbeitssicherheit, Brandschutz, etc. - Diese können bei Aufgaben, Dkumenten und KVPs ptinal verwendet werden. Nach Themenbereiche kann in der Übersicht und bei den Auswertungen gefiltert werden. Tätigkeiten Es können Tätigkeiten definiert werden, wrüber definierte Schulungen handeln (z. B. Abbrucharbeiten, Dienstreise, etc.). Zeitintervalle Vrgegebene Zeitintervalle können hier beliebig ergänzt/editiert werden. Bestehende Einträge sllten nicht verändert werden, wenn diese bereits verwendet werden! Grundeinstellungen In den Grundeinstellungen können Einstellungen betreffend einer Standard-Vraberinnerung für Schulungen eingestellt werden. - 4 -
Schulungen Ansicht Hier können Sie bestehende Schulungen einsehen, nicht aber editieren der löschen. Es werden auch alle Schulungsunterlagen und Anhänge aufgelistet (diese können per Link geöffnet werden). Benutzer hne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Quick-Actin-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Actin Symbl ( ) um weitere Aktinen durchzuführen. Die Menüptinen in der Kpfzeile wirken sich auf alle markierten Datensätze aus. Neu: eine neue Schulung anlegen Anzeigen: Ansicht der Schulung mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Kpieren: kpieren der Schulung Löschen: löschen der Schulung Filtereinstellungen wechseln: Wechsel zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske Neuen Schulungen erfassen Mit "Neu" können Sie Schulungen anlegen. Es können hier alle allgemeinen Daten und Schulungsunterlagen erfasst werden. Es können einmalige und wiederkehrende Schulungen erfasst werden. Wird eine wiederkehrende Schulung angelegt und hat ein Mitarbeiter diese Schulung erflgreich abslviert, erstellt gutwin autmatisch für den Zeitraum des Schulungsintervalls eine neue Schulung mit denselben Daten und Teilnehmern. - 5 -
Zusätzlich können nch allgemeine Daten vergeben werden: Wenn eine Schulung/Unterweisung aufgrund eines Rechtsdateneintrags durchzuführen ist, kann dieser untenstehend verknüpft werden. Mit "weiter" springen Sie direkt zur Anlagenverknüpfung. Hier müssen Sie die Schulung einer der mehreren vrhandenen Anlagen/ Arbeitsplätzen zurdnen. Werden im Reiter Teilnehmer Mitarbeiter hinzugefügt, die wiederum verschiedenen Anlagen zugerdnet wurden, s werden diese Anlagen hier in die Schulung mitübernmmen. Das hat die Auswirkung, dass die Schulung überall angezeigt wird, w der Mitarbeiter zugerdnet ist. Mit "weiter" springen Sie bis zu den Schulungsinhalten. Hier können Sie zugehörige Dkumente der Präsentatinen (z. B. Schulungsflien) ablegen. - 6 -
Es besteht einerseits die Möglichkeit Schulungsinhalte als PDF/Wrd/Pwer-Pint/etc. direkt zur Schulung hchzuladen (zugewiesene Anhänge) der Dkumente aus dem Dkumentenmanagement zu verknüpfen (zugewiesene Dkumente). Mit "weiter" springen Sie direkt zur Teilnehmerverwaltung. Hier können Sie der Schulung beliebig viele Mitarbeiter zuweisen. Wenn Sie das Mdul Organisatinsmanagement lizenziert haben, können Sie an dieser Stelle auch Organisatinseinheiten zuweisen. 1 2-7 -
3 4 5 1. Mit Zuweisen öffnen Sie die Auswahlmaske für die Zuweisung der Teilnehmer 2. Mit Zuweisen öffnen Sie nun die Liste der Mitarbeiter bzw. Mitarbeiter in Organisatinseinheiten, die dieser Schulung zugewiesen werden sllen. 3. Sie können nun einen der mehrere Mitarbeiter / Organisatinseinheiten aus der Liste der Mitarbeiter / Organisatinseinheiten auswählen 4. Mit Ausgewählte Elemente übernehmen werden die Namen der Mitarbeiter bzw. die Namen jener Mitarbeiter, die dieser Organisatinseinheit zugewiesen sind, in die Auswahlmaske übernmmen. 5. Mit Angezeigte Org.Einh. der Mitarbeiter als Teilnehmer übernehmen werden die Mitarbeiter der Schulung zugewiesen. - 8 -
Mit Bearbeiten können Sie nun individuelle Schulungstermine für jeden Mitarbeiter erfassen, Erinnerungen einstellen und die erflgte Schulung dkumentieren. Anschließend können nch Details zur durchgeführten Schulung vergeben werden: Wenn mehrere Teilnehmer auf denselben Status gesetzt werden müssen, kann dies über die Mehrfachbearbeitung gemacht werden. Hierfür müssen alle zu bearbeitenden Mitarbeiter zuvr mittels Häkchen ausgewählt werden. - 9 -
Je nach Abschluss der Schulungen, können bei einem Schulungsteilnehmer flgende Status angezeigt werden: Ein Mitarbeiter wurde der Schulung zugewiesen, es wurde jedch nch kein Termin vergeben. Der Schulungsteilnehmer ist einem Termin zugerdnet wrden. Das Schulungsdatum wurde nicht eingehalten und ist überfällig. Teilnehmer war anwesend und hat die Schulung erflgreich abslviert. Der Schulungsteilnehmer war nicht anwesend. Der Schulungsteilnehmer war nicht anwesend und es wurde ein neuer Schulungstermin vergeben. Bei der Auswahl Teilnehmer war nicht anwesend neuer Termin wurde festgelegt kann ein neuer Schulungstermin vergeben werden. Es besteht die Möglichkeit Unterschriftenlisten bzw. Anwesenheitslisten auszudrucken. Hierfür markieren Sie alle Teilnehmer, setzen das Häkchen bei jedem Mitarbeiter und klicken im Burger- Menü rechts ben auf Anwesenheitsblatt anzeigen. Über Rechte Maustaste -> Druckvrschau -> Drucken kann diese Seite ausgedruckt werden. - 10 -
