Zusammenfassende Meldung elektronisch versenden (ELSTER) Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1170 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 4. Details 4.1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen 4.2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich ändern 4.3. Maximale Zeichenanzahl bei Absenderangaben 4.4. Rechtliche Einstellungen 4.5. Zusammenfassende Meldung bei Rumpfwirtschaftsjahr oder abweichendem Wirtschaftsjahr 4.6. Kontenaufstellung der ZM-relevanten Konten 5. Wichtige Informationen 2 2 2 6 6 6 7 7 8 9 9
Seite 2 1. Ziel Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind an die Finanzverwaltung per ELSTER/ERiC elektronisch und authentifiziert zu übermitteln (gemäß 18a Abs. 1 UStG und der StDÜV). In der Agenda-Software kann der Versand auf zwei Wegen erfolgen: über Agenda ZDÜ über den Sofortversand direkt in Agenda FIBU 2. Voraussetzungen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Für jeden Mandanten wird eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigt. Die USt-IdNr. kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden: www.bzst.de. Software-Zertifikat Per ELSTER kann die ZM nur im authentifizierten Verfahren an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Hierzu benötigen Sie ein Software-Zertifikat. Wenn Sie über kein Software-Zertifikat verfügen, registrieren Sie sich als Datenübermittler beim ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung: Nr. 0908 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten. Pflicht zur Abgabe Eine Zusammenfassende Meldung ist nur abzugeben, wenn im Meldezeitraum innergemeinschaftliche Warenlieferungen und/oder innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und/oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte ausgeführt worden sind. Sogenannte»Nullmeldungen«sind nicht abzugeben. 3. Vorgehensweise Überblick 1. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen 2. Buchungen erfassen, die für die Zusammenfassende Meldung relevant sind 3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen 4. Meldezeitraum und Abgabezeitraum wählen 5. Rechtliche Einstellungen bearbeiten 6. Handelt es sich um eine berichtigte Zusammenfassende Meldung? 7. Zusammenfassende Meldung bereitstellen bzw. sofort versenden
Seite 3 1. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen ARBEITSPLATZ:»Mandant Anwendungen & Favoriten FIBU Jahr«durch Doppelklick öffnen. 2. Buchungen erfassen, die für die Zusammenfassende Meldung relevant sind 1.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 2. Alle Buchungen erfassen, die für die ZM relevant sind. 3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei jeder Buchung erfassen, die in die ZM einfließen soll. Hinweis Falls mit Debitoren gebucht wird, kann die USt-IdNr. bereits in den Stammdaten der Debitoren hinterlegt werden:»stammdaten Offene Posten/Mahnwesen Debitoren-Erfassung«. Die USt- IdNr. wird dann automatisch in die Buchungen übernommen. 3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen 1. In ARBEITSPLATZ wechseln. 2.»Mandant Neuanlage & Bearbeiten«+ Schaltfläche <Bearbeiten>. 3. Im Register»Institute«: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Mandanten erfassen +.
Seite 4 4. Meldezeitraum und Abgabezeitraum wählen 1. Wieder nach Agenda FIBU wechseln. 2.»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«. 3. Meldezeitraum + Abgabezeitraum wählen. Hinweis Prüfung auf monatliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung: Nr. 1192 Zusammenfassende Meldung Meldezeiträume. 5. Rechtliche Einstellungen bearbeiten 1.»Transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung«. 2. <Einstellungen öffnen> anklicken. 3. Diverse Einstellungen bzgl. der Abgabe der ZM festlegen (Rechtliche Einstellungen).
Seite 5 6. Handelt es sich um eine berichtigte Zusammenfassende Meldung? Wenn es sich um eine berichtigte ZM handelt, das Kontrollkästchen <Markieren Sie dieses Feld, wenn eine berichtigte Zusammenfassende Meldung erstellt werden soll> aktivieren: 7. Zusammenfassende Meldung bereitstellen bzw. sofort versenden Hinweis Laut GoBD darf eine ZM nur für bereits festgeschriebene Abrechnungsnummern erstellt werden: Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern. Bereitstellung für Agenda ZDÜ Für Agenda ZDÜ bereitstellen = <ZM bereitstellen für ZDÜ>.»Bearbeitung Anmeldesteuern Bereitgestellte Anmeldesteu- Der Versand erfolgt in ZDÜ über: ern«. Sofortversand in Agenda FIBU Sofortversand in Agenda FIBU = <ZM sofort versenden>. Nach dem Sofortversand wird optional ein Übertragungsprotokoll gedruckt.
Seite 6 4. 4.1. Details Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen Sie über das Internet beim Bundeszentralamt für Steuern: www.bzst.de Klicken Sie in der rechten Navigationsleiste auf»antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer«. Füllen Sie im folgenden Fenster den Antrag aus. Senden Sie diesen Antrag über die Schaltfläche <Beenden> ab. 4.2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich ändern Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kann innerhalb der Buchungserfassung nachträglich geändert bzw. erfasst werden. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachträglich ändern 1.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 2. Buchung mit Doppelklick in die Erfassungszeile holen. 3. In das Feld»BUGkto«wechseln. 4. Tastenkürzel <F6> drücken. 5. Geben Sie die richtige USt-IdNr. an.