l: Mit "weiter" springen Sie bis zu den Aufgaben. Hier können Sie neue Aufgabe zu einer Schulung erfassen der bestehende Aufgaben aus dem RBM zuweisen. Mit "weiter" springen Sie bis zu den zugehörigen Schulungseinheiten. Hier können Sie einzelne Schulungseinheiten einer Schulung zuweisen. - 11 -
Beenden Sie die Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen" der "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für weitere Schulungen geöffnet). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten", "Anlagen", "Aufgaben und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verwrfen. Auswertungen Bei den Filterkriterien stehen Ihnen flgende Auswahlmöglichkeiten zur Präzisierung der Schulungen zur Verfügung: Es kann untenstehend zwischen 3 Berichtsarten gewählt werden: - 12 -
Wenn Sie Auswertungen pr Mitarbeiter generieren möchten, s sind diese über das Mdul Organisatinsmanagement zu tätigen. Organisatinsmanagement -> Auswertungen -> Mitarbeiter -> [setzen vn Filterkriterien] Art des Berichts: Schulungsübersicht Mitarbeiter - 13 -
2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Mdule bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administratr. Serverfehlermeldungen, div. Prbleme, Funktinen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Autmatische Ckie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Cache leeren (unter Internetptinen Brwserverlauf Löschen: berste Optin darf nicht ausgewählt sein) Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie in der Einleitung beschrieben vr Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kmpatibilitätsansicht die vrgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. snstige Prbleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen... 2. testen, b andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können... 3. IE-Einstellungen prüfen, evtl. Standardeinstellungen wählen... 4. PC neu starten... 5. prüfen, b Sftware auf anderen PC's fehlerfrei läuft... Ppups werden nicht angezeigt / angeklickte Infrmatinen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Ppup-Blcker verwenden, werden Ppups autmatisch geblckt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Ppupblcker bzw. erlauben Sie ihm die Ppups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr der Fehlermeldungen wie z. B. "Server Errr in '/gutwin' Applicatin", "Object reference nt set t an instance f an bject"...: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Sftware einsteigen... Benachrichtigungs-E-Mails (Ntifikatinen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: prüfen, b die Mailadresse bei den betrffenen Mitarbeiter (Menü Stammdaten) unter "E-Mail für Benachrichtigungen:" krrekt eingetragen wurde. prüfen, b die Aufgabe als gültig markiert ist wenden Sie sich an Ihren Serveradministratr: evtl. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die autmatischen Verständigungen erfrderlich. 82b Prüfbericht: Es werden nicht alle Bescheide aufgenmmen: Prüfen, b bei den Bescheiden gewerberechtl. Bescheid auf JA gesetzt ist. Prüfen, b der Bescheid mit einer Anlage verknüpft ist, die im ausgewählten Prüfumfang enthalten ist. Prüfen b die Bescheide im angegebenen Prüfungszeitraum gültig waren. - 14 -
3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Lgin-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sllten Sie diese bei den Favriten ablegen. Der Link muss flgende Frm aufweisen: http://servername/gutwin bzw. http://servername/gutwinad Sllte der abgespeicherte Link nch mehr Daten enthalten wie z. B. http://servername/gutwin/cmmn/signin.aspx?returnurl=%2fgutwin%2fdefault.aspx dann funktiniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Prblemen bei der Ausführung der Sftware kmmen! Werden erfrderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht der falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in rter Schrift am Beginn der Seite swie das Wrt "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, slange nicht alle Eingabefehler behben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlssen, Sie müssen in s einem Fall neu einlggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am beren Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Brwserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Brwser geschlssen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatrtaste um schnell vn einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint i. d. R. eine Kurzinf. Beenden Sie Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen" der "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (z. B. "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils ffenen Eingabemaske verwrfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/der mit verschiedenen Usern in die Sftware einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen. - 15 -