Seite 7 4.3. Maximale Zeichenanzahl bei Absenderangaben Beim Versand der Zusammenfassenden Meldungen ist bei den Absenderangaben nur eine bestimmte Länge der Adressdaten erlaubt. Wenn die Angaben die max. Zeichenanzahl überschreiten, werden die überzähligen Zeichen abgeschnitten. Feld Name & Vorname bzw. Name & Ergänzung Straße Ort Telefon Maximale Zeichenanzahl 30 Zeichen 30 Zeichen 30 Zeichen 20 Zeichen Hinweis Die Absenderangaben sind abhängig von den Einstellungen in ZDÜ. Sie werden in ZDÜ über den Menüpunkt»Optionen ZDÜ-Optionen«gesteuert. 4.4. Rechtliche Einstellungen In den rechtlichen Einstellungen legen Sie fest, ob die Zusammenfassende Meldung: freiwillig monatlich abgegeben wird ( 18a Abs. 1 UStG) und wann die sonstigen Leistungen gemeldet werden sollen (monatlich oder vierteljährlich).»transfer Bereitstellen Zusammenfassende Meldung Schaltfläche: Einstellungen öffnen«
Seite 8 Freiwillige monatliche Abgabe Die Regelung hierzu lautet: Werden die Grenzen für die monatliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung nicht überschritten, kann die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres übermittelt werden. Wird diese Regelung nicht in Anspruch genommen, ist dies in der Zusammenfassenden Meldung anzuzeigen. Option Keine Anzeige nach 18a Abs. 1 UStG Ich gebe die ZM künftig freiwillig monatlich ab Die Anzeige nach 18a Abs. 1 UStG wird widerrufen Erläuterung Wählen Sie diese Option, wenn die Zusammenfassende Meldung für den Meldezeitraum Kalenderjahr, Quartal oder bereits für den Meldezeitraum Monat abgegeben wird. Wählen Sie diese Option, wenn die Zusammenfassende Meldung künftig freiwillig monatlich abgegeben werden soll. Wählen Sie diese Option, wenn die Zusammenfassende Meldung freiwillig monatlich abgegeben wird und künftig wieder vierteljährlich abgegeben werden soll. Sonstige Leistungen ab 01.07.2010 Sonstige Leistungen im Sinne 3a Abs. 2 UStG (Kennziffer 21 in der Umsatzsteuer-Voranmeldung) sind bei monatlicher Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres zu melden ( 18a Abs. 2 Satz 2 UStG n. F.). Gemäß 18a Abs. 3 Satz 1 können diese jedoch auch im Entstehungsmonat übermittelt werden. Option Sonstige Leistungen monatlich Erläuterung Wählen Sie diese Option, wenn die sonstigen Leistungen monatlich gemeldet werden sollen. Optionen wählen und auf <Übernehmen und schließen> klicken. Der Einfachheit halber empfehlen wir, bei monatlicher Abgabe der Zusammenfassenden Meldung die sonstigen Leistungen ebenfalls monatlich zu melden. 4.5. Zusammenfassende Meldung bei Rumpfwirtschaftsjahr oder abweichendem Wirtschaftsjahr Beginnt das Wirtschaftsjahr nicht zum ersten eines Monats bzw. eines Quartals oder endet das Wirtschaftsjahr nicht zum letzten Tag des Monats bzw. Quartals, ist die korrekte Ermittlung der für die ZM relevanten Buchungen nicht möglich. Übermitteln Sie die Zusammenfassende Meldung in diesem Fall über das ElsterOnline-Portal: www.elsteronline.de/eportal
Seite 9 ZM über ElsterOnline-Portal übermitteln 1. Melden Sie sich mit Ihrem Software-Zertifikat an. Klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt»Formulare«. 2. Unter dem Menüpunkt»Umsatzsteuer«finden Sie den Aufruf für das Formular der Zusammenfassenden Meldung. 3. Hier ist die Zusammenfassende Meldung manuell zu erfassen. 4.6. Kontenaufstellung der ZM-relevanten Konten Automatikkonten Konto (SKR 04/03) Bezeichnung Kontenfunktion 4125/8125 Steuerfreie EU-Lieferungen 4 Nr. 1b UStG 74000 4724/8724 Erlösschmälerungen steuerfr. EU-Lief. 74000 4848/8828 Erlöse Verk. Sachanl. stf. 4 Nr.1b UStG/BG 74000 6888/8808 Erlöse Verk. Sachanl. stf. 4 Nr. 1b UStG/BV 74000 6932/2402 Forder.verluste aus stfr. EU-Lieferungen 74000 4336/8336 Nicht steuerbare s. Leistung 18b UStG 45000 4742/8742 Gewährte Skonti s. Leistung 18b UStG 44000 4743/8743 Gew. Skonti steuerfreie EU-Lieferungen 65000 4130/8130 Innergemeinschaftl. Dreiecksgeschäft 68000 Steuerschlüssel + gewünschtes Konto Steuerschlüssel Bezeichnung Generalumkehr zu Steuerschlüssel 47 Nicht steuerbare sonstige Leistungen 87 11 Steuerfreie EU-Lief. an Abn. mit UStIdNr 61 5. Wichtige Informationen Nr. 1192 Zusammenfassende Meldung Meldezeiträume Nr. 1202 13b UStG Leistungsempfänger als Steuerschuldner Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